Beiratsseminar Hausverwaltung Joseph

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1 Beiratsseminar Hausverwaltung Joseph Welche besondere Verantwortung trifft den Beirat? Welche Rechte und Pflichten hat der Verwaltungsbeirat? t? Rechtsanwälte Dresden 1

2 Die gesetzlichen Kompetenzen Der Beirat soll den Verwalter in dessen Aufgaben unterstützen ( 29 Abs. 2 WEG), Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Rechnungslegungen und Kostenanschläge vorweg prüfen,,( 29 Abs. 3, 28 Abs. 5 WEG), Niederschriften über Beschlussfassungen in der Versammlung gegenzeichnen ( 24 Abs. 5 WEG). 2

3 Unterstützung der Verwaltung Beispiel: Eine Baumaßnahme wurde Anfang 2012 bis zu einem Betrag von ,00 beschlossen, die in Abstimmung mit dem Bereit lt. Beschluss beauftragt werden sollte. Im Verlauf der Arbeiten stellt sich heraus, dass weitere Maßnahmen notwendig sind, die nochmals ,00 kosten werden. Die Jahresversammlung 2012 ist bereits abgehalten. 3

4 Unterstützung der Verwaltung 29 Verwaltungsbeirat Abs. 2 Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. 4

5 Unterstützung der Verwaltung Aus dem Aufgabenkatalog des WEG ergibt sich, dass dem Verwaltungsbeirat keine eigenen Verwaltungsaufgaben obliegen. Er ist insbesondere nicht zur Überwachung der laufenden Verwaltungstätigkeit verpflichtet, sondern hat lediglich die Beschlussfassung der Wohnungseigentümer (mit) vorzubereiten und den Verwalter bei dessen Arbeit zu unterstützen. BayObLG, Beschluss vom BReg. 2 Z 7/72 5

6 Unterstützung der Verwaltung In erster Linie i ist es Sache des Verwalters, der unterstützt werden soll, die unterstützende Aufgabe des Verwaltungsbeirats zu konkretisieren. 29 Abs. 2 WEG ist dahingehend zu verstehen, dass der Verwaltungsbeirat den Verwalter nur insoweit zu unterstützen tüt hat, als dieser der Unterstützung tüt bedarf. BayObLG, Beschluss vom BReg. 2 Z 7/72 Bub: Verwalter und Verwaltungsbeirat im Überblick in ZWE 2002, 7 ff. 6

7 Unterstützung der Verwaltung Beispiel TOP 4 Der Verwalter wird beauftragt auf Basis der Feststellungen und Sanierungsvorgaben des Architekten A zu einer Höhe von max ,00 bei drei Firmen Angebote für die Kellersanierung einzuholen. Die günstigste Firma ist in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat zu beauftragen. 7

8 Unterstützung der Verwaltung Die Beschlussfassung, dass die Verwaltung in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat zur Auftragsvergabe ermächtigt wird, ist dann nicht ordnungsgemäß, wenn zum Zeitpunkt der Beschlussfassung weder bekannt ist, welche Maßnahmen zur Abdichtung erforderlich sein würden bzw. keine Kenntnis zu den Kosten besteht. Landgericht Köln Beschluss vom T 55/06 8

9 Unterstützung der Verwaltung Die Entscheidung über das Ob Ob und Wie Wie der Instandsetzung ist der Versammlung vorbehalten. Es besteht aber nicht selten ein praktisches Bedürfnis, einzelne Entscheidungen im Bereich der Instandsetzung auf ein weniger schwerfälliges Organ zu delegieren. Deshalb ist eine Delegation der Entscheidungsbefugnis in engen Grenzen auch durch einen Mehrheitsbeschluss zuzulassen. D.h. insb. - überschaubares finanzielles Risiko - enge Grenzen der delegierten Entscheidungs- kompetenz OLG Düsseldorf, Beschluss vom Wx

10 Unterstützung tüt der Verwaltung Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat 29 Verwaltungsbeirat (1) Der Verwaltungsbeirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern. (4) Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen. 10

