Erfolgreiches Projektmanagement

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1 Erfolgreiches Projektmanagement Nach einer Studie der Technischen Universität München scheitert die Hälfte aller IT- Projekte. Drei wesentliche Faktoren sind für das Misslingen ausschlaggebend: ein Überschreiten des Zeitplans, die Übertretung des Budgets sowie fehlende Qualität. Der folgende Artikel befasst sich am Beispiel einer ERP-Einführung damit, warum IT Projekte scheitern und wie dies verhindert werden kann. Von Jörg Lehmeier, Geschäftsführer der Vepos GmbH & Co. KG EINFÜHRUNG Jedes zweite Projekt wird teurer oder dauert länger als ursprünglich geplant. Etwa 20 % werden sogar gänzlich abgebrochen. Je komplexer Projekte sind, desto schwieriger ist die Steuerung und desto wahrscheinlicher wird ein Scheitern. Doch woran genau liegt das? Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit definierten Zielen, für das nur ein bestimmtes Budget zur Verfügung steht und das nur einmal durchgeführt wird. Schwierigkeiten treten im Projektmanagement genau dann auf, wenn diese grundlegenden Vorgaben nicht eingehalten werden. Die Überschreitung des Zeitplanes kann das Projekt gefährden, da immer mehr Ressourcen beansprucht und gebunden werden. Bei einer ERP Einführung beispielsweise arbeitet der Kunde noch länger mit der alten, unzureichenden Software. Zugleich müssen die Mitarbeiter immer mehr Stunden für die Projektverwaltung aufwenden Zeit, die eigentlich in produktive Tätigkeiten fließen sollte. Mit der Überschreitung des Zeitplans geht in der Regel auch eine Übertretung des Projekt-Etats einher, da immer mehr Kosten für die Software, den Berater oder die Entwicklung aufgewendet werden müssen. Häufig werden Budgets auch unrealistisch kalkuliert und zu knapp bemessen. Viele Verantwortliche merken jedoch erst während des Projektverlaufs, dass das geplante Budget nicht ausreicht. Dies ist einer der häufigsten Gründe, warum ERP Einführungen scheitern. Projekte können aber auch dann misslingen, wenn die Qualität nicht stimmt. Häufig wird bei der Software Einführung festgestellt, dass das System wesentliche Funktionen doch 1

2 nicht erfüllen kann. Wenn die neue Software keine deutlichen Vorteile bringt und in erster Linie nur Kosten verursacht hat, ist das Vorhaben ebenfalls misslungen. Strukturelle Faktoren führen ebenfalls zum Scheitern von Projekten. In großen Unternehmen fehlt oft das Verständnis für Projektmanagement. Nach einer Forrester- Studie funktioniert dabei besonders die Zusammenarbeit zwischen Projektmanagement und dem Chief Financial Officer nicht. Die Projekte werden oft nur dann vom Top- Management mitgetragen, wenn dort Projektmanager vertreten sind. Weiterhin kommt es oft zu einer Schieflage, wenn die Geschäftsleitung nicht ausreichend eingebunden ist. Dies kann dazu führen, dass die lange und mühsam erarbeiteten Empfehlungen des Projektteams nicht ausreichend berücksichtigt werden oder dass das Vorhaben aufgrund hoher Auftragslast immer weiter nach hinten geschoben wird, weil die Priorität fehlt. Um solche Fehler zu verhindern, ist eine gründliche Projektplanung, nachhaltiges Projektcontrolling sowie eine umfassende Nachbearbeitung wesentlich. DIE RICHTIGE PROJEKTVORBEREITUNG Eine gründliche Projektplanung ist im Vorfeld zwar aufwändig, spart aber später viel Arbeit. Schon in der Projektplanung entscheidet sich meist, ob das Vorhaben erfolgreich sein wird oder nicht. Bevor das Projekt in Angriff genommen werden kann, ist es wichtig zu prüfen, welcher Nutzen erbracht werden soll. Erst wenn dieser zweifelsfrei geklärt ist, macht eine entsprechende Zieldefinition Sinn. Bei einer ERP Implementierung beispielsweise muss im Vorfeld genau analysiert werden, ob eine neue Software eine Verbesserung für das Unternehmen bedeutet und ob sich die Investition rechnet. Dabei ist zu überlegen, in welche Richtung sich das Unternehmen entwickelt und welchen Wettbewerbsvorteil das Unternehmen besitzt. Erst wenn dies analysiert wurde, ist es möglich, die Kernprozesse zu definieren, die für den Wettbewerbsvorteil essentiell sind und die die Software zwingend abbilden muss. Nur wenn die Projektrichtung und die Projektziele zweifelsfrei definiert sind, ist es möglich, ein belastbares Budget aufzustellen sowie einen realistischen Zeitplan zu entwerfen. Im Idealfall gibt es im Unternehmen entsprechendes Know-How, das eine Schätzung ermöglicht, wie viel Zeit die einzelnen Projektphasen im Normalfall in Anspruch nehmen. Danach kann festgelegt werden, wann welcher Schritt erfolgen muss. Dabei ist es wesentlich, Pufferzeiten einzuplanen, um im Falle von unvorhersehbaren Schwierigkeiten das Projekt trotzdem pünktlich fertigzustellen. Für den Zeitplan müssen alle Eventualitäten berücksichtigt werden: was, wenn ein Mitarbeiter krank wird oder kündigt? Was, wenn ein Dienstleister Termine überschreitet? Darüber hinaus ist es wichtig, das Saisongeschäft zu berücksichtigen. Aufwändige Software-Einführungen sind eher in der Nebensaison zu tätigen. Wenn dies nicht komplett möglich ist, ist dafür Sorge 2

