Hinweise zur Datenmigration aus GS-EAR / GS-FIBU

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1 Die Software für Unternehmer mit Ambitionen! GS-BUCHHALTER Hinweise zur Datenmigration aus GS-EAR / GS-FIBU Copyright 2006 Sage Software GmbH & Co. KG, Postfach , Mönchengladbach Alle Rechte vorbehalten, besonders die der Verbreitung und Vervielfältigung durch (auszugsweisen) Nachdruck, fotomechanische Wiedergabe, Film, Funk und Fernsehen, Ton- Bild- oder Datenträger jeder Art auch CD-ROM, Einspeicherung und Rückgewinnung in Datenverarbeitungsanlagen aller Art. Wir haben uns größte Mühe mit dem Text und den Abbildungen in diesem Buch gegeben. Trotz aller Sorgfalt und der Mithilfe von Computern - dieses Handbuch wurde von Menschen gemacht. Daher können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Weder der Verlag noch die Autoren haften für fehlerhafte Angaben oder deren Folgen. Über konstruktive Kritik und Anregungen freut sich der Verlag. 1

2 Inhaltsverzeichnis Seite Inhaltsverzeichnis...2 Seite Einleitung zur Datenübernahme Vorbereitung der Datenmigration Erste Schritte Durchführung der Dateninspektion in GS-FIBU / GS-EAR Datenmigration durchführen Abschlussarbeiten Auswertungen in GS-BUCHHALTER erstellen

3 Erste Schritte 1 Einleitung zur Datenübernahme GS-BUCHHALTER ist mit vielen Funktionen ausgestattet, die vor allem für Anwender interessant sind, die bisher mit der Einnahmen-Überschussrechnung GS-EAR oder der Finanzbuchhaltung GS-FIBU zusammen mit den anderen Anwendungen der GS-Linie gearbeitet haben. Anwender können mit GS FIBU / GS-EAR weiterhin arbeiten. Jedoch ist ein schnellstmöglicher Umstieg auf GS-BUCHHALTER zu empfehlen, da die Weiterentwicklung von GS-FIBU/GS-EAR nach der Version 2.70 eingestellt wird, so dass dort keine gesetzlichen Anpassungen mehr umgesetzt werden. Damit ein schnellstmöglicher Umstieg auf GS-BUCHHALTER erfolgen kann, werden Sie Schritt für Schritt durch die Datenmigration geführt. Als Anwender von GS-FIBU/GS-EAR können Sie Ihre Stammdaten (Mandanteneinstellungen, Kreditoren, Debitoren, Kontenrahmen, Steuersätze, Archive etc.) und Buchungen aus der bisherigen Buchhaltung komfortabel in den GS-Buchhalter übernehmen. Die Datenübernahme aus GS-FIBU/GS-EAR in GS-BUCHHALTER kann frühestens mit den Wirtschaftjahren ab dem Jahr 2002 beginnen (nur -Jahrgänge ), d.h. ältere Jahrgänge vor der Währungsumstellung können nicht übernommen werden, da GS-BUCHHALTER nur mit Eurojahrgängen arbeitet. Hinweis: Des Weiteren dürfen keine Lücken zwischen den Wirtschaftsjahren existieren, d. h. eine Datenübernahme von bspw. den Jahren 2003 und 2005 ohne das Jahr 2004 ist nicht möglich. Wichtig ist auch, dass Sie im gleichen Mandanten keine weiteren Jahrgänge importieren können, nachdem Sie bereits eine Datenübernahme durchgeführt haben. Der erneute Import wird automatisch immer in einen separaten, neuen Mandanten übertragen. Bei der Datenmigration können Unstimmigkeiten auftreten, dessen Ursachen hier näher besprochen werden. Stellt GS-BUCHHALTER inkonsistente Daten fest, so können diese ggf. nicht in die neue Buchhaltung übernommen werden. Inkonsistente Daten können beispielsweise auf frühere Systemabstürze zurückgeführt werden. Nach der Datenübernahme erfolgt ein Datenübernahmeprotokoll, bei der mögliche Ursachen der Nichtübernahme aufgelistet sind. Bevor Sie die Datenübernahme von GS-FIBU/GS-EAR in GS-BUCHHALTER starten, vergewissern Sie sich, dass die Mandanten (z. B ) vollständig zugänglich sind. Es genügt nicht, nur den Mandantenordner für eine Übernahme bereit zu stellen. Auch vom übergeordneten Verzeichnis (in der Regel der Ordner GSWIN) zweigen weitere Verzeichnisse (z. B. DATEN) ab, die für die Übernahme benötigt werden. Ebenso ist auch GS-FIBU komplett erforderlich, weil die Prüfung vor der Übernahme feststellt, ob zunächst vorbereitende Schritte in der Quellanwendung benötigt werden. Im Folgenden erhalten Sie eine Anleitung zur Datenübernahme. 2 Vorbereitung der Datenmigration 2.1 Erste Schritte Nach dem Sie GS-BUCHHALTER erfolgreich installiert haben, starten Sie bitte das Programm. Über den Menupunkt Dienste Importfunktionen Datenübernahme aus GS-FIBU / GS-EAR können Sie den Assistenten für die Datenübernahme starten. 3

