Ressortkonzept Personal

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1 Ressortkonzept Personal Genehmigt von der Kirchenpflege am 7. Juli 2015 Illnau-Effretikon, 7. Juli 2015 / Armin Bachmann

2 Inhalt 1 Ausgangslage Auftrag und heutige Situation SWOT-Analyse Ziele Zielgruppen Biblische Zielsetzungen Wirkungsziele Handlungsziele Massnahmen Organisation Controlling Umsetzungsplanung Meilensteinplanung Finanzplanung... 8

3 1 Ausgangslage 1.1 Auftrag und heutige Situation Das Ressort Personal gliedert sich kirchlich in das Handlungsfeld Gemeindeaufbau und Leitung ein und begleitet die Ressort mit Mitarbeitenden und/oder Freiwilligen rund um Personal und Freiwilligenarbeit. Das Ressort Personal - schafft verbindliche Rahmenbedingungen im Umgang mit Personal und Freiwilligen - regelt Anstellungsbedingungen im Rahmen des Personalrechts der Landeskirche - stellt entsprechende Verträge für Mitarbeiter aus und koordiniert die Anstellungen - hilft Streitigkeiten unter Mitarbeitenden und/oder Freiwilligen zu schlichten - bietet auf Wunsch einen Mentor auf - steht den Vorgesetzten für Fragen im Bereich personalwesen zur Verfügung - regelt Personal-Versicherungsleistungen und hilft bei deren Beanspruchung Die vorhandene Personalkommission dient zur Vorabnahme aller Grundlagen rund um die Mitarbeitenden und Freiwilligen und stellt Mitarbeitende im Rahmen der von der Kirchenpflege gesetzten Bedingungen an (<50%, ohne Sozialdiakonische Mitarbeitende) und wird von der Ressortleitung geleitet. 1.2 SWOT-Analyse Stärken Gute Durchmischung in der Mitarbeiterschaft Motivierte, gut ausgebildete Mitarbeitende, engagierte Kirchenpflege Gute Vereinbarkeit Beruf / Familie durch Angebot von Kleinpensen, kleine Fluktuation Eine grosse Anzahl Freiwilliger ist in das Gemeindeleben eingebunden und motiviert, am Gemeindeaufbau mitzuarbeiten Vielzählige Angebote für eine breite Anspruchsgruppe Professionalität in den Angeboten und Veranstaltungen Etabliertes Entschädigungs- und Anerkennungssystem Gute Vernetzung der Mitarbeitenden untereinander und mit Pfarrpersonen Chancen Gut zusammenarbeitende Kirchenpflege kann Veränderungen mittragen und gestalten Professionelle Angebote sind gefragter denn je Anerkennungssystem wird anerkannt und geschätzt, was die Freiwilligenarbeit fördert Kirchgemeinde Plus kann die Personalentwicklung positiv beeinflussen Schwächen Mangelnde Überführung von professionell betreuter Angebote in Freiwilligenarbeit Kirchgemeinde Plus eröffnet Unsicherheiten in der Mitarbeiterschaft Gefahren Rückläufige Finanzen erhöhen den Spardruck und schmälern die Möglichkeiten professionell begleiteter Angebote Kirchgemeinde Plus verunsichert die Gemeinde und die Mitarbeitenden Verzettelung in Einzelaktivitäten und Veranstaltungen verbraucht viel Energie. Die Konzentration auf Wesentliches geht verloren Last von einzelnen Mitarbeitern und Freiwilligen ist gross und könnte demotivierend sein oder gar zu Ausfällen führen Ressort Personal Seite 3 von 8

