Steffen Donner, Roche Diagnostics GmbH

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Kristian Brahms
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1 Einführung einer Veranstaltungsrichtlinie bei Roche Diagnostics in Deutschland VDR-Herbsttagung 2010 in Leipzig, Steffen Donner, Roche Diagnostics GmbH

2 Das Wichtigste auf einen Blick Gegründet 1896 in Basel Gründerfamilien halten die Mehrheit der Aktien Rund Mitarbeitende Aktiv in 150 Ländern auf allen Kontinenten Verkäufe 2009: rund 49 Milliarden Schweizer Franken (32,5 Mrd. Euro)* Klare Fokussierung auf den Healthcare-Bereich Spitzenposition in Pharma, weltweit bedeutendster Anbieter von Krebsmedikamenten sowie Marktführer in Virologie Führend in der In-vitro-Diagnostik Einzigartiges Innovationsmodell Investition in Forschung und Entwicklung in 2009: rund 10 Mrd. CHF (~6,6 Mrd. EUR = ~18 Mio. EUR / Tag)* * Durchschnittl. Wechselkurs 2009: 1 EUR = 1,50926 CHF

Euro)* Klare Fokussierung auf den Healthcare-Bereich Spitzenposition in Pharma, weltweit bedeutendster Anbieter von Krebsmedikamenten sowie Marktführer in

3 Ausgangssituation ca Veranstaltungen pro Jahr ca. 400 Auftraggeber Viele Direktbuchungen von Veranstaltungen direkt aus den Fachbereichen (Sekretariaten) und dadurch fehlende Transparenz über Art, Zahl, Kosten und Nutzen der Veranstaltungen Häufige Buchung in Hotels ohne Roche-Rahmenvertrag und dadurch höhere Raten und schlechtere Storno- oder Depositbedingungen Keine Kompensationsmöglichkeit von Stornokosten Keine verbindlichen, klaren Zuständigkeiten hinsichtlich Planung, Organisation und Beauftragung der verschiedenen Veranstaltungsarten Probleme im Rechnungswesen Rechnungen sind oft unvollständig (z.b. Bewirtungsbogen, Einzelbelege), Ansprechpartner sind schwierig identifizierbar, Rechnungen entsprechen nicht den steuerlichen Vorgaben. Regularien (Richtlinien, Kodices) werden aus Unwissenheit nicht beachtet.

Buchung in Hotels ohne Roche-Rahmenvertrag und dadurch höhere Raten und schlechtere Storno- oder Depositbedingungen Keine Kompensationsmöglichkeit von Stornokosten Keine verbindlichen, klaren

4 Zielsetzung Klare Zuständigkeiten Einheitliche, standardisierte Einkaufs- und Buchungswege durch verbindliche Nutzung eines MICE-Tools (MICE = Meetings, Incentives, Conferences, Events) Transparenz über das gesamte Roche Buchungsvolumen und die Kosten Verbesserte Verhandlungsposition beim Abschluss von Rahmenverträgen Reduzierung der internen Prozesskosten Einsparungen hinsichtlich Veranstaltungskosten (Hotelraten, Tagungspauschalen, Stornokosten) Eine verbindliche Richtline für alle Veranstaltungsarten im Unternehmen Definition von Kennzahlen/KPIs als Steuerungsinstrument Regelmäßiges Reporting

Abschluss von Rahmenverträgen Reduzierung der internen Prozesskosten Einsparungen hinsichtlich Veranstaltungskosten (Hotelraten, Tagungspauschalen,

5 Umsetzung Implementierung eines Buchungstools für Tagungen und Events (hotel&event.bs) (Anfang 2010) Einführung einer Veranstaltungsrichtlinie (November 2010) Klare Regelung hinsichtlich Zuständigkeiten Standardisierte, verbindliche Prozesse hinsichtlich aller relevanter Themen, einschließlich Werbematerialien, Restaurantbesuche oder Kongressteilnahmen

