InformationsZentrum für die Wirtschaft

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1 InformationsZentrum für die Wirtschaft Service für Leser des IZW-Beratungsbriefs Wie Sie die Steuerberater-BWA richtig lesen und für Ihren Erfolg nutzen Für Sie als Chef eines kleinen oder mittelgroßen Unternehmens ist die betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA ) das zentrale Steuerungsinstrument, das Ihnen zwischen den Jahresbilanzen zur Verfügung steht, um den Erfolg Ihres Betriebs zu analysieren. Wer die BWA nicht beachtet, riskiert, dass negative Entwicklungen nicht rechtzeitig erkannt werden und wertvolle Zeit zum Gegensteuern verschenkt wird (BWA als Krisenindikator). Auch wenn sich Ihr Unternehmen positiv entwickelt, ist es wichtig, die BWA regelmäßig zu lesen: Sie können Ihren Jahresgewinn und so die voraussichtliche Steuerbelastung abschätzen. Rechtzeitig vor Jahresende können Sie noch gegensteuern und geeignete Maßnahmen zur Senkung Ihres steuerlichen Gewinns ergreifen. Wie sieht eine einfache BWA aus? 1. Die Kurzfristige BWA Als Beispiel wird die DATEV-BWA verwendet, da die meisten Steuerberater mit DATEV-Software arbeiten. Falls Sie andere Programme verwenden, können Sie die folgenden Tipps aber auch nutzen, da die meisten Konkurrenzprodukte ähnliche Auswertungen hervorbringen.

2 Sehen wir uns zunächst die Werte auf der rechten Hälfte an, nämlich die kumulierten Werte der bisher aufgelaufenen Monate. Die kumulierten Werte sind meist aussagekräftiger, weil sich durch die Addition mehrerer Monate Ausreißer glätten. Übrigens: Alle Werte in einer BWA sind immer netto. Die Umsatzsteuer erscheint hier nicht. a) die rechte (und wichtigere!) Hälfte der BWA: die kurzfristige BWA mit kumulierten Werten Kanzlei-Rechnungswesen V RW /40271/2007 / Testholz SKR04 - [BWA-Nr. 1 - Kurzfristige Erfolgsrechnung März 2007] Spalte A B C D Bezeichnung Jan/ Mrz/2007 % Ges.-Leistg. % Ges.-Kosten % Pers.-Kosten Aufschlag Umsatzerlöse ,09 100,00 Best.Verdg. FE/UE Akt.Eigenleistungen MA- Produkti vi-tät Gesamtleistung ,09 100,00 233,65 369,48 Mat./Wareneinkauf ,97 42,82 100,05 158, Rohertrag ,12 57,18 133,60 211,27 133,53 So. betr. Erlöse Betriebl. Rohertrag ,12 57,18 133,60 211,27 133,53 Kostenarten: Personalkosten ,24 27,06 63,24 100,00 Raumkosten ,75 3,28 7,66 12,12 Betriebl. Steuern 1.861,80 0,19 0,45 0,72 Versich./Beiträge ,43 1,46 3,41 5,40 Besondere Kosten Kfz-Kosten (o. St.) ,10 2,37 5,53 8,74 Werbe-/Reisekosten 8.136,40 0,85 1,99 3,14 Kosten Warenabgabe 4.281,51 0,45 1,04 1,65 Abschreibungen ,18 3,88 9,06 14,33 Reparatur/Instandh ,35 0,68 1,60 2,53 Sonstige Kosten ,37 2,57 6,01 9,51 Gesamtkosten ,13 42,80 100,00 158,13 Betriebsergebnis ,99 14,38 Zinsaufwand ,35 2,52 Sonst. neutr. Aufw 145,00 0,02 Neutraler Aufwand ,35 2,53 Zinserträge 443,05 0,05 Sonst. neutr. Ertr Verr. kalk. Kosten Neutraler Ertrag 443,05 0,05 Verteilung der Kosten in % Kontenkl. unbesetzt Ergebnis vor Steuern ,69 11,90 Steuern Eink.u.Ertr ,00 7,22 Vorläufiges Ergebnis ,69 4,67

