Projekte O-ADMO 2009

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1 Projekte O-ADMO 2009 Standeker Stand der Umsetzung zum

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3 Strategiekonzept der A-RE Strategiekonzept A-RE Ziel: Optimales rechtliches Service zur Unterstützung der Stakeholder der A-RE als Beitrag zur nachhaltigen Wertschöpfung für die MUG D U R C H D U R C H D U R C H Erweitertes Service Lfd. Optimierung der Arbeitseffizienz & -qualität Organisatorische Innovationen

4 A-RE-Projekte 2009 Erweitertes Service I Servicehotline: Erweiterte Möglichkeit telefonischer Rechtsauskünfte, Sicherstellung der Erreichbarkeit Persönliches Beratungsgespräch: Ausbau der persönlichen Beratung durch juristische ExpertInnen der A-RE nach Voranmeldung Beitrag zur internen Weiterbildung: Ausbau der MUG-internen Vortragstätigkeit der juristischen ExpertInnen der A-RE (STA: KA-AZG; KAI: Arbeitszeit; KAI/FOR: Arbeitsrecht für Führungskräfte; NEU: Klinische Prüfungen; CUR: Vergaberecht; CUR: Antikorruption/Sponsoring, etc.) Serviceorientierte Gestaltung der A-RE- Homepage: zb zur Bekanntmachung von Jusline & Jusmail, durch regelmäßig gewartete Linksammlung, : JUS-line ab erreichbar unter (Abwicklung elektronisch unterstützt durch OTRS Trouble-Ticket-System ) gewährleistet von 0 24 Uhr : Möglichkeit der Terminvereinbarung (telefonisch, online, per ) zu persönlichen Beratung durch juristische ExpertInnen der A-RE Aufgrund der Reduktion der Personalressourcen nicht bzw. nur in minimalem Umfang möglich : Ergebnis abrufbar unter e=136

5 A-RE-Projekte 2009 Erweitertes Service II Jahresbericht: Darstellung und Versendung (Post, , News, ) der Meilensteine des vergangenen Jahres durch strukturiertes Reporting Sichtbarmachen des Leistungsspektrums der A-RE: Mit Hilfe der Tools des MUG-internen Marketing (Broschüre, Poster, ). Damit sich MUG-Angehörige, die juristischen Rat suchen, schnell einen Überblick verschaffen können, wie die A-RE sie unterstützen kann bzw. wo und wie sie die A-RE erreichen können. Entwicklung von Frequently Asked Questions (FAQ) Literaturrundschau: Vorbereitung und Organisation eines quartalsmäßigen Treffens aller JuristInnen der MUG zwecks Information über rechtliche Neuerungen durch Referate der A-RE und gegenseitigem Erfahrungsaustausch Aufgrund der Reduktion der Personalressourcen nicht möglich Aufgrund der Reduktion der Personalressourcen nicht möglich Aufgrund der Reduktion der Personalressourcen nicht möglich

6 A-RE-Projekte 2009 Lfd. Optimierung der Arbeitseffizienz & -qualität I Know-How-Datenbank: Einführung einer elektronischen Wissens-datenbank, um bereits (durch beantwortete Rechtsanfragen, erstellte Rechtsgutachten, ) erworbenes Wissen der juristischen ExpertInnen der A-RE zeitsparend auffindbar zu machen und auch nach personellen Veränderungen für die A-RE nutzbar zu behalten Erstellung und laufende Erweiterung der elektronischen Sammlung der Originaldokumente Für homogene Vertragsprüfungen (zb Klin. Studien, Sponsoring, CDAs/MTAs) Standards definieren: Nicht nur zur Beschleunigung der Reaktionszeiten und Arbeitserleichterung, sondern auch zur Qualitätssicherung Optimierung der Vertragskommentierung: Ersatz der umfassenden Kommentierungen durch Checklisten in Umsetzung durch B- IT befindlich: voraussichtlich Mitte Mai 2009 Start des Echtbetriebes (Projektmeldung durch B-IT) Erstellung und Befüllung mit mehr als 2000 Verträgen abgeschlossen, laufende Ergänzung