4 Vorbereitung der Datenmigration Nachdem Sie den Befehl DATENÜBERNAHME AUS GS FIBU / GS EAR gestartet haben, führt Sie der Datenübernahme-Assistent zur erfolgreichen Datenmigration. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten und klicken Sie auf WEITER. GS-BUCHHALTER sucht nun nach vorhandenen Buchhaltungsmandanten auf Ihrem Rechner und allen verfügbaren Laufwerken in Ihrem Netzwerk. 4

5 Erste Schritte Tipp: Sie beschleunigen die Datenübernahme umfangreicher Mandantendaten im Netzwerk, indem Sie die Verzeichnisse aus dem Netzwerk auf den lokalen Rechner kopieren, auf dem die Übernahme stattfinden soll. Durch eine vollständige Kopie der Verzeichnisse und Übernahme aus diesen Kopien schützen Sie auch die Mandanten der Quellanwendung vor versehentlichen Änderungen, wenn Sie Vorbereitungsschritte in GS-FIBU durchführen müssen, bevor die Daten übernommen werden können. Mandantenverzeichnisse, die nicht durch die automatische Suche gefunden wurden, können Sie manuell über ANDERER MANDANT in Form eines Ordners angeben. Wenn Sie mit WEITER fortfahren, werden Sie im folgenden Fenster gefragt, welche Daten Sie übernehmen möchten. Sie werden gebeten, den Umfang der Mandantendaten auszuwählen. Dabei stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung. Zum einen haben Sie die Möglichkeit, nur STAMM- DATEN und zum anderen STAMMDATEN UND BUCHUNGEN AUSGEWÄHLTER WIRT- SCHAFTSJAHRE zu übernehmen. 5

6 Vorbereitung der Datenmigration Die Übernahme der Stammdaten ohne Buchungen kann dann sinnvoll sein, wenn Sie z.b. zum Jahreswechsel mit GS-BUCHHALTER neu beginnen wollen. Wenn Sie STAMMDATEN UND BUCHUNGEN AUSGEWÄHLTER WIRTSCHAFTSJAHRE wählen und mit WEITER fortfahren, werden Sie aufgefordert, das erste Wirtschaftsjahr anzugeben, aus dem die Buchungen übernommen werden sollen. Achtung: Überlegen Sie gut, bei welchem Jahrgang Sie tatsächlich sinnvoll starten sollten. Das erste (durch die Übernahme) angelegte Wirtschaftsjahr in GS-BUCHHALTER kann nicht mehr gelöscht werden! 6

7 Erste Schritte Nachdem Sie das Wirtschafsjahr definiert haben und mit WEITER fortfahren, werden Sie gebeten, in GS-FIBU / GS-EAR eine Dateninspektion durchzuführen. Falls Sie die Dateninspektion in GS-FIBU / GS-EAR durchlaufen haben, kennzeichnen Sie dies, in dem Sie die Option setzen und mit WEITER fortfahren. Ansonsten müssen Sie zunächst in GS-FIBU / GS-EAR eine Dateninspektion durchführen. 7

