projektstudie Henkel AG & Co. KGaA Studie zur weltweiten Standardisierung und Optimierung des Druck- und Outputmanagements und der Druckinfrastruktur

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1 projektstudie Henkel AG & Co. KGaA Studie zur weltweiten Standardisierung und Optimierung des Druck- und Outputmanagements und der Druckinfrastruktur

2 Die Ausgangssituation Wachstum hinterlässt Spuren Bei Henkel hatte die Entwicklung des Konzerns und das starke globale Wachstum auch im Bereich der Bürokommunikation Spuren hinterlassen. Wie in vielen anderen Unternehmen, war dieser Bereich und damit die gesamte Druckinfrastruktur über die Jahre mitgewachsen. Ob Drucker, Multifunktionssysteme, Faxsysteme oder Scanner: Im Laufe der Zeit sind im gesamten Konzern viele verschiedene Outputsysteme von unterschiedlichen Herstellern angeschafft worden. Materialbeschaffung und Service lagen in unterschiedlichen Händen und wurden weltweit über diverse Lieferanten und Verträge abgewickelt. Durch die mangelnde Transparenz entstanden hohe Gesamtbetriebskosten. Zusätzlich wurde die Administration dieser Infrastruktur angesichts der weltweit bestehenden Produkt- und Servicevielfalt immer aufwändiger. Dies spiegelte sich in erhöhten Aufwendungen der Henkel IT und des Einkaufs wider. Die Ausgangssituation Verschiedene Lieferanten und Verträge für Beschaffung von Outputsystemen, Verbrauchsmaterialien und Service: Heterogene Druckinfrastruktur, mangelnde Transparenz durch dezentrale Beschaffung, hohe Lagerhaltung von Verbrauchsmaterialien Hoher administrativer Aufwand: Nutzung einer Vielzahl unterschiedlicher Treiber, keine standardisierte Namenskonvention der Druck-Queues, kein standardisierter Prozess für Tonerbelieferung und IT-Helpdesk Beschaffungskosten: Scaleneffekte im Einkauf nicht voll ausgeschöpft, hoher Energieverbrauch bedingt durch Anzahl und Alter der Drucker, hohe administrative Kosten durch Betrieb einer heterogenen Infrastruktur Fazit: Hohe Betriebskosten, die es zu optimieren galt

3 Wir sahen uns mit einer Reihe von Fragen konfrontiert, auf die wir keine passende Antwort hatten eine Situation, die viele große Unternehmen sicherlich kennen. Wie hoch sind die Druckkosten? Wie können wir diese besser strukturieren? Und wie können wir weltweit einen höheren Grad an Standardisierung umsetzen? Wir hatten keinen klaren zentralen Überblick über unsere Systemlandschaft, da sämtliche Drucker, Scanner und Multifunktions- und Faxsysteme über lange Zeit an den verschiedensten Standorten des Konzerns angeschafft wurden. Diverse Lieferanten und Serviceverträge gingen damit einher. Die Folgen waren nicht nur hohe Gesamtkosten für den Betrieb aller Outputsysteme, sondern auch ein erheblicher Aufwand von Seiten der IT, die für die Installation und den Betrieb der Systeme verantwortlich ist, beschreibt Dirk Wilhelms, Projektleiter Henkel IT, die Ausgangssituation im Unternehmen. Genau hier wollte Henkel für Klarheit sorgen. Eine einheitliche Lösung für das globale Druck- und Outputmanagement sollte entwickelt und umgesetzt werden. Ziel war es, die Druckkosten deutlich zu senken, die Serviceprozesse in die bestehenden Standards zu integrieren und durch eine Steigerung der Qualität und Funktionalität die Anwender von dem neuen Service der IT zu begeistern. Mit diesem Ziel wurde das Projekt PRIMUS - its best ins Leben gerufen. Die Ziele Kosten senken: Reduktion der Total Cost of Ownership (TCO), Senkung der Druckkosten Produktivität erhöhen: Verbesserte Funktionalität, leistungsstarke Technologie, anwenderfreundliche und bedarfsgerechte Hardware Was wir brauchten, war eine integrierte, standardisierte und absolut maßgeschneiderte Lösung für das konzernweite Druck- und Outputmanagement und ein globales und lückenloses Servicekonzept. Wir suchten einen geeigneten Partner, mit dem wir hierbei weltweit zusammenarbeiten können. So haben wir uns für Ricoh entschieden. Ulrich Mohr, Henkel Director IT Governance Standardisieren und Optimieren: Globales Service-Konzept mit einheitlichen Service Level Agreements (SLAs), Integration der Service-Prozesse in das bestehende Helpdesk-System, administrativen Aufwand drastisch verringen, Kostentransparenz erhöhen und gesamtes IT-Management massiv entlasten Umweltbilanz nachhaltig verbessern: Energieverbrauch und CO 2 -Ausstoß senken

