Allgemeine Aufgaben duales System

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1 Allgemeine Aufgaben duales System Stand: 08/2015

2 Wir machen Ihren Abfall zum Sekundärrohstoff Information Kommunikation Verwertung und Vermarktung Monomaterial Glashütte / Altglasaufbereiter Haushalte / Anfallstellen Erfassungsdienstleiser Sortieranlage Verwertung und Vermarktung Papierfabrik Stahlwerk / Weißblechaufbereiter Alu-Schmelzwerk / Alu-Aufbereiter Kunststoffverwerter Verbundverwerter Energetische Verwertung / EBS Verbrennung Sortierreste 1

3 Kunde/Inverkehrbringer duales System Dienstleister Hersteller Vertragsverhandlungen/Service Handel Lizenzverträge, festgelegte Vertragslaufzeiten Mengenmeldung pro Fraktion über EDV-System Rechnung über Lizenzmenge, abhängig von Material und Gewicht,1x Monat/ Quartal/Jahr Lizenzmengenbestätigung p.a. Management Verpackungsrecycling j Lizenzierung/ Vertrieb k Clearingstellenmeldungen l Entsorgungsmanagement/ Einkauf m Mengenstrommanagement n Finanzmanagement o IT-gestützte Prozesssteuerung, Personal und Verwaltung j bis o siehe Anlage Erfasser Ausschreibungen Logistikoptimierung /Verträge Sortieranlage Abstimmungs-/ Mitbenutzungsverträge Logistikoptimierung Aufbereitung/ Vermarktung Kommunen Erfassung bei Haushalten und Großverbrauchern Entsorgerverträge, Vertragslaufzeit: ca. 3 Jahre Mengenmeldung pro Fraktion über EDV-System Rechnung Wiegescheine, Verwertungsbelege Verträge: 3 Jahre Nebenentgelte (ca %; für Bürgerinfo /Standplatzreinigung) Mengenstromnachweis (Dokumentation gegenüber den Umweltbehörden) 2

4 Management Verpackungsrecycling Jeder sogenannte Erstinverkehrbringer aus Handel und Industrie ist in Deutschland verpflichtet, die von ihm in Verkehr gebrachten Verpackungen bei einem dualen System zu lizenzieren. Den rechtlichen Rahmen hierfür stellen die Verpackungsverordnung und die Ausführungsbestimmungen der Länder-Arbeitsgemeinschaft Abfall (LAGA) in ihrer Mitteilung 37 (M37) dar. Durch die Lizenzierung wird die Entsorgung und Wiederverwertung von Verpackungen sichergestellt. Zentrale Aufgabe der dualen Systeme ist das Managen des Verpackungsrecyclings von der Lizenzierung über die Erfassung, Sortierung und Verwertung bis hin zur gesetzeskonformen Dokumentation. Lizenzierung/Vertrieb Duale Systeme, die im Wettbewerb zueinander stehen, akquirieren Tausende von Erstinverkehrbringern mit dem Ziel, mit diesen Verträge zu schließen, um deren Verpackungen zu lizenzieren. Vor jeder Angebotserstellung steht zuallererst eine umfassende Beratung. Hierbei wird den Erstinverkehrbringern erklärt, welche Pflichten sich für sie aus der geltenden Verpackungsverordnung (VerpackV) sowie den Ausführungsbestimmungen der Vollzugsbehörden (LAGA M37) ergeben und welche Verpackungen genau unter Verkaufsverpackungen fallen, was Teile des Produkts sind oder z. B. pfandpflichtige Einweggetränkeverpackungen, die nicht lizenzierungspflichtig sind. Darüber hinaus wird ihnen Hilfestellung bei der Bestimmung von Verpackungsmaterialien gegeben und umfassend erklärt, welche wichtigen Gesetzesänderungen sie beachten müssen. Nach den Beratungsgesprächen wird der spezifische Bedarf des potentiellen Kunden ermittelt und ein auf ihn individuell abgestimmtes Angebot erstellt. Kommt es zum Vertragsabschluss, garantieren die dualen Systeme hierbei ihren unter Vertrag genommenen Erstinverkehrbringern die Erfüllung aller gesetzlichen Verpflichtungen aus der Verpackungsverordnung. Hierfür erhalten die Erstinverkehrbringer jährlich von ihren dualen Systemen eine Lizenzmengenbestätigung, die sie als Nachweis für die Erstellung ihrer Vollständigkeitserklärung benötigen und damit den Nachweis der Gesetzeskonformität erbringen. Im Einzelnen sind die Aufgaben: - Beratungs- und Akquisegespräche mit Erstinverkehrbringern - individuelle Angebotskalkulation - Angebot und Angebotsbesprechung - Preisverhandlungen - Nachkalkulation - Vertragserstellung und Vertragsverhandlungen - Vertragsabschluss: Verträge werden i.d.r. über 1-2 Jahre abgeschlossen - regelmäßige Abrechnung der in Verkehr gebrachten Mengen mit jedem Erstinverkehrbringer (meist monatlich bei weit über Erstinverkehrbringern) - Lizenzmengenbestätigung für Kunden - jährliche Meldung aller Lizenzmengen pro Fraktion pro Kunde an die DIHK

