Datenaustauschprozesse zwischen Bibliotheken im deutschsprachigen Raum vor dem Umstieg auf MARC 21 mit besonderer Berücksichtigung von MARCXML

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1 Datenaustauschprozesse zwischen Bibliotheken im deutschsprachigen Raum vor dem Umstieg auf MARC 21 mit besonderer Berücksichtigung von MARCXML

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 3 A Ausgangssituation... 4 A.1 Projekt "Internationalisierung der deutschen Standards: Umstieg auf MARC 21"... 4 A.2 Stand der Umstiegsvorbereitungen... 6 A.3 MARCXML... 7 B Untersuchung... 8 B.1 Untersuchungsziel... 8 B.2 Befragung... 9 B.3 Qualität der Eingangsdaten... 9 B.4 Darstellung und Analyse der Ergebnisse C Auswertung C.1 Allgemeine Angaben C.2 Bibliothekssystem C.3 Bibliothekarische Funktionalitäten C.4 Kenntnisstand und Anmerkungen der Befragten D Analysen zu MARCXML D.1 Analyse: MARCXML Format D.2 Analyse: Ontologien und bibliografische Standards E Zusammenfassung und Schlussfolgerung F Anhänge F.1 Abkürzungsverzeichnis F.2 Liste angeschriebener Institutionen F.3 Fragebogen im Original... 39

3 Vorwort Die vorliegende Studie ist im Rahmen des von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) geförderten Projekts "Internationalisierung der deutschen Standards: Umstieg auf MARC 21" entstanden. Sie wurde fachlich und organisatorisch von der Abteilung Informationstechnik und der Arbeitsstelle für Standardisierung der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) begleitet und insbesondere bei der Auswertung und Interpretation der Ergebnisse unterstützt. Die Datenerhebung zur Studie wurde im Spätsommer 2007 abgeschlossen, redaktionell gingen im Oktober 2007 die letzten inhaltlich einschneidenden Änderungen ein. Die Studie hat zum Ziel, auf Grundlage einer Umfrage bei exemplarisch ausgewählten Einrichtungen ein möglichst umfassendes Bild zu den Datenaustauschprozessen zu zeichnen, in die Bibliotheken im deutschsprachigen Bereich involviert sind und auf die der Umstieg auf MARC 21 direkte oder indirekte Auswirkungen haben wird. Wenn auch die einzelnen Ergebnisse nicht überraschen, konnte damit ein Überblick sowohl über verwendete Systeme und eingesetzte Schnittstellen gewonnen werden als auch über den Kenntnisstand der Mitarbeiter zu zukünftig zu verwendenden Datenformaten. Auf die Vor- und Nachteile von MARCXML als mögliche Variante des internationalen Austauschformates wurde besonders geachtet. Die Studie spiegelt hierbei nicht die Haltung der Deutschen Nationalbibliothek zu den aufgeworfenen Fragen und greift auch nicht einer Entscheidung über die künftigen Lieferformate der DNB vor. Natürlich aber gehen die angestellten Überlegungen in den weiteren Abstimmungs- und Festlegungsprozess bei der zukünftigen Gestaltung der Datenaustauschdienste ein. Eine wesentliche Erkenntnis der Studie hierfür ist, dass die befragten Bibliotheken bis auf wenige Ausnahmen bereits heute technisch und organisatorisch gut darauf vorbereitet sind, die anstehenden Systemanpassungen umzusetzen. Frankfurt am Main, im Februar 2008 Seite 3 von 39

