Modul für Zeitaufzeichnungen

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1 Modul für Zeitaufzeichnungen Das Modul zur Zeiterfassung erlaubt Ihnen projektbezogene Zeitaufwände, z.b. reguläre Arbeitszeiten, fakturierbare Zeiten und Überstunden aufzuzeichnen, Ihren Aufträgen und Kundenprojekten Kosten und gefahrene Kilometer zuzuordnen und so genannte Zeitkontingente anzulegen, von denen dann Zeiträume (z.b. Arbeitseinsätze) abgezogen werden können. Dies erleichtert die Nachvollziehbar- und Belegbarkeit von Kosten und Arbeitszeiten gegenüber Ihren Kunden und erlaubt eine Kostenkalkulation für Projekte. Dieses Modul ist kein Standard-Bestandteil des webcrm-systems, sondern nur optional verfügbar und separat zu lizenzieren.

2 Inhaltsverzeichnis Einführung... 3 Zeitkontingente (Punch Cards)... 4 Zeitblätter/Stundenzettel (Timesheets) und Auftragsphasen (Delivery Phases)... 5 Zuordnung von Benutzern... 8 Zeitaufzeichnungen... 9 Kosten/Spesen, Kilometer und andere Zeitarten aufzeichnen Registrations-Information für Phasen Benutzerdefinierte Übersichten (Berichte) webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 2

3 Einführung Die folgenden Informationen setzen voraus, dass Sie sich zur Aktivierung des Zeitaufzeichnung - Moduls in webcrm entschlossen haben. Die Aktivierung, die allerdings kostenpflichtig ist, können Sie über klicken auf den Menüpunkt Lizenz im Menü Konfiguration vornehmen. Das Modul Zeitaufzeichnung besteht aus den folgenden Teilbereichen: Zeitkontingente (Punch Cards) Zeitblätter/Stundenzettel Kilometer (gefahrene) Ausgaben/Kosten Zeitkontingente erlauben Ihnen auf ganz einfache Art, einem Projekt Zeitvolumen zuzuordnen und davon dann die reell investierten Zeitaufwände abzuziehen. Zeitblätter erlauben Ihnen die Aufzeichnung der für Projekte oder für einzelne Phasen eines Projektes benötigten Zeiten. Dies beinhaltet auch die Aufzeichnung von gefahrenen Kilometern (mileage) und Ausgaben (expenses). webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 3

4 Zeitkontingente (Punch Cards) Zeitkontingente sind sehr einfach einzusetzen. Gehen Sie dazu entweder zur Datensatz der entsprechenden Firma. Die Funktionen für die Verwaltung von Zeitkontingenten finden Sie im Bildschirm rechts unten: Sie können eine beliebige Zahl von Zeitkontingenten anlegen. Klicken Sie einfach auf das Symbol für Zeitkontingente und wählen Sie dann den Menüpunkt Zeitkontingent anlegen. Danach sehen Sie den folgenden Bildschirm: Geben Sie hier einfach eine Beschreibung für die jeweilige Aufgabe oder Aktivität ein. Im Feld Anfangswert geben Sie die Gesamtzeit im Format SS:MM ein, im Feld Preis (falls zutreffend) den Gesamtpreis für den Gesamtzeitraum. Danach können Sie das Kontingent dann aktivieren und - zum besseren Verständnis für andere Benutzer - einen weiterführenden erklärenden Kommentar angeben. Haben Sie ein Zeitkontingent angelegt, so können Sie von nun an alle Zeiten, die Sie hiermit verbracht haben, aufzeichnen und protokollieren. Klicken Sie dazu ganz einfach auf das Symbol, das sich ganz links am Anfang der Zeile des jeweiligen Zeit Kontingentes befindet: webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 4