5 - während Vertragslaufzeit: o jederzeit umfassende Betreuung der Kunden bezüglich Lizenzierung, Information über Marktgeschehen und künftige Entwicklungen o Vorhalten einer Kundenhotline zur Beantwortung von Fragen o Bereitstellung von Internetportalen zur Abrechnung der Lizenzmengen durch Kunden o Prüfung und Buchung von mindestens Abrechnungen mit jeweils bis zu 8 Materialfraktionen pro Jahr ( über alle dualen Systeme bis zu Datensätze) sowie Erstellung, Buchung und Versand von Rechnungen inkl. Mahnwesen pro Jahr zuzüglich ggf. erforderlicher Korrekturen, die von Kundenseite erfolgen o Ausstellung von CO 2-Zertifikaten o Unterstützung bei der Verwiegung von Verpackungen und Materialeinstufung Clearingstellen-Meldungen Alle dualen Systeme melden quartalsweise im Voraus der Clearingstelle die geplanten Lizenzmengen ihrer unter Vertrag genommenen Kunden (Planmengenmeldung), damit die Mengen und Kosten nach Marktanteilen den dualen Systemen zugeordnet werden können. Zusätzlich erfolgt jährlich eine abschließende Ist-Mengenmeldung. Mit dieser werden die zuvor abgegebenen Plan-Mengenmeldungen abgeglichen und die Markt- und Kostenanteile gegebenenfalls korrigiert. - alle dualen Systeme schließen einen Vertrag mit der Gemeinsamen Stelle - jedes duale System errechnet seine Planmengen pro Quartal für unterschiedliche Fraktionen (Papier/Pappe/Kartonagen [PPK], Leichtverpackung [LVP] und Glas) - die errechneten Planmengen werden durch eine Wirtschaftsprüfergesellschaft aus einem festgelegten Pool von Wirtschaftsprüfern der Gemeinsamen Stelle auf Plausibilität und Richtigkeit geprüft - alle Meldungen erfolgen an einen unabhängigen Dritten der Clearingstelle - Ermittlung der Vertragsmengenanteile (Marktanteile) durch den unabhängigen Dritten (ebenfalls ein Wirtschaftsprüfer) der Gemeinsamen Stelle - jährliche Istmengenmeldung aller unter Vertrag genommenen Fraktionsmengen, ebenfalls durch Pool-Wirtschaftsprüfer auf Plausibilität und Richtigkeit geprüft - Berechnung der tatsächlichen Marktanteile über die Istmengen - Mengenverteilung und Erfassungskostenzuordnung nach Marktanteilen - Nebenentgeltzuordnung nach Marktanteilen - alle dualen Systeme bezahlen jährlich insgesamt ca. 130 Millionen Euro für Bürgerinformation und Standplatzreinigung an die Kommunen 2