7 A-RE-Projekte 2009 Lfd. Optimierung der Arbeitseffizienz & -qualität II Weiterbildung: Gezielte und regelmäßige Fortbildung der juristischen ExpertInnen der A-RE zur Qualitätssicherung Nachhaltige Qualitätssicherung durch 4-Augen- Prinzip bei wesentlichen Rechtsfragen Wahrung der Kontinuität der Arbeitsabläufe durch gesicherte Vertretungsregelungen Kontinuierliche Optimierung der Arbeitsprozesse durch bessere Vernetzung mit anderen Abteilungen, Bereichen, OEs, etc zur Verkürzung der internen Wege Elektronisches Fristenbuch: Einführung einer elektronischen Fristenverwaltung samt Reminder für LeiterInnenbestellungen, Streitfälle, Laufende Fortbildung im Rahmen der vorhandenen Möglichkeiten : durch regelmäßige Rücksprachen mir der Leiterin der A-RE, aber aufgrund der Reduktion der Personalressourcen zwischenzeitig obsolet geworden s. Stellenbeschreib. aber aufgrund der Reduktion der Personalressourcen zwischenzeitig obsolet geworden Laufende Überarbeitung (Projektmeldung durch S-OE)

8 A-RE-Projekte 2009 Organisatorische Innovationen Durch Personalveränderung (Wechsel KRA in die Stabstelle Interne Revision) bedingte Neuordnung der Aufgabenbereiche innerhalb der A-RE zur optimalen Erledigung des Leistungsspektrums Damit verbundene kontinuierliche Optimierung der Arbeitsprozesse: zb durch bessere Vernetzung mit anderen Abteilungen, Bereichen, OEs, etc zur Verkürzung der internen Wege Anstoß zur Implementierung des Prinzips One face to the customer : aber aufgrund der Reduktion der Personalressourcen zwischenzeitig obsolet geworden Laufende Überarbeitung (Projektmeldung durch S-OE) Aufgrund der Reduktion der Personalressourcen nicht möglich

9 Strategiekonzept der A-PA Strategiekonzept A-PA Ziel: Bestes Service in der Abwicklung der Personalagenden zum Nutzen der MUG und ihrer MitarbeiterInnen D U R C H D U R C H D U R C H Erweitertes Service Optimierung der Arbeitseffizienz & -qualität Organisatorische Innovationen

10 A-PA-Projekte 2009 Erweitertes Service I Servicehotline: Erweiterte Möglichkeit telefonischer Rechtsauskünfte, Sicherstellung der Erreichbarkeit Mehr als Briefe : Dadurch kürzere Erledigungszeiten Sprechstunde: Ausbau der persönlichen Beratung durch ReferentInnen der A-PA jederzeit nach telefonischer Voranmeldung Serviceorientierte Gestaltung der A-PA-Homepage: durch regelmäßig gewartete Linksammlung, zur Bekanntmachung der Servicehotline, durch Anmeldebutton für persönliche Beratung : PERS-line ab erreichbar unter gewährleistet von 0 24 Uhr : MUG-interne Korr. seit Anfang April ausschließl. via Möglichkeit der Terminvereinbarung (telefonisch, online, per ) zu persönlichen Beratung durch ExpertInnen der A-PA : Ergebnis abrufbar unter e=135

11 A-PA-Projekte 2009 Erweitertes Service II Beitrag zur internen Weiterbildung: Ausbau der MUG-internen Vortragstätigkeit durch ReferentInnen der A-PA (Leikam: Abwesenheiten; Herbst: Personalinfo für Führungskräfte; Osirnig/Infeld: Hochschullehrerdienstrecht; etc) Jahresbericht: Darstellung und Versendung (Post, , News, )der Meilensteine des vergangenen Jahres durch strukturiertes Reporting Sichtbarmachen des Leistungsspektrums der A-PA: Mit Hilfe der Tools des MUG-internen Marketing (Broschüre, Poster, ). Damit sich MUG-Angehörige, die personalistischen Rat suchen, schnell einen Überblick verschaffen können, wie die A-PA sie unterstützen kann bzw. wo und wie sie die A-PA erreichen können Aufgrund der angespannten Personalsituation nicht bzw. nur in minimalem Umfang möglich Aufgrund der angespannten Personalsituation nicht möglich

