BMV Schulung. Beschlüsse des Landesvorstandes. Adressen und Informationsquellen. Beschlüsse des Landesvorstandes

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1 BMV Schulung Landesobmann Stv. Erich Riegler Version April 2014 Beschlüsse des Landesvorstandes Datenverwaltungsrichtlinie: mind. 2 x jährlich Datenabgleich mit dem Server bzw. Bearbeitung der Daten in BMVOnline Auszeichnungsanträge: ab Mai 2006 nur mehr über BMV; ab Februar 2011 vollelektronische Weiterleitung in BMV Jungmusikerleistungsabzeichen: ab Oktober 2006 muss jeder Prüfling vor Antritt zur Prüfung seitens der Musikkapelle in BMV erfasst sein und die Prüfung über BMV angemeldet werde Leistungsgewichtetes Fördermodell für Subventionen, berücksichtigt Verwaltungsbereich und musikalischen Bereich (Kriterienverteilung neu ab 2013) Beschlüsse des Landesvorstandes Adressen und Informationsquellen Abschaffung der Prädikate bei Konzert- u. Marschwertungen ab Bei Konzertwertungen kann ein 3. zusätzliches Musikstück vorgetragen werden (2014: Thema Choral) kann optional bewertet werden, zählt aber nicht für den Gesamterfolg der Konzertwertung Polka-Walzer-Marsch Wertungsspiel als Alternative zur Konzertwertung ab 2013 Für den Steirischen Panther muss in den letzten 5 Kalenderjahren bei drei Wertungen (mind. 1 KW, mind. 1 MW) eine Punkteanzahl von jeweils 70 Punkten erreicht werden (anstatt 2 KW ist 1 KW und 1 PWM möglich) Für die Verleihung des Robert-Stolz-Preises wird eine Gesamtpunkteanzahl von mindestens 270 Punkten bei drei Wertungen herangezogen Internetpräsentation des Steirischen Blasmusikverbandes (Termine, Schwarzes Brett, ) Informationen zu BMV, Downloadadressen, Datenschutzerklärung, Datenverwaltungsrichtlinien, Dokumentationen, BMV-Online 1

2 Internetpräsentation Kapellenstammdaten und Grunddaten der Funktionäre werden automatisch von der zentralen BMV Datenbank 5 x wöchentlich übernommen Eingabemöglichkeit mittels Mitglieder-Login für Termine und Schwarzes Brett für alle Vereine Aufforderung an alle Vereine Termine einzutragen Vorteil: gute Terminübersicht (z.b. eines Bezirkes) Bilder der Musikkapellen und Funktionäre an das Verbandsbüro schicken (Personenbilder in BMV laden möglich) : Personen in der zentr. Aktive Musiker Funktionäre Musikschüler Unterstützende Mitglieder Persönlichkeiten. Fast gesamter Funktionsumfang der lokalen BMV-Version bereits verfügbar. - Inklusive Förderantrag Land Steiermark Ergänzung der fehlenden Punkte in den nächsten Monaten Internetpräsentation Benutzerverwaltung Mehrere individuelle Benutzer mit speziellen Rechten pro Verein einstellbar 2

3 Globaldaten BMV Kapellenstammdaten Möglichkeit der Erweiterung von Voreinstellungsdaten Kategorien: Hilfsmittel zur Gruppenbildung bei Personen Musikarten: Ordnungskriterium im Notenarchiv Besetzungen: Ordnungskriterium im Notenarchiv Inventartyp: Unterscheidungskriterium für Inventarien Probenart: Verschiedene Arten von Proben (Modul Ausrückungen) Veranstaltungsart: Verschiedene Arten von Ausrückungen (Modul Ausrückungen) Probengruppen: Ensembledefinitionen (Modul Ausrückungen) Probengruppen Mitglieder: Mitgliederdefinition von Ensembles (Ausrückungen) Kontrolle der Schriftempfängerdaten! Im Normalfall Adresse des Obmannes Im Sonderfall Eingabe einer bestimmten anderen Adresse -Adressen pflegen (Antworten für Anträge)! Kontodaten pflegen (Förderanträge)! Bei Obmannwechsel Überprüfung / Änderung! Modul Kapellenstammdaten Grunddaten des Musikvereines Schriftempfänger- / -Adresse für Anträge Kontodaten (für Förderansuchen verpflichtend) Kapellenehrungen (Wertungsspiele ) Grunddaten Modul Personen Spezifische Tabellen Funktionärsdaten im Internet 3