6 Entsorgungsmanagement Der Einkauf aller Entsorgungsdienstleistungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette von der Erfassung über die Sortierung/Aufbereitung bis hin zur Verwertung wird unter Berücksichtigung ökologischer und ökonomischer Aspekte in diesem Bereich gebündelt im Einzelnen: - bundesweite Ausschreibung der Erfassungsdienstleistungen für Leichtverpackungen sowie Glas für mehr als 800 Vertragsgebiete - bundesweite Ausschreibung der Sortier-, Aufbereitung- und Verwertungsleistungen für Leichtverpackungen und Glas in mehr als 800 Vertragsgebieten unter Berücksichtigung von IT-basierten Optimierungsprogrammen, welche auf Basis ökonomischer und ökologischer Gesichtspunkte optimale Logistik- und Verwertungswege ermitteln - Verhandlung sowie Abschluss von Abstimmungs- u. Nebenentgeltvereinbarungen mit öffentlich-rechtlichen Entsorgern in über 400 Vertragsgebieten - Abstimmung der Erfassungssysteme für Leichtverpackungen sowie Glas mit öffentlich-rechtlichen Entsorgern in mehr als 400 Vertragsgebieten - Verhandlung sowie Abschluss von Verträgen in der Fraktion Papier/Pappe/Kartonagen (PPK) in über 800 Vertragsgebieten - Vertragsmanagement von ca Verträgen mit öffentlich-rechtlichen Entsorgern und Entsorgungsunternehmen - kontinuierliches Mengencontrolling und monitoring in über Vertragsgebieten - dadurch Verbesserung und Optimierung der Sortiertechniken und Ausbringungsraten sowie ständige Qualitätskontrolle des Erfassungsmaterials insbesondere im Hinblick auf Fehlbefüllungen (Restmüll etc.) Mengenstrom-Management Eine Dokumentation aller Mengendaten entlang der Wertschöpfungskette sowie ein kontinuierliches Monitoring dieser Informationen ist unabdingbar: 3 - permanentes Controlling und Monitoring der seitens der Entsorgungspartner und Verwerter gemeldeten Istmengen - Abgleich mit Plandaten der Lizenzierung - Ergreifen von Maßnahmen zur Sicherstellung der Erfüllung der Pflichten aus der Verpackungsverordnung (z. B. Verwertungsquoten) - Erstellung der Mengenstromdokumentation o in Verkehr gebrachte Mengen (Lizenzmengen) o erfasste Mengen o sortierte Mengen o verwertete Mengen - Überprüfung und Bescheinigung durch einen unabhängigen Sachverständigen - Hinterlegung der Mengenstrom-Bescheinigung bei der DIHK - Übergabe von Mengenstromunterlagen an die Umweltbehörden der Länder - jährliche Prüftermine mit den Umweltbehörden der Länder

7 Finanzmanagement Es findet ein ständiger Abgleich der Rechnungen von Erfassern, Sortierern und Verwertern statt. Die dualen Systeme managen die kompletten Finanzströme zwischen Herstellern, Handel, Entsorgern, Behörden und Kommunen und kontrollieren den ordnungsgemäßen Ablauf. Dies bedeutet in der Praxis eine monatliche Kontrolle von über Transaktionen durch die dualen Systeme. - Management der kompletten Finanzströme zwischen Herstellern, Handel, Entsorgern, Behörden und Kommunen - Bearbeitung von Eingangsrechnungen pro Jahr und pro dualem System - Überprüfung der Rechnungen auf korrekte vertragliche Abrechnung sowie Anweisung von Zahlungen - Erstellung und Buchung von Verwertungsrechnungen bzw. Verwertungsgutschriften pro Jahr - Erstellung von Ausgangsrechnungen inklusive Mahnwesen - Controlling-Funktion über die ordnungsgemäße Abrechnung und Prüfung von Gutschriften sowie Rechnungen IT-gestützte Prozesssteuerung, Personal und Verwaltung Die hochkomplexe Prozess- und Verwaltungssteuerung wird gestützt durch automatisierte Datenverarbeitungssysteme z.b. ERP-, Business Intelligence-Systeme, Abrechnungs- oder Entsorgerportale. Die Geschäftsprozesse werden kontinuierlich über spezielle IT-Systeme optimiert. Eine kompetente Administration im Back Office eines dualen Systems garantiert den Kunden einen stets reibungslosen Ablauf der komplexen Materie der Verpackungslizenzierung. Neben einer leistungsstarken IT bilden gut qualifizierte Mitarbeiter die Basis für den Erfolg des Unternehmens. - Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen eines dualen Systems - automatisierte Weiterverarbeitung der Meldedaten auf Abrechnungs- und Entsorgerportalen sowie Steuerung und Optimierung aller Geschäftsprozesse über IT- und ERP-Systeme - Versorgung mit IT-Infrastrukturen und Telekommunikationssystemen als Fundament für IT-Services - Administration, Wartung und Optimierung der Infrastruktur sowie die Durchführung regelmäßiger Datensicherungen, Updates und Sicherheitsprüfungen - Personalplanung, -beschaffung, -entwicklung, -verwaltung und Entgeltabrechnung - operative Umsetzung strategischer Personalentscheidungen der Geschäftsführung - Bindeglied zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und der Unternehmensleitung - Fuhrpark- und Versicherungsmanagement - Einkauf von Büro-sowie Verbrauchsmaterialien - Organisation von Dienstreisen und Verwaltung von Mietobjekten 4