Power-Excel-Tools SRD für Excel

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1 Power-Excel-Tools SRD für Excel 1 Power-Excel-Tools SRD für Excel von Michael Strey, SAP AG, Walldorf/Baden 1. DV-technische Unterstützung von Beratungsmethoden 2. SRD für Excel Eine Anwendung 3. Methodische Grundsätze 4. Fazit: Integration von Anwender und Software-Ersteller Der Autor hat in enger Kooperation mit dem Kompetenzzentrum für Unternehmensentwicklung und -beratung mehrere Beratungsmethoden in Microsoft Excel Tools umgesetzt und angewandt. Dazu gehören Quality Function Deployment, McKinsey-Produkt-Markt-Portfolio, Make-or-Buy-Portfolio, Ergebniskennlinie, Netzwerkanalyse, Conjoint Measurement und das Success Resource Deployment. Die dabei gemachten Erfahrungen sind die Grundlage für diesen Beitrag. Dieser Beitrag beschäftigt sich zunächst mit der Motivation, für eine Beratungsmethode eine DV-Unterstützung in Form eines Software-Tools zu erstellen. Anschließend wird am Beispiel des SRD für Excel eine konkrete Realisierung skizziert. Schließlich werden grundsätzliche Überlegungen bei der Umsetzung von Beratungsmethoden zusammenfassend dargestellt

2 2 Strey 1. DV-technische Unterstützung von Beratungsmethoden Beim Einsatz der in diesem Werk beschriebenen Power-Tools taucht wiederholt die Frage der DV-Unterstützung für die effiziente Anwendung der Methoden in der Praxis auf. Diese Frage stellt sich insbesondere wenn Massendaten verarbeitet werden sollen, die Auswertungen (mathematisch) komplex sind, die Ergebnisse grafisch aufbereitet werden sollen und/oder die Auswertungen (nach Änderungen) wiederholt werden sollen. Ein weiterer und oftmals sehr geschätzter Vorteil ist, dass computergestützte Auswertungen subjektiv glaubwürdiger wirken. Einige in diesem Band beschriebene Methoden sind so weit standardisiert, dass Sie bereits DV-technisch unterstützt werden können. Versucht man eine Systematisierung, dann handelt es sich dabei vereinfacht um drei Arten von Programmtypen : Stand-Alone-Programme (in der Regel mit Exportroutinen zur weiteren Nutzung der Ergebnisse), Applikationen, die auf standardisierte Plattformen (z. B. Microsoft Excel) aufsetzen, komplexe Analyse- und Auswertesysteme wie beispielsweise SPSS (Superior Performing Software Systems). Die Vorteile der Entwicklung und anschließenden Nutzung von Software-Tools auf der Basis von standardisieren Plattformen wie Microsoft Excel sind vielfältig. Dazu gehören die Nutzung bereits vorhandener Infrastrukturen, die Mobilität der Anwendung, die Leistungsstärke der Weiterverarbeitung, die Integration in Office-Pakete, die Möglichkeit indirekter funktionaler Upgrades. Nutzung bereits vorhandener Infrastrukturen: Die Attribuierung der Plattform als standardisiert impliziert, dass die Trägersoftware bereits gekauft und installiert ist. Die prinzipielle Handhabung der Software ist bereits bekannt. Der Ressourcenaufwand für das Erlernen der Handhabung des Tools und für die Navigation innerhalb des Tools fällt vergleichsweise niedrig aus. Mobilität der Anwendung: Insbesondere dann, wenn ein Tool keine separate Installation erfordert, kann es enorm mobil genutzt werden. So kann beispielsweise in Meetingräumen der dort vorhandene PC einschließlich der bestehenden Präsentationsmedien genutzt werden. Die Arbeitsdatei kann per Diskette, Netzwerk und/oder transportiert und an einem anderen Arbeitsplatz oder auch Heim-PC ohne funktionale Einschränkungen weiter bearbeitet werden.