4 A Ausgangssituation A.1 Projekt "Internationalisierung der deutschen Standards: Umstieg auf MARC 21" Im Dezember 2004 wurden vom Standardisierungsausschuss weit reichende Beschlüsse zur Internationalisierung der deutschen Standards gefasst, die als ersten Meilenstein die Einführung und einheitliche Anwendung von MARC 21 als Austauschformat für alle Bibliotheken in Deutschland und Österreich vorsehen: "Der Standardisierungsausschuss beschließt einstimmig die einheitliche Anwendung von MARC 21 als Austauschformat für alle deutschsprachigen Bibliotheken." 1 Der Auftrag, den Formatumstieg vorzubereiten, erging an die Arbeitsstelle für Standardisierung als Organisationseinheit der Deutschen Nationalbibliothek und gleichzeitig Geschäftsstelle des Standardisierungsausschusses in Kooperation mit der Expertengruppe Datenformate. Diese ist in Deutschland und Österreich für die Entwicklung und Pflege von Datenformaten zuständig und erarbeitet gemeinsam mit der Arbeitsstelle Datenformate der Deutschen Nationalbibliothek Lösungen für Anforderungen an Datenformate, die dann veröffentlicht und dokumentiert werden. Im Zentrum der bisherigen Arbeit stand das Maschinelle Austauschformat für Bibliotheken (MAB). Das im deutschsprachigen Raum verwendete Austauschformat MAB existiert seit 1995 in der Version 2.0 (MAB2) 2. Seither wurde MAB2 kontinuierlich weiterentwikkelt, um aktuellen Anforderungen des Datentausches gerecht zu werden. Mit dem Beschluss, MARC 21 einheitlich als Austauschformat für alle deutschsprachigen Bibliotheken anzuwenden, war die Entscheidung verbunden, MAB2 zunächst nur noch in unabdingbar notwendiger und zugleich international kompatibler Weise zu pflegen und bei gutem Fortschritt der Umstiegsvorbereitungen schließlich 'einzufrieren'. Dies ist seit Beginn des Jahres 2007 der Fall. Der internationale Standard Machine Readable Cataloging (MARC) wurde in den 60er Jahren unter Federführung der Library of Congress entwickelt, um durch die standardisierte Weitergabe von Katalogisierungsdaten Doppelarbeit zu vermeiden. 3 Seither ist die MARC-Community international kontinuierlich gewachsen. MARC 21 ist der neue Name der 1999 zusammengeführten Formate USMARC und CAN/MARC. Er soll in die Zukunft weisen und den internationalen Charakter des Austauschformats betonen. Für die Pflege und Entwicklung von MARC 21 ist das Machine Readable Bibliographic Information Committee (MARBI) verantwortlich, das acht Mitglieder aus verschiedenen Untergliederungen der American Library Association umfasst, die Sally McCallum: MARC: Keystone for library automation. In: Annals of the History of Computing, IEEE 24, 2 (2002), S Seite 4 von 39

5 zugleich andere große Institutionen repräsentieren und mit ihrem Votum eine Empfehlung aussprechen 4. Die endgültige Entscheidung liegt beim Kern von MARBI, der von drei Ex-Officio-Vertretern von der Library of Congress, von Library and Archives Canada und der British Library gebildet wird. Die Sitzungen von MARBI finden jeweils im Januar und Juni jedes Jahres in Verbindung mit den Tagungen der American Library Association statt und sind offen für interessierte Gäste und Zuhörer. Die Geschäftsstelle von MARBI ist das Network Development and MARC Standard Office (NDMSO), das unter Leitung von Sally McCallum an der Library of Congress angesiedelt und u. a. für die redaktionelle Bearbeitung und Veröffentlichung von Diskussionspapieren und Anträgen MARC 21 betreffend verantwortlich ist. 5 Die Ziele, die mit dem Formatumstieg verfolgt werden, sind vor allem eine Verbesserung der Übernahme und des Tausches von Fremddaten sowie eine freiere Systemwahl.Der Formatumstieg bedeutet für die Konzeption von Bibliothekssoftware, dass die bisher gebräuchliche MAB-Schnittstelle für den Import und Export von Daten an Bedeutung verlieren wird und durch eine in MARC 21 realisierte Schnittstelle abgelöst wird. International auf dem Markt befindliche Bibliothekssysteme sind meist bereits mit einer solchen MARC-21-Schnittstelle ausgestattet, so dass der bisher entstehende nicht unerhebliche Anpassungsaufwand an MAB entfällt. Da MARC 21 das weltweit verbreitetste bibliografische Datenformat ist, können die international vorliegenden Daten wesentlich leichter als bisher genutzt werden. Das Projekt "Internationalisierung der deutschen Standards: Umstieg auf MARC 21" wird von der Deutschen Forschungsgemeinschaft und der Andrew W. Mellon Foundation gefördert. Aus Mitteln der Andrew W. Mellon Foundation werden Arbeitspakete mit Grundlagencharakter ermöglicht. Dazu gehört die Entwicklung einer Konkordanz MAB2 - MARC 21, die Durchführung von Workshops, der Aufbau und die Pflege von Kontakten zu internationalen Experten und Gremien und die Erstellung einer Machbarkeitsstudie für ein webfähiges, XML-basiertes Editionssystem. Aus Mitteln der Deutschen Forschungsgemeinschaft werden neben der Gesamtkoordination des Projekts vor allem Arbeitspakete realisiert, die auf diesen Grundlagen aufbauen: die Entwicklung eines webfähigen, XML-basierten Editionssystems, eine Übersetzung von MARC 21 Concise ins Deutsche, die Organisation eines Firmenworkshops sowie die vorliegende Expertise Seite 5 von 39

