Wie KMU von der Cloud profitieren

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1 Wie KMU von der Cloud profitieren Version: Autor: Februar 2016 Dr. Pascal Sieber und Michel Centi Dr. Pascal Sieber & Partners AG

2 Inhalt 1 Ausgangslage 3 2 Was ist Cloud Computing? 3 3 Was sind die Vorteile von Cloud-Diensten 4 4 Beispiel Ausgangslage Ziel Cloud Strategie Herausforderungen bei der Umsetzung Unterstützung durch Cloud Broker 8 5 Ausblick 9 6 Ansprechpartner für die Diskussion 10 Dr. Pascal Sieber & Partners AG 2

3 1 Ausgangslage Die Informatikbranche hat ein neues Schlagwort: Cloud Computing. Dahinter verbirgt sich eine enorme Industrialisierung in der Art und Weise wie Informatik-Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Firmen wie Microsoft, Amazon und viele mehr, haben in den letzten 15 Jahren dutzende von Milliarden in diese Industrialisierung investiert. Jetzt ist es möglich, IT aus der Steckdose zu beziehen. Davon profitieren auch kleine und mittelgrosse Unternehmen (KMU), denn dank der IT aus der Steckdose wird die IT einfacher zu beziehen und kostengünstiger sein. Um von dieser Chance zu profitieren, muss das Management verstehen, wie die neuen Angebote genutzt werden können. Ist die Kompetenz intern nicht vorhanden und lohnt es sich nicht, diese aufzubauen, so helfen sogenannte Cloud Broker weiter. 2 Was ist Cloud Computing? Cloud-Computing-Dienste gibt es auf jeder Ebene der IT (vgl. Abbildung 1). Cloud Clients: Dank moderner Cloud-Technologien ist es möglich, ein beliebiges Endgerät (z.b. ein Tablet) zu nutzen, um auf Cloud-Services zuzugreifen. Das hat den Vorteil, dass die Anwender/innen mit jedem beliebigen Gerät jederzeit auf ihre Daten und Programme zugreifen können, ohne dass etwas auf einem Gerät installiert werden muss, ausser dem Internet-Browser. Infrastructure as a Service (IaaS) : Basis ICT-Infrastruktur Komponenten wie Server, Speicherplatz, Netzwerkmanagement und ähnliches werden in der Cloud so zur Verfügung gestellt, dass die benötigte Kapazität in kürzester Zeit automatisiert bereitgestellt und jederzeit angepasst werden kann. Statt eigene ICT-Infrastruktur zu kaufen, zu installieren und zu betreiben, bietet IaaS all dies auf Knopfdruck an. Plattform as a Service (PaaS): Auf der Basis von IaaS bieten verschiedene Anbieter weiterführende Dienste an. Beispielsweise ist eine Datenbank, ein Webserver, ein Software- Entwicklungs-Tool ebenfalls auf Knopfdruck für die IT abrufbar. Software as a Service (SaaS): SaaS der am höchsten aggregierte Cloud-Dienst. Diese Dienste sind so aufgebaut, dass eine Software wie ein Adressmanagement-System, ein Beschaffungssystem oder ein Finanzbuchhaltungssystem über das Internet zur Verfügung gestellt wird. Einer der Vorreiter für SaaS ist die Firma Salesforce. Ihre CRM-Lösung konnte man war von Beginn an nur im SaaS-Modus nutzbar. Mittlerweile haben alle grossen Software-Anbieter wie Oracle, Microsoft, SAP nachgezogen, und selbst die führenden Schweizer Software-Anbieter wie Abacus bieten ihre Software als SaaS an. Dr. Pascal Sieber & Partners AG 3