11 Unterstützung der Verwaltung Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat Wenn ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft die Zustimmung des Verwaltungsbeirats vorsieht, reicht es nicht aus, dass diese Zustimmung vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats erteilt wird. Dieser kann zwar die Meinung des Gremiums dem Verwalter übermitteln, sich jedoch nicht an die Stelle des gesamten Verwaltungsbeirats setzen. Erforderlich ist vielmehr eine Willensbildung des Verwaltungsbeirats. BayObLG, Beschluss vom Z BR 4/02 11

12 Unterstützung der Verwaltung Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat Falls die Beiratsmitglieder während der Zeit der Bekleidung des Amtes schuldhaft einen Schaden verursachen, können Schadensersatzansprüche der übrigen Wohnungseigentümer g erwachsen. KG, Beschluss vom W 7947/95 Daneben kommt auch eine Haftung der Verwaltung in Betracht, wenn diese bei Passivität des Beirates keine weiteren Maßnahmen einleitet i (im Vordergrund d hier die Einberufung einer Eigentümerversammlung). 12

13 Rechnungsprüfung Beispiel: Bei der Rechnungsprüfung wird festgestellt, dass die Kosten der Reparatur des Fahrstuhles nicht in den umlagefähigen Kosten verbucht wurden, sondern in den nichtumlagefähigen Kosten unter Instandsetzung. Der Verwalter ist nicht gewillt, die Kostenposition zu ändern. 13

14 Rechnungsprüfung 29 Verwaltungsbeirat Abs. 3 Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden. 14

15 Rechnungsprüfung 16 Abs. 3 WEG Die Wohnungseigentümer können. durch Stimmenmehrheit beschließen, dass die Betriebskosten des gemeinschaftlichen Eigentums im Sinne des 556 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches,. nach Verbrauch oder Verursachung erfasst und nach diesem oder nach einem anderen Maßstab verteilt werden, soweit dies ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht. 15

16 Rechnungsprüfung 16 Abs. 4 WEG Die Wohnungseigentümer können im Einzelfall zur Instandhaltung oder Instandsetzung im Sinne des 21 Abs. 5 Nr. 2. durch Beschluss die Kostenverteilung abweichend von Absatz 2 regeln, wenn der abweichende Maßstab dem Gebrauch oder der Möglichkeit des Gebrauchs durch die Wohnungseigentümer Rechnung trägt. 16

17 Rechnungsprüfung Beispiel Auf Grund erheblichen Termindrucks ist es dem Beirat nicht gelungen, vor der Eigentümerversammlung die Unterlagen zur prüfen. Dies teilt er pflichtgemäß in der Versammlung mit. Eigentümer Q kündigt daraufhin die Anfechtung der Beschlüsse zur Abrechnung an. 17

18 Rechnungsprüfung Auf eine nicht durchgeführte Prüfung durch den Verwaltungsbeirat kann die Anfechtung einer Jahresabrechnung nicht gestützt werden. OLG Frankfurt: Beschluss vom W 337/01 18

19 Beschlussprotokoll Was bedeutet das Protokoll? Wer erstellt das Protokoll? Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Sind die Unterschriften zwingend? Wie lassen sich Fehler berichtigen? 19

20 Was bedeutet das Protokoll? - Gibt Auskunft über den gefassten und verkündeten Beschluss. - Gibt Auskunft über die abgegebenen Stimmen. - Gibt Auskunft über den Verlauf der Versammlung. Durch andere Beweismittel kann die Richtigkeit des Protokolls aber widerlegt werden. 20

21 Was bedeutet das Protokoll? Für die Feststellung von Abstimmungsergebnis und Beschlussinhalt kommt der Versammlungsniederschrift, die nach 24 WEG aufzunehmen ist, zwar ein erheblicher Beweiswert zu. [BayObLGZ 1973, 68 ff.; BayObLGZ 1982, 445 ff] Die Niederschrift ist indes nur eine Privaturkunde i. S. von 416 ZPO, die hinsichtlich der Richtigkeit und Vollständigkeit ihres Inhalts keine gesetzliche Beweiskraft hat, sondern nur bzgl. des Urhebers. [BayObLGZ 1984, 213 ff.] 21

22 Was bedeutet das Protokoll? Für die Frage, ob und mit welchem Inhalt ein Beschluss zustande gekommen ist, kommt es daher alleine auf das tatsächliche Geschehen an und nicht darauf, was die Niederschrift enthält. [OLG München, Beschluss vom Wx 003/06] 22

