Stundensätze richtig kalkulieren

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1 bpa Wirtschaftlichkeit in der ambulanten Pflege 27. Oktober 2015, Sindelfingen Stundensätze richtig kalkulieren Referent: Andreas Heiber, System & Praxis, Bielefeld Kostenrechnung und Preiskalkulation, Stundensätze richtig kalkulieren von Andreas Heiber und Gerd Nett; Vincentz Network, Hannover 2013 System&Praxis SysPra

2 Vorbemerkung (auch in Hinblick auf PSG 2) Einführung von Betreuung als Sachleistung Ablösung 124 Häusliche Betreuung, die nur nicht in BW und NRW umgesetzt ist! Die Preishöhe der (Privatleistung) Betreuungs- und Entlastungsleistung ( 45b) und der Verhinderungspflege ( 39) ist Orientierungspunkt (bei Vergütungsverhandlungen; vor allem, wenn der Preis niedriger ist als der geforderte Sachleistungspreis) gleiche Leistung (Mitarbeiter) = gleicher Preis Entlastungsleistung ( 45 a/b, ab PSG 2) Klarer formuliert, weniger Missbrauchspotential Größerer Personenkreis durch (weitgehend neue Gruppe) Pflegegrad 1 Mehr Konkurrenz durch andere Anbieter? System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 2

3 Vorbemerkung (auch in Hinblick auf PSG 2) Jeder Pflegedienst braucht Verschiedene (private) Stundensätze Betreuung/Hauswirtschaft/Verhinderungspflege Pflegekraft (nur) Hauswirtschaft? Betreuung/Hauswirtschaft /Verhinderungspflege Fachkraft Wegekosten pro Einsatz Stundensätze auch identisch bei allen anderen Privatleistungen! Preise inklusive notwendiger Investitionskosten: ein Preis, kein Zuschlag System&Praxis SysPra

4 Grundlage für eine Preiskalkulation Was gehört zum Stundenpreis 1. Pflege-Personalkosten 2. Leitungs- und Verwaltungskosten 3. Nicht-investive Sachkosten bzw. Sachkosten 4. Risiko-/Gewinnzuschlag Voraussetzung: Kalkulation auf Basis der eigenen Kostenrechnung Differenzierte Kostenrechnung als Grundlage System&Praxis SysPra

5 Grundlage: differenzierte Kostenrechnung Gesamtbetrieb Ambulante Pflege Essen auf Rädern Hausnotruf Fahrdienste Hausmeister Tagespflege Verpflichtende Kostenstellen eines ambulanten Pflegedienstes PflegeV (SGB XI) Andere Kostenträger Sinnvolle Kostenstellen eines ambulanten Pflegedienstes PflegeV (SGB XI) KrankenV (SGB V) Privatleistungen Sozialhilfe (SGB XII) Trägerleistungen Besondere Betriebsteile System&Praxis SysPra

6 Vorschriften zur buchhalterischen Trennung 71 SGB XI: Selbständig wirtschaftende Einrichtung Trennung des Bereichs Pflegeversicherung mit Einnahmen und Ausgaben von anderen Betriebsteilen des Pflegedienstes Geltung der Pflege-Buchführungsverordnung (PBV) Kontenrahmenplan ist verpflichtend, ansonsten Überleitungstabelle Kostenstellen/Träger der PBV nur Muster, ambulant nicht hilfreich! Befreiungsvorschrift der PBV befreit nur von Details der PBV, nicht aber vom Prinzip der Betriebstrennung! Für DATEV-Nutzer: (kostenfreie) Musterkostenrechnung nach dem Muster Heiber vom Steuerberater einsetzbar: Steuerberater fragen!!! System&Praxis SysPra

7 Grundlage: differenzierte Kostenrechnung Sinnvolle Kostenträger eines ambulanten Pflegedienstes PflegeV KrankenV Privat Sozialhilfe Träger Bes. Betriebst. Grundpflege Behandlungspfl. Stundensatz Stundensatz Stundensatz nn Häusliche Betreuung Grundpflege Verhinderungspflege Hauswirtschaft Haushaltshilfe Betreuung 45b Fahrtkosten (ohne Investitionskosten) Fahrtkosten Fahrtkosten Fahrtkosten Fahrtkosten nn Investitionskosten Hinweis: Verhinderungspflege 39 und Betreuung 45b sind keine Sachleistung der Pflegeversicherung, sondern werden privat in Rechnung gestellt System&Praxis SysPra