3 Power-Excel-Tools SRD für Excel 3 Leistungsstärke der Weiterverarbeitung: Die generelle Funktionalität von Microsoft Excel ist sehr umfassend. Will man die Ergebnisse einer Auswertung grafisch baufbereiten, bieten sich vielfältige Möglichkeiten, die ein Stand- Alone-Produkt nur schwer erzielen kann. Soll beispielsweise bei der DV-technischen Erstellung eines Produkt-Markt-Portfolios ein Kreis, der eine strategische Geschäftseinheit symbolisieren soll, eine rote Beschriftung oder Fläche erhalten, ist dies ebenso leicht zu erreichen, wie die Vergößerung der Beschriftung. Neben dem grafischen Repertoire ist es aber auch möglich, ad-hoc situationsspezifische mathematische Funktionen wie Summen, Mittelwerte oder Korrelationskoeffizienten einzufügen. Integration in Office-Pakete: Über die direkte Aufbereitung der Ergebnisse hinaus bestehen meist vielfältige Integrationsmöglichkeiten innerhalb eines Office-Pakets. Hierbei geht es besipielsweise um die weitgehend problemlose Einbindung in Word-Dokumente und/oder Powerpoint-Präsentationen. Indirekter funktionaler Upgrade: Die DV-Welt ist enorm dynamisch. Standardisierte Plattformen treiben diese Dynamik aber nicht nur an, sondern sorgen auch für ihre umfassende Betreuung. War es vor einiger Zeit noch ein zweitrangiges Thema, die erarbeiteten (Zwischen-) Ergebnisse einer Projektgruppe ohne großen Aufwand internet- oder intranetfähig zu machen, ist diese Funktionalität über die Plattform Microsoft Excel bereits so weit realisiert, dass eine Konvertierung in HTML-Files nicht allzu großes Know-how erfordert. Wird neue Funktionalität zum Standard, wird diese über den Upgrade der Plattform auch für das eingesetzte Power-Tool verfügbar. 2. SRD für Excel Eine Anwendung Nach diesen grundsätzlichen Überlegungen soll die EDV-technische Unterstützung für eine Anwendung der in diesem Buch beschriebenen Power-Tools exemplarisch dargestellt werden. Vorauszuschicken ist, dass jedes Power-Tool nur dann wirklich erfolgreich eingesetzt werden kann, wenn der Anwender mit der Methode vertraut ist. Beispielsweise steht die Aussagekraft der Ergebnisse einer Conjoint-Analyse in nicht unwesentlichem Zusammenhang mit den gewählten Stimuli (vgl. dazu den Beitrag von Jendritzky in diesem Band). Die für die angewandte Methode relevanten Parameter a-priori zu kennen, gehört zur unabdingbaren Methodenkompetenz des Anwenders. Ebenso bedarf es bei der Interpretation der Ergebnisse fundierter Methodenkenntnisse. Diese zu vermitteln, ist nicht Ziel dieses Beitrags und kann auch kaum Ziel eines Software-Tools sein, das den Methodeneinsatz in der Praxis DV-technisch unterstützen soll. Natürlich ist es grundsätzlich denkbar, dass DV-Tools auch für das Erlernen der Methoden generiert werden (z. B. CBT Computer Based Training). Ziel des vorliegenden Beitrags ist es dagegen vielmehr, die Grundsätze bei der Umsetzung einer Beratungsmethode in ein DV-Tool zu beleuchten. Hierfür wählt der Autor das in diesem Band häufiger bearbeitete Success Resource Deployment (SRD; vgl. z. B. die Beiträge von Schneider sowie Reimann, Rothenberger und Hein in diesem Band). Für die DV-technische Unterstützung des SRD im Praxiseinsatz bietet sich

4 4 Strey SRD für Excel vor allem auch deshalb an, weil einerseits viele Daten verarbeitet werden und andererseits eine hohe methodische Komplexität besteht. Darüber hinaus sind inhaltliche Reichhaltigkeit und Reichweite sehr hoch, weshalb in der Praxis eine DV-Unterstützung in jedem Falle anzuraten ist. Vor einer DV-technischen Durchdringung ist es erforderlich, das methodische Grundprinzip des SRD zu erkennen (vgl. Abb. 1) F&E, Fertigung, Vertrieb 8... Erreichbarkeit Beratungskompetenz Kooperationsfähigkeit Seriosität... 1 Relevanz heute Relevanz zukünftig 3 4 Einfluss der Ressourcen auf di Erfolgsfaktoren 5 6 Wettbewerbsvergleich (Stärken - Schwächen) 7 Wettbewerbsvergleich (Stärken Schwächen) Abb. 1: Grundkonzept des Success Resource Deployment Beim Success Resource Deployment werden mehrere Ratings durchgeführt. Diese orientieren sich entweder an den Erfolgsfaktoren, an den Ressourcenkomponenten (oder beiden). SRD für Excel führt deshalb in einem Tabellenblatt die Erfolgsfaktoren ( ) und in einem zweiten Tabellenblatt die Ressourcenkomponenten ( ) auf. Später wird ausgehend von diesen beiden Tabellenblättern ein weiteres Tabellenblatt erzeugt, welches die Ratings für beide Dimensionen enthält. Die Erfolgsfaktoren und Ressourcenkomponenten stehen methodisch am Anfang der SRD-Analyse. Auf ihnen baut die gesamte Analyse auf. Daher müssen beide erfasst werden, bevor es möglich ist, eine gemeinsame Matrix zu erzeugen. Dies entspricht dem SRD-Projektverlauf in der Praxis. Auch hier müssen zunächst die Ressourcenkomponenten und die Erfolgsfaktoren bestimmt werden. Bereits an dieser Stelle wird deutlich, wie wichtig methodische Kenntnisse und praktisches Projektverlaufswissen für die Entwicklung von DV-Softwäre sind.