8 Vorbereitung der Datenmigration Die Anleitung für die Dateninspektion in GS-FIBU / GS-EAR wird im Folgenden genauer erklärt. Anwender, die bereits eine Dateninspektion in GS-FIBU / GS-EAR durchgeführt haben, können mit dem nächsten Abschnitt und die folgenden Erklärungen überspringen. 2.2 Durchführung der Dateninspektion in GS-FIBU ab Version. 2.6 / GS-EAR ab Version 2.6 Nachdem Sie GS-FIBU / GS-EAR geöffnet haben, wählen Sie über MANDANTEN MANDANTEN AUSWÄHLEN den Mandanten aus, den Sie inspizieren möchten. Hinweis: Da die Dateninspektion in GS-FIBU / GS-EAR auch den Kontenrahmen überprüft, sollten Sie vor der Durchführung des Imports in GS-BUCHHALTER über diese Funktion sicherstellen, dass alle zu übernehmenden Daten in einem einwandfreien Zustand sind auch dann, wenn Sie keine Buchungen, sondern nur Stammdaten übernehmen. Im Folgenden erscheint der Dialog Mandanten auswählen. Sie müssen den Mandanten angeben und mit OK bestätigen. Nun werden die Mandantendaten aktiviert. 8

9 Durchführung der Dateninspektion in GS-FIBU ab Version. 2.6 / GS-EAR ab Version 2.6 Nachdem GS-FIBU / GS-EAR die Mandantendaten aktiviert hat, erscheint auf Ihrem Display die gewohnte Liste mit den Buchungen. Über den Menupunkt DIENSTE DATENINSPEKTION (ASSISTENT) können Sie den Assistenten für die Dateninspektion starten. Sie sehen nun den Assistenten für den Dateninspektionslauf. Folgen Sie den Anweisungen; stellen Sie ggf. Ihre individuellen Einstellungen ein und klicken Sie dann jeweils auf WEITER. 9

10 Vorbereitung der Datenmigration Falls Sie mit Echtdaten und nicht mit einer Kopie arbeiten und bisher keine aktuelle Sicherung angefertigt haben, wählen Sie bitte DATENSICHERUNG STARTEN. Ansonsten (oder anschließend) klicken Sie auf WEITER. 10

11 Durchführung der Dateninspektion in GS-FIBU ab Version. 2.6 / GS-EAR ab Version 2.6 Die folgende Seite enthält eine Auflistung von Aktionen, die beim Dateninspektionslauf ausgeführt werden können. Wenn Sie keine Änderungen beim Dateninspektionsablauf wünschen, dann klicken Sie auf WEITER, ansonsten nehmen Sie Ihre individuelle Änderungen vor. Anschließend fragt GS-FIBU / GS-EAR, wie der Dateninspektionslauf mit abgeschlossenen Wirtschaftsjahren und gesperrten Monaten verfahren soll. Falls Sie wünschen, dass die abgeschlossenen Wirtschaftsjahre und gesperrten Monate ebenfalls geprüft werden, setzen Sie in den jeweiligen Kästchen ein Häkchen. 11

12 Vorbereitung der Datenmigration Nun erfolgt die Dateninspektion in GS-FIBU / GS-EAR. Die Kontenbestände werden überprüft und aktualisiert. Wenn die Dateninspektion abgeschlossen ist, können Sie ein Protokoll erstellen. Klicken Sie auf PRO- TOKOLL ANZEIGEN, es erscheint die Report Vorschau. 12

13 Durchführung der Dateninspektion in GS-FIBU ab Version. 2.6 / GS-EAR ab Version 2.6 Nach der Prüfung des Protokolls schließen Sie dieses und klicken erneut auf WEITER. Um die Dateninspektion abzuschließen, wählen Sie bitte ALLE ÄNDERUNGEN BEIBEHALTEN und anschließend FERTIGSTELLEN. Schließen Sie anschließend GS-FIBU / GS-EAR und öffnen GS-BUCHHALTER. Wiederholen Sie die Schritte in GS-BUCHHALTER noch einmal, die Sie bis zur Dateninspektion in GS-FIBU gemacht haben (siehe Erste Schritte). 13

14 Datenmigration durchführen 3 Datenmigration durchführen Nach dem Sie die Dateninspektion durchgeführt haben, bestätigen Sie dies, in dem Sie die Option DA- TENINSPEKTION IN GS-FIBU / GS-EAR WURDE DURCHGEFÜHRT setzen. Fahren Sie fort mit WEITER. GS-BUCHHALTER übernimmt nun alle Daten aus GS-FIBU / GS-EAR aus den ausgewählten Jahrgängen in einen neuen Mandanten. Daher ist es notwendig, einen Namen für den Mandanten und den Server auf dem der Mandant abgelegt werden soll, zu definieren. Möchten Sie, dass der Mandant auf dem bisherigen aktuellen Server abgelegt werden soll, so klicken Sie bitte auf AKTUELLE SERVER-EINSTELLUNGEN, ansonsten gehen Sie bitte auf ANDEREN SER- VER AUSWÄHLEN. Wählen Sie den gewünschten Server aus der Serverliste. Falls Sie für AKTUELLE SERVER EINSTELLUNG VERWENDEN entscheiden, so wird der Mandant im Ordner: C:\ Dokumente und Einstellungen\ All Users\ Anwendungsdaten \ Sage \ GS Linie\ abgelegt 14