8 Kostenrechnung und Preiskalkulation Musterhafte Kostenrechnung Aufwendungen: Basis für Preiskalkulation Nur für den Teilbereich SGB XI gilt die Investkostenregelung Zusammenfassung Erträge Gesamt PV KV Soz Pri Trä 1. Erträge Pflege gesamt Erträge Investitionskosten Andere Erträge Erträge Gesamt Aufwendungen 4. Personalaufwendungen Gesamt Zentrale Dienstleistungen Sachkosten Investive Sachkosten Außerordentliche Aufwendungen Aufwendungen Gesamt Gesamt PV KV Soz Pri Trä Differenz System&Praxis SysPra

9 Investitionskosten: Besonderheit in der Pflegeversicherung Was gehört zu den Investitionskosten? Alle Fahrzeugkosten (bis auf Kraftstoffe, Steuer, Versicherung) Büro (Miete, Abschreibung etc.) Büroausstattung (bis auf Verbrauchsgüter) Wie werden Investitionskosten SGB XI in BW finanziert? Keine Landeszuschüsse, Weiterberechnung an Privat Falls Sozialhilfeträger Zuschüsse übernehmen soll, Vereinbarung 75 SGB XII schließen Meist als Tagespauschale Wer nicht weiterberechnet, wie finanziert er diese Kosten? System&Praxis SysPra

10 Hinweise für die Kontierung (zur einfachen Kostenrechnung) Ertragskonten zur Kostenstelle Pflegeversicherung gehören Pflegestufe 0 bis Härtefall (alle Kostenträger) Beratungsbesuche 37.3 Zu den Privatleistungen gehören Leistungen der Kostenerstattung SGB XI 39 Verhinderungspflege 45b Zusätzliche Betreuungs- und Entlastungsleistungen System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 10

11 Hinweise für die Kontierung (zur einfachen Kostenrechnung) Aufwandskonten Personalkosten Differenzierung der Personalkosten nach Berufsgruppen Leitungskräfte (PDL) Pflegefachkräfte Pflegekräfte (1-2 jährige Ausbildung) Pflegehilfskräfte (unter 1 Jahr Ausbildung) Verwaltung Geschäftsführung FSJ, BFD, etc. Auch Geringfügig Beschäftigte nach Berufsgruppen differenzieren! Begründung: Berufsgruppen arbeiten je nach Kostenstelle unterschiedlich Fachkräfte übernehmen mehr Krankenversicherungsleistungen als Hilfskräfte System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 11

12 Hinweise für die Kontierung (zur einfachen Kostenrechnung) Aufwandskonten Sachkosten Investitionskostenbegriff beachten: Verbrauchskosten sauber trennen Fahrtkosten: Verbrauch: nur Steuer, Treibstoffe, Versicherung; Investive Kosten: alle anderen, auch Wartung, Ersatzbeschaffung von Kleinteilen (Wischerblätter), etc. Büroausstattung und Anlagegüter: Auch Wartungsverträge sind investive Sachkosten System&Praxis SysPra

13 Verteilungsschlüssel für die Kostenrechnung Schätzung? (nach der PBV zulässig) Umsatz: Verteilungsschlüssel zum Start Verursachungsgerecht! = Verteilung nach differenziertem Aufwand! Pflegepersonalkosten nach erbrachten Leistungen lt. Tourenplan Arbeitszeit vor Ort bei Kunden erfassen (Zeiterfassungssystem) Sonstige Aufwendungen nach Anzahl der Einsätze Andere Pflegepersonalkosten: Wegezeiten, Organisationszeiten Verwaltungskosten Sachkosten siehe Heiber 2002, Sießegger 2009 System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 13

14 Beispiele für Verteilungsschlüssel Musterkostenrechnung: Vergleich der Verteilungsschlüssel Verteilungsschlüssel Umsatz Gesamt PV KV Soz Pri Trä Verteilungsschlüssel: Personalkosten differenziert, Rest nach Umsatz Gesamt PV KV Soz Pri Trä Verteilungsschlüssel differenziert nach Personalkosten und Einsätzen Gesamt PV KV Soz Pri Trä System&Praxis SysPra

