Handbuch. BMP Mail. Detlef Beckmann BMP Software Obere Dorfstraße Braunschweig

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1 Handbuch BMP Mail Detlef Beckmann BMP Software Obere Dorfstraße Braunschweig

2 Die Veröffentlichung dieser Dokumentation erfolgt ohne Rücksicht auf einen etwaigen Patentschutz. Eventuell vorkommende Warenzeichen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Programmierung sowie der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Dennoch können Fehler in der Dokumentation und in der Software nicht vollständig ausgeschlossen werden. Weder der Herausgeber, die Programmierer oder die BMP Software können für irgendwelche Fehler oder fehlerhafte Angaben oder für deren Folgen eine juristische Verantwortung oder irgendwelche Haftung übernehmen. Über Verbesserungsvorschläge, Hinweise auf eventuelle Fehler und konstruktive Kritik sind wir dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Veröffentlichung in elektronischen oder sonstigen Medien ist ohne schriftliche Zusage nicht gestattet. Eine Vervielfältigung und Weitergabe von Demoversionen bedarf dieser Zusage nicht und ist ausdrücklich gestattet BMP Software Detlef Beckmann. Alle Rechte vorbehalten. db

3 Modul : BMP Mail Sender Als Mail Sender befindet sich in der Toolbox das SMTP-Tool BMP MAIL.EXE. Es scannt ein anzugebendes Verzeichnis nach anzustehenden -Aufträgen und sendet diese an den entsprechenden Empfänger als PDF Datei im Anhang. Das Tool ist ein 32 -Bit Multithreading Programm und arbeitet mit Windows-Versionen ab WIN2000. Das Tool-Paket besteht aus folgenden Dateien und müssen für einen korrekten Lauf immer im gleichen Verzeichnis stehen (vorzugsweise im BMP Toolbox 2 - Programmverzeichnis): BMP MAIL.EXE BMPMAIL.INI ; Das Hauptprogramm ; Konfigurationsdatei 1.1. Datei: BMPMAIL.INI Die Voreinstellungen für das SMTP Tool werden in der BMPMAIL.INI getroffen:

4 [LOGIN] SMTP Server = ; Angabe des SMTP Servers ( Zu welchem Server werden die versandt ) ; ( zb. Post.strato.de oder smtp.btx.dtag.de oder... POP3 Server = ; Angabe des POP Servers ( Manche Mails können nur versendet werden, wenn zuvor die Post abgeholt wird ) ; ( zb. Post.strato.de oder pop.btx.dtag.de oder... Useranmeldung = Passwort = ; ( Hier ist die Useranmeldung an den Server anzugeben ) [SCANPFAD] ; Der File Scanpfad. In diesem schaut der Mail-Sender, ob neue Aufträge anstehen. ScanPfad = c:\bmp Toolbox 2\ \ [TEXTE] Bodytext = #body.txt ; Bodytext ( Information für den Empfänger der ) ; Angabe eines Textes, welches der Empfänger im Body der Mail erhält Werbung = #werbung.txt ; Werbetext-Datei ; Bei Versenden von Werb s aus der SMS wird der angegebene Text übernommen Fusstext = #fusstext.txt ; Kundentext-Datei ; Bei Versenden von Mitteilungen an den Empfänger wird dieser Text übernommen. [HTML_LOGO] ; (Optionale Angabe eines Bildes, welches in die von SMS erstellte HTM-Datei eingebunden; wird) Bildverweis = BildHoehe = 110 BildBreite = 600 ; Ausrichtung L= Links, C=Center, R=Rechts BildAusrichtung = C [OPTIONEN] ; HTML Mail erstellen? HTML = 0 ; POP3 vor SMTP? POP3_SMTP = 0 ; BCC Kopien erstellen? BCC Kopie = 0 Die Voreinstellungen sind weitgehend selbsterklärend.

