Sven Kriese, Geheimes Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz, Berlin: 4. Tag der Bestandserhaltung ( )

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1 Die Beschaffung eines Mobilen Erstversorgungszentrums für den Notfallverbund Berlin-Brandenburger Archive aus Mitteln der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts Sven Kriese, Geheimes Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz, Berlin: 4. Tag der Bestandserhaltung ( ) 1. Die Gründung eines Notfallverbundes Berliner Archive Ende 1997 Ausgelöst durch die Ereignisse während des Oderhochwassers 1997 und unter Initiative des Bundesarchivs gründete sich Ende 1997 ein Notfallverbund in Berlin. Gründungsmitglieder waren neben dem Bundesarchiv der Bundesbeauftragte für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der DDR, das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz und das Landesarchiv Berlin; wenig später kam auch das Brandenburgische Landeshauptarchiv hinzu. 1 Die Kernarbeit des Verbundes bestand in regelmäßigen, ca. halbjährlichen Treffen. Man nutzte diese vor allem dazu, um in vertrauter Runde die mit der Notfallvorsorge in den Einrichtungen befassten Kollegen näher kennen zu lernen, die konkreten Magazinsituationen zu studieren und gemeinsame Listen über Ansprechpartner und technische Ausrüstungsgegenstände zu erstellen. Es wurde vereinbart, wer im Notfall einen LKW stellen kann, wer Transportkisten besitzt und wo sich eine schnell zugängliche Gefriertrocknungsanlage befindet. Grundidee des Notfallverbundes war es, ohne gemeinsame Finanzierungsbasis zu arbeiten. Haushaltsmittel sollten bei Bedarf aus allen Einrichtungen einfließen. Im Zusammenhang mit der Gründung des Notfallverbundes ist auch die damalige Beschaffung einer Gefriertrocknungsanlage durch das Bundesarchiv am Standort Lichterfelde zu sehen, die in den vergangenen Jahren mehrfach für begrenzte Feuchtigkeitsschäden an Archivalien von Verbundmitgliedern und auch von anderen Berliner Institutionen in Anspruch genommen werden konnte. Das eigentliche Ziel des Notfallverbundes war es von Beginn an, organisatorische Brücken zu schlagen, um bei kleineren Notfallszenarien wie Wasserrohrbrüchen oder Unwetterschäden schnell und effektiv handeln zu können oder professionellen 1 Siehe dazu und zum Folgenden: Rainer Hofmann: Notfallverbund Berlin, unter: (ca. 1999/2002; letzter Zugriff: ). 1

2 Einsatzkräften von Feuerwehr oder THW, die bei Großszenarien in der Regel für Bergungs- und Rettungsmaßnahmen verantwortlich sind, behilflich sein zu können. Zudem sah man die Möglichkeit, in gemeinsamen Schulungsmaßnahmen eine grundsätzlich angemessene Handhabung der Archivalien nicht nur im Schadensfall unter Anleitung von Restauratoren bei Archivaren und Magazinmitarbeitern zu befördern. Tatsächlich aktiv werden in einem archivischen Notfall musste der Notfallverbund bisher nicht, abgesehen von Einsätzen einzelner Mitglieder bei bau- und/oder unwetterbedingten Havarien (innerhalb des eigenen Archivs oder auch als Hilfestellung im Zuge der Amtshilfe in Einrichtungen außerhalb des Verbundes). 2. Die große Notfallübung von 2010 Als der Notfallverbund etwa zehn Jahre bestand, bedurfte es neuer Anreize. Bis dahin wurde zumeist zweimal jährlich getagt. Die Räumlichkeiten und die Kollegen der anderen Archive waren inzwischen aber gut vertraut. Zudem standen damals einige Personalwechsel im Teilnehmerkreis an. Neue Anreize kamen in Form einer großen Übung, die der Notfallverbund im Herbst 2010 am Standort Lichterfelde des Bundesarchivs durchführte und die von einer speziell dafür eingerichteten Arbeitsgruppe akribisch vorbereitet worden war. 2 Unter Anwesenheit der Feuerwehr und unterstützt durch Alexandra Jeberien von der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin und durch ein begleitendes Filmteam bargen damals 40 Archivare, Restauratoren, Magazinmitarbeiter und Haushandwerker Kassanda aus einem leergezogenen und für die Übung teilgefluteten Depot. Michael Schelter, Sebastian Barteleit und Martin Luchterhandt resümierten in ihrem Übungsbericht für den Archivar : Bei der anschließenden kurzen Auswertung kamen verschiedene Aspekte zur Sprache: Der große Aktionismus, das gegenseitige Behindern verschiedener Gruppen, der nervliche Druck, Probleme bei der Logistik. 3 2 Siehe dazu und zum Folgenden: Michael Schelter, Sebastian Barteleit, Martin Luchterhandt: Die Notfallübung des Berlin-Brandenburger Notfallverbunds 2010, in: Archivar 64 (2011), Heft 2, S Ebd., S

