KIVBF-News 6/2008. Editorial Aktuelles aus Sicht der Geschäftsführung

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1 11. Dezember 2008 Inhalt dieser Ausgabe Editorial Aktuelles aus Sicht der Geschäftsführung Mehr als 800 Besucher auf unserem Forum 2008 Tag der offenen Tür in allen Betriebsstätten erfolgreich durchgeführt Grenzüberschreitende Zusammenarbeit Rheinfelden (Baden) und Rheinfelden (Schweiz) als neue Kunden Karlsruhe und Freiburg gehen auf dem Weg zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie voran Karlsruhe ist Pilotanwender, Freiburg prüft den Einstieg ins Projekt Ablösung von FIWES-Classic rückt näher Finanzverfahren und Veranlagungsverfahren künftig aus einem Guss Aus unseren Gremien Gemeinde Bretzfeld beantragt die Aufnahme in Zweckverband Termine Verbandsversammlung 18. Dezember 2008 Editorial Sehr geehrte Damen und Herren, vor Ihnen liegt die neue Ausgabe unserer KIVBF-News. Wir können auch dieses Mal wieder über interessante Themen berichten, z.b. über die erfolgreiche Präsentation der Plattform ego! EU DLR zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie sowie über die geplante Einführung dieser Plattform bei den Städten Karlsruhe und Freiburg. Erfreulich außerdem: Mit der Gemeinde Rheinfelden (Schweiz) haben wir den ersten Kunden außerhalb der Bundesrepublik Deutschland gewonnen, der eine Lösung von KIVBF nutzt. Lesen sie hierzu unseren Beitrag: Grenzüberschreitende Zusammenarbeit. Einen großen Meilenstein in unserer Portfoliostrategie werden wir mit der Ablösung von FIWES-Classic zum Ende des Haushaltsjahres 2009 schaffen. Wir haben uns in unserem Verbandsgebiet für nur eine Nachfolgelösung von FIWES-Classic entschieden. Diese bieten wir Ihnen als Finanzwesen mit den Ausprägungen Kameralistik und Kommunale Doppik an. Herzlich möchte ich mich an dieser Stelle bei allen Besucherinnen und Besuchern unserer Hausmesse Forum 2008 bedanken. Mit Ihrem zahlreichen Erscheinen und Ihrem Interesse an unseren Foren und Informationsständen haben Sie wesentlich zum Erfolg unserer Veranstaltungen beigetragen. Gern lade ich Sie ein, auch im Jahr 2009 wieder an unseren Foren teilzunehmen und/oder besuchen Sie uns auf unserem Messestand auf der KOMCOM Süd am 28./29. April 2009 in Karlsruhe. Seite 1 von 6

2 Herzlichen Dank für Ihr Interesse an unseren KIVBF-News und für Ihr Vertrauen, das Sie uns und unserem Unternehmen entgegen bringen. Ihr William Schmitt Hauptgeschäftsführer Mehr als 800 Besucher auf unserem Forum 2008 Autor: Jürgen Abelshauser, GBL Marketing und Vertrieb Verbindung macht stark! - unter diesem Motto haben wir unsere Kunden über die aktuellen IT- Konzepte für die Kommunalverwaltung informiert. Jeden Messetag eröffnete die Geschäftsführung mit einem Vortrag über die zukünftigen Strategien des Unternehmens. In drei Foren wurden die neuesten Entwicklungen in den Bereichen Kommunales Finanzwesen, Kommunale Dienstleistungen und Technische IT Lösungen präsentiert. Die Foren wurden ganztags von den jeweiligen Geschäftsbereichsleitern begleitet und moderiert. Als externe Dienstleister waren der Kommunale Versorgungsverband Baden-Württemberg, PC-Ware und xevit networks jeweils mit einem Infostand vertreten. Der Startschuss zu unseren Hausmessen fiel am 1. Oktober 2008 in der Betriebsstätte Heidelberg