Optimales Erfassen von An- und Abwesenheitszeiten mit Microsoft Office InfoPath 2003

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1 Optimales Erfassen von An- und Abwesenheitszeiten mit Microsoft Office InfoPath 2003 (Engl. Originaltitel: Improving Time and Absence Reporting Through Microsoft Office InfoPath 2003) Technische Fallstudie Veröffentlicht: Dezember 2003 Mit der ersten Version des von Microsoft intern verwendeten Tools TAR (Time and Absence Reporting) war die Eingabe von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten so mühsam und aufwendig, dass viele Mitarbeiter keine Daten mehr eingaben. Dies führte zu unnötigen Kosten, wenn beispielsweise einigen früheren Mitarbeitern Urlaub vergütet wurde, den sie bereits in Anspruch genommen hatten. Die IT-Abteilung von Microsoft entwickelte innerhalb von nur fünf Wochen eine optimierte TAR-Lösung auf der Basis von Microsoft Office InfoPath Die neue Lösung bietet eine flexiblere, leichter zu bedienende Benutzeroberfläche mit einem erweiterten Funktionsumfang. Dies hat zu einer größeren Bereitschaft zur Eingabe von Urlaubs- und Abwesenheitsdaten beigetragen. Zudem wurde eine Verfügbarkeit von 99,7 Prozent erzielt 24 Stunden pro Tag und sieben Tage in der Woche. Situation Microsoft musste das interne Tool TAR (Time and Absence Reporting) benutzerfreundlicher gestalten, um die Akzeptanz im Unternehmen zu erhöhen. Zahlreiche Mitarbeiter gaben keine Urlaubs- und Abwesenheitsdaten ein. Dies führte im Unternehmen zu finanziellen Verlusten. Lösung Mit Hilfe von Microsoft Office InfoPath 2003 entwickelt Microsoft in nur fünf Wochen eine neue TAR- Lösung. Dank dieser Aktualisierung ist die Akzeptanz unter den Mitarbeitern deutlich gestiegen. Kosten, die zuvor durch ungenaue Urlaubs- und Abwesenheitsdaten entstanden, können jetzt vermieden werden. Vorteile Schnelle Entwicklung und Bereitstellung des Tools Genauere Erfassung der Daten: Microsoft kann sich jetzt jederzeit einen genauen Überblick über die Urlaubs- und Abwesenheitszeiten im Unternehmen verschaffen. Finanzieller Ausgleich: Mit Hilfe von TAR-Berichten kann Microsoft ehemaligen Mitarbeitern nicht in Anspruch genommene Urlaubsansprüche exakt vergüten. Reduzierung des erforderlichen Personals um 50 Prozent XML-Unterstützung: Durch die XML-Unterstützung in InfoPath kann Microsoft XML- Webdienste mehrfach nutzen.

2 Produkte und Technologien C# Microsoft Office InfoPath 2003 Internetinformationsdienste (Internet Information Services oder IIS), Version 6.0 Microsoft Office Professional Edition 2003 Microsoft SQL Server 2000 Webdienste Microsoft JScript Microsoft Windows 2000 und Windows XP Professional SP1 Situation Microsoft nutzte das intern entwickelte Tool TAR, um An- und Abwesenheitszeiten wie Urlaubszeiten, Feiertage und Krankheitstage zu erfassen. Das ursprüngliche Tool war jedoch schwierig zu handhaben. Die Mitarbeiter hatten keine Möglichkeit, mehrere Wochen gleichzeitig anzuzeigen, mehrere Tage zusammen auszuwählen oder mehr als eine Woche Urlaub bzw. Abwesenheit einzutragen. Dieser langwierige, umständliche Prozess führte dazu, dass viele Mitarbeiter ihre Urlaubs- und Abwesenheitszeiten nicht mehr eingaben. Der größte Nachteil dieser fehlenden Daten war, dass bei Kündigungen unnötige Kosten entstanden. Es kam vor, dass Microsoft Mitarbeitern, die