3 Wir konzentrieren uns hier auf ein paar wichtige absolute Werte in Verbindung mit Spalte A. Die Spalte A zeigt Prozentwerte in Bezug auf den Umsatz. Das ist die wichtigste Spalte. Die erste fette Zahl: Der Rohertrag (547 TEUR) mit der Spanne in der Spalte rechts daneben (57,18 Prozent) - ein sehr wichtiger Wert. Denn von diesen 547 TEUR muss die Firma alle Kosten bestreiten - und ein Gewinn sollte ja auch noch übrig bleiben. Ebenfalls wichtig: Die Personalkosten in Höhe von 27 Prozent des Umsatzes. Wichtig für Sie: Bekommen Sie heraus, welche Quote von Personalkosten für Ihre Branche - bezogen auf den Umsatz normal sind. Denn eine Zahl, z. B. 24 Prozent Personalkostenquote laut BWA sagt für sich alleine noch nichts aus. Erst durch den internen Vergleich (über die letzten Jahre) oder den externen Vergleich (durch Branchen-Benchmarks) werden aus Daten Informationen. Ein Blick auf das Betriebsergebnis - modern auch EBIT oder operativer Gewinn genannt: Das ist das Ergebnis vor Zinsen und Steuern. Es zeigt Ihnen, wie viel Ertrag Ihre Firma erwirtschaftet. Die Zinsen werden erst später abgezogen. Denn die Zusammensetzung Ihres Kapitals (viel Schulden? oder viel Eigenkapital?) hat nichts damit zu tun, wie viel Geld Sie in Ihrem Kerngeschäft (= EBIT) verdienen. Hier haben wir einen Wert für das EBIT/Betriebsergebnis von 14,38 Prozent. Diesen Wert könnte man auch operative Umsatzrendite nennen. Unterhalb des Betriebsergebnisses werden noch Zinsen und Steuern abgezogen und ganz am Schluss bleibt der Jahresüberschuss übrig, in der BWA vorläufiges Ergebnis bezeichnet. Zu den anderen Spalten: Spalte B zeigt die Verteilung der Kosten an, wobei die Summe aller Kosten in dieser Spalte 100 Prozent ergibt. Spalte C zeigt die Mitarbeiter-Produktivität. Der Wert 369,48 Prozent bei Gesamtleistung zeigt, dass die Mitarbeiter für einen Euro Gehaltskosten 3,69 Euro Umsatz produzieren. Spalte D letztendlich weist den Aufschlag aus. Auf den Wareneinsatz wurden hier 133 Prozent aufgeschlagen, so dass der (Netto-!)VK 233 Prozent des EK ist.

