Zeitmanagement für Rechtsanwälte

Transkript

1 Zach Davis Zeitmanagement für Rechtsanwälte Effektivität steigern, Zeit sparen, Belastung senken TeleLex, ein Gemeinschaftsunternehmen von DATEV eg und Verlag Dr. Otto Schmidt KG

2 TeleLex GmbH Virnsberger Str Nürnberg 2014 Alle Rechte, insbesondere das Verlagsrecht, allein beim Herausgeber. Dieses Buch und alle in ihm enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Mit Ausnahme der gesetzlich zugelassenen Fälle ist eine Verwertung ohne Einwilligung der TeleLex GmbH unzulässig. Im Übrigen gelten die Geschäftsbedingungen der TeleLex GmbH. Printed in Germany Mandelkow GmbH, Herzogenaurach (Druck) Joh. Leupold GmbH & Co.KG, Schwabach (Umschlagdruck) Angaben ohne Gewähr Stand: Februar

3 Vorwort Schriftsätze und Aufsätze, bei denen man sich konzentrieren muss, schreibe ich typischerweise abends, nachts und an Wochenenden. Auch heute und dieses Vorwort. Warum ist das so? Habe ich nicht die ganze Woche über gearbeitet, war nicht der erste Gang nach dem Aufstehen (und vor dem Duschen) zum Computer, um zu sehen, welche s eingegangen sind und der letzte Akt des Tages (nach dem Zähneputzen) das Ausschalten, natürlich nach einem wachsamen Blick auf etwaige, nächtlich eingegangene Nachrichten? War es nicht so, dass ich wie immer keine Zeit hatte für Pausen, mittags etwa, und dass ich erst abends um 22 Uhr verdutzt feststellte, nichts gegessen zu haben, um das Tagespensum dann auf einen Schlag nachzuholen? War es nicht so, dass ich tagsüber von Termin zu Termin gehetzt bin, die Zwischenräume stets bis auf die letzte Minute mit Telefonaten und kurzen s ausgefüllt habe? Genug Arbeitszeit in der Woche also, auch genug, um darin solche Aufgaben unterzubringen? Doch, es war eigentlich alles wie immer, Arbeitsstunden gab es viele. Und irgendwie habe ich es nicht geschafft, dieses Vorwort in einer geordneten Arbeitswoche zu schreiben. Sicher, alles in der Woche war wohl irgendwie wichtig, jedenfalls haben dauernd Leute angerufen, Nachrichten gesandt, Gespräche mit mir geführt. Wenn ich jetzt die letzten Tage Revue passieren lasse, erinnere ich mich allerdings nur noch an ein paar Dinge, die objektiv betrachtet drängend und von großer Bedeutung waren. Der Rest der Tage ist dahingeströmt, ohne dass ich mit Bestimmtheit auflisten könnte, was im Detail geschah. Ist Ihnen das auch schon so gegangen? Vielleicht nicht ganz so extrem, aber vom Grundprinzip: Dass Sie ständig beschäftigt sind, aber wenig planen, eher mitgerissen werden von den Anforderungen, die minütlich auf Sie einprasseln, als dass Sie das Steuer in der Hand gehabt hätten? Wenn uns jemand fragt, warum Rechtsanwalt der schönste Beruf ist, den man sich denken kann und das ist er mit Sicherheit, dann geben viele die Freiheit an, die wir in der Organisation unserer Arbeit genießen. Wenn wir es richtig machen, können wir Mandate auswählen und sind nicht gezwungen, alles anzunehmen. Wir können uns die Zeit einteilen. 1