4 Das Projekt Projekt PRIMUS Nachdem sich Henkel im Frühjahr 2007 für Ricoh als Partner entschieden hat, wurde das Projekt PRIMUS - its best ins Leben gerufen. Ein abteilungsübergreifendes Henkel- Team (IT und Einkauf) sowie die Spezialisten von Ricoh Global Services sollten als zentrales Team das Projekt weltweit an allen Standorten und in Zusammenarbeit mit den regional verantwortlichen Henkel-Mitarbeitern umsetzen. Projektvorbereitung Zunächst wurde vom zentralen Projektteam ein auf die Situation bei Henkel abgestimmtes so genanntes Deployment Package entwickelt. Dieses beschreibt, wie das Projekt lokal umzusetzen ist, um weltweite Standards zu erreichen. Anschließend wurden zwischen Henkel und Ricoh im nächsten Schritt konkrete Projektziele und Zeiträume für die größten Landesgesellschaften vereinbart. Die größte Herausforderung des Projekts lag darin, an allen Standorten von Henkel während des laufenden Betriebs und ohne Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts die aktuelle Output-Infrastruktur zu analysieren, in kurzer Zeit ein optimal abgestimmtes Konzept zu entwickeln und anschließend die neue Lösung für das Druck- und Outputmanagement weltweit auszurollen. Standort für Standort, Gebäude für Gebäude Bereits im Rahmen der Ausschreibung im Herbst 2006 haben die Spezialisten der Office Consulting Division von Ricoh in Deutschland mit den Analysen der Bürokommunikation bei Henkel begonnen. Die Analysen wurden im Sommer 2007 auf ganz Westeuropa und Nordamerika ausgedehnt. Noch vor dem Jahreswechsel 2007/2008 wurde an den meisten Standorten von Henkel mit Analysen begonnen. Für die Bürokommunikation eines Unternehmens sind viele Faktoren ausschlaggebend. Die Hardware (z.b. Drucker, Scanner, Faxsysteme, Multifunktionssysteme), Verbrauchsmaterialien (z.b. Toner, Papier), aber auch Faktoren Analyse-Phase durch die Office Consulting Division von Ricoh Entwicklung einer auf die lokale Situation zugeschnittenen Druck- und Outputlösung, gemäss Düsseldorf Gebäude A05 EG Teil 2 globaler Vorgaben

5 wie Service und Workflows müssen im Rahmen einer solchen Analyse erfasst werden, da sie für eine umfassende Optimierung und mögliche Einsparpotenziale relevant sind. Im Rahmen der Analysen wurden über die Erhebung systembezogener Daten hinaus auch wichtige Kennzahlen zu Anschaffungswerten, Verbrauchs- und Wartungskosten und Abschreibungsmodalitäten ermittelt. Ziel war die präzise Ermittlung und Abbildung der Gesamtbetriebskosten für die Druck- und Outputinfrastruktur bei Henkel. Insgesamt wurden über Outputsysteme an rund 390 Standorten in 72 Ländern analysiert. Lokaler Optimierungsablauf PRIMUS Rollout und Integration der neuen Druckund Outputinfrastruktur Entscheidung zur Umsetzung Ja Sämtliche Henkel- Standorte in Lateinamerika wurden 2008 in das Projekt eingebunden. Die Anwender sind sehr zufrieden mit der neuen Druckinfrastruktur. Durch PRIMUS konnte zudem die Effizienz der Henkel IT gesteigert werden. Holger Dietzgen, Henkel Manager Regional Service Center Latin America Nein Prüfung des neuen Designvorschlags durch die IT- und Einkaufverantwortlichen Präsentation des Vorschlags für das optimierte Druck- und Outputmanagement bei den lokalen Kostenstellenverantwortlichen