3 Übung des Notfallverbundes im Herbst 2010: Provisorisches Erstversorgungszentrum Deutlich wurde dabei, dass die Kriterien der Bergung selbstverständlich von den Schadensszenarien abhängen und dass diese Kriterien vor der Bergung in aller Ruhe festgelegt werden müssen. Zudem fiel bei der Übung auf, dass alle Beteiligten die innere Ordnung der Bestände beim Auslagern erhalten wollten, dass aber die Wahrung von Provenienz-Zusammenhängen letztlich misslang, da die Bergungsstrategien während der Übung unbeabsichtigt bzw. ohne Abstimmung mehrfach gewechselt worden waren. Grundsätzlich stellte sich der Notfallverbund sechs aus der Übung resultierende Aufgaben: Die Installierung einer effektiven Benachrichtigungsroutine für den Notfall, die Erarbeitung einrichtungsbezogener Handreichungen in Form von Taschenkarten, die Durchführung regelmäßiger Übungen, die Erweiterung des notwendigen Materialstocks, die Vereinbarung von für den Notfallverbund möglichst verbindlichen Bergungsstrategien und Dokumentationslisten sowie schließlich die Festlegung, dass zukünftige Notfall-Bergungen erst zu beginnen sind, wenn die Situation in aller Ruhe analysiert und eine verbindliche Bergungsstrategie festgelegt worden ist. 3

4 3. Der Projektantrag bei der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts im Rahmen des Förderprogramms 2013 In den anschließenden Sitzungstreffen des Notfallverbundes, in denen sich die Mitglieder der Auswertung dieser Übung und der Erstellung entsprechender Arbeitspapiere widmeten, musste wiederholt problematisiert werden, dass der Notfallverbund über keine gemeinsame technische Ausstattung verfügt und dass andererseits die ursprüngliche Leitidee einer gemeinschaftlichen Finanzierung in Anbetracht der Größe des Notfallverbundes nur bedingt tragfähig ist. Der Verbund hatte sich nämlich in den 2000er Jahren in etwa verdoppelt und umfasst nunmehr Einrichtungen mit ganz unterschiedlichen Größe und Finanzierungsbasis. Hinzugekommen zum Bundesarchiv, zum GStA PK, zum BStU, zum Landesarchiv Berlin sowie zum Brandenburgischen Landeshauptarchiv waren nämlich im Laufe der Jahre: das Archiv der Akademie der Künste, das Archiv der Universität der Künste, das Archiv des Deutschen Bundestages, das Politische Archiv des Auswärtigen Amtes sowie die Deutsche Kinemathek; als Gast nimmt seit Jahren auch das Landeshauptarchiv Sachsen-Anhalt an den Treffen des Notfallverbundes teil und ab und an hospitiert die Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin. Vor der Antragstellung wurde jedoch das Problem virulent, dass der Notfallverbund bis dato im Grunde unverbindlich organisiert war und gegenseitige Hilfeleistungen im Kontext der Amtshilfe hätten organisiert werden müssen. Um die verwaltungstechnischen Abläufe der Antragstellung zu erleichtern, wurde daher die Erarbeitung einer formalen Vereinbarung in Form einer Geschäftsordnung beschlossen. Diese Geschäftsordnung ist eine schriftliche Vereinbarung über die in einer archivischen Notfallbewältigung notwendig werdenden Handlungen, die eigentlich auch im Bereich der Amtshilfe zu leisten wären. Sie soll jedoch den Zusammenschluss der Mitglieder grundsätzlich absichern, so dass der Notfallverbund im Bedarfsfall über seinen Sprecher mit einer gemeinsamen Stimme auftreten kann. 7 der Geschäftsordnung ist dabei wie folgt gefasst: Die Mitglieder und die nicht stimmberechtigten Teilnehmer der Sitzungen wirken auf eigene Kosten im Notfallverbund mit. Die juristische Bindungskraft der Geschäftsordnung ist also nach wie vor gering. Auf einen Vertrag, wie ihn andere Notfallverbünde inzwischen vereinbart haben, wurde jedoch bewusst verzichtet nicht zuletzt deshalb, weil die 4