ihre Urlaubszeiten nie ins TAR-System eingetragen hatten, Urlaub bezahlte, auf den sie keinen Anspruch mehr hatten. Mit anderen Worten: Einige frühere Mitarbeiter wurden für Ihren Urlaub doppelt bezahlt. Über Vollzeitmitarbeiter von Microsoft verwenden TAR. Bei einer Personalfluktuation von 3 bis 4 Prozent kann es zu erheblichen finanziellen Verlusten kommen, wenn nur 1 Prozent der früheren Mitarbeiter ihre Urlaubszeiten nicht richtig eingetragen haben. Microsoft musste möglichst schnell eine benutzerfreundliche Lösung für die Eingabe und Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsdaten entwickeln. Lösung Die Benutzer finden alle Daten auf einem Bildschirm und müssen nicht zwischen mehreren Seiten wechseln. Wir können so eine einfache Nutzung, die Reduzierung von Fehlern und eine höhere Akzeptanz gewährleisten und dadurch die Ansprüche früherer Mitarbeiter genauer berechnen. Steve Devin, Microsoft IT Group Program Manager. Microsoft Corporation Die IT-Abteilung von Microsoft setzte bei der Überarbeitung der TAR-Lösung ein neues Produkt aus der Microsoft Office 2003-Familie ein das Programm InfoPath Die Entwicklung dauerte nur fünf Wochen. Die aktualisierte TAR-Lösung ist für die Mitarbeiter über das Intranetportal von Microsoft zugänglich.

3 Die verbesserte TAR-Weboberfläche bietet den Benutzern eine Vielzahl neuer Features. So können die Benutzer zwischen drei Ansichten wählen: In der Monatsansicht können die Benutzer bis zu vier Kalendermonate zugleich anzeigen und durch Auswahl der entsprechenden Tage per Mausklick mehrere Urlaubstage eintragen. In der Wochenansicht lassen sich die genauen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten in Stunden angeben. Zudem kann die Gesamtanzahl der eingetragenen Stunden pro Woche und Jahr angezeigt werden. In einer detaillierten Tagesübersicht können die Benutzer ihre eingetragenen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten anzeigen und die Gesamtanzahl der eingetragenen Stunden für jede Kategorie überprüfen. Die Entwickler verbesserten TAR durch mehrere Featureaktualisierungen in der InfoPath-Umgebung. Die Möglichkeit für Benutzer, in einer Monatsansicht ihre Stunden für mehrere Kalenderwochen einzugeben und anzuzeigen (siehe Abbildung 1), führt zu einem maximalen Return-on-Investment. Microsoft IT Group Program Manager Steve Devin äußerte sich hierzu wie folgt: Die Monatsansicht ist eine deutliche Verbesserung. Die Benutzer finden alle Daten auf einem Bildschirm und müssen nicht zwischen mehreren Seiten wechseln. Wir können so eine einfache Nutzung, die Reduzierung von Fehlern und eine höhere Akzeptanz gewährleisten und die Ansprüche früherer Mitarbeiter genauer berechnen. Abbildung 1 Die TAR-Monatsansicht Die Benutzer können Daten, die sie auf ihren eigenen Clients eingegeben haben, in einer Übersicht anzeigen. Auch wenn keine Verbindung mit der TAR-Datenbank besteht, können die Mitarbeiter über die TAR-Offlinefunktion sämtliche Urlaubs- und Abwesenheitsdaten abrufen. Bevor sie ihre Einträge aktualisieren, können sie die Daten überprüfen. Die Mitarbeiter können ihre Urlaubs- und Abwesenheitszeiten jetzt ganz problemlos direkt mit TAR planen. Außerdem können sie ihre eingetragenen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten im detaillierten Jahresüberblick anzeigen.

