EDI-SCHNITTSTELLE 2.0 ZUR EULANDA WARENWIRTSCHAFT

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1 Stand: Juli 2014 Rev 006 EDI-SCHNITTSTELLE 2.0 ZUR EULANDA WARENWIRTSCHAFT EULANDA SOFTWARE GMBH Auf der Langwies 1a Hünstetten

2 1 Inhalt Bedeutung von EDIFACT 4 Leistungsumfang der Schnittstelle 5 Technische Anbindung 5 Verkauf über Standardlager 6 Verkauf über Konsignationslager 7 Was kann die EDI-Schnittstelle nicht? 8 Installation 9 Systemvoraussetzungen 9 Vorbereitung 9 EDI-Erweiterung installieren 10 EDI-Wandler manuell installieren 12 AS2-Server installieren 12 Fileworks installieren 13 Einrichtung 16 Einrichtung in EULANDA 16 INKASSO-Adresse 16 Einrichtung des Wandlers 18 Einrichtung des AS2-Servers 18 Eigenes Zertifikat anlegen 20 Eigenen Mandant anlegen 21 Allgemein 22 Sicherheit 22 MDN 22 EDI-Partner anlegen 22 Exportieren Sie Ihr Zertifikat 23 Stammblatt erzeugen 23 Partner Zertifikat anlegen 24 Partner im Client anlegen 24 Einrichtung von Fileworks 25 Bedienung 31 Allgemeines 31 Eingehende Nachrichten 31 Aufträge = ORDERS 31

3 2 Gutschriftsverfügung = GSVERF 31 Ausgehende Nachrichten 32 Auftragsbestätigung = ORDRSP 32 Lieferschein = DESADV 32 Rechnung = INVOIC 32 Störungen 34 EDIFACT-Nachrichten kommen nicht herein 34 Kompendium 35 EDI-Verwaltung 35 Info 36 Einstellungen 36 Allgemeine Einstellungen 36 Partner Einstellungen 43 Mendelson Einstellungen 52 Funktionen 54 Mendelson-Service reparieren 54 EDI-Service prüfen 54 Warteschlange anzeigen 54 Nachrichten abarbeiten ein/aus 56 Funktionen im Direktmodus 57 Mendelson AS2 57 Fileworks X Wandler EDIFACT 60 Gruppenrichtlinie 61 Aufgabenplanung 63 Ereignisanzeige 63 Hinweis 64 Letzter Status 64 EDI-Service 64 MendelsonAS2Server 65 Message-Service 65 Fehler 65 Letzte Aktionen 65 FAQ 66 Kann das EDI-Modul ohne EULANDA-Warenwirtschaft betrieben werden? 66 Muss der EDI-Server auf einem eigenständigen PC laufen? 66

4 3 Kann der EDI-Server virtualisiert sein? 66 Kann der EDI-Server mit dem SQL-Server auf einem Windows installiert werden? 66 Wieviel Arbeitsspeicher benötigt der EDI-Server? 66 Unterstützt der EDI-Server 64-Bit Windows? 67 Gibt es einen Wartungsvertrag zum EDI-Server für die Updates? 67 Welches Übertragungsprotokoll wird empfohlen? 67 Referenz - EDI-Wandler 68 Aufbau der ASCII-Zwischendatei 68 ORDERS - Auftrag 69 ORDRSP - Auftragsbestätigung 79 DESADV - Lieferschein 81 INVOIC - Rechnung 91 Glossar 107 Linkverzeichnis 115 Disclaimer 116 Urheberrecht 116 Markennamen und Warenzeichen 116 Dokumente, Informationen und Grafiken 116 Hyperlinks 116

5 4 Bedeutung von EDIFACT Über die EDIFACT- oder EDI-Schnittstelle lassen sich Geschäftsprozesse wie Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen usw. auf elektronischem Weg übertragen und so zwischen den teilnehmenden Partnern austauschen. Die Übertragung erfolgt normalerweise verschlüsselt und mit einer Empfangsbestätigung. Der Versender bekommt also sofort mitgeteilt, dass die Nachricht angekommen ist. Das EDI-Verfahren hat eine lange Tradition, ist ausgereift, sehr flexibel und wird weltweit eingesetzt. Hierdurch ergibt sich auch gleich der Nachteil - durch die weltweiten Einsatzmöglichkeiten muss alles abgebildet werden können was das Verfahren komplex und damit auch teuer macht. Um dem entgegenzuwirken, gibt es Untermengen, wie EANCOM, die sich nur auf bestimmte Branchen beziehen. Der EULANDA EDI-Server arbeitet dediziert auf einem physikalischen oder virtuellen PC und kümmert sich um die komplette Abwicklung der Kommunikation, der Archivierung sowie der Umwandlung der EDI-Daten in das EULANDA-Format. Der EDI-Server kann von jedem Netzwerkarbeitsplatz verwaltet werden. Hierzu gibt es in EULANDA eine Verwaltungskonsole.

6 5 Leistungsumfang der Schnittstelle Technische Anbindung Die EDI-Schnittstelle ist in verschiedene Bereiche unterteilt. Dies sind zum einen die Partner mit ihren Profilsteuerungen (z.b. für EDEKA, MARKANT, METRO usw.), die die Nachrichtenarten (z.b. ORDRS, ORDRSP, DESADV, INVOIC) sowie die Protokolle (z.b. SMTP, FTP, AS2, X400, SFTP). Für die Protokolle X400 wird die Fremdsoftware Fileworks der Telekom vorausgesetzt. Wir bieten hier eine optionale Unterstützung bei der Anmeldung der X400-Adresse sowie der Einrichtung der Fileworks-Software an. Dialogfeldtitel EDIFACT Anbindung Partner EDEKA MARKANT METRO DOUGLAS MUELLER AMAZON CONRAD usw. Empfangs- Nachrichten (vom Lieferant betrachtet) ORDRS GSVERF Protokolle SMTP FTP AS2 SFTP usw. Internet Protokolle SMTP FTP AS2 SFTP usw. Sende- Nachrichten (vom Lieferant betrachtet) ORDRSP DESADV INVOIC LIEFERANT EULANDA- ANWENDER EULANDA Datenbank Server Firewall Router Mendelson AS2 FILEWORKS X.400 EDI-Server (auch virtuell) EULANDA EDI-Server Schema zur Hardware Anbindungvon EDIFACT Die EDI-Schnittstelle ist modular aufgebaut und lässt sich um Protokolle, Nachrichtenarten und Partner über optionale Module erweitern. Eingehende wie ausgehende Nachrichten werden über den mitgelieferten Wandler von oder in das EDIFACT-Format umgesetzt. Der EDI-Server kümmert sich entsprechend um den Versand oder den Empfang der Dateien indem er diese über die installierten Protokolle austauscht. Einige Protokolle werden direkt nativ von EULANDA behandelt. Hierzu gehören FILE, SMTP, FTP und SFTP. Für das AS2-Protokoll liefert EULANDA einen entsprechenden AS2-Server und für X400 wird das Programm Fileworks der Telekom angesteuert.

7 6 Alle notwendigen Programme, Hilfsprogramme und Dienste lassen sich auf einem Windows 7 PC oder Aufwärts installieren. Dieser kann ebenfalls virtualisiert sein. Der PC wird so eingerichtet, dass er in das Desktop Bootet und sich auf Empfangsbereitschaft stellt. Der EDI-Server muss hierzu eine Internetverbindung mit einer festen IP4-Adresse haben. DYN-DNS ist zwar auch möglich aber nie so stabil erreichbar wie eine feste IP4-Adresse. Verkauf über Standardlager Der klassische Weg ist, dass ein Kunde eine EDI-Partner Ware bestellt und entsprechend eine Nachricht ORDERS sendet. Der EULANDA-EDI-Server empfängt diese, kontrolliert ob die angeforderten Mengen an Lager sind und ob die Preise stimmen. Entsprechend wird automatisch ein Auftrag in EULANDA angelegt und die Auftragsbestätigung als EDI-Nachricht ORDRSP an den Besteller versendet. Ist die Ware nicht an Lager ermittelt der EDI- Server einen voraussichtlichen Liefertermin genauso wie einen eventuell abweichenden Preis und bestätigt diese Angaben dann in der ORDRSP. Dialogfeldtitel EDIFACT mit Standardverkauf DER KUNDE SENDET EINEN EDI- AUFTRAG GGF. MIT TERMINEN UND PREISEN KUNDE EDEKA MARKANT METRO DOUGLAS MUELLER AMAZON CONRAD USW. ORDER = AUFTRAG ORDRSP = AUFTRAGSBESTÄTIGUNG DESADV = LIEFERSCHEIN LIEFERANT EULANDA- ANWENDER VERSCHIEDENE LIEFERUNGEN KÖNNEN ALS EDI-RECHNUNG VERSENDET WERDEN FREIGEGEBENE LIEFERUNGEN KÖNNEN ALS EDI-LIEFERSCHIEN) VERSENDET WERDEN AUF WUNSCH KANN AUTOM. EINE EDI-AUFTRAGSBESTÄTI- GUNG VERSENDET WERDEN Schema zum EDIFACT mit Verkauf vom Standardlager Optional über die Profilsteuerung das Verhalten so eingestellt werden, dass der Auftrag direkt gebucht wird. Kommt es zur Auslieferung kann der EDI-Server den Lieferschein als DESADV Nachricht versenden. Ähnlich wie ein reiner Ausdruck gibt es im Lieferscheinmodul auch einen Punkt EDI-Lieferung.

8 7 Werden dann Lieferscheine in der Warenwirtschaft in Rechnungen oder Sammelrechnungen umgewandelt, so gibt es auch im Rechnungsmodul einen Menüpunkt EDI-Rechnung versenden, der dann anstelle des normalen Ausdrucks benutzt wird. Verkauf über Konsignationslager Ein Sonderfall ist die Kommissionslieferung. Hierbei wird die Ware zunächst auf ein Konsignationslager gebucht. Um dies zu realisieren ist das Mehrlagermodul notwendig. Der Kunde bzw. Besteller kauft die Ware nicht direkt, sondern bestellt diese als Kommissionsware, so wird die Lagerware beim Umwandeln in einen Lieferschein auf ein Konsignationslager umgebucht. Ein solcher Lieferschein ist damit bereits komplett abgeschlossen. Dialogfeldtitel EDIFACT mit Konsignation DER KUNDE SENDET EINEN EDI- AUFTRAG GGF. MIT TERMINEN UND PREISEN DER KUNDE ZEIGT VERKAUFTE WARE ALS GUTSCHRIFTSVERFÜGUNG AN KUNDE EDEKA MARKANT METRO DOUGLAS MUELLER AMAZON CONRAD USW. ORDER = AUFTRAG ORDRSP = AUFTRAGSBESTÄTIGUNG DESADV = LIEFERSCHEIN GSVERF = GUTSCHRIFTSVERFÜGUNG LIEFERANT EULANDA- ANWENDER VERSCHIEDENE LIEFERUNGEN KÖNNEN ALS EDI-RECHNUNG VERSENDET WERDEN FREIGEGEBENE LIEFERUNGEN KÖNNEN ALS EDI-LIEFERSCHIEN) VERSENDET WERDEN AUF WUNSCH KANN AUTOM. EINE EDI-AUFTRAGSBESTÄTI- GUNG VERSENDET WERDEN Schema zum EDIFACT Verkauf vom Konsignationslager Zum Verkaufszeitpunkt sendet der Besteller dann eine Gutschriftsverfügung und nennt die verkauften Waren. Der EDI-Server legt daraufhin einen Auftrag an, erzeugt automatisch eine Lagerumbuchung und eine Rechnung. Hierbei wird dann die Ware vom Konsignationslager abgebucht. Es ist dann über die Mehrlagerverwaltung jederzeit möglich zu ersehen, welche Waren noch beim Besteller liegen, aber noch nicht abgerechnet sind.