5 Vereinbarung in Bezug auf die Antragstellung bei der KEK sehr kurzfristig geschlossen werden sollte und der vertragliche Mehrwert als relativ gering erachtet wurde. 4 Am 13. Februar 2013 wurde die Geschäftsordnung durch die vorgenannten 10 Archive angenommen und der Zusammenschluss trägt seitdem verbindlich den Namen Notfallverbund Berlin-Brandenburger Archive. Darüber hinaus ist das Landeshauptarchiv Sachsen-Anhalt als nicht stimmberechtigtes Mitglied vertreten, da für das LHASA vornehmlich der Magdeburger Notfallverbund relevant ist. Nachdem die Frage der Geschäftsordnung geklärt war, ging eine Arbeitsgruppe an die Vorbereitung des eigentlichen KEK-Antrags, indem eine Liste der notwendig für ein Mobiles Erstversorgungszentrum zu beschaffenden Ausrüstungsgegenstände erstellt wurde. Den eigentlichen Projektantrag stellte dann Ende März 2013 das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz im Namen des Notfallverbundes. Notfallverbund Berlin-Brandenburger Archive: Eingelagertes Mobiles Erstversorgungszentrum Beantragt wurden Sackkarren, Transportroller und Plattformwagen für Euronormbehälter, Gitterboxen und Kastenwagen, Tischböcke, Tischplatten, Schraubzwingen, Akkubeleuchtung, Megaphone, Schläuche und Steckverbindungen für zu errichtende Spülstationen, Kabeltrommeln, Verlängerungskabel sowie zwei Zelte und ein Satz Notfallboxen für ein beteiligtes Archiv, das bis 2013 über keine entsprechenden Boxen verfügte. Die eigentlichen Gebrauchsgegenstände bzw. personenbezogenen Ausrüstungsgegenstände wie Folien, 4 Auch die Vereinbarung zur gegenseitigen Unterstützung in Notfällen des Notfallverbundes Münster vom erklärt ganz ähnlich der Geschäftsordnung des Notfallverbundes Berlin-Brandenburger Archive in 4 explizit, dass die Verbundmitglieder auf eigene Kosten mitwirken (sofern Mittel verfügbar sind) und sich von gegenseitigen Ansprüchen auf Aufwendungsersatz und Haftung freihalten. Siehe den Vertragstext unter: (letzter Zugriff: ). 5

6 Pappen, Handschuhe, Schutzanzüge, Helme oder Gummistiefel sollten auch weiterhin alle Archive selbst beitragen. Zudem wurde vereinbart, dass das Mobile Erstversorgungszentrum zukünftig an einem zentralen Ort für alle Verbundmitglieder jederzeit zugänglich aufbewahrt wird. Im Bundesarchiv am Standort Berlin- Lichterfelde wurde ein geeigneter Raum nahe der Wache gefunden. Die Verbundmitglieder haben zu diesem über ein Losungswort jederzeit Zutritt. Als Zielmarken benannt für die Projektbeantragung wurden neben der reinen Beschaffung: der Ausbau der logistischen Voraussetzungen für die Erstversorgung von Archivgut sowie die Stärkung der aufgebauten Netzwerk-Strukturen. Die Zielerreichung sollte in einer Notfallübung im September 2013 nachgewiesen werden. 4. Projektzuschlag im Juni/Juli 2013 und Durchführung der Übung im September 2013 Der Projektzuschlag erfolgte Ende Juni 2013 vorläufig, am 31. Juli 2013 dann mit endgültiger Förderzusage. Die notwendigen Beschaffungen nahmen das Brandenburgische Landeshauptarchiv und das Bundesarchiv vor. Der finanzielle Rahmen aus der Projektbeantragung konnte dabei in etwa eingehalten werden. Übung des Notfallverbundes Berlin-Brandenburger Archive am : Aufbau der Zelte 6

