Von der Prozessoptimierung (GPO) zum Prozessmanagement. KGSt -Seminarreihe GPO 1 bis 5

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1 Von der Prozessoptimierung (GPO) KGSt -Seminarreihe GPO 1 bis 5

2 KGSt -Seminarreihe Von der Prozessoptimierung (GPO) Seminarreihe GPO 1 bis 5 Durch eine Prozessoptimierung (GPO) sollen Arbeitsabläufe in der öffentlichen Verwaltung effizienter gestaltet, die Bearbeitungsqualität- und -zeiten verbessert und der Blick für die Anliegen der Kunden geschärft werden. Prozesse werden aus vielfältigen Anlässen verändert, angepasst und optimiert. Häufig sind es organisatorische Neuausrichtungen, sich verändernde Rahmenbedingungen oder Impulse und Möglichkeiten der Informationstechnik (Stichwort E-Government). Prozessoptimierung ist seit Jahren Gegenstand in zahlreichen KGSt -Seminaren und im KGSt -Lehrgang Organisationsmanagement. Die GPO-Seminarreihe führt die unterschiedlichen Sichten auf Prozesse inhaltlich abgestimmt zusammen. Kernkompetenzen, die für die Durchführung einer Prozessoptimierung erforderlich sind, können erworben, aufgefrischt oder erweitert werden. Für Einsteiger empfiehlt sich die Teilnahme an der gesamten Seminarreihe von GPO 1 bis 5. Zielsetzung Die Seminarreihe richtet sich an diejenigen, die selbst Prozesse gestalten oder Veränderungsprozesse moderierend begleiten - oder dies in Zukunft anstreben. Fünf aufeinander aufbauende Seminare vermitteln Grundlagen und Methoden der Prozessoptimierung und des Prozessmanagements. Nach Abschluss der Seminarreihe sind die Teilnehmenden in der Lage, eine GPO durchzuführen und ein Prozessmanagement in der eigenen Organisation einzuführen. Der besondere Beitrag von E-Government als Impulsgeber wird im Rahmen des GPO 3-Seminars vertieft. Zielgruppe Die Seminarreihe richtet sich an Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter aus der Organisation, der IT und den Fachbereichen, die mit ihren unterschiedlichen Sichtweisen und Kompetenzen zum Erfolg von Prozessoptimierungen beitragen. Die Seminarreihe eignet sich auch als Vertiefung für die Absolventinnen/ Absolventen der KGSt -Lehrgänge Organisationsmanagement (GPO 1 sowie 3 bis 5) und Qualitätsmanagement (GPO 2 bis 5). Zertifikat zur Prozessgestalterin/ zum Prozessgestalter Diejenigen, die alle fünf Seminare besucht, ein praktisches Gestaltungsbeispiel ausgearbeitet und das Ergebnis in einer Veranstaltung der KGSt erfolgreich präsentiert haben, erhalten ein KGSt -Zertifikat als Prozessgestalterin/Prozessgestalter. Die Präsentationstermine werden individuell abgestimmt, die Teilnehmenden werden während der Bearbeitung durch die KGSt begleitet und unterstützt. Die Praxisarbeit wird den KGSt -Mitgliedern anschließend im KGSt -Portal zur Verfügung gestellt. Besondere Regelungen Alle Seminare können - je nach individuellen Vorkenntnissen oder Projekterfahrungen - unabhängig voneinander gebucht werden. Personen, die seit dem Jahr 2005 entsprechende Einzelseminare oder seit 2008 den Lehrgang Organisationsmanagement der KGSt besucht haben, brauchen für die Abschlussbescheinigung nur die fehlenden Qualifizierungen zu erwerben. Die Teilnehmenden erhalten jeweils eine Teilnahmebescheinigung und nach dem Besuch aller Seminare eine Abschlussbescheinigung. Inhaltliche Beratung KGSt Andreas Pamp Anmeldung/Organisation KGSt Seminare & Kongresse Karin Lörsch