5 Das Voranstellen der Raute # vor dem Namen im Bodytext, Werbetext und Kundentext signalisiert dem -Sender, das es sich bei dieser Angabe um eine Datei handelt, die vom Mail-Sender ausgelesen wird. Bei Angabe ohne Raute # wird der angegebene Text übernommen. Die Angabe von KopfBild ist optional. Hier kann der gesendeten HTM-Datei ein zusätzliches Logo eingebracht werden. Das Logo wird nicht gesendet. Es handelt sich lediglich um einen Verweis, welches beim Öffnen der nachgeladen wird. Es ist wichtig, das die volle Adresse angegeben wird ( Der Mail - Sender erhält durch BMP AUFTRAG einige Steuerdateien, die alle Angaben zum Mail-Versand enthalten. Je nach Inhalt der Steuerdateien werden die entsprechenden Body- und Fußtexte sowie die Dateianhänge automatisch zusammengestellt und versendet. Maximal können 25 Dateianhänge je Mail verarbeitet werden. Möglich sind z.z. folgende Mail-Formate: 1. Werb s 2. HTM Mails 3. Kundenbezogene Mails Werb s sind Mails mit gleichem Inhalt und gleichen Anhängen. HTM Mails werden erzeugt, wenn der Kunde z.b. eine Auftragsbestätigung etc. bekommt. Kundenbezogene Mails enthalten einen kundenbezogenen Text und frei definierbare Anhänge. Der Mail-Sender ist aktiv, wenn in der Systray-Leiste - neben der Uhrzeit im Windowsfenster - das ICON eines M ersichtlich ist. Beendet wird das Tool, wenn das ICON mit der linken Maustaste angeklickt wird. Mit der Rechten Maustaste gelangt man in den BMPMAIL.INI Editor. Hier können die Angaben der BMPMAIL.INI geändert werden. Das Tool installiert und startet aus Gründen der vielfältigen Windows-Versionen nicht selbst. Hier sollte man eine Verknüpfung auf den Autostart von Windows legen Die Mail Dateien Die Steuerdatei wird durch BMP Auftrag generiert. Je nach Mail-Format werden unterschiedliche Inhalte übergeben. 1. Die "normale" mit Anhang aus Auftragsbestätigung, etc. 2. Die Werb mit einfachem Betreff und einfachem Bodytext. 3. Die Werb mit einfachem Betreff und anzugebenen Bodytext mit zusätzlichem Fusstext.

6 Wie funktioniert es? BMP AUFTRAG erstellt für die drei Typen folgende Dateien: 1. "Normale" Mail (Auftragsbestätigung.) = Axxxxxx.EMA und Axxxxx.ADR 2. Werb = Mxxxxxx.EMA 3. Kundenmail = Mxxxxxx.EMA und Fxxxxxx.TXT Das Mail-Sendeprogramm wertet den Inhalt dieser Dateien aus, liest die entsprechenden Body-Textdateien und Anhänge, die optional gezippt werden können, und versendet die Mail an den Empfänger. Bei der "Normalen" ( z.b. AB ) wird die BODY.TXT, bei der Werb - die WERBUNG.TXT und bei der Kundenmail - die Fxxxxxxx.TXT und FUSSTEXT.TXT eingefügt. Die Dateiangaben erfolgen in der BMPMAIL.INI Die Angabe xxxxxxx bezieht sich auf ein durch BMP AUFTRAG generiertes Nummernsystem. Die Dateiangaben in der BMPMAIL.INI sind willkürlich vergeben. Vorgaben sind z.zt. folgende Dateien: #Body.txt #Werbung.txt #Fusstext.txt = Normale Mails. = Werb s = Kundenmails Der Name der Dateien kann selbstverständlich verändert werden oder es können auch andere TXT-Dateien verwendet werden. Hierzu ist der Eintrag in der .INI zu ändern.

7 1.3. Was gehört in welche Datei? BODY.TXT Die Body.txt beinhaltet einen Text, den der Kunde erhält, wenn er z.b. eine Auftragsbestätigung erhält. Beachten Sie, das der Empfänger der Mail eine HTM-Mail erhält und bei Angabe der Bilddatei in der .INI auch einen entsprechenden Link. Beispiel: Anbei erhalten Sie eine Information der Firma Herbert Müller. Mit freundlichen Grüßen Herbert Müller Schraubenfabrik Teststadt Tel Fax Mail : herbert@schraubenfabrik.de WWW : ******************************************************* Hinweis: Anhang geprüft! Viren- und Javacode frei! *******************************************************

8 WERBUNG.TXT Die Werbung.txt beinhaltet einen Text, den Empfänger erhalten, wenn Werb s versendet werden. Bei Werb wird keine HTM-Datei generiert. Wichtig sind hier die weiteren Dateianhänge beliebiger Form (Kataloge oder Informationen in PDF- Format). Beispiel: Anbei erhalten Sie eine Werb der Firma Herbert Müller! Mit freundlichen Grüßen Herbert Müller Schraubenfabrik Teststadt Tel Fax Mail : herbert@schraubenfabrik.de WWW:

