Kurzanleitung für das Projektsystem. am Beispiel der Steuerung von Vertriebsprojekten für den Vertrieb ethischer Medikamente

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1 Das System DOOR Kurzanleitung für das Projektsystem am Beispiel der Steuerung von Vertriebsprojekten für den Vertrieb ethischer Medikamente Stand: von 24

2 Inhaltsverzeichnis 1 ÜBERBLICK ANMELDUNG AM SYSTEM STRUKTUR DER ANWENDUNG INFORMATIONSGEHALT DER EINZELPROJEKTE Projektübersicht Projektdaten Aktion Aktionsfortschritt Kundeninformation INFORMATIONSGEHALT DER JAHRESPROJEKTE Jahresprojekt der Außendienstmitarbeiter (ADM) Jahresprojekt der Regionalleiter (RL) AUSWERTUNGEN Auswertungen auf Regionsebene Auswertungen auf Projektebene (Vertriebsleitung) BEFRAGUNGEN Stand: von 24

3 1 Überblick Diese Kurzanleitung soll Sie befähigen, unser Beispielsystem zur Steuerung von Vertriebsprozessen zu bedienen und dessen Aussagekraft verdeutlichen. Zugrunde liegt der Anwendung der Vertrieb ethischer Medikamente eines Pharmakonzerns. Innerhalb der Businessunit Deutschland wird ein Produktbereich in 8 Regionen vertrieben. Jede Region wird durch einen Regionalleiter (RL) und zugehörige Außendienstmitarbeiter (ADM) vertreten. Für jede dieser Ebenen wurden hierarchisch strukturierte Projekte angelegt. Der Informationsgehalt der Projekte umfasst Budgets (geplant, beantragt, gebucht), Termine, Kundenzuordnungen (Ärzte, Kliniken, Apotheken), Budgetzuordnungen zu Indikationen und Tools (Veranstaltung, Referententätigkeit, Studien, Sponsoring, etc.). Der Informationsgehalt der einzelnen Projekte wird jeweils auf die nächst höhere Hierarchiestufe aggregiert: Die ADM-Projekte auf das ADM-Jahresprojekt Die RL- und ADM-Projekte auf das RL-Jahresprojekt Für den Leiter des Vertriebes sowie die Regionalleiter stehen weitere Auswertungen zur Budgetverwendung zu Verfügung (niedergelassen versus Klink, nach Tools, nach Status, nach Indikation). Die Datenübernahme aus dem kundeneigenen CRM (hier Siebel) ist Bestandteil der Anwendung (Ärzte, Kliniken, Apotheken, SAP- Nummern der Belege, etc.). Stand: von 24

4 2 Anmeldung am System Nach der Anforderung Ihrer Zugangsdaten auf unserer Homepage Menüpunkt Zugänge erhalten Sie von uns die benötigten Zugangsdaten zur Anmeldung am System. Starten Sie die Anwendung mittels Eingabe der URL geben Sie die Zugangsdaten ein und betätigen Sie den LOGIN-Button. Der Ihnen zugeordnete Account bietet Ihnen die Möglichkeit, sich Daten ab der Hierarchiestufe Region anzeigen zu lassen. Um das System nutzbar zu halten, haben Beobachter nicht die Berechtigung, Änderungen vorzunehmen. Stand: von 24

5 3 Struktur der Anwendung Erweitern Sie Projekte und wählen Sie eine Region, hier Region 1, aus. Erweitern Sie die Projekte der Region 1 über den Auswahlbutton vollständig. Stand: von 24

6 Für die Region, den Regionalleiter (RL) sowie die Außendienstmitarbeiter (ADM) existiert jeweils ein Jahresprojekt, das als Container zum Verdichten der Budgetinformationen der einzelnen Projekte dient und die zugeteilten Budgets enthält. Die Jahresprojekte werden zu Beginn der Planungsphase bei Eingabe der zur Verfügung stehenden Budgets durch den Regionalleiter automatisch im System erzeugt. Jahresprojekt der Region Jahresprojekt des Regionalleiters Jahresprojekt des ADM 1 Jahresprojekt des ADM 2 Statusmeldung zum Budget Statusmeldung zum Budgetfortschritt Statusmeldung zur Termintreue Jahresprojekt des ADM 3 Unterhalb der Jahresprojekte liegen die von den ADM sowie dem RL erzeugten Einzelprojekte, die mit Budget und Terminen versehen sind. Stand: von 24

7 4 Informationsgehalt der Einzelprojekte Auf den einzelnen Stufen können die aktuellen Informationen zu den Unter- und Jahresprojekten eingesehen werden. Dazu wählen Sie das gewünschte Projekt aus. Hier wird das Projekt Symposium Düsseldorf des ADM 1 gewählt, indem der Info-Button betätigt wird. Die einzelnen Projekte werden in einem eigenen Fenster geöffnet. Stand: von 24

8 4.1 Projektübersicht In der Projektübersicht, hier zwei Bildschirminhalte, werden die aktuellen Daten des Projektes dargestellt. Im oberen Bereich werden Informationen zum Budget, einer eventuellen Beteiligung der Zentrale, die das eigene Budget nicht belastet, zur Güte, einer Zuordnung zu niedergelassen / Klinik (Grundlage einer Auswertung) sowie eine graphische Darstellung der Aktionen des Projektes gezeigt. Stand: von 24