5 Danach erscheint der folgende Bildschirm: Jeder Benutzer, der Zugriff auf diesen Datensatz hat, kann Zeitaufzeichnungen vornehmen. Es ist zu empfehlen jeden Verbrauch von Zeit zu dokumentieren und im Feld Text eine Beschreibung einzugeben. Dies verbessert die Verständlichkeit und erleichtert die Nachvollziehbarkeit bei der Erstellung von berichten (auch für ihre Kunden). Auch für Zeitkontingente können Sie im Untermenü Berichte benutzerspezifische Übersichten und Berichte erstellen. Nähere Informationen darüber finden Sie in der Online-Dokumentation des webcrm- Systems. Zeitblätter/Stundenzettel (Timesheets) und Auftragsphasen (Delivery Phases) Zeitblätter unterscheiden sich von Zeitkontingenten durch folgende Punkte: Einem Projekt oder den Phasen eines Projektes lassen sich spezifische Benutzer zuordnen Sie ermöglichen die Aufzeichnung von vorab bezahlten/berechneten, berechenbaren und als Überstunden geleisteten Zeiten Gefahrene Kilometer, Reisezeiten und Ausgaben/Spesen können aufgezeichnet werden Sie erlauben das Anzeigen von Übersichten zu Projekten oder zu Projektphasen Benutzer arbeiten mit einer einheitlichen Maske zur Zeitaufzeichnungen aller Projekte Um die Verwendung von Zeitblättern in einem Projekt zu aktivieren, müssen Sie zunächst einen Auftrag anlegen. Aufträge werden immer dann automatisch angelegt, wenn eine Vertriebschance gewonnen wird. Natürlich können Sie Aufträge auch manuell neu anlegen. In der Online-Hilfe des webcrm-systems finden Sie dazu weiterführende Informationen. Die Voraussetzung für die Verwendung von Zeitblättern, Kilometern und Kosten setzt voraus: Einen angelegten Auftrag oder Auftragsphasen (optional) Über das Konfigurationsmenü können Sie auswählen, ob Aufträge aus einer einzigen Phase bestehen sollen und ob Benutzer standardmäßig Projekten zugeordnet werden sollen. Sobald diese Optionen ausgewählt sind, können Sie ohne weitere Voraussetzungen mit Zeitblättern arbeiten. Die Detailebene für Auftragsphasen (z.b. die Plandaten) können Sie jederzeit global über die Menüs Konfiguration > Grundeinstellungen > Datenfelder auswählen. Dort können Sie auch festlegen, wofür sie Zeitaufzeichnungen durchführen möchten (Arbeitsstunden, fakturierbare Zeit, Überstunden, Reisezeit). webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 5

6 Aufträge: Aus der Perspektive von Zeitaufzeichnungen kann zwischen zwei Typen von Aufträgen unterschieden werden: 1) projektbezogene Aufträge für einen speziellen Kunden und 2) allgemeine Aufträge wie z.b Weiterbildung, Abwesenheiten, Besprechungen etc. Um Zeitaufzeichnung für allgemeine Aufträge durchführen zu können, müssen Sie zunächst Ihr eigenes Unternehmen als Firma/Kunde im webcrm-system anlegen. Legen Sie dann für diese Firma Aufträge an und selektieren Sie im Feld Gesamtstatus den Wert Allgemein Auftrag. Nach Anlegen eines Auftrags und Abspeicherung der Eingabe erscheinen in der rechten Seite der Maske die relevanten zusätzlichen Eingabefelder Die Eingabemaske für Aufträge (wenn in der Konfiguration unter Phasen Eine pro Auftrag ausgewählt wurde: webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 6

7 Die Eingabemaske für Aufträge (wenn in der Konfiguration unter Phasen Mehrere pro Auftrag ausgewählt wurde: Bei mehreren Phasen pro Auftrag konfigurieren Sie die einzelnen Phasen über den oben in rot markierten Menüpunkt Neu anlegen. Danach erscheint der folgende Bildschirm: Hier können Sie die folgenden Werte eingeben: Die Beschreibung der Auftragsphase wer ist während dieser Phase verantwortlich den Status (neue, andauernd oder abgeschlossen) den Status der in Rechnungstellung einen Kommentar um die Phase ausführlicher zu beschreiben das geplante und aktuelle Start- und Enddatum der Phase die geplanten und tatsächlichen Arbeitsstunden webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 7

