Jahresbericht 2007 der Aufsichtskommission

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1 AUFSICHTSKOMMISSION Jahresbericht 2007 der Aufsichtskommission Tätigkeit der Aufsichtskommission im Jahre 2007 Im Rahmen der ihr aufgetragenen Aufgaben (Stadtordnung Anhang II, Artikel 67) untersuchte die Aufsichtskommission im Jahre 2007 die Abteilung Zentrale Dienste und fungierte als Aufsichtsstelle für Datenschutz der Stadt Nidau. 1. Personelle Zusammensetzung Die am 26. Januar 2006 vom Stadtrat gewählte Aufsichtskommission setzte sich im Jahre 2007 wie folgt zusammen: Jenzer Peter (SVP), Präsident ab , Hitz Florian (Grüne), Vizepräsident, Dutoit Jean-Pierre (PRR) ab , Eyer Marc (SP), Fahrländer Fritz-Marc (FDP) ab , Schlup Peter (FDP) ab , Senn Pierre-Hervé (PRR) Rücktritt per , Talamona Romeo (SP) gestorben am Als Sekretärin ist die am 1. April 2003 vom Gemeinderat gewählte Frau Doris Käser, Ipsach der Kommission beigestellt. 2. Sitzungen/Überprüfungen Die Aufsichtskommission trat im Jahre 2007 zu insgesamt fünf Sitzungen und zwei Besuchen zusammen, wobei folgende Themen zur Behandlung kamen: 19. April 2007 Planung Aufsicht und Überprüfung des Datenschutzes: Verwaltungsabteilungen festlegen, Umfrage bei Mitarbeitenden, Legislaturziele des Gemeinderates, Datenschutz im Bereich Sozialhilfe / Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten des Kantons Bern zum Umgang mit Klientendaten auf Papier (Pendenz gemäss Besuch vom 11. Oktober 2006) 7. Juni 2007 Fragebogen Kontrolle der Abteilung Zentrale Dienste, Fragebogen Überprüfung des Datenschutzes in den Abtei-lungen Zentrale Dienste und Finanzen, Zeitplan und Organi-sation der Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter-Befragung, Stellungnahme des Gemeinderates zum Umgang mit Klientendaten und zur Aufbewahrung von Daten im Bereich Sozialhilfe (Pendenzen gemäss Besuch vom 11. Oktober 2006), Angaben zu den gemeindeeigenen, vermieteten Liegenschaften

2 2 30. August 2007 Vorbereitung Kontrolle der Abteilung Zentrale Dienste, Auswertung der Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter-Befragung, Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten zur Haltung des Gemeinderates zum Datenschutz im Sozialen Bereich 05. September 2007 Kontrolle der Abteilung Zentrale Dienste 27. September 2007 Kontrolle der Zentralen Dienste: Protokoll des Besuchs und Bericht über das Prüfungsergebnis, Vorbereitung Überprüfung des Datenschutzes, Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter-Befragung: Kommunikation des Ergebnisses, Jahresbericht 2007 der Aufsichtskommission / Antragstellung, Überzeit der Mitarbeitenden 17. Oktober 2007 Überprüfung des Datenschutzes in den Abteilungen Zentrale Dienste und Finanzen, Stadtverwalter über das Ergebnis der Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterbefragung informieren 25. Oktober 2007 Bericht über die Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter-Befragung, Bericht über die Datenschutzkontrolle, Jahresbericht 2007 der Aufsichtskommission 3. Ergebnisse der Überprüfungen 3.1 Kontrolle Verwaltungsabteilung Zentrale Dienste Die Aufsichtskommission hat am 5. September 2007 die Abteilung Zentrale Dienste besucht. Sie hat anhand eines Fragebogens mit Herrn S. Ochsenbein wichtige Punkte aus dem Tätigkeitsfeld (Aufgaben, Organisation, Führung und Zusammenarbeit) diskutiert. Zudem hat sie spezifische Fragen zu den Bereichen Gesamtstädtische Aufgaben, Stadtkanzlei, Sicherheit und Bildung besprochen. Zum Bereich Stadtkanzlei stand zusätzlich Herr A. Beck und zum Bereich Sicherheit Herr R. Zeller Red und Antwort. Innerhalb dieses zweistündigen Gespräches konnte sich die Aufsichtskommission einen guten Überblick über die vielseitigen Aufgaben und die Arbeitsweise dieser grossen Abteilung verschaffen. Die Fragen zur Organisation der Abteilung und zu den Aufgaben der Bereiche Stadtkanzlei und Bildung konnten dabei vertieft behandelt werden. Im Anschluss an unseren Besuch können wir Folgendes feststellen: - Der Arbeitsablauf in dieser grossen Abteilung mit ihren vielseitigen Aufgaben ist dank Funktionsdiagrammen und klaren Kompetenzen gut geregelt. - Regelmässige Teamsitzungen und Abteilungskonferenzen, an denen bei Bedarf weitere Mitarbeitende teilnehmen, ermöglichen eine effiziente Informationsvermittlung.

