Gemeinsame Management Standards (CMS)

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1 Gemeinsame Management Standards (CMS)

2 Einleitung Caritas ist ein Ausdruck der Mission der katholischen Kirche, die innerhalb des durch kanonisches Recht und nationale Gesetzgebung festgelegten Rahmens tätig ist, in dem die individuelle Caritas ihren Platz einnimmt. Caritas steht für den organisierten Ausdruck der Berufung der Kirche, die Präsenz der Liebe Gottes unter uns zu bezeugen, eine Liebe zu allen Menschen und im Besonderen zu den nicht beachteten Personen, den Armen: Sie ist eine vorrangige Option für die Armen, wie Benedikt XVI. in seiner Aparecida-Ansprache betonte. 1 In der Enzyklika Deus Caritas Est fordert uns der Heilige Vater auf, unsere karitative Arbeit zu professionalisieren, und sagt: Was nun den Dienst der Menschen an den Leidenden betrifft, so ist zunächst berufliche Kompetenz nötig: Die Helfer müssen so ausgebildet sein, dass sie das Rechte auf rechte Weise tun und dann für die weitere Betreuung Sorge tragen können 2. Er fügt hinzu: Berufliche Kompetenz ist eine erste, grundlegende Notwendigkeit, aber sie allein genügt nicht. Es geht ja um Menschen, und Menschen brauchen immer mehr als eine bloß technisch richtige Behandlung. Sie brauchen Menschlichkeit. Sie brauchen die Zuwendung des Herzens. Für alle, die in den karitativen Organisationen der Kirche tätig sind, muss es kennzeichnend sein, dass sie nicht bloß auf gekonnte Weise das jetzt Anstehende tun, sondern sich dem andern mit dem Herzen zuwenden, so dass dieser ihre menschliche Güte zu spüren bekommt. Deswegen brauchen diese Helfer neben und mit der beruflichen Bildung vor allem Herzensbildung 3 Bei ihren Bemühungen um Professionalisierung nährt sich die Caritas aus ihren biblischen Wurzeln, der kirchlichen Tradition und der katholischen Soziallehre (CST) einerseits, aber auch aus der Erfahrung auf ihrem Weg in Solidarität mit den Armen und Ausgegrenzten. Die Option für die Armen und Ausgegrenzten drängt uns dazu, den Menschen, den wir dienen, von größtmöglichem Nutzen zu sein. In dieser Hinsicht werden die Verwaltung von Gottes Schöpfung und unserer Ressourcen wie auch das Prinzip der Subsidiarität uns bei unseren Entscheidungen leiten. Dieser Ansatz wurde bereits 1998 von Caritas Internationalis (CI) bei der Definition der gemeinsamen Standards für die Mitgliedsorganisationen in Bezug auf Finanzmanagement und Audit berücksichtigt. Standards sind nicht nur technische Instrumente oder Mittel, sondern ein ganzheitlicher Teil aller von Caritas auf dieser Ebene durchgeführten Aktivitäten. Die Mittel sind nicht neutral, sondern Ausdruck einer direkten oder indirekten Kohärenz mit den Grundsätzen der CST, wie etwa Solidarität mit Armen und Bekämpfung von Ungerechtigkeit. Für Caritas sind daher interne politische Maßnahmen und Verfahren wie auch Management Standards ethisch in den CST verwurzelt, gemäß den Ausführungen in vielen wichtigen gemeinsamen Dokumenten von Caritas Europa 4 und den Mitgliedsorganisationen selbst. 1 Caritas Internationalis, Theologie Ausschuss, Caritas A Sign of God s Love for Humanity, S Deus Caritas Est, 31. a), Benedikt XVI, ebd. 4 Caritas Europa Vorstand, Ethical economy and finance on socially oriented welfare perspective a theological and ethical framework for Caritas at different levels, Brüssel,

