WHITE PAPER Unter der Oberfläche: Die wahren Druckkosten im Unternehmen

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1 WHITE PAPER Unter der Oberfläche: Die wahren Druckkosten im Unternehmen Gesponsert von: Xerox Jacqui Hendriks Juni 2011 Zusammenfassung IDC EMEA, 389 Chiswick High Road, London, W4 4AE, U.K. Tel IT-Leiter sind gut beraten, zuerst unter der Wasseroberfläche den verborgenen Teil des Eisbergs zu untersuchen, der den immensen, unsichtbaren Druckkosten eines Unternehmens entspricht. Durch die Zusammenarbeit mit einem Managed Print Services (MPS) Anbieter lassen sich bei den Gesamtdruckkosten erhebliche Einsparungen von 20 bis 30 % erzielen. Sind die gesamten Druckkosten erst einmal aufgedeckt, sind IT-Leiter oft schockiert, dass die Ausgaben hierfür beträchtlich sind und typischerweise 1 bis 3 % des Unternehmensumsatzes ausmachen (1). Für viele Organisationen mit durchschnittlichen IT-Budgets in der Größenordnung von 4 % ihres Umsatzes ist die Reduktion der verdeckten Druckkosten der einfachste Weg, das IT-Budget zu entlasten. Wenn Maßnahmen zur Kostenreduzierung durchgeführt werden, konzentrieren sich diese bislang meistens auf die sichtbaren Kosten, die allerdings nur einen Bruchteil der Gesamtkosten darstellen. Studienergebnisse zeigen, dass weniger als die Hälfte aller Organisationen ihre Druckkosten regelmäßig überwacht. Zusätzlich verfolgt weniger als ein Drittel aller Unternehmen die mit dem Thema Drucken verbundenen IT-Helpdesk- und Support- Kosten und die meisten nutzen weder web- noch netzwerkbasierte Werkzeuge, um ihre Druckgeräte zu verwalten (2). Nach Ansicht von IDC bietet MPS folgenden Nutzen: Gesamtkostensenkungen von 20 % bis 30 % Eine Reduktion der Hardware-Kosten um 25 % bis 60 % Eine 30 %ige Reduzierung des Energieverbrauchs und eine 20 %ige Senkung des Tonerverbrauchs durch den Upgrade der Geräte am Ende ihres Lebenszyklus Eine 10 bis15 %ige Reduzierung von unnötigen Druckausgaben allein durch Pull Printing Eine 7 bis 14 %ige Kosteneinsparung für druckbezogene Helpdesk-Anfragen Eine dramatische Senkung der Administrationskosten. Die Höhe der Reduzierung ist abhängig von der Anzahl der bisherigen Lieferantenbeziehungen Dieses White Paper: identifiziert die wichtigsten, sichtbaren monetären Kosten sowie die verdeckten Kosten im Druckumfeld

2 liefert Empfehlungen für eine genaue Analyse der Drucklandschaft skizziert die ersten Schritte bei der Zusammenarbeit mit einem MPS-Anbieter zeigt die Herausforderungen, Lösungen und Vorteile bei der Implementierung von MPS anhand von Kundenbeispielen auf. Hintergrund Die globalen IT-Ausgaben haben sich im Jahr 2010 mit einem Wachstum von 8 % im Vergleich zum Vorjahr wieder gut erholt. Trotzdem führen regionale Gegebenheiten und die anhaltende wirtschaftliche Unsicherheit zu einer gewissen Vorsicht bei IT- Investitionen und dem Vorsatz, nicht mehr so verschwenderisch zu sein, wie es vor der Rezession oft üblich war. IT-Abteilungen sind ganz offensichtlich und dauerhaft von der globalen Wirtschaftskrise gezeichnet. Das Gleichgewicht zwischen Kapital- (Capex Captital Expenditure) und Betriebskosten (Opex Operational Expenditure) wird viel genauer unter die Lupe genommen, wobei die Fokussierung auf Betriebskosten niedrigere Kosten, weniger Risiko und mehr Flexibilität verspricht. Folglich hat die Senkung der Betriebskosten für die Unternehmen eine hohe Priorität. Cloud Computing derzeit für viele IT-Leiter das Thema schlechthin entspricht genau diesem Bild und kann häufig andere, weniger riskante Möglichkeiten für größere Kostenreduzierungen bieten. Managed Print Services sollten für jeden IT-Leiter eine entscheidende Rolle spielen, denn Druckkosten beanspruchen einen beträchtlichen Anteil der IT-Ausgaben. Obwohl einige Unternehmen versucht haben, diese Kosten zu identifizieren und zu reduzieren, fehlt noch immer ein breites Bewusstsein für die tatsächliche Höhe der gesamten Druckkosten. Schätzungen für den Anteil der Druckkosten am Unternehmensumsatz klaffen weit auseinander und können bis 12 % (7) reichen, allgemein akzeptiert sind Durchschnittswerte von 1 % bis 3 % (1). Direkte Kosten machen dabei nur einen Bruchteil der gesamten Druckkosten aus, wobei es Unternehmen schwer fällt, die verdeckten Kosten zu identifizieren und zu quantifizieren. 2 #IDCWP19T 2011 IDC

3 ABBILDUNG 1 Direkte vs. versteckte Druckkosten Quelle: IDC, 2011 Kosten verwalten Beim Management der Druckkosten berücksichtigen Unternehmen oft nur sichtbare und quantifizierbare, also bekannte Kosten, ohne Verweis auf versteckte aber wichtige Kosten, die schwer zu identifizieren sind (siehe Abbildung 1). Sichtbare bekannte Kosten direkte, quantifizierbare, messbare Kosten für: Bürogeräte Wartung Verbrauchsmaterial Verdeckte Kosten weniger offensichtliche, "sanfte" Kosten im Zusammenhang mit: Lagerung/Stellfläche IT Servicedesk Einkauf und Verwaltung Umweltverträglichkeit Produktivität des Unternehmens Das vorliegende Dokument untersucht jedes der sichtbaren, bekannten und verdeckten Kostenelemente, und zeigt deren Auswirkung auf das Unternehmen sowie die Vorteile der Einführung von MPS IDC #IDCWP19T 3

4 IDC hat eine Reihe seiner Informationsquellen genutzt, darunter mehrere Befragungen von IT- und speziell MPS Entscheidungsträgern (siehe Quellenangaben). Es ist offensichtlich, dass Managed Print Services einen geeigneten Ansatz darstellen, sowohl die Gesamtkosten für Druckaktivitäten zu senken, als auch zukünftige Ausgaben in diesem Bereich zu steuern. 70 % der in der europäischen MPS-Umfrage befragten Teilnehmer gaben an, dass Kosteneinsparungen der wichtigste Treiber für die Einführung von MPS war (8). Die befragten Unternehmen waren sich dabei bewusst, dass sie sich mit den bisher nicht verwalteten Druckaktivitäten auseinandersetzen und diese kontrollieren müssen (siehe Abbildung 2). ABBILDUNG 2 Antriebsfaktoren für die Einführung von MPS Langfristig Kosten reduzieren Druckgewohnheiten der Benutzer ändern/volumen reduzieren Kurz- bis mittelfristige Kostenreduzierung Gerätepark konsolidieren Dokumentenprozesse straffen Nachhaltigkeit Sicherheit verbessern unwichtig sehr wichtig Quelle: IDC, Europäische MPS-Studie 2010, N = 477 Sichtbare Kosten Bürogeräte: Reduzieren Sie Ihren Gerätepark um 25 % bis 60 %, wandeln Sie die Kosten für Hardwarebeschaffung in operative Betriebsausgaben um und verwalten Sie die Sicherheit Ihrer Netzwerkports Ein MPS-Anbieter kann nach einer Analyse der Druckumgebung und einer darauffolgenden Konsolidierung der Drucker-Hardware den Gerätepark eines Unternehmens typischerweise um 25 % bis 60 % (5) reduzieren. Unternehmen können damit Anlagevermögen aus der Bilanz streichen. Ein nicht administriertes Druckumfeld kann zu einer Vielzahl von gering ausgelasteten Geräten führen. Ohne ein klares Bild der bestehenden Druckerlandschaft sowie einer vom Ausgabenvolumen, der gewünschten Funktionalität und den verschiedenen Standorten abhängigen Analyse, sind Unternehmen nicht in der Lage, ihre Hardware- Investitionen zu optimieren und erwerben mehr Geräte als sie tatsächlich brauchen. Einige MPS-Anbieter können im Rahmen eines MPS-Vertrages auch das Eigentum an den Geräten übernehmen und die Hardware damit vollständig aus der Bilanz des Unternehmens streichen (siehe Fallstudie 1). Dadurch wird die Gerätebeschaffung zu 4 #IDCWP19T 2011 IDC

5 einer Betriebsausgabe (Opex) und Unternehmen gewinnen potentiell die Möglichkeit, mehr Kapital in Aktivitäten für den Ausbau ihres Geschäfts zu investieren. Die fehlende Kontrolle weiterer druckbezogener Infrastrukturausgaben, wie die Kosten von Netzwerkports, sowie fehlendes Wissen über die Nutzungsraten können zu unnötigen zusätzlichen Investitionen führen. Die Nicht-Identifizierung von Netzwerkports ist auch ein sicherheitstechnische Frage, da Unternehmen in der Lage sein müssen, einen Netzwerkport für ein bestimmtes Gerät schnell zu identifizieren, wenn die Firewall des Unternehmens angegriffen wird oder wenn nicht zugelassene Geräte an das Netz angeschlossen werden. Wartung Die Produktwartung sowohl wenn die IT-Mitarbeiter dies selbst durchführen, als auch wenn ein externer Techniker gerufen werden muss ist nicht nur zeitaufwendig, in vielen Fällen könnten die damit verbundenen Kosten auch vermieden oder wesentlich reduziert werden. Die proaktive Überwachung und Wartung der Hardware sind entscheidend für die Optimierung der Geräteverfügbarkeit und die Sicherung der Produktivität der Anwender (siehe Fallstudie 2). Verbrauchsmaterial Der Einkauf von Verbrauchsmaterial (Toner und Papier) unterliegt ähnlichen Herausforderungen wie die Hardware-Beschaffung. Da das Verbrauchsmaterial über die gesamte Lebensdauer des Gerätes das Doppelte bis Vierfache der Hardware- Kosten verursachen kann (11), ist die Kontrolle dieser Ausgaben ein Schlüsselparameter für das Management der Gesamtdruckkosten. Unternehmen mit einem Gerätepark bestehend aus mehreren Herstellermarken laufen Gefahr, unnötig große Mengen Toner und Papier bei verschiedenen Quellen zu bestellen, um immer ausreichende Vorräte bereitzuhalten. Durch MPS werden Ad hoc-einkäufe durch einen proaktiven Prozess ersetzt und die Unternehmen profitieren dabei von den größeren Beschaffungsvolumen. Die Ausgaben für Verbrauchsmaterial und deren Lagerung werden dadurch noch weiter reduziert, als es durch Gerätekonsolidierung und -optimierung allein möglich ist. Versteckte Kosten Lagerung/Stellfläche Eine nicht verwaltete Druckumgebung kann häufig zu einer ineffizienten Nutzung von Lager- und Bürostellflächen führen: Nutzung wertvoller Büroflächen zur Lagerung der Verbrauchsmaterialien für mehrere Geräte Nutzung teurer Büroflächen ohne MPS brauchen Geräte im Büro wesentlich mehr Platz als notwendig Die Übertragung des Managements der Druckerlandschaft auf einen MPS-Anbieter bietet mehrfachen Nutzen: Mit proaktiver Wartung und Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien kann ein MPS-Anbieter die Vorratshaltung und die damit verbundenen Lagerflächen eines Unternehmens reduzieren IDC #IDCWP19T 5

6 Mit MPS kann der Gerätepark um bis zu 60 % reduziert werden (5), die damit eingesparte wertvolle Bürofläche kann besser genutzt werden. Durch die Überprüfung und Konsolidierung von Hausdruckereien lässt sich durch die Schließung wenig genutzter interner Einrichtungen viel Platz sparen. In einem globalen Dienstleistungsunternehmen ergaben sich aus der Analyse der Druckumgebung wesentliche Einsparungen durch die Schließung von vier Hausdruckereien im Stadtzentrum - ohne Einschränkung der Dienstleistungsfähigkeit. IT-Helpdesk und Support: Druckspezifische Helpdesk-Anfragen um bis zu 14 % reduzieren Die durchschnittlichen Kosten einer Helpdesk-Anfrage liegen zwischen 14 und 17 Euro und 35 % bis 50 % aller Helpdesk-Anfragen beziehen sich auf Druckprobleme. In einem Unternehmen mit Mitarbeitern können sich die Gesamtkosten für druckbezogene Helpdesk-Anfragen ohne die Nutzung von MPS auf mehr als Euro belaufen. Mit MPS lassen sich leicht Einsparungen von 10 % erzielen. Eine Befragung von IDC hat ergeben, dass weniger als ein Drittel aller Organisationen ihre druckbezogenen IT Helpdesk- und Support-Kosten überwachen und die meisten nutzen weder Web- noch netzwerkbasierte Werkzeuge, um ihre Druckgeräte zu verwalten (3). Eine im Jahr 2010 von IDC durchgeführte Befragung mit MPS-Kunden ergab, dass die Implementierung von MPS die Anzahl von Helpdesk- Anfragen zum Thema Druck um 7 % bis 14 % reduzieren konnte (8). Beschaffung und Administration Viele Unternehmen haben keine zentrale Druckstrategie und folglich häufig einen fragmentierten Ansatz bei der Gerätebeschaffung. Oft ist der IT-Manager für Netzwerkdrucker verantwortlich, während ein Facilitiy Manager oder ein Einkäufer das Budget für Standalone-Geräte und Verbrauchsmaterialien innehat. Unternehmen administrieren auch eine zunehmende Anzahl von mobilen Mitarbeitern, die heute ein Fünftel und bis 2013 fast ein Viertel der europäischen Erwerbstätigen ausmachen werden (6). Die fehlende Kontrolle über die Beschaffung führt dazu, dass diese Mitarbeiter ihre Drucker und das dazugehörige Verbrauchsmaterial aus teuren Einkaufquellen beziehen. Die Komplexität wird dadurch noch weiter gesteigert, dass häufig die Notwendigkeit besteht, eine Vielzahl von Lieferantenbeziehungen zu administrieren. Die Wahl einer einzigen Herstellermarke mag eine Vereinfachung bei Beschaffung und Rechnungsstellung sein, es ist jedoch aus wirtschaftlicher Sicht betrachtet keine Option, wenn Unternehmen noch relativ neue und effiziente Geräte im Einsatz haben. Mit MPS können auch diese Geräte optimal eingesetzt und die Verantwortung für die Verwaltung mehrere Lieferantenbeziehungen an den MPS-Anbieter übertragen werden. Mit der Einführung von MPS übernimmt der Service Provider die Verantwortung für das Management der Anforderungen der Anwender im Büro genauso wie der mobilen Mitarbeiter und kümmert sich um die Bearbeitung der Lieferantenrechnungen. Die interne Rechnungsbearbeitung wird dadurch viel schneller und der Kommunikationsaufwand mit den Lieferanten reduziert sich. 6 #IDCWP19T 2011 IDC

7 Umweltverträglichkeit Die Druckerbranche hat bereits viele Maßnahmen zur Verbesserung der Umweltfreundlichkeit von Druckern umgesetzt, beispielsweise um deren Energie- und Tonerverbrauch immer weiter zu reduzieren. Viele Unternehmen profitieren sowohl von den daraus resultierenden messbaren Einsparungen als auch von der Möglichkeit, ihr Engagement im Bereich Umweltschutz durch eine entsprechende Strategie nachzuweisen und dadurch ihr Unternehmens-Image in der Öffentlichkeit zu verbessern (siehe Fallstudie 4). Energieverbrauch Der Energieverbrauch für Bürogeräte allein im Dienstleistungssektor beläuft sich auf 11,4 % des gesamten Energieverbrauchs der Branche; laut EU ENERGY STAR sind das 9 Milliarden Euro. Allerdings bieten Bürogeräte mit bis zu 50 % (15) das größte Einsparungspotential. Neuere Produkte verbrauchen typischerweise weniger Energie (laut IDC eine Reduzierung um bis zu 30 %) und weniger Toner (bis zu 20 %) als ältere Geräte. Die erste Phase der Vorbereitung auf die Einführung von MPS beinhaltet die Konsolidierung und Optimierung des Geräteparks, wobei wenig effektive Geräte ersetzt werden; daraus ergeben sich eine Verringerung der Geräteanzahl um bis 60 % (5) und ein geringerer Energieverbrauch. Verschwendung Die mit Toner- und Papierverschwendung assoziierten Kosten sind erheblich, besonders wenn Dokumente ausgedruckt aber nie abgeholt werden. Pull Printing oder Follow Me Printing können hier Abhilfe schaffen, denn der Benutzer muss einen Druckauftrag durch die Eingabe eines persönlichen Benutzercodes oder einer Berechtigungskarte am Gerät aktivieren. Durch die Einführung von Pull Printing konnte ein Finanzdienstleistungsunternehmen sein gesamtes Druckvolumen um 15 % 20 % pro Jahr reduzieren (3). Der Papierverbrauch kann durch dem Umstieg von einseitiger auf automatisch doppelseitige Ausgabe (Duplex) erheblich reduziert werden. Schwarzweißdruck als Standard implementieren und Farbe nur dann wählen, wenn dies tatsächlich erforderlich ist, kann dabei helfen, die Anzahl unnötiger Farbausdrucke zu reduzieren und unter Kontrolle zu halten. Eine bessere Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die Druckkosten und Empfehlungen, welche Dokumentenarten mit welchen Gerätetypen am besten zu drucken sind, kann Mitarbeiter dazu veranlassen, ihre Druckgewohnheiten zu ändern, was einer der wichtigsten Treiber für die Einführung von MPS ist (8). Eine Universität in Großbritannien, die 60 Millionen Seiten pro Jahr druckt, führte als Teil ihrer MPS-Implementierung doppelseitiges Drucken als Standard ein und erzielte damit eine beträchtliche Reduzierung des Papierverbrauchs und den damit verbundenen Kosten. IDC geht davon aus, dass diese Universität durch die Einführung des Duplexdrucks als Standard und Pull Printing den Gesamtpapierverbrauch um ca. 60 % und die Kosten von ca auf Euro reduzieren konnte (16) IDC #IDCWP19T 7

8 Organisatorische Produktivität Die Versäumnis eines Unternehmens, sein Druckumfeld besser zu verwalten und zu überwachen, wirkt sich unmittelbar auf die Produktivität aus. Zum Beispiel: Verringerte Mitarbeiterproduktivität, wenn Geräte nicht den Anforderungen entsprechen, beeinträchtigt die Fähigkeit eines Unternehmens, den Return on Investment (ROI) bei Druckdienstleistungen zu realisieren und zu optimieren (siehe Fallstudie 5). Unternehmen mit einer zentralen Hausdruckerei müssen sicherstellen, dass diese die wechselnden Anforderungen des Unternehmens erfüllen kann und ihre volle Auslastung gewährleistet ist. Unzureichendes Management und fehlende Mitarbeiterschulung führen häufig dazu, dass Druckaufträge, die im in der hausinternen Druckerei bearbeitet werden könnten und sollten, stattdessen extern beauftragt werden und zusätzliche Kosten verursachen. Beispielsweise werden heute ca. 49 % des gesamten Farbdruckvolumens eines Unternehmens in einer zentralen Hausdruckerei generiert, und zusätzliche 15 % bei einer kommerziellen Druckeinrichtung in Auftrag gegeben (16). Wenn externe Dienste benötigt werden, aber die entsprechende Lieferantenbeziehung nicht gepflegt wird, können möglicherweise die Skaleneffekte einer Volumenbeschaffung nicht genutzt werden; verschiedene Abteilungen wenden sich direkt an kommerzielle Druckanbieter und vergeben ihre Druckaufträge einzeln. Im Rahmen eines MPS- Vertrages sollte die zentrale Hausdruckerei bewertet und optimiert werden. Die Nutzung von externen Druckanbietern sollte zugunsten der internen Druckerei zurückgefahren oder die Anzahl der Hausdruckereien an unterschiedlichen Firmenstandorten sogar reduziert werden. Analyse des Druckumfelds Die Fallstudien in diesem White Paper zeigen die Bedeutung der Analyse der Druckumgebung als Basis für die MPS-Implementierung. Nur durch das Verständnis der Ist-Situation kann ein MPS-Anbieter die richtigen Empfehlungen zur Optimierung des Return on Investment (ROI) geben und erhebliche Einsparungen bei den Gesamtdruckkosten erreichen gaben knapp über 20 % der Teilnehmer der europäischen MPS-Befragung an, zur Analyse ihrer Druckerumgebung brancheninoder -externe Benchmarkingdaten zu verwenden (17). In einer Reihe von Interviews mit vorwiegend internationalen Unternehmen erwiesen sich die meisten Versuche einer hausinternen Analyse als ungenau. Daher wurde entweder eine externe Analyse in Auftrag gegeben oder die Unternehmen mussten die Kosten eines nicht optimierten MPS aufgrund ungenauer hausinterner Daten tragen (siehe Fallstudie 6) (3). Im Rahmen einer vollständigen Analyse der Druckumgebung müssen Unternehmen: Jede Unternehmenslokation und Büroumgebung begehen, um die Gerätestandorte zu erfassen. Interviews mit Anwendern führen, um deren Anforderungen besser zu verstehen Rechnungen und andere Finanzbelege für Druck/Imaging analysieren Eine Beurteilung der Hausdruckereien und ausgelagerten Druckdienste vornehmen 8 #IDCWP19T 2011 IDC

9 Laut Aussage europäischer MPS-Nutzer führen viele MPS-Anbieter die ersten zwei angeführten Schritte durch, aber nur ein Drittel der Befragten gab an, dass auch Finanzunterlagen und Rechnungen untersucht wurden (8). Zusammenfassung und Empfehlungen Kosteneinsparungen sind der wichtigste Antriebsfaktor für die Einführung von MPS. Unternehmen müssen in der Lage sein, alle druckspezifischen Kosten zu identifizieren und zu messen, um daraus Richtwerte zu bestimmen, mit denen sie die Vorteile von MPS als quantifizierbare Einsparungen beurteilen können. MPS-Anbieter müssen die Anforderungen im gesamten Unternehmen berücksichtigen Büro, Hausdruckerei, externe Druckdienstleiter und fundierte Entscheidungen auf der Basis einer ganzheitlichen Sicht der gesamten druckspezifischen Aktivitäten eines Unternehmens treffen. Erste Schritte bei der Zusammenarbeit mit einem MPS-Anbieter Die Bestimmung der Auswahlkriterien für den MPS-Anbieter sowie der tatsächlichen Komponenten des MPS-Vertrages sind wichtige Teile des Prozesses. Dabei sollten die Grundlagen aber nicht vergessen werden. Ein potentieller MPS-Anbieter muss in der Lage sein, folgendes zu liefern: Eine ausführliche und genaue Beurteilung der Gesamtdruckkosten, wobei die verdeckten Kosten genauso vollständig identifiziert werden müssen wie die sichtbaren Umfassende Empfehlungen zur Optimierung der Druckumgebung sowie zur Reduzierung der Kosten und Komplexität geben Geräte verschiedener Herstellermarken sollten zumindest bis zum Ende der Lebensdauer des Produktes verwaltet werden (Multi Vendor Service) Die Kriterien festlegen, nach denen der Nutzen gemessen werden kann: in Bezug auf prozentuelle Einsparungen bei den sichtbaren Kosten, der Identifizierung und Optimierung verdeckter Kosten oder der Beurteilung der Auswirkungen von "Soft Benefits" Kosten im Zeitverlauf messen und Einsparungen realisieren Ein Unternehmen kann die Fähigkeit eines MPS-Anbieters, Einsparungen zu liefern, nur dann überprüfen und bewerten, wenn die tatsächlichen Kosten ohne MPS genau ermittelt und Messparameter als Teil des MPS-Vertrages definiert wurden. Investitionen in MPS müssen durch garantierte signifikante Gegenleistungen gerechtfertigt werden IDC #IDCWP19T 9

10 Fallstudie 1: Weitreichende Vorteile durch Einführung von MPS (9) Herausforderung Ein globales Dienstleistungsunternehmen wollte einen einzigen ausgelagerten Managed Print Service auf Basis eines Kosten-pro-Seite-Modells implementieren. Dabei sollten Anforderungen aus dem Bürobereich, zentralisierter Inhouse-Druck und ausgelagerte Druckdienste berücksichtigt werden. Lösung und Nutzen Xerox implementierte einen umfassenden end-to-end Druck-Service, konsolidierte die Druckumgebung und setzte Systeme zur laufenden Überwachung, Analyse und Berichterstattung über die Nutzung auf der Ebene einzelner Benutzer und Geräte ein. Druckaufträge können auch online abgesetzt werden. Die wichtigsten Vorteile waren: Die Übertragung von Anlagevermögen (sowohl Geräte als auch Mitarbeiter) zu Xerox und damit die Streichung der Kosten aus der Bilanz des Kunden Die Reduzierung der Gesamtdruckkosten um 29 % 44 %ige Reduktion der Anzahl der Druckräume im Unternehmen Reduktion von 10 % 15 % bei den Ausgaben für externe Druckbeschaffung Optimierte Geräteverfügbarkeit Reduzierung der Helpdesk-Anfragen um 51 % 100 %iges Recycling, gemäß den ökologischen Zielen des Unternehmens 18 %ige Senkung des Druckvolumens pro Mitarbeiter 25 %ige Verkürzung der Bearbeitungszeit für Ausschreibungsunterlagen Fallstudie 2: Proaktive Wartung erhöht Geräteverfügbarkeit und steigert Unternehmensproduktivität (10) Herausforderung Das Europäische Patentamt benötigte ein besseres Management der jährlich Patentanmeldungen, die in Papierform eingereicht werden; mit jährlichen Bürodruckanforderungen von 200 Millionen Seiten in vier Ländern. Lösung und Nutzen Xerox führte für den internationalen Support einen durchgängig verwalteten, zentralisierten Vor Ort- Helpdesk mit ständiger Fernüberwachung und proaktiver Wartung ein: 70 % aller Störungen konnten gelöst werden, noch bevor die Benutzer die Auswirkungen bemerkten Die Ziele für die Geräteverfügbarkeit von 98 % wurden erreicht. 10 #IDCWP19T 2011 IDC

11 Fallstudie 3: 40 %ige Reduktion der Helpdesk-Anfragen durch eine optimierte Gerätelandschaft und die Auslagerung des Support (13) Herausforderung Einer der führenden Handy-Hersteller weltweit hat Mitarbeiter in mehr als 70 Ländern. Das Unternehmen benötigte eine flexible Infrastruktur, die mobilen Mitarbeitern einfache Druckmöglichkeiten bietet und gleichzeitig auf Kostenkontrolle achtet. Dem Unternehmen war bereits die Bedeutung des Einsatzes der eigenen Ressourcen für die Kernkompetenzen und der Auslagerung von Support Services (wie IT-Helpdesk) oder dem IT-Netzwerk und Rechenzentrum bewusst. Lösung und Nutzen Xerox führte vor der MPS-Implementierung eine detailierte Analyse mit folgenden Nutzen durch: Drei regionale Xerox-Dienstleistungszentren bieten globalen 24 x 7 Helpdesk-Support. Dadurch haben sich die Anfragen des Unternehmens beim Servicedesk um 40 % reduziert Reduzierung der Geräte um 65 %; das Anlagevermögen wird aus der Bilanz des Kunden gestrichen Reduzierte Auswahlliste mit 12 Produktkonfigurationen für die 300 Büros des Unternehmens Einführung eines Mitarbeiterportals mit einfachem Zugang zu den Druckgeräten ohne die Notwendigkeit von Printservern Fallstudie 4: Nachhaltigkeitsstrategie bei BT erzielt Kostenreduzierungen und verbessert das Image des Unternehmens (14) Herausforderung British Telecom (BT) setzt sich bereits seit 1992 Ziele in Bezug auf die CO2-Bilanz und beabsichtigt, die CO2-Intensität seines Gesamtgeschäfts bis 2020 um 80 % zu reduzieren. Bisher wurden durch Energiesparmaßnahmen 54 % erreicht. Lösung und Nutzen Durch die Implementierung von MPS von Xerox wird BT: seine CO2-Bilanz um 50 % reduzieren über vier Jahre 10,4 Millionen Pfund für Bürodruck einsparen in der Hausdruckerei Einsparungen von 40 % erreichen 2011 IDC #IDCWP19T 11

12 Fallstudie 5 Erhebliche Produktivitätssteigerungen bei Procter & Gamble (17) Herausforderung Procter & Gamble (P&G) beschäftigt Mitarbeiter in 80 Ländern und hatte Geräte, durchschnittlich ein Gerät für vier Mitarbeiter. Es gab keine Druckstrategie und die 200 Standorte weltweit konnten ihre eigenen Geräte und das entsprechende Verbrauchsmaterial beschaffen. Lösung und Nutzen Nach einer Analyse der Druckaktivitäten im Rahmen von dokumentenintensiven Prozessen mit dem Ziel, den Mitarbeitern ein besseres und sichereres Arbeiten zu ermöglichen, erfolgte die Implementierung von MPS durch Xerox. Daraus ergaben sich effizientere Abläufe sowie: Zeitgewinne von 200 Minuten pro Mitarbeiter Einsparungen von 650 Minuten pro Jahr für die Geräteadministratoren Prozessverbesserungen mit Einsparungen im Ausmaß von 138 Geschäftstagen pro Jahr Fallstudie 6 Die Fallen bei der Analyse des Druckumfeldes durch das eigene Unternehmen (3) Herausforderung für das Unternehmen Eine internationale Anwaltskanzlei wuchs durch Übernahmen und Partnerschaften und hatte aus unterschiedlichen Bezugsquellen eine Vielzahl von Geräten verschiedener Hersteller übernommen. Das Unternehmen wollte sein Anlagevermögen besser verwalten und die administrativen Aufgaben für diese Geräte beschleunigen. Lösung Das Unternehmen entschied sich dafür, die Analyse der Druckumgebung selbst vorzunehmen und basierend auf den daraus gewonnen Erkenntnissen, die Anforderungen an MPS zu formulieren. Die Ergebnisse Dem MPS-Anbieter wurden nicht die richtigen Informationen zur Verfügung gestellt, um die Anforderungen dieses Unternehmens zu erfüllen. Obwohl Einsparungen von 10 % erreicht wurden, war der Wartungsbedarf viel höher als erwartet und der Anbieter musste zusätzliche Ressourcen zur Verfügung stellen, bis eine tiefergehende und genauere Analyse durchgeführt wurde. 12 #IDCWP19T 2011 IDC

13 Quellen 1. Copy and Print Management Consolidation Strategies to Achieve Best Practice, IDC View (IDC #AP22313M) 2. IDC UK Befragung 3. IDCs europäische Experten-Interviews, durchgeführt von April bis September 2010 unter IT Entscheidungsträgern. Der Großteil der Interviews wurde in Großbritannien durchgeführt, einige davon in Frankreich, den Niederlanden, der Schweiz und Belgien. 4. State of the Market, IT Spending Review and Forecast, February (IDC Webcast Stephen Minton, Vice President) 5. ICT Outlook Recovering Into a New World John Gantz, Chief Research Officer (IDC #DR2010_GS2_JG) 6. IDC Studie zur Unternehmensmobilität Befragung durchgeführt im Juli U.S. Companies Still Spend a Notable Amount on Hardcopy Technologies (IDC #223333) Ausgaben in den für Drucker und angebundenen Technologien als Prozentsatz des Unternehmensumsatzes in den USA 8. IDC 2010 Western European Managed Print Services Survey 9. Xerox Fallstudie: Managed Office, Central and Procured Print as One Globales Dienstleistungsunternehmen 10. Xerox Fallstudie: Deliver Exceptional Print Service, Simply Europäisches Patentamt 11. IDC geht davon aus, dass das Verbrauchsmaterial für ein multifunktionales Schwarzweiß-Workgroup- Laserprodukt im mittleren Bereich (31-44 ppm) mit einem durchschnittlichen monatlichen Druckvolumen von 4500 Seiten über eine Vertragsdauer von drei Jahren das 2,2-fache der Kosten der Hardware ausmachen kann, bei einer fünfjährigen Vertragsdauer bis zum 3,6-fachen. 12. Unter der Annahme, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter pro Jahr 15 Helpdesk-Anfragen bei Kosten von 17 Euro generiert, dass 35 % der Anfragen sich auf das Thema Druck beziehen, und im Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt sind. 13. Xerox Fallstudie: Achieve Global Consistency from Contract to Billing globaler Telefongerätehersteller 14. Xerox Fallstudie: Improve Customer Service and Cut Costs British Telecom 15. EU ENERGY STAR Ausgaben für Strom für Bürogeräte auf der Basis eines Tarifs von 0,10 Euro/kWh, insgesamt direkt (76 TWh) und indirekt (14TWh). Einschließlich EU Unter der Annahme: 15 % doppelseitige Ausgabe ohne MPS, und mit MPS 60 % doppelseitige Ausgabe und eine durchschnittlich 15 %ige Reduktion des Ausgabe durch Pull Printing (IDCs europäische Experten- Interviews 2010). Weitere Annahmen: 0,72 Euro pro Blatt Papier. 17. Xerox Fallstudie: Find new Cost Savings through Consolidation Procter & Gamble 18. IDC Studie Druckproduktion 19. IDC Globale Befragung zum Thema Managed Print Services 2011 IDC #IDCWP19T 13

14 Hinweis zum Urheberrecht Externe Veröffentlichung von IDC Informationen und Daten Jede IDC Information, die zu Reklamezwecken, in Pressemitteilungen oder Werbematerialien genutzt werden soll, bedarf der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch den entsprechenden IDC Vice President oder Country Manager. Ein Entwurf des geplanten Dokuments sollte jedem solchen Ansuchen beigefügt werden. IDC behält sich das Recht vor, die externe Nutzung aus beliebigen Gründen zu untersagen. Copyright 2011 IDC. Vervielfältigung ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung untersagt. 14 #IDCWP19T 2011 IDC