4 Abbildung 1 : Ebenen der IT. 3 Was sind die Vorteile von Cloud-Diensten Mit der Nutzung von Cloud Services sollten geschäftliche Ziele verbunden sein. Dies können realistisch betrachtet, zum Beispiel folgende Ziele sein. Freilich stehen diesen Zielen jeweils neue Risiken oder Nachteile gegenüber: Vorteile von Cloud Services Senken der Ausfallrisiken Senken der internen Abhängigkeiten (Abhängigkeit von Schlüsselpersonen) Senken der Infrastruktur-Kosten, insbesondere der Investitionsintensität (CapEx) Senken der Fixkosten Senken der Komplexität und damit der benötigten Management-Kapazität Tabelle 1: Mögliche Vorteile von Cloud-Diensten. Daraus abgeleitete Risiken Abhängigkeit von externen, oft sehr grossen Anbietern. Abhängigkeit von externen, oft sehr grossen Anbietern. Steigerung der operationellen Aufwendungen (OpEx). Management der variablen Kosten, um eine Netto-Kostensteigerung zu verhindern. Aufbau neuer Fähigkeiten zum Management der Lieferanten und Verträge wird notwendig Dr. Pascal Sieber & Partners AG 4

5 Je nach Ausgangslage und Bedürfnisse sind die einen oder anderen Cloud Services für ein Unternehmen geeignet. Um vom Ist-Zustand zu einer vermehrten Nutzung der Cloud-Services zu gelangen muss eine eigentliche Transformation vorgenommen werden. Diese Transformation betrifft alle Unternehmensebenen und reicht meistens bis an die Arbeitsplätze aller Mitarbeitenden. Im Folgenden dient ein Beispiel dazu, diese Transformation anzudeuten. Abbildung 2: Kostenvergleich Cloud-Infrastruktur vs. lokale Server-Lösung. Quelle: Die ProCloud AG bietet Cloud-Dienste sowie deren Integration an. Die Darstellung der Kosten ist also symbolisch zu verstehen. 4 Beispiel 4.1 Ausgangslage Die Beispiel AG beschäftigt 280 Mitarbeitende und erwirtschaftet einen Umsatz von 42 Mio. CHF. Sie ist in der Schweiz, in Deutschland, Italien, England und Frankreich tätig und betreibt ein Fertigungs- und Montagegeschäft. Kunden sind Betreiber von öffentlichen Gebäuden wie Filialen von Detailhändlern, Banken sowie Betreiber von privaten Gebäuden. Die interne Informatik-Abteilung beschäftigt 5 Mitarbeitende. In der Geschäftsleitung wird die IT vom Finanzchef vertreten. Die ICT-Infrastruktur wird an zwei Standorten redundant betrieben. Dr. Pascal Sieber & Partners AG 5

6 Für die Arbeitsplätze und die Unterstützung der Anwender/innen ist in jedem Land eine andere, lokale IT-Firma beauftragt. Das Software-Portfolio umfasst SAP als Kernanwendung sowie eine Reihe von Eigenentwicklungen und Spezialanwendungen für die Erstellung von Offerten, die Logistik, die Beschaffung, den Datenaustausch mit den Lieferanten. Die Firma wächst derzeit durch die Akquisition von Unternehmen in neuen Zielländern, die als Vertriebspartner und teilweise auch als Fertigungsstandorte dienen. Die Herausforderung der IT liegt in: Die Zeit zur Einführung neuer Prozessoptimierungen ist zu lang. Die Integration neu akquirierter Unternehmen im Ausland dauert zu lange. Die Kosten für Installation und Betrieb sowie die ständige Aktualisierung der Software auf allen Endgeräten steigt rasant und überproportional zur Anzahl Anwender/innen an. Die Sicherheitsvorgaben werden schon seit Jahren nicht mehr eingehalten, weil die Zeit fehlt, um alle Sicherheitsstufen überall nachzuführen. 4.2 Ziel Die Geschäftsleitung hat in dieser Situation eine Analyse angestossen, die zeigen soll, wie die Beispiel AG von Cloud-Diensten profitieren kann. Dabei gab es vorerst keine Einschränkungen, was den Ort der Datenspeicherung sowie die Rolle der internen IT betreffen. Ziel der Analyse sollte es sein, frei von gewachsenen Strukturen und Vorgaben die Chancen aufzuzeigen. 4.3 Cloud Strategie Die Analyse hat gezeigt, dass die eigenen Rechenzentren ersetzt, und die Arbeitsplätze über einen Cloud-Dienst gemanaged werden können. Die Kernapplikation SAP muss allerdings weiterhin als Client-Server-Lösung betrieben werden und kann erst mittelfristig durch eine SaaS-Lösung (voraussichtlich ebenfalls von SAP) abgelöst werden. Da die Customer Relationship Management Software ohnehin ersetzt werden soll, kann die Beispiel AG dafür gleich von Anfang auf eine SaaS-Lösung setzen. Dadurch, dass aber vorerst noch reine SaaS-Lösungen mit Client-Server-Lösungen kombiniert betrieben werden, entschied sich die Beispiel AG für den Aufbau einer hybriden Gesamtlösung bestehend aus SAP Cloud4Customers als SaaS-Lösung, verschiedene SAP-Module wie Finanzen, Fertigungsunterstützung als Client-Server-Lösung sowie Office 365 für das Desktop-Publishing. Bereich Erster Schritt Weiterführende Strategie Office Tools Office 365 von Microsoft als SaaS-Lösung Umsetzung des Dokumentenmanagements und des Intranets auf Office 365 resp. Nachfolgediensten. Dr. Pascal Sieber & Partners AG 6