3 Die Überlegungen in den späten 1990er Jahren, die zur Erstellung der Caritas Partnerschaftsgrundsätze 5 führten, sind ebenso eine wichtige Inspirationsquelle für die CMS. Caritas Europa hat seitdem aktiv die Anwendung dieser Grundsätze durch Workshops und andere Aktivitäten unterstützt, und die CMS können als Ausweitung dieses Prozesses gesehen werden. Das CI Partnerschafts-Handbuch bietet eine klare Anleitung zur Unterstützung von Partnerorganisationen bei ihren Bemühungen, die Qualität und Nachhaltigkeit ihrer Arbeit zu verbessern. Darin heißt es, dass Professionalität in der Partnerschaftsbeziehung international verwendete Management- Instrumente, qualifiziertes und kompetentes Personal sowie klare Inhalte und Normen zu Beginn der Beziehung erfordert. In ihrer Strategie , Priorität V verfolgt Caritas Europa das Ziel, Mitgliedsorganisationen zu unterstützen und die Stärke der internen Vernetzung zu fördern. In Ziel 2 heißt es: Good Governance, Qualitätsmanagement und Transparenz sowohl auf der Ebene des Netzwerkes von Caritas Europa wie auch auf der Ebene der einzelnen Mitgliedsorganisationen fördern und praktisch umsetzen. In Ziel 5 heißt es: Mitgliedsorganisationen dahingehend stärken, dass sie besser in der Lage sind, ihre Rolle in ihrem eigenen Land zu spielen und eine zunehmend erfolgreiche Mitgliedsorganisation von Caritas Europa und Caritas Internationalis werden. 6 Basierend auf diesen beiden Zielen berief die Kommission für internationale Vernetzung (CIN) die Arbeitsgruppe für organisationale Entwicklung (ODWG), um eine Reihe gemeinsamer Management Standards (CMS) zu erstellen. Die Vielfalt der Mitglieder eines gemeinsamen Netzwerks zu erkennen und zu schätzen, beinhaltet eine gemeinsame Akzeptanz und Anwendung von Management Standards. Im September 2008 trafen sich die Präsidenten, Direktoren und Leiter von Caritas Organisationen aus ganz Europa auf dem 2008 Management Forum Caritas: Zwischen Professionalität, Herzensbildung und unserem Glauben, um die CMS zu prüfen und zu erörtern. Diese Initiative, die den Bedarf und Nutzen derartiger Standards bestätigte, wurde auf breiter Ebene unterstützt und insbesondere in Bereichen mit Bezug auf Caritas katholische Identität und die von der Kirche dargebrachte Führung mit großem Einsatz belohnt. Seit September 2008 war dieses Dokument einem groß angelegten Prozess partizipativer Entwicklung innerhalb des Netzwerks unterworfen und wurde vom CE Vorstand im März 2008 zur Unterbreitung bei der Regionalkonferenz genehmigt. Einmal von der Regionalkonferenz bewilligt, liegen diese Standards zur Ratifizierung durch die Mitgliedsorganisationen von Caritas Europa innerhalb eines Zeitraums von einem Jahr auf. Jene Mitgliedsorganisationen, die die CMS ratifizieren, treten anschließend in einen Peer to peer -Bewertungsprozess ein, um die Zusammenarbeit wie auch das gegenseitige Lernen innerhalb des Netzwerks zu stärken. Schließlich muss daran erinnert werden, dass die CMS ein laufendes Arbeitsprojekt sind, das offen für weitere Verbesserungen ist. Die CMS sollten gleich den Caritas Organisationen wachsen und unsere eigenen Hoffnungen bei unserem Dienste für die Armen nähren. 5 Caritas Internationalis, Caritas Partnership: A Caritas Internationalis Handbook for Reflection and Action, Rom, Oktober Caritas Europa, To Live Solidarity and Partnership in Europe and in the World: The Caritas Europa Strategy , Brüssel, April