23 Was bedeutet das Protokoll? Der Feststellung und Bekanntgabe des Beschlussergebnisses durch den Vorsitzenden der Wohnungseigentümerversammlung kommt grundsätzlich konstitutive Bedeutung zu. Es handelt sich im Regelfall um eine Voraussetzung für das rechtswirksame Zustandekommen eines Eigentümerbeschlusses. [BGH, Beschluss vom V ZB 10/01] 23

24 Wer erstellt das Protokoll? Beispiel: Der Verwalter ist für sein nicht immer ganz korrekten Protokolle bekannt, weshalb ein Eigentümer umfassende Mitschriften macht. Am Ende der Versammlung unterrichtet er den Verwalter, er werde wegen seiner vollständigen Mitschrift das Protokoll erstellen und es dem Verwalter zuleiten. 24

25 Wer erstellt das Protokoll? 24 Abs. 6 WEG Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift ift aufzunehmen. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben. 25

26 Wer erstellt das Protokoll? Die Erstellung des Protokolls ist nach einhelliger Auffassung Aufgabe des Versammlungsleiters. Er kann sich hierzu eines Protokollführers bedienen. Die Verantwortung für die Erstellung des Protokolls bleibt aber auch hier bei dem Versammlungsleiter. 26

27 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? 24 Abs. 6 WEG Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen. 27

28 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? 24 Abs. 7 WEG Es ist eine Beschlusssammlung zu führen. Die Beschlusssammlung enthält nur den Wortlaut 1. der in der Versammlung der Wohnungseigentümer verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung, 28

29 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Nach dem Gesetz ist ein reines Beschlussprotokoll zu führen. - Wortlaut des gefassten Beschlusses - Bezeichnung der WEG - Ort und Datum der Versammlung Nicht erforderlich ist demnach: - Mitteilung il des Stimmergebnisses i - Diskussionsinhalte /Ablaufprotokoll 29

30 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Beispiel: TOP 4 Der Verwalter wird beauftragt, t bei drei Firmen Angebote für die Kellersanierung einzuholen. Die günstigste Firma ist in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat zu beauftragen. Der Beschluss wird mehrheitlich angenommen. 30

31 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Beispiel: Der Verwaltungsbeiratsvorsitzende möchte - nachdem er das Protokoll im Entwurf vorliegen hat - das Wort Abstimmung durch Zustimmung ersetzten. Statt tt Beirat soll es Beiräte heißen. Dies bedeute im Ergebnis das Gleiche. 31

32 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? In Abstimmung mit = In Einklang bringen Zustimmung = Erlaubnis Verwaltungsbeirat = das Gremium Verwaltungsbeiräte = Mitglieder des Gremiums 32

33 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? 24 Abs. 6, 7 WEG bestimmt also den Kernbereich der Ausgestaltung der Versammlungsniederschrift. 33

34 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Da 24 Abs. 6 WEG lediglich das Mindestmaß des Inhaltes der Niederschrift gesetzlich festlegt, folgt daraus, dass ein Ablaufprotokoll, welches neben den gesetzlichen Inhalten weitere Informationen bietet, nicht vorgeschrieben, aber auch nicht verboten ist. 34

35 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Beispiel: In der Versammlung werden zu einer baulichen Maßnahme diverser Lösungsansätze besprochen, die Auswirkungen auch auf mögliche Kosten haben werden. Der Verwaltungsbeirat vermisst im Entwurf des Protokolls hierzu Inhalte und ersucht den Verwalter um Aufnahme dieser Punkte. 35

36 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Dem Verfasser eines Protokolls ist ein großer Ermessensspielraum eingeräumt, wie er bei Ablaufprotokollen die Gestaltung vornimmt. Dies gilt insbesondere dann, wenn zu einem Tagesordnungspunkt lediglich Erörterungen der Wohnungseigentümerversammlung stattgefunden haben. Aufgabe des Protokolls ist es allerdings nicht, die abwesenden Eigentümer über jeden Diskussionsbeitrag zu unterrichten. [LG Dessau-Roßlau, Beschl. v T 208/11] 36