9 8 Was kann die EDI-Schnittstelle nicht? Wir können mit dem Schnittstellensystem fast jeden Wunsch realisieren, da die komplette Logik des Systems in iscript realisiert ist. Dies bedeutet für Sie, dass Erweiterungen nicht von einem EULANDA- Update abhängen. Gerade im EDI-Bereich hat sich in den letzten Jahren gezeigt, dass Flexibilität das Wichtigste im immer komplexeren Miteinander der Firmen wird. Unsere Kunden, die in der Regel Zulieferer großer Vermarkter sind, haben mit unserem System einen enormen Wettbewerbsvorteil, den Sie gezielt zum Ausbau der eigenen Stärken nutzen können. Viele der typischen Partner mit denen unsere Kunden zusammenarbeiten und zuliefern, haben ältere und eine oft unflexible IT-Struktur. Sie bürden ihre Guidelines den Zulieferern auf, so dass diese auf sehr unterschiedliche Systeme eingehen müssen. Mit der EDI-Schnittstelle 2.0 zur EULANDA Warenwirtschaft haben Sie eine Antwort auf viele Herausforderungen und auch auf Herausforderungen von Morgen und das zu bezahlbaren Preisen. Die iscript-technik macht es möglich und nutzt EULANDA als quasi Betriebssystem. Am Ende kann man sagen dass es kaum etwas gibt, das sich im EDI-Bereich nicht umsetzen lässt.

10 9 Installation Systemvoraussetzungen Die EDI-Schnittstelle setzt einen eigenständigen PC mit einem von der aktuellen Version von EULANDA unterstützen Betriebssystem voraus. Diese technischen Voraussetzungen sind in der Dokumentation von EULANDA bereits beschrieben oder können unter dem Stichwort technische Voraussetzungen über die Homepage nachgelesen werden. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments ist dies mindestens Windows 7. Dieser PC kann auch virtualisiert sein. Der EDI-Server arbeitet im Desktopmodus, so dass lizenztechnisch ein Netzwerkbenutzer und auch ein EULANDA-Benutzer zum Betrieb notwendig sind. Wir würden den EDI-Server gerne als Dienst anbieten, jedoch sind verschiedene Softwarepakete wie Fileworks oder der EDI-Wandler nicht dienstfähig. Wer die zusätzliche Benutzerlizenz sparen möchte, kann den EDI-Server auch bedarfsweise vom normalen Arbeitsplatz aus starten, man hat dann natürlich einen erheblichen Komfortverlust. Wird das Protokoll X400 zur Kommunikation mit einem oder mehreren Partnern benötigt, so wird das Programm Fileworks der Telekom benötigt. Bei der Antragstellung für einen X400-Anschluss leisten wir gerne optionale Unterstützung. Immer mehr Verbreitung findet das Protokoll AS2. Dieses stellt eine verschlüsselte und auch signierte Übertragung zur Verfügung und erlaubt jeder Seit eine Eingangsbestätigung. Für die Kommunikation mit von Partnern mit diesem Protokoll wird ein AS2-Server benötigt, der über EULANDA Software GmbH bezogen und installiert werden kann. Vorbereitung Wir empfehlen zur Installation des EDI-Servers einen eigenständigen PC bzw. einen virtuellen PC zu verwenden. Dieser muss die technischen Mindestvoraussetzungen (= eigener Abschnitt) erfüllen. Wird der EULANDA-SQL-Server bereits auf einem eigenständigen PC als einzige Anwendung verwendet, so kann auch dieser benutzt werden. Dies hat den Vorteil dass die Kommunikation zum SQL-Server nicht durch Netzwerkprobleme gestört werden kann. Aufgrund der Komplexität des Gesamtsystems empfehlen wir auf einem EDI- System nichts außer wie bereits erwähnten SQL-Server und den EDI-Komponenten zu installieren und diesen auch nicht in Ausnahmefällen als Arbeitsplatz zu nutzen. Idealerweise verfügt EDI-Server über eine freie Datenpartition, in der die einzelnen Module und Programme in die Root dieses Datenlaufwerks mit verschiedenen Unterverzeichnissen installiert werden. Die Verzeichnisse werden normalerweise automatisch angelegt. Stellen Sie lediglich sicher,

11 10 falls Sie die Vorgaben manuell ändern, dass diese nicht verschachtelt sind. Alle Ordner sollten von einem gemeinsamen Ordner abgehen. Im Folgenden gehen wir von einem gemeinsamen Ordner auf dem Hauptlaufwerk aus und verwenden C:\EDI als Basisordner für alle EDI-spezifischen Programme. Da diverse Programme, auch speziell ältere, sich mit EDI vertragen müssen, umgeht man so die neue Sicherheits-Problematik mit UAC und Virtualstore in den neuen Betriebssystemen. Folgende Verzeichnisse werden verwendet: \EDI4ALL Enthält den Wandler, der EDI-Nachrichten in das EULANDA-Format wandelt bzw. umgekehrt. Dieser Ordner enthält diverse Unterordner, unter anderem den Ordner ARCHIV, der alle EDI- Nachrichten und Zwischendateien vorhält. \EULANDA Enthält eine Kopie der EULANDA.EXE sowie einer Datenbank-UDL-Datei sowie verschiedene Verwaltungs-Scripts. Die EULANDA.EXE für den EDI-Prozess sollte eine eigene Version sein. Da es nur hierdurch möglich ist Updates ohne Unterbrechung einspielen zu können. \FWTOOLS Enthält Programme der Telekom, die zur Fernsteuerung des FILEWORKS dienen. \INBOX Enthält eingehende Nachrichten für das FILE-Protokoll \MENDELSON Enthält den AS2-Server \OUTBOX Enthält die zu versendenden Nachrichten \TELEBOX 400 Enthält das Fileworks-Programm der Telekom, sofern das X400-Protokoll benötigt wird. EDI-Erweiterung installieren Installation Die EDI-Schnittstelle ist als PLUGIN konzipiert und zu EULANDA 5.0 und neuer kompatibel. Sie wird über die Systemverwaltung und dort über den Plugin-Manager installiert. Hierbei werden die einzelnen Module sowie Zusatztabellen in der SQL-Datenbank angelegt.

12 11 Aufruf des Plugin-Managers zur Installation von Plugins Im folgenden Dialog wählen Sie über die Schaltfläche Neues Plugin Installieren die EDIFACT.cninst- Datei aus und folgen ggf. den Anweisungen.

13 12 Plugin-Manager Der EDIFACT-Wandler wird hierdurch normalerwiese ebenfalls installiert. Falls eine manuelle Installation des Wandlers gewünscht wird, ist dies im folgenden Abschnitt beschrieben. EDI-Wandler manuell installieren Entpacken Sie die ZIP-Datei des Wandlers in den EDI4ALL-Ordner mit allen Unterverzeichnissen. Die Installation des Wandlers ist damit bereits beendet. AS2-Server installieren Wird das Protokoll AS2 benötigt, so muss der optionale AS2-Server vorhanden sein oder wie hier beschrieben installiert werden. Die Installation des AS2-Servers erfolgt durch Starten des Installationsprogramms AS2.EXE. Verwenden Sie bitte die zuvor beschriebene Ordnerstruktur als Zielverzeichnis. Also zum Beispiel C:\EDI\Mendelson\as2 als Zielverzeichnis.

14 13 Installations-Assistent zum Mendelson AS2-Server Nach Abschluss der Installation muss der AS2-Server online aktiviert und anschließend eingerichtet werden. Fileworks installieren Wird das Protokoll X400 benötigt, so ist das Programm FILEWORKS der Telekom erforderlich. Der EULANDA-EDI-Server verbindet sich, um über das X400-Protokoll zu kommunizieren, mit dem Fileworks-Script-Interface FW_SI.EXE, so dass die Script-Tools ebenfalls mit Fileworks installiert werden müssen. Die eigentliche Installation von Fileworks ist durch die notwendige Script-Tool-Option zweigeteilt, das bedeutet es wird zunächst das Script-Tool installiert und dann das Fileworks mit einem ähnlichen Assistent dies wirkt ggf. etwas verwirrend. Für Windows 8 / 8.1 bzw. Windows Server 2012 ist mindestens Fileworks 5.0 erforderlich. Da zum Erstellzeitpunkt dieser Dokumentation das Fileworks in der Version 5.0 noch nicht vorlag, verwenden wir Fileworks in der Version 4.9 in dieser Dokumentation Zur Installation wird das Programm FW_SETUP.EXE gestartet. Achten Sie darauf dass die Option Script Tools angehakt ist.

15 14 Installations-Assistent zu Fileworks Wir empfehlen zur Installation einen gemeinsamen Ordner wie eingangs im Installationskapitel beschrieben, zu verwenden. Hier also für die Script-Tools C:\EDI\FWTOOLS Installations-Assistent von Fileworks - Installations-Pfad zu den Script-Tools Die Fileworks-Installation erlaubt es, die Daten im selben Ordner wie die Programme abzulegen. Unter neuen Betriebssystemen ist dies normalerweise ungünstig, da im Programme-Ordner durch die UAC-Einstellung dort keine Schreibrechte verfügbar sind. Da aber alle EDI-Module wie eingangs erwähnt im Unterordner C:\EDI installiert werden, ist es unserer Meinung günstiger hier vom Fileworks-Standard abzuweichen und die Option Nicht Standard zu verwenden.

16 15 Installations-Assistent von Fileworks -Installationsmodus Nach Abschluss des ersten Teiles (Script-Tools), erfolgt die Installation des eigentlichen Fileworks. Hier sollte ebenfalls der gemeinsame Ordner C:\EDI verwendet werden. Der Pfad für das Fileworks- Programm wäre dann laut unserem Beispiel komplett C:\EDI\Telebox 400. Installations-Assistent von Fileworks Installations-Pfad zu Fileworks Alle nicht aufgeführten Bildschirmmasken des Assistenten können ohne Veränderung übernommen werden. Am Ende der Installation wird ein Icon zum Aufruf des Programms Fileworks auf dem Desktop abgelegt.

17 16 Einrichtung Einrichtung in EULANDA Die EDI-Schnittstelle integriert sich in den bekannten Ablauf der Warenwirtschaft, es sind nur wenige EDI-spezifische Eingaben zu machen. INKASSO-Adresse Für jeden EDI-Partner ist eine INKASSO-Adresse anzulegen. Dies ist die Rechnungsstelle des Partners an den Sie Ware liefern wie zum Beispiel AMAZON, METRO usw. Wir empfehlen die Adresse mit INKASSO im Matchcode zu ergänzen. Also im Beispiel von Amazon den Matchcode AMAZON- INKASSO zu benutzen. Die Kürzel der Partner, in dem Fall AMAZON müssen mit dem Kürzel des Partnermoduls übereinstimmen. Im Partner ist das Feld Lieferanten-Nr mit der Kundennummer die der EULANDA-Anwender beim Partner hat zu versehen und mit -EDI zu ergänzen. Diese Kundennummer ohne Zusatz -EDI ist in allen Adressen einzutragen die mit diesem Partner zu tun haben, also ggf. in den Rechnungsadressen, Lieferadressen usw. Ebenso im Partnermodul im Feld Partner-Nr. Neben diesen Angaben sind bei jeder Partneradresse also der Inkassoadresse den Rechnungs- und Lieferadressen die GLN (ehemals ILN) sowie die UstID einzutragen. Letztere ist notwendig wenn Gutschriften übermittelt werden. Einige Partner verlangen diese Nummern jedoch auch generell. Die folgenden beiden Bildschirme zeigen am Beispiel AMAZON wie die Inkasso-Adresse eingetragen werden könnte.