4 Architektur Bei der ursprünglichen TAR-Lösung wurden drei unterschiedliche Webdienste verwendet. Der Zugriff auf TAR erfolgte über eine ASP.NET-Browseranwendung. Bevor die Daten hier an die TAR- Datenbank und an die Clientcomputer der Benutzer übertragen werden konnten, mussten sie vom XML- (Extensible Markup Language) in das HTML-Format (Hypertext Markup Language) umgewandelt und wieder zurückkonvertiert werden. Die wöchentlichen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten wurden getrennt an die Datenbank gesendet. Zum früheren Lösungsteam gehörten ein Vollzeitentwickler, ein Teilzeitentwickler, ein Programmmanager in Teilzeit und ein Tester. Das Team, das mit der TAR-Aktualisierung beauftragt war, umfasste einen Programmmanager in Teilzeit, einen Teilzeitentwickler und einen Teilzeittester. So konnte im Vergleich zur ursprünglichen Installation das benötigte Personal um 50 Prozent reduziert werden. Die Vorteile von InfoPath sowohl aus Benutzer- als auch aus Entwicklerperspektive wurden durch das neue TAR-Team zunächst ausführlich bewertet, bevor InfoPath zur Entwicklung der Lösung eingesetzt wurde. Einer der Hauptvorteile von InfoPath ist die Möglichkeit, Informationen in vielseitigen, dynamischen Formularen zu sammeln. Die IT-Entwickler von Microsoft benötigten relativ wenig Zeit, um sich mit der neuen InfoPath- Entwicklungsumgebung vertraut zu machen. Mit Hilfe der zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Betaversion von InfoPath konnte das TAR-Team das gesamte Projekt in nur fünf Wochen abschließen. Auf diese Weise konnte Microsoft einen schnelle Return-on-Investment erzielen. Zum Ausführen der neuen TAR-Lösung müssen folgende Anforderungen erfüllt sein: Eine vollständige Clientinstallation von InfoPath 2003 als Teil von Microsoft Office Professional Edition 2003 oder als eigenständiges Produkt Microsoft Windows 2000 oder Windows XP Professional Service Pack 1 (SP1) Microsoft Internet Explorer, Version 6.0 Die TAR-Lösungsarchitektur beginnt mit dem InfoPath 2003-Lösungsmanifest einer Auflistung von Dateien, die zum Formatieren und Anzeigen von XML-Daten im InfoPath-Client verwendet werden. Das Manifest wird über eine TAR-URL (Uniform Resource Locator) im Microsoft-Intranet veröffentlicht. Die Benutzer besuchen die Website und klicken auf den Link zur Manifestdatei. Die Lösung wird auf dem lokalen Client zwischengespeichert. Die An- und Abwesenheitszeiten werden eingegeben und an TAR auf dem Clientcomputer des Benutzers gesendet. Nach der Eingabe der Daten durch den Benutzer werden die XML-Daten über ein XML-basiertes SOAP-Protokoll (Simple Object Access Protocol) an den Webdienst übertragen. Der Dienst formatiert die Daten mit Hilfe von Microsoft ADO.NET, um sie schließlich in einer Microsoft SQL Server Datenbank mit gespeicherten Prozeduren zu speichern. Anschließend werden die Daten auf dem umgekehrten Weg an den Clientcomputer zurückgesendet. Hier können die Daten über die TAR- Benutzeroberfläche angezeigt werden. Die IT-Abteilung von Microsoft führt TAR auf zwei Computern mit IIS 6.0 (Internet Information Services oder Internetinformationsdienste) aus, die mit zwei Prozessoren mit einer Taktfrequenz von 1,4 GHz und einem Arbeitsspeicher von 2 GB RAM ausgestattet sind. In der ASP.NET-Architektur war für jede Benutzeraktion ein Datenbankabruf erforderlich. In der InfoPath-Architektur kommuniziert der Client nur einmal pro Sitzung mit der Datenbank und speichert alle relevanten Daten. Die schnellere Kommunikation zwischen Client und Datenbank führt zu einer verbesserten Benutzererfahrung. Darüber hinaus wird die Serverlast reduziert und die Nutzung des Netzwerks und der Infrastruktur optimiert.