4 BMV Personenstammdaten spezifische Tabellen ÖBV Personen- und Kapellenstammdaten Erfassung Erfassung aller mit dem Verein verbundenen Personen: aktive Musiker Musikschüler Unterstützende Mitglieder Funktionäre Ausgezeichnete mit allen blasmusikalisch relevanten Daten Personen können gleichzeitig Einträge für mehrere Vereine haben. Dann sind solche Personen in allen eingetragenen Bereichen sichtbar. Grundlage ÖBV-Datenschutzerklärung (März 2013) Eindeutige Zweckbestimmung Keine Weitergabe an Dritte außer klar festgelegte Verwendungsbestimmung (z.b. AKM) Bei Bedarf Nachfrage bei allen Landesverbänden Datenschutzbestimmung von AKM (März 2013) Datenerfassung für ÖBV-Jugend = Nachweis BMV Eingabehinweis Eigenes Statut für ÖBV-Jugend hohe Förderung seitens des Bundes kommt auch Vereinen wiederum zugute (Jugendausbildung, Jugendveranstaltungen) Namentlicher Nachweis aller aktiven Musiker bis 30 Jahre notwendig (= zentrale Datenbank) Zusätzlich alle Musikschüler in Verbindung mit dem Verein auch Schüler an Musikschulen, wenn Blasinstrument z.b. auch Blockflöten, wenn Unterricht über Verein organisiert wird Jugendfunktionäre (auch ältere) (automatisch über Funktionäre) Personenstammdaten: Anzeige von Einträgen aus anderen Vereinen / Bereichen (nicht änderbar; nur zu lesen) Grund: Zugriffsrechte / Datensicherheit anderer Bereich (Musikkapelle im Bundesland) wenn Eintrag durch Bezirk bzw. Land ersetzt werden soll (damit wird Person dann im anderen Verein auch sichtbar) Bemerkung eingeben! sonstiger Bereich (anderes Land, sonstiges) für Einträge, die nicht ersetzt werden können / sollen (z.b. aktive Zeit in anderem Bundesland) 4

5 Personenstammdaten Richtlinien (1) Personen / Auszeichnungsantrag Notwendige Felder: Vor- u. Zuname, Geschlecht Wichtig: Eingabe Geburtsdatum! Titel: nicht Herr oder Frau eingeben (ist über Geschlecht bestimmt) Titel nicht im Feld Familiennamen anhängen Namenszusätze jun. oder sen. beim nachgestellten Titel eintragen/anhängen Funktionäre: überprüfen der aktiven Funktionäre (Anfangsdatum notwendig, Endedatum offen) Wenn eine Funktion zu Ende ist, unbedingt Endedatum eintragen (sonst doppelte Funktionäre!) Vorab Möglichkeit: Personen / Auszeichnungen Berechnen Personenstammdaten Richtlinien (2) Personen / LAZ-Anmeldung Ehrungen nicht vorab eintragen (z.b. wegen Nicht- Bewilligung) Ehrungen werden nach dem Ehrungsdatum vom Landesverbandsbüro eingetragen Prüfungen nicht unter Ehrungen eintragen Nachtrag von alten Ehrungen: bis Dezember 2001 die Einträge EZ (alt) verwenden, danach die anderen Einträge für andere Bereiche nicht mit eigenem Bereich versehen Verwendung anderer Bereich und unbedingt Bereichsbezeichnung in der Bemerkung einfügen (wird durch Bezirk/Land ersetzt) 5

6 Server Leistungsabzeichen Geregelte Datenerfassung Notenarchiv Vorgangsweise: Vor Antreten eines (Jung-)Musikers zur Prüfung muss diese Person in der BMV Datenbank erfasst sein! Abwicklung Erfassung in der Datenbank hat durch die anmeldenden Musikvereine zu erfolgen (egal wo die Prüfung stattfindet) Durch zentralen Server hat Bezirk Zugriff auf alle Personendaten der Vereine im Bezirk und prüft Eintragung der Kandidaten Rückführung der Prüfungserfolge bei den Personen durch prüfenden Bezirk 1. Erfassen der Prüfungskanditaten in BMV 2. Eingabe der Prüfungsanmeldung in BMV Inventar z Vereinsinstallation 3. Ausdruck der Anmeldung, Unterschriften, Bezirks-Jugendreferent Internet-Server mit zentraler Datenbank 4. Datenabgleich (nur BMV lokal) Übermittlung der Anmeldedaten an zentralen Server 6

7 Ausrückungen Blasmusikdatenverwaltung Softwarelösung BMV lokal Optionale Liste der Ausrückungsteilnehmer Optionale Liste der gespielten Musikstücke Übertragungsmöglichkeit der AKM- Programmmeldung : Personen in der zentr. Aktive Musiker Funktionäre Musikschüler Unterstützende Mitglieder. Version vom März 2014 BMV Datenweitergabe Archiv, Inventar, Ausrückungen BMV Lokalinstallation Neu- bzw. Vollinstallation Arbeitsplatz 1 Arbeitsplatz 2 Installation (Download ca. 19 MB) PC-Einzelinstallation Bei Export: Angabe des Dateinamens Export XML Import PC-Einzelinstallation 1. Herunterladen aus dem Internet 2. Gesamtinstallation starten (Doppelklick): BMVSetup.exe Mit BMVOnline ist der Austausch auch mittels XML-Import/Exportmöglich. Nicht beim Datenabgleich! laut Installationsanleitung unter: 7