3 zu tragen werden, dass das Projekt auch in Hochzeiten weiterverfolgt wird. Nur so kann das Vorhaben dem Terminplan entsprechend ausgeführt werden. Neben einem durchdachten Zeitplan ist es auch bei der Budgetierung unabdingbar, realistisch zu planen und großzügig zu kalkulieren. Zu knappe Budgets sind ein Hauptgrund dafür, dass ERP Einführungen scheitern. Ein weiterer häufig begangener Fehler besteht darin, dass das Budget im Nachhinein vergrößert wird. Dadurch geht viel Kostentransparenz verloren. Zur Projektplanung gehört auch ein umfangreiches Krisenmanagement mit Notfallszenarien. Nur wenn möglichst detaillierte Notfallpläne vorliegen, können Schwierigkeiten im Projekt schnell behoben werden. Wenn beispielsweise beim Ausfall mehrerer Mitarbeiter erst Lösungen gesucht werden müssen, wie das Team wieder aufgestockt werden kann, geht wertvolle Zeit verloren, was den Zeitplan und das Budget in Gefahr bringen kann. PROJEKTCONTROLLING IMMER ALLES IM BLICK Projektplanung ist wesentlich für erfolgreiches Projektmanagement. Die beste Planung scheitert jedoch, wenn die einzelnen Schritte nicht nachverfolgt werden. Nachhaltiges Projektcontrolling ist deswegen von zentraler Bedeutung. Projektmanagement gelingt nur dann, wenn es möglich ist, Probleme bereits im Vorfeld zu erkennen und zu vermeiden. Deswegen ist es unabdingbar, ständig abzugleichen, ob der Zeitplan eingehalten wird und das Budget noch im Rahmen liegt. Bei Abweichungen muss sofort eingegriffen werden notfalls unter Zuhilfenahme der Notfallszenarien um den Projektfortschritt nicht zu gefährden. Eine wichtige Rolle beim Projektcontrolling spielt die Zeiterfassung. Nur wenn die Arbeitszeiten erfasst und zu Projekten zugeordnet wird, ist bekannt, ob die festgelegten Zeitbudgets und der Zeitplan eingehalten werden können. Darüber hinaus macht es Sinn, auszuwerten, welche Tätigkeiten die Mitarbeiter generell verrichten. Entsprechende Auswertungen ermöglichen es, unproduktive Tätigkeiten zu identifizieren und gegebenenfalls zu reduzieren. Auch ein nachhaltiges Dokumentenmanagement ist für Projektcontrolling von zentraler Bedeutung. Dabei muss klar geregelt sein, welche Dokumente wie zu speichern sind, damit diese schnell wiedergefunden werden können. Bedeutend ist dabei, nur wichtige Unterlagen zu dokumentieren, um die Datenmenge so klein wie möglich zu halten. 3