6 A.2 Stand der Umstiegsvorbereitungen Seit Beginn des Umstiegsvorhabens wurden einige Arbeitspakete bereits abgeschlossen, andere initiiert. Das zentrale Vorhaben einer Konkordanz der Datenformate MAB2 und MARC 21, die als Quelle für spätere Programmierungen dienen soll und insofern eine wichtige Voraussetzung für den konkreten Umstieg in den daran beteiligten Institutionen bildet, ist in großen Teilen beendet. 6 Restarbeiten müssen noch erfolgen. Dazu gehören zum einen Änderungen aufgrund von Anträgen auf Erweiterungen von MARC 21, die im Juni 2007 bei MARBI gestellt und dort sehr positiv aufgenommen wurden, sowie Änderungen aufgrund von Listen mit neu beantragten Codes, die gleichzeitig beim NDMSO abgegeben wurden. Zum anderen zählen dazu Festlegungen für nationale, regionale und lokale Anforderungen als zusätzliche Schicht zum offiziellen Standard MARC 21. Daneben wird ein Editionssystem entwickelt, das dazu dient, MARC 21, damit verknüpfte Hilfstexte und Kommentare, eine deutsche Übersetzung von MARC 21 Concise und die Konkordanz MAB2 - MARC 21 anzuzeigen und zu pflegen. 7 Die Umstiegsvorbereitungen führten zu neuen Erkenntnissen, die den Anstoß zur Akzentverschiebung in einem Punkt gaben: einer vorbereitenden Untersuchung zum Zeichensatz. Ausgangspunkt für dieses Arbeitspaket war die Tatsache, dass MARC 21 in seiner Standarddefinition einen eigenen, gegenüber den Standardzeichensätzen erweiterten Zeichensatz MARC-8 verwendet, der bei Umsetzung der "deutsche Daten" Lücken offen lässt. Daraus möglicherweise resultierende Probleme bei der originalschriftlichen Katalogisierung und den spezifischen deutschen Sonderzeichen sowie die Möglichkeiten und Grenzen einer Unicode-Implementierung im Format MARCXML sollten im Mittelpunkt der geplanten Untersuchung stehen. Untersuchungen der Deutschen Nationalbibliothek und der Expertengruppe Datenformate hatten im Vorfeld dann aber gezeigt, dass die Zahl und die Relevanz der nicht abbildbaren Zeichen gegenüber der Erkenntnis zum Zeitpunkt der Antragstellung insgesamt überschätzt wurde. Zwar muss festgestellt werden, dass im deutschen Kontext wichtige Zeichen wie das Paragrafenzeichen in MARC-8 nicht abgebildet sind, und ein entsprechender Antrag für die Einführung dieses Zeichens von MARBI bereits in den 90er Jahren abgelehnt wurde. Inzwischen wurden aber dafür Vereinbarungen getroffen, die die Abbildung letztlich erlauben. Angesichts dieser Situation erschien es wenig Erfolg versprechend, die Option für eine gesonderte Untersuchung zu dieser speziellen Thematik weiter zu prüfen. In der Gesamtbehandlung der Thematik zeichnete sich gleichzeitig ab, dass diese (und andere) Probleme bei einem Umstieg auf MARCXML entfielen. Für MARCXML, ein von der Library of Congress veröffentlichtes und laufend gepflegtes, zu MARC 21 deckungsgleiches XML-Format, sprechen zwei Punkte: Reinhard Altenhöner, Kerstin Helmkamp und Reinhold Heuvelmann: Das Ziel kommt in Sicht. Zum Stand der Vorbereitungen des Umstiegs auf das internationale Austauschformat MARC 21. Erscheint Kerstin Helmkamp und Susanne Oehlschläger: Ein Meilenstein auf dem Weg zur Internationalisierung. In: BuB 11/12 (2006), S Seite 6 von 39

7 1. die Tatsache, dass ihm der Zeichensatz Unicode zugrunde liegt, der mit rund Zeichen praktisch alle je genutzten Zeichen abdeckt, 2. der Umstand, dass XML eine weit verbreitete Technologie mit hohem Zukunftspotenzial darstellt. Nicht nur viele Software-Anwendungen wurden eigens dafür konzipiert, sondern auch wichtige Schnittstellen, wie etwa das OAI-Protokoll, funktionieren auf der Basis von XML. Auch in der Publikationswelt erfreut sich XML wachsender Beliebtheit. A.3 MARCXML Die Extensible Markup Language (XML) wurde 1998 vom World Wide Web Consortium (W3C) vorgestellt. Wie bei SGML auch handelt es sich bei XML um eine so genannte Metasprache, so dass auf Grundlage des Regelsystems, das XML bietet, andere Sprachen definiert werden können. Mit XML verknüpft werden Standards zum Umgang mit XML-Sprachen herausgegeben, wie z.b. XML-Schema, XPath, SAX oder DOM. Ein XML-Schema wird dabei benutzt, um die Syntax und Grammatik einer Sprache zu definieren, auf deren Grundlage dann in XML zukünftig Datensätze, die mit dieser Definition konform sind, erstellt werden können. Die Library of Congress definiert - angesichts der Möglichkeiten von XML - das MARCXML-Format mit dem Ziel, MARC-Datensätze speichern zu können. Wie eingangs bereits erwähnt, ist das internationale bibliografische Datenformat MARC 21 kein "neues Format". Es ist wie MAB bereits mit dem Aufkommen der EDV in Bibliotheken entwickelt worden, um durch die standardisierte Weitergabe von Katalogisierungsdaten Doppelarbeit zu vermeiden. Ein MARC 21-Datensatz besteht aus drei Teilen: Struktur, Inhaltsauszeichnung und Dateninhalt. Der Kern des MARCXML-Rahmenwerks ist ein XML-Schema, das eine verlustlose Darstellung von MARC-Datensätzen im XML-Format ermöglicht. Dadurch ist es möglich, Konvertierungsregeln in Form eines einfachen Algorithmus zu erstellen, die MARC-21-Datensätze in MARCXML umwandeln und ohne Verlust wieder herstellen. Dieses Vorgehen wurde von der Library of Congress standardisiert. Profitierend von der Eigenschaft, dass XML gut lesbar und mit Standard-Tools gut zu bearbeiten ist, erleichtert ein Einsatz von MARCXML so dem Systembetreiber die Handhabung des verarbeitenden Systems. Seite 7 von 39