4 2 Ziele 2.1 Zielgruppen Zielgruppen sind Mitarbeitende, Freiwillige, Kirchenpflege und teilweise Pfarrpersonen (z.b. Spesen). 2.2 Biblische Zielsetzungen Ihr alle seid zusammen der Leib Christi, jeder einzelne ist ein Teil davon. (1. Korinther 12,27) Da sagte der Weinbergbesitzer zu einem von ihnen; Mein Lieber, ich tue dir kein Unrecht. Hatten wir uns nicht auf ein Silberstück geeinigt? Das hast du bekommen, und nun geh! Ich will nun einmal dem letzten hier genauso viel geben wie Dir. (Matthäus 20, 13-14) Das Himmelreich ist wie bei einem Mann, der verreisen wollte. Er rief vorher seine Diener zusammen und vertraute ihnen sein Vermögen an. Dem einen gab er fünf Zentner Silbergeld, einem anderen zwei, dem Dritten eines, jedem nach seinen Fähigkeiten. Sofort begann der Diener, der fünf Zentner erhalten hatte, mit ihnen zu wirtschaften, und er gewann noch fünf dazu. Ebenso gewann der, der zwei erhalten hatte, noch zwei dazu.(matthäus 25, 14-17) 2.3 Wirkungsziele Unsere Kirchgemeinde ist ein attraktiver Arbeitgeber. Die Arbeitsmarktfähigkeit der Mitarbeitenden bleibt erhalten. Klare Rahmenbedingungen schaffen die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit und ermöglicht eine vielseitige Mitarbeit für Angestellte und Freiwillige in der Kirchgemeinde Illnau- Effretikon Klare Kompetenzen erhöhen die Handlungsfähigkeit von Mitarbeitenden und Freiwilligen Gute Unterstützung aller Ressorts in Personalfragen und geeignete Organisationsformen entlasten Vorgesetzte und Kirchenpfleger, welche Ihre Zeit dem Kerngeschäft widmen können. Gute Unterstützung für die Suche und das Halten von Freiwilligen fördert Freiwilligenarbeit und ermöglicht so, gezielt Mitarbeitende durch Freiwillige zu ersetzen. Motivierte Mitarbeitende und Freiwillige werden zu Förderern im Gemeindeaufbau. 2.4 Handlungsziele (= Leistungsziele) 1. Die Vorgesetzten erhalten Unterstützung für die Einhaltung der Vertragsbedingungen, Anerkennung und Förderung der Mitarbeitenden. 2. Die Mitarbeitenden erhalten einen klaren Rahmen für ihre Anstellung in der Kirchgemeinde. Sie kennen alle Rechte und Pflichten sowie alle Anstellungsbedingungen. Der Rahmen für Mitarbeitende ist angenehm und die Mitarbeit macht Freude und fordert. 3. Die Kompetenzen der Mitarbeitenden und Freiwilligen sind klar geregelt und lassen den nötigen Spielraum. 4. Die Freiwilligenarbeit wird ausgebaut und Freiwillige werden gezielt gesucht und gefördert. Die Freiwilligen werden gabenorientiert eingesetzt, massvoll betreut und erhalten Ziele. Wir geben ihnen den entsprechenden Freiraum. Gezielt werden auch leitende Freiwillige gesucht 5. Die etablierten Anerkennungsformen für Mitarbeitende und Freiwillige werden fortgesetzt und Weiterbildung wird gefördert. 6. Die Mitarbeitenden geben selbstständig und wo überall möglich und sinnvoll, Aufgaben an Freiwillige ab. Es werden Rahmenbedingungen für leitende Freiwillige geschaffen. Ressort Personal Seite 4 von 8

5 7. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Freiwilligen sowie das Arbeitsklima bleiben hoch. 8. Wir führen mit Zielvereinbarungen. Die Ziele der Mitarbeitenden und Freiwilligen sollen klar sein und die Leistung adäquat gemessen werden. 9. Die Kirchenpflege wird von der Mitarbeiterführung entlastet. Bei Teams werden überall Teamleitungen eingesetzt. 10. Die Unsicherheit der Mitarbeitenden bezüglich Bedeutung und Auswirkung von Kirchgemeinde plus wird durch eine direkte Kommunikation gemildert. 3 Massnahmen Qualität der Angebote soll beibehalten werden. Der Personalaus- bzw. abbau soll auf die finanziellen Mitteln abgestützt sein. Dafür werden Freiwillige gezielt gefördert um Mitarbeiter massvoll zu unterstützen. Generell sollen weniger finanzielle Mittel nicht zum Leistungsabbau führen, sondern gezielt durch Freiwilligenarbeit substituiert werden. Handlungsziele Massnahmen 1 Unterstützung der Vorgesetzten Die Vorgesetzten werden gezielt geschult, die Personalverordnung umzusetzen und alle kennen die internen Tools und Merkblätter 2 Klare Rahmenbedingungen Stellenprofile und Vertragszusatz-Merkblätter sollen den Mitarbeitenden helfen, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung zu erkennen. Eine Mitarbeiterveranstaltung soll die nötige Plattform schaffen, Anliegen und Fragen direkt dem Ressort Personal zu übergeben und Feedback zu erhalten. 3 Kompetenzen Die Merkblätter werden in regelmässigen Abständen überarbeitet und den neusten Bedingungen angepasst. 4 Ausbau Freiwilligenarbeit Die Suche von Freiwilligen wird mit gezielten Massnahmen unterstützt. Die Freiwilligen erhalten ein Merkblatt für die für sie wichtigsten Informationen. 5 Anerkennung Das Konzept für die Anerkennung der Freiwilligen wird geschätzt und ist etabliert. Die Anerkennungsschwerpunkte für Freiwillige werden weitergeführt. Verstärkt wird das Thema Weiterbildung von Freiwilligen. 6 Förderung Freiwilligeneinsatz 7 Zufriedenheit und Klima Kirchenpflege und Vorgesetzte werden gezielt aufgefordert, Massnahmen zu definieren, wie wir Mitarbeitende durch Freiwillige noch mehr entlasten können. Schwerpunkt soll dabei die Einführung von Leitenden Freiwilligen sein. Es werden Arbeitsbereiche definiert, bei welchen nach einer definierten Zeit keine Mitarbeiter mehr involviert sind. Eine mindestens alle zwei Jahre stattfindende Umfrage ermöglicht eine Messung der Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden und Freiwilligen und ist ein wichtiges Mittel des Controllings im Ressort Personal. Die Umfrage wird beibehalten. 8 Zielvereinbarung Jeder Mitarbeitende kennt seine Ziele und die eigene Leistung. Dafür finden jährlich Mitarbeitergespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden statt. Das Ressort Personal unterstützt dabei die Vorgesetzten und fordert die Unterlagen ein. Ein Schwerpunkt wird im Einfordern der schriftlichen Unterlagen gelegt. 9 Organisation Die Organisation wird so umgestaltet, dass die Kirchenpflegenden nicht mehr in der direkten Führung von Mitarbeitenden involviert sind. Die Teamleiter werden gefördert, so dass sie ihre Führungsaufgabe wahrnehmen. 10 Kirchgemeinde plus Das Ressort Personal unterstützt bei der Kommunikation bezüglich Kirchgemeinde plus und fordert diese bei Bedarf ein. Ressort Personal Seite 5 von 8

