Verfahrensbeschreibung

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1 Art. 27 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) bestimmt, dass die behördlichen Datenschutzbeauftragten ein Verzeichnis der bei der öffentlichen Stelle eingesetzten und datenschutzrechtlich freigegebenen automatisierten Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, zu führen haben (Verfahrensverzeichnis). Dieses Formular dient sowohl der gemäß Art. 26 Abs. 3 Satz 1 BayDSG erforderlichen Verfahrensbeschreibung als auch der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses. Es fußt auf einem entsprechenden Formular des Bayerischen Staatsministerium des Innern, wurde aber um einige über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehenden Punkte erweitert. Verfahrensbeschreibung Erstmalige Beschreibung eines automatisierten Verfahrens Änderung der Verfahrensbeschreibung vom: Datum der Erstellung: Evtl. Datum und AZ der datenschutzrechtlichen Freigabe: StMF vom , AZ: 72/46-O /08 1. Bezeichnung des Verfahrens und allgemeine Angaben Bezeichnung des Verfahrens Stand dieser Verfahrensbeschreibung Basiskomponente BayLern Gemeinsames Bildungsportal der Bayerischen Behörden Dienststelle bzw. Dienststellen, in denen das Verfahren eingesetzt wird (Abteilungen / Sachgebiete) Bezeichnung der Dienststelle: Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen des Freistaates Bayern sowie sonstige der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehende juristische Personen des öffentlichen Rechts und Vereinigungen des privaten Rechts im Sinne des Art. 2 Abs. 2 BayDSG. Nähere Auskunft erteilt: Fachkompetenzzentrum E-Learning am Landesamt für Finanzen, Dienststelle Regensburg Herr Jürgen Mayer Herr Günter Klaar Nebenstelle: 0941/ /

2 2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Aufgaben, zu deren Erfüllung die personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden Mit BayLern werden die Präsenzfortbildungen ergänzt. BayLern verfolgt somit personalwirtschaftliche Zwecke (Aus- und Fortbildung der Beamtinnen/Beamten und Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter des Freistaates Bayern und sonstiger Personen, die an Aus- und Fortbildungsveranstaltungen staatlicher Träger teilnehmen). Seite 2 Rechtsgrundlagen (mit Art.- oder -Angabe - Die Rechtsgrundlagen regelmäßiger Datenübermittlungen sind unter Nr. 5 anzugeben.) Art. 15 Abs. 1 Nr. 1 BayDSG Art. 15 Abs. 1 Nr. 2 BayDSG Art. 16 Abs. 1 BayDSG Art. 16 Abs. 2 Satz 1 BayDSG Art. 17 Abs. 1 BayDSG Art. 102 BayBG TV-L 5 Art. 66 LlbG 3. Art der gespeicherten Daten Lfd. Nr. Bezeichnung der Daten 1 Anwenderbezogene Daten: 1.1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Freistaates Bayern: Die personenbezogenen Daten des Bediensteten werden mit Eingabe seiner Personalnummer, des Geburtsdatums und mit dem Bestätigen eines individuellen Links aus VIVA gelesen und im BayLern -Benutzerverwaltungssystem gespeichert und damit mit seiner Kenntnis erhoben. - UserID = Benutzerkennung - Personalnummer (einwegverschlüsselt d.h. nicht lesbar) - Name - Vorname mit Zusatz u. Vorsatzwort - Titel - Geschlecht - -Adresse - Benutzername - Dienststellennummer - Kennzeichen für Statusänderung - Ressort - Kopfstelle = eine von dem verantwortlichen Ressort festgelegte übergeordnete Stelle zur Koordinierung bzw. lokalen Administration der e-learning Aktivitäten - Fortbildungsstelle - Kennzeichen "extern" - Rolle (Lernender, Tutor, Fortbildungsverantwortlicher, Administrator) - Barrierefreiheit (Standardeinstellung leer Befüllung mit Einwilligung) - Common Name = zusammengesetzter Name - Passwort (einwegverschlüsselt d.h. nicht lesbar) - Suchfilter (Kennzeichen für das Versenden von Nachrichten über die Lernplattform) - Registrierungsstatus - bevorzugte Sprache (Standardeinstellung deutsch)