6 Die Umsetzung Klare Ergebnisse, neue Erkenntnisse Die Auswertung der Analysedaten zeigte deutlich, wie groß bei Henkel das vorhandene Optimierungs- und Einsparpotenzial auf globaler Ebene war. Weltweit waren innerhalb der historisch gewachsenen Bürokommunikationsstruktur von Henkel und bedingt durch verschiedene Akquisitionen über 800 verschiedene Druckermodelle im Einsatz, verbunden mit unterschiedlichen Vertragsstrukturen, unterschiedlichen Verbrauchsmaterialien, Druckertreibern und Servicekonzepten. Die Systeme waren bis zu 11 Jahre alt, wiesen einen hohen Energie-, Tinten- und Tonerverbrauch auf und wurden häufig nicht effizient eingesetzt. Viele Tickets im IT-Helpdesk wurden bei Henkel durch das Thema Drucken verursacht. Die großen Druckzentren in Düsseldorf, Rocky Hill und Barcelona arbeiteten isoliert. Die Kosten für die Bürokommunikation wurden über verschiedene Kostenstellen und Kostenarten abgerechnet und konnten selbst mit hohem manuellen Aufwand kaum zentral erfasst und überwacht werden. Die Ergebnisse der Analyse waren die Basis für die Entwicklung eines individuellen und optimierten Lösungskonzeptes für das unternehmensweite globale Druck- und Outputmanagement von Henkel. Das neue Konzept sollte eine Senkung der direkten Druckkosten und eine signifikante Reduktion der operativen Prozesse im Einkauf und der IT ermöglichen. Raumplan vorher 6

7 Der Rollout Vor dem lokalen Rollout wurden die Mitarbeiter von Henkel frühzeitig mit einer mobilen Messe, Broschüren, per und durch Informationen über das Intranet über den Ablauf und die Ziele des Projekts PRIMUS informiert. Dadurch konnten sich alle Mitarbeiter auf die bevorstehenden Veränderungen einstellen und sich von den Vorteilen des Projekts überzeugen. Im Mai 2007 begann der eigentliche Rollout der neuen Outputlandschaft in der Unternehmenszentrale von Henkel in Düsseldorf-Holthausen. Alle bisher vorhandenen Drucker, Multifunktionssysteme, Faxsysteme und Scanner wurden abgebaut und durch neue Systeme von Ricoh meist Multifunktionssysteme als Gruppenlösung ersetzt. Zeitgleich mit dem Austausch der Systeme fanden individuelle Trainings für die Anwender an den neuen Systemen vor Ort statt, damit alle Mitarbeiter die neuen, vielfältigen Funktionen der Ricoh-Systeme (z.b. Scan-to-Mail, Duplexdruck, A3, Heften, Lochen) von Anfang an nutzen konnten. Das PRIMUS Kernteam von Henkel Dirk Wilhelms, Carmen Erhardt, Sabine Halbach-Löser, Michael Kraft (von links nach rechts) Die Service-Prozesse rund um das Druck- und Outputmanagement wurden im Rahmen eines globalen Vertrages festgelegt und nahtlos in das bestehende IT-Helpdesk- System von Henkel integriert und standardisiert. Die Anwender profitieren hierdurch von schnellen Service-Reaktionszeiten und müssen sich bei Fragen nicht mehr an unterschiedliche Stellen wenden, sondern lediglich an den zentralen IT-Helpdesk. Die Tonerlieferung ist seit dem Rollout der Ricoh-Systeme automatisiert. Fazit: Nach Abschluss des weltweiten Projekts werden moderne Ricoh- Systeme über Systeme verschiedener Hersteller ersetzen. Raumplan nachher Die Raumpläne der Office Consulting Division von Ricoh zeigen das Vorher/Nachher der Outputlandschaft am Beispiel einer Etage in der Unternehmenszentrale in Düsseldorf-Holthausen. 7