18 17 Inkasso-Adresse des Partners (Stammdaten) Inkasso-Adresse des Partners (Stammdaten erweitert)

19 18 Einrichtung des Wandlers Der Wandler wird vorkonfiguriert ausgeliefert, so dass nach der Installation in der Regel nichts mehr eingestellt werden muss. Einrichtung des AS2-Servers Der AS2-Server benötigt zur Einrichtung einige Handgriffe. Zunächst muss man ein eigenes Zertifikat erstellen, danach jeden Partner angelegen und die Zertifikate des Partners hinterlegen und im Partner-Modul zuordnen. Ferner müssen Einstellungen gemacht werden den AS2-Server an EULANDA anzubinden. Hierbei unterstützt Sie EULANDA, indem komplexe Ereignis-Angaben bereits in EULANDA vorerzeugt werden. Diese lassen sich durch einfaches Markieren und Kopieren, in den AS2-Server einfügen. Zur Einrichtung starten Sie zuerst den Mendelson AS2 unter Funktionen im Direktmodus der EDI-Verwaltung.

20 19 Mendelson AS2 Server einrichten Alle Einstellungen erfolgen dann im Mendelson-Client. Mit dem Mendelson-Client können Zertifikate und Partner angelegt werden, aber er zeigt auch alle gelaufenen EDI-Nachrichten in der Protokollansicht an.

21 20 Mendelson AS2-Client Eigenes Zertifikat anlegen Im ersten Schritt legen Sie ein eigenes Zertifikat an, welches Sie selbst signieren können. In der Regel verlangen EDI-Partner kein Zertifikat einer vertrauenswürdigen Stelle, da diese nur eine sehr begrenzte Gültigkeit haben und die Zertifikate der AS2-Verbindung ohnehin nur Ihnen und Ihrem Partner bekannt sind. Rufen Sie den Menüpunkt Zertifikate auf und dort im Menüpunkt Erweitert den Punkt Neuen Schlüssel generieren (Self Signed). Über die Expertenansicht haben Sie die Möglichkeit die Gültigkeit frei zu setzen. Eigenes Zertifikat anlegen Nach Ausfüllen des folgenden Dialogs wird das neue Zertifikat gespeichert und steht im Partner- Modul zur Auswahl zur Verfügung.

22 21 Informationen zum eigenen Zertifikat Speichern Sie den Zertifikationsdialog mit Ok ab und gehen zurück zum Mendelson- Hauptbildschirm. Eigenen Mandant anlegen Als nächstes wird über den Menüpunkt Partner des Mendelson-Client-Hauptfensters der Menüpunkt Neu angewählt. Auf der Karteikarte Allgemein setzen Sie den Haken auf Lokale Station worauf sich die Karteikarten dann auf drei reduzieren. Nur diese sind dann für die eigene Firma relevant.

23 22 Eigener Mandant als AS2-Partner Allgemein Auf der Karteikarte Allgemein ist es wichtig, den Haken bei Lokale Station zu setzen. Erst damit ist der Eintrag die eigene Station, alle Angeben ohne Lokale Station sind die Partner mit denen Sie zusammenarbeiten. Tragen Sie als Namen z.b. einen Kurzbegriff ihres Firmennamen ein. Im Feld AS2 id kann derselbe Namen jedoch mit Zusatz AS2 verwendet werden. Als sollte eine Adresse angegeben werden, die im Haus für alle EDI-Fragen zuständig ist. Besser noch man gibt hier den Namen einer E- Mailgruppe an. Sicherheit Auf der Karteikarte Sicherheit, wählen Sie jeweils ihr zuvor erzeugtes Zertifikat aus. MDN In der Kartei MDN wird die URL eingetragen, unter der Ihr AS2-Server von außen erreichbar ist. Es ist sinnvoll hier über das Firmendomain im DNS-Server einen eigenen Host zu definieren. Dies kann z.b. EDI.MeinDomain.de sein. Es ist auch die IP-Adresse möglich, jedoch ist dies nicht empfehlenswert, da sich diese bei einem Providerwechsel ändert. Sie müssten dann alle Partner neu und aufwändig abstimmen und würden in der Übergangszeit keine Nachrichten austauschen können. EDI-Partner anlegen Im nächsten Schritt senden Sie Ihrem EDI-Partner Ihre Informationen, also Ihrer URL-Adresse unter der ihr AS2-Server erreichbar ist, den Grundeinstellungen sowie dem exportierten Partnerzertifikat.

24 23 Exportieren Sie Ihr Zertifikat Über das Hauptfenster des Mendelson-Clients wählen Sie den Punkt Zertifikate an und dort den Punkt Export. Zertifikat für den Partner exportieren Nachdem das zuvor erzeugte Zertifikat ausgewählt wurde, kann es über den Menüpunkt Zertifikat exportieren (für den Partner) exportiert werden. Stammblatt erzeugen Erstellen Sie ein Stammblatt mit Ihren Daten z.b. in Excel das die folgenden Informationen, natürlich mit Ihren Daten, enthält. Beschreibung Firma Ansprechpartner EDI / AS2 Technik allgemein Firma AS2 URL AS2id Wert Mustermann GmbH Musterstraße 1 DE Musterstadt Software Techniker Max Mustermann Hardware Techniker Bernd Mustermann EDI Abteilung Fritz Mustermann mustermannas2

25 24 Zertifikat mustermann.cer Verschlüsselung 3DES Digitale Signatur SHA-1 MDN synchron, signiert HTTP 1.1 Content Encoding Binary Content Type Application/EDI-Consent Senden Sie das zuvor erstellte Zertifikat sowie das Stammblatt an Ihren Partner. Üblich ist als Format für das Stammblatt eine PDF-Datei. Zertifikat und Dokument kann dann zusammen als ZIP-Datei versendet werden. Er wird Ihnen seine Kontaktdaten in ähnlicher Form zusenden. Partner Zertifikat anlegen Ihre Partner wird sein Stammblatt mit seinem Zertifikat senden. In der Zertifikatsverwaltung fügen Sie als erstes das Partner-Zertifikat hinzu. Den Menüpunkt finden Sie vom Hauptfenster des Mendelson-Client unter Zertifikate und dort unter Import. Über den Untermenüpunkt Zertifikat importieren (vom Partner) wird dessen Zertifikat importiert. Partner Zertifikat importieren Partner im Client anlegen Im Mendelson-Client Hauptfenster wird der EDI-Partner ähnlich angelegt wie Ihr eigener Datensetz gespeichert. Rufen Sie den Punkt Partner vom Client-Hauptfenster auf und legen Sie einen neuen Partner an. Im Gegensatz zu Ihren eigenen Angaben, darf der Haken Lokale Station auf der Karteikarte Allgemein nicht gesetzt. Es sind im Gegensatz zu den eigenen Daten deutlich mehr Karteikarten verfügbar. Jedoch letztlich nur vier Karteikarten wirklich relevant. Auf diese wird nun näher eingegangen.

26 25 Allgemein Auf der Karteikarte Allgemein werden der Name des Partners sowie dessen AS2id eingetragen. Sicherheit Hier wird das vom Partner erhaltene und zuvor importierte Zertifikat ausgewählt. Versand Auf der Karteikarte Versand wird die URL des Partners eingetragen unter der sein AS2-Server erreichbar ist. MDN Je nach Vorgabe tragen Sie auf Karteikarte MDN die Übertragungsart des Partners ein. Sollte die Information im Stammblatt fehlen, fragen Sie diese an. Ereignisse Hier müssen die drei Ereignisfelder angehakt werden. Die Feldwerte können Sie der EDI- Verwaltungsseite unter Mendelson Einstellungen entnehmen. Kopieren Sie jeden Parametersatz und fügen Sie diesen in den Dialog ein. Einrichtung von Fileworks Die Einrichtung von Fileworks benötigt nur wenige Handgriffe. Die Kommunikation zur Telekom- Rechenzentrum erfolgt über Ihre X400-Adresse und über das Ihnen mitgeteilte Kennwort. Nach Abfrage des Kennworts werden Sie gefragt, ob Sie das Kennwort ändern möchten. Hier muss man aufpassen, falls man Fileworks auf einen anderen PC umzieht. Sicherheitshalber sollten keine Änderungen vorgenommen werden. Nach Start von Fileworks können Sie über die Schaltfläche Neu einen neuen Fileworks-Benutzer anlegen. Dies erfolgt in einem kleinen Assistenten in mehreren Schritten.

27 26 Neuen Fileworks Benutzer anlegen Zunächst wird nach dem Dienstprofil gefragt, mit dem Fileworks mit dem Rechenzentrum der Telekom kommuniziert. Dies ist normalerweise Telebox 400 (Secure TCP/IP). Protokoll auswählen, das dem Benutzer zugeordnet ist Nach der Auswahl des Dienstprofils, wird die Netzwerkauswahl abgefragt. Diese ist im Normalfall Lokales Netzwerk (LAN). In dem Fall wird eine verschlüsselte Verbindungüber das Internet aufgebaut.

28 27 Netzwerkverbindung auswählen In der folgenden Maske wird der Benutzer eingetragen, der Fileworks nutzt. Sie können hier einen allgemeinen Namen wählen, da der EULANDA-EDI-Server sich hier automatisiert mit diesem Konto anmeldet. Der Benutzer könnte beispielsweise EDI heißen und ein Passwort Ihrer Wahl haben. Benutzerkonto eintragen Der nächste Dialog ist zur Anmeldung am Telekom Rechenzentrum entscheidend, denn anhand der X400-Adresse wird der Anmeldebenutzer am Rechenzentrum ermittelt. Die Haben von der Telekom die Zugangsdaten mit Ihrer neuen X400-Adresse erhalten. Tragen Sie entsprechend nur die dort aufgeführten Felder ein. X400-Element C (Land) A (ADMD) G Vorname S (Nachname) O (Organisation) Wert DE viat EULANDA EDI

29 28 OU1 (Org. Einheit) CN (CommonName) Angenommen die Zugangsdaten enthalten eine X400-Adressen mit C=DE, A=viaT, S=EULANDA, O = EDI, dann würden Sie nur die ausgefüllten Felder in den Dialog übernehmen. Sollten Sie sich hierbei vertippen, so kann der Dialog später noch innerhalb Fileworks unter dem Menüpunkt Extras/Optionen /Benutzer und dort über die Schaltfläche eigene X400-Adresse geändert werden. Eigene X400 Adresse anlegen Die Angaben von C(Land) und A(ADMD) werden intern automatisch auf DE und viat vorbelegt. Im nächsten Dialog des Assistenten wird die X400-Adresse noch einmal in Kurzform angezeigt und man kann dieser einen eigenen Namen geben. Verwenden Sie hier am besten Ihren Firmennamen in Kurzform. In unserem Beispiel haben wir EULANDA verwendet. Kontoname festlegen Mit dem nächsten Dialog wird die Anlage des Benutzers abgeschlossen. Hier muss das in den Zugangsdaten der Telekom angegebene Kennwort eingetragen werden.

30 29 Kennwort zum Mitteilungsspeicher (bei Telekom) Die eingegeben Daten werden vor dem Abspeichern noch einmal angezeigt. Fertigstellen des Fileworks-Assistenten Anschließend wird Fileworks gestartet, und wenn alles korrekt eingetragen wurde, wird die Kommunikation zum Rechenzentrum der Telekom aufgebaut, indem auf das Antennensymbol geklickt wird.