8 B Untersuchung B.1 Untersuchungsziel Im Rahmen eines gemeinsamen Besprechungstags zwischen der Firma advan-ce und Vertretern der Deutschen Nationalbibliothek wurde Ende April 2007 nach Abschluss einer entsprechenden Ausschreibung das Untersuchungsziel festgelegt: eine Analyse der "Datenaustauschprozesse zwischen Bibliotheken im deutschsprachigen Raum vor dem Umstieg auf MARC 21 mit besonderer Berücksichtigung von MARCXML." Methodisch sollte ein Fragebogen zu Grunde gelegt werden, auf dessen Beantwortung die vorliegende Expertise aufbauen konnte. Insbesondere wurden dabei folgende Fragen untersucht: Welche Datenformate sind aktuell in der Bibliothekslandschaft im Einsatz? Wie abhängig sind eingesetzte Bibliothekssysteme vom Austauschdatenformat? Welche bibliothekarischen Abläufe ziehen welchen Umfang von Datenkonvertierungen nach sich, und mit welchen Problemen sind diese verknüpft? Gibt es eine Verteilung dieser bibliothekarischen Abläufe in Relation zur Institutionsgröße? Welches und wie viel EDV-Knowhow ist in den einzelnen Institutionen selbst vorhanden? Die Fragenkomplexe, die zur Beantwortung dieser übergeordneten Fragestellungen herangezogen werden sollten, wurden ebenfalls abgestimmt und auf die Bereiche Datenzugriff, Datenimport, Datenexport und Stand der Bibliothekssysteme eingegrenzt. Als zusätzlich abzufragender Punkt zur Beurteilung der Anwortqualitäten wurde der Kenntnisstand bzgl. der abgefragten Datenformate integriert. Auf Grundlage des Untersuchungsziels und der zielgerichteten Fragenkomplexe wurde der Fragebogen erstellt. Der Fragebogen (siehe Fragebogen im Original auf Seite 39) unterteilt sich dabei in fünf Teile: Teil I: Allgemeine Angaben zur befragten Institution bzgl. der Größe, der Mitarbeiteranzahl und der Anzahl der Standorte. Teil II: Angaben zum eingesetzten Bibliothekssystem bzgl. der Schnittstellen und der geplanten Updates. Teil III: Angaben zu den bibliothekarischen Funktionen Erstellen, Zugriff, Import und Export von Datensätzen. Seite 8 von 39

9 Teil IV: Angaben zum Kenntnisstand MARCXML bzw. anderer in der Bibliothekswelt relevanter Formate. Teil V: Platz für Anmerkungen. B.2 Befragung Die Befragung der Institutionen erfolgte im Juni 2007 durch die Weitergabe bzw. den Versand der Fragebögen an Ansprechpartner, die durch die Mitglieder der Expertengruppe Datenformate zuvor ausgewählt wurden, mit der Bitte, die Antworten an die DNB zu senden. Das Versenden der Fragebögen und der Rücklauf oblag der DNB. Gemeinsam festgelegt wurde im Rahmen des Besprechungstags, dass die Fragebögen nicht an die Hersteller von Bibliothekssystemen selbst gehen sollten, sondern der Stand der Bibliothekssysteme indirekt durch die Befragung der Kunden, welche die Systeme einsetzen, erfolgen soll. Die von der DNB in Zusammenarbeit mit der Expertengruppe Datenformate erstellte Liste umfasste 80 Institutionen (siehe Liste angeschriebener Institutionen auf Seite 35). Von diesen Institutionen haben insgesamt 46 an der Befragung teilgenommen, was einer Rücklaufquote von 57,5 Prozent entspricht. Die Daten aus den Fragebögen wurden von zwei Mitarbeiterinnen der DNB in ein von advan-ce vorbereitetes Excel-Sheet übertragen und diese Zusammenfassung der erhobenen Daten incl. der Original-Fragebögen zur Auswertung und Bewertung an advan-ce weitergeleitet. B.3 Qualität der Eingangsdaten Die Fragebögen wurden in den meisten Fällen gut ausgefüllt. Insgesamt sind die entstandenen Daten gut auswertbar und liefern relevante Daten, die zur Auswertung und Beurteilung herangezogen werden konnten. Die Angaben zum Kenntnisstand der Ansprechpartner zeigen, dass in jeder Institution Personen ausgewählt wurden, die über gute Kenntnisse zum vorhandenen System verfügen. Dies lässt darauf schließen, dass die Angaben korrekt sind und so die Auswertung ein repräsentatives Bild zeigt. Ausnahme: Es gibt einige Untersuchungsfragen, zu denen nur wenige Angaben eingegangen sind. Dies betrifft in erster Linie Fragen zum Export von Datensätzen, die deutlich seltener als Fragen zum Import von Datensätzen beantwortet wurden. Als Ursache ist anzunehmen, dass es im Feld der antwortenden Einrichtungen wesentlich weniger Institutionen gibt, die Daten exportieren, als solche, die Daten importieren. In der Auswertung ist dies berücksichtigt, indem nur die Ergebnisse abgebildet wurden, denen ausreichend Quelldaten zugrunde lagen. Seite 9 von 39