6 4 Organisation Das Ressort Personal wird von der Personalkommission unterstützt. Die Personalkommission besteht aus folgenden Mitgliedern, welche durch die Kirchenpflege zu wählen sind: - Vorsteher(in) Ressort Personal (Vorsitz) - Präsident(in) - Vorsteher(in) Ressort Finanzen - Mitglied des Pfarrkonvents - Weitere(s) Mitglied(er) der Kirchenpflege Die Personalkommission ist zuständig für - Vorabklärungen im Rahmen der Anstellungsbedingungen - Anstellungen im Rahmen der von der Kirchenpflege übertragenen Kompetenz (zur Zeit Anstellungen < 50% ohne Sozialdiakone) - Abnahme aller Merkblätter bezüglich Personelles - Sicherstellung der Umsetzung der vorhandenen Regelungen. 5 Controlling Diese drei Messungen sollen regelmässig durchgeführt werden und in die Arbeit im Ressort einfliessen: 1. Die Wirkung eines guten Personalressorts ist am besten in der Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Freiwilligen zu messen. 2. Ebenfalls ist die Fluktuation ein effizientes Messinstrument, die Rahmenbedingungen dem Marktumfeld anzupassen. 3. Die Anzahl Freiwilligen konnten markant erhöht werden und leitende Freiwilligen übernehmen die Organisation von Veranstaltungen. Es werden folgende Instrumente für das Controlling eingesetzt: Die Formulare für die jährliche Anpassung der Ziele und Mitarbeiterbeurteilungen und Fördergespräche werden eingefordert und ausgewertet. Ferien- und Überzeitsaldo sowie Weiterbildung und Anerkennung werden jährlich kontrolliert Eine zweijährliche Umfrage wird lanciert. Die Fluktuation wird gemessen und ggf. Massnahmen eingeleitet. Die Anzahl Freiwilligen wird gemessen und die Erhöhung gefördert. Ressort Personal Seite 6 von 8

7 6 Umsetzungsplanung 6.1 Meilensteinplanung HZ Interne Schulung für Vorgesetzte (evtl. schon im 2015) Interne Schulung für Vorgesetzte 2 Mitarbeiterveranstaltung Mitarbeiterveranstaltung Mitarbeiterveranstaltung Mitarbeiterveranstaltung 3 Überarbeitung der Merkblätter, welche älter als 4 Jahre sind 4 Fertigstellung Freiwilligenbroschüre 5 Freiwilligenessen Mitarbeiteressen Freiwilligenessen Mitarbeiteressen 6 Drei Meetings für die drei Ressort Musik & Gottesdienst, Diakonie, Liegenschaften. Ausarbeiten von Massnahmen für die Bildung des Status Leitende Freiwillige und deren Umsetzung 7 Umsetzung Massnahmen aus Mitarbeiterumfrage 8 Einforderung der schriftlichen Leistungsbeurteilung (LBU) und Zielvereinbarungen 9 Mit 1) zusammen werden Vorgesetzte in der MA Führung geschult 10 Geeignete Massnahmen für die Kommunikation von Kirchgemeinde plus ergreifen 2 weitere Veranstaltungen werden durch leitende Freiwillige geführt und entlasten die Mitarbeitenden Mitarbeiterumfrage Einforderung der schriftlichen LBU s und Zielvereinbarungen 2 weitere Veranstaltungen werden durch leitende Freiwillige geführt und entlasten die Mitarbeitenden Umsetzung Massnahmen aus Mitarbeiterumfrage Einforderung der schriftlichen LBU s und Zielvereinbarungen Reorganisation im Jugendbereich Reorganisation abgeschlossen Mitarbeiterumfrage Einforderung der schriftlichen LBU s und Zielvereinbarungen Ressort Personal Seite 7 von 8

8 6.2 Finanzplanung Die folgende Planung beinhaltet nur direkte Kosten des Ressorts Personal. Die Lohnkosten sind den einzelnen Ressorts zugeordnet. Bereich Massnahme Budget 2016 [CHF] Budget 2017 [CHF] Planung 2018 [CHF] Planung 2019 [CHF] Aufwand Ertrag Aufwand Ertrag Aufwand Ertrag Aufwand Ertrag Mitarbeiteressen Freiwilligenessen Freiwilligenevents Freiwilligenweiterbildung Supervision / Kirchenpflege Anlässe (Retraite) Weiterbildung Total Aufwand / Ertrag Benötigtes Globalbudget Ressort Personal Seite 8 von 8