31 30 Testdaten senden und empfangen

32 31 Bedienung Allgemeines Intern wird jede EDI-Transaktion, also eine eingehende bzw. ausgehende Nachricht, mit einer EDI- Nummer versehen. Dies ist eine Nummer aus einem eigenen Nummernkreis, der auch mit den anderen Nummernkreisen, wie Rechnungsnummern, Angebotsnummern usw., im EULANDA-System unter Systemverwaltung, aufgeführt ist. Unter dieser Nummer werden alle beteiligten Dateien und Zwischendateien einer Transaktion archiviert. In den Kopfdaten von EULANDA, also dem Auftragskopf, Lieferscheinkopf oder Rechnungskopf, wird die verwendete Nummer im Feld EDIListeNr abgespeichert. Auf diese Weise kann der aktuelle Zusammenhang schnell hergestellt werden. Eingehende Nachrichten Eingehende Nachrichten sind Aufträge sowie Gutschrifts-Verfügungen. Diese haben in EDIFACT die Namen ORDERS und INVOIC (bzw. GSVERF). Letztere werden nur benutzt, um abzurechnende Ware aus einem Konsignationslager als abrechenbar anzuzeigen. Aufträge = ORDERS Aufträge werden vom EDI-Server automatisch angenommen und können je nach Einstellungen im Partner-Modul sofort gebucht und als Auftragsbestätigung zurückgesendet werden. Der EULANDA-Anwender muss also bei eingehenden Aufträgen in der Regel nicht manuell eingreifen. Gutschriftsverfügung = GSVERF Mit der Gutschriftsverfügung zeigt der EDI-Partner an, welche Waren abgerechnet werden dürfen. letztlich ist die GSVERF eine spezielle Form Rechnung (= INVOIC). Diese kommt nur vor, wenn bestellte Ware nur auf Kommission ausgeliefert wird, aber nicht abgerechnet wird. Die GSVERF wird in EULANDA als normaler Auftrag angelegt, bucht aber anstatt vom Warenlager das Konsignationslager des EDI-Partners ab. Auf diese Wiese ist stets der noch nicht abgerechnete Lagerbestand beim EDI-Partner einsehbar. Inventuren betreffen aber alle Lagerorte so dass die Werte der noch nicht abgerechneten Bestände berücksichtigt werden. Die GSVERF bucht den Auftrag, erzeugt einen Lieferschein, der aber nicht mehr versendet wird und erzeugt eine Rechnung. Über Einstellungen im Partnermodul kann hierauf Einfluss genommen

33 32 werden. Bei der Übergabe an die FIBU sind solche GSVERF ggf. nicht zu übergeben, sofern die GSVERF vom EDI-Partner zusätzlich konventionell in Papierform als Dokument verwendet wird. Ausgehende Nachrichten Ausgehende Nachrichten sind Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Diese haben in EDIFACT die Namen ORDRSP, DESADV und INVOIC. Auftragsbestätigung = ORDRSP Die Auftragsbestätigung wird, wenn Sie mit dem Partner vereinbart wird, automatisch nach Auftragseingang erzeugt und als EDI-Datei versendet. Hierbei wird die Lagerverfügbarkeit geprüft und Liefertermine je nach Voreinstellung bestätigt. Zusätzlich werden Preisangaben des Auftrags mit dem Kundenprofil kontrolliert und entsprechend bestätigt. Artikel die falsch bestellt wurden werden in der Auftragsbestätigung verworfen. Teilmengen sind je nach Einstellung ebenfalls in einer Bestätigung möglich. Der EULANDA-Anwender muss also bei Auftragsbestätigungen in der Regel nicht manuell eingreifen. Lieferschein = DESADV Im Lieferscheinmodul befindet sich im Extra-Menu der Punkt Lieferschein per EDI versenden. Mit diesen Menüpunkt wird der angezeigte Lieferschein an den EDI-Partner versendet, wobei der Versand vom EDI-Server vorgenommen wird. Die Funktion kann von einem beliebigen Arbeitsplatz aufgerufen werden, sofern es die Berechtigung es erlaubt. Nach Aufruf des Menüpunkts wird ein Lieferschein an den EDI-Server übergeben, der diesen dann nach einem Zeitintervall an den Partner versendet. Wird der Menüpunkt ein zweites Mal aufgerufen, bevor der EDI-Server den Lieferschein versendet hat, hat diese Aktion keinen Einfluss auf die bereits in Arbeit befindliche Aktion. Dies wird in einer entsprechenden Hinweismeldung angezeigt. Wurde der Lieferschein jedoch bereits versendet und der Menüpunkt wird danach erneut aufgerufen, so wird eine Warnung angezeigt dass die Versendung bereits erfolgt ist. Man hat jedoch die Möglichkeit diesen erneut zu versenden. Das kann notwendig sein, wenn die Datei zum Beispiel fehlerhaft war. Rechnung = INVOIC Im Rechnungsmodul finden sich im Extra-Menu der Punkt Rechnung per EDI versenden. Mit diesen Menüpunkt, der von einem beliebigen Arbeitsplatz aufgerufen werden kann, wird die

34 33 angezeigte Rechnung an den EDI-Partner versendet. Der Menüpunkt kann über das EULANDA- Berechtigungssystem wie jeder andere Menüpunkt geschützt werden. Nach Aufruf des Menüpunkts wird die Rechnung an den EDI-Server übergeben, der diesen dann nach einem Zeitintervall an den Partner versendet. Wird der Menüpunkt ein zweites Mal aufgerufen, bevor der EDI-Server die Rechnung versendet hat, hat diese Aktion keinen Einfluss auf die bereits in Arbeit befindliche Aktion. Dies wird in einer entsprechenden Hinweismeldung angezeigt. Wurde die Rechnung jedoch bereits versendet und der Menüpunkt wird danach erneut aufgerufen, so wird eine Warnung angezeigt, dass die Versendung bereits erfolgt ist. Man hat jedoch die Möglichkeit diese erneut zu versenden. Das kann notwendig sein, wenn die Datei zum Beispiel fehlerhaft war.

35 34 Störungen Da verschiedene EDV-Systeme über ganz unterschiedliche Kanäle kommunizieren kann es zu Störungen kommen. In diesem Kapitel werden die unterschiedlichen Störungen und deren Behebung behandelt. EDIFACT-Nachrichten kommen nicht herein Zunächst wird im Partnermodul kontrolliert welche Transportart verwendet wird. Hierzu wird in der EDI-Verwaltung die Funktion Partner Einstellungen aufgerufen. Im Bereich Grunddaten wird das zu dem Partner eingestellte Protokoll aufgeführt. In jedem Fall wird vom EDI-Server aus, unabhängig welches Protokoll verwendet wird, eine funktionierende Internetverbindung benötigt. Die Protokolle SMTP, FTP und SFTP werden nativ behandelt, das heißt direkt aus EULANDA. Können eingehende Nachrichten nicht angenommen werden, überprüfen Sie die hinterlegten Zugangsdaten, die Sie in den Partner Einstellungen finden. Stimmen diese, liegt höchstwahrscheinlich ein Problem auf der Gegenstelle vor. Die Transportart X400 verwendet Fileworks. Stellen Sie sicher, dass Fileworks Nachrichten versenden und empfangen kann. Die einfachste Möglichkeit ist es eine einfache Textnachricht in Fileworks zu erfassen und an den Autoresponder der Telekom zu versenden. Nach ca. einer Minute holen Sie mit Fileworks neue Nachrichten ab. Ist die zuvor versendete Nachricht nicht dabei, liegt eine Störung beim Gateway. Sprechen Sie in dem Fall mit dem Support des Businessmails der Telekom. Die X400-Adresse, um den Autoresponder der Telekom zu erreichen lautet: S=AUTOANSWER;O=DTAG;A=viaT;C=DE; Das Protokoll AS2 setzt einen funktionierenden AS2-Server voraus. In der EDI-Verwaltung kontrollieren Sie, ob dieser auf Running steht. Ist dies nicht der Fall starten Sie den Mendelson AS2-Server in der Windows Dienste-Verwaltung erneut an oder verwenden Sie alternativ die Funktion AS2-Server reparieren in der EDI-Verwaltung.

36 35 Kompendium EDI-Verwaltung Die EDI-Verwaltung kann auf dem EDI-Server als auch auf beliebigen Netzwerkarbeitsplätzen aufgerufen werden. Serviceabfragen beziehen sich auf den Arbeitsplatz der den EDI-Server ausführt, deswegen werden diese Anfragen über ein internes Protokoll umgelenkt und vom EDI-Server an den anderen EULANDA-Arbeitsplatz zurückgesendet. Einige wenige Funktionen lassen sich jedoch trotzdem nur auf dem EDI-Server ausführen, dies ist zum Beispiel die Verwaltung des EDI-Servers oder des Programms Fileworks. EDI-Verwaltungsseite EDI-Verwaltung Im Informationsbereich sieht man sofort ob man sich im Direkt-Modus, also auf dem EDI-Server oder im Remote-Modus befindet. Funktionen, die nur im auf dem EDI-Server verfügbar sind, finden Sie unter Funktionen im Direktmodus. Die Verwaltungs-Seite ist eine HTML-Seite und aktualisiert sich alle 60 Sekunden. Fehlermeldungen oder Statusmeldungen werden also zeitnah, aber eben nicht in Echtzeit angezeigt. Für die Kontrolle des Systems ist dies aber nicht von Bedeutung.

37 36 Info Der Informationsbereich zeigt Ihnen an die Bildschirmmaske vom EDI-Server aufgerufen wurde oder über einen anderen Netzwerkarbeitsplatz. Im Erste Fall steht dann dort Konsole: Direkt im anderen Fall Konsole: Remote. Die wichtigsten Funktionen lassen sich in beiden Modi aufrufen. Eigne Verwaltungsaufgaben jedoch sind nur im Direkt-Modus verfügbar. Die wenigen Funktionen, die nur im Direkt-Modus erreichbar sind, sind unter dem Punkt Funktionen im Direktmodus zusammengefasst. Die Verwaltungsseite wird in einem Zeitintervall der Standard liegt bei 60 Sekunden aktualisiert. Hierbei werden sie Statuswerte der Services nicht direkt abgerufen, sondern nur die Ergebnisse deren letzter Überprüfung, die stets vom EDI-Server durchgeführt wird. Hierdurch können sich Zeitverzögerungen von einigen Minuten ergeben. Zur Überwachung spielt dies jedoch keine Rolle; wichtig ist nur zu wissen, dass sich Änderungen nie in Echtzeit wiederspiegeln. Die Uhrzeit der letzten Prüfung wird jeweils angegeben, so dass man nur eingreife muss, wenn ein Status einen Fehler signalisiert oder die letzte Aktualisierung länger als 10 Minuten zurückliegt. Einstellungen Die Konfiguration des EDI-Servers erfolgt über die Allgemeinen Einstellungen, die Sie in der EDI- Verwaltungsseite finden. Allgemeine Einstellungen Allgemeine Einstellungen Die Allgemeinen Einstellungen enthalten keine partnerspezifischen Werte und sind somit für das gesamte EDI-System notwendig. Einige Angaben sind zwingend notwendig, andere lediglich optional. Auf die zwingenden Angaben wird speziell hingewiesen.

38 37 Werte die in diesem Einstelldialog eingegeben werden, werden in der SQL-Registry im Servermodus gespeichert. Das Lesen und Schreiben in diesem Modus ist etwas langsamer, aber die Werte sind sofort aktiv ohne einen EULANDA-Client neu starten zu müssen. EDI-Einstellungen EDI-Server

39 38 EDI-Servername Netbios-Name des Computers der den EDI-Server ausführen soll. Hier darf keine IP-Nummer eingetragen werden. EULANDA.udl Die UDL-Datei des Mandanten befindet sich normal im Ordner der EULANDA.EXE und enthält alle Informationen um auf die EULANDA- Datenbank zugreifen zu können. Firmenstamm Eigene GLN Eigene USTID Die eigene GLN (= Globale Lokationsnummer) wird hier eingetragen. Sie ist 13 Stellen lang und enthält eine Prüfziffer. Diese Nummer ist Voraussetzung zur Teilnahme am EDI-System. Jede Betriebsstätte benötigt eine solche eindeutige Nummer, wenn die Betriebsstätte am EDI-System teilnehmen möchte. Die Nummer erhält man für einen überschaubaren Jahresbeitrag von der GS1 Germany. Diese Nummer gibt es in zwei Ausführungen, mit der Möglichkeit Artikelnummern zu bilden und ohne. Soll nur eine Lieferadresse abgebildet werden, so genügt eine ohne Artikelnummernbereich. Sollen jedoch auch Artikel mit Barcode erzeugt werden, so ist eine mit Artikelnummernbereich notwendig. Ein Bereich in der 13 stelligen GLN Nummer ist dann für bis zu eigene Artikelnummern reserviert so dass Sie damit die GTIN ehemals EAN erzeugen können. EULANDA enthält Methoden um die notwendigen Prüfziffern und die Strichcodes damit zu drucken. Die Eigene Umsatzsteuer-Identnummer (UstID, IVA oder VAT) wird hier eingetragen. Es ist dieselbe Nummer wie in den Grundwerten. Sie können diese aber an dieser zusätzlichen Stelle bequem einsehen und auch von hier aus ändern. Die Nummer wird für die Nachrichtenart INVOIC (= EDI-Rechnung), benötigt. Beschaffungs- und Speditionszeit in Tagen Lieferdatum (min) Zur automatischen Erzeugung der Nachrichtenart ORDRSP (= Auftragsbestätigung) wird eine früheste Lieferzeit benötigt. Diese errechnet sich anhand der hier eingestellten Tage. Der Besteller gibt in seiner ORDER ein frühestes Lieferdatum vor. Ist die in Lieferdatum (min) angegebene Zeit größer als 0, so wird kontrolliert ob das aktuelle Datum zzgl. dieser Tage über der Vorgabe des Bestellers liegt. Ist dies der Fall wird nicht das Datum des Bestellers bestätigt, sondern das aktuelle Datum zzgl. der in Lieferdatum (min) angegeben Tage. Im anderen Fall wird das Datum des Bestellers bestätigt.