4 PROJEKTARBEIT IST TEAMARBEIT Neben einer umfassenden Vorbereitung sowie ständigem Projektcontrolling spielt der Faktor Mensch ebenfalls eine wichtige Rolle. Durchdachtes Teambuilding ist deswegen wesentlich für den Erfolg. Missstimmung im Team gefährdet das gesamte Projekt, da beispielsweise durch schlechte Terminabsprache und fehlende Kommunikation der Zeitplan schnell überschritten wird. Darüber hinaus ist es unabdingbar, die Mitarbeiter unter Berücksichtigung der jeweiligen Anforderungen, Möglichkeiten und nach der Wirtschaftlichkeit auszusuchen. Die Personalkosten dürfen das Budget nicht übermäßig belasten, die Ressourcen dürfen aber auch nicht so knapp kalkuliert werden, dass bei einem Ausfall eines Mitarbeiters das Projekt in Gefahr gerät. Zusätzlich muss jeder Mitarbeiter von Anfang an seine Verantwortlichkeiten kennen. Diffuse Zuständigkeiten können dazu führen, dass Aufgaben gar nicht erledigt werden, was wiederum den Zeitplan in Gefahr bringen kann. Eine zielorientierte Kommunikation kann nur gewährleistet werden, wenn regelmäßige Treffen abgehalten werden, bei dem der Projektstand thematisiert wird. Dabei ist zu prüfen, welche Aufgaben fertiggestellt wurden und nachzuhaken, wenn es Verzögerungen gibt. Die Teammitglieder sollten außerdem dazu angehalten werden, offen Fragen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge zu formulieren. Eine weitere wichtige Aufgabe der Teamführung besteht darin, bei Differenzen im Team individuelle, klärende Gespräche durchzuführen und auf die Befindlichkeit der einzelnen Teammitglieder zu achten. Denn bei Differenzen im Team droht eine fehlerhafte Kommunikation, was wiederum den Projektfortschritt gefährden kann. Zur Teamführung gehört auch das Geben von Feedback. Bestätigung und Anerkennung sind dabei mindestens genauso bedeutsam wie berechtigte Kritik. Ein guter Teamleiter sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter mit dem Projekt identifizieren. Dies gelingt beispielsweise durch das gemeinsame Feiern von Erfolgen zum Beispiel von erreichten Zwischenschritten und natürlich nach dem Abschluss. Bei einer ERP-Einführung ist es darüber hinaus wichtig, das Top-Management und die Geschäftsführung zu entlasten. Deswegen ist eine Unterteilung der Verantwortlichkeiten sinnvoll. Wichtige betriebliche Entscheidungen können beispielsweise vom mittleren Management getroffen werden. Dabei ist es jedoch unerlässlich, dass ausstehende unternehmenskritische Entscheidungen zeitnah an das Top-Management oder die Geschäftsführung herangetragen werden, um das Projekt weiter voranzutreiben. 4

5 NACHBEREITUNG IST DIE HALBE MIETE Nach der Fertigstellung des Vorhabens ist das Projektmanagement noch nicht abgeschlossen. Jetzt ist eine umfassende Nachbereitung notwendig. Dabei ist wesentlich, dass sich die Teammitglieder noch einmal zusammensetzen und analysieren, wie rentabel das Projekt verlaufen ist. Oft wird dieser Schritt aus Zeitgründen vernachlässigt, obwohl er enorm wichtig ist. Denn eine Nachbereitung sorgt dafür, dass vergleichbare Projekte in Zukunft immer verlässlicher geplant werden können, da entsprechende Vergleichswerte vorliegen. Auch ist es möglich, die Budgets immer genauer zu kalkulieren. Dies hat zur Folge, dass immer bessere Forecasts und Prognosen erstellt werden können, was die Unternehmensplanung erheblich erleichtert. Damit Hand in Hand geht eine umfangreiche Nachdokumentation. Denn nur so ist es möglich, auch nach einigen Monaten oder Jahren das Projekt nachzuvollziehen und das dadurch erworbene Wissen auf andere Bereiche zu transferieren. Insbesondere bei ERP Einführungen ist es überdies sinnvoll, immer wieder den Ist-Stand des Software-Einsatzes im Unternehmen abzufragen sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem System zu messen. ERP Software wird nur dann erfolgreich genutzt, wenn die Mitarbeiter gerne damit arbeiten. Deswegen kann es notwendig, sein, weitere Entwicklungen zu beauftragen, um das System immer an den aktuellen Stand anzupassen oder nachzuschulen, wenn noch Klärungsbedarf besteht. Übersicht: Faktoren für erfolgreiches Projektmanagement Nutzenanalyse Klare Zieldefinition Belastbarer Zeitplan Ausreichende Budgetierung Standardisiertes Krisenmanagement Nachhaltiges Projektcontrolling Durchdachtes Teambuilding Klare Verantwortungsstruktur Zielorientierte Kommunikation Aktive Teamführung Regelmäßiges Feedback an die Projektmitarbeiter Richtige Dokumentation Projektnachbereitung Funktionsstarke Projektmanagement Software 5

6 Literatur Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement: Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen. Linde Verlag, Wien 2008, 5. Auflage Hans-Dieter Litke: Projektmanagement: Methoden, Techniken, Verhaltensweisen. Evolutionäres Projektmanagement. Carl Hanser Verlag; München 2007, 5. Auflage Pascal Mangold: IT-Projektmanagement kompakt. Spektrum Akademischer Verlag, Heidelberg 2009, 3. Auflage Autor Jörg Lehmeier ist Geschäftsführer des Software-Hauses Vepos. Das Nürnberger Unternehmen hat sich unter anderem auf kaufmännische Projektsteuerung mit Soll-Ist- Vergleich und Projektcontrolling spezialisiert. Bundesweit nutzen Architekten, Ingenieure, Generalunternehmer, Unternehmensberatungen, Agenturen und Anlagenbauer das ERP- System v.soft. Kontakt Vepos GmbH & Co. KG Rieterstraße Nürnberg Tel.: +49 (0) 911 / Fax.: +49 (0) 911 / Internet: info@vepos.net 6