4 b) die linke Hälfte der BWA (Auszug) - wichtig sind die Kennzahlen in Spalte A! Kanzlei-Rechnungswesen V RW /40271/2007 / Testholz SKR04 - [BWA-Nr. 1 - Kurzfristige Erfolgsrechnung März 2007] Spalte A B C D Bezeichnung % Ges.-Leistg. % Ges.-Kosten % Pers.-Kosten Aufschlag Umsatzerlöse , Best.Verdg. FE/UE Akt.Eigenleistungen Gesamtleistung , ,6 417,77 Mat./Wareneinkauf ,87 41,56 111,22 173, Rohertrag ,63 58,44 156,38 244,13 140,6 So. betr. Erlöse Betriebl. Rohertrag ,63 58,44 156,38 244,13 140,6 Kostenarten: Personalkosten ,11 23,94 64, Raumkosten 8.818,51 2,72 7,27 11,34 Betriebl. Steuern 383,80 0,12 0,32 0,49 Versich./Beiträge 2.561,81 0,79 2,11 3,3 Besondere Kosten Kfz-Kosten (o. St.) 5.344,61 1,65 4,4 6,87 Werbe-/Reisekosten 2.873,62 0,88 2,37 3,7 Kosten Warenabgabe 1.555,33 0,48 1,28 2 Abschreibungen ,42 3,82 10,21 15,95 Reparatur/Instandh ,86 0,55 1,47 2,29 Sonstige Kosten 7.911,86 2,44 6,52 10,18 Gesamtkosten ,93 37, ,12 Betriebsergebnis ,70 21,07 Die Monatswerte ermöglichen neben der offensichtlichen Möglichkeit, das spezifische Ergebnis dieses Monats zu studieren, noch eine andere wichtige Information: Nämlich den Vergleich der Monats-Kennzahlen mit den kumulierten Kennzahlen, also z. B. Spanne Monat versus Spanne kumuliert. Ergeben sich hier nennenswerte Abweichung, müssen Sie der Sache nachgehen! Hier sehen wir, dass der März in unserer Musterfirma ganz gut gelaufen sein muss, denn wir haben Kennzahl März Jan - März kumuliert Rohertrag März 58,44 % versus 57,18 % kumuliert I. Quartal. Personalkostenquote im März nur 23,94 % statt 27,6 % kumuliert I. Quartal. und Betriebsergebnis 21,07 statt 14,38 % kumuliert I. Quartal. Wenn bei Ihnen die Kennzahlen aber in einem Monat sehr ungünstig von den kumulierten Kennzahlen abweichen, wissen Sie sofort, wo Sie nachhaken müssen. z. B. Spanne im aktuellen Monat eingebrochen - warum? Personalkosten plötzlich prozentual viel höher - warum? Sonstige Kosten explodiert - warum?

5 2. Der einfachste und aufschlussreichste Vergleich: Die Vorjahres-Vergleichs-BWA: Eine einzelne Zahl, z. B Euro Rohertrag sagt für sich alleine noch nichts aus. Erst durch einen Vergleich werden aus Daten Informationen. Wenn Sie wissen, wie sich Ihre Zahlen gegenüber dem Vorjahr verändert haben, wissen Sie, ob Sie auf dem richtigen oder falschen Weg sind. Tipp zur schnelleren Analyse (denn auch hier gilt Konzentration auf Weniges ist der Erfolgsfaktor ): Setzen Sie sich selbst einen Filter, welche Abweichungen Sie absolut und prozentual für relevant halten. Im Beispielsfall hat der Unternehmer nur Abweichungen gekennzeichnet, die absolut über Euro liegen UND die prozentual um mehr als 5 Prozent abweichen (fett markiert) Er würde hier also 3 Punkten nachgehen (denen dafür aber gründlich): Personalkosten (alles richtig verbucht oder echte Einsparung?) Abschreibungen Steuerzahlungen (Vorauszahlungen zu hoch? Herabsetzungsantrag stellen?) Bezeichnung Jan/ Mrz/2007 Jan/ Mrz/2006 Veränderung absolut in % Umsatzerlöse , , ,62 0,39 Best.Verdg. FE/UE Akt.Eigenleistungen Gesamtleistung , , ,62 0,39 Mat./Wareneinkauf , , ,07 3,54 Rohertrag , , ,45-1,84 So. betr. Erlöse Betriebl. Rohertrag , , ,45-1,84 Kostenarten: Personalkosten , , ,54-6,87 wichtig Raumkosten , ,17 949,58 3,12 Betriebl. Steuern 1.861, ,80 Versich./Beiträge , ,43 Besondere Kosten Kfz-Kosten (o. St.) , , ,07-11,28 Werbe-/Reisekosten 8.136, ,82-414,42-4,85 Kosten Warenabgabe 4.281, ,37-794,86-15,66 Abschreibungen , , ,92-16,28 wichtig Reparatur/Instandh , , ,40-39,55 Sonstige Kosten , , ,56 9,72 Gesamtkosten , , ,07-7,16 wichtig Betriebsergebnis , , ,62 18,33 wichtig Zinsaufwand , , ,24-12,12 Sonst. neutr. Aufw 145,00 145,00 Neutraler Aufwand , , ,24-12,06