3 Seite Sonstige Personen, die an Aus- und Fortbildungsveranstaltungen staatlicher Träger teilnehmen: Die erforderlichen Daten für die Registrierung von sonstigen Personen, die an Aus- und Fortbildungsveranstaltungen staatlicher Träger teilnehmen, werden durch die jeweils zuständige staatliche Stelle (in der Regel die sogenannte Kopfstelle nach dem BayLern zugrunde liegenden Rechte- und Rollenkonzept) an das Fachkompetenzzentrum elearning gemeldet. Das Fachkompetenzzentrum elearning vergibt dann für diese Personen eine fiktive Personalnummer. Folgende Daten werden mit Kenntnis der sonstigen Personen erhoben und im BayLern -Benutzerverwaltungssystem gespeichert: - UserID = Benutzerkennung - fiktive Personalnummer (einwegverschlüsselt d.h. nicht lesbar) - Name - Vorname mit Zusatz u. Vorsatzwort - Titel - Geschlecht - -Adresse - Benutzername - Dienststellennummer - Kennzeichen für Statusänderung - Ressort - Kopfstelle = eine von dem verantwortlichen Ressort festgelegte übergeordnete Stelle zur Koordinierung bzw. lokalen Administration der e-learning Aktivitäten - Fortbildungsstelle - Kennzeichen "extern" - Rolle (Lernender, Tutor, Fortbildungsverantwortlicher, Administrator) - Barrierefreiheit (Standardeinstellung leer Befüllung mit Einwilligung) - Common Name = zusammengesetzter Name - Passwort (einwegverschlüsselt d.h. nicht lesbar) - Suchfilter (Kennzeichen für das Versenden von Nachrichten über die Lernplattform) - Registrierungsstatus - bevorzugte Sprache (Standardeinstellung deutsch) Protokolldaten: Kursspezifische Daten. Ob und welche personenbezogenen Daten gespeichert werden, ist zum großen Teil von der Strukturierung eines Kurses abhängig, das heißt, bei der Entwicklung oder Beschaffung eines Kurses kann vorab definiert werden, ob und welche Daten gespeichert werden. Welche Daten auf welche Weise gespeichert werden, wird durch den internationalen Standart "SCORM" definiert, der von BayLern eingehalten wird: Zeitpunkt des erstmaligen und des letztmaligen Aufrufes eines Kurses Zeitpunkt des Kursabschlusses Anzahl der Aufrufe eines Kurses Bearbeitungsdauer eines Kurse Bearbeitungsstand eines Kurses Testprotokoll (sofern ein Kurs einen Test beinhaltet, werden die Testergebnisse gespeichert: Anzahl der Versuche, Bestanden, Nicht bestanden) Umfrageauswertung Systemspezifische Protokolldateien der entsprechenden Server- und Anmeldeinformationen (Benutzername und Zeitpunkt der Anmeldung) für statistische Zwecke.

4 Seite 4 3. Anwendungsdaten: - gebuchte elearning-kurse - folgende Daten werden lediglich gespeichert aber nicht weiterverarbeitet und sind nicht auswertbar: - Dokumente in den Teambereichen (Ein Teambereich ist ein Bereich, in dem eine Arbeitsgruppe Informationen erstellen und verwalten kann) mit Angabe Name, und Erstellungsdatum - Einträge im Forum (= Diskussionsbereich), in Wikis (= Lexikon, in dem die Arbeitsgruppe Einträge erstellen und ändern kann) oder in Blogs (= chronologische Liste von Beiträgen eines Teambereichmitglieds) im jeweiligen Teambereich mit Name, und Erstellungsdsatum. - Daten im virtuellen Klassenraum, wenn diese abgespeichert werden. Hierunter fallen Termineinträge, Kalendereinträge, Präsentationen, Whiteboardergebnisse. Ein Whiteboard ist eine elektronische Unterrichtstafel, auf der man schreiben kann. 4. Kreis der Betroffenen Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Freistaates Bayern, die das Verfahren BayLern einsetzen bzw. auf die Kursdaten zugreifen können, sowie alle sonstigen Personen, die an Aus- und Fortbildungsveranstaltungen staatlicher Träger teilnehmen und dabei das Verfahren BayLern einsetzen bzw. auf die Kursdaten zugreifen können..