4 Wir können uns auf Gebiete und Mandate konzentrieren, die uns besondere Freude bereiten. Ja, dass alles können wir. Aber tun wir es auch? Im Studium lernen wir Juristen den Umgang mit Paragrafen. Wie mag 242 BGB auszulegen sein, was sagt die Rechtsprechung, welche Theorien gibt es, was ist die Relationstechnik? Seit 2003 ist von den meisten unbemerkt auch die Organisation und sind auch die Schlüsselqualifikationen in den Pflicht kanon juristischer Ausbildung aufgenommen worden. Da sich kaum Lehrende finden, fristet dieser Bereich noch ein Jahrzehnt später ein Mauerblümchendasein. Wer die Ausbildung absolviert und den Umgang mit Normen gelernt hat, ist noch lange nicht in der Lage, eine Kanzlei zu organisieren. Und wer sogar imstande ist, seinen Arbeitsplatz sinnvoll zu ordnen, hat noch lange nicht die Organisation seiner eigenen Zeit geschafft. Brillante Juristen sind in eigener Sache oftmals die schlechtesten Berater und Organisatoren. Nicht wenige scheitern an diesem Dilemma, einige werden insolvent, andere krank. An dieser Stelle setzt Zach Davis an. Er lehrt uns, wie wir unser eigenes Berufsleben ordnen. Wie wir Prioritäten setzen, wie wir effizienter werden, wie wir konzentrierter arbeiten, wie wir insgesamt eine Balance finden. Haben Sie Zeit für dieses Thema? Es ist an keine Frist gebunden, kein Mandant ruft an und drängt, und für das Lesen dieses Buches werden Sie nicht in Geld bezahlt, drei Gründe also, warum Sie sich normalerweise nicht die Zeit zum Lesen nehmen würden. Aber das wäre falsch. Die (wenigen) Stunden, die Sie in diese Lektüre investieren, könnten Ihnen helfen, Fristen besser einzuhalten, Mandanten besser zufrieden zu stellen, viel Zeit zu gewinnen, um bezahlte Mandatsstunden daraus zu machen und, das ist vielleicht am wichtigsten: Zeit für sich selbst zu schöpfen, damit Sie nicht nur im Umgang mit Paragrafen, nicht nur bei der Organisation Ihrer Kanzlei Erfolge erzielen, sondern damit Sie Herr über Ihre Zeit werden und Ihr nicht nur berufliches Leben besser meistern. Ich wünsche eine spannende, eine anregende und eine in jeder Hinsicht gewinnbringende Lektüre! Hamburg, im Februar 2014 Rechtsanwalt Prof. Dr. Volker Römermann Vorstand der Römermann Rechtsanwälte AG, Hamburg/Hannover/Berlin 2

5 Vorwort Zach Davis ist Experte für das Thema Produktivitätssteigerung und er lebt vor, was er predigt. Durch seine Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei konnten wir bereits vor Jahren die Weichen auf Produktivität und zeitintelligente Unternehmenskultur stellen. Das große Potenzial, das in vielen Anwaltskanzleien schlummert, versickert oft in endlosen Wiedervorlagen, umständlichen Arbeitsabläufen und wird vom Alltagsstress aufgefressen. Dem Gegenüber stehen anspruchsvolle Mandanten, hoch komplexe Sachverhalte und gewiefte Gegner. Die Lösung für das Dilemma aus Zeitdruck und wenig effizienten Abläufen lautet meist: Nachtschichten und eiserner Arbeitswille auf Kosten der eigenen Gesundheit. Es geht auch anders. Zach Davis zeigt in diesem Buch mit klaren, strukturierten und praxisnahen Ansätzen, wie Sie ihren Schreibtisch, ihren Alltag und ihre Kanzlei auf den Kurs höchster Effektivität bringen. Mit jedem Kapitel erhalten Sie Werkzeuge an die Hand, die Ihnen Stunden pro Woche, Tage pro Monat und Wochen pro Jahr sparen. Ich sage dies nicht nur aus Überzeugung, sondern auch aus langjähriger Erfahrung im strategischen Management einer hoch spezialisierten Anwaltskanzlei mit 35 Angestellten. Wir haben gelernt, die Arbeit in weniger Zeit, mit mehr Zufriedenheit zu erledigen und das bedeutet nicht nur mehr Produktivität, sondern unterm Strich auch mehr Lebensqualität für alle Mitarbeiter. Sebastian Quirmbach Kanzleimanager Anwaltsbüro Quirmbach und Partner 3

6 Der Inhalt im Überblick 1 Erreichbarkeit vs. konzentriertes Arbeiten 10 2 Planung mit einem hohen Wirkungs- und Realisierungsgrad 17 3 Die richtigen Zeitverwendungs- Prioritäten setzen 22 4 Effiziente und zielgerichtete Kommunikation 34 5 Gut organisiert: In der Komplexität die Übersicht behalten s und andere Informationen im Griff 48 7 Die Wochenarbeitszeit nicht völlig ausufern lassen 57 4