8 Nachdem Sie die Phase vollständig angelegt haben, müssen sie ihre Eingaben speichern und können dann - wenn notwendig - wie im folgenden Beispiel gezeigt, weitere Phasen anlegen und definieren: Im Bild oben sehen Sie zwei mit roten Männchen markierte Zeilen. An dieser Markierung können sie erkennen, dass der jeweiligen Phase kein Verantwortlicher zugeordnet wurde. In diesem Falle ist eine Zeitaufzeichnungen nicht möglich. Zuordnung von Benutzern Um es Ihren Benutzern zu ermöglichen Zeitperioden aufzuzeichnen, müssen den jeweiligen Aktivitäten oder Phasen entsprechende Verantwortliche zugeordnet werden. Auftragsphasen erkennen Sie an den roten Männchen. Ein Klick auf ein rotes Männchen erlaubt es Ihnen, Ihre in webcrm angelegten Benutzer für die Aufzeichnung von Zeiten, Kosten/Spesen und Kilometern zu aktivieren. Der folgende Bildschirm zeigt die dabei möglichen Zuordnungen: Hier ist sowohl die Zuordnung mehrerer Benutzer, als auch die Auswahl der von einem jeweiligen Benutzer aufzeichenbaren Informationen möglich. Haben Sie zum Beispiel einen Auftrag mit Festbeträgen gewonnen, so werden Sie dafür nur die Arbeitsstunden aufzeichnen wollen; beinhaltet der Auftrag jedoch flexible Dienstleistungen und zeitlich nicht fest definierte Aufgaben, die separat berechnet werden, so werden Sie dafür wohl sinnvollerweise auch die fakturierbare Zeit oder andere Optionen aufzeichnen/aktivieren. Dadurch erhalten die Benutzer zusätzliche Optionen wenn sie Aufwände oder Arbeitszeiten für eine bestimmte Phase aufzeichnen wollen. Zusätzlich dazu können Sie den verschiedenen Benutzern, abhängig von deren Rolle/Mitwirkung in einer bestimmten Phase, unterschiedliche Optionen zuordnen. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 8

9 Haben Sie jeder Phase mindestens einen Benutzer zugeordnet, dann sehen Sie nach Rückkehr zur Übersicht der Phasen, dass das Symbol für die zugeordneten Benutzer nun zugeordneten Phasen in ein blaues Männchen umgewandelt wurde. Ab diesem Zeitpunkt ist es möglich, Zeitaufwände für die jeweiligen Phasen aufzuzeichnen. Zeitaufzeichnungen Die Aufzeichnung von Informationen beginnen Sie durch Klicken auf das Zeitaufzeichnungs -Symbol in der rechten oberen Ecke des Hauptbildschirms: Danach sehen Sie den folgenden Bildschirm: Hier sehen Sie eine Übersicht über die Phasen, die den aktuell angemeldeten Benutzer zugeordnet sind. Diese Liste kann auf unterschiedliche Arten gefiltert werden. Sie können sich entweder alle Phasen anzeigen lassen oder die Anzeige auf Ihre Favoriten beschränken. Favoriten können Sie durch Klick auf Favoriten auswählen in der rechten oberen Ecke definieren. In der dann dargestellten Übersicht markieren Sie dann ganz einfach die von Ihnen favorisierten Phasen. Sie können auch gezielt die Woche angeben, für die die Zeitaufzeichnung gilt. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Gehe zu, wählen Sie die entsprechende Woche und tragen Sie dort Ihre Werte ein. Sie können ihre Einstellungen auch zu Grundeinstellungen machen. Falls sie auch Zeitkontingente in Projekten verwalten, dann wird in der Maske oben zusätzlich noch ein Zeitsymbol angezeigt. Um Zeiten für das Zeitkontingentes anzugeben, klicken Sie auf dieses Symbol. Um Arbeitszeiten aufzuzeichnen, tragen Sie die Zeit einfach im Format SS:MM in allen relevanten Datenfeldern für die Projektphasen ein. Hier eingegebene Zeiten sind immer reguläre Arbeitsstunden. Nach klicken auf das Bearbeiten -Symbol können Sie dem Projekt weitere Zeittypen (fakturierbare Stunden, Überstunden, Reisezeit), sowie gefahrene Kilometer und Ausgaben zuordnen. Durch klicken auf das Symbol Info werden alle Details zum Projekt - inklusive aller geplanten und tatsächlichen Daten (sofern aktiviert) - angezeigt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt dieser Anleitung. Des By clicking the Info icon you will se details for the project including planned and actual data (when enabled). See the Phase Registration section for more details webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 9