12 A-PA-Projekte 2009 Optimierung der Arbeitseffizienz & -qualität I weniger Papier mehr Effizienz : Ständige Optimierung der Arbeitsprozesse durch Zusatzentwicklungen im (PM & Uni-pers) SAP: running documents / elektronische Workflows zur Versendung elektronischer Entgeltnachweise zur elektronischen Abwesenheitsverwaltung zur vereinfachten Budgetüberprüfung bei Personalaufnahmen Optimierung des Bewerbungsmanagements durch Einführung eines geeigneten elektronischen Tools für elektronische Eingangsbestätigungen & Absagen teilw. abgeschlossen/ in Umsetzung befindlich in Umsetzung durch B-IT befindlich: Abschluss von A-PA nicht absehbar (Projektmeldung durch B-IT) : BV elektronische Entgeltnachweise & flächendeckende Umsetzung ab Anfang Mai in Umsetzung durch B-IT befindlich: Abschluss von A-PA nicht absehbar (Projektmeldung durch B-IT) : in Umsetzung durch B-IT befindlich: Abschluss von A-PA nicht absehbar (Projektmeldung durch B-IT)

13 A-PA-Projekte 2009 Optimierung der Arbeitseffizienz & -qualität II Definition von Standards (zb Reisekostenzuschüsse, statistische Auswertungen) zur Beschleunigung der Erledigungszeiten und Arbeits-erleichterung Nachhaltige Qualitätssicherung durch 4- Augen-Prinzip bei wesentlichen Entscheidungen Wahrung der Kontinuität der Arbeitsabläufe durch gesicherte Vertretungsregelungen Weiterbildung: Gezielte und regelmäßige Fortbildung der ReferentInnen der A-PA zur Qualitätserhaltung Kontinuierliche Optimierung der Arbeitsprozesse in Umsetzung durch A-PA befindlich : durch regelmäßige Rücksprachen mir der Leiterin der A-PA sowie untereinander s. Stellenbeschreib. Laufende Fortbildung im Rahmen der vorhandenen Möglichkeiten Laufende Überarbeitung (Projektmeldung durch S-OE)

14 A-PA-Projekte 2009 Organisatorische Innovationen Umstrukturierung innerhalb der Abteilung durch Ausbildung und Einsatz des vorhandenen Personals für qualifiziertere Tätigkeiten, für die derzeit Personalbedarf besteht nach Implementierung der Zusatzentwicklungen im (PM & Uni-pers) SAP weniger Papier mehr Effizienz running documents / elektronische Workflows zur Versendung elektronischer Entgeltnachweise zur elektronischen Abwesenheitsverwaltung zur vereinfachten Budgetüberprüfung bei Personalaufnahmen in Umsetzung durch A-PA befindlich aufgrund der angespannten Personalsituation geplante Umsetzung jedoch fraglich in Umsetzung durch B-IT befindlich: Abschluss von A-PA nicht absehbar (Projektmeldung durch B-IT) : BV elektronische Entgeltnachweise & flächendeckende Umsetzung ab Anfang Mai in Umsetzung durch B-IT befindlich: Abschluss von A-PA nicht absehbar (Projektmeldung durch B-IT) :

15 Strategiekonzept der A-BI Ziel: D U R C H Strategiekonzept A-BI Entwicklung, Pflege & Evaluierung von Services, die dem Informationsbedarf der Universität entsprechen und die den Kunden lehren das gesamte Informationsangebot zu verstehen und effektiv zu verwenden. Förderung der Fähigkeiten zum selbständigen lebenslangen Lernen. Vernetzung mit anderen nat. und internat. Bibliotheken & wissenschaftl. Institutionen zum Mehrwert der MUG innerhalb der Scientific Comunity. D U R C H D U R C H Service Optimierung der Arbeitseffizienz & -qualität Organisatorische Innovationen