Regelung hinsichtlich Zuständigkeiten Standardisierte, verbindliche Prozesse

6 MICE Shop (1) Der Roche MICE Shop ist eine webbasierte Buchungsplattform für die Buchung von Tagungshotels im deutschsprachigen Raum. Vom Hoteleinkauf bis hin zur Abwicklung wird der gesamte Beschaffungsprozess mit folgenden Schritten im System abgedeckt: Einstellen der Buchungsanfrage Versand der Anfrage an Hotels Erhalt und Vergleich der Angebote Buchung / Vertragsabschluss Kommunikation mit den Hotels

Vom Hoteleinkauf bis hin zur Abwicklung wird der gesamte Beschaffungsprozess mit folgenden Schritten

7 MICE Shop (2) Bei den Buchungen über den Roche MICE Shop werden Roche AGBs für den Einkauf und Roche Tagungspauschalen mit definierten Leistungen zu Grunde gelegt. Dies führt zu besserer Vergleichbarkeit der Angebote und Sicherheit bei den Vertragsbedingungen (Stornierungsbedingungen, Depositzahlungen etc.). Durch die Bündelung aller Buchungen in diesem System werden folgende Vorteile generiert: Optimierung der Einkaufs- und Abwicklungsprozesse über ein Buchungsportal Roche Konditionen als Vertragsgrundlage (Tagungspauschalen und AGBs) Bis dato über 100 Rahmenverträge mit Tagungshotels integriert

Dies führt zu besserer Vergleichbarkeit der Angebote und Sicherheit bei den Vertragsbedingungen (Stornierungsbedingungen, Depositzahlungen etc.).

8 Veranstaltungsrichtlinie Gliederungspunkte: 1. Präambel: Istsituation; Zielsetzung 2. Einleitung: Definition von Veranstaltungen, Hinweis auf bevorzugte Nutzung von Alternativen wie Webex, Video oder Telefonkonferenzen zur Vermeidung von Reisekosten; Hinweis auf interne und externe Vorgaben; Richtlinien oder z.b. Pharma-Kodex 3. Veranstaltungsarten / Zuständigkeiten: entsprechende Matrix als Anlage zur Veranstaltungsrichtlinie (Veranstaltungen/Tagungen in Hotels; Zimmerreservierungen ohne Tagung im Hotel; Restaurantreservierungen, Besuch von Kongressen/Messen; Veranstaltungen auf dem Werksgelände; Fortbildungsmaßnahmen)

Reisekosten; Hinweis auf interne und externe Vorgaben; Richtlinien oder z.b. Pharma-Kodex 3.

9 Veranstaltungsrichtlinie Gliederungspunkte: 4. Roche MICE Shop 5. Veranstaltungsverwandte Themen: Beschaffung von Werbematerial oder Drucksachen; Sponsoring/Spenden; Referentenverträge; Steuerliche Aspekte; Veröffentlichungen 6. Hotel- / Bewirtungsrechnungen Anlagen: Matrix hinsichtlich Zuständigkeiten Informationen hinsichtlich Sicherheit auf Veranstaltungen Details zur Abrechnung

Sponsoring/Spenden; Referentenverträge; Steuerliche Aspekte; Veröffentlichungen 6.

10 Lessons learned Frühes Einbeziehen aller an einer Veranstaltung Beteiligten Eventmanagement, Marketing, Vertrieb, Personal, Kommunikationsabteilung, Einkauf, Finance Darstellen der Verantwortlichkeiten / Ansprechpersonen für alle relevanten Veranstaltungs-Themen Definierte end-to-end-prozesse von der Anfrage bis zur Rechnungsstellung Klare, kontinuierliche Kommunikation auf allen Ebenen

Verantwortlichkeiten / Ansprechpersonen für alle relevanten Veranstaltungs-Themen Definierte

11 Innovation für die Gesundheit

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