8 Eine globale Lösung Wir haben mit Ricoh einen Partner ausgewählt, der nicht nur einen 100% globalen Vertrag abschließen konnte, sondern auch über die Governance verfügt, diesen an allen Henkel-Standorten nach gleichen Vorgaben zu implementieren. Ein globales Reporting stellt sicher, dass die erheblichen Kostensenkungen auch nachhaltig bleiben. Holger Gerdes, Henkel Corporate VP Procurement Die Auswahl des richtigen Partners entscheidet Ziel des Projekts PRIMUS war es von Anfang an einen weltweit einheitlichen Standard für die Bürokommunikation von Henkel zu setzen. Alle damit verbundenen Prozesse sollten auf globaler Ebene so schlank wie möglich gehalten werden. Außerdem sollten die Kostenstrukturen und die Service-Vereinbarungen weltweit transparent und vergleichbar sein. Die Anforderungen an Ricoh waren hoch. Henkel forderte eine globale Analyse- und Beratungskompetenz, da die bestehende Infrastruktur für das Druck- und Outputmanagement in 65 Ländern nach gleichen Vorgaben analysiert und optimiert werden sollte. Ricoh setzte sich gegen namhafte Wettbewerber durch. Ausschlaggebend war Ricohs Erfahrung bei globalen Projekten, Ricohs internationale Präsenz mit weltweit ca eigenen Servicekräften und ein attraktives Gesamtangebot. Diese Argumente haben sowohl die IT als auch den Einkauf von Henkel überzeugt. Das Henkel-Team um Projektleiter Dirk Wilhelms sowie das Projektteam von Ricoh Global Services haben den Ablauf von PRIMUS weltweit koordiniert und zügig umgesetzt. Das gemeinsam entwickelte Konzept wurde weltweit in enger Zusammenarbeit mit den lokalen Projektteams realisiert. Umzug in China Eine besondere Herausforderung musste bereits zu Beginn des Projekts in China gemeistert werden. In Shanghai wurden drei Henkel-Standorte in einem neuen Gebäude zusammengelegt. Durch die gute Zusammenarbeit zwischen den globalen und lokalen 8

9 Teams von Henkel und Ricoh konnte die erste Bewährungsprobe der neuen Partnerschaft erfolgreich bewältigt werden. Den Henkel-Mitarbeitern in Shanghai stand pünktlich zum Einzug im Mai 2007 eine komplett neue Druckinfrastruktur am Standort Shanghai zur Verfügung. Ziele auf globaler Ebene erreicht Als Meilenstein wurde zwischen Henkel und Ricoh vereinbart, dass innerhalb eines Jahres 70 Prozent aller Henkel-Mitarbeiter eine neue Output-Infrastruktur nutzen können. Dieses erste große Ziel wurde in weniger als einem Jahr erreicht. Außerdem verfügten 12 Monate nach Vertragsabschluss neben den großen Henkel-Standorten in Europa und Nordamerika auch Henkel-Niederlassungen von Algerien bis Venezuela über eine neue Infrastruktur für das Druck- und Outputmanagement. Aufgrund der zügigen Projektumsetzung sowie der ausgewiesenen Ersparnisse und deren Nachhaltigkeit, wurden nachträglich auch die Niederlassungen der 2008 von Henkel übernommenen National Starch-Gruppe in das Projekt PRIMUS integriert. Seit Ende März 2009, also nur 16 Monate nach Vertragsabschluss, verfügen auch die kleineren Henkel-Niederlassungen über eine neue Druckinfrastruktur. Die ausgewiesene Kompetenz der Henkel IT und von Ricoh Global Services bei der Koordination globaler Projekte garantiert weltweit eine effektive und effiziente Umsetzung des Projekts PRIMUS. 9