10 In einigen Fällen wurden Fragebögen fehlerhaft oder unvollständig ausgefüllt. Fehlende Angaben wurden bei der Auswertung nicht berücksichtigt. Fehlerhafte Angaben wurden wie folgt normalisiert: Irrelevante Angaben, die beispielsweise durch fälschliche Interpretation der Untersuchungsfrage zustande kamen, wurden gelöscht. Diese Angaben nahmen in der Auswertung nicht teil. Ungenaue Angaben, wie z.b. bei der Anzahl der Beschäftigten angegebene "ca. 25" wurden mit der angegebenen Zahl ersetzt, in diesem Fall mit 25. So wurden auch nicht numerische Angaben umgewandelt, z.b. "3,7 Mio." = Zu genaue Angaben, die eine nicht vorgesehene Aufteilung der Untersuchungsfrage beinhalteten, wurden durch das Aggregat ersetzt. So wurde beispielsweise die Angabe 3 Bibliotheken + 1 Bus bei der Anzahl der Standorte als 4 Standorte gerechnet. B.4 Darstellung und Analyse der Ergebnisse Nachfolgend werden die wesentlichen Analyseergebnisse der Befragung dargestellt. Für definierte Fragestellungen wurden die jeweiligen Ergebnisse (soweit sinnvoll) grafisch aufbereitet und mit entsprechenden Erläuterungen sowie fachlichen Interpretationen versehen. Soweit nicht ausdrücklich anders angegeben beziehen sich Prozentangaben immer auf die 46 Institutionen, deren ausgefüllte Fragebögen zugrunde lagen. Seite 10 von 39

11 C Auswertung C.1 Allgemeine Angaben Im ersten Teil des Fragebogens wurden Fragen zu Ansprechpartnern und Größenangaben der Institution gestellt. Die Fragen zur Größe der Institution unter dem Fragenkomplex 1.2 dienten dabei der Abschätzung und einer möglichen Unterteilung der Größe hinsichtlich der Anzahl der Standorte, der Beschäftigten, der Beschäftigten in der EDV und der vorhandenen Objekte. Davon ausgehend sollte eine Unterteilung der Institutionen in kleine, mittlere und größere vorgenommen werden, die in Korrelation mit den folgenden Frageteilen nach Bibliothekssystemen und bibliothekarischen Abläufen gesetzt werden kann. Bei der Auswahl der zu befragenden Institutionen wurden die Mitglieder der Expertengruppe Datenformate aufgefordert, jeweils drei kleine, mittlere und große Institutionen anzugeben, wobei hier klein, mittel und groß nicht spezifiziert wurde. Die Fragebögen wurden vorwiegend allerdings von den Institutionen zurück geschickt, die nach einem subjektiven Dafürhalten eher als groß eingestuft werden würden. Wir bitten zu berücksichtigen, dass dadurch bedingt eine Verzerrung der Zahlen vorliegt und die hier im folgenden stattfindende Unterteilung nur das Bild reflektiert, das aus den ausgefüllten Fragebögen gewonnen werden kann. Allerdings erscheinen uns die gewonnenen Erkenntnisse dennoch verwertbar, weil die inhaltliche Qualität der Aussagen in ausreichender Weise gegeben ist. - Anzahl der Standorte Aus den 46 Fragebögen, die verarbeitet wurden, haben 38 Institutionen eine bewertbare Antwort zu dieser Frage gegeben. Die Anzahl der Standorte variiert zwischen 1 und 100 mit einem Durchschnitt von 14 (vgl. Tabelle 1). 25 Institutionen geben an, weniger als 5 Standorte zu haben, 8 Institutionen geben an, mehr als 10 Standorte zu haben. Institutionen (nur ausgewertete) 46 Anzahl der Standorte Gesamt Durchschnitt Abweichung Median Tabelle 1: Statistik 8 : Anzahl der Standorte Dies spiegelt sich in der ausgewerteten Statistik wider, in der die große Standardabweichung von über 18 aussagt, dass die meisten Angaben sehr weit vom Durchschnittswert entfernt sind. Zusammen mit dem kleinen Medianwert von 2 kann man feststellen, dass es im Muster sehr viele Angaben gibt, die wesentlich unter dem Durchschnitt liegen, und nur einige, die sehr weit darüber liegen. Seite 11 von 39