37 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Ablaufprotokoll im Rahmen des Ermessens Ermessen Kernbereich 37

38 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Beispiel In einer erhitzten geführten Versammlung zur Frage der Anpflanzung von Thujas als Grenze zwischen Sondernutzungsrechten wird der Verwaltungsbeiratsvorsitzende mit Tiernamen durch den Eigentümer Q angesprochen. Dieser wiederum verdeutlicht Q, welche Ähnlichkeiten dieser zu ausgesuchten Körperteilen des Menschen hat. Q kann darauf hin nicht an sich halten und wird da der Versammlungsablauf gefährdet ist vom Verwalter aus dem Raum verwiesen. 38

39 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Beispiel: Protokoll: Nach dem Austausch diverser Argumente wurde folgender Beschluss zur Abstimmung gestellt:... Der Verwaltungsbeirat insistiert, dass die beleidigenden Äußerungen von Q und dessen Rauswurf in das Protokoll gehören. 39

40 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Das Protokoll darf neben dem Inhalt der gefassten Beschlüsse auch Anträge, Erklärungen und Ereignisse in der Versammlung wiedergeben. Es sollte jedoch keine Wertungen und insbesondere keine sachlich nicht gebotenen, einzelne Beteiligte diskriminierende Feststellungen enthalten. [BayObLGZ 1974, Seite 89 f.] 40

41 Persönlichkeitsrechte Ermessen Kernbereich 41

42 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Beispiel: Der Verwalter hat da ihm zu zeitaufwendig keine Lust mehr ein Ablaufprotokoll ll zu erstellen. Zukünftig will er nur noch ein Protokoll nach dem WEG- Gesetz erstellen. Die Eigentümer sehen hierin eine Pflichtverletzung. 42

43 Was für einen Inhalt hat das Protokoll? Eine Pflichtverletzung ist nicht gegeben, da der Verwalter zur Erstellung eines Ablaufs - bzw. Wortprotokolls nicht verpflichtet ist. Die Vorschrift des 24 Abs. 6 WEG fordert nur, dass die Niederschrift die gefassten Beschlüsse erfasst. Ein darüber hinausgehender Inhalt steht im Ermessen des Protokollanten. [BayObLG, WuM 1992, 161; LG Berlin: Urteil vom S 101/08 WEG, 85 S 101/08] 43

44 Sind Unterschriften zwingend? 24 Abs. 6 WEG Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben. 44

45 Sind Unterschriften zwingend? Beispiel: Nach Erstellung der Niederschrift unterzeichnet der Verwalter als Versammlungsleiter das Protokoll und schickt es an den Beirat. Dieser lehnt mit Hinweis darauf, dass das Protokoll inhaltlich die gefassten Beschlüsse nicht richtig wiedergibt, die Unterschrift ab und verlangt vorher Änderungen im Protokoll. 45

46 Sind Unterschriften zwingend? Mit Unterschriftsleistung bestätigt der Unterzeichner daher zwar die Richtigkeit des Protokolls und damit der protokollierten Vorgänge. Die Unterschrift hat aber nach dem Gesetz keine Auswirkungen auf den gefassten Beschluss. 46

47 Sind Unterschriften zwingend? Beispiel i aus einer Gemeinschaftsordnung:...In Ergänzung zu 24 WEG ist zur Gültigkeit it eines Beschlusses der Wohnungseigentümer- versammlung die Protokollierung des Beschlusses erforderlich. Das Protokoll ist von zwei in der Eigentümerversammlung g bestimmten Wohnungseigentümern zu unterzeichnen... 47

48 Sind Unterschriften zwingend? Das Protokollierungserfordernis und die geforderte Unterschriftsleistung i t ist als weiteres Regelungsinstrument zur Gültigkeit eines Beschlusses i.s.d. 10 WEG vereinbar. Für den Beschluss sind dies aber keine Entstehungstatbestände, sondern nur Gültigkeitsvoraus- ts setzungen. Verstöße gegen g die Vereinbarung sind daher nur anfechtbar. [BGH, Beschluss vom V ZB 2/97] 48