15 Musterkostenstellenrechnung ambulante Pflege Grundlagen Preiskalkulation Kostenstellen PV KV Soz Pri Trä Verteilungsschlüssel Pflegefachkräfte 1 50,1% 44,7% 0,2% 3,7% 1,3% Pflegekräfte 2 64,0% 27,1% 1,3% 1,7% 5,9% Pflegehilfskräfte 3 63,5% 11,2% 12,0% 9,9% 3,4% PDL, Verwaltung, Sachkosten 4 42,9% 46,7% 3,5% 3,3% 3,6% 1. Erträge Pflege Sachlüssel PV KV Soz Pri Trä 1.1. Pflegeversicherung Gesamt 1 Pflegekassen Sozialhilfeträger inkl. "0" Selbstzahler inkl. "0" Übrige inkl. "0" Sonstige Leistungen PV (außer 39/45b) Einnahmen Altenpflegeumlage 0 0 Summe Gesamt Krankenversicherung 1 Grund- und Behandlungspflege Hauswirtschaftl. Versorgung Summe Gesamt Sozialhilfeleistungen 1 Sozialhilfeleistungen Privatleistungen 1 Privatleistungen Leistungen Kostenerstattung SGB XI Trägerleistungen 1 Zuschüsse Trägerleistungen Erträge Pflege Gesamt Erträge Investitionskosten Gesamt PV KV Soz Pri Trä Investitionskosten SGB XI Erträge aus öffentlicher Förderung für 1 Investitionskosten 0 0 Erträge aus gesonderter Berechnung 2 Investitionsaufwendungen gegenüber Pflegebedürftigen Erträge aus Auflösung von Rückstellungen 3 4 für Investitionen Versicherungsentschädigungen 4 Investitionsgüter Erträge aus dem Verkauf von Anlagegütern Erträge Investitionskosten gesamt System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 15

16 3. Andere Erträge Gesamt Sachlüssel 3.1. Sonstige Erträge 1 Sonstige Sachbezüge Zinsen und ähnliche Erträge Erträge aus Wertberichtigungen Erträge aus Auflösung von Rückstellungen Versicherungsentschädigungen Summe Außerordentliche Erträge 1 Periodenfremde u. außerordentl. Erträge Spenden und ähnliche Zuwendungen Summe Andere Erträge gesamt Erträge gesamt Personalaufwendungen Gesamt PV KV Soz Pri Trä 1 Geschäftsführung Pflegedienstleitung Stellv. Pflegedienstl Pflegefachkräfte Pflegekräfte Pflegehilfskräfte Hauswirtschaftliche Kräfte Verwaltung Technischer Dienst/Sonstige Dienste ZDL/FSJ Honorare/sonstige 0 1 (4) Personalkosten Gesamt Zentrale/fremde Dienstleistungen 1 Zentrale Dienste/Fremdleistungen Verwaltung Fremddienstleistungen Pflege/Rufbereits Gesamt System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 16

17 6. Sachkosten Gesamt Sachlüssel 1 Medizinischer und therapeutischer Bedarf Versorgung, Wirtschaftsbedarf Verwaltungsbedarf Grundlagen Preiskalkulation 4 Steuern, Abgaben, Versicherungen Altenpflegeumlage Zinsen und ähnliche Aufwendungen Fahrzeugkosten (Betriebskosten) andere Fahrtkosten Gesamt Investive Kosten (im Sinne SGB XI) 1 Fahrzeugkosten (investive Kosten SGB XI) Abschreibungen Fahrzeuge Investiver Anteil Fahrtkostenerstattung Instandhaltung, Wartung (außer Fahrtzeuge) Abschreibungen Sachanlagen, etc Mieten Geschäftsräume Andere Mieten Gesamt Abschreibung Forderungen/Außerordentliche Aufwendungen 1 Abschreibungen Forderungen Spenden Aufwendungen für Verbandsumlagen Periodenfremde u. außerordentl. Aufwend Gesamt Zusammenfassung Erträge Gesamt PV KV Soz Pri Trä 1. Erträge Pflege gesamt Erträge Investitionskosten Andere Erträge Erträge Gesamt Aufwendungen 4. Personalaufwendungen Gesamt Zentrale Dienstleistungen Sachkosten Investive Sachkosten Außerordentliche Aufwendungen Aufwendungen Gesamt Gesamt PV KV Soz Pri Trä Differenz System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 17