3 3 - Obwohl die Wichtigkeit des Kontakts zu Mitarbeitenden betont wird und jährlich zwei Gespräche mit Mitarbeitenden vorgesehen sind, konnte dieses Jahr noch kein Mitarbeitergespräch durchgeführt werden Stellenprozente sind vakant. - Der Abteilung wurden neu die Verantwortung für die Jugendarbeit, den Mittagstisch und die Kindertagesstätten übertragen. Entsprechende Anpassungen (z. B. beim Organisationsdiagramm) wurden resp. werden vorgenommen. - Die wesentlichen übergeordneten Gesetze und Reglemente sind bekannt und werden aktualisiert. Die Stadtordnung und Verwaltungsverordnung werden nachgeführt. - Alle Gemeindereglemente werden elektronisch erfasst. - Die Zusammenarbeit mit dem Gemeinderat und dem Stadtrat wird als hervorragend eingestuft. - Projekte wie Neubau Werkhof und Anpassung des Baureglements sind in Bearbeitung. 3.2 Kontrolle Datenschutz Die Aufsichtskommission hat am 17. Oktober 2007 ihre Aufgabe als Aufsichtsstelle für Datenschutz im Sinn der kantonalen Datenschutzgesetzgebung wahrgenommen. Die diesjährige Kontrolle umfasste die Abteilungen Zentrale Dienste und Finanzen. Die Aufsichtskommission stellt grundsätzlich fest, dass die Personendaten der Einwohnerinnen und Einwohner von Nidau unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Im Einzelnen können wir nach unseren Besuchen Folgendes feststellen: Zentrale Dienste - Die am 20. März 2007 aktualisierten Register über Datensammlungen der ganzen Stadtverwaltung wurden uns abgegeben. - Herr S. Ochsenbein ist als EDV-Verantwortlicher der Stadtverwaltung für die Regelung der Zugriffsrechte auf die Datensammlungen zuständig. Die Umsetzung erfolgt durch die Bedag. - Die Bedag stellt die Datensicherheit durch ein doppelt geführtes Back-up-System sicher. - Für das Archiv Burgerallee (3 Zivilschutzräume) ist Herr A. Beck verantwortlich. Nach seinen Angaben werden die Daten/Akten vorschriftsgemäss aufbewahrt bzw. vernichtet. Es liegt diesbezüglich ein neues Reglement vom Kanton vor. In einem der Räume werden die historischen Akten archiviert. Das Archiv ist abgeschlossen, der Brandschutz ist gewährleistet. Der Zugang zum Archiv ist abteilungsweise geregelt.