5 Power-Excel-Tools SRD für Excel 5 Da zwischen den Erfolgfaktoren ( ) und den aktuellen Relevanzen ( ) eine 1:1-Beziehung (je Erfolgsfaktor genau ein aktueller Relevanzwert) besteht, macht es Sinn, die aktuellen Relevanzen auf dem selben Tabellenblatt zu führen. Methodisch beteht allerdings keine Notwendigkeit, die Relevanzen zu erfassen, bevor die Einflussmatrix ( ) gefüllt wird. Diesem Umstand trägt SRD für Excel Rechnung. Ebenso wie die aktuellen Relevanzen ( ), so stehen auch die zukünftigen Relevanzen ( ) sowie der Wettbewerbsvergleich ( ) in einer 1:1-Beziehung zu den Erfolgsfaktoren. Diese vier Komponenten können auf einem einzigen Tabellenblatt erfasst werden (vgl. Abb. 2). Abbildung 2 zeigt, dass ergänzend abgeleitete Werte angezeigt werden (Summen, Durchschnitte, Extrema und Differenzen). Die farbliche Gestaltung der Zellen ist so gewählt, dass hinter einer Farbe immer der selbe Inhalt zu finden ist (Erfolgsfaktoren sind beispielsweise immer gelb dargestellt). Abb. 2: SRD für Excel Erfolgsfaktoren Nach der Erfassung der Erfolgsfaktoren ( ) und der Ressorcenkomponenten ( ) sowie gegebenenfalls ihrer abhängigen Werte wird per Knopfdruck die SRD-Einflussmatrix ( ) erstellt. Die SRD-Einflussmatrix ist das Herzstück des SRD (vgl. Abb. 3). In ihr werden zum einen die bisher erfassten SRD-Kategorien (Erfolgsfaktoren ( ), aktuelle Relevanz ( ), zukünftige

6 6 Strey Relevanz ( ), marktlicher Wettbewerbsvergleich ( ), Ressourcenkomponenten ( ) und technischer Wettbewerbsvergleich ( )) angezeigt. Zum anderen werden hier auch die aktuellen und potenziellen Einflüsse erfasst. Außerdem befindet sich in diesem Blatt das zentrale Rechenzentrum. Es enthält alle Berechnungen, die für die späteren grafischen Darstellungen benötigt werden. Abb. 3: SRD für Excel Ausschnitt aus einem SRD-Tower Auf der Basis dieser Matrix werden für das jeweils ausgewählte und mit SRD zu untersuchende und zu vitalisierende bzw. optimierende Objekt (z. B. ganzes Unternehmen, Funktion, Division, Produkt Prozess) automatisch 17 SRD-Tabellenblätter bzw. SRD-Grafiken erstellt. Dabei handelt es sich um fünf Portfolios, zwei SRD-Aktions-Matrizen sowie zehn Blätter mit bis zu drei Säulendiagrammen. Diese SRD-Charts geben dem SRD-Team, den für das SRD-Verantwortlichen und dem Management beispielsweise Auskunft über die aktuelle geschäftliche Bedeutung von Erfolgsfaktoren und Ressourcen, die zukünftige geschäftliche Bedeutung von Erfolgsfaktoren und Ressourcen, die Budgets für die derzeit eingesetzten Ressourcen, um das SRD-Objekt zu betreiben, die Möglichkeit, eingesetzte Ressourcen erfolgsorientiert auszurichten, die Reserven, die noch mobilisierbar sind, um mehr Geschäftserfolg zu erzielen, Benchmarkings für Ressourcen und Erfolgsfaktoren,