18 Kostenrechnung als Grundlage der Kalkulation Abgegrenzte Personalkosten und Sachkosten je nach Leistungsbereich Alternative Wege? Kalkulation auf der Basis der Gesamtkosten und spätere Aufgliederung? Kalkulation pro Berufsgruppe Ist die Zuordnung so wirklich verursachungsgerecht? Undifferenzierte Zuschlagskalkulation der Leitungs- und Sachkosten führt evtl. zu überproportionaler Belastung der günstigeren Personalgruppen? Unabhängig vom Weg: Daten sind der Ist-Stand, Kalkulation muss prospektiv (für den zukünftigen Zeitraum) erstellt werden Istdaten + X System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 18

19 Kalkulationsmodelle Stundensätze(Beispiele) Zuschlagskalkulation (z.b. Sießeggermodell) Personalkosten pro Berufsgruppe Leitung/Verwaltung und Sachkosten als Zuschlag in gleicher Höhe auf alle Leistungen => Fachkraftleistung ist günstiger, Hauswirtschaft wird teurer, obwohl Fachpflege einen höheren Organisationsaufwand hat als stundenweise Hauswirtschaft! Kalkulation nach differenziertem Aufwand (Voraussetzung: Kostenrechnung) Personalkosten pro Berufsgruppe; Mix der Berufsgrupppen je nach Leistung Leitung/Verwaltung und Sachkosten nach Aufwand => Differenzierte und verursachungsgerechte Preise System&Praxis SysPra

20 Berechnung/Kalkulation einer Leistungsstunde Grundpflege SGB XI Grundlagen Preiskalkulation Einrichtung Mustereinrichtung 1. Pflegepersonalkosten * Zuschläge für ungünstige Zeiten (Nacht, Wochenende, Feiertage) sind gesondert aufgeführt und werden als gesonderter Stundendsatz berechnet Berufsgruppen Rechn. Stellen Summe * Zeitzuschläge Pflegefachkräfte 6, Pflegekräfte 7, Pflegehilfen 1, Pflegepersonal Gesamt 15, Steuerung und Verwaltung Personalkosten für Leitung und Steuerung (PDL + Stellv. + ggfls. Qualitätssicherung + Geschäftsführung (soweit nicht in der Pflege)) 0, Personalkosten Verwaltung 0, Externe Verwaltung Verwaltung Gesamt Sachkosten 3a: Sachkosten - nicht investiv (ohne Fahrzeugkosten) Medinzisch/therapeutischer Bedarf Wirtschaftsbedarf Verwaltungsbedarf Steuern, Abgaben, Versicherungen Sonstige Sachkosten (nicht investiv), Fortbildung, Qualitätssicherung Sachkosten Gesamt Risikozuschlag Gesamtkosten Gesamtkosten Gesamtkosten pro Vollzeitstelle in der Pflege Kalkulationsmodell SGB XI Pflegepersonalkosten Verwaltungskosten Sachkosten (nicht investiv) Risikozuschlag Divisor: Pflegepersonal Kalkulationsmodell andere identisch wie SGB XI + investive Sachkosten Modelle kostenfrei unter System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 20

21 Praxisfragen Personalmix Je nach Aufgabe und Inhalt Anleitung, Pflegeplanung etc. im Bereich SGB XI nicht vergessen Personalkosten PDL/Leitung Hier nur den Anteil, den die PDL/andere nicht in der Pflege arbeiten Interne/Externe Verwaltung Z.B. Fibu und Personal über Steuerberater = externe Verwaltung Eigene Verwaltungskraft = Personalkosten Verwaltung System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 21

22 Praxisfragen Geschäftsführer/Unternehmer Kein Geschäftsführergehalt ohne inhaltliche Bezüge einsetzen: Besser: nach Aufgaben Was macht der Unternehmer alles? Beispiel 50 % Pflegefachkraft 20 % Pflegehilfskraft 50 % PDL 20 % Verwaltungskraft 20 % Geschäftsführung 10 % Hausmeister Arbeitszeit mal Kosten pro Berufsgruppe; GF entsprechend anteilig in diesem Positionen einsetzen System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 22

23 Risiko/Gewinn? Zunächst: jede Position ist prospektiv kalkuliert, also mit einer Zukunftskomponente! Alle Kosten (auch für die verschiedenen Aufgaben des Inhabers/Familie) sind einbezogen Gewinn ist auch der Risikoausgleich Ohne kalkulatorischen Gewinn keine wirtschaftliche Kalkulation mit einer schwarzen 0 ist man fast schon pleite! (keine Rücklagen, keine Vorsorge für schlechte Zeiten, keine Investitionsmöglichkeiten) Gewinnerwartungen der freien Wirtschaft ( zweistellig ) sind im Gesundheitswesen nicht realistisch! Eine solide einstellige Rendite ist möglich! System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 23