mit ihrem umgestalteten Schulungs- und Konferenzbereich. Immer weiter steigende Besucherzahlen erfuhren an den nachfolgenden Messetagen die Betriebsstätten Karlsruhe, Freiburg und Heilbronn. Insgesamt wurden mit 810 Besuchern alle Erwartungen übertroffen. In den Foren stieß unter anderem das dvv.standesamtswesen (Autista) auf großes Interesse, gefolgt von Themen des Finanzwesens, z.b. Einnahmewirtschaft und kommunale Doppik. Mit Blick auf das Superwahljahr 2009 war das Wahlauswerteverfahren WinWVIS ein Magnet. Alle Foren waren sehr gut besucht, wobei die Kompetenz der Referenten und die Qualität der Vorträge vielfach gelobt wurden. Spaß und Aktivität für Alt und Jung bot das Spiel mit der Wii-Konsole und die Junge KIVBF war mit Informationen über die Ausbildung in unserem Unternehmen präsent. Die Teilnehmerstimmen zeigen, dass wir unser Ziel, Verbindungen zu schaffen und zu stärken, erreicht haben. Fazit: Die positive Resonanz ist für uns Ansporn und Verpflichtung zugleich. Deshalb wollen wir auch im Jahr 2009 wieder mit einem hochwertigen Informations- und Veranstaltungsangebot aufwarten. Verbindung macht stark! Seite 2 von 6

3 Grenzüberschreitende Zusammenarbeit: Rheinfelden (Baden) und Rheinfelden ( Schweiz) als neue Kunden Autoren: Michael Just (Michael.Just@kivbf.de) und Claudia Senghaas (Claudia.Senghaas@kivbf.de), GB Kommunale Dienstleistungen Die beiden Städte Rheinfelden (Baden) und Rheinfelden (Schweiz) sind geschichtlich, wirtschaftlich und gesellschaftlich eng mit einander verbunden. Diese Verbundenheit spiegelt sich auch in der Zusammenarbeit der beiden Bibliotheken am Rhein wieder. Bereits seit vielen Jahren können die Bürger die Angebote beider Bibliotheken nutzen. Eine der Grundvoraussetzungen dafür war eine gemeinsame Datenhaltung und der Einsatz derselben Bibliothekssoftware. Das bisherige EDV-Konzept sollte optimiert werden, um den neuen Anforderungen, die sich aus dem Bibliotheksneubauprojekt von Rheinfelden (Baden) im Jahr 2009 ergeben werden, bereits jetzt gerecht zu werden. Die individuellen Besonderheiten beider Bibliotheken sollten dabei besonders berücksichtigt werden, so dass die Zusammenarbeit nicht zu gegenseitigen Beschränkungen, sondern zu Synergien führen würde. Insbesondere sollte das Antwortzeitverhalten für Rheinfelden (Baden) verbessert werden, da es hier in der Vergangenheit beim autonomen Betrieb immer wieder zu Problemen gekommen war. Erste e zwischen der KIVBF zu Rheinfelden (Baden) im Bibliotheksbereich bestanden bereits in den Jahren 2003 und damals führten wir zwei Schulungen durch und konfigurierten den gemeinsamen Online- Katalog der Bibliotheken. Die damals gemachten guten Erfahrungen und Erkundigungen bei anderen Anwendern, die Bibliotheca 2000 bei der KIVBF einsetzen, spielten sicherlich eine wichtige Rolle, als es im September 2008 zu dem Beschluss kam, zu einem anderen Anbieter und einem anderen Betriebsmodell zu wechseln. Nachdem die Entscheidung zu einem Wechsel zur KIVBF gefallen war, konnte die Migration aufgrund der bereits im Vorfeld durchgeführten Klärung der Projektziele und der vorgegebenen Rahmenbedingungen innerhalb kürzester Zeit durchgeführt werden. Von der Bestellung bis zum Produktivbeginn von Bibliotheca 2000 bei KIVBF vergingen lediglich noch vier Wochen. Seit dem setzen