40 39 Lieferdatum (max) Zur automatischen Erzeugung der Nachrichtenart ORDRSP (= Auftragsbestätigung) wird eine späteste Lieferzeit benötigt. Diese errechnet sich anhand der hier eingestellten Tage. Der Besteller gibt in seiner ORDER das späteste Lieferdatum vor. Ist die in Lieferdatum (max) angegebene Zeit größer als 0, so wird kontrolliert ob das aktuelle Datum zzgl. dieser Tage über der Vorgabe des Bestellers liegt. Ist dies der Fall wird nicht das Datum des Bestellers bestätigt, sondern das aktuelle Datum zzgl. der in Lieferdatum (max) angegeben Tage. Im anderen Fall wird das Datum des Bestellers bestätigt. Verwende Artikel- Beschaffungszeit Standard Beschaffungszeit Zzgl. Versandtage Dieser Wert, wird zurzeit nicht ausgewertet und ist vorgesehen wir kundenspezifische Anpassungen. Dieser Wert, wird zurzeit nicht ausgewertet und ist vorgesehen wir kundenspezifische Anpassungen. Dieser Wert, wird zurzeit nicht ausgewertet und ist vorgesehen wir kundenspezifische Anpassungen. Allgemeine Werte profilübergreifend Lieferdatum aus Auftrag In der Auftragsverwaltung von EULANDA ist ein Lieferdatum im Kopfdatenbereich. Es ist normalerweise das voraussichtliche Lieferdatum. Das eigentliche Lieferdatum steht im Lieferscheinmodul und wird normalerweise bei der Nachrichtenart DESADV (= Lieferschein) oder INVOIC (= Rechnung) verwendet. Über dieses Feld kann angegeben werden dass es stattdessen aus dem Auftragskopf verwendet werden soll. Zu beachten ist, dass EULANDA grundsätzlich beliebig viele Aufträge in Teillieferscheine und dann in Rechnungen bzw. Sammelrechnungen überführen kann. Wird diese Option verwendet muss man darauf achten, dass nur ein Auftrag in einen Lieferschein und diese ein eine Rechnung gewandelt werden darf. Stücklisten auflösen Nur erste Zeile Text Diese Einstellung bewirkt, dass Produktions-Stücklisten in Einzelteilen als Inhalt gemeldet werden. Diese Option ist nur möglich, wenn es sich bei diesen Stücklisten um Displayartikel handelt. Also Artikel die in einem speziellen Verkaufsständer stehen. Diese Einstellung betrifft zurzeit die Erstellung der Nachrichtenart INVOIC (=Rechnung). Ist diese Kennung gesetzt und ist die zu fakturierende Position eine Stückliste, so werden diese als Displayartikel im EDI-Format ausgegeben. Diese Einstellung hat sehr viele Auswirkungen auch auf die Übergabe eines Karton-GTINs.

41 40 TT Lagerartikel (veraltet) Ist diese Option gesetzt, so wird bei einem mehrzeiligen Langtext nur die erste Zeile bei der Nachrichtenart INVOIC (=Rechnung) übertragen. Diese erste Zeile kann am Bildschirm durchaus mehrere Zeilen Text enthalten. Relevant ist aber die logische Zeile, also bis zum ersten gefundenen Enter. Rechnungen über StoredProc (veraltet) Diese veraltete Option bezieht sich auf eine kundenspezifische Einstellung, auf welche hier nicht eingegangen wird. Archivierungszeit Sprache HTML-Steuerzeichen entfernen Wandler In der Version 1.0 der EDI-Schnittstelle wurden lediglich INVOIC und ORDERS unterstützt. Diese wurden im SQL-Server in einer Stored- Procedure erzeugt. Die Version 2.0 hingegen benutzt die iscript- Technik. Über diese Einstellung kann aus Kompatibilität stattdessen auf die veraltete Prozedur zurückgegriffen werden. Die neuen Funktionen sind damit jedoch nicht mehr möglich. Über das mehrsprachen-modul lassen sich in EULANDA die artikeltexte in verschiedenen Sprachen erfassen. Durch Eingabe des zweistelligen ISO-Kürzels kann hier bestimmt werden, welche Sprache bei der Kommunikation über die EDI-Schnittstelle verwendet werden soll. Die Einstellung ist global, also für alle Partner am EDI-Datenaustausch gleich. Sollen die Artikelbeschreibungen beispielsweise in Italienisch ausgegeben werden, so muss hier ein IT stehen. EULANDA unterstützt in den Artikeltexten HTML-Tags. Diese können beim Datenaustausch mit EDI-Partnern auf Wunsch entfernt werden. Die Einstellung ist global, also für alle Partner am EDI- Datenaustausch gleich. Der Wandler ist ein Stück Software, der EDIFACT Rohdaten in ein überschaubareres Format umwandelt. Dies geschieht in beiden Richtungen, man kann also mit einem Wandler Nachrichten vom EDIFACT-Format in ein einfacheres Format wandeln, aber auch ein einfaches Format in das EDIFACT-Format. Der Wandler benötigt einen Ordner mit einem vorangestellten Laufwerk. EDI-Wandler Der Ordner des EDI-Wandlers ist normalerweise C:\EDI4ALL. Es kann jedoch ein beliebiger anderer Ordner hier angegeben werden. Der Wandler unterstützt keine UNC-Angaben. Es muss also der Pfad inklusive eines Laufwerksbuchstabens angegeben werden. Protokoll X400 Wird das X400-Protokoll benötigt so muss das Fileworks-Programm der Telekom installiert werden. Dieses besteht aus verschiedenen Teilen, die auch an unterschiedlichen Orten

42 41 installiert sein können. Damit Fileworks arbeitet benötigt man einen speziellen Vertrag mit der Telekom. Technisch gesehen ist Fileworks eine Art Mailprogramm das jedoch nicht mit normalen Mailprogrammen gemeinsam hat. Es benutzt ein eigenes vom Internet unabhängiges Netzwerk, kann aber über Zertifikate abgesichert über das Internet getunnelt werden. Mit anderen Worten, wenn man den Vertrag mit der Telekom abgeschlossen hat und Fileworks ist installiert lassen sich X400-Nachrichten damit senden und empfangen. Ordner zu FWTools Ordner zu Fileworks Benutzer zu Fileworks Passwort zu Fileworks FWTools ist das Script-Interface zur automatischen Ansteuerung des Fileworks-Programms. Es ist standardmäßig im Ordner C:\FWTools. Das Script-Interface selbst ist ein Programm mit dem Namen FW_SI.exe welches in dem angegebenen Verzeichnis erwartet wird. Fileworks ist das eigentliche Programm, welches Nachrichten in das X400-Netzwerk überträgt oder diese abholt. Es hat den Namen Mailmax32.exe und befindet sich normalerweise im Ordner C:\Telebox 400. Fileworks kann so eingerichtet werden, dass der Aufruf des Programms als auch des Script-Interfaces mit Benutzername und Passwort geschützt ist. Hier kann der Benutzername eingegeben werden. Fileworks kann so eingerichtet werden, dass der Aufruf des Programms als auch des Script-Interfaces mit Benutzername und Passwort geschützt ist. Hier kann das Passwort eingegeben werden. Dieses Passwort wird in der SQL-Register im Klartext gespeichert. Möchte man hier eine erhöhte Sicherheit, so sollte die SQL-Registry nur der entsprechenden Benutzergruppe zugängig gemacht werden. Protokoll AS2 Das AS2-Protokoll ist das in letzter Zeit favorisierte Protokoll. Nachteil ist die etwas teurere Anschaffung der AS2-Serversoftware aber im Gegensatz zum X400-Protokoll hat man außer Updates keinerlei weitere Verbindungskosten, lediglich die der normal ohnehin vorhandenen Internetverbindung. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt und über Empfangsbestätigungen. Man muss sich den AS2-Server wie eine Art WEB-Server vorstellen, letztendlich basiert der AS2-Server zum auf dem http-protokoll und erweitert dieses um die entsprechend notwendigen Sicherheitsprotokolle sowie die Empfangsbestätigungen. Ordner zu EulandaAS2.exe Die EULANDA-Schnittstelle benötigt das Programm EulandaAS2.exe, welches im Lieferumfang der AS2-Schnittstelle ist. Eingehende Nachrichten werden vom AS2-Server anhand verschiedener Parameter an EULANDA gemeldet. Der Ordner in dem sich dieses Programm befindet wird hier angegeben. Standardmäßig ist dies C:\Eulanda.

43 42 Protokoll SFTP Das SFTP-Protokoll hat in keiner Weise etwas mit dem ähnlich lautenden FTP-Protokoll zu tun. SFTP ist ein SSH-Protokoll und benutzt eine verschlüsselte Verbindung. Ordner zu EULANDASFTP.exe Ab EULANDA 5.1 wird dieses Protokoll nativ unterstützt, so dass der Pfad hierzu nicht mehr angegeben werden muss. Benachrichtigungen per Bei diversen Ereignissen lassen werden s an Empfängerlisten informiert. Die einzelnen adressen werden hierzu mit Semikolon getrennt eingegeben. Voraussetzung zum einwandfreien Betrieb ist, dass die Parameter im Abschnitt SMTP-Einstellungen eingegeben sind. Es ist sinnvoll immer auch eine Firmenhauptpostadresse anzugeben. Empfängerliste bei Fehlern Werden vom EDI-Server Fehler erkannt die hier eingetragenen Adressen darüber informiert. Empfängerliste bei Infos Der EDI-Server sendet Informationen an die hier angegebene Empfängerliste. Empfängerliste bei Warnungen Absender Benachrichtigen bei Auftragseingang Warnungen werden an die hier angegebene Empfängerliste übermittelt. Wenn der EDI-Server s an eine Empfängerliste sendet benutzt er diese hier angegebene Absenderadresse. Über das Ankreuzfeld kann bestimmt werden, ob bei einer eingehenden Nachrichtenart ORDER (= Auftrag) eine an die Empfängerliste Infos gesendet werden soll. SMTP-Einstellungen Zur Übermittlung von Nachrichten mit dem SMTP-Protokoll oder zur Mitteilung von Fehlern, Warnungen oder Informationen an Empfängerlisten werden die SMTP-Einstellungen verwendet. Server Authentifikation SSL Der SMTP-Server kann entweder über IP-Nummer (IP4) oder als auflösbarer DNS-Name wie z.b. smtp.meindomain.de angegeben werden. Der Wert für die Authentifikation kann entweder 0, 1 oder 2 sein. Wobei 0 ohne Authentifikation arbeitet. Bei 1 wird die Standard- Authentifikation benutzt und bei 2 die NTLM-Authentifikation. Ein üblicher Wert ist die 1, also die Standard-Authentifikation. Der Wert für SSL ist entweder 0 oder 1. Normalerweise wird keine Verschlüsselung verwendet, so dass der Wert hier 0 ist. In der letzten Zeit stellen aufgrund der Spionageaffären viele Provider auf

44 43 Verschlüsselung um, so dass in diesem Fall der Wert 1 benutzt werden muss. Der Wert hängt von Ihrem Mail-Provider ab. Port Benutzername Passwort Normalerweise wird zum Versenden von Mails im SMTP-Protokoll das Port 25 verwendet Bei Verschlüsselung (z.b. gesetztem SSL = 1) wird oft das Port 465 verwendet. Wird die Standard-Authentifizierung benutzt, so wird ein Benutzername benötigt. Dieser wird hier eingetragen. Bei NTLM- Authentifizierung oder ohne Authentifizierung ist der Wert freizulassen. Wird die Standard-Authentifizierung benutzt, so wird ein Passwort benötigt. Dieses wird hier eingetragen. Bei NTLM-Authentifizierung oder ohne Authentifizierung ist der Wert freizulassen. Partner Einstellungen Für jeden Partner mit dem Nachrichten ausgetauscht werden, gibt es einen eigenen Einstellbereich der auch Profil genannt wird. Da das EDI-Format sehr komplex ist, ist es verständlich das jeder Partner an seiner EDV so wenig wie möglich ändern möchte. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Seite des Zulieferers das sind in der Regel die EULANDA-Kunden eine sehr flexible EDI-Schnittstelle hat. Über die Profilsteuerung kann man in sehr weiten Teilen Einfluss auf die Art der Nachrichten nehmen.