12 - Anzahl der Beschäftigten Institutionen (nur ausgewertete) 46 Anzahl der Beschäftigten Gesamt Durchschnitt Abweichung Median Tabelle 2: Statistik: Anzahl der Beschäftigten Auf diese Frage antworteten 37 der 46 Befragten. Die Antworten verteilen sich zwischen 9 und 528, mit einem Durchschnitt von 155. Anhand der Anzahl der Beschäftigten unterteilen wir die befragten Institutionen in kleine mit unter 100 Beschäftigten, mittelgroße mit mindenstens 100, aber weniger als 300 Beschäftigten und große mit mindestens 300 Beschäftigten. Diese gewählte Unterteilung beruht auf der Anzahl der Beschäftigten, weil die meisten der befragten Institutionen Angaben zu dieser Frage gemacht haben - im Gegensatz zur Frage nach der Anzahl der Objekte. Die Grenzen zwischen den Größenordnungen wurden so ausgewählt, dass die Grenzzahlen möglichst zwischen den Gruppen stehen, damit die durchschnittlichen Beschäftigtenzahlen zwischen den Grenzzahlen in der Mitte liegen. Dies ist in der folgenden Tabelle gut zu sehen: Anzahl der Institute durchschnittliche Zahl der Beschäftigten kleine (unter 100 Beschäftigte) mittelgroße (Zahl der Beschäftigten zwischen 100 und 300) Für die Interpretation der erfolgten Angaben wurden die empirischen Statistiken Durchschnitt, Standardabweichung und Median berechnet. Standardgemäß wird der Durchschnitt als Quotient der Summe und Anzahl der Angaben berechnet. Die Standardabweichung ergibt sich aus der Quadratwurzel des durchschnittlichen Quadrats der Entfernung einzelner Angaben vom Durchschnitt. Der Median ist ein Wert, von dem es im Muster genau so viele kleinere wie größere Angaben gibt. Seite 12 von 39

13 Anzahl der Institute durchschnittliche Zahl der Beschäftigten große (über 300 Beschäftigte) Tabelle 3: Gewählte Unterteilung der Institutionen Im weiteren benutzen wir diese Unterteilung der Befragten. Um die Folgeantworten und deren Auswertung nicht zu verzerren, werden in der Unterteilung der weiteren Ergebnisse (nach kleinen, mittleren und großen Institutionen) von Institutionen, die zur Frage der Anzahl der Beschäftigten nicht geantwortet haben, keine Angaben ausgewertet. Weiterhin ist in folgenden Betrachtungen bei einer Unterteilung in diese Gruppen ein angegebener Prozentwert immer in Relation zur Basis der jeweiligen Anzahl der Institutionen zu verstehen. - Anzahl der Mitarbeiter, die in der EDV tätig sind Auf diese Frage gaben ebenfalls 37 Institutionen eine Auskunft, 36 davon hatten auch die Vorgängerfrage nach der Zahl der Beschäftigten insgesamt beantwortet. Die Angaben zur Frage liegen zwischen 0 und 36 mit einem Durchschnitt von 9 Mitarbeitern in der EDV. Die durchschnittliche Zahl der Mitarbeiter in der EDV beträgt bei kleinen Institutionen 5, bei mittelgroßen 11 und bei großen 18. Auf die durchschnittliche ermittelte Anzahl der Beschäftigten kommen so 14% EDV-Mitarbeiter bei kleinen Institutionen, 6% bei mittelgroßen und 4% bei großen. Im Durchschnittüber alle Befragten sind 6% der Beschäftigten in der EDV tätig. - Anzahl vorhandener Objekte, die Benutzern zugänglich sind Bei der Auswertung dieser Daten zeigte sich, dass die Frage des öfteren missverstanden wurde, obwohl im Fragebogen eingangs erläutert wurde, was unter einem Objekt 9 zu verstehen ist. Nur 28 der Befragten haben hier Angaben gemacht. Klar fälschliche Angaben (von z.b. einstelligen Zahlen) wurden hier für die Verarbeitung gelöscht. So verteilen sich die Angaben zwischen 200 und 10 Millionen mit einem Durchschnitt von 2,5 Millionen. In der Unterteilung 10 ergibt sich im Durchschnitt bei kleinen Institutionen eine Anzahl von 1,2 Millionen Objekten, bei mittelgroßen 2,8 Millionen und bei großen 3,95 Millionen. 9. Dort heißt es: Ein Datensatz bezeichnet eine in sich abgeschlossene Beschreibung eines Objekts. Der Überbegriff "Objekt" steht dabei für eine zu erfassende Veröffentlichung und ist dabei an kein Medium gebunden. Seite 13 von 39