24 6. Nettoarbeitszeit pro Vollzeitstelle Anzahl Jahrestage 365 Anzahl arbeitsfreier Tage und Feiertage 113 Arbeitsstunden pro Tag 7,7 Arbeitstage pro Woche (5-Tage; 5,5-Tage; 6-Tage) 5 Jahresarbeitsstunden Gesamt 1.940,4 Urlaubstage pro Jahr 33,8 Krankheitstage pro Jahr 13,8 in Arbeitsw ochen* Zwischensumme (Stunden) 1.573,9 40,1 Anzahl Mitarbeiter pro Vollzeitstelle 1,8 Std. pro Jahr Tage für Fort-/Weiterbildung pro Jahr pro Kopf 2,2 30,5 Dienstbesprechung/Übergabe pro Arbeitswoche in Stunden pro Kopf 1,50 108,2 Nettoarbeitszeit Jahrestage abzüglich Urlaub Krankheit Fortbildung Dienst./Übergabe Hinweis: Entspricht den C- Stunden bei Sießegger Nettoarbeitszeit pro Jahr = Leistungszeit 1435,2 7. Kosten pro Leistungsstunde 40,11 8. Kosten pro Leistungsstunde zu ungünstige Zeiten 40,77 SysPra.de; Heiber/Nett 1/2013 System&Praxis SysPra 2015 info@syspra.de 24

25 Berechnung einer Einsatzpauschale 1. Zeitaufwand Stundensatz Mitarbeiter 40,11 40,77 Wegezeit pro Einsatz in Minuten (von Wohnungstür zu Wohnungstür) 5,0 Dokumentationszeit pro Einsatz (Dokumentation und Beratung) 1,00 sow eit vereinbart Einsatzpauschale Wegezeit Dokumentation Verbrauchskosten Kosten Zeitaufwand pro Einsatz 4,01 4,08 2. Sachaufwand Verbrauchskosten pro Kilometer (Kraftstoff, Steuer, Versicherung) 0,15 Durchschnittliche Anzahl gefahrener Kilometer pro Einsatz 3,5 Kosten Sachaufwand pro Einsatz 0,53 3. Gesamtaufwand pro Einsatz 4,54 4. Gesamtaufwand pro Einsatz zu ungünstigen Zeiten 4,60 SysPra.de; Heiber/Nett 12/2012 System&Praxis SysPra

26 Kalkulierte Preise sind Grundlage für Privatpreisliste (ISE) Prüfung von pauschalen Angeboten der Kostenträger auf Landesebene Grundlage für mögliche Einzelverhandlungen SGB XI Grundlage für strategische Entscheidungen Wer seine eigenen (differenzierten) Preise nicht kennt, kann nicht unternehmerisch steuern und wirken! Man muss nicht alles selbst machen, aber seine eigenen Zahlen verstehen! System&Praxis SysPra

27 Literaturhinweise Das Pflegestärkungsgesetz 1, Was ist zu tun? Chancen und Risiken von Andreas Heiber, Vincentz Network Hannover 2014 Handbuch Ambulante Einsatzplanung 2. überarbeitete Auflage (mit PSG 1) von Andreas Heiber und Gerd Nett, Vincentz Network, Hannover 2014 Das SGB XI Beratungshandbuch 2. überarbeitete Auflage (mit PNG) von Andreas Heiber, Vincentz Network, Hannover 2013 Kostenrechnung und Preiskalkulation, Stundensätze richtig kalkulieren von Andreas Heiber und Gerd Nett; Vincentz Network, Hannover 2013 Das Pflege-Neuausrichtungsgesetz von Andreas Heiber, Vincentz Network, Hannover Sep Vertragsgespräche erfolgreich führen von Andreas Heiber, Vincentz Network, Hannover 2011 Alle Bücher mit ergänzenden Downloads unter Kalkulationsmodelle und Tabelle Verteilungsschlüssel (kostenfrei) und mehr Informationen unter im Bereich Arbeitshilfen Viele Artikel zum Themenbereich: Vertragsgespräche, Heimliche Leistungen, Privatleistungen, Leistungsabgrenzung, Einsatzplanung, Erstgespräche in PDL Praxis, Beilage der Fachzeitschrift Häusliche Pflege (2001 bis 2015); auch zu finden über im Bereich Artikelarchiv. System&Praxis SysPra