nun beide Bibliotheken Bibliotheca 2000 als Citrix- Terminalserverlösung bei der KIVBF ein. Die PCs in den Bibliotheken wurden über DSL-Anschlüsse und VPN angebunden. Die Datenhaltung erfolgt zentral und gewährleistet ein hohes Maß an Performance, Daten- und Ausfallsicherheit. Das Gesamtantwortzeitverhalten konnte deutlich verbessert werden. Die Administration von Bibliotheca 2000 und der dahinterstehenden Server- Umgebung wird nun komplett von der KIVBF wahrgenommen. Durch den zentralen Betrieb von Bibliotheca 2000 als Citrix-Terminalserverlösung ist es den Mitarbeitern des KIVBF-Bibliotheksteams möglich, schneller und effektiver zu agieren, als dies bei einem dezentralen Betrieb möglich gewesen wäre. Eines der wichtigsten Hilfsmittel im Citrix-Umfeld, sich in Anwendungssitzungen nach vorheriger Freigabe durch den Anwender einzuklinken und das Programm dadurch fernsteuern zu können, fand bereits mehrfach Anwendung und wurde von den Kunden sehr positiv aufgenommen. Das Hosting und die Betreuung des Online-Katalogs (Web-OPACs) erfolgt nun ebenfalls über die KIVBF: Absicherung, Konfiguration, Updates und Support - alles inklusive. Seite 3 von 6

4 Karlsruhe und Freiburg gehen auf dem Weg zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie voran Autor: Peter Wöhrle FBL Internet und E-Government Die Stadt Karlsruhe wird als Pilotanwender die Plattform ego! EU DLR zum Einsatz bringen. Freiburg prüft derzeit den Einstieg ins Projekt. Am 31. Oktober 2008 trafen sich die Spezialisten der Stadtverwaltungen mit Vertretern der kommunalen Rechenzentren und der Datenzentrale Baden-Württemberg zum Projektauftakt. Zur CeBIT 2009 sollen erste Projektergebnisse präsentiert werden. Trotz mancher Unwägbarkeiten die Zeit drängt: Am 28. Dezember 2009 müssen auch die kommunalen Verwaltungen der Bundesrepublik fit für die EU- Dienstleistungsrichtlinie sein. Grund genug für die Städte Karlsruhe und Freiburg, Wege auszuloten, wie man diese Fitness erreichen kann auch wenn für Baden- Württemberg z.b. derzeit noch nicht klar ist, wo der sog. Einheitliche Ansprechpartner verortet wird. Dass er als Verfahrensmittler zwischen Dienstleistern und kommunalen Verwaltungen stehen wird, ist außer Frage. Auf der Suche nach einem Umsetzungspartner wurde man beim Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg fündig. Unter seinem Dach wird schon seit einiger Zeit an einer Plattform für webbasierte Vorgangsbearbeitung gearbeitet. Auf der do it.konferenz am 13./14. Oktober in Stuttgart und zeitgleich auf dem Kongress des Deutschland-Online-Vorhabens Dienstleistungsrichtlinie im Bundeshaus Bonn wurden in einer Live-Präsentation erste Blicke auf ego! EU DLR möglich. Die Plattform stellt in Rechnung, dass bezüglich der Umsetzung der EU- Dienstleistungsrichtlinie noch etliche Fragen ungeklärt sind. Durch semantische Modellierung ist es möglich, diese Fragen zunächst offen zu lassen und trotzdem die erforderlichen Prozessschritte in rechte- und rollen-basierten Web- Arbeitsräumen abzubilden. Damit erfolgt der Einstieg auf der Projektberichtstufe 1+ des Deutschland-Online-Vorhabens IT-Umsetzung der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie. Möglich wurde dieses äußerst flexible Werkzeug nicht zuletzt durch die enge Zusammenarbeit mit dem Innenministerium