Spesenreglement. Inhaltsverzeichnis. Spesenreglement

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1 Seite: 1 von 7 Datei:.doc Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Geltungsbereich Definition des Spesenbegriffs Grundsatz der Spesenrückerstattung Fahrtkosten Bahnreisen Tram- und Busfahrten Flugreisen Geschäftsfahrten mit Privatwagen/Taxi/Mietwagen Verpflegungskosten Übernachtungskosten Übrige Kosten Repräsentationsausgaben Kleinausgaben Kreditkarten Telefon und sonstige Kommunikationsgebühren Mitgliederbeiträge an Fachverbände Administrative Bestimmungen Nachweispflicht der Auslagen Unterschriften/Visumregelung Visumregelung Spesenabrechnung im Rahmen von Aus-, Weiter- und Fortbildung Gültigkeit... 7

2 Seite: 2 von 7 Datei:.doc 1. Einleitung 1.1. Geltungsbereich Diesem unterliegen alle Mitarbeitenden des Universitätsspitals Basel, welche mit diesem in einem Anstellungsverhältnis stehen, sowie alle Mitarbeitende, die durch Drittmittel finanziert werden. Für letztere sind die Vergütungsansätze des vorliegenden Reglements als Höchstbetrag zu verstehen. Es liegt in der Verantwortung und Kompetenz des zuständigen Fondsverantwortlichen, die Vergütungsansätze den jeweiligen Rahmenbedingungen und Möglichkeiten anzupassen. Für die ärztliche Weiter- und Fortbildung gelten die jeweiligen Reglemente der Pools, die von der USB-Direktion genehmigt werden. Dieses gilt ergänzend sowie auch präzisierend zur Verordnung über die Ausrichtung von Spesen und Entschädigungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kantons Basel-Stadt (Spesenverordnung) vom 27. Juni Definition des Spesenbegriffs Als Spesen im Sinne dieses Reglements gelten die Auslagen, die Mitarbeitenden im Interesse und Auftrag des Arbeitgebers anfallen oder die der Arbeitgeber für seine Mitarbeitenden im Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeit direkt gegen Rechnung bezahlt. Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, ihre Spesen im Rahmen dieses Reglements möglichst tief zu halten. Aufwendungen, die für die Arbeitsausführung nicht notwendig sind, werden vom Universitätsspital Basel resp. von den Drittmitteln und Fonds nicht übernommen. Über dieses Reglement hinausgehende Vergütungen gelten nicht als Spesen und haben allenfalls Lohn- und/oder Honorarcharakter. Im Wesentlichen gelten folgende geschäftlich bedingte Auslagen als Spesen: - Fahrtkosten nachfolgend Ziffer 2 - Verpflegungskosten nachfolgend Ziffer 3 - Übernachtungskosten nachfolgend Ziffer 4 - Übrige Kosten nachfolgend Ziffer Grundsatz der Spesenrückerstattung Die Spesen werden grundsätzlich effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet. Ausgenommen davon sind Spesenpauschalen gemäss den Paragraphen 2.4; 3 und 4.