3 GPO 1: Grundlagen der Prozessoptimierung () Die Prozessoptimierung hat sich in der Verwaltungsmodernisierung als wirkungsvolles Instrument zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit und der Kundenorientierung etabliert. Durch systematische Prozessoptimierung können Organisationen ihr Qualitätsniveau steigern und Effizienzpotenziale heben. Prozessdefinition: Was ist ein Prozess? Ebenen der Prozessbeschreibung Prozessklassen erkennen Prozesslandkarte Prozessprioritäten (Schlüsselprozesse) bestimmen GPO-Phasenmodell: in sechs Schritten zum optimierten Prozess Verbesserungspotenzial in Prozessen erkennen GPO 2: Handwerkszeug der Prozessoptimierung (3 Tage) Um Optimierungspotenziale zu erschließen, müssen Prozesse vom Auslöser bis zum Ergebnis überprüft und - insbesondere unter Einbeziehung der informationstechnischen Möglichkeiten - gestaltet werden. Effektivität, Effizienz und Grundstrukturen von Prozessen: Gestaltungsansätze ableiten Quantifizierung von Prozessen: Durchlauf- und Bearbeitungszeiten ermitteln Prozesse analysieren: Schwachstellen aufspüren, überprüfen und bewerten Sollprozesse entwickeln und bewerten Kennzahlen entwickeln GPO 3: Prozessoptimierung und E-Government () Der Beitrag von E-Government zur Prozessoptimierung ist unumstritten. Verwaltungsabläufe greifen auf Standardsoftware und Fachverfahren zurück, allerdings ist die Qualität der Prozessunterstützung bzw. -automatisierung noch unterschiedlich ausgeprägt. Viele Verwaltungsprozesse weisen große Übereinstimmungen auf. Die standardisierte Beschreibung von Prozesselementen kann die Modellierung von Verwaltungsprozessen und deren Optimierung deutlich beschleunigen. Zusammenhänge: Prozessorientierte Verwaltung und IT-Architektur; Ausblick: Shared Services in der kommunalen Verwaltung, Modellierungssprachen (Notationen) im Vergleich Wege und Konzepte für standardisierte und wiederverwendbare Prozessblaupausen; Nutzen und Verwendung von Prozessbibliotheken. GPO 4: Praktische Prozesskompetenzen erwerben () Wer Prozesse gestaltet, wird zwangsläufig bestehende Arbeitsroutinen in Frage stellen und verändern. Das berührt die Arbeitssituationen der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und führt häufig zu Ablehnung und Reibungsverlusten. Im Seminar werden deshalb die Probleme der Prozessoptimierung, die Möglichkeiten und Chancen der internen Moderatorenrolle und die Erfolgsfaktoren von Prozessoptimierungsprojekten behandelt. Dieses geschieht mit Berichten aus der praktischen Organisationstätigkeit, Planspielen und der Anwendung von Visualisierungsmethoden und Moderationstechniken (learning by doing). Die Teilnehmenden lernen, ein GPO-Projekt vom Projektauftrag bis zum Projektabschluss durchzuführen. GPO 5: Prozessmanagement dauerhaft installieren () Prozessmanagement ist ein ganzheitlicher Ansatz zur systematischen und kontinuierlichen Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Prozessen in einer Organisation. Prozessmanagement stellt den Rahmen dar, in dem die einzelne Prozessoptimierung in einer Organisation eingebettet sein sollte, um nachhaltig Wirkung zu erzielen. Prozessorganisation und Aufbauorganisation: Wie passt das zusammen? Konsequenzen des Prozessmanagements für die Führungsstrukturen Reifegrad der Prozessorientierung: Ist Ihre Organisation(seinheit) reif für ein Prozessmanagement? Strategien zur Einführung von Prozessmanagement.

4 Von der Prozessoptimierung GPO-Seminarreihe Seminar Titel Dauer GPO 1 GPO 2 GPO 3 GPO 4 GPO 5 Grundlagen der Prozessoptimierung: Von der Funktional- zur Prozessorganisation Handwerkszeug der Prozessoptimierung: Von der Prozessaufnahme bis zum Sollprozess Prozessoptimierung und E-Government: Von Prozessbausteinen zu optimierten Leistungsprozessen Praktische Prozesskompetenzen erwerben: Von der Projektidee bis zur Projektrealisierung Prozessmanagement dauerhaft installieren: Von der Prozessoptimierung 3 Tage Termin Ort Seminarnummer GPO Park Inn Berlin City West GPO Park Inn Berlin City West GPO Fulda, Holiday Inn GPO Hildesheim, Novotel GPO Hannover, ANDOR Hotel Plaza GPO Fulda, Holiday Inn GPO Fulda, Holiday Inn Gebühren Einzelne Seminare GPO 1, 3, 4 und 5 jeweils 495,- Euro für Mitglieder, 643,- Euro für alle anderen GPO 2 750,- Euro für Mitglieder, 975,- Euro für alle anderen Jeweils zuzüglich Konferenzpauschale (ohne Unterkunft). Unterkunft In den Seminarhäusern gibt es Übernachtungsmöglichkeiten. Diese müssen von den Besuchern selbst gebucht werden. Mit der Anmeldebestätigung werden Informationen über Preise und Buchungsmodalitäten versandt. KGSt. Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement Gereonstraße Köln. Fon Fax

5 KGSt Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement Gereonstraße Köln Fon Fax

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