10 :: Interview Dirk Wilhelms, Projektjektleiter PRIMUS Henkel IT 10 Im Gespräch: Dirk Wilhelms, Projektleiter PRIMUS Henkel IT :: Herr Wilhelms, welche Bilanz können Sie für das Projekt PRIMUS ziehen? Meine Bilanz fällt sehr positiv aus und ich möchte mich an dieser Stelle bei allen Beteiligten für die großartige Arbeit bedanken. Durch PRIMUS konnte Henkel eine Sachkosten-Ersparnis von etwa 40 Prozent im Bereich der direkten Druckkosten realisieren. Diese Zahlen sind das Ergebnis der konsequenten Umsetzung eines optimierten und von Anfang an global ausgelegten Konzepts. :: Wie profitieren die einzelnen Mitarbeiter von Henkel von dem Projekt? Durch den vollständigen Austausch der Systeme können alle Mitarbeiter auf eine hochmoderne und einheitliche Infrastruktur zurückgreifen. Gerade die Farb-Multifunktionssysteme bieten viele neue Möglichkeiten, um den Anwendern die täglichen Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Ein Beispiel ist die Scan-to- Mail -Funktion. Die Ergebnisse einer internen Nutzerbefragung haben die hohe Zufriedenheit mit der neuen Druckinfrastruktur deutlich gemacht. :: Welche Vorteile ergeben sich für den Bereich IT, der die Druckinfrastruktur weltweit betreut? Durch einheitliche Service-Level und die Integration in bestehende IT-Helpdesk-Prozesse konnten die Ausfallzeiten der Systeme stark reduziert werden. Fehlfunktionen können schneller als bisher eingegrenzt und behoben werden. Durch die proaktive Wartung der Systeme durch Ricoh sowie eine weitgehend automatisierte Tonerlieferung fallen viele Störungen mittlerweile erst gar nicht an. Der Aufwand für die IT wurde hierdurch erheblich reduziert und die Zahl der Tickets, die sich auf Druckprobleme bezogen, konnte im IT-Helpdesk deutlich gesenkt werden. :: Wie geht es nach Abschluss der Optimierung weiter? Unsere Druckinfrastruktur ist nun so ausgelegt, dass sie mit unserer Entwicklung mitwachsen kann. Um den Erfolg des Projekts langfristig sicherzustellen, prüfen wir regelmäßig die effiziente Auslastung, um diese an Veränderungen anzupassen. Die Nachhaltigkeit des Projekts ist uns sehr wichtig und wird durch eine weltweit gültige Print Guideline unterstützt. In dieser Guideline finden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Henkel Hinweise, wie die Outputsysteme ressourcensparend eingesetzt werden können. Die Funktionen Duplex- und Schwarzweiß-Druck sind beispielsweise Standard bei Henkel. :: Was waren für Sie die wichtigsten Erfolgsfaktoren? Das Projekt hat Auswirkungen auf alle Mitarbeiter, daher war ein wesentlicher Faktor, dass die Entscheidung für das Projekt eine Entscheidung der Geschäftsführung war. Darüber hinaus haben Henkel und Ricoh eine exzellente Governance über ihre weltweiten Strukturen, so dass die Umsetzung lokal zuverlässig erfolgt ist. Und natürlich ist ein hochprofessionelles Projektteam auf beiden Seiten notwendig, welches die Herausforderungen, die es in einem solchen Projekt immer gibt, meistert.