14 C.2 Bibliothekssystem Im zweiten Teil des Fragebogens wurden Daten über die eingesetzten Systeme abgefragt, um einen Eindruck davon gewinnen zu können, inwieweit in vorgesehenen Updates der verwendeten Software bereits der geplante Formatumstieg berücksichtigt ist, welche Formate intern verwendet werden und welche Schnittstellen heute und zukünftig von der Software bereitgestellt werden. - Allgemeine Produktangaben Aus den Antworten geht hervor, dass die meisten der Befragten ein Standardsystem benutzen. Spezifische Lösungen sind allerdings auch vertreten und werden vor allem in größeren Institutionen eingesetzt. 90% 80% 70% 60% 50% 40% Standardsystem Spezifische Lösung Keine Antwort 30% 20% 10% 0% kleine mittelgroße große Abb. 1: Benutztes Bibliothekssystem 10. Um die Qualität der vorgenommenen Unterteilung der Institutionen anhand der Anzahl der Beschäftigten zu überprüfen, wurde hier bei dieser Angabe die Grösse der Institutionen anhand der vorhandenen Objekte vorgenommen und untersucht, ob und wie sich dadurch die Institutionsunterteilung verschieben würde. Es ergibt sich, dass die vorgenommene Unterteilung anhand der Anzahl der Beschäftigten in Relation mit der Anzahl von Objekten in den Institutionen steht. Somit hält auch hier die vorgenommene Unterteilung der Institutionen anhand der Zahl der Beschäftigten stand. Seite 14 von 39

15 Aus den Antworten auf die Frage nach dem nativen 11 Datenformat lassen sich zwei Gruppen einteilen, die wir nachfolgend immer wieder aufgreifen werden. "MAB-abhängige Systeme": Bibliothekssysteme, deren internes Datenformat auf dem MAB-Standard basiert. Import und Export von Datensätzen im derzeitigen Austauschformat erfordern kein Konvertieren. Unter den befragten Institutionen sind 16, die solche Systeme betreiben. "MAB-unabhängige Systeme": Bibliothekssysteme, deren internes Datenformat nicht auf dem MAB-Format basiert. Import und Export von Datensätzen im derzeitigen Austauschformat sind auf jeden Fall mit einem Konvertieren der Daten verbunden. Unter den befragten Institutionen sind 22, welche Systeme dieser Art betreiben. Hinsichtlich des Formatumstiegs von MAB2 auf MARC 21 wäre eine gesonderte Betrachtung von Bibliothekssystemen interessant gewesen, die intern mit einem MARC-basierten Datenformat arbeiten. Diese Art von Systemen wird unter den Befragten nur von 2 Institutionen betrieben. Auf Grund dieser geringen Anzahl zählen wir die Systeme dieser 2 Institutionen zu den MAB-unabhängigen Systemen und nehmen keine weitere Unterteilung vor. In der sich anschließenden Auswertung sind Prozentangaben, die sich auf diese Unterteilung beziehen immer in Relation zur Basis der jeweiligen Anzahl der Institutionen zu verstehen. - Angaben zu Update des Systems Ein Update der Systeme ist in 23 Institutionen für 2007 geplant, in 4 Institutionen für der Befragten gaben an, dass kein geplanter Update bekannt ist, und weitere 10 gaben zu dieser Frage keine Antwort. Die Antwort "Nicht bekannt" wurde hier überwiegend von kleinen Institutionen angegeben. Bei der Fragestellung über den Funktionsumfang des nächsten Updates ging es darum festzustellen, wie tief in die Systeme bei geplanten Updates eingegriffen wird und wie gut die Benutzer über solche Änderungen informiert sind. Es zeigt sich hierbei, dass 12 der Befragten nicht bekannt ist, was sich mit dem nächsten geplanten Update am System ändern wird. In der Unterteilung der Institutionen zeigt sich ein ähnliches Bild, wie oben beschrieben: von den 12 "nicht bekannt" Antworten stammen 7 von kleinen Institutionen. Aus den weiteren Antworten kann festgestellt werden, dass bei geplanten Updates am meisten die Verwaltungsabläufe geändert werden, was auf Prozessrationalisierungen als Ursache zurückzuführen sein dürfte. Änderungen an Datenformaten sind selten der Grund für ein Update, was auf eine gewisse interne Stabilität der Systeme hinweist. Die angegebenen geplanten Änderungen sind in Abb. 2 aufgeführt. 11. internes Format, in dem das Sytem die Datensätze abspeichert. Seite 15 von 39