45 44 Partner-Einstellungen Grunddaten Protokoll auswählen Die EDI-Schnittstelle unterstützt verschiedene Protokolle. Wählen Sie hier das passende Protokoll aus. Für einige Protokolle kann ein Zusatzprogramm notwendig sein. Meist bieten die Partner mehrere Protokolle an. Versuchen Sie auch im Sinne der Kostenminimierung nach Möglichkeit alle Partner auf ein bestimmtes Protokoll zu bringen. Zukunftsträchtig ist das AS2-Protokoll auch wenn es mit der Anschaffung mit Zusatzsoftware zunächst ein weiterer Kostenfaktor ist. Es ist jedoch modern und wird sich unserer Ansicht nach durchsetzen. Die EDI-Schnittstelle bietet aktuell X400, AS2, SFTP und FILE an. Die Schnittstelle ist jedoch so aufgebaut, dass weitere

46 45 Protokolle durch kundenspezifische Erweiterungen zugefügt werden können. Profil im Wandler aktivieren Partner-Nr Diese Option sollte standardmäßig aktiviert werden. Sie bewirkt dass der Wandler komplexere Profilumsetzungen eigenständig durchführt. Mit der EDI-Schnittstelle hat man zwar auch sehr großen Einfluss auf einzelnen Eigenschaften aber nicht auf Ebene der EDIFACT-Segmente. Die Partner-Nummer wird entweder durch den EDI-Partner vorgegeben, oder im anderen Fall legt man eine eigene Nummer fest. Wichtig ist, dass die hier eingetragene Nummer eindeutig ist, also nicht zwei verschiedene Partner dieselbe Nummer verwenden. Im Adressmodul von EULANDA wird dann jede Adresse des Partners (Also Rechnungs-, Bestell- oder Lieferadressen) im Feld Lieferanten- Nr eingetragen. Die Inkassoadresse des Partners, also die Adresse, welche die Nachrichtenart INVOIC erhält, bekommt ein EDI-xxx vorangestellt, wobei xxx die Partner-Nr ist. Testbetrieb (Debug) Diese Einstellungen werden nur für den benötigt, der neue Partner einrichtet. Eingehende EDI- Nachrichten können sehr unterschiedlich aussehen; neben dem unterschiedlichen Aufbau können Sie aber auch unbekannte Variable benutzen. Normalerweise sind diese meisten festgelegt, möchte man jedoch feststellen welche letztlich komplett in einer ankommenden EDI-Nachricht vorhanden sind, kann man diese Option verwenden. Das Ergebnis ist dann nur für die eigene Sichtprüfung geeignet und kann nicht weiter verarbeitet werden. Diese Debug- Optionen sind ausschließlich für Programmierer vorgesehen. ORDERS mit allen Feldern INVOIC mit allen Feldern Ist diese Option gesetzt, wird der Wandler angewiesen alle Variablen der ankommenden Nachricht ORDERS (= Auftrag) in einer für den Menschen lesbaren Form auszugeben. Ist diese Option gesetzt, wird der Wandler angewiesen alle Variablen der ankommenden Nachricht INVOIC (= Gutschriftsverfügung) in einer für den Menschen lesbaren Form auszugeben. Versand unterdrücken Der Versand von EDI-Nachrichten kann unterdrückt werden. Diese Option ist vorzugsweise für den Testbetrieb vorgesehen, oder wenn Nachrichten nicht korrekt archiviert wurden und erneut erzeugt werden sollen, ohne dass diese erneut zum Partner übertragen werden. Rechnungen nicht versenden Lieferschein nicht versenden Die Nachrichtenart INVOIC wird zwar komplett erzeugt und verarbeitet aber nicht an den Partner versendet. Die Nachrichtenart DESADV wird zwar komplett erzeugt und verarbeitet aber nicht an den Partner versendet.

47 46 Auftragsbestätigung nicht versenden Die Nachrichtenart ORDRSP wird zwar komplett erzeugt und verarbeitet aber nicht an den Partner versendet. Feldprüfung ignorieren Vor dem Versand von EDI-Nachrichten durchlaufen die Datensätze eine Prüfung auf den Inhalt. Hierdurch wird vermieden, dass fehlende Angaben zu einer Fehlermeldung beim Partner führen und so zum Beispiel eine Rechnung nicht akzeptiert wird. Es gibt jedoch auch Felder, die der Partner ggf. gar nicht möchte oder die durch bilaterale Abmachungen nicht vollständig vorhanden sein müssen. Einige dieser Feldprüfungen können an dieser Stelle ausgenommen werden. Ignoriere Lieferdatum Ignoriere Bestellnummer Ignoriere Bestelldatum Das Lieferdatum wird bei ausgehenden Nachrichten nicht mehr geprüft. Standardmäßig wird die Bestellnummer des Partners bei Rechnungen ausgegeben. Verwendet dieser jedoch keine oder nicht immer, so kann die Prüfung hier abgeschaltet werden. Standardmäßig wird das Bestelldatum des Partners bei Rechnungen ausgegeben. Verwendet dieser jedoch keines oder nicht immer, so kann die Prüfung hier abgeschaltet werden. Nachrichtenarten allgemein EDI-Land ist ISO (DE, IT, AT) Bestell-Nr und LF-Nr im Pos-Bereich Auftrag (ORDERS) Auftrag Buchen Positionsnummer übernehmen Ist diese Option gesetzt, so wird bei eingehenden Nachrichten das Land einer Klartextadresse im ISO-Format erwartet. Die EDI- Schnittstelle setzt dieses dann in das von EULANDA benutzte Landesformat um. Normalerweise werden Bestellnummern oder Lieferscheinnummern im Kopfbereich einer ausgehenden Nachricht erwartet. Ist diese Einstellung gesetzt so werden spezielle Positionssegmente im EDIFACT-Format verwendet. Hier kann bestimmt werden, ob ein eingehender Auftrag automatisch gebucht wird. Diese Option ist auf jeden Fall notwendig, wenn eine automatische Auftragsbestätigung (ORDRSP) mit Lagerverfügbarkeit gesendet werden soll, da der Buchungsvorgang das Lager der Bestellung reserviert. Normalerweise wird bei eingehenden Bestellungen jede Position von eine beginnen im Auftrag angelegt. Einige Partner erwarten jedoch, dass bei Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen die vorgegebene Positionsnummer, die durchaus Sprünge haben kann, beantwortet und somit weiterverarbeitet wird. Hierdurch kann

48 47 natürlich keine Sammelrechnung verarbeitet werden, sondern jeder Beleg muss einzeln weiterverarbeitet werden. Fremde ArtNummer übernehmen Normalerweise werden beim Austausch der EDI-Nachrichten GTIN- Nummern des Lieferanten verwendet. Dies ist aber nicht zwingend notwendig. So ist es möglich dass der Besteller seine eignen Nummern verwenden möchte und fordert, dass diese auch auf ausgehenden Nachrichten wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen oder Rechnungen benutzt werden. Ist diese Option gewählt, so werden die Artikelnummern des Bestellers in der Auftragsposition als Benutzerfeld angelegt, so dass diese zu einem späteren Zeitpunkt z.b. bei einer Auftragsbestätigung (= ORDRSP) wieder verwendet werden können. RFFADE-Matches Diese Option ist speziell zur Unterscheidung identischer Bestell-GLNs vorgesehen, wenn eine GLN sowohl Lagerware bestellt, also auch ein Konsignationslager bedient. Der Partner kann dann im RFFADE- Segment der EDI-Bestellung einen Code hinterlegen, der dann intern auf unterschiedliche Adressen in EULANDA umgesetzt wird. Beispielsweise verwendet AMAZON hier die Option Backorder oder Advantage. Jeder Option kann ein Match hinterlegt werden, der dann in Verbindung mit der GLN die korrekte EULANDA-Adresse referenziert. Eine Liste aus zwei Optionen könnte wie folgt aussehen: backorder=match1;advantage=match2. Beim Verarbeiten einer eingehenden Bestellung wird normalerweise anhand der GLN eine eindeutige Adresse in EULABNDA erwartet, durch zusätzliche Auswertung dieses Segments können mehrdeutige Adressen ausgewertet werden. Bestelldatum (003) aus Segment Dieses Eingabefeld enthält eine Auswahl von zurzeit DTM137 und DTM4. Dies sind EDI-Segmentangaben wo der Partner sein Bestelldatum übergibt. Wird das Feld leer gelassen, so wird der übliche Wert verwendet. Oftmals muss dies im Laufe der Testphase auch erst bilateral vereinbart werden. Die vom Partner unterstützten Werte kann man in der Regel seinem EDI-Guide entnehmen. Im Rahmen von Anpassungen können hier auch Erweiterungen vorgenommen werden. Lieferdatum (004) aus Segment Dieses Eingabefeld enthält eine Auswahl von zurzeit DTM63 und DTM2. Dies sind EDI-Segmentangaben wo der Partner sein Lieferdatum übergibt. Wird das Feld leer gelassen, so wird der übliche Wert verwendet.

49 48 Oftmals muss dies im Laufe der Testphase auch erst bilateral vereinbart werden. Die vom Partner unterstützten Werte kann man in der Regel seinem EDI-Guide entnehmen. Im Rahmen von Anpassungen können hier auch Erweiterungen vorgenommen werden. GTIN (068) aus Segment Dieses Eingabefeld enthält eine Auswahl von zurzeit P_LIN, P_PIA1EN und P_PIA5EN. Dies sind EDI-Segmentangaben wo der Partner die GTIN Nummer übergibt. Die GTIN wird in EULANDA in jedem Fall benötigt, da hierüber der Stammdatenartikel referenziert wird. In EULANDA entspricht die GTIN-Nummer dem Feld BARCODE. Das LIN-Segment ist eine EDI-Pflichtangabe, aber dieses muss nicht zwangsläufig eine GTIN-Nummer sein. Aus diesem Grunde kann der Partner die GTIN in anderen Segmenten übergeben. Oftmals muss dies im Laufe der Testphase auch erst bilateral vereinbart werden. Die vom Partner unterstützten Werte kann man in der Regel seinem EDI-Guide entnehmen. Im Rahmen von Anpassungen können hier Erweiterungen vorgenommen werden. ArtNummer (069) aus Segment ArtNummer (070) aus Segment Kunde ArtNummer (071) aus Segment Dieses Eingabefeld enthält eine Auswahl von zurzeit P_PIA1SA und P_PIA5SA. Es ist eine Segmentangabe der Lieferanten- Artikelnummer. Dieses Eingabefeld enthält eine Auswahl von zurzeit P_PIA1SA und P_PIA5SA. Es ist eine Segmentangabe der Lieferanten- Artikelnummer. Dieses Eingabefeld enthält eine Auswahl von zurzeit P_LIN, P_PIA1BP und P_PIA5BP. Es ist eine Segmentangabe der Kunden- Artikelnummer. Auftragsbestätigung (ORDRSP) Bestelldatum ausgeben Belieferungsart Minimales Lieferdatum ausgeben Das Bestelldatum, welches zuvor aus einer Bestellung ausgewertet wurde wird bei einer Auftragsbestätigung wieder ausgegeben. Die Belieferungsart, welche zuvor aus einer Bestellung ausgewertet wurde wird bei einer Auftragsbestätigung wieder ausgegeben. Die früheste Lieferdatum, welche zuvor aus einer Bestellung ausgewertet wurde wird bei einer Auftragsbestätigung wieder ausgegeben, sofern dies anhand des Lagerbestands möglich ist.