4 4 - Die Mitarbeitenden werden mündlich und schriftlich (bei Anstellung) auf den Datenschutz sowie auf die Weisung zur Nutzung der Informatik hingewiesen. - Es werden grundsätzlich keine Listenauskünfte mehr erteilt. Zwei Ausnahmen werden gemacht, und zwar bei der Musikschule Biel und den Jungschützen. - Ein Gesuch um Einzelauskunft muss schriftlich eingereicht werden. Die Beantwortung erfolgt ebenfalls in schriftlicher Form. - Die Sperrung von Personendaten wird EDV-mässig sichergestellt. - Die Abteilung verwaltet die Personendaten aller Mitarbeitenden der Stadtverwaltung. - Die Protokolle des Gemeinderates sowie die Testamente werden in der Abteilung in einem abgeschlossenen, feuersicheren Schrank aufbewahrt. Finanzen - Das Steuerregister ist öffentlich. Auskünfte über die steuerbaren Einkommen und Vermögen sowie die amtlichen Bewertungen der Grundstücke können erteilt werden. Auf diese Daten haben alle Mitarbeitenden der Abteilung Finanzen Zugriff. - Auf die Lohndaten sind Herr D. Rhiner sowie Frau S. Berner zugriffsberechtigt. - Archiv Burgerallee: Die Buchhaltungsunterlagen werden 10 Jahre aufbewahrt. Jährlich werden die Akten des verjährten Jahres vernichtet. Das Archiv ist für alle Mitarbeitenden der Abteilung Finanzen zugänglich. Der Schlüssel wird in der Abteilung aufbewahrt. - Das Datenschutzgesetz ist im Büro von Herrn D. Rhiner einsehbar. Neue Mitarbeitende werden darauf hingewiesen. Allgemeine Bemerkung Für die elektronische Schliessregelung und den Schliessplan des Verwaltungsgebäudes ist Herr A. Probst verantwortlich. Für das Abschliessen der Abteilungstüren (abends) sind die Mitarbeitenden zuständig Abteilung Soziale Dienste (Pendenzen gemäss Jahresbericht 2006) In unserem letztjährigen Bericht (Punkt 3.2 Kontrolle Datenschutz) haben wir auf die aufgetretenen Mängel und wünschbaren Änderungen in der Abteilung Soziale Dienste hingewiesen. Wir haben auch darüber informiert, dass wir zur Abklärung der schwierigen Fragen den Datenschutzbeauftragten des Kantons Bern beiziehen werden. Inzwischen sind die Antworten auf unsere Fragen eingetroffen. Gestützt auf die Stellungnahmen des Datenschutzbeauftragten des Kantons Bern hat die Aufsichtskommission einen Antrag formuliert (siehe Beilage).

5 Kontrolle Datenschutz 2008 Die Aufsichtskommission sieht vor, nächstes Jahr den Schwerpunkt ihrer Tätigkeit auf die Archivierung und Vernichtung von Daten/Akten zu legen. Dazu gehört die Besichtigung der Archive. 3.3 Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter-Befragung Im Rahmen der Überprüfung der Arbeiten der Stadtverwaltung Nidau hat die Aufsichtskommission in diesem Sommer eine anonyme Mitarbeiterbefragung in allen Abteilungen der Stadtverwaltung durchgeführt. Die Mitarbeitenden waren aufgefordert, zu 22 Aussagen aus den Bereichen Arbeitsklima, Organisation, persönliche Weiterentwicklung und Ferien/Überzeit von trifft immer zu bis trifft nie zu Stellung zu nehmen. Es bestand auch die Möglichkeit, die Angaben zu kommentieren. Die Umfrage soll der Aufsichtskommission dienen, einen Eindruck des Arbeitsklimas in der Stadtverwaltung und allfällige Hinweise auf Missstände zu erhalten, denen in der Folge nachgegangen werden kann. Zusammenfassung der Resultate Ausgeteilt wurden insgesamt 