8 Server Server Lizenzierung von BMV BMV Datenfluss über anderes Medium Mit Funktion im Hauptmenü: Musikverein Export Import z.b. Bezirksfunktionär PC-Einzelinstallation Import Export PC-Einzelinstallation Damit hat man das Recht, Daten für den eigenen Verein zu bearbeiten und mit dem Web-Server abzugleichen. Bei Bedarf Abgleich der Datenbestände in beide Richtungen mittels XML-Export / Import in entsprechenden Modulen Internet-Server mit zentraler Datenbank PC-Einzelinstallation Bei Bedarf Abgleich der Datenbestände in beide Richtungen mittels Funktion Datenabgleich Web BMV Datenfluss über Internet Internet-Server mit zentraler Datenbank BMV Datenabgleich Web Überprüfung des Kennwortes am Server vor Datenabgleich (wegen Datensicherheit) Vorgang: 1. Laden der Globaldaten vom Server 2. Speichern Kapellenstammdaten am Server (eigener Bereich) 3. Speichern Personenstammdaten am Server (eigener Bereich) 4. Speichern Jahresberichte am Server (eigener Bereich) 5. Übertragen der LAZ-Anmeldungen 6. Übertragen der Ehrenzeichenansuchen 7. Laden aller Kapellenstammdaten vom Server 8. Laden der Personenstammdaten (eigener Bereich) vom Server 9. Laden der Jahresberichte (eigener Bereich) vom Server Globaldaten anderer Module (z.b. Notenarchiv) und alle Daten der anderen Module (z.b. Kassierlisten, Notenarchiv, Inventar, Ausrückungen) werden nicht mit dem Server abgeglichen! 8

9 BMV Modul Kapellenstammdaten BMV Modul: Notenarchiv Verwaltung des Notenmaterials einer Musikkapelle Eigene Globaldaten möglich (Musikarten, Besetzungen, etc.) Grunddaten des Musikvereines Schriftempfänger- / -Adresse für Anträge Kontodaten (für Förderansuchen verpflichtend) Kapellenehrungen (Wertungsspiele ) Kein Abgleich der Notenarchivdaten mit dem Web-Server XML- Import/ Export Erfassung aller mit dem Verein verbundenen Personen: aktive Musiker Musikschüler Unterstützende Mitglieder Funktionäre Ausgezeichnete mit allen blasmusikalisch relevanten Daten. BMV Modul Personenstammdaten Personen können gleichzeitig Einträge für mehrere Vereine haben. Dann sind solche Personen in allen eingetragenen Bereichen sichtbar. Verwaltung des Inventars einer Musikkapelle (Musikheimeinrichtung, Tracht, Instrumente, etc.) Eigene Globaldaten möglich (Inventartyp) Kein Abgleich der Inventardaten mit dem Web-Server XML- Import/ Export BMV Modul: Inventar 9

10 BMV Modul: Ausrückungen Verwaltung der Ausrückungen (Veranstaltungen und Proben) Eigene Globaldaten möglich (Ausrückungsarten, Ensembles, ) Kein Abgleich der Daten mit dem Web-Server XML-Import/Export Statistiken AKM-Programmmeldung (Automatische Datenübergabe) Automatisch Werte für Jahresbericht ÖBV / ÖBJ Anmeldesystem 1. Anlegen eines Termines (Bezirk, Land, Bund) Art der Veranstaltung, Termin, Ort, Beschreibung Freigabe der Bereiche, welche anmelden dürfen 2. Anmeldungen hinzufügen (Vereine,, Bund) Ensembles, Art, Ensemblemitglieder, Leiter, Aufführungswerke, Stufe, etc. Möglichkeit Anmeldungen weiterzureichen (z.b. Bezirkswettbewerb Landeswettbewerb) Alternativ Einzelpersonenanmeldungen (z.b. für Seminare) Datenbanksicherung mit Assistenten Gesichert wird die gesamte Datenbank: Globaldaten Personenstammdaten Kapellenstammdaten Kassierlisten, Inventar Notenarchiv, Ausrückungen ÖBV / ÖBJ Anmeldesystem Start aus dem Hauptmenü von BMV oder Windows-Startmenü Nur Personen- und Kapellenstammdaten sind auch mittels Datenabgleich Web gesichert! Öfters sichern!! Verwendung bei Bewerben Musik in kleinen Gruppen, Jugendblasorchesterwettbewerb, Seminaren, Wertungsspielen, Einstieg über Mitglieder-Login auf der Homepage des Steirischen Blasmusikverbandes BMV-Online: Menüpunkt Link zu ÖBV 10