3 Seite: 3 von 7 Datei:.doc 2. Fahrtkosten 2.1. Bahnreisen Es können nur die effektiv angefallenen Billetkosten auf Basis folgender Regelung geltend gemacht werden: - Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der LK : 1. Klasse - Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der LK : 2. Klasse In Begleitung eines bzw. einer Vorgesetzten der LK dürfen Mitarbeitende der LK auch in der 1. Klasse reisen. Mitarbeitende haben Anrecht auf ein vom Universitätsspital Basel finanziertes Halbtaxabonnement, sofern die während der Laufzeit des Halbtaxabonnements vorgesehenen Geschäftsreisen die Amortisation sicherstellen. Mitarbeitende mit einem privat finanzierten Halbtaxabonnement erhalten innerhalb der Gültigkeit dessen den vollen Billetpreis solange zurückerstattet, bis ihr Halbtaxabonnement durch den Aufpreis amortisiert ist. Danach erfolgt die Rückvergütung nur noch zum ½ Tarif Tram- und Busfahrten Für die Fahrten vom Wohnort des Mitarbeitenden zum nächsten Bahnhof und zurück werden keine Spesen vergütet. Diese Fahrtkosten sind dem täglichen Arbeitsweg gleichgesetzt. Die Auslagen für die öffentlichen Verkehrsmittel am Bestimmungsort und unterwegs werden gegen Beleg zurückerstattet. Wo möglich, können auch Bahntickets City-City gelöst werden, in denen am Bestimmungsort die unbeschränkte Benützung der öffentlichen Verkehrsmittel für einen Tag inbegriffen ist. Für sporadische Dienstfahrten können auf den zuständigen Sekretariaten Mehrfahrtenkarten zur Verfügung gestellt werden. Mitarbeitende, die durchschnittlich vier angeordnete Dienstfahrten (ohne Arbeitsweg) pro Woche ausführen müssen, können bei der zuständigen Personalabteilung ein U-Abo beantragen. Der Selbstbehalt beträgt 20% des Abonnements-Gesamtpreises Flugreisen Bei bewilligten Geschäftsreisen werden die Kosten der Touristenklasse vergütet. In dringenden und/oder ausserordentlichen Fällen sowie höherer Gewalt, oder wo dies aus Repräsentationsgründen zwingend ist, darf Business-Class geflogen werden. Abweichende Regelungen aus Verträgen bei Drittmitteln sind entsprechend zu berücksichtigen.

4 Seite: 4 von 7 Datei:.doc Meilengutschriften, Bonuspunkte und Prämien, usw., die Mitarbeitenden anlässlich von Geschäftsreisen von den Luftverkehrsgesellschaften gutgeschrieben werden, sind für geschäftliche Zwecke zu verwenden Geschäftsfahrten mit Privatwagen/Taxi/Mietwagen Grundsätzlich sind die öffentlichen Verkehrsmittel oder allfällige Dienstfahrzeuge zu benutzen. Die Kosten für den Gebrauch des privaten Motorfahrzeuges/Taxis/Mietwagen für eine Geschäftsreise werden nur dann vergütet, wenn durch deren Benutzung eine wesentliche Zeit- und/oder Kostenersparnis resultiert bzw. die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist. Wird trotz guter öffentlicher Verkehrsverbindungen das eigene Fahrzeug/Taxi/Mietwagen benützt, werden nur die Kosten der öffentlichen Verkehrsmittel vergütet. Bei mehr als 4'000 km bewilligter jährlicher Fahrleistung mit dem Privatfahrzeug wird anstelle einer Kilometerentschädigung eine Pauschale ausgerichtet: Fahrzeuge der Kat. A Fahrzeuge der Kat. B Jährlicher Grundbetrag: CHF 1' CHF 1' plus Kilometerentschädigung CHF 0.30 CHF 0.40 Fahrzeuge Kat. A: Fahrzeuge, die nicht unter die Kat. B fallen Fahrzeuge Kat. B: Solar- und Elektrofahrzeuge. Bei weniger als 4'000 km bewilligter jährlicher Fahrleistung mit dem Privatfahrzeug wird aufgrund der effektiven Fahrleistung eine Kilometerentschädigung von CHF 0.60 für Fahrzeuge der Kat. A und CHF 0.80 für Fahrzeuge der Kat. B ausgerichtet. Auf den Rückerstattungsbeleg sind zwingend der Ab- und Anreiseort, die gefahrenen Kilometer, Datum und den Zweck der Reise anzugeben. 3. Verpflegungskosten Treten Mitarbeitende eine Geschäftsreise an oder sind sie aus anderen Gründen gezwungen, sich ausserhalb ihres sonstigen Arbeitsplatzes zu verpflegen, haben sie Anspruch auf folgende Pauschalvergütung: CHF 8.00 für Morgenessen (sofern die Dienstreise vor Uhr angetreten wird) CHF für Mittagessen, Nachtessen (sofern der Dienstort vor bzw Uhr verlassen oder nach bzw Uhr dorthin zurückgekehrt wird) Reichen diese Ansätze nachgewiesenermassen aus dienstlichen Gründen zur Deckung der tatsächlichen Auslagen nicht aus, so werden gegen Vorweisung der entsprechenden Quittungen bzw. Belege die effektiven Auslagen ersetzt.