5 In Abbildung 2 ist die Architektur der aktualisierten TAR-Version dargestellt. Abbildung 2 TAR-Architektur Das für die TAR-Aktualisierung verantwortliche Team nutzte das bestehende XML-Schema zur Arbeitszeitverwaltung für das neue Tool auf der Basis von InfoPath. Durch mehrere Codeprüfungen und Leistungstests wurde sichergestellt, dass das Tool strenge Sicherheitskriterien erfüllt. Für die Entwicklung der TAR-Aktualisierung setzte das Team zudem die folgenden Technologien ein: Microsoft JScript : Die gesamte TAR-Geschäftslogik wurde in JScript geschrieben. C#: C# wurde für die Entwicklung des Webdienstes verwendet. InfoPath bietet flexible Formulare mit großen Datenmengen, die einfach zu verwenden und zu bearbeiten sind. Damit erfüllt InfoPath die Anforderung nach einer leichter zu bedienenden Benutzeroberfläche. Vorteile für das Unternehmen Die IT-Entwickler von Microsoft stellten nach relativ kurzer Zeit ein Tool zur genauen Erfassung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten zur Verfügung, das eine intuitive Nutzung gewährleistet und mehrere Featureaktualisierungen enthält. Zu den Hauptvorteilen des neuen Tools zählen: Vereinfachte Bereitstellung: Mit InfoPath konnte die TAR-Aktualisierung auf einfache Weise bereitgestellt werden. Für die Aktualisierung einer ASP.NET-Lösung müssen mehrere Dateien implementiert werden, für InfoPath lediglich eine kombinierte Datei. Das Risiko, dass eine Datei fehlt und mit der Bereitstellung neu begonnen werden muss, ist bei InfoPath deutlich geringer. So ist eine zuverlässige Bereitstellung gewährleistet. Darüber hinaus werden alle Änderungen am Servermanifest automatisch an das Lösungsmanifest des Clients weitergeleitet und Verwaltungs- und Aktualisierungsprozesse somit vereinfacht. Höhere Zuverlässigkeit: TAR bietet nun wie die vorherige Lösung eine Verfügbarkeit von 99,7 Prozent 24 Stunden pro Tag und sieben Tage in der Woche. Der wichtigste Vorteil für Microsoft ist jedoch die erheblich genauere Datenerfassung. Wiederverwendung von Webdiensten: Die IT-Abteilung von Microsoft profitiert von der Möglichkeit, mit InfoPath Webdienste, die im XML-Format gespeichert sind, für andere Unternehmensanwendungen weiter zu verwenden. So nutzen die europäischen Partner von Microsoft TAR zwar nicht zur Erfassung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten Manager, deren Mitarbeiter im Ausland tätig sind, können den TAR-Webdienst jedoch dazu einsetzen, Daten in einem Gesamtüberblick anzuzeigen.

6 Reduzierung des Personalaufwands: Für die Verwaltung von TAR ist kein eigenes Personal erforderlich. Eventuell auftretende Probleme werden durch die Mitarbeiter des Produktionssupports behoben, die Verwaltungskosten sind jedoch nur minimal. Minimale Auswirkung auf die Serverauslastung: Bei der Verwendung von Unternehmensanwendungen werden Lösungen benötigt, die nur geringe Auswirkungen auf die Serverauslastung haben, da der Speicherplatz häufig begrenzt ist. Mit der TAR-Lösung auf der Basis von InfoPath konnte die Gesamtauslastung auf den IT-Servern von Microsoft deutlich reduziert werden. Darüber hinaus können die Benutzer mehr Urlaubs- und Abwesenheitsdaten zur gleichen Zeit eintragen. Bei der neuen Lösung werden weniger Leseund Schreibvorgänge ausgeführt. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter einen zweiwöchigen Urlaub einträgt, kann er die Daten mit nur einem Mausklick speichern. Zudem bietet InfoPath eine systemeigene XML-Unterstützung auf dem Client. So müssen keine Daten von XML in HTML und zurück konvertiert werden. Tipps für Entwickler Jeder Entwicklungsprozess führt zu Erkenntnissen in Bezug auf die optimale Nutzung von Tools und Technologien. Für die TAR-Lösung können die IT-Entwickler von Microsoft anderen Entwicklern, die InfoPath zur Kommunikation mit einem Webdienst nutzen möchten, die folgenden Tipps geben: Stellen Sie zunächst die