7 SAP-Betrieb CRM Arbeitsplätze Betrieb auf einer Private Cloud bei einem Dienstleister als PaaS und Rückbau der eigenen Rechenzentren nach Ablauf der Amortisationszeiten SAP Cloud4Customers als SaaS-Lösung Schrittweiser Abbau der thick clients und Ersatz durch thin clients ; Aufbau von virtualisierten Arbeitsplätzen bei einem Provider aus den USA. Thick Clients für spezielle Arbeitsplätze im Engineering. Umstellung auf SaaS-Lösungen von SAP. Gänzlicher Abbau der thick clients. Tools Weiterhin lokale Installation aller Tools, die nur von wenigen benutzt werden, wie CAD-Software und Betrieb weniger inhouse Server jeweils direkt am Standort der Anwender/innen. Tabelle 2: Cloud Strategie der Beispiel AG. Nutzung eines IaaS-Dienstes und gänzlicher Abbau der lokalen Server. Schrittweise Ablösung der Software-Tools durch entsprechende SaaS-Tools. 4.4 Herausforderungen bei der Umsetzung Die Hersteller und Dienstleister bieten heute bereits stabile Cloud-Dienste an. Allerdings stellen sich bei der Kombination verschiedener Dienste neue Herausforderungen: Zwischen den Applikationen sind Schnittstellen definiert. Sie dienen der Identifikation der Benutzer/innen, dem Datenaustausch und auch dem Datenzugriff von einer auf die andere Applikation. Diese Schnittstellen mussten neu konfiguriert werden und teilweise mussten sie bei der Beispiel AG sogar abgelöst werden durch neue Technologien. Jeder Cloud-Provider arbeitet mit seiner eigenen Architektur, die man kennen muss, um die Schnittstellen korrekt konfigurieren zu können. Die benötigte Kapazität jedes Cloud-Dienstes wurde vor der Transformation geschätzt und bei allen haben sich die Analysten der Beispiel AG verschätzt. Die Intensität der Nutzung hat sich beispielsweise in den SAP-Anwendungen schlagartig erhöht. Grund dafür war wohl die jetzt viel einheitlichere und länderübergreifende Nutzung. Dies hat viele Anwender/innen dazu bewogen, von lokalen Excel-Lösungen definitiv auf SAP umzustellen, und so ist die Liste der Anfragen für Verbesserungen unerwartet lang geworden. Die Sicherheitsvorgaben der Cloud Provider sind unterschiedlich. Es war deshalb nicht trivial, dafür zu sorgen, dass die Anwender/innen auf allen Anwendungen und Datenablagen die richtigen Zugriffsrechte erhielten. Da sich Zugriffsrechte regelmässig ändern, weil jemand die Rolle in der Dr. Pascal Sieber & Partners AG 7

8 Organisation wechselt, neu dazu kommt oder weggeht, musste ein neues Rollen- und Sicherheitskonzept aufgebaut werden, und die interne IT musste darin geschult werden, dieses Konzept in der neuen Umgebung aufrecht zu erhalten. Jeder Cloud-Anbieter hat sein eigenes Preismodell. Es war deshalb nicht einfach, die wahren Betriebskosten nach der Umstellung zu eruieren. 4.5 Unterstützung durch Cloud Broker Unterschiedliche Preismodelle, diverse Architekturen, viele verschiedene Ansprechpartner sorgen dafür, dass es für ein KMU schwierig wird, den Service für die Mitarbeitenden rund um die Uhr aufrecht zu erhalten. In einer solchen Kette von Diensten ist bekanntlich das schwächste Glied der Massstab für die Stabilität und Sicherheit. Es muss beispielsweise nur die Benutzer- Identifikation beim Internet-Service-Provider schief gehen, und schon kann der entsprechende Mitarbeiter überhaupt nicht mehr arbeiten. Früher konnte er wenigstens noch mit den lokalen Anwendungen weiterarbeiten und so war es nicht so schlimm, wenn z.b. die Buchhaltung mal einen Tag keinen Zugriff auf das Internet hatte. Alle Dienste werden von den jeweiligen Providern auch regelmässig auf den neusten technischen Stand gebracht. Dabei kann es sein, dass Einstellungen erneuert werden müssen, damit die spezifische Konfiguration und alle Schnittstellen weiterhin reibungslos laufen. Viele KMU suchen nach Unterstützung beim Design der Cloud-Nutzung für ihr Unternehmen. Die IT-Service-Provider springen zum Teil in diese Lücke, indem sie den Kunden das Abonnieren und Integrieren, teilweise auch das Verhandeln mit den Cloud-Dienste-Anbietern gegen Bezahlung abnehmen. Ein Cloud Broker ist grundsätzlich ein Anbieter, der möglichst unabhängig von den Cloud-Dienste- Anbietern die optimale Kombination von Cloud-Diensten für eine Firma verhandelt und so integriert, dass die Gesamtlösung stabil, sicher und effizient zur Verfügung steht. Die Rolle des Brokers kann es sein, einfach die Arbeit zu übernehmen, damit das KMU Zeit spart. Zusätzlich kann der Broker Erfahrungen mit den Cloud-Dienste-Anbietern einbringen, die ein KMU selbst nicht hat. Viele IT-Dienstleister bieten zudem an, direkt mit den Cloud-Dienste-Anbietern zu verhandeln, und die bieten Zusatz-Dienste an wie zum Beispiel die Überwachung der Dienste, die Konfiguration und Programmierung von Schnittstellen, das Anschliessen von Druckern, die Konfiguration der Endgeräte oder zusätzliche Sicherheitssysteme und Abrechnungsmodule. Dr. Pascal Sieber & Partners AG 8

9 5 Ausblick Die Verwaltung und Integration verschiedener Cloud-Dienste kann zunehmend auch automatisiert werden. Der Cloud Broker kann in Zukunft also auch eine Software sein. Damit befasst sich beispielsweise die ZHAW ( Die einzelnen Dienste sind heute also schon auf hohem Industrialisierungsstandard. Die Dienste sind entsprechend günstig geworden. Der nächste Schritt wird die Automation des Cloud Brokering sein, immer mit dem Ziel, dass es für die KMU immer einfacher wird, sich die nötigen IT-Dienste über eine Internet-Plattform ohne vertiefte technische Kenntnisse zusammenzustellen und sie so als IT aus der Steckdose einzukaufen. Im Moment kann davon ausgegangen werden, dass es sich für die meisten Firmen und Organisationen lohnt, das Potential zur Kostenoptimierung und Komplexitätsreduktion dank Cloud- Diensten durch eine Evaluation zu ergründen, um dann zu entscheiden, wie schnell sie und über welchen Weg sie die Transformation zur immer stärkeren Nutzung von IT aus der Steckdose einschlagen soll. Denn eines ist sicher: In zehn Jahren wird die schon die nächste Welle der Industrialisierung in der IT vorüber gezogen sein, und spätestens dann wird jede Firma Cloud-Computing nutzen. Interessengruppe EuroCloud Swiss: Die IG EuroCloud Swiss bezweckt die Förderung von Cloud Computing in Theorie und Anwendung und den Einsatz Technologien, Konzepten und Methoden und verwandte Themen in der Schweiz. Sie vertritt die Interessen der Cloud Computing Community in der Schweiz und fördert den Austausch mit anderen Personen und nationalen und internationalen Organisationen. Dr. Pascal Sieber & Partners AG 9

10 6 Ansprechpartner für die Diskussion Dr. Pascal Sieber Michel Centi Dr. Pascal Sieber & Partners AG 10