85 Fragebogen. Der Rücklauf betrug 55,3 % (47 Fragebogen). Arbeitsklima und Organisation Über 90 % der an der Umfrage beteiligten Mitarbeitenden geben an, dass es meistens oder immer zutrifft, dass ihr allgemeines Wohlbefinden am Arbeitsplatz gut ist. Die Aussage Die Zusammenarbeit mit meinen Arbeitskollegen/innen ist gut trifft sogar für 100 % der Befragten meistens oder immer zu. Diese beiden Hauptaussagen lassen bereits auf eine hohe Qualität des Arbeitsklimas in der Stadtverwaltung schliessen. Nur vereinzelt scheint es die Arbeit beeinträchtigende Probleme zwischen Mitarbeitenden zu geben. Auch das Verhältnis zu den Abteilungsleitenden wird mehrheitlich als gut bezeichnet. Die Zufriedenheit nimmt generell etwas ab, wenn es um Aussagen bezüglich Mitsprache und Kommunikation geht. Gewünscht wird ein besserer informeller Austausch zwischen den Mitarbeitenden und mehr sowie differenziertere Rückmeldungen seitens der Abteilungsleitenden. Auch die Möglichkeit, Hilfe und Beratung bei Überforderung zu erhalten, wird vereinzelt bemängelt. Über 30 % der Befragten geben an, dass kaum oder gar nicht auf Anregungen und Kritik ihrerseits eingegangen wird. Ebenfalls wird in einigen Fällen die Arbeitsplatz-Ausstattung bemängelt. Persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten Für die Mehrzahl der Mitarbeitenden besteht die Möglichkeit sich weiterzubilden. Allerdings macht nur rund die Hälfte davon Gebrauch. Dies hängt gemäss Kommentaren damit zusammen, dass hindernde Gründe eine Weiterbildung oft zu aufwändig

6 6 machen. So muss z.b. im Anschluss an eine Weiterbildung viel Überzeit gearbeitet werden, um Arbeiten nachzuholen. Bemängelt wird hier, dass von der Leitung gegenüber Weiterbildungen eine zu wenig offene Haltung an den Tag gelegt werde. Überzeit / Ferien Ein Drittel der Befragten machen häufig Überstunden. Für eine Mehrheit (> 70 %) stellt dies aber kein Problem dar. In Einzelfällen gibt es aber grosse Ansammlungen von Überstunden (Kommentar: Aktuell rund 100 Überstunden! ). Schliesslich urteilen fast 30 %, dass die Stellenprozente nicht ihrem Arbeitsauftrag gerecht würden. Fazit In der Gesamtschau können aufgrund der Aussagen der Mitarbeitenden keine Missstände festgestellt werden. In einigen Bereichen, z.b. in der Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden sowie zwischen den Abteilungsleitenden und den Mitarbeitenden, gibt es Optimierungsmöglichkeiten. Die Behebung oder Verbesserung der aus der Befragung hervorgehenden Mängel liegt vollständig in der Kompetenz der Abteilungsleitenden. Die Aufsichtskommission weist die Abteilungsleitenden auf die Umfrage-Ergebnisse hin, sieht aber weiter keinen Handlungsbedarf. 4. Schlussbemerkung Die Aufsichtskommission kann abschliessend feststellen, dass die diesjährigen Ü- berprüfungen zu keinen wesentlichen Beanstandungen Anlass gaben. Für die gute Zusammenarbeit danken wir allen in die Kontrolltätigkeit involvierten Personen bestens. Bei den Mitarbeitenden der Stadtverwaltung bedanken wir uns herzlich für die Teilnahme an der Umfrage. Nidau 29. Oktober 2007 AUFSICHTSKOMMISSION NIDAU Der Präsident Der Vizepräsident Peter Jenzer Florian Hitz Beilage Antrag