Baden- Württemberg, das mit die Federführung des Deutschland-Online-Projektes inne hatte. Wichtig ist den Projektteilnehmern aus den Stadtverwaltungen Karlsruhe und Freiburg das wurde während der Auftaktsitzung deutlich die Konzentration auf die eigenen Prozesse. Nicht die Technik soll das Vorgehen limitieren. Vielmehr soll die rein inhaltliche Modellierung ganz nach den Forderungen der Dienstleistungsrichtlinie den Blick für mögliche Optimierungen und Normenkritik schärfen. Erst wenn der Prozess klar ist, muss die Technik zeigen, dass sie zur elektronischen Abbildung (bis hin zur direkten Integration von Fachanwendungen) in der Lage ist. Dass die Vorgangsbearbeitungsplattform ego! EU DLR genau dieses Prinzip als Grundbedingung mitbringt, war einer der wesentlichen Gründe für den Einstieg in das Pilotprojekt. Erste Ergebnisse werden auf der CeBIT 2009 präsentiert. Seite 4 von 6

5 Ablösung von FIWES-Classic rückt näher Autor: Ramon Brüstle, Bereichsleiter Kommunale Finanzverwaltung Ab 2010 gibt es bei der KIVBF nur noch ein Finanzwesen mit den Ausprägungen Kameralistik und Kommunale Doppik. Zum Ende des Haushaltsjahres 2009 ( ) wird das bisherige, technologisch in die Jahre gekommene Buchhaltungssystem FIWES-Classic abgelöst. Von der Ablösung betroffen ist das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (Personen- und Sachkontenführung). Unsere mit dem Kunden abgestimmte Planung gewährleistet, dass alle Kunden termingerecht auf die Lösung Finanzwesen Kameralistik umgestellt werden. Über 90 % unserer Kunden haben sich für unsere moderne Lösung entschieden bzw. sind mit der Lösung im Echtbetrieb (produktiv). Das Altverfahren FIWES-Classic wird gemäß den Regelungen unserer Allgemeinen Auftragsbedingungen (AAB) zum Ende des Haushaltsjahres 2009 abgekündigt. Für unser Verbandsgebiet haben wir uns ausschließlich für die auf SAP basierende Produktlinie entschieden und bieten keine anderen Fachverfahren als Nachfolge zu FIWES-Classic an. Die Konzentration auf die eine Lösung und die sich daraus ergebenden Synergien stehen bei uns im Fokus. Bisherige Erfahrungen die auch von den Kunden bestätigt werden -, haben gezeigt, dass der Vor-Ort-Betrieb einer Insellösung teurer ist als die integrative Lösung im RZ-Betrieb, und auch ein aktuelles Gutachten bestätigt, dass die von uns verfolgte Einproduktstrategie die kostengünstigste Lösung im DVV BW ist. Bei der Ablösung von FIWES-Classic verfolgen wir das Ziel, unsere Kunden zunächst auf die Ausprägung Finanzwesen Kameralistik und danach auf die Ausprägung Kommunale Doppik umzustellen. Doch es ist unser Anliegen, möglichst alle Mitglieder ins Boot zu holen und in die neue Lösung einzuführen. Damit möchten wir Sie mitnehmen auf unserem gemeinsamen Weg in das neue IT-Zeitalter. Wir möchten deshalb noch einmal kurz die Vorteile unserer neuen Lösung, die insbesondere durch die Mitgliedschaft in unserem Zweckverband zum Tragen kommen, darstellen: Mehr als 500 kommunale Kunden sorgen mit ihren Anforderungen für eine bedarfsgerechte Gestaltung des kommunalen Finanzwesens. Unsere Finanzwesenlösung ist ausgereift und von der GPA geprüft. Derzeit werden unsere aktuellen Veranlagungsverfahren (KAS-EVA) sukzessive auf die von uns favorisierte Basistechnologie umgestellt. Auf diese Weise führen wir die Integration