7 1 Erreichbarkeit vs. konzentriertes Arbeiten Manche Rechtsanwälte machen regelmäßig die Tür zu und leiten das Festnetztelefon sowie das Mobiltelefon um, wenn Sie an einer wichtigen Aufgabe sitzen. Andere reagieren auf eine solche Schilderung entsetzt und führen an, dass man schließlich Dienstleister sei und somit ständig erreichbar sein müsse. Soviel vorweg: Selten ist das eine oder das andere Extrem zum Thema Erreichbarkeit optimal. Schauen wir uns die Thematik ein wenig differenzierter an: Zunächst einmal stellt sich die Frage, wann man sich unterbrechen lässt und wann nicht? Dies ist gar nicht so einfach zu beantworten, da es einen Zielkonflikt darstellt. Wenn man in einer bestimmten Situation erreichbar ist, dann hat dies die Vorteile, dass man sofort informiert ist und das Gegenüber nicht warten muss. Die Nachteile der Erreichbarkeit sind, dass durch die Unterbrechung zwei Dinge um Ihre Aufmerksamkeit konkurrieren. Dies führt zu einer geringeren Produktivität und einem höheren Stressniveau. Die Nicht-Erreichbarkeit in einem bestimmten Zeitraum hat genau die gegenteiligen Vor- und Nachteile. Weder das eine Extrem noch das andere Extrem ist pauschal sinnvoll. Fast nie erreichbar zu sein, ist mit den Erwartungen anderer Menschen nicht kompatibel. Immer erreichbar zu sein Stichwort Politik der stets offenen Tür ist sicher auch nicht sinnvoll. Was also tun? Eine wichtige und grundlegende Unterscheidung ist die Frage, ob die jeweilige Tätigkeit eher eine Routineaufgabe ist oder eine hohe Konzentration erfordert. Wenn Sie etwas relativ Einfaches Korrekturlesen oder eine simple Tabelle zeilenweise abhaken, dann können Sie nach einer Unterbrechung ohne große Reibungsverluste weitermachen. Dann überwiegen typischerweise die Vorteile der Erreichbarkeit. Wenn Sie hingegen komplexe Zusammenhänge erarbeiten und verstehen müssen, dann bedeutet eine Unterbrechung oft, dass man fast von vorne starten muss. Dann überwiegen in der Regel die Vorteile der Nicht-Erreichbarkeit. Wenn Sie dies bewusst unterscheiden, werden Sie bessere Entscheidungen zum Thema Erreichbarkeit treffen als die meisten Menschen. 8

8 1 Erreichbarkeit vs. konzentriertes Arbeiten Eine relativ einfache, aber dennoch zu selten genutzte Strategie zur Erhöhung der eigenen Produktivität, ist die SMMS. Dies ist keine technische Neuerung aus dem Mobilfunkbereich, die an Ihnen vorbei gegangen ist. SMMS steht für: Stunde mit mir selbst. Hiermit ist schlichtweg geblockte Arbeitszeit gemeint. Vorsicht: Es geht nicht einfach nur darum, sich eine bestimmte Aufgabe in einer bestimmten Zeit vorzunehmen. Das klingt simpel. Es ist auch simpel, aber dennoch oft nicht ganz einfach umzusetzen. Viele Menschen nehmen sich etwas in einem bestimmten Zeitraum vor, tun es aber letztlich nicht, weil irgendetwas dazwischen kommt. Was ist die Lösung? Behandeln Sie die SMMS wie einen Termin mit einer anderen Person auch, wenn keine andere Person anwesend ist. Angenommen, Sie hätten am kommenden Dienstag von 11 bis 12 Uhr einen Mandantentermin und bekämen dann eine Anfrage für einen anderen Mandantentermin oder eine interne Besprechung oder erhielten in dieser Zeit ein paar s. Was würden Sie dann machen? Natürlich würden Sie den Mandantentermin wie geplant durchführen und die anderen Themen zu einem anderen Zeitpunkt durchführen (Notfälle ausgenommen) und nicht umgekehrt. Bei der Planung anderer wichtiger Aufgaben jedoch handeln die meisten Menschen genau umgekehrt: Sie verschieben die wichtige Aufgabe, sobald irgendetwas dazwischen kommt. Meine Empfehlung lautet: Definieren Sie für jede Woche eine vernünftige Menge Zeit, die Sie für wichtige Aufgaben blocken und behandeln Sie diese Zeit so, als ob es Termine mit einer anderen Person wären. Dies bedeutet, dass nur im Notfall oder bei einer massiven Veränderung der Situation die SMMS verschoben wird. Aber in mindestens 90 % der Fälle bleibt es wie geplant bei der SMMS. Wie häufig ist eine SMMS sinnvoll und wie lange sollte diese dauern? Hierauf kann ich Ihnen leider keine pauschale Antwort geben, aber dennoch einen Erfahrungswert und eine praktische Handlungsempfehlung. Erhöhen Sie den Anteil Ihrer Zeit, den Sie blocken ein wenig und ziehen Sie dann Bilanz. Ein schrittweiser Prozess wird erfahrungsgemäß vom Umfeld besser akzeptiert. Fast jeder, der auf mein Anraten hin den 9