50 49 ALI-Segment ausgeben Ungültige Artikel die bestellt wurden, werden bei der Auftragsbestätigung zurückgewiesen indem ein EDIFACT ALI Segment ausgesteuert wird. Lieferschein (DESADV) Versanddatum ausgeben Das Lieferscheindatum wird als Versanddatum ausgegeben. Rechnung (INVOIC) Gutschriften ausgeben Tausche Lieferscheinmit Rechnungsadresse Auftragsnummer und Auftragsdatum (021, 022) VerpackEH aus Basismenge Vollständige Anschrift senden Wird nur im veralteten Verfahren unterstützt, das auf der Stored- Procedure zur Erzeugung einer Rechnung basiert. Vertauscht die Lieferanschrift mit der Rechnungsanschrift. Diese Option sollte nicht mehr verwendet werden, da diese in zukünftigen Versionen der EDI-Schnittstelle nicht mehr unterstützt wird. Diese Option wird von Anwendern verwendet, die spezielle Statistiken über Lieferanschriften benötigen und diese entsprechend vertauscht in der Warenwirtschaft eingegeben haben. Heute lassen sich beliebige Statistiken frei erstellen, so dass dieses Vorgehen eher schadet. Die Auftragsnummer und das Auftragsdatum werden im Kopfbereich der Rechnung ausgegeben. Die Verpackungseinheit für die Rechnung (= INVOIC) wird bei dieser Option aus der Basismenge des Artikelstamms verwendet anstatt wie sonst üblich aus dem gleichnamigen Feld im Artikelstamm. Die Option hat nur Auswirkung, wenn auch die Option Karton-GTIN verwendet wird. Verwendet bei der Ausgabe der Rechnung (= INVOIC) neben der GLN immer auch die kompletten Anschriften im Klartext. Rechnung (INVOIC) MwSt MwSt auf Belegebene Mwst auf Positionsebene Der MwSt-Satz wird im Kopfbereich der Rechnung (= INVOIC) ausgegeben, aber nur bei Rechnungen, die aus einem einzigen MwSt-Satz bestehen. Der MwSt-Satz wird mit der jeweiligen Position ausgegeben, aber nur, wenn in der Rechnung mehr als ein MwSt-Satz vorkommt. Rechnung (INVOIC) GTIN

51 50 Karton-GTIN Diese Option erzeugt ein zusätzliches Segment sofern Stücklisten nicht aufgelöst werden und auch eine GTIN für den Karton hinterlegt ist. GTIN aus Karton-GTIN verwenden Wird diese Option gesetzt, so wird die ausgesteuerte GTIN aus der Karton-GTIN verwendet, ansonsten wird die normale GTIN (= Feld Barcode im Artikelstamm) verwendet. Rechnung (INVOIC) Konditionen Endgeldvereinbarung Rabatt-Splitting über Konditionen Eine dem Profil hinterlegte Endgeldvereinbarung wird übergeben. In EULANDA lässt sich im Kopf der Rechnung nur ein Gesamtrabatt verwenden. Um die verschiedenen Optionen, die im EDIFACT möglich sind abbilden zu können, wird dieser Rabatt gesplittet und das Splitting wird über die Skontoziele der Zahlungsbedingung erreicht. Diese geben das Verhältnis des Teilers an. Soll also ein EDI-Rabatt von 5% gegeben werden und ein Skonto von 2% so muss der EULANDA-Kopfrabatt mit 6,9% angegeben werden. Das der Skonto1-Prozentsatz wäre dann 5% und der Skonto2- Prozentsatz 2%. Skonto-Splitting über Konditionen Bruch-Splitting über Konditionen In EULANDA lässt sich im Kopf der Rechnung nur ein Gesamtrabatt verwenden. Um die verschiedenen Optionen, die im EDIFACT möglich sind abbilden zu können, wird dieser Rabatt gesplittet und das Splitting wird über die Skontoziele der Zahlungsbedingung erreicht. Diese geben das Verhältnis des Teilers an. In EULANDA lässt sich im Kopf der Rechnung nur ein Gesamtrabatt verwenden. Um die verschiedenen Optionen, die im EDIFACT möglich sind abbilden zu können, wird dieser Rabatt gesplittet und das Splitting wird über die Skontoziele der Zahlungsbedingung erreicht. Diese geben das Verhältnis des Teilers an. Rechnung (INVOIC) GLN Ersetze fehlende LF-GLN durch RE-GLN Rechnungs-GLN ausgeben Sollte eine Lieferanschrift-GLN fehlen, so wird diese automatisch aus der Rechnungsanschrift verwendet. Über diese Einstellung wird die GLN des Rechnungsempfängers ausgegeben. Hierbei kann Einfluss darauf genommen werden ob die Standard-GLN des Profils oder die des Bestellers verwendet wird. Dies hängt von der Option Diese Profil-GLN als Rechnungs-GLN ausgeben ab.

52 51 Diese Profil-GLN als Rechnungs-GLN ausgeben Über diese Option wird gesteuert, ob die GLN aus dem Partner-Profil verwendet wird oder ob die des Bestellers (= EULANDA- Rechnungsadresse) benutzt wird. Rechnung (INVOIC) Rechnungsliste Fax für Rechnungsliste Verwende die FAX-Nummer des Rechnungsempfängers auf der Rechnungsliste. Diese Option ist veraltet und kommt noch aus den alten gesetzlichen Bestimmungen wo alle EDIFACT-Rechnungen auch mindestens gesammelt als FAX übertragen werden. Die Option wird deswegen nicht mehr von der EDI-Schnittstelle 2.0 unterstützt. UstID auf Rechnungsliste Verwende die UstID-Nummer des Rechnungsempfängers auf der Rechnungsliste. Diese Option ist veraltet und kommt noch aus den alten gesetzlichen Bestimmungen wo alle EDIFACT-Rechnungen auch mindestens gesammelt als FAX übertragen werden. Die Option wird deswegen nicht mehr von der EDI-Schnittstelle 2.0 unterstützt. Protokoll: X400 X400-Adresse Hier ist die X400-Adresse des Partners einzutragen, sofern dieser das Protokoll X400 als Kommunikationsprotokoll verwendet. Eine X400- Adresse kann wie folgt aussehen: S=EULANDA;O=EDI;A=viaT;C=DE; Protokoll: AS2 AS2 Ausgangsordner Der AS2-Server wird über Dateiordner angesteuert. Die Dateien darin werden vom AS2-Server überwacht und deren Inhalt dann versendet. Der hier anzugebende Ordner ist nur für den Versand von Nachrichten relevant. Es kann ein Ordner mit Laufwerksbezeichnung oder ein UNC-Pfad sein. Protokoll: SFTP Host Host-Name als IP-Adresse oder als DNS-auflösbarer Name. Ein Host- Name kann wie folgt aussehen: Benutzer Passwort Anmeldename am SFTP-Server des Partners. Passwort am SFTP-Server des Partners

53 52 Eingangsordner Ordner auf dem SFTP-Server aus dem EDIFACT-Nachrichten gelesen werden. Nach dem Lesen der Nachricht und dem korrekten Download wird die Nachricht automatisch auf dem SFTP-Server gelöscht. Ausgangsordner Dateimaske Ordner auf dem SFTP-Server in den EDIFACT-Nachrichten abgelegt werden dürfen. Die Dateimaske nach der Dateien auf dem Eingangsordner gesucht werden. Zum Beispiel Dateien mit der Endung edi würde man wie folgt angeben: *.edi Protokoll: FILE Eingangsordner Ausgangsordner Dateimaske Ordner auf dem EDI-Server aus dem EDIFACT-Nachrichten gelesen werden. Nach dem Lesen der Nachricht und dem korrekten Übernehmen wird die Nachricht automatisch aus dem Ordner gelöscht. Ordner auf dem EDI-Server in den EDIFACT-Nachrichten abgelegt werden dürfen. Die Dateimaske nach der Dateien auf dem Eingangsordner gesucht werden. Zum Beispiel Dateien mit der Endung edi würde man wie folgt angeben: *.edi Mendelson Einstellungen Dieser Menüpunkt ruft ein Textfenster mit Einstellungen auf, die im AS2-Server einmalig nach dessen Installation eingetragen werden müssen. Die Werte hängen von verschiedenen Einstellungen ab, die in EULANDA gemacht wurden und sollen helfen, die Installation des AS2-Servers einfacher und schneller umzusetzen. Der AS2-Server von Mendelson unterstützt drei Ereignisse, die es erlauben einen Auftrag in die EULANDA-Warteschlange einzureihen und Fehler auszuwerten. EULANDA liefert hierzu das Hilfsprogramm EulandaAS2.EXE welches über Parameter angesteuert wird. Die Parameter können über diesen Menüpunkt erzeugt werden. Man kann jeden Abschnitt kopieren und in der Mendelson-Clientsoftware pro Partner einfügen.

54 53 Mendelson Ereignis-Konfiguration erzeugen In der Mendelson-Clientsoftware findet man den Bereich um die Ereignisse einzufügen unter dem Menüpunkt Partner. Mendelson Ereignis-Konfiguration im Partner-Modul eintragen Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Mendelson einrichten bzw. in der Hilfe zum Mendelson AS2-Server.

55 54 Funktionen In diesem Bereich finden sich Funktionen, speziell zur Wartung und Administration. Diese Funktionen lassen sich von allen EULANDA-Arbeitsstationen aus aufrufen lassen, man bezeichnet sie deshalb auch als Remote-Funktionen. Um eine dieser Funktionen aufzurufen, muss also nicht die Verwaltung am EDI-Server aufgerufen werden, sondern man kann diese von einer beliebigen EULANDA im Netzwerk aufrufen. Mendelson-Service reparieren Wird das AS2 Protokoll benötigt so muss der Mendelson AS2-Server installiert worden sein. Unter gewissen Umständen startet der Dienst leider nicht. Dies liegt daran, dass der AS2-Server einen versehentlichen Mehrfachstart verhindert, indem er nach dem Erststart eine Lock-Datei ablegt. Beim Beenden wird diese gelöscht. Versucht man nun den Dienst zu starten während der Dienst bereits läuft erhält man einen Fehler. Leider bleibt die Lockdatei auch bei eventuellen PC-Störungen oder Herunterfahren des Systems manchmal bestehen, so dass der Dienst nicht mehr gestartet werden kann, da die alte Lockdatei noch vorhanden ist. Dieser Menüpunkt prüft, wo sich die Lock-Datei befindet und löscht vor dem Starten des Dienstes diese Lockdatei. EDI-Service prüfen Dieser Menüpunkt prüft ob die Hintergrundverarbeitung des EDI-Servers arbeitet. Tut Sie dies nicht, erhält man eine entsprechende Fehlermeldung. Ohne diese Hintergrundverarbeitung kann weder eine eingehende EDI-Nachricht verarbeitet werden, noch können ausgehende EDI-Nachrichten versendet werden. Ebenso arbeitet keine der Funktionen in dem hier beschriebenen Abschnitt Funktionen. Warteschlange anzeigen Speziell Nachrichten die über das AS2-Protokoll empfangen werden, trägt der Mendelson-Server in die EULANDA-Warteschlange ein. Technisch befindet sich in der EULANDA-Tabelle esoledias2queue zu jeder empfangenen AS2-Nachricht hier ein Eintrag. Die Warteschlange kann hiermit nicht nur angezeigt werden, sondern der Status eines Eintrags kann auch geändert werden.