9 Im unteren Bereich werden detaillierte Informationen zum eingesetzten Budget (Status, Indikation- und Toolzuordnung) sowie der Terminierung und des Status der Aktionen eingeblendet. Stand: von 24

10 4.2 Projektdaten Durch die Auswahl von Projektdaten gelangt man zu den dem Projekt zugrundliegenden Daten. Ein Projekt besteht immer aus den Projektdaten sowie zugeordneten Aktionen. Im oberen Bereich sind die Bezeichnung des durch den ADM angelegten Projektes sowie dessen Laufzeit und Zugehörigkeit zu Klinik bzw. niedergelassenem Bereich abgelegt. Stand: von 24

11 Im unteren Bereich wird die Zuordnung der Kunden bzw. externe Projektbeteiligten vorgenommen. Diese Daten werden aus Fremdsystemen automatisch übernommen (hier Siebel). Über den Button Mitarbeiter kann der ADM weiteren ADM Rechte an dem Projekt vergeben. Über dieses Feature werden vernetzte Projekte realisiert. Stand: von 24

12 4.3 Aktion Über den Button Aktion wird der Pflegebildschirm für die Aktionen des Projektes gestartet. Hier lassen sich Aktionen hinzufügen, ändern und löschen. Die Budgets der Aktionen können Indikationen und Tools zugeordnet werden. Zusätzlich lässt sich ein externes Budget zuordnen, dass keine Auswirkung auf das Vorgabebudget des ADM hat. Stand: von 24

13 4.4 Aktionsfortschritt Ist das Projekt gepflegt und sind die Aktionen angelegt, wird der Status der Aktionen über den Menüpunk Aktionsfortschritt gepflegt. Im oberen Bereich des Pflegebildschirmes werden Status und Bewertung gepflegt. Weiterhin ist ein Kommentarwesen sowie eine Dokumentenverwaltung integriert. Durch diese Features wird die Kommunikation bei vernetzten Projekten gewährleistet. Dokumente zu Projekten werden zentral abgelegt, archiviert und stehen zukünftig unabhängig von der Person des Erstellers dauerhaft zur Verfügung. Stand: von 24

14 Im unteren Bereich werden der Zustand sowie der Status des Budgets angezeigt bzw. gepflegt. Stand: von 24

15 4.5 Kundeninformation Der Menüpunkt Kundeninformation listet die beteiligten Kunden bzw. externen Teilnehmer des Projektes auf. Stand: von 24

16 5 Informationsgehalt der Jahresprojekte In den Jahresprojekten werden die Informationen der Einzelprojekte vom System verdichtet. 5.1 Jahresprojekt der Außendienstmitarbeiter (ADM) Das gewünschte Jahresprojekt (hier ADM1 2010) wird über den zugehörigen Info-Button ausgewählt. Stand: von 24

17 DOOR GmbH Neben den grundlegenden Informationen werden im oberen Bereich verwendetes und Restbudget sowie die einzelnen Projekte des ADM angezeigt. Stand: von 24

18 Im unteren Bereich finden sich die kumulierten Werte aus den einzelnen Projekten. Im Listbericht werden alle Projekte des ADM mit ihren Aktionen als Excel-Sheet aufbereitet und stehen zu Download bereit. 5.2 Jahresprojekt der Regionalleiter (RL) Das gewünschte Jahresprojekt (hier Jahresplanung RL ) wird über den zugehörigen Info-Button ausgewählt. Stand: von 24

19 Das Jahresprojekt des Regionalleiters liefert die kumulierten Budgetdaten aller ADM-Projekte sowie der eigenen Projekte des RL nach Status und Indikationen. Zusätzlich hat der RL die Möglichkeit, sich einen Übersichtsbericht (Bugetinformationen und Projekte der Region) sowie einen Listenbericht (Projekte und Aktionen) im Excel-Format erstellen zu lassen. Stand: von 24

20 6 Auswertungen Nach Betätigung des Button Auswertungen stehen zum Projektsystem auf Regions- und Projektebene Auswertungen zur Verfügung. 6.1 Auswertungen auf Regionsebene Auf Regionsebene steht für den Regionalleiter eine Auswertung zur Verwendung des Budgets (niedergelassen versus Klinik) bereit. Stand: von 24

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22 6.2 Auswertungen auf Projektebene (Vertriebsleitung) Für den Vertriebsleiter steht neben der Auswertung zur Verwendung des Budgets (niedergelassen versus Klinik) zusätzlich die Budgetverteilung nach Regionen bereit. Stand: von 24

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24 7 Befragungen Das System beinhaltet eine integrierte Befragungslösung, die es ermöglicht, Befragungen vollautomatisch an ein vorgegebenes Klientel (Kunden, Mitarbeiter) via oder Intranet vollautomatisch auszurollen. Nach Definition des Fragenkatalogs und des Teilnehmerkreises ( -Adresse, Intranetadresse) sowie der Periodizität der Befragung sendet das System den zu Befragenden automatisch einen Link zur Befragung. Entsprechend der vorgegebenen Parameter erinnert das System, wenn die Befragung noch nicht begonnen oder noch nicht abgeschlossen wurde. Die aktiven Befragungen werden nach Auswahl des Menüpunktes angezeigt und können differenziert nach beispielsweise Referenten oder Gästen (bitte auswählen) eingesehen werden. Stand: von 24