6 Zinserträge 443,05 41,07 401,98 978,77 Sonst. neutr. Ertr Verr. kalk. Kosten Neutraler Ertrag 443,05 41,07 401,98 978,77 Kontenkl. unbesetzt Ergebnis vor Steuern , , ,84 28,21 wichtig Steuern Eink.u.Ertr , , ,00 318,99 wichtig Vorläufiges Ergebnis , , ,16-38,13 wichtig 3. Liegen Sie im Plan? Das verrät Ihnen die Soll/Ist-Vergleichs-BWA. Wenn Sie einen Soll/Ist-Vergleich anstellen, wissen Sie, ob Sie die gewünschten Resultate erzielen. Und einen solchen Plan aufzustellen, ist einfacher als Sie glauben (siehe IZW- Beratungsbrief vom , Wie Ihnen eine Erfolgsplanung in Ihrem Unternehmen nützt ). Ihr Steuerberater kann Ihnen dann ganz einfach jeden Monat eine Soll-/Ist-BWA schicken. Hier ein Auszug. Zum Vergleichen gilt dasselbe wie beim Vorjahresvergleich: Konzentrieren Sie sich auf Wesentliches!

7 4. Ihnen ist das alles zu kompliziert? Dann lassen Sie sich zumindest den betriebswirtschaftlichen Kurzbericht BKB geben, der die ganz wesentlichen Daten komprimiert darstellt. L e i s t u n g Jan/ Mrz/2007 Jan/ Mrz/2006 Veränderung absolut in % Umsatzerlöse , , ,62 0,39 Bestandsveränderungen aktivierte Eigenleistung Gesamtleistung , , ,62 0,39 Mat./Wareneinkauf , , ,07 3,54 Rohertrag , , ,45-1,84 Sonstige betriebl. Erlöse K o s t e n Personal , , ,54-6,87 Abschreibungen , , ,92-16,28 sonstige , , ,61-4,42 Gesamtkosten , , ,07-7,16 E r g e b n i s Betriebsergebnis , , ,62 18,33 Neutrales Ergebnis , , ,78-111,11 Vorläufiges Ergebnis , , ,16-38,13 Umsatzrentabilität - das vorläufige Ergebnis beträgt kum. bis März ,67% der Gesamtleistung kum. bis März ,58% Handelsspanne - der Rohertrag entspricht kum. bis März ,18% der Gesamtleistung kum. bis März ,48%

8 5. Die High-End-Lösung, die nicht teuer sein muss: Der Controlling-Report Zu guter Letzt die neueste Entwicklung, die die DATEV anbietet: Der Controlling-Report. Es handelt sich hierbei um eine mehrseitige bunte, mit Grafiken unterlegte Auswertung, die das Optimum hinsichtlich Information und Verständlichkeit darstellt. Anbei als Kostprobe die Auflistung der Top-Kunden, wo Sie sehen können wieviel Umsatz Sie mit Ihren Top-Kunden machen: Den mehrseitigen DATEV- Controlling-Report hier im Detail vorzustellen, würde den Rahmen sprengen. Definitiv können wir Ihnen aber versprechen: Wenn Sie sich wirklich für Ihr Unternehmen interessieren, ist diese Auswertung ein Must-have. Sprechen Sie Ihren Steuerberater einmal darauf an. Übrigens: Seit der letzten DATEV-Version ist dieses Produkt jedem Steuerberater kostenlos verfügbar IZW InformationsZentrum für die Wirtschaft, Heiliggeiststr. 3, München, Tel , Fax , Inhalt nur zur Information des Empfängers. Alle Informationen sorgfältig recherchiert, jedoch ohne Gewähr.