7 Power-Excel-Tools SRD für Excel 7 Stärken und Schwächen der Ressourcen und Erfolgsfaktoren, den Grad der Zielgerichtetheit des Ressourceneinsatzes, die Möglichkeiten, Ressourcen gezielt einzusetzen und gegebenenfalls einzusparen, Suchfelder und -zellen, um Vitalisierungs- und Optimierungsmaßnahmen abzuleiten, den Bedarf, neue Ressourcen aufzubauen bzw. bestehende Ressourcen abzubauen, eine zukunfts- und relevanzorientierte Feinsteuerung von Ressourcen und Erfolgsfaktoren. Beispielhaft werden hier ein Säulendiagrammblatt und ein Portfolio dargestellt, welche das Ergebnis einer bereits durchgeführten SRD-Analyse in der Praxis waren (vgl. Abb. 4 und 5). Abb. 4: SRD für Excel Säulendiagramm Die in Abbildung 4 skizzierten Säulendiagramme zeigen (oben) den IST- und den KANN- Einfluss der Ressourcen auf die geschäftlichen Erfolgsfaktoren. Das dritte Säulendiagramm

8 8 Strey zeigt die noch vorhandenen Reserven, die das Management in den einzelnen Ressourcen mobilisieren kann, um den geschäftlichen Erfolg zu steigern. Abb. 5: SRD für Excel Portfolio Im in Abbildung 5 skizzierten Portfolio werden die Ressourcenkomponenten entsprechend ihrer relevanten Potenzialreserve und ihrer relevanten Stärken-Schwächen-Position exponiert. Die relevante Potenzialreserve ist wiederum die Summe der Potenzialreserven, welche mit der aktuellen Relevanz gewichtet wurden. Die relevante Stärken-Schwächen-Position ist der Wert des (technischen) Wettbewerbsvergleichs, wobei eine Gewichtung mit den IST-Einflüssen erfolgt. Aufgrund der Gewichtungen werden an dieser Stelle keine diskreten oder gar fixierten Skalen im Portfolio verwendet. Zum einen sollen alle Objekte innerhalb des Portfolios gezeichnet werden. Zum anderen muss die Skalierung so gewählt werden, dass nicht alle Objekte nahezu gleich positioniert werden bzw. nicht viel ungenutzter Platz im Portfolio vergeudet wird. Daher müssen beide Skalen dieses Portfolios dynamisch bestimmt werden, was einen

9 Power-Excel-Tools SRD für Excel 9 enormen Berechnungsaufwand auslöst (Praktiker, die ähnliche Portfolios schon erstellt haben, werden sich mit Grauen an dieses Problem erinnern). 3. Methodische Grundsätze Nach Erfahrung des Autors sind bei der Entwicklung und praktischen Umsetzung eines Software-Tools für die DV-technische Unterstützung einer Beratungsmethode folgende Grundsätze von fundamentaler Bedeutung: Orientierung am praktischen Projektverlauf Vom Einfachen zum Komplexen Eine Dimensionierung pro Tabellenblatt Einsatz von Farben Flexible Systemeinstellungen Folienorientierung des Outputs Modifikationsunterstützung Orientierung am praktischen Projektverlauf: Sinn des entwickelten Tools soll es sein, in der Praxis erfolgreich angewandt zu werden. Daher muss sich der spätere Anwender entlang des realen Projektverlaufs in der Praxis innerhalb des Tools sehr flexibel bewegen können. Der DV-technische Umsetzer der Methode sollte daher idealerweise mindestens einmal an einem methodischen Anwendungsprojekt partizipiert haben, um mit den im Projektprozess eintretenden bzw. denkbaren Problemen möglichst gut vertraut zu sein. So könnte es beim praktischen Einsatz des SRD der Fall sein, dass die Befragungsergebnisse über die Stärken und Schwächen von Ressourcen (technischer Wettbewerbsvergleich) noch nicht vorliegen. In dieser Situation muss es trotzdem möglich sein, bereits die Einflussmatrix zu füllen und die Diagramme zu erzeugen. Alle Diagramme, welche nicht auf Daten des (technischen) Wettbewerbsvergleichs basieren, sollen bereits korrekt dargestellt werden können. Insofern war gerade auch für den Autor die Begleitung verschiedener SRD- Beratungsprojekte von unschätzbarem Wert für die Erstellung und Verfeinerung des Software-Tools SRD für Excel. Vom Einfachen zum Komplexen: Insbesondere bei komplexen Methoden und DV-Tools kann es für den Anwender ein Vorteil sein, wenn er zunächst einfachere und überschaubare Methodenschritte durch ebenso einfache und überschaubare DV-Tools unterstützt. Hierdurch ist ein iteratives Vorgehen möglich, das ein schrittweises Hinzulernen und ein DV-technisches Herantasten an den methodischen Gesamtumfang ermöglicht. Gerade bei extrem mächtigen und reichhaltigen Methoden wie vor allem dem SRD ist dies anzuraten. Eine Dimensionierung pro Tabellenblatt : Dies entspricht dem Prinzip Ein Inhalt pro Folie. Sicher ist es möglich, die eindimensionalen Tabellenblätter (Ressourcenkomponenten und Erfolgasfaktoren) in das zweidimensionale Tabellenblatt der Einflussmatrix (SRD-Tower) zu integrieren. Dies würde aber die Übersichtlichkeit reduzieren. Der Nachteil, drei Tabellenblätter (statt eines einzigen Tabellenblattes) bearbeiten zu müssen, wird in diesem Fall durch erhöhte Übersichtlichkeit überkompensiert.