5 5. Art der regelmäßig zu übermittelnden Daten und deren Empfänger Lfd. Nr. von Abschnitt 3 1 Empfänger und Aufgabe, zu deren Erfüllung die Daten übermittelt werden, sowie weitere Angaben zum Empfänger (z. B. öffentliche bzw. nicht-öffentliche Stelle) Empfänger: alle in einen Kurs eingeschriebenen Nutzer sowie Dozenten bzw. Teletutoren (= Betreuer eines Kurses) Übermittelte Daten: nur zusammengesetzter Name und adresse Aufgabe: Zusammenarbeit mit den anderen Kursteilnehmern und/oder einem Tutor Rechtsgrundlage der Übermittlung Art. 18 BayDSG, wenn die personenbezogenen Daten an andere öffentliche Stellen übertragen werden, z. B. ein Dozent gehört nicht der eigenen Behörde an. Art. 19. BayDSG bei Dozenten, die nicht beim Freistaat Bayern beschäftigt sind. automatisiertes Abrufverfahren ja/nein ja Seite 5 Anlass und Häufigkeit der Übermittlung Einschreibung und Teilnahme an einem Kurs 2.1 Empfänger: Dozenten bzw. Teletutoren Aufgabe: Überblick der Bearbeitungsstände eines virtuellen Kurses für Dozenten bzw. Teletutoren, damit individuell zugeschnittene Hilfestellung geleistet werden kann siehe oben (Art. 18 u. 19 BayDSG) ja Betreuter Kurs 2.1 u. 2.2 Empfänger: Administratoren Aufgabe: Systemadministration Art. 19 BayDSG im Einzelfall zur Fehlerbehebung an die Fa. IBM ja Administratorbefugnisse 3 Empfänger: Kursteilnehmer sowie Mitglieder in einem Teambereich und Dozenten/Tutoren Aufgabe: Bearbeitung eines Kurses, Zusammenarbeit und Kommunikation auf der Lernplattform Art. 18 BayDSG bei Behörden übergreifenden Teambereichen und virtuellen Klassenräumen. Art.19 BayDSG nur bei Dozenten, die nicht beim Freistaat Bayern beschäftigt sind und Mitglieder eines Teambereiches sind. nein Kurseinschreibung und Teilnahme, Erstellen eines Teambereiches, Einladung zu einer Sitzung im virtuellen Klassenraum

6 Seite 6 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Die im System hinterlegten Protokoll- und Anwendungsdaten sind zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen nach Art. 102 BayBG bzw. TV-L 5 sowie zur Nachweispflicht erforderlich und müssen entsprechend gespeichert werden. Löschung von anwenderbezogenen Daten (Abschnitt 3, lfd. Nr. 1): Anwenderdaten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Freistaates Bayern (Abschnitt 3, lfd. Nr. 1.1): Bei Ausscheiden aus dem aktivem Dienst- und Beschäftigungsverhältnis sowie auf eigenen Antrag wird ein registrierter Nutzer mit seinen anwenderbezogenen Daten sofort automatisch aus dem Benutzerverzeichnis gelöscht. Ebenso werden registrierte Personen, die innerhalb von fünf Jahren keine Aktivitäten innerhalb des Learning Management Systems durchführen, automatisch mit ihren anwenderbezogenen Daten gelöscht. Anwenderdaten sonstiger Personen, die an Aus- und Fortbildungsveranstaltungen staatlicher Träger teilnehmen (Abschnitt 3, lfd. Nr. 1.2): Auf Antrag der für diese Personen zuständigen Kopfstelle sowie auf eigenen Antrag wird ein registrierter Nutzer mit seinen anwenderbezogenen Daten sofort automatisch aus dem Benutzerverzeichnis gelöscht. Werden innerhalb von fünf Jahren keine Aktivitäten innerhalb des Learning Management Systems durchgeführt, werden diese Personen ebenfalls automatisch mit ihren anwenderbezogenen Daten gelöscht. Löschung von Protokolldaten (Abschnitt 3, lfd. Nr. 2.1): Durch Löschung eines registrierten Nutzers aus dem Benutzerverzeichnis ist eine Anmeldung für diese Person im System nicht mehr möglich. In der Datenbank werden automatisch die personenbezogenen Daten gelöscht. Eine Zuordnung der Daten zu einer konkreten Person ist nicht mehr möglich. Die Protokolldaten werden aufgrund der fehlenden Zuordnungsmöglichkeit anonymisiert und können für statistische Auswertungen weiter verwendet werden. Durch Löschung eines Kurses (durch den Kursleiter oder den Administrator) werden die Daten für den weiteren Zugriff automatisch gesperrt (auch für den Administrator). Löschung von systemspezifischen Protokolldaten (Abschnitt 3, lfd. Nr. 2.2): Systemspezifische Protokolldaten werden manuell durch die BayLern -Administration in regelmäßigem Abstand von sechs Monaten gelöscht, sofern Sie im Fehlerfall nicht mehr erforderlich sind. Löschung von Anwendungsdaten (Abschnitt 3, lfd. Nr. 3): Jeder Nutzer kann sich selbst von seinen elearning-kursen abmelden. Damit werden die Protokolldaten gelöscht. Der Nutzer kann seine eingestellten Dokumente in den Teambereichen und Einträge in Foren, Kalender, Wikis oder Blogs selbst löschen. Ein entsprechender Hinweis ist in den Hilfeseiten und der Datenschutzerklärung enthalten. Die Hilfeseiten sind von jeder Seite der Lernplattform aus direkt aufrufbar. Bei Löschung eines Nutzers werden automatisch die anwenderbezogenen Daten (siehe Löschung von Protokolldaten) gelöscht. In seinen Beiträgen und Dokumenten bleibt der Name, die Mailadresse und der Erstellungszeitpunkt bestehen. Diese können vorher durch den Nutzer selbst, zu beliebigen Zeitpunkten durch den Administrator oder den Teambereichverantwortlichen gelöscht werden. Teamraumverantwortliche sind verpflichtet innerhalb einer angemessenen Frist spätestens jedoch alle 2 Jahre die Einträge auf Ihre Aktualität hin zu prüfen und evtl. zu löschen. Teamräume können durch den Administrator oder den Teamraumverantwortlichen mit allen Daten komplett gelöscht werden.