7 Die für den Monat September geplante Notfallübung, in welcher der Aufbau und die Nutzung des Erstversorgungszentrums erprobt werden sollten, wurde schließlich am 17. September 2013 am Standort Berlin-Lichterfelde des Bundesarchivs durchgeführt. Dabei wurde ein Erstversorgungszentrum mit zwei Zelten errichtet und mit drei Arbeitsstationen eingerichtet: zur Vorsortierung der Objekte (nach der fiktiven Bergung), zur Entfernung von Verschmutzungen durch Abspülen und zum Verpacken nasser und feuchter Objekte in Vorbereitung des Einfrierens. Um einen tatsächlichen Schadensfall zu simulieren, wurden anschließend einige eingewässerte Kassanda bearbeitet. Nach ca. zwei Stunden war das Testmaterial fachgerecht im Sinne einer Notfallbewältigung gesichert. Übung des Notfallverbundes Berlin-Brandenburger Archive am : Provisorische Spülstation Selbstverständlich erbrachte auch diese Notfallübung Hinweise auf Schwachstellen in den theoretisch vereinbarten Handlungsabläufen des Verbundes. Deutlich wurde, dass die Verpackungsstation das Nadelöhr im Ablauf der Bergung war, weshalb hier zukünftig eine Verdopplung des eingesetzten Personals und demnach eine zweite Arbeitsstation eingeplant sind. Auch die Ausführlichkeit und der Ablauf vorzunehmender Dokumentationen während notfallbedingter Auslagerungen müssen im Notfallverbund weiter diskutiert werden. Die für das Erstversorgungszentrum beschafften Materialien aber hatten sich als sinnvoll erwiesen. 7

8 Ein weiteres Ergebnis der Übung war, dass der Notfallverbund sich vorgenommen hat, auch weiterhin in engen zeitlichen Abständen Notfallübungen durchzuführen, um die Handlungsroutinen zu verfestigen. So fand bereits am 16. Juni 2014 eine weitere Notfallübung auf dem Gelände der Deutschen Kinemathek statt. Während dieser wurde vornehmlich der Komplex Provenienzwahrung bzw. Bergungsdokumentation thematisiert. Es ist eben nicht ganz trivial, auch wenn dies auf den ersten Blick so scheint, den Weg der Archivalien auch in einer hitzigen und betriebsamen Atmosphäre eindeutig zu dokumentieren, zumal die Einzelobjekte bei einer Notfallbergung in aller Regel ja in unterschiedliche Behandlungskategorien zu trennen sind (also zum Beispiel in trocken, feucht und nass ). Erstmals wurde bei der Übung im Juni 2014 auch getestet, wie die Wache des Bundesarchivs reagiert, wenn ein fremder LKW vor dem Tor steht und über die Nennung des vereinbarten Losungswortes das Mobile Erstversorgungszentrum abholen möchte. 5. Fazit Der Notfallverbund Berlin-Brandenburger Archive verfügt inzwischen dank der KEK- Fördermittel über eine gemeinsame Grundausstattung in Form des Mobilen Erstversorgungszentrums, die den Verbund über die schriftliche Vereinbarung hinausgehenden fest zusammenschweißt. Natürlich ist dieses Mobile Erstversorgungszentrum nicht dazu geeignet, die logistische und technische Zentrale bei der Bewältigung großer Katastrophen abzugeben. Für Havarien oder Unwetterschäden kleineren oder mittleren Ausmaßes und gerade auch für die eminent wichtigen Übungen jedoch bietet es die Basis für das gemeinsame Handeln. Nach der Übung ist vor der Übung: Für den Herbst 2015 ist bereits die nächste Übung geplant, die dann wieder in einem größeren Rahmen stattfinden soll, nach Möglichkeit unter Einbeziehung der Feuerwehr und des Technischen Hilfswerkes. 8