10 10 Strey Einsatz von Farben: Farben können helfen, Wiedererkennungseffekte auszulösen (z. B. für die Erfolgsfaktoren im SRD immer die Farbe gelb). Dies steigert für den Software-Anwender die Transparenz und die Anwenderfreundlichkeit des Software-Tools. Flexible Systemeinstellungen : Beim Entwickeln eines Software-Tools muss die Frage gestellt werden, in welcher Art und Weise der Anwender (fallweise) von der Standardmethode abweichen möchte. Es ist abzuwägen, ob Abweichungen in einem vernünftigen Rahmen in das Tool integriert werden können, ohne das Tool dadurch derart komplex zu machen, dass es nur noch vom Entwickler selbst bedient werden kann. Bei SRD für Excel können mehrere Systemeinstellungen sehr anwenderfreundlich verändert werden. Hierzu gibt es die vom Anwender bedienbare Schaltfläche Arbeitswerte einblenden, unter der beispielsweise die Spannweiten von Rating-Skalen, die Größen von Kreisen für die Portfolios und auch die Bezeichnung des SRD-Projekts sowie der Name des Projektbearbeiters verändert werden können. Folienorientierung des Outputs: Die mit SRD für Excel generierbaren Charts sind in der Regel die Grundlage für Ergebnispräsentationen von SRD-Projekten. Die Charts müssen daher foliengerecht und für den anschließenden Projektbericht tauglich sein. Im Detail bedeutet dies beispielsweise, dass durch den Ausdruck auf einem Schwarz-Weiß-Drucker keine relevanten Informationen verloren gehen dürfen. Gleiches gilt für Farbdrucke, Farb- und Fotokopien. Modifikationsunterstützung: Für Präsentationszwecke und/oder für Was-wäre-Wenn-Szenarien müssen öfters Zellen modifiziert werden, welche im normalen Prozessverlauf nicht geändert werden dürfen. Dies lässt sich in Microsoft Excel durch den zweistufigen Zellschutz realisieren. Zellen, welche zur Eingabe bestimmt sind, erhalten keinen Zellschutz. Alle anderen erhalten ihn. Der Zellschutz kann a-priori aktiviert werden. Im normalen Projektverlauf können Anzeigezellen nicht geändert werden. Soll dies für Modifikationen erlaubt werden, muss nur der Zellschutz deaktiviert werden. Dies wirkt sich auf das gesamte aktive Tabellenblatt aus. 4. Fazit: Integration von Anwender und Software-Ersteller Die erfolgreiche Entwicklung von Software-Tools für die DV-Unterstützung von Management-, Controlling- und Beratungsmethoden setzt vom Software-Ersteller nicht nur ein hohes methodisches Wissen voraus. Vielmehr gilt es (neben dem abstrakten Methodenwissen), mit den vielfältigen Problemen im konkreten Methodeneinsatz in der Praxis vertraut zu sein. Dies kann einerseits durch eine Integration des Anwenders in den konkreten Erstellungsprozess des Software-Tools erfolgen. Eine noch durchschlagskräftigere Vorgehensweise wäre andererseits, wenn der Software-Ersteller konkrete Projekt- und Anwendungserfahrungen im Praxiseinsatz einer Methode sammeln könnte. Für den Autor hat sich in dieser Hinsicht aus Kooperationen mit den Repräsentanten des Kompetenzzentrums für Unternehmensentwicklung und -beratung eine äußerst fruchtbare Zusammenarbeit entwickelt, die sich sicherlich auch für die Anwenderfreundlichkeit der bisher entwickelten Software-Tools sehr positiv ausgewirkt hat.