9 FUSSTEXT.TXT Die Fusstext.txt beinhaltet nur einen Text, der die Adresse des Unternehmens wiederspiegelt. Der Fusstext wird generell bei Kundenmails eingebunden. Beispiel: Mit freundlichen Grüßen Herbert Müller Schraubenfabrik Teststadt Tel Fax Mail : herbert@schraubenfabrik.de WWW:

10 Die EMA-Datei Die EMA-Datei ist die Steuerdatei für den Mail-Sender. Sie beinhaltet Steuercodes und Parameter. Wichtige Steuercodes: = Sendeadresse = Empfängeradresse = Betrefftext = Priorität der Mail = Attachments ( Mailanhänge = Name der Mailsendenen Workstation ( Neu! = Pfadangabe der Fusstext-Datei ( Fxxxxxx.txt = Pfadangabe der Dateianhänge = Parameter, ob Anhänge gezippt werden sollen Parameter der 0 = Normale Mail Einbinden im Body : ( Body.txt W = Werb Einbinden im Body : ( Werbung.txt F = Kundenmail Einbinden im Body : ( Fxxxxx.txt + Fusstext.txt = Keine Zipdatei erstellen = Zipdatei erstellen Wichtig: Bei Angabe nicht angegeben sein! Die Angaben werden ignoriert Pfadangaben immer mit vollem Pfad ( d:\smsdaten\ \kundeninformation.pdf )

11 1.4. Eine wurde nicht versendet, was nun? Wenn eine nicht versendet wurde, überprüfen Sie bitte folgende Einstellungen: 1. Vorhandensein der BMP AUFTRAG Verzeichnisses: \ \ \ Ist dieses Verzeichnis virtuell vorhanden? 2. BMP Mail-Sender Konfiguration: Befindet sich der File-Scan-Pfad auf \ \ \? 3. Ist die SMTP und/oder POP3 Server Adresse richtig angegeben? 4. Sind die Anmeldedaten und/oder Passwort korrekt? 5. (Nur bei T-Online): Ist der Haken bei POP3 vor SMTP gesetzt? Wenn hier soweit alles o.k. scheint, sollten Sie folgende Überprüfung durchführen: 1. Starten Sie den BMP Mail-Sender NICHT! Beenden Sie ihn. 2. Lassen Sie sich den Inhalt des Verzeichnisses.\ \ in einem Explorer-Fenster anzeigen. 3. Machen Sie eine Druckwiederholung über und überprüfen Sie danach den Inhalt des -Verzeichnisses. 4. Hier sollten sich mind. 2 Dateien befinden, die einen gleichen Dateinamen besitzen z.b. B40002.EMA, B40002.ADR 5. Befinden sich mind. 2 Dateien mit gleichem Dateinamen in dem Verzeichnis, überprüfen Sie den Inhalt der EMA-Datei mit einem beliebigen Texteditor ( Notepad, Editor ). 6. Hier sollte sich der befinden. Dieser Eintrag fehlt, wenn zu finden sind. 7. Überprüfen Sie ebenfalls in der EMA-Datei @@BETREFF auf Korrektheit. 8. Sie alle Angaben korrekt, starten Sie den -Sender. Beobachten Sie weiterhin das Fenster des -Verzeichnisses 9. Wurden alle gleichnamigen Dateien entfernt, ist die versendet.

12 1.5. BMP Mail Logdatei In der LOG-Datei befinden sich Einträge, dass einige Mails nicht übertragen wurden. Es ist ein Fehler aufgetreten. Mal funktioniert es mal nicht! Dieser Fehler tritt auf, wenn der -Sender nicht mit dem POP3/SMTP-Server des Netzanbieters kommunizieren konnte. Hier hat der Netzserver nicht schnell genug oder fehlerhaft auf eine Anforderung geantwortet. Der -Sender besitzt aus diesem Grund eine 2 Sekunden-Verzögerung bevor eine neue versendet wird. Tritt der Fehler während einer Übertragung auf, wird der -Sender i.d.r. beendet, damit noch zu versendende, anstehende Mails nicht angetastet werden. Lassen Sie Ihre Leitung durch Ihren Netzbetreiber auf Störungen durchprüfen. Jede kleine Störung wirkt sich negativ aus. Im Internet fällt eine Störung nicht auf es ruckelt dann. ( Bei T-Online Kunden geht das relativ schnell und ist kostenlos ) Möglich ist aber auch, dass die Hardware (Netzwerkkarte, Kabel, Router, Splitter, ) Fehler aufweisen kann. (Bis zum Router testet der Netzbetreiber).