9 1 Erreichbarkeit vs. konzentriertes Arbeiten Anteil der geblockten Zeit erhöht und mir davon berichtet hat, stellt eine Erhöhung der Produktivität und eine Verringerung des Stresspegels fest. Die meisten Menschen stellen nach eine Weile sogar fest, dass sie der bessere (interne oder externe) Dienstleister geworden sind entgegen der anfänglichen Befürchtung. Als SMMS eignen sich natürlich besonders die Randzeiten innerhalb eines Arbeitstages, sofern Sie vor 9 Uhr starten, über den Mittag zumindest teilweise im Büro sind oder nach 17 Uhr im Büro sind. In dieser Zeit ist es aufgrund der geringeren Anzahl von Unterbrechungen in der Regel etwas einfacher, die SMMS wirklich durchzuziehen. Ein häufiger Einwand von Rechtsanwälten ist, dass diese selbst kein Sekretariat haben, auf das sie beispielsweise eingehende Telefonate umleiten können. Häufig ist es möglich, auszuprobieren was passiert, wenn von drei Personen jeder eine geblockte Stunde am Vormittag erhält. Natürlich ist das Anrufaufkommen bei den beiden Kollegen in der Zeit etwas höher und es sind nach der SMMS dann ein paar s und Anrufe aufgelaufen. Aber das Fazit fast aller Teams, die es ausprobiert haben, ist sehr positiv in Bezug auf die Erhöhung der Produktivität und die Senkung des Stresspegels. Welches Recht haben andere Menschen überhaupt, über Ihre Zeit zu verfügen? Ich könnte nun ein wenig provokativ sein und sagen, dass jemand durch das Wählen Ihrer Telefonnummer oder das Absenden einer an Ihre -Adresse kein eingebautes Anrecht hat, für Sie zu entscheiden ob, wann und wie lange Sie sich diesem Thema widmen. Streng genommen ist diese Aussage meiner Meinung nach sogar richtig. Dennoch geht es natürlich nicht darum, zukünftig nur noch abblockenderweise andere Menschen von einem fern zu halten. Andere Menschen haben Erwartungen an Sie, die zu einem hohen Anteil auch gerechtfertigt sind, weil Sie eine bestimmte Rolle (bspw. als beauftragter Anwalt, als Führungskraft oder als Angestellter) eingenommen haben und Sie oder Ihre Mitarbeiter Zusagen gemacht haben. Auf einer praktischen Ebene hat so gut wie jeder arbeitende Mensch täglich viele Male die Situation, unterbrochen zu werden. Hoffentlich hat es vor dieser Unterbrechung die oben beschriebene Vorüberlegung zur Anforderung an Ihre Konzentration gegeben. Bei einer Unterbrechung beobachte ich bei den meisten 10