4 Caritas Europa Gemeinsame Management Standards Führung Governance Es existiert ein kollektives Aufsichtsgremium 7, das die konstituierenden Institutionen und Organisationen vertritt. Das Aufsichtsgremium ist mit der lokalen Kirchenhierarchie verbunden. 8 Das Aufsichtsgremium trägt die abschließende Verantwortung für die Organisation und versteht seine Rolle als solche. Die Größe des Aufsichtsgremiums wird im Hinblick auf eine maximale Wirksamkeit und in einem transparenten Vorgang festgelegt. Das Aufsichtsgremium agiert gemäß der lokalen Gesetzgebung und im Rahmen des kanonischen Rechts. Die Verantwortlichkeiten und die Entscheidungskompetenz des Vorstands sind den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt und werden den Interessensgruppen mitgeteilt. Geschäftsleitung Der Vorstand ist in letzter Instanz verantwortlich für die Einstellung des Personals und die Qualität der Organisationsleitung. Die Führungskräfte kontrollieren die Systeme, Prozesse und Strukturen der Organisation, um auf wirksame und effiziente Art Ziele zu erreichen. Die Führungskräfte sind rechenschaftspflichtig, transparent, zugänglich und qualifiziert im Bereich Kommunikation. Die Rollen und Verantwortlichkeiten des Führungsstabs und des Vorstands sind jeweils klar definiert. Politische Maßnahmen, Strategien und Prozesse 7 Dieses Gremium kann verschiedene Formen annehmen, z.b. Vorstand, Lenkungsausschuss, Kommission etc. unter Anerkennung der Vielfalt der verschiedenen Caritas Organisationen 8 Siehe Statutes and Rules, Ausgabe 2006, Caritas Internationalis, Rom

5 Vision und Mission Vorstand, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die vom Entscheidungsgremium festgelegte Vision und Mission der Organisation klar artikulieren. Die Vision und Mission werden durch einen Prozess der Reflexion entwickelt, unter Einschluss der religiösen Wurzeln, der kirchlichen Tradition und der Werte der katholischen Soziallehre wie auch der Erfahrung auf unserem gemeinsamen Weg mit den Armen. Strategieplan Die Organisation verfügt über einen aktuellen, umfassenden, realistischen und klaren Strategieplan, der ihre Vision und Mission, ihre spezifischen Ziele, ihre Programme und finanziellen Mittel abdeckt. Der Strategieplan muss auf partizipatorischem Wege erarbeitet werden. Der Strategieplan ist ergebnisorientiert und schließt ein Überwachungs- und Bewertungssystem ein. Der Strategieplan ist spezifisch genug, um eine präzise Haushaltsplanung zu gewährleisten, aber flexibel genug, um nötigenfalls verändert zu werden. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind sich der im Strategieplan festgelegten Ziele der Organisation bewusst. Programmplanung Jeder Programmsektor und jedes Schwerpunktprojekt verfügen über einen schriftlichen Plan, der in Verbindung mit der Mission der Organisation und/oder dem Strategieplan steht. Ferner werden solide Budgets (einschließlich Einnahmen und Ausgaben) erstellt und fortwährend überwacht. Politische Maßnahmen und Prozesse Die Organisation verfolgt politische Maßnahmen und Prozesse, die Planung, Finanzen und Verwaltung, Personal und andere wichtige Bereiche der organisatorischen Leistung und Entwicklung erleichtern. Beschlussfassung Es werden formale Linien/Systeme/Prozesse zur Beschlussfassung festgelegt. Soweit wie es sachgerecht und zweckmäßig möglich ist, werden Beschlüsse mit möglichst breiter Beteiligung gefasst und entsprechend kommuniziert. Managemententscheidungen werden dementsprechend delegiert. Risikomanagement Die Organisation ermittelt die betrieblichen Risiken, die eine Erreichung der Ziele der Organisation im Falle von nicht angemessenen Mitteln behindern könnten. Wissensmanagement Die Organisation sammelt wichtige Informationen, bewahrt diese entsprechend auf (auf Papier oder elektronisch) und stellt diese auf angemessenem Wege den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Interessensgruppen zur Verfügung. Es existieren klare Prozesse hinsichtlich der internen und externen Berichterstattung. 5