15 Durchführung der Dateninspektion in GS-FIBU ab Version. 2.6 / GS-EAR ab Version 2.6 Vor der Datenübernahme listet GS-BUCHHALTER einen zusammenfassenden Überblick über die Einstellungen (z.b. Quelle/ Datenbank, Ziel/ Datenbank, Umfang usw.) die vorgenommen werden, auf. Wenn die Datenüberprüfung abgeschlossen ist, haben Sie die Möglichkeit, das Prüfungsprotokoll anzuzeigen, in dem Sie auf den blauen Link KLICKEN SIE HIER, UM DAS PROTOKOLL IN WORD- PAD ZU ÖFFNEN/DRUCKEN klicken. Sollten Fehler kritische Fehler, die eine Übernahme verhindern oder unkritische Fehler sowie Warnungen und Hinweise, die eine Entscheidung oder eine Anpassung der Quelldaten erfordern - auftreten, finden Sie am Ende des Protokolls zu jedem Eintrag ausführliche Hinweise zur Behandlung und Informationen darüber, welche Schritte durchgeführt werden müssen. 15

16 Datenmigration durchführen Erst, wenn keine Fehler mehr gefunden werden, sollten Sie mit der Übernahme fortfahren, indem Sie auf WEITER klicken. Nun werden die Daten von GS-FIBU / GS-EAR übernommen. GS- BUCHHALTER listet zum Abschluss das Ergebnis in einem Datenübernahmeprotokoll auf. Wie auch beim Prüfungsprotokoll (vor dem Datenimport) haben Sie die Möglichkeit, das Ergebnis aufzulisten oder zu drucken. Wenn Sie die Schritte bis hier hin nachvollzogen haben, ist die Datenmigration von GS-FIBU / GS-EAR GS-BUCHHALTER erfolgreich abgeschlossen. Klicken Sie auf SCHLIEßEN, um den Assistenten zu beenden. 16

17 Abschlussarbeiten 3.1 Abschlussarbeiten Erstellen Sie ggf. zum Schluss eine Summen- und Saldenliste UStVA Gewinn- und Verlustrechnung Eröffnungs- und Schlussbilanz und vergleichen Sie die Auswertungen von GS-BUCHHALTER genau mit den gleichen Auswertungen in GS FIBU / GS EAR. Hinweise zu ggf. auftretenden Unterschieden in beiden Auswertungen, die auf geänderten Steuerkonten, Auswertungspositionen oder anderen Ursachen basieren, finden Sie in der Dokumentation und in der Hilfe zu GS-BUCHHALTER Auswertungen in GS-BUCHHALTER erstellen Über den Menüpunkt AUSWERTUNGEN PERIODISCHE AUSWERTUNGEN SUMMEN-UND SALDENLISTE können Sie in GS-BUCHHALTER die Summen- und Saldenliste erstellen. Auch die übrigen Auswertungen finden sie dort im Menü. Alternativ rufen Sie gewünschte Auswertungen auch über den Assistenten unter AUSWERTUNG ASSISTENT ab. Nach der Auswahl der gewünschten Konten wählen Sie bitte VORSCHAU für eine erste Kontrolle der Daten am Bildschirm. 17

18 Datenmigration durchführen Sie können die Auswertung sowohl drucken als auch z. B. in unterschiedlichen Dateiformaten abspeichern. Zum Vergleich mit den Auswertungen aus GS-FIBU wählen Sie bitte AUSGABE DRUCKEN. In ähnlicher Form können Sie die anderen oben angegebenen Auswertungen ebenfalls erstellen und im GS-BUCHHALTER ausgeben. Die Auswertungszentrale in GS-FIBU / GS-EAR dient dazu, die Vergleichsauswertungen zu erstellen. Sie finden diese im Hauptmenü von GS-FIBU / GS-EAR unter Auswertungen. Viel Erfolg bei Ihrer weiteren Arbeit mit dem GS Buchhalter wünscht Ihr Sage Software Team 18