56 55 EDI-Warteschlange Jede neue Nachricht wird vom Mendelson-AS2-Server dort mit dem Statuswert NEW eingetragen. Diese werden dann in Intervallen abgearbeitet. Jede Nachricht die in Abarbeitung ist, bekommt den Status PRG (=Progress). Wird die Nachricht letztlich vollständig und korrekt abgearbeitet erhält diese den Status OK im Fehlerfalle den Status ERR. Es kann vorkommen, dass hier ein Eintrag auf PRG stehen bleibt z.b. bei unerwartetem Herunterfahren des PCs. In diesem Fall kann der Administrator eine Neuverarbeitung erzwingen, indem er den Wert auf NEW zurücksetzt. Anzeige ändern Die Anzeige in der Warteschlange kann über das Symbol links in der Überschrift geändert werden. Spalten konfigurieren Fehler lassen sich hierüber ein und ausblenden. Über Drag & Drop lassen sich Überschriften in der Reihenfolge verändern und Über Anklicken der Überschrift kann die Liste umsortiert werden.

57 56 Werte ändern Durch längeres Anklicken in ein Feld, kann das Feld in den Editiermodus gebracht werden. Alternativ kann der Editiermodus auch mit dem kleinen Dreieck nach oben, aktiviert werden. Datenzeile editieren (ändern) Datensatz speichern Ein Datensatz lässt sich durch das Aktivieren einer anderen Zeile oder durch das Häkchensymbol am unteren Rand speichern. Datenzeile speichern Der Status PRG wird angezeigt, sobald ein Auftrag in Bearbeitung ist. Die Bearbeitung kann Sekunden bis hin zu Stunden dauern. Da es EDI-Partner gibt, die hunderte von Aufträgen in einer Datei übermitteln, kann es vorkommen dass solche Auftragskontingente auch sehr lange (mehr als 60 Minuten) für den Import benötigen. Es ist also nicht immer gleich ein Fehler, wenn der Auftrag längere Zeit im Status PRG vorliegt. Wir empfehlen aus diesem Grund Werte in der Warteschlange nur nach Rückfrage mit Ihrem EDI-Partner zu ändern, wenn klar ist, dass es sich um kleine Aufträge handelt. Auch ein Blick in die Windows-Taskliste kann hilfreich sein, um festzustellen ob der EDI- Wandler in Arbeit ist. In dem Fall werden Programme wie EDI4ALL.exe oder E DI2TEXT.exe mehrfach pro Minute angezeigt. Nachrichten abarbeiten ein/aus Über diesen Befehl kann die Nachrichtenverarbeitung angehalten oder fortgesetzt werden. Nachrichten, die bereits in Bearbeitung sind, werden zuerst vollständig abgearbeitet.

58 57 Die Funktion kann z.b. aufgerufen werden, wenn etwas getestet werden soll und man verhindern möchte, dass Nachrichten in dieser Zeit nicht versendet bzw. vom EDI-Server abgearbeitet werden. Auch bei angehaltener Nachrichtenbearbeitung können dennoch vom AS2-Server eingehende EDIFACT-Nachrichten akzeptiert werden, diese werden aber nur mit dem Status NEW in die Warteschlange eingetragen, aber eben nicht weiter verarbeitet. Die Warteschlange wird wieder abgearbeitet, sobald die Nachrichtenverarbeitung wieder aktiviert wird. Im Status-Block oben rechts wird angezeigt, ob die Nachrichten-Verarbeitung aktiv ist. Beachten Sie, dass der Status-Änderungen nicht sofort sondern erst nach einigen Minuten signalisiert werden. Funktionen im Direktmodus Diese Funktionsgruppe kann nur vom EDI-Server aus gestartet werden. Mendelson AS2 Diese Funktion startet den Mendelson AS2-Client. Mit diesem lässt sich der AS2-Server konfigurieren, AS2-Verbindungspartner hinzufügen. Zertifikate einlesen und exportieren sowie das Übertragungsprotokoll zu den AS2-Nachrichten einsehen. Mendslson AS2-Client Neben dem Journal können mit dem Mendelson-Client neue Partner hinzugefügt und Zertifikate verwaltet werden. Partner Lokale Stationen sind eigene Stationen bzw. Mandanten und werden durch den großen Pfeil im Icon symbolisiert. Als Mandant kann ein beliebiger Name gewählt werden. Das Feld AS2 id ist

59 58 Bestandteil der AS2 Adresse und ist letztlich auch frei definierbar. Üblicherweise verwendet man hier denselben Text wie unter Name mit dem Zusatz AS2. Die -Adresse sollte den verantwortlichen für EDIFACT im eigenen Unternehmen angeben. Hier ist es sinnvoll eine E- Mailgruppe zu definieren z.b. so dass die Verantwortlichen im Mailverteiler Ihres systems definier werden können. Partner-Konfiguration Auf der Karteikarte Sicherheit lässt sich der private Schlüssel auswählen, der dem Mandanten zugeordnet ist. Beim Einrichten fängt man entsprechend mit den eigenen Zertifikaten an, um diese dann bei den Partnermodulen auswählen zu können. Auf der Karteikarte MDN wird die IP-Adresse des eigenen AS2-Servers eingetragen, so wie er von außen erreicht werden kann. Es ist sinnvoll, hier einen DNS-Namen mit Port und Pfadangaben z.b. AS2.MeinDomain.de:Port/Pfad zu verwenden, da IP-Nummern sich i.d.r. bei einem Providerwechsel ändern und damit alle Partnerverbindungen wiederum mit allen Geschäftspartnern neu abgestimmt und eingerichtet werden müssen. Der angegebene Port muss im Router auf die interne IP-Nummer des AS2-Servers weitergeleitet werden. Fragen Sie hierzu Ihren Netzwerk-Administrator bzw. sehen Sie in der Beschreibung Ihres Routers unter Portweiterleitung nach.

60 59 Zertifikate Neben eigen ausgestellten Zertifikaten gibt es auch externe vertrauenswürdige Zertifikatsstellen wie Verisign. In der Regel sind EDI-Partner eher an eigenen ausgestellten Zertifikaten interessiert, da hier eine längere Gültigkeit verwendet werden kann. Zertifikate von vertrauenswürdigen Stellen sind zum einen teuer (ca EUR pro Jahr) und haben meist nur eine zweijährige Gültigkeit. Zertifikat anlegen Unter dem Menüpunkt Erweitert können Sie ein selbst-signiertes Zertifikat erstellen. Die eigenen Zertifikate können dann über den Menüpunkt Export dem EDI-Partner zur Verfüguing gestellt werden.

61 60 Zertifikat exportieren Weitergehende Beschreibungen entnehmen Sie bitte dem Mendelson-Produkt selbst, das mit einer umfangreichen Hilfe ausgestattet ist. Fileworks X400 Die Clientsoftware zum Fileworks-Nachrichten-Moduls lässt sich hierüber starten. Das Programm ist eine Art -Client jedoch für das X400-Protokoll. Man kann mit dem Programm einzelne Nachrichten versenden, Adressbücher verwalten und auch das Programm konfigurieren. In der Regel braucht man das Programm nicht hierüber aufzurufen, da der EDI-Server dies automatisch bei Bedarf macht. Wandler EDIFACT Der Wandler ist der EDI-Konverter. Er wandelt EDIFACT Nachrichten in ein einfacheres ASCII-Format und umgekehrt. Der Wandler muss in der Regel nicht manuell aufgerufen werden. Der EDI-Server steuert den Wandler automatisch an. Zu Wartungszwecken oder um neue EDI-Partner anzulegen, wird der Aufruf des Wandlers jedoch benötigt.

62 61 Mandanten im Wandler eintragen Gruppenrichtlinie Die Gruppenrichtlinien-Verwaltung gehört zum Windows-Betriebssystem. Hierüber lassen sich Regeln hinzufügen, die beim Hochfahren, Herunterfachen oder an- und Abmelden des EDI-Servers ausgeführt werden. Wir empfehlen jeweils ein bei einer Anmeldung bzw. einer Abmeldung sowie beim Herunter- und Herauffahren an den Administrator bzw. den EDI-Verantwortlichen zu versenden.

63 62 Windows Gruppenrichtlinie Das Einbinden eines Scripts würde dann zum Beispiel wie im folgenden Dialog, erfolgen.

64 63 Skirpts für Gruppenrichtlinie Über die Gruppenrichtlinie lassen sich Scripts einbinden, die diese Operation ausführt. EULANDA liefert hierzu ein kleines Script, welches sich in alle der vier Events einbinden lässt. Es hat den Namen PCEvents.vbs und wertet einem Parameter, der die Werte LOGON, LOGOFF, START oder SHUTDOWN haben kann. Im Script ist ein Anpassungsbereich am Ende, der es erlaubt die SMTP- Parameter einzutragen. Aufgabenplanung Über die Windows-Aufgabenplanung lassen sich zeitgesteuerte Aufgaben ausführen. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, den EDI-Server nach einem Windowsupdate neu zu starten. Über die Aufgabenverwaltung lassen sich Scripts hinterlegen, die solche Aufgaben ausführen. Ein Script, welches den Rechnerstart durchführen kann, wird von EULANDA mitgeliefert. Es hat den Namen PCRestart.vbs. Ereignisanzeige Die Windows-Ereignisanzeige sollte speziell bei PCs die automatisierte Aufgaben durchführen stets im Auge behalten werden. Der Aufruf der Ereignisverwaltung stellt eine Auswahl an Ereignissen zusammen und startet die Ereignisverwaltung von Windows. Es wird dringend empfohlen alle die Fehlermeldungen der Ereignisverwaltung ernst zu nehmen und die Ursachen dafür abzustellen.

65 64 Hinweis Hier finden Sie Hinweise zur aktuellen Situation, sowie die Schaltfläche Aktualisieren. Verwaltungsseite ist eine WEB-Seite, welche normalerweise in einem mehrminütigen Intervall aktualisiert wird. Über die Schaltfläche Aktualisieren kann dies sofort erfolgen. Da viele Informationen in anderen Intervallen verfügbar sind, stellt die Verwaltungsseite nie den wirklichen Istzustand in Echtzeit dar. Man kann etwa davon ausgehen, dass die Informationen, die dargestellt bis zu 10 Minuten benötigen um dargestellt zu werden. Hinweisbereich der EDI-Verwaltung Letzter Status Hier wird eine kleine Übersichtstabelle dargestellt, die die laufenden Prozesse abfragt und meldet wann der Prozess mit welchem Ergebnis abgefragt wurde. Letzter Status der EDI-Verwaltung EDI-Service Der EDI-Service ist der wichtigste Service und kann über die normale Benutzeroberfläche nicht abgeschaltet werden. Der Service kümmert sich um Remotebefehle sowie um Statusabfragen und die Verarbeitung des Nachrichtenprozesses. Der EDI-Service ist ein nativer Task innerhalb von EULANDA und kann nicht über die normale Bedienoberfläche angehalten werden. Dennoch lässt sich der Task nur einen API-Befehl anhalten bzw. fortsetzen. Zusätzlich kann der Autostart des internen Dienstes ab EULANDA 5.0 in der Registry unter SERVICES\SERVICES\{66904AE0-E876-4AF D740EBA91C} aktiviert werden.

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