6 Die Organisation verfügt über ein Verwaltungshandbuch (oder eine vergleichbare Dokumentensammlung), das die politischen Maßnahmen und Vorschriften erfasst. Das Verwaltungshandbuch wird aktualisiert, sobald es zu Veränderungen kommt (interne Vorgänge, Formulare, Archivierung, Anschaffungen etc.). Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben vollständigen Zugang zum Verwaltungshandbuch. Personen Personalpolitik Die Organisation verfolgt eine moderne und transparente Personalpolitik, die der relevanten Gesetzgebung auf den Gebieten Gesundheitsvorsorge, Sozialleistungen, Rente, Urlaubsplanung, Versicherung und Arbeitsbeziehungen entspricht. Bei der Beschäftigung von ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden deren rechtliche Situation, deren Pflichten und Rechte definiert. Rekrutierung Bezahlte und ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden gemäß ihrer Qualifikationen rekrutiert und befördert. Diese Qualifikationen umfassen das Verständnis und die Achtung der Vision, Mission und Werte der Organisation sowie den Willen, am Arbeitsplatz zu diesen beizutragen. Bei der Einstellung von Angestellten oder der Beschäftigung von Ehrenamtlichen werden diese entsprechend eingewiesen. Arbeitsplatz Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden ihren Arbeitsverpflichtungen entsprechend angemessene Weiterbildungen angeboten. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (bezahlt oder ehrenamtlich) verfügen über schriftliche Stellenbeschreibungen. Schulungsmöglichkeiten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, inklusive der katholischen Soziallehre, Herzensbildung, der biblischen Wurzeln von Caritas und der diakonischen Tradition der Kirche werden bereitgestellt. Die Organisation verfügt über eine angemessen Lohnskala, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt ist und mit der lokalen Gesetzgebung im Einklang steht. Die Bedingungen für Ehrenamtliche sind bekannt und angemessen. Bei der Rekrutierung und am Arbeitsplatz existiert keinerlei Diskriminierung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter handeln in Übereinstimmung mit den Werten und dem Auftrag von Caritas. Es existiert ein angemessenes System für Personalgespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. 6

7 Teamwork gilt innerhalb des Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterstabs als Norm und nicht als Ausnahme. Finanzmittel Finanzverwaltung Die Organisation verfolgt eine klare Finanzpolitik, die durch folgende Elemente definiert ist: 1. Grundsätze des Finanzmanagements. 2. Eine Vergabeverordnung, die Vorgänge wie Ausschreibungen, Angebote, Vertragsabschlüsse, Lieferungen, Bezahlung und Qualitätskontrolle definiert. 3. Die Buchführung steht im Einklang mit den nationalen Standardpraktiken für Buchführung. Verordnungen werden gemäß den Anforderungen von Spendern/Partnern angepasst. 4. Es existiert ein Funktionendiagramm (Zuständigkeitsplan), das anzeigt, wer für welchen Bereich in Bezug auf finanzielle Verfahren zuständig ist. 5. Bilanzen geben nationale Standards bezüglich des zu erreichenden Formats wieder. 6. Die Budgets definieren klar alle direkten und indirekten Kosten. 7. Projektvereinbarungen beinhalten: Projektdokument und Budget, Beiträge (Bargeld, Sachleistungen, Beratung), Rechte und Pflichten von anderen Partnern, Bedingungen für Veränderungen bezüglich der Dokumente und Budgets. 8. Rechnungslegung: Ausgaben werden in Form von Quittungen oder Beschreibungen der Kosten (falls erforderlich), Budgetvergleich, im gleichen Format und mit Budgetzuordnungen und Kommentaren zu Veränderungen belegt. Einnahmen: Transparenz in Bezug auf alle finanziellen Beiträge und erwirtschafteten Zinsen. Devisenkurse: es werden die offiziellen und tatsächlichen Kurse aufgeführt. Finanzberichterstattung Die Finanzberichterstattung erfolgt gemäß den vom CI Finanzausschuss erarbeiteten Standarddokumenten zur Rechnungslegung. 9 Buchprüfung Es werden in regelmäßigen Abständen interne und/oder externe Projektprüfungen durch vertrauenswürdige und unabhängige Buchprüfer vorgenommen. Partnerschaft 9 Siehe Anmerkung 4. 7

8 Partnerschaft Partnerschaften erfolgen auf einer Basis der Transparenz und im Einklang mit den Partnerschaftsgrundsätzen von Caritas Internationalis Siehe Anmerkung 6. 8