11 Zusammenfassung Die Projektziele wurden übertroffen Das Projekt PRIMUS - its best sollte grundsätzlich Gegensätzliches verbinden: Kostensenkung bei gleichzeitiger Verbesserung der Funktionalität und des Services für die Anwender. Aufgrund der hohen Ersparnis sowie des professionellen Projektmanagements auf beiden Seiten wurde das ursprüngliche Projekt schnell ausgeweitet. Vorgabe war anfangs, dass 70 Prozent der IT-Anwender innerhalb von 12 Monaten eine neue Druckinfrastruktur nutzen können. Der Umfang des Projekts wurde nachträglich, im Rahmen einer weltweiten Single Provider Strategie, auf alle Outputsysteme ausgedehnt. Mit einbezogen wurden auch die Standorte von National Starch, eines während des Projekts akquirierten Unternehmens mit weltweit ca Mitarbeitern an über 100 Standorten. Bis Ende März 2009 wurde das Projekt weltweit erfolgreich abgeschlossen. Wichtig für den Erfolg von PRIMUS war ein Ansatz, der sowohl den gesetzten globalen Vorgaben folgt, als auch auf die Bedürfnisse der einzelnen Anwender vor Ort zugeschnitten ist. Durch das Projekt konnte Henkel als Unternehmen nicht nur große Kosteneinsparungen realisieren, sondern die Anwender in ihren Arbeitsprozessen besser unterstützen. 37 % Kostensenkung Durch das neue Konzept für das Druck- und Outputmanagement von Henkel konnte eine Kostensenkung von 37 Prozent erreicht werden. Das Ergebnis Kostensenkung von 37 Prozent für das Druckund Outputmanagement Globale Kostentransparenz Weltweite Standardisierung der Druckinfrastruktur und aller damit verbundenen Prozesse Umweltbilanz nachhaltig verbessert: In den nächsten 5 Jahren werden etwa Euro Energiekosten eingespart und der CO 2 -Ausstoß um mehr als Tonnen gesenkt Hohe Nutzerzufriedenheit durch neue Service-Qualität Deutliche Entlastung der IT durch Integration der Service-Prozesse in das bestehende Helpdesk-System Übernahme der Hausdruckereien durch Ricoh bei gleichzeitiger Integration der High Volume-Systeme in die Druckinfrastruktur von Henkel 11

12 Mit der ausgewogenen und ganzheitlichen Lösung und dem globalen Servicekonzept von Ricoh konnten wir die konzernweiten Druckkosten drastisch senken. Da wir jetzt mit Ricoh weltweit einen einzigen starken Partner haben, der in der Lage ist, uns an sämtlichen Standorten von Deutschland über die Vereinigten Staaten bis nach China und Mexiko einheitlich zu versorgen und nachhaltig zu betreuen, sind wir viel flexibler und effizienter. So konnten wir im Bereich Druck- und Outputmanagent konzernweit Kosteneinsparungen von 37 Prozent realisieren. Michael Prange, Henkel Corporate VP IT Governance Über Henkel Seit mehr als 130 Jahren ist Henkel führend mit Marken und Technologien, die das Leben der Menschen leichter, besser und schöner machen. Das Unternehmen ist in den drei Geschäftsfeldern Wasch- und Reinigungsmittel, Kosmetik und Körperpflege sowie Adhesive Technologies (Klebstoff Technologien) aktiv. Über 60 Prozent des Umsatzes erzielt Henkel, das zu den Fortune Global 500 Unternehmen zählt, mit Konsumentenmarken. Knapp 40 Prozent des Konzernumsatzes kommen aus dem Geschäft mit Industriekunden. Im Geschäftsjahr 2008 erzielte Henkel einen Umsatz von Mio. Euro und ein bereinigtes betriebliches Ergebnis von Mio. Euro. Weltweit engagieren sich unsere über Mitarbeiter dafür, unser Leitmotiv A Brand like a Friend umzusetzen und sicherzustellen, dass Menschen in über 125 Ländern der Welt den innovativen Marken und Technologien von Henkel vertrauen können.

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Oliver Lehrbach Vertriebsleiter Mobil: 0172-511 18 08 Oliver Lehrbach Vertriebsleiter Mobil: 0172-511 18 08 S.O.L. Office Bürotechnik Industriestrasse 1 50259 Pulheim Tel. 02238-968 40 40 Fax 02238-968 40 60 oliverlehrbach@soloffice.de info@soloffice.de www.soloffice.de

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