10 1 Erreichbarkeit vs. konzentriertes Arbeiten Menschen, dass diese reagieren und meistens die bisherige Aufgabe aufgeben und sich um das neue, unerwartete Thema kümmern. Dies muss natürlich nicht immer die falsche Entscheidung sein, ist aber zu undifferenziert für eine optimale Produktivität. Ebenso undifferenziert und suboptimal ist natürlich ein Abblocken von allen Störungen. Dies bringt uns zu der Frage, wie wir ein differenziert und möglichst optimales Verhalten im Umgang mit einer erfolgten Unterbrechung hinbekommen. Ich empfehle, sich Folgendes anzugewöhnen mit der Vorwarnung, dass dies ein wenig Übung erfordert: Nachdem man grob erfasst hat, worum es geht, empfehle ich, sich bewusst eine Frage zu stellen wie: Was macht in dieser Situation mehr Sinn? Ist es sinnvoller, zur eigentlichen Aufgabe zurückzukehren oder ist es sinnvoller, sich diesem neuen Thema als nächstes zu widmen? Dies klingt simpel und ist mit ein bisschen Konsequenz auch durchaus gut umsetzbar, aber dennoch nicht ganz einfach. Warum ist es nicht ganz einfach? Weil ohnehin zwei Dinge um Ihre Aufmerksamkeit konkurrieren. Und nun sollen Sie sich auch noch eine Frage aus der Vogelperspektive stellen. Aber wirkliche Souveränität besteht u. a. darin, im Eifer des Gefechts, den Überblick zu behalten. Die obige Frage kann einen wesentlichen Beitrag hierzu leisten. Wenn Sie sich diese Frage stellen, werden Sie zum einen eine höhere Entscheidungsqualität (besseres Prioritätenmanagement) haben und zum anderen weniger das Gefühl, fremdbestimmt zu werden. Fällt es Ihnen leicht wenn angebracht Nein zu sagen? Viele Menschen tun sich mit diesem Thema schwer. Dies ist sehr gut nachvollziehbar. Man will die andere Person zufriedenstellen, möchte, dass andere Personen egal ob Mitarbeiter, Mandant, Dienstleister, Verbandskollege oder privater Kontakt mit einem zufrieden sind und diese nicht vor den Kopf stoßen. Im beruflichen Umfeld möchte man natürlich gegenüber Mandanten ein guter Dienstleister sein. Aber es gibt auch zahlreiche Situationen, in denen ein Nein die bessere Entscheidung darstellt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn etwas Überzogenes erwartet wird, der Preis für ein Ja zu hoch ist oder es schlichtweg etwas ist, das man partout nicht machen will und überhaupt nicht in den eigenen Arbeitsbereich fällt. 11

11 1 Erreichbarkeit vs. konzentriertes Arbeiten Im ersten Schritt geht es darum, zu erkennen, wann ein Nein angebracht ist bzw. in welchen Situationen man Nein sagen möchte. Der zweite Schritt ist, dies auch zu tun, d. h. nicht Ja zu etwas zu sagen, das man nicht zusagen möchte. Wie bekommt man das hin? Sehr häufig hilft es Menschen, sich klarzumachen, dass jedes Ja mit einem Nein erkauft wird. Wenn Sie Ja sagen, dann bedeutet dies, dass Sie in der Zeit etwas Anderes nicht tun können. Umgekehrt gilt, dass Sie bei einem Nein zur einen Sache ein Ja gewinnen, für eine Zeitverwendung in anderer Sache. An jedem Ja hängt also ein Nein dran und umgekehrt. Sie zahlen immer einen Preis: Entweder den Preis, Nein zu sagen (in dem Fall möglicherweise ein emotionaler Preis) oder den Preis, die Zusage dann auch einhalten zu müssen. Streng genommen können Sie auch zusagen und es dann doch nicht einhalten, aber auch dies bedeutet einen Preis, den Sie zahlen bzw. einen Nachteil, den Sie in Kauf nehmen. In der Kommunikation ist es generell oft sinnvoll, die eigene Situation zu erklären, bspw. mit ich verstehe die Situation. Es ist nur so, dass es für mich bedeuten würde, dass und ich möchte nur Dinge zusagen, die ich auch halten kann. Die Kunst hierbei ist es, hart (d. h. deutlich) in der Sache, aber weich (d. h. respektvoll) dem Menschen gegenüber zu kommunizieren. Wie oft pro Tag trifft bei Ihnen eine neue ein? Die mittlerweile häufigste Störung in den meisten Kanzleien ist diejenige durch s. Eigentlich war eine der großen Stärken der -Kommunikation, dass es ein zwar schnelles, aber asynchrones Kommunikationsmedium darstellt. Mittlerweile habe ich an vielen Stellen eher den Eindruck, dass es zum Instant-Messaging-Programm mutiert ist. Ich kenne durchaus Kanzleien mit folgender Entwicklung: Irgendwann hat man die Leitlinie eingeführt, innerhalb von 24 Stunden auf eingehende s zu reagieren. Was passierte mit der Erwartungshaltung der Mandanten? Die haben sich natürlich hieran gewöhnt, dass innerhalb dieser Zeit eine Antwort kam. Natürlich wollte man dies dann übertreffen (Stichwort Responsiveness) und hat sich angewöhnt, innerhalb eines halben Arbeitstages zu reagieren. Was passierte mit der Erwartungshaltung? 12