7 7 STADTRAT Aktennummer Sitzung vom 15. November 2007 Ressort Präsidiales Antrag der Aufsichtskommission Der Gemeinderat ist bereit, den Antrag der Aufsichtskommission i.s. Datenschutz in der Abteilung Soziale Dienste in Form eines parlamentarischen Vorstosses entgegenzunehmen. Aufsichtkommission (Jenzer Peter) Eingereicht am: 29. Oktober 2007 Weitere Unterschriften: --- P 138/07 Beilage zum Jahresbericht 2007 der Aufsichtskommission - Datenschutz Die Aufsichtskommission beantragt, dass für die Abteilung Soziale Dienste ausreichend abschliessbare, feuerfeste Möbel angeschafft werden, so dass alle besonders schützenswerten Personendaten sicher aufbewahrt werden können. Begründung In den Prüfberichten des Datenschutzes in den Jahren 2002, 2004 und 2006 hat die Aufsichtskommission Mängel bei der Aufbewahrung von besonders schützenswerten Personendaten in der Abteilung Soziale Dienste festgestellt. Im Prüfbericht 2006 wurde festgehalten, dass in der Abteilung Soziale Dienste Daten in nicht abschliessbaren USM-Möbeln aufbewahrt werden. Artikel 17 KDSG (Kantonales Datenschutzgesetz) verpflichtet Gemeinden zur sicheren Datenbearbeitung. Dem bernischen Recht fehlen jedoch detaillierte Vorgaben. Aufgrund der Unklarheiten hat sich die Aufsichtskommission danach an den kantonalen Datenschutzbeauftragten, Herrn M. Siegenthaler, gewandt. In einem Schreiben vom 29. Juni 2007 an die Aufsichtskommission empfiehlt Herr M. Siegenthaler, die Vorgaben von Berufsverbänden zu befolgen: Der Schweizerische Berufsverband dipl. Sozialarbeiterinnen und Sozialpädagoginnen sowie die Vereinigung der Schweizerischen Datenschutzbeauftragten gehen dabei einig, dass besonders schützenswerte Daten auf Papier weggeschlossen werden müssen. Herr M. Siegenthaler kommt deshalb zum Schluss: In Anbetracht dieser Vorgaben dürfte die vom Gemeinderat eingenommene Haltung, ein blosses Abschliessen der Büroräume der Abteilung Soziales genüge, die gebotenen Sorgfaltspflichten nicht mehr respektieren." Er ist somit der Ansicht, dass das Abschliessen der Eingangstüren der Abteilung die Vertraulichkeit nicht gewährleiste, weil unbefugte Personen (bspw. Putzpersonal) Kenntnis von den Daten erhalten können.

8 8 Die Aufsichtskommission schliesst sich dieser Argumentation an. Stellungnahme des Gemeinderates Einleitung Die Aufsichtkommission ist gemäss Anhang II zur Stadtordnung vom 24. November 2002 Absatz 5 lit. d Aufsichtsstelle für den Datenschutz. Im Rahmen dieses Auftrages hat sich die Aufsichtskommission mit der sicheren Aufbewahrung der Dokumente in der Abteilung Soziale Dienste befasst. Sie stellt dem Stadtrat in Anwendung von Absatz 6 erwähnten Anhanges II zur Stadtordnung Antrag. Der Antrag der Aufsichtskommission hat heute nicht absehbare organisatorische und finanzielle Auswirkungen, welche vom Gemeinderat zunächst näher geprüft werden müssen. Zum Antrag der Aufsichtskommission Der Gemeinderat nimmt heute inhaltlich keine Stellung zu den von der Aufsichtkommission aufgeworfenen Fragen. Dazu sind vertiefte Abklärungen nötig. Insbesondere sind heute die Konsequenzen unklar in organisatorischer (Platzverhältnisse in der Abteilung Soziale Dienste) und finanzieller Hinsicht. Antrag Annahme als Postulat Nidau, 30. Oktober 2007 NAMENS DES GEMEINDERATES NIDAU Der Präsident Der Sekretär Bernhard Stähli Stephan Ochsenbein