7 Seite 7 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen Nach dem BayLern zu Grunde liegendem Rechte- und Rollenkonzept sind folgende Personengruppen verarbeitungs- und nutzungsberechtigt: - BayLern Hauptadministrator - lokale Administratoren auf Ressortebene - der übergeordnete Fortbildungsverantwortliche einer Kopfstelle innerhalb eines Ressorts - der örtliche Fortbildungsverantwortliche einer Fortbildungsstelle innerhalb eines Kopfstellenbereiches - Kursleiter / Dozent - Lernende Die Zugriffsberechtigung auf die Daten ist streng reglementiert über Rollenzuweisungen (z.b. Fortbildungsverantwortlicher) und innerhalb der Rolle über den zugewiesenen Berechtigungsbereich (z.b. Finanzamt Regensburg). Die Rollen verfügen über unterschiedliche Zugriffsberechtigungen bezüglich der Personendaten: BayLern Hauptadministrator (derzeit 2 Personen am LfF Dienststelle Regensburg): - Umfangreiche Auswertungen auf das gesamte System Lokaler Administrator auf Ressortebene: - Keine Auswertungsberechtigung Übergeordneter Fortbildungsverantwortlicher: - Eingeschränkte Auswertung für seinen Bereich und folgende Daten: Kurs begonnen / abgeschlossen (Zeitpunkt) Kurs bestanden / nicht bestanden Örtlicher Fortbildungsverantwortlicher: - Eingeschränkte Auswertung für seinen Bereich und folgende Daten: Kurs begonnen / abgeschlossen (Zeitpunkt) Kurs bestanden / nicht bestanden Kursleiter / Dozent: - Umfangreiche Auswerterechte innerhalb seines zu betreuenden Kurses: Zeitpunkt des erstmaligen und des letztmaligen Aufrufes eines Kurses Zeitpunkt des Kursabschlusses Anzahl der Aufrufe eines Kurses Bearbeitungsdauer eines Kurse Bearbeitungsstand eines Kurses Testprotokoll (sofern ein Kurs einen Test beinhaltet, werden die Testergebnisse gespeichert: Anzahl der Versuche, Bestanden, Nicht bestanden) Lerner: - Überblick über seine gesamte Lernhistorie bzw. allen personenbezogenen Daten, die vom System über ihn gespeichert wurden

8 Seite 8 8. Bei Auftragsdatenverarbeitung: Auftragnehmer Findet eine Auftragsdatenverarbeitung statt: ja nein Angaben zum Auftragnehmer: Sicherung des Servers einschließlich des laufenden Betriebs: Rechenzentrum Süd Maillingerstraße München Sicherung und Betreuung der Software: Landesamt für Finanzen, Dienststelle Regensburg Bahnhofstr Regensburg 9. Empfänger vorgesehener Datenübermittlungen in Drittländer Empfängerstaat: Empfänger oder Kategorien von Empfängern: Art der Daten oder Datenkategorien: Art der vertraglichen Regelungen: