Fallstudie. Vorlesung Projektmanagement. Fachhochschule Köln. FH Köln, Fakultät für Informatik...

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1 Fallstudie Szenario Gummersbacher Regionale Anleger- und Unternehmer-Bank Vorlesung Projektmanagement Fachhochschule Köln Fakultät für Informatik Campus Gummersbach Inhaltsverzeichnis Fallstudie I - Szenario... 2 Szenario Gummersbacher Regionale Anleger- u. Unternehmer-Bank... 2 Unternehmensziele der Gummersbacher Regionale Anleger- und Unternehmer-Bank... 2 Aufgaben Fallstudie I Warmwerden... 2 Fallstudie II Motivation und Strategien... 3 Motivation für das Projekt... 3 Wachstumsstrategie... 4 Projektteam... 4 Aufgaben - Fallstudie II... 6 Gruppe Gruppe Gruppe Fallstudie III Projektziele und Verfeinerung... 9 Geschäftsstrategie... 9 Content-Strategie Aufgaben - Fallstudie III Gruppe Gruppe Gruppe Projektmanagement Fallstudie Seite 1

2 Fallstudie I - Szenario Szenario Gummersbacher Regionale Anleger- u. Unternehmer-Bank Die Gummersbacher Regionale Anleger- u. Unternehmer-Bank (R.A.U.B) ist eine regionale Bank mittlerer Größe, die ihren Kunden hauptsächlich Privatkunden und Besitzer kleinerer Unternehmen eine Vielzahl an Angeboten offeriert. Aktienhandel, Geldmarktgeschäfte, Guthaben- und Aktien-Zertifikate, Sparbriefe, Darlehen, Kreditgeschäfte, etc. Die Gummersbacher R.A.U.B. ist der Überzeugung, dass Information der Motor für Geschäft ist. Neue Kunden benötigen allgemeine Informationen über die Bank und Altkunden aktuelle Informationen über Investments, Darlehen, und Service-Angebote für Kleingeschäfte. Deshalb wird der Prozess der Informationsbereitstellung im Falle von Neugeschäft als Profit Center betrachtet und bezogen auf Service für Altkunden als Cost Center. Information wird gewonnen aus den Bereichen Marketing, Vertrieb, Kunden-Support und Kundenbeziehungen. Die Gummersbacher R.A.U.B. betreibt bereits sowohl externe als auch interne Web Sites, möchte aber so viele Sites wie möglich in eine gesamtheitliche Content Management System (CMS) - Lösung überführen, um Kosten und Aufwand für die Erweiterung und den Betrieb der Sites zu minimieren. Für die Entscheidung, welche Sektionen zu überführen sind und den Zeitpunkt dafür festzulegen, wurden die Bereiche der Sites auf der Basis von Wert und Risiko (hoch, mittel, niedrig) und der Anzahl der untersuchten gleichartigen Sites bewertet. Um das Risiko bei der Einführung einer neuen CMS-Lösung zu reduzieren, identifizierten die Banken-Manager ihr Center für Kleinunternehmen (CfK) mit seinen zugehörigen Web-Sites als guten Startpunkt für die Überführung in eine CMS-Lösung. W. Schneider das volle Vertrauen der Geschäftsleitung besitzend und verantwortlich für Geschäftsentwicklung ist Leiter des Web-Entwicklungsteams und wird die Abschluss-Abnahme des Designs für die CfK-Site durchführen. Die KNOW-ALL Deutschland AG hat den Auftrag bekommen, für dieses Projekt die Projektleitung zu stellen, sowie beratend mit einem eigenen Projektmanagement-Team den Erfolg des Projektes sicherzustellen. Einen Vertrag gibt es bisher nicht. Die Gummersbacher R.A.U.B. würde aber gerne ein Werkleistungsangebot für die Einführung der CMS-Lösung von der KNOW-ALL unterbreitet bekommen. Es wird auch eine Projektleiterin auf Seiten der Gummersbacher R.A.U.B. definiert, die eng mit dem Projektmanagement-Team der KNOW-ALL zusammenarbeiten soll. Insofern möchte die Gummersbacher R.A.U.B. die Kontrolle über das Projekt nicht vollständig aus den Händen geben. Unternehmensziele der Gummersbacher Regionale Anleger- und Unternehmer-Bank Die Direktoren der Gummersbacher R.A.U.B. verfolgen den Grundsatz, dass die Unternehmensziele entscheiden, was auf der Web-Site zu finden ist. Sie haben die folgenden Geschäftsziele festgelegt: Die Gummersbacher R.A.U.B. soll die Bank mit dem vollständigsten Angebot an Finanz-Serviceleistungen in der Region sein. Die Gummersbacher R.A.U.B. soll im gesamten Land den besten Service für die Anliegen der Kleinunternehmen bieten. Aufgaben Fallstudie I Warmwerden Sie sind Mitglied des Projektmanagement-Teams der KNOW-ALL Deutschland Unternehmensberatungs AG und sollen die Gründung des Projektes vorbereiten. 1. Machen Sie sich mit dem Szenario der Gummersbacher R.A.U.B. vertraut. Beurteilen Sie das Szenario und diskutieren Sie Ihre Überlegungen in Ihrer Gruppe. 2. Stellen Sie eine Liste der für die Gründung und den Start des Projektes notwendigen Aktionen zusammen. 3. Erstellen Sie eine Strategie zur Informationsbeschaffung. Welche Informationen benötigen Sie für die Übernahme der Projektleitung? Welches sind diesbezüglich Ihre nächsten Schritte? Stellen Sie Ihre Ergebnisse in einer Ihnen als geeignet erscheinenden Form dar und präsentieren Sie diese dem Vorstand der KNOW-ALL. Projektmanagement Fallstudie Seite 2

3 Fallstudie II Motivation und Strategien Motivation für das Projekt Bei einem ersten Gespräch mit W. Schneider ließ sich die folgende Motivation für das Projekt herausfinden: Frage: Warum meinen Sie, dass die Gummersbacher R.A.U.B. überhaupt eine Web-Site benötigt? Antwort (sinngemäß): Sehen Sie, der Druck auf uns wächst von mehreren Seiten ausgehend. Führende Bankinstitute gehen mit Direktbanken online. Auch große branchenfremde Brands tauchen auf. Und alle unsere Konkurrenzunternehmen investieren ins Web, also müssen wir auch dort sein. Und die Kundenerwartungen zwingen uns ebenfalls zu einem solchen Schritt. Die Kunden wollen den Online Service sowohl für ihre Privat- als auch Geschäftskonten nutzen. Also Grundfunktionalitäten und auch Wertpapiergeschäfte tätigen. Hinzu kommt, dass dies unsere Werbung, die bisher nur über Druck- und Radio-Medien erfolgt ist, vervollständigen würde und wir so neue Kunden erreichen würden. Die treuen existierenden Kunden könnten sich z.b. über unsere Produkte informieren. Und wenn ich dies mal auf unsere Kleinunternehmer beziehen, so muss man sagen, dass diese Kunden mehr Informationen über das Finanz-Management wollen, als bisher bereitgestellt wird. Frage: Welche Kunden erwarten Sie für Ihre Web-Site? Antwort: Es geht um Kunden, die rund um die Uhr Informationen wollen. Dies sind einerseits potentielle Geschäftskunden, die Informationen über unser Unternehmen suchen, andererseits Altkunden, die einfach nur Konto-Auszüge ziehen und Infos über Fonds, Preise, Investments, Aktien und vieles mehr suchen. Ich will auch nicht diejenigen vergessen, die z.b. auf der Suche nach einem Job sind. Und wenn wir wieder unsere Kleinunternehmer betrachten, so sind es z.b. auch potentielle Unternehmensgründer, die sich darüber bilden wollen, wie ein Kleinunternehmen aufzubauen und zu betreiben ist. Frage: Was wollen die Kunden denn, wenn sie die Site besuchen? Antwort: Wie bereits angedeutet Informationen über das Unternehmen, Preisinformationen, Konto-Auszüge etc., insbesondere zielen wir aber ja auf die Kleinunternehmer, die Hilfe und Unterstützung beim Start und Ausbau ihres kleinen Unternehmens benötigen. Frage: Welcher Inhalt wird für die Site benötigt? Antwort: Wir möchten ja Informationen über unser Unternehmen selber bieten, z.b. Abteilungen, Ansprechpartner etc. Dann ist da natürlich unsere eigene Werbung. Und bezogen auf unser Center für Kleinunternehmen möchten wir z.b. Artikel über den Aufbau eines Kleinunternehmens, Artikel über Investitionen, Angestellten-Renten-Pläne oder auch z.b. Artikel über Geldmanagement für Kleinunternehmer und Privatkunden bieten. Nicht zu vergessen Informationen über Kredite für Kleinunternehmen, Konto- Überprüfungen, etc. Ein weiterer Punkt sind Links auf entsprechende Produkte und Dienstleistungen. Der Kunde soll auch diesbezüglich Anfragen stellen können und ich könnte mir z.b. vorstellen, dass interaktive Anwendungen für Kredit-Angelegenheiten zur Verfügung stehen. Bevor ich s vergesse: Ich habe erst vor einer Stunde mit einem Marketing-Mitarbeiter gesprochen und bin ganz seiner Meinung: Es muss unbedingt D-HTML und diese Flash-Intros rein. Meinen Sie, das lässt sich einrichten? Ein weiteres Meeting mit W. Schneider ergab strategische und personelle Informationen. Diese sind im folgenden immer schon bereits in einer Punkteliste geordnet dargestellt: Projektmanagement Fallstudie Seite 3

4 Wachstumsstrategie Ein erstes Meeting mit Managern, Template-Entwicklern und dem Webmaster zum Thema Ausbau, Wachstum und Wartung der Site lieferte Informationen zu den folgenden Fragen: Was wird wann implementiert? Jetzt erst mal nur die CfK Site Später soll die CMS-Lösung auf das Intranet ausgedehnt werden. Danach soll dann eine Erweiterung auch für die Belange der Privatkunden stattfinden. Entscheidungen der Bank: Erster Entwurf der CfK Site mit der CMS-Lösung zuerst Generelle Bank News Site als nächstes Portfolio Site Schnittstellen zu Kunden-Applikationen (z.b. Link zum Online-Banking) Wie wird die Site über die Zeit gewartet? Ein permanent eingerichtetes Web Team in der Zentrale wird das Mangement des Contents übernehmen. Neuigkeiten über Finanz-Angelegenheiten - Kleinunternehmen betreffend - werden eingestellt, um Kleinunternehmern zu helfen. Abteilungsleiter sorgen für die Erstellung von Artikeln in ihrer Abteilung (rotierend). Entscheidungen der Bank: Produkt Manager Update von Produkt/Service-Informationen Webmaster Betrieb der Web Site Projekt Manager, Produkt Manager und Marketing: Redesign der Web Site bei Bedarf Wie werden Informationen für die Site bereitgestellt? Die Marketing-Abteilung wird Artikel sowie aktuelle Neuigkeiten bereitstellen. Preis-Informationen kommen von den Produkt-Line Managern. Grafiken von externen Dienstleistern (z.b. Bildagenturen) Besucher der Web-Site (Login, Registrierungsformular, Informations-Abfragen). Links auf andere Sites. Entscheidung in Bezug auf das CfK: Jede Abteilung wird pro Monat einen Artikel erstellen. Bereich Hypotheken: Janet Geschäftserweiterungen: Kredite für Kleinunternehmen: Karl wird diesbezügliche Informationen von den Kredit-Abteilungen jeden Freitag abrufen und ist verantwortlich für Updates in der Datenbank. Investitionen, Fonds: Ernie Arthur wird sich um die Bereitstellung aktueller Neuigkeiten kümmern. Keine Werbung für andere auf den Sites. Projektteam Zur Erstellung der CFK Site sind folgende Mitarbeiter der Gummersbacher R.A.U.B. in das Projektteam abgestellt worden: Webmaster - Karl Einsatz fulltime Und damit verantwortlich für den Betrieb und die Lauffähigkeit der Site. Karl ist seit 22 Jahren im IT-Bereich der Gummersbacher R.A.U.B.. Langjährige Erfahrungen als Systemanalytiker und in der Anwendungsprogrammierung (kommerzielle Anwendungen), der DV-Organisation und der Systemanalyse. Seit einem Jahr beschäftigt er sich auch mit der Erstellung der Web-Seiten und dem Betrieb der Web-Server. Sein Einsatz ist fulltime vorgesehen, allerdings wird er als erfahrender DV-Mann immer wieder gerne von seinen Kollegen aus dem Bereich Betrieb der Legacy-Systeme bei Fragen und Problemen herangezogen. Seine Abordnung in das Projekt wurde von ihm nicht gerade mit Begeisterung aufgenommen. Projektmanagement Fallstudie Seite 4

5 Projekt Manager Alice Einsatz fulltime Aus Sicht der Gummersbacher R.A.U.B. verantwortlich für die Produktion des Contents (Kontrolle des Contents während des gesamten Lifecycles, Reviews und Launch). Sie wird die erste externe Internet Site produzieren. Alice ist vor kurzem aus einer anderen Zweigniederlassung in die Gummersbacher Zentrale gewechselt. Gute Zeugnisse, hat umfangreiche Projektleiter-Schulungen hinter sich. Hat sich bereits mit Web-Servern und der Erstellung von HTML-Seiten beschäftigt und auch ein wenig Marketing-Erfahrung gesammelt. Sehr ehrgeizig und versprach der Direktion, dieses Projekt unbedingt zum Erfolg zu führen. Betty Ersatz für Alice bei Bedarf Betty ist seit 15 Jahren im DV-Bereich der Gummersbacher Zentrale. Viele kleinere und einige komplexe Projekte als Projektleiterin erfolgreich geführt. Zur Zeit leider noch in einem anderen Projekt beschäftigt. Sobald dieses beendet ist, kann sie Alice unterstützen (was diese bereits als wohl nicht notwendig kommentiert hat). Content-Designer - Frank Einsatz fulltime Er generiert das Design des Contents unter Einsatz eines Content Designer Tools, um die entry forms zu generieren. Das Web Team wird diese reviewen. Abgenommene Formulare werden an die Datenbank überstellt. Nach seiner Ausbildung zum Bankkaufmann hat Frank 6 Jahre in diversen Fachabteilungen verbracht und ist schließlich aufgrund seines persönlichen Interesses für den DV-Bereich dorthin gewechselt. Hat sich sehr für das Thema Entwicklung von Web-Pages interessiert und ist mit den Marketing-Kampagnen des Unternehmens bestens vertraut, weil er diese seit vielen Jahren auf technischer Seite fundiert unterstützt (nicht zuletzt wegen seiner fachlichen Vorkenntnisse). Karriere interessiert ihn nicht. Er fummelt gerne in der Technik rum, wie seine Kollegen scherzhaft über ihn urteilen. Wird allgemein als sehr sympathisch und hilfsbereit eingestuft. Template Entwickler Tom Einsatz fulltime Er wird die Entwicklung der CfK Site Displays übernehmen. Tom ist Wirtschaftsinformatiker und hat vor 2 Monaten sein Studium an der FH Köln absolviert. Aufgrund der hohen Qualität seines Studiums wird er außerordentlich gut bezahlt, was aufgrund einer Indiskretion der Geschäftsleitung bekannt wurde und von seinen Kollegen sehr gemischt aufgenommen wurde. Der hat 2 kleinere Schulungen im Bereich der Finanzdienstleistungen hinter sich. Während vorangegangener Tätigkeiten als studentische Hilfskraft und in seiner Diplomarbeit hat er mit dem Design von Web-Pages und dem Einsatz von Designer-Tools gute Erfahrungen gewonnen. Rechtsabteilung Harvey Einsatz bei Bedarf Er wird das gesamte Material vor Veröffentlichung reviewen. (Er war bereits für die Abnahme von Material für Werbekampagnen verantwortlich und gilt als sehr gründlich). Harvey ist klassischer Volljurist. Sehr gewissenhaft und genau. Nicht immer kommen die von ihm zu erledigenden Aufgaben schnell zurück, aber an seiner fachlichen Qualität gibt es nichts auszusetzen. Datenbank Analytiker oder Administrator Stan Einsatz teilzeit Ist Verantwortlicher für die Datenbank. Stan ist seit vielen Jahren in der Betreuung der Legacy-Systeme tätig. Ist im Grunde der alleinige Herrscher über die wichtigsten zentralen Datenbank-Systeme. Hat immer viel zu tun. Janet Ernie Arthur Diese drei stehen als Informations-Bereitsteller zur Verfügung und sind bei Bedarf zu Workshops und Meetings einzuladen. Das Projektteam wird sich aus den oben genannten MitarbeiterInnen der Gummersbacher R.A.U.B. und MitarbeiterInnen der KNOW-ALL zusammensetzen. Das Projektteam muss durch geeignete MitarbeiterInnen aus der KNOW-ALL nach Bedarf vervollständigt werden. Projektmanagement Fallstudie Seite 5

6 Aufgaben - Fallstudie II Gruppe 1 Gruppe 1, Sie sind Mitglieder des Projektmanagement-Teams der KNOW-ALL und Ihre Aufgabe ist die Erarbeitung der Fragestellungen, die sich auf die allgemeine Geschäfts-Entwicklung und -Strategie beziehen. Bei Ihnen geht es in diesem Schritt um die Beurteilung der Gesamtsituation, den voraussichtlichen Umfang des Projektes und die Beziehungen zum Kundenunternehmen. Orientieren Sie sich an der folgenden Checkliste. Sie wird Ihnen dabei helfen, die Projektsituation zu analysieren und differenziert zu beurteilen. Entscheiden Sie selbst, welches die wesentlichen Kunden- bzw. Projekt-relevanten Fragestellungen sind: Scope des Projektes Inhalt und Umfang des Projektes, essentielle Features des zu erstellenden Gesamtsystems, Kundenbedarf und Qualitätsanforderungen Positionierung Problem, Ziel des Projektes Benutzer Benutzer-Profil, demografische Informationen, Umfeld der Benutzer und Bedarf der Benutzer des neuen Systems Funktionelle Übersicht, wichtigste Features, Attribute für die Bewertung des Systems und (im Hinblick auf die Implementierung) des Fortschritts, Priorisierung und Management der System-Komponenten und Features Technische Durchführbarkeit, mögliche Architektur für die Demonstration der technischen Durchführbarkeit Constraints, High Level - Überblick über Anforderungen, externe Schnittstellen, technische Probleme, soweit diese einen Einfluss auf Risiko und Kosten ausüben. Business Case Geschäftlicher Kontext Geschäftsbereich, Markt, Umfang und Fortführung laufender Projekte des Kunden Finanzielle Aussichten Schätzungen über den ROI, Kosten, Ressourcen und Umsatz des zu erstellenden Endprodukts Risiken Potentielle Risiken für das Projekt für das Endprodukt Schätzung der Aufwände für das Projekt auf der Basis von Erfahrungen: Schätzungen bzgl. Kosten, Zeit, etc.. Erstes Verständnis, welche und wieviele Ressourcen das Projekt benötigen wird. Aufgaben 1. Stellen Sie kurz und prägnant die Situation dar orientiert an der obigen Checkliste! 2. Beurteilen Sie die Personalsituation! 3. Stellen Sie den Status des Projektes im Hinblick auf die folgenden Punkte dar: Auftrag Abgrenzung des Projektes Auftraggeber Ziele des Projektes Beteiligung aller Betroffenen Projektleiter Rahmenplan Stellen Sie Ihre Ergebnisse in geeigneter Form dar und präsentieren Sie diese dem Vorstand der KNOW-ALL. Projektmanagement Fallstudie Seite 6

7 Gruppe 2 Gruppe 2, Sie sind Mitglieder des Projektmanagement-Teams der KNOW-ALL und da Sie Erfahrungen im Bereich Kommunikation und Design besitzen, ist Ihre Aufgabe die Beurteilung der kommunikativen Aspekte der Kundenstrategie. In diesem ersten Schritt beziehen Sie sich weniger auf die speziellen Aspekte des Projektes, sondern beurteilen mehr die allgemeine Situation und Strategie des Kunden im Hinblick auf kommunikative Fragestellungen. Orientieren Sie sich an der folgenden Checkliste. Sie soll Ihnen dabei helfen, die Situation und Strategie des Kunden zu analysieren und differenziert zu beurteilen. Entscheiden Sie selbst, welches die wesentlichen Kunden- bzw. Projekt-relevanten Fragestellungen sind: Kommunikative Plattform Das Unternehmen Geschäftskonzept, Vision, Ziele, Pläne, Position und Akzeptanz auf dem Markt? Konkurrenzsituation, Alleinstellungsmerkmale, größte Konkurrenten? Konkurrenz-Produkte/Dienstleistungen und ihre Vorteile, Positionierung der Konkurrenz und Akzeptanz auf dem Markt? Generelle Markt-Situation im Hinblick auf den speziellen Einfluss von Internet und neuer Geschäfts-Logik? Aktuelle Situation, Gefahren, Probleme, Hindernisse und Möglichkeiten? Zielgruppe(n) des Unternehmens? SWOT-Analyse: Stärken (strength), Schwächen (weakness), Möglichkeiten (possibilities), Hindernisse (Threats) Produkte und Dienstleistungen Portfolio an Produkten und Dienstleistungen, Position im Markt Wichtigstes Produkt/wichtigste Dienstleistung (Produkt/Service #1) Kanäle: Vertriebskanal, Verteilungswege, Marketing-Kanäle, Public Relation-Kanäle Zielgruppe für Produkt/Service #1, Einstellung der Verbraucher in Bezug auf diesen Typ Produkt/Service, Treue und Konsumverhalten der Verbraucher. Technische Umgebung der Zielgruppe (CPU, Bildschirmauflösung, Browser (Typ, Plugins), Bandbreite, Internet Zugriff bei der Arbeit und/oder zu Hause, technische Reife Gibt es Studien über diese Zielgruppe? Marketing- und Kommunikations-Kanäle Kommunikations-Strategie (Ziel dieser Informationen ist es, Internet-bezogene Marketing-Aktivitäten mit anderen aktuell laufenden und geplanten Marketing-Aktivitäten zu synchronisieren und konform zu gestalten.) Analyse der Geschäftsstrategie wichtige kommunikative Aspekte der Geschäftsstrategie des Kunden Analyse der Kommunikations-Plattform wichtigste strategische Implikationen und Rückschlüsse aus der Kommunikationsplattform. Kommunikations-Strategie Ableitung aus der vorangegangenen Analyse der Kommunikations-Plattform: Kommunikations- Strategie Aufgaben 1. Stellen Sie kurz und prägnant die Situation dar orientiert an der obigen Checkliste! 2. Beurteilen Sie die Personalsituation! 3. Stellen Sie den Status des Projektes im Hinblick auf die folgenden Punkte dar: Auftrag Abgrenzung des Projektes Auftraggeber Ziele des Projektes Beteiligung aller Betroffenen Projektleiter Rahmenplan Stellen Sie Ihre Ergebnisse in geeigneter Form dar und präsentieren Sie diese dem Vorstand der KNOW-ALL. Projektmanagement Fallstudie Seite 7

8 Gruppe 3 Gruppe 3, Sie sind Mitglieder des Projektmanagement-Teams der KNOW-ALL und da Sie Erfahrungen im Bereich IT besitzen, ist Ihre Aufgabe die Beurteilung der IT-Plattform und der langfristigen IT-Pläne des Kunden. Somit liegt Ihr Fokus auf der aktuellen technischen Plattform, Werkzeugen, Technolgie und den Preferenzen für die Zukunft. Vergessen Sie nicht, dass die technische Strategie primär die Geschäfts- und Kommunikations- Strategie unterstützen sollte. Orientieren Sie sich an den folgenden Checklisten. Diese sollen Ihnen dabei helfen, die technische Situation und Strategie des Kunden zu analysieren und differenziert zu beurteilen. Entscheiden Sie selbst, welches die wesentlichen Kunden- bzw. Projekt-relevanten Fragestellungen sind: Aktuelle technische Situation Allgemein gültige technische Parameter Parameter, die für die verschiedenen Systeme und/oder laufenden/geplanten Projekte gemeinsam gültig sind. Server-Umgebung, Betriebssystem, Plattformen, etc. Client-Umgebung, Browser, Betriebssystem, plug-ins, Bildschirmauflösung, Bandbreite etc. die bei den verschiedenen Benutzergruppen in Benutzung sind. Entwicklungsplattform / Entwicklungswerkzeuge Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen Existierende individuelle Systeme Welche Systeme existieren, sind im Einsatz und wie stehen sie in Beziehung zueinander? Laufende und geplante Projekte Welche Projekte laufen aktuell und wie stehen diese in Beziehung zueinander. Geschäfts- und Kommunikations-strategische Parameter Aspekte der Geschäfts- und Kommunikations-Strategie, die einen Einfluss auf die technische Strategie des Kunden haben könnten. Technische Strategie Basierend auf der aktuellen Situation und der Geschäfts- und Kommunikations-Strategie: technische Strategie des Kunden. Aufgaben 1. Stellen Sie kurz und prägnant die Situation dar orientiert an der obigen Checkliste! 2. Beurteilen Sie die Personalsituation! 3. Stellen Sie den Status des Projektes im Hinblick auf die folgenden Punkte dar: Auftrag Abgrenzung des Projektes Auftraggeber Ziele des Projektes Beteiligung aller Betroffenen Projektleiter Rahmenplan Stellen Sie Ihre Ergebnisse in geeigneter Form dar und präsentieren Sie diese dem Vorstand der KNOW-ALL. Projektmanagement Fallstudie Seite 8

9 Fallstudie III Projektziele und Verfeinerung Geschäftsstrategie Ein mehrstündiges Treffen mit W. Schneider ergab weitere Informationen. Informationen, die bereits aus einem früheren Interview her bekannt waren, sind hier der Vollständigkeit wegen noch einmal aufgeführt und in eckigen [ ] Klammern dargestellt: Auf die Frage, warum die Gummersbacher R.A.U.B. überhaupt eine Web Site benötigt, wurden die folgenden Aussagen gemacht: [Konkurrenzunternehmen investieren auch ins Web, also müssen wir auch dort sein.] [Über Online Informationen lässt sich besser mit Geschäftskunden interagieren.] [Die Kunden wollen den Online Service sowohl für ihre Privat- als auch Geschäftskonten.] [Es würde die Werbung, die bisher nur über Druck- und Radio-Medien erfolgte, vervollständigen und so könnten neue Kunden erreicht werden und existierende Kunden könnten über die Serviceangebote informiert werden.] Gewünscht wird auch ein Weg zum papierlosen Informationsaustausch zwischen allen internen Abteilungen. Bezogen auf die CfK Site: Diese Kunden wollen mehr Informationen über das Finanz-Management, als bisher bereitgestellt wird. Informationen über Produkte und Services der Gummersbacher R.A.U.B. sollen besser abrufbar sein. Gewünscht wird ein Prozess, um den Inhalt und das Aussehen der CfK-Sektion leichter als bisher anpassen zu können. Die Frage nach den Kunden der Web Site lieferte die folgenden Angaben: [Es geht um Kunden, die rund um die Uhr und somit auch außerhalb der Geschäftszeiten Informationen wollen.] [Potentielle Geschäftskunden, die Informationen über das Unternehmen suchen.] [Job-Suchende] Bezogen auf die CfK Site: [Unternehmensgründer, die sich darüber bilden wollen, wie ein Kleinunternehmen aufzubauen und zu betreiben ist.] Kleinunternehmer auf der Suche nach Hilfe für ihr laufendes Unternehmen (Kredite, Management Tipps, etc.). Investoren, die sich nach Trends in neuen Unternehmen erkundigen. Die Frage danach, was denn die Kunden wollen, wenn sie die Site besuchen, ergab: [Informationen über das Unternehmen, Preisinformationen etc.] [Konto-Auszüge und Konto-bezogene Informationen] Infos über Fonds, Investments, Aktien etc. Einen Weg, um ihre Konten zu verwalten Preise über aktuelle Produkte und Dienstleistungen Adressen von Niederlassungen, Öffnungszeiten, Abteilungs-,Telefon- und Fax-Nummern Einen Weg zur Site, um mehr Informationen zu erhalten über etwas, was sie gelesen oder im Radio gehört haben. Kontakt zu individuellen Personen via , chat, call-back Jobs Bezogen auf die CfK Site: [Hilfe und Unterstützung beim Start und Ausbau eines Kleinunternehmens.] Informationen über Dienstleistungen für Kleinunternehmen. Projektmanagement Fallstudie Seite 9

10 Unterstützung beim Geld-Management, für Angestellten-Renten Pläne, Investitionen, etc. Insbesondere auch Hinweise auf öffentliche Fördermittel, z.b. in Form eines Links auf die entsprechenden Seiten der Landesregierung. Die letzte Frage an W. Schneider nach dem, was die Site bieten solle, ergab: Das Verhalten der Kunden auf der Site soll verfolgt werden, damit Rückschlüsse gezogen werden können darauf, was die Kunden interessiert und was nicht. Die Site soll für Kunden einen sicheren Weg bieten, ihre Konten abzufragen und diese zu verwalten. Auch das Stellen von Fragen soll über einen sicheren Weg möglich sein. Die Antwort soll innerhalb einer Stunde während der Öffnungszeiten erfolgen. Bereitstellung von Branchen-Informationen. Suchmöglichkeiten bzgl. aktueller Punkte auf der Web-Site. Eigene Werbung; keine Werbung für andere. Job-Angebote mit Kontakt-Infos. Bezogen auf die CfK Site: Bereitstellung von aktuellen Artikeln über Bankgeschäfte und Investionsfragen somit wird ein Weg benötigt diese aktuell zu halten. Bereitstellung eines durchsuchbaren Archivs für vorangegangene Artikel. Kalkulation von Krediten, Hypotheken, Zahlungsplänen etc. Link auf die wichtigsten Aktien-Indizes. Projektmanagement Fallstudie Seite 10

11 Content-Strategie Ein erster Workshop wurde mit dem Marketing Team und designierten Mitgliedern des zukünftigen Web-Development Teams durchgeführt. Hierbei wurden erste strategische Anforderungen zum Inhalt der Web-Site erarbeitet. Informationen, die bereits aus einem früheren Interview her bekannt waren, sind hier der Vollständigkeit wegen noch einmal aufgeführt und in eckigen [ ] Klammern dargestellt: Welcher Inhalt wird für die Seite benötigt? Informationen zum Service mit Preisen. [Informationen über das Unternehmen selber: Personen, etc.] Kunden Login und eine interaktive Anwendung für Konto-Transaktionen. Dies erfordert sicheren Zugang zur Kunden-Konto-Datenbank. Support Informationen Anwendungen für das Tracking Such-Möglichkeiten, eine Web Site Map Aktuelle Werbung Schnell-ladende Grafiken für die Eingangsseite, einfache Grafiken für alle Seiten Links zum Dax, Dow-Jones, NASDAQ Links zu regionalen Seiten, wie z.b. Handelskammer, lokale Zeitungen Bezogen auf die CfK Site [Artikel über den Aufbau eines Kleinunternehmens] [Artikel über Investitionen, Angestellten-Renten-Pläne] [Artikel über Geldmanagement für Kleinunternehmer und Privatkunden] Artikel über die Möglichkeiten von Inanspruchnahme öffentlicher Fördermittel. [Informationen über Kredite für Kleinunternehmen, Konto-Überprüfungen, etc.] [Interaktive Anwendungen für Kredit-Angelegenheiten] Links auf relevante Produkte: ein Artikel über das Geld-Management von Kleinunternehmen sollte auf Produkte und Dienstleistungen für Kleinunternehmen verweisen. Ein Informationsanfrage-Formular, um neuen Kunden Kontakt zu ermöglichen oder existierenden Kunden zu helfen. Werkzeuge und Taschenrechner-Funktionen. Wie oft soll der Inhalt aktualisiert werden? Update bei Bedarf Niederlassungs-Informationen Site-Map Werbung Update vierteljährlich Firmeninformationen (nach Direktoren-Meeting) Check und Antwort 2mal stündlich Kundenfragen per Entscheidungen für die CfK Site Das meiste des Inhalts der CfK Site wird monatlich aktualisiert. Artikel über Dienstleistungen bei Bedarf U.U. müssen Updates öfter erfolgen: Kredit-Raten, Hypotheken-Raten, etc. Projektmanagement Fallstudie Seite 11

12 Aufgaben - Fallstudie III Gruppe 1 Gruppe 1, basierend auf den bereits von Ihnen erarbeiteten Ergebnissen sollen Sie nun die für das Projekt relevanten und wichtigen Parameter bezogen auf die Organisation des Kunden erarbeiten. Es geht also um Prozesse, Kompetenzen, etc. Die augenblickliche Situation soll damit eingefangen werden und die Basis darstellen für die Eingliederung des neuen Systems in die Welt des Kunden. Orientieren Sie sich erneut an den folgenden Checklisten/Fragestellungen: Geschäftskonzept Geschäfts-Konzeptes des Kunden, seiner Vision, Mission und Strategien in Bezug auf das Projekt. Konkurrenz Konkurrenzsituation des Kunden in Bezug auf das Projekt. Organisation und Vorgehen Organisation und Vorgehensweise des Kunden in Bezug auf das Projekt. Kompetenzen und personelle Ressourcen Personelle Ressourcen und Kompetenzen des Kunden in Bezug auf das Projekt. Andere Parameter Andere wichtige Aspekte beim Kunden, die in Bezug auf das Projekt von Interesse sein könnten. Aufgaben 1. Erstellen Sie eine Strategie zur Informationsgewinnung, um noch fehlende Informationen zu erhalten. 2. Bereiten Sie ein Interview mit W. Schneider vor und führen Sie es anschließend durch. 3. Versuchen Sie, Ihre Projektziele mit Hilfe des Interviews zu verfeinern. Stellen Sie Ihre Ergebnisse in geeigneter Form dar und präsentieren Sie diese dem Vorstand der KNOW-ALL. Projektmanagement Fallstudie Seite 12

13 Gruppe 2 Gruppe 2, basierend auf den bereits von Ihnen erarbeiteten Ergebnissen sollen Sie nun den kommunikativen Input für das Projekt erarbeiten. Dies lässt sich z.t. aus den von Ihnen erarbeiteten Ergebnissen aus der Kommunikations-Strategie des Kunden ableiten. Enthalten sollen jetzt z.b. die Beschreibung der Zielgruppe, der gewünschten kommunikativen Message und das Wunschprofil der Kunden sein. Orientieren Sie sich erneut an den folgenden Checklisten/Fragestellungen: Projekt-Beschreibung ( Mission des Projektes) Wie möchte das Unternehmen bei der Zielgruppe aufgenommen werden? Gibt es spezielle Anforderungen oder Einschränkungen?` Zielgruppe Mit wem wird kommuniziert? Einstellung der Zielgruppe und ihre Akzeptanz für diesen Typ Produkt/Dienstleistung. Gibt es ein Konsum-Muster, was ist der wichtigste Bedarf, Trigger etc.? Aspekte, die den kleinsten gemeinsamen Nenner für die Zielgruppe definieren können. Ziele Was will das Projekt erreichen? Marke (Branding!)? Loyalität? Verkauf? Community? Welches sind die Erfolgskriterien? Selling Point Welches ist das alleinige einzigartige Merkmal - physisch oder emotional - (Alleinstellungsmerkmal!), das das Produkt/den Service verkaufen hilft (USP unique selling point/esp emotional selling point). Was ist der wichtigste Konkurrenz-Vorteil? Warum betrachten die Kunden dies als einzigartig, wünschenswerter und wertvoller als bei der Konkurrenz? Die Message Wie sollte das Unternehmen/das Produkt/der Service von der Zielgruppe aufgenommen werden? Andere Kommunikations-Parameter Andere laufende und geplante Marketing-Aktivitäten (einschließlich anderer traditioneller Medien- Typen). Marken-Plattform (Branding), grafisches Profil, Logo-Typen, Symbole, etc. Andere Betrachtungen Andere wichtige Aspekte, die betrachtet werden müssen, z.b. spezielle Konkurrenz-Situationen, Monopole, verteilte Systeme Aufgaben 1. Erstellen Sie eine Strategie zur Informationsgewinnung, um noch fehlende Informationen zu erhalten. 2. Bereiten Sie ein Interview mit W. Schneider vor und führen Sie es anschließend durch. 3. Versuchen Sie, Ihre Projektziele mit Hilfe des Interviews zu verfeinern. Stellen Sie Ihre Ergebnisse in geeigneter Form dar und präsentieren Sie diese dem Vorstand der KNOW-ALL. Projektmanagement Fallstudie Seite 13

14 Gruppe 3 Gruppe 3, basierend auf den bereits von Ihnen erarbeiteten Ergebnissen sollen Sie nun sowohl das existierende technische System darstellen (Architekturen, Integrations-Möglichkeiten, zukünftige Pläne, etc.), als auch technische Aspekte laufender oder geplanter Projekte, die relevant für das Projekt sind. Orientieren Sie sich an den folgenden Checklisten/Fragestellungen. Sie werden bemerken, das sich diese Checkliste an der bereits erarbeiteten technischen Strategie orientiert, jedoch Verfeinerungen verlangt. Gemeinsame technische Parameter Parameter, die für die verschiedenen Systeme und/oder laufenden/geplanten Projekte gemeinsam gültig sind. Server-Umgebung, Betriebssystem, Plattformen, etc. Client-Umgebung, Browser, Betriebssystem, plug-ins, Bildschirmauflösung, Bandbreite etc. die bei den verschiedenen Benutzergruppen in Benutzung sind. Entwicklungsplattform / Entwicklungswerkzeuge Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen Existierende individuelle Systeme Aktuell eingesetzte Systeme, die von Interesse für das Projekt sind, mit denen das Projekt in Berührung kommt, die es vervollständigt oder ersetzt <System 1> Funktionalität System Architektur Sicherheitsparameter Sicherheits- und Authentifizierungs-Mechanismen für das System Performance Parameter Fähigkeiten des Systems Skalierbarkeit, etc. Integration Integrationsmöglichkeiten in das System Zukünftige Pläne für das System Laufende und geplante Projekte Aktuell laufende oder geplante Projekte, die für das Projekt von Interesse sind und mit diesem in Beziehung stehen <Projekt 1> Projektbeschreibung Ziele, Milestones, relevante Informationen über das Projekt wie z.b. Kontaktpersonen, etc. Projektstatus Geplante zukünftige Funktionalitäten Geplante System Architektur Sicherheitsparameter Sicherheits- und Authentifizierungsmechanismen Performance Parameter Integration Aufgaben 1. Erstellen Sie eine Strategie zur Informationsgewinnung, um noch fehlende Informationen zu erhalten. 2. Bereiten Sie ein Interview mit W. Schneider vor und führen Sie es anschließend durch. 3. Versuchen Sie, Ihre Projektziele mit Hilfe des Interviews zu verfeinern. Stellen Sie Ihre Ergebnisse in geeigneter Form dar und präsentieren Sie diese dem Vorstand der KNOW-ALL. Projektmanagement Fallstudie Seite 14