49 Sind Unterschriften zwingend? Beispiel: Der Verwaltungsbeirat verweigert seine Unterschrift unter das Protokoll. Nach der GO ist Voraussetzung für die Gültigkeit des Beschlusses die Unterschrift des Verwaltungsbeirates unter das Protokoll. Der Beschluss wird u.a. aus diesem Grunde angefochten. 49

50 Sind Unterschriften zwingend? Die fehlende Unterschrift macht den Beschluss nur schwebend unwirksam. Die Unterschrift kann auch im Anfechtungsverfahren nachgeholt werden. [OLG München, Beschluss vom Wx 003/05] 50

51 Wie lassen sich Fehler berichtigen? Sofern im Protokoll inhaltliche Fehler auftreten, z.b. - wirklicher Beschluss ist nicht richtig wiedergegeben - wirkliches Abstimmungsergebnis ist falsch wiedergegeben - Ablaufprotokoll zeigt nicht den wirklichen Ablauf kann das Protokoll jederzeit durch den Aussteller korrigiert werden. 51

52 Wie lassen sich Fehler berichtigen? Sind bei der Verkündung des Beschlusses entweder im Wortlaut oder im Ergebnis in der Versammlung Fehler aufgetreten, so lässt sich ein solcher Fehler nur durch Aufhebung des Beschlusses und Neufassung heilen. 52

53 Wie lassen sich Fehler berichtigen? Protokollberichtigungsklage Beispiel: Ein Eigentümer bemängelt, dass er im Protokoll als Wohngeldschuldner h benannt ist, obwohl er nachweislich alles gezahlt hat. Da der Verwalter dies auch auf Hinweis nicht korrigiert, beantragt der Beirat 2 Monate nach der Versammlung bei Gericht, die Berichtigung des Protokolls. Das Protokoll wurde vom Verwalter und dem Verwaltungsbeirat unterschrieben. 53

54 Wie lassen sich Fehler berichtigen? Protokollberichtigungsklage Anfechtungsfrist des 46 WEG? Es ist zu unterscheiden: Wenn der Klageantrag auf eine Berichtigung von Eigentümerbeschlüssen durch Berichtigung des Protokolls gerichtet ist, ist die Monatsfrist zu beachten. Berichtigungsanträge, t die sich auf andere Protokollinhalte beziehen, unterliegen nicht der Monatsfrist st. 54

55 Wie lassen sich Fehler berichtigen? Protokollberichtigungsklage Gegner des Antrages? Gegner ist auf jeden Fall der Aussteller des Protokolls. Daneben wird auch vertreten, dass die Mitunterzeichnenden Gegner des Antrages sind (str.) 55

56 Wie lassen sich Fehler berichtigen? Protokollberichtigungsklage Im Interesse des Rechtsfriedens soll nicht wegen jeder Geringfügigkeit i it ein Berichtigungsverfahren h durchgeführt werden können. Ein Rechtsschutz- bedürfnis wird deshalb z.b. verneint, wenn sich die behauptete Unrichtigkeit nicht auswirkt oder die begehrte Ergänzung der Niederschrift ohne jede rechtliche Folge und Bedeutung ist. [BayObLG, Beschluss vom , BReg 2 Z 39/92; BayObLG, Beschluss vom BReg 2 Z 144/90] 56

57 Nebenproblem Beschlusssammlung Beispiel: Der Verwalter erstellt das Beschlussprotokoll nebst Ablaufprotokoll. Ein Eigentümer möchte wissen, welche Beschlüsse in der Versammlung gefasst wurden. Ein unterzeichnetes Protokoll liegt noch nicht vor. 57

58 Nebenproblem Beschlusssammlung Die Beschlusssammlung ist nach 24 Abs. 7 WEG unverzüglich zu erstellen. Unverzüglich bedeutet jedenfalls nach h.rsp. nicht länger als eine Woche. [LG Berlin, Urteil vom S 101/08; LG München I, Beschluss vom T 22613/07] 58

59 Vermeidungsstrategie Es wird ein reines Ergebnisprotokoll erstellt. Die Erstellung des Protokolls erfolgt in der Versammlung. Die Unterschriften nach 24 Abs. 6 S. 2 WEG werden noch in der Versammlung geleistet. Ein Ablaufprotokoll wird gesondert erstellt, welches auch nachträglich versandt werden kann. 59

60 Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit! 60