unserer Veranlagungsverfahren in die Einnahmewirtschaft ( VIEW ) durch. Bis Ende 2008 wird die Oberfläche der Veranlagungsverfahren dem Look and Feel der Finanzwesenlösung entsprechen und im Laufe des Jahres 2009 wird die Integration sowohl in der Kameralistik als auch in der Kommunalen Doppik vollzogen sein. Mit der künftig per Gesetz vorgesehenen, einzigen Ausprägung Kommunale Doppik werden wir die Integrationsschritte auf den Einheitsdebitor ausweiten und so die Vollintegration schaffen. Auch die neue Lösung für Miete/Pachten wird sich vollintegrativ in unsere Lösung für das Finanzwesen einfügen. Auf Grund vieler Anforderungen haben wir die Komponente Kassenbaustein geschaffen, die in die Finanzwesenlösung ebenso voll integriert ist. Damit entfällt bei uns die sonst übliche Buchungsschnittstelle zwischen Barkasse und Finanzlösung. Seite 5 von 6

6 Aus unseren Gremien Am 14. Oktober 2008 hat der Organisationsbeirat getagt. Wesentliche Themen dieser Sitzung waren die Wirtschaftspläne des Jahres 2009 in Verbindung mit dem Geschäftsentwicklungsplan, die Situation der autonomen Kommunen beim Projekt dvv.meldeportal, die aktuelle Situation bei Beratung und Betreuung in der Personalwirtschaft (dvv.personal), die IT-Umsetzung des neuen Personenstandsgesetzes zum 1. Januar 2009, sowie die Statusberichte zur Entwicklung eines Kundenmanagement-Systems (KMS) und zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie. Hauptgeschäftsführer William Schmitt informierte über die wesentlichen Entwicklungen zur künftigen Gestaltung der Zusammenarbeit im Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg. Geschäftsentwicklungsplan, Wirtschaftsplan 2009 und die Zukunft des DV- Verbundes beschäftigten auch den Verwaltungsrat, der am 6. November 2008 zu seiner zweiten (öffentlichen und nichtöffentlichen) Sitzung des Jahres 2008 zusammen kam. Die wesentlichen Ergebnisse dieser Beratungen werden der Verbandsversammlung am 18. Dezember 2008 (öffentliche Sitzung) zur Beschlussfassung vorgelegt. Erfreulich ist, dass mit der Gemeinde Bretzfeld (Hohenlohekreis) wieder eine bisher autonome Gemeinde die Aufnahme in den Zweckverband beantragt hat. Zusammen mit der Stadt Mannheim und der Gemeinde Schöntal (Hohenlohekreis) ist die Gemeinde Bretzfeld seit 2005 die dritte Gemeinde in Baden-Württemberg, die sich dem Zweckverband anschließt. Über die Aufnahme des neuen Mitglieds wird die Verbandsversammlung in ihrer nächsten Sitzung entscheiden. Auch bisher hat die Gemeinde Bretzfeld schon mit KIVBF zusammen gearbeitet, z.b. in den Bereichen Personalwesen und Einwohnerwesen. Wegen des Ablaufs der Amtszeit des bisherigen Verbandsvorsitzenden wird die Verbandsversammlung am auch einen Verbandsvorsitzenden aus ihrer Mitte und zwei Stellvertreter aus der Mitte des Verwaltungsrats wählen. Termine Die siebte Verbandsversammlung des Zweckverbandes Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (öffentliche Sitzung) findet am Donnerstag, 18. Dezember 2008, 10:00 Uhr, im Kongresszentrum Karlsruhe, Stadthalle (Friedrich-Weinbrenner-Saal), Festplatz 9, Karlsruhe statt. Die Tagesordnung wurde im Staatsanzeiger für Baden-Württemberg in der Ausgabe 46 (21. November 2008) veröffentlicht. Die Mitglieder der Verbandsversammlung haben eine besondere Einladung erhalten. Seite 6 von 6