Webdienstmethoden fertig: Es kann äußerst zeitaufwändig und schwierig sein, an der InfoPath-Lösung Änderungen vorzunehmen, wenn sich die (SOAP-) Oberfläche des Webdienstes verändert. Entwickler sollten die Webdienstmethoden daher so weit wie möglich fertig stellen, bevor sie die InfoPath-Clientlösung entwerfen. Sammeln Sie die Daten im Voraus: InfoPath kommuniziert mit einem einzigen Webdienst. Bei der Planung der Bereitstellung sollten Entwickler berücksichtigen, dass außerhalb der InfoPath-Umgebung Daten gesammelt werden müssen. Planen Sie eine kurze Schulungsphase ein: Für eine InfoPath-Lösung muss eine XMLbasierte Konfiguration verwendet werden. Die Methoden sind für die Entwickler daher möglicherweise neu. Darüber hinaus muss bei der ersten Version von InfoPath 2003 Code als Skript geschrieben werden. Entwickler können keinen verwalteten Code verwenden. Beim Erstellen eines Bereitstellungsplanes sollten Unternehmen daher etwas Zeit einplanen, in der sich die Entwickler mit den neuen Methoden vertraut machen können. Microsoft hat bereits angekündigt, dass mit InfoPath in Zukunft auch die Entwicklung mit verwaltetem Code möglich sein wird. Diese Featureerweiterung wird in der ersten Hälfte des Kalenderjahres 2004 als kostenloses Toolkit unter (englischsprachig) zum Download zur Verfügung gestellt. Pläne für die Zukunft Die IT-Abteilung von Microsoft denkt über die Entwicklung einer zweiten Version des aktualisierten TAR-Tools nach. Da InfoPath Plattform- und Entwicklerfunktionen in einem Paket vereint, können Entwickler bei zukünftigen TAR-Versionen von ihren Erfahrungen mit InfoPath profitieren. Entwickler können die fertige Lösung jetzt nach Bedarf aktualisieren und erweitern, um den Einsatzbereich zu vergrößern. So können Manager das Tool zur Datenerfassung einsetzen. Die TAR-Lösung wird zurzeit von allen fest angestellten Microsoft-Mitarbeitern verwendet. Die nächste Version der Lösung ist auch für freie Mitarbeiter vorgesehen. (Microsoft beschäftigt derzeit freie Mitarbeiter.)

7 Zusammenfassung Die Aktualisierung des TAR-Tools in der InfoPath-Entwicklungsumgebung brachte zahlreiche Vorteile mit sich. Das Team konnte die Entwicklung planmäßig nach nur fünf Wochen abschließen, die Verteilung an die Mitarbeiter erfolgte ohne Probleme, und die Lösung garantiert eine Verfügbarkeit von über 99 Prozent. Der wichtigste Vorteil für Microsoft ist die höhere Akzeptanz in Bezug auf die Eingabe von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten im gesamten Unternehmen. So können die Daten genauer erfasst werden. Dadurch verringert sich das Risiko einer doppelten Vergütung früherer Mitarbeiter für bereits in Anspruch genommenen Urlaub. Dies führt wiederum zu einem tatsächlichen Return-on-Investment für Microsoft. Weitere Informationen Um weitere Informationen zu Microsoft-Produkten oder -Diensten zu erhalten, wenden Sie sich an die entsprechende Microsoft-Kundenbetreuung: Geschäftskundenbetreuung Telefon: / (0,12 Eur pro Min.), Telefax: / (0,12 Eur pro Min.) Privatkundenbetreuung kunden@microsoft.com, Telefon: / (0,12 Eur pro Min.), Telefax: / (0,12 Eur pro Min.) Darüber hinaus finden Sie weiterführende Informationen unter folgenden Adressen: (englischsprachig) Fragen, Kommentare oder Vorschläge zum vorliegenden Dokument oder Anforderungen weiterer Informationen zu Microsoft IT Showcase richten Sie bitte per (in Englisch) an showcase@microsoft.com 2003 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. MICROSOFT SCHLIESST FÜR DIESES DOKUMENT JEDE GEWÄHRLEISTUNG AUS, SEI SIE AUSDRÜCKLICH ODER KONKLUDENT. Microsoft, InfoPath, JScript und Windows sind entweder eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Die in diesem Dokument aufgeführten Namen bestehender Firmen und Produkte sind möglicherweise Marken der jeweiligen Eigentümer. Feedback an Microsoft 2004 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.