16 A-BI-Projekte 2009 Service I A-BI-Homepage: zur umfassenden Erschließung des lokalen, nationalen und internationalen Bibliotheksangebotes: : Anpassung an das neue Corporate Design umgesetzt. Ergebnis abrufbar unter laufende Aktualisierung Ausgedehnte Öffnungszeiten der zentralen Bibliothek & des Lernzentrums: Mo-Fr Uhr, Sa/So/Feiertag Uhr

17 A-BI-Projekte 2009 Service II Servicetelefone/Servicepostfächer/Webdienste: Infotheke: Allgemeine Anfragen von Uhr Tel.: Web: Literaturservice: Anfragen zur Zeitschriftenartikelbestellungen und zur Fernleihe von Büchern Tel oder 73061; Fax: 73059; literaturservice@meduni-graz.at Web: literaturservice.html Elektronische Bibliothek: Anfragen zur Nutzung der lizenzierten E-Ressourcen Tel oder 73066; elektronischebibliothek@meduni-graz.at Web: elektronische bibliothek.html Literatureinkauf: Anfragen zu Buchbestellungen Tel ; Fax : literatureinkauf@meduni-graz.at Web: kauf_safe.html (Password-geschützter interner Bereich)

18 A-BI-Projekte 2009 Service III Newsletter, Aktuelles, etc: RSS-Feed: Aktuelles Newsflash und News der MUG: regelmäßige Beiträge Ask a Librarian : Ausbau der persönlichen Beratung; 14-tägiger Fixtermin mit dem zuständigen Fachreferenten nach Voranmeldung Beitrag zur internen Weiterbildung: Ausbau der MUG-internen Vortragstätigkeit der ExpertInnen der A-BI (Steinrisser: Informationskompetenz I; Pavlovic: Informationskompetenz II) teilweise outgesourced wird nach Bedarf laufend angeboten und adaptiert

19 A-BI-Projekte 2009 Service IV Jahresbericht: Darstellung und Versendung (Post, , News, )der Meilensteine des vergangenen Jahres durch strukturiertes Reporting Informations- und Werbematerialien: Mit Hilfe der Tools der MUG-internen Kommunikation (Broschüre, Poster, ). online abgeschlossen in Printform (Poster, Infomaterial für Roadshow abgeschlossen laufende Adaptierung und Erweiterung

20 A-BI-Projekte 2009 Optimierung der Arbeitseffizienz & -qualität Zielgerichtete Ausbildung der MitarbeiterInnen: derzeit laufendes Schulungsprogramm: Professionelle Kommunikation am Arbeitsplatz gemeinsam mit der Stabstelle für Personalentwicklung für alle MitarbeiterInnen im Info-Dienst (WS 2008) Fertigstellung der Aleph-Medonline- Schnittstelle zur automatisierten Übernahme von Kundendaten zur Optimierung der Benutzerverwaltung im Ausleihbereich in Kooperation mit dem Bereich IT ( ) Kooperative Bibliotheksprojekte zum gemeinsamen (und dadurch kostensparenden) Erwerb und Nachweis elektronischer Medien zb Kooperation E-Medien, Bibliothekenverbund, elektronische Langzeitarchivierung : in Umsetzung durch B- IT & A-BI befindlich: Abschluss voraussichtlich Anfang Juli 2009 (Projektmeldung durch B-IT) : aber laufende Erweiterung

21 A-BI-Projekte 2009 Organisatorische Innovationen Verbesserung des Serviceangebots im Lernzentrum der Bibliothek: Durch Umschichtung von frei gewordenen Personalressourcen aus dem Zeitschriftenbereich zur erweiterte Kundenbetreuung auch tagsüber (ab WS 2008) Neugestaltung der Bibliothekshomepage im neuen CMS der MUG in Kooperation mit dem Bereich IT (2008 -) Projekt: Ausbau der Kommunikation mit den WissenschafterInnen und des Angebots der Bibliothek der Medizinischen Universität Graz zur optimierten Nutzung der Ressourcen (2007 -) sog. Road Show : Anpassung an das neue Corporate Design umgesetzt. Ergebnis abrufbar unter laufende Aktualisierung in Umsetzung durch A-BI befindlich: Abschluss 15. Mai 2009

22 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!