5 Seite: 5 von 7 Datei:.doc 4. Übernachtungskosten Notwendig gewordene, von der zuständigen Stelle bewilligte auswärtige Übernachtungen werden wie folgt pauschal vergütet: CHF pro Übernachtung mit Frühstück Reichen diese Ansätze nachgewiesenermassen zur Deckung der tatsächlichen Auslagen nicht aus, so werden gegen Vorweisung der entsprechenden Quittungen bzw. Belege die effektiven Auslagen ersetzt. Allfällige Privatauslagen (z.b. private Telefongespräche) sind von der Hotelrechnung abzuziehen. Ausnahmsweise kann, sofern es durch das Geschäftsinteresse bedingt ist, aus Repräsentationsgründen, oder wenn keine andere Übernachtungsmöglichkeit besteht, ein Hotel einer höheren Preiskategorie gewählt werden. Vorbehalten bleiben abweichende Regelungen aus Verträgen bei Drittmitteln. 5. Übrige Kosten 5.1. Repräsentationsausgaben Im Rahmen der Kundenbetreuung sowie der Kontaktpflege dem Universitätsspital nahe stehenden Drittpersonen kann es im Interesse des Unternehmens liegen, dass diese Drittpersonen von Mitarbeitenden eingeladen werden. Grundsätzlich ist bei solchen Einladungen Zurückhaltung zu üben. Dies gilt insbesondere bei der Mitnahme von Ehe- und Lebenspartnern. Vergütet werden die effektiven Kosten gegen Originalbelege. Folgende Angaben sind zu vermerken: - Anzahl aller anwesenden Personen - Name und Ort des Lokals (normalerweise auf der Rechnung) - Datum der Einladung (normalerweise auf der Rechnung) - Geschäftszweck der Einladung 5.2. Kleinausgaben Kleinausgaben wie Parkgebühren und Kosten für geschäftliche Telefongespräche von unterwegs werden gegen Originalbelege vergütet. Sofern die Beibringung eines Originalbeleges unmöglich bzw. unzumutbar ist, kann ausnahmsweise ein Eigenbeleg bis CHF eingereicht werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an einer Alarmorganisation angeschlossen sind und/oder Pikettdienst leisten müssen, haben Anspruch auf Vergütung der Gebühren der in dienstlicher Verrichtung vorgenommenen Telefongespräche.

6 Seite: 6 von 7 Datei:.doc 5.3. Kreditkarten Kreditkarten lautend auf den Namen des Universitätsspitals Basel werden in der Regel keine ausgegeben. Ausnahmen werden durch die Direktion bewilligt. Solche Karten dürfen ausschliesslich nur für geschäftliche Zwecke benutzt werden. Bargeldbezüge sowie die Nutzung der Kreditkarte für private Auslagen sind untersagt Telefon und sonstige Kommunikationsgebühren Die Mitarbeitenden bezahlen ihre Mobiltelefon- und sonstigen Kommunikationsanschlussgebühren wie auch Abonnemente selber. Geschäftlich begründete Kommunikationskosten können gegen Beilage von Originalrechnung und Verbindungsnachweis via Spesen abgerechnet werden Mitgliederbeiträge an Fachverbände Gebühren für Mitgliedschaften bei Fachverbänden können dann übernommen werden, wenn seitens des Universitätsspitals Basel ein begründetes Interesse an einer Mitgliedschaft zu einem Fachverband besteht und die Mitgliedschaft nur für natürliche Personen möglich ist. Gebühren für Mitgliedschaften bei Fachverbänden des ärztlichen Personals sind den Pools und dafür vorgesehenen Fonds zu belasten. Persönliche Mitgliedschaften an Berufsorganisationen sind von den Mitarbeitenden selber zu bezahlen und werden nicht zurückerstattet. 6. Administrative Bestimmungen 6.1. Nachweispflicht der Auslagen Für die Spesenabrechnung ist das offizielle Spesenabrechnungsformular zu benutzen. Dieser Abrechnung sind die Originaldokumente wie Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassenbons, Fahrspesenbelege, usw. beizulegen. Da diese Originaldokumente eingescannt werden, müssen alle nicht A4-Format besitzenden Quittungen, usw., auf ein leeres A4-Blatt aufgeklebt werden. Für ausbezahlte Spesenpauschalen gemäss den Paragraphen 3 und 4 besteht keine Pflicht, die effektiven Ausgabenbelege beizufügen. Für die Rückerstattung von Reise- und sonstigen Spesen sowie Weiter-, Aus- und Fortbildungskosten ist auf der Abrechnung zwingend der Name, Vorname und die Personalnummer des/der Spesenempfängers/Spesenempfängerin anzugeben. Kommen mehrere Mitarbeitende als Spesenempfänger in Frage, so ist der Abrechnung eine detaillierte Aufstellung pro Personen, Personalnummer, Aufwandkonto und Betrag beizufügen. Diese Regelung gilt ebenso für Drittrechnungen, die im Rahmen einer Geschäftsreise oder einer Weiter-, Aus- und Fortbildung durch das Universitätsspital Basel oder durch Drittmittel/Fonds direkt bezahlt werden.

