Vertrauensvolle Partnerschaft

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1 Vertrauensvolle Partnerschaft Strategien zur reibungslosen Zusammenarbeit mit Kanzleien Katrin Teschner, Associate General Counsel - ECE Projektmanagement G.m.b.H. & Co. KG Unternehmensjuristen-Kongress

2 ECE Projektmanagement G.m.b.H. & Co. KG Entwicklung Realisierung Vermietung von gewerblichen Großimmobilien 2 Management

3 Shopping-Center 196 Center im Management (144 national, 52 international) 16 Länder 7 Mio qm Verkaufsfläche 3 4,4 Mio Besucher / Tag Mietverträge 28 Mrd. Euro betreutes Marktvolumen

4 Mitarbeiter 3.600, Head Quarter Hamburg Section Legal (national + international) 35 Jurs, 13 Clerks, 9 Assistants 4

5 Mitarbeiter Associate General Counsel (AGC) Policies & Corporate, Office, Traffic, Industries General Counsel Associate General Counsel (AGC) Transactions & Development Associate General Counsel (AGC) Operations & Litigation 24 5

6 Wer Großkanzleien Ausgründungen Spezialisierte Boutiquen 6

7 Wie Durch AGCs verhandelte Rahmenmandatsvereinbarungen Stundenhonorare Blended Rates Caps Fixhonorar Conditions 7

8 Warum Kosten Haftungsrisiken Kapazitäten Litigation Expertenwissen Landesrecht 8

9 Vertrauen Kontinuität Langjährige Zusammenarbeit Unternehmensinterna Geschäftsmodell Organisation Zuständigkeiten Schnittstellen Strategie Sensibilitäten Budgets Abstimmungsgespräche Generelle Erwartungshaltung Konkrete Aufgabenstellung Leitfaden Zusammenarbeit Kapazitätsplanung 9

10 Vertrauen Lead Buyer Prinzip Klare Regelung zur Beauftragung externer Rechtsdienstleister, Unternehmensebene, Bereichsebene Know How Transfer Vermeidung von Doppelbeauftragungen Kanalisierung der Beauftragungen Wissensbündelung auf beiden Seiten Chemie Augenhöhe, Eilig!, Freude an Zusammenarbeit 10

11 Monitoring Unternehmensebene FOM, Projektbudget inklusive Teilbudget Legal, Erfassung + Abwicklung von Aufträgen + Rechnungen, jederzeitiger Zugriff auf Fremdkosten in einem Projekt Bereichsebene ESPLA, Info- + Auswertungstool über Anwaltsbeauftragungen, Excel-Liste, jederzeit mögliche Kostenbetrachtung unter verschiedensten Gesichtspunkten Busy Lamp, Leistungs- + Kostentransparenz in annähernd Echtzeit, Festlegung von Zeiterfassungsguidelines, Teil von Zielvereinbarung mit Counseln 11

12 12 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

13 Monitoring Back-up-Folie Financial Operation Management (FOM): Freigabe eines Projektbudgets für externe Kosten (Gesamtbudget und Teilbudgets, z.b. für Legal) Erfassung und Abwicklung von Aufträgen und Rechnung Ergebnis: Jederzeitiger Zugriff auf bereits für das einzelne Projekt entstandene Fremdkosten inkl. bereits in Auftrag gegebener aber noch nicht abgerechneter Kosten 13

14 Monitoring Back-up-Folie External Services Program Legal Affairs (ESPLA) Informations- und Auswertungstool über Anwaltsbeauftragungen Datum letzte Rechnung Insourcingfähiger Anteil Ausführungsjahr Performancebewertung Abgerechnet / noch offen Stand der Bearbeitung Land ESPLA Auftragsdatum Projekt Auftraggeber Legal Auftragsinhalt Geschätzte Kosten Bearbeiter Kanzlei 14

15 External Service Programm Legal Affairs (ESPLA) 15

16 Monitoring Back-up-Folie Busy Lamp ( Leistungs- und Kostentransparenz Jederzeitige Übersicht über bereits entstandene Kosten nahezu in Echtzeit Automatische Generierung von Reports und Statistiken Kompatibilität mit den gängigen Zeiterfassungssystemen in Anwaltskanzleien, z.b. DTE, Carpe diem Webbasierte Lösung mit Implementierung von Zeiterfassungs- Guidelines, aber nicht more for less, sondern faire Betrachtung für alle Beteiligten, Effizienz, Ressourcenschonung, Passgenauigkeit der Beratungsleistung 16

17 Monitoring Back-up-Folie Festlegung von Zeiterfassungs-Guidelines: Verpflichtung der Erfassung der Zeiten möglichst in Echtzeit, spätestens innerhalb von 24 Stunden Nachträgliche Erfassung nur in zu begründenden Ausnahmefällen Klare und nachvollziehbare Tätigkeitsbeschreibungen Zuordnung zu beauftragendem Legal Counsel und Vorgang Kanzleiinterne Abstimmungen und Informationsgespräche bleiben regelmäßig ohne Berechnung. Dies gilt insbesondere, wenn diese auf Kapazitäts-, Urlaubs-, Krankheits- oder sonstigen Vertretungsgründen beruhen. 17

18 Busy Lamp Back-up-Folie 18

19 Busy Lamp Back-up-Folie 19

20 Busy Lamp Back-up-Folie 20

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