16 Geplante Änderungen Nicht bekannt Sonstiges Sonstiges (Austauschformat) Zeichensatz betreffend (Austauschformat) Struktureller Art (Austauschformat) Anderes Format (Austauschformat) Sonstiges (intern) Zeichensatz betreffend (intern) Struktureller Art (intern) Anderes Format (intern) Veränderung im Verwaltungsablauf Anzahl der Institutionen Abb. 2: Geplante Änderungen bei Update des Systems - Schnittstellen Die gestellten Fragen beziehen sich auf den derzeit angewendeten und zukünftig geplanten Einsatz der einzelnen Schnittstellen zum Import, Export und Zugriff von Datensätzen. Festgestellt werden kann, dass die Offline-Schnittstelle CD-ROM heute schon nur noch bei 5 der befragten Institutionen eingesetzt wird - mit fallender Tendenz. Ähnliches zeichnet sich bei den FTP-Schnittstellen ab, die zwar online erreichbar sind, jedoch nur dem Transfer von Dateien dienen und keinerlei Bibliotheks-Funktionalitäten bieten. Fortschrittliche Online-Schnittstellen, wie z.b. OAI und SRU, sollen in Zukunft immer breiter eingesetzt werden. Die Standardschnittstelle Z39.50 bleibt voraussichtlich für den Austausch zwischen Bibliotheken im Einsatz. Seite 16 von 39

17 Derzeitiger Anwendungsbereich von Schnittstellen 30 Anzahl der Institutionen Import Export Zugriff 0 FTP WWW Webservices CDROM OAI Z39.50 SRU Abb. 3: Derzeitiger Anwendungsbereich von Schnittstellen Geplanter Anwendungsbereich von Schnittstellen 30 Anzahl der Institutionen Import Export Zugriff 0 FTP WWW Webservices CDROM OAI Z39.50 SRU Abb. 4: Geplanter Anwendungsbereich von Schnittstellen Seite 17 von 39

18 C.3 Bibliothekarische Funktionalitäten Im 3. Teil des Fragebogens ging es darum festzustellen, welche bibliothekarischen Funktionalitäten die Befragten ausüben und ob es hier eine Funktionalitätenverteilung gibt, die den unterschiedlichen Institutionsgrößen zugeordnet werden kann. Hierbei wurden die Funktionalitäten hinsichtlich Datensatz-Erstellung, -Import, -Export und -Zugriff untersucht. - Erstellen von Datensätzen Die Frage nach der Anzahl der Mitarbeiter, die Datensätze erstellen, beantworteten 41 der befragten Institutionen. Über 60% der mittelgroßen Institutionen gaben an, mehr als 20 Mitarbeiter dafür einzusetzen. Die Hälfte der großen Institutionen geben ebenfalls mehr als 20 Mitarbeiter an. Wie in Abb. 5 gut sichtbar ist, werden in etwa 30% aller Institutionen nur 1-5 Mitarbeiter zum Erstellen von Datensätzen eingesetzt. 70% 60% 50% 40% 30% alle kleine mittelgroße große 20% 10% 0% Mehr Abb. 5: Anzahl der Mitarbeiter, die Datensätze erstellen Zur Anzahl der erstellten und aktualisierten Datensätze gaben 34 bzw. 23 Befragte eine Antwort. Den Angaben der Befragten folgend werden Datensätze überwiegend von großen Institutionen erstellt und von mittelgroßen aktualisiert (siehe Abb. 6 ). Seite 18 von 39

19 Anzahl der Datensätze erstellt erstellt aktualisiert aktualisiert große große mittelgroße kleine mittelgroße kleine Abb. 6: Gegenüberstellung erstellte und aktualisierte Datensätze Die Frage zur Anzahl der Sprachen in den Datensätzen haben 35 Befragte beantwortet, von denen 70% angaben, mit Datensätzen mit mehr als 10 Sprachen zu arbeiten. Die Folgefrage zu Problemen bezüglich des Zeichensatzes haben 36 der Befragten beantwortet. Die Antworten ergaben, dass es immerhin noch bei 1-5% der erstellten Datensätze zu Zeichensatzproblemen kommt.. 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Ausschließlich Deutsch M ehr Abb. 7: Sprachen, in denen Datensätze erstellt werden Seite 19 von 39

20 % 1-5% 6-10% Mehr Abb. 8: Auftretende Zeichensatzprobleme - Import von Datensätzen Zur Frage des Importumfangs von Datensätzen äußerten sich 26 Befragte. Kleine Institutionen importieren dabei am meisten (siehe Abb. 9). In 30% der Institutionen sind 1-5 Mitarbeiter am Import beteiligt, in 28% der Institutionen 6-10 und 11% der Institutionen beschäftigen mehr als 10 Mitarbeiter, die am Import beteiligt sind kleine mittelgroße große Abb. 9: Importierte Datensätze Bei der Gegenüberstellung von importierbaren und gelieferten Formaten kann Seite 20 von 39

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