10 Kosten/Spesen, Kilometer und andere Zeitarten aufzeichnen Nach Klick auf das Bearbeiten -Symbol im Zeitaufzeichnungs -Modul, können Sie weitere Informationen zu den jeweiligen Phasen eingeben. Die aufzeichenbaren Informationen sind abhängig von den für den Benutzer festgelegten Optionen: Sollten Sie hier Optionen vermissen (z.b. Kilometer oder Kosten/Spesen), so haben Sie diese dem jeweiligen Benutzer wahrscheinlich nicht zugeordnet. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 10

11 Registrations-Information für Phasen Alle aufgezeichneten Zeiten der verschiedenen Phasen eines Projektes kann webcrm aufsummieren und - wie im folgenden Beispiel zu sehen - in einer Gesamtübersicht zum jeweiligen Auftrag zusammenfassen: In diesem Beispiel können Sie sehen, dass von den 14 für die Auftragsphasen vorgesehenen Stunden, 11:45 Stunden bisher verbraucht wurden. Ein Klick auf das Zeitsymbol zeigt Ihnen die Details zu den aufgezeichneten Zeiten jeder Auftragsphase. Diese Übersicht wird im Allgemeinen Registrierungsbericht genannt; er erlaubt auch die Filterung von Registrierungen nach Benutzer und/oder Zeitperiode. Im Folgenden sehen Sie dazu ein Beispiel: Alle Registrierungsinformationen können auch gedruckt oder nach Excel übertragen werden: Um detaillierte Registrierungen beliebiger webcrm-benutzer anzusehen, klicken Sie einfach, wie unten dargestellt, im Hauptmenü auf das Symbol für Zeitaufzeichnungen: webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 11

12 Danach sehen Sie den folgenden Bildschirm: Durch Anwahl und klicken auf das Berichte -Symbol, erscheint der Bildschirm für Übersichten. Nach klicken auf den Menüpunkt Berichte in der rechten oberen Ecke erhalten Sie dann die folgende Anzeige: Diese Übersichten können Sie nach Benutzern und Zeitperioden filtern. Auch das Ausdrucken oder Übertragen der Informationen nach Excel ist möglich. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 12

13 Benutzerdefinierte Übersichten (Berichte) webcrm bietet Ihnen auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Übersichten der folgenden Zeitaufzeichnungs-Optionen zu erstellen Auftragsphasen Zeitaufzeichnungen Ausgaben-/Spesenaufzeichnungen Aufzeichnungen zu gefahrenen Kilometern Zeitkontingente Aufzeichnungen von Zeitkontingenten Weitere Informationen über die Erstellung von Berichten und Übersichten finden Sie im webcrm Online- Hilfesystem. webcrm (Deutschland) - V1.0 dts. (Mar 2011) Seite 13