7 Seite: 7 von 7 Datei:.doc 6.2. Unterschriften/Visumregelung Visumregelung Die Spesenabrechnung ist immer vom Spesenempfänger sowie dem direkten Linienvorgesetzten ab mindestens Führungsebene 5 oder einem mit Finanzkompetenz ausgestatteten Projektleiter zu unterzeichenen. Die Bereiche/Ressorts regeln pro Führungsebene die Betragslimiten und/oder eine allfällige zusätzliche Visumspflicht. Für die Führungsebene 1 ist die Zweitunterschrift auf den Spesenbelegen durch eine Person der Führungsebene 2 zu leisten. Für Billette öffentlicher Verkehrsmittel in der Schweiz, die direkt über das Universitätsspital Basel bezahlt werden, genügt die Unterschrift des jeweiligen Finanzkompetenzträgers. Für Drittmittel und Fonds leistet der jeweilige Inhaber der Mittel die nötige Unterschrift. Er ist für die Mittel vollumfänglich verantwortlich und bestätigt mit seiner Unterschrift, dass die jeweiligen Spesenausgaben zweckkonform stattfinden und allfällige abweichende Regelungen aus Verträgen bei Drittmitteln entsprechend berücksichtigt sind. Allfällige Delegationen dieser Visumspflicht dürfen nur zusammen mit Betragslimiten erfolgen. Eine zusätzliche restriktivere Visumspflicht pro Fonds kann jederzeit über Fondsreglemente und/oder Statuten festgelegt werden Spesenabrechnung im Rahmen von Aus-, Weiter- und Fortbildung Zusätzlich zu der in Paragraph geregelten Visumspflicht müssen sämtliche Ausgaben im Rahmen von Aus- Weiter- und Fortbildung, welche vom Universitätsspital Basel übernommen werden, vorab mit offiziellem Formular Aus-/Weiter-/Fortbildungsgesuch und den darauf verlangten Unterschriften bewilligt werden. Eine Kopie dieser Bewilligung ist der jeweiligen Spesenabrechnung beizulegen. Obige Regelung gilt auch für zu bezahlende Drittrechnungen im Rahmen von Aus-, Weiter- und Fortbildung für Mitarbeitende. Diese Drittrechnungen unterliegen der gleichen Visumspflicht wie unter Paragraph beschrieben ist. Die Aufwendungen für Aus-, Weiter- und Fortbildung des ärztlichen Personals sind den Pools oder dafür vorgesehenen Fonds zu belasten. 7. Gültigkeit Das Reglement wurde von der Spitalleitung des USB anlässlich der Sitzung vom 15. Oktober 2007 verabschiedet und per sofort in Kraft gesetzt. Für die Spitalleitung: sig. Rita Ziegler 15. Oktober Rita Ziegler, lic.oec. HSG Direktorin Universitätsspital Basel Datum