TZI Praxistransfer: Themen in Besprechungen und Moderationen gut formuliert einbringen

Transkript

1 ZEITSCHRIFTENARCHIV Christian Berndt TZI Praxistransfer: Themen in Besprechungen und Moderationen gut formuliert einbringen Themenzentrierte Interaktion Das Ich zwischen Persönlichkeitsentwicklung und Lebenskunst 23. Jahrgang, 2/2009, Seite Psychosozial-Verlag 28096

2

3 Themenzentrierte Interaktion Beiträge aus der Praxis Christian Berndt TZI Praxistransfer: Themen in Besprechungen und Moderationen gut formuliert einbringen Mit diesem Beitrag will ich einen Blick in meine Werkstatt ermöglichen und ein wenig story-telling mit 3 Erfolgsgeschichten betreiben. Im Mittelpunkt steht die Frage: Wie kann ich Führungskräfte, Moderatoren und Trainer dazu bringen, in Besprechungen/Moderationen/Seminaren Themen gut formuliert einzubringen, ohne dass diese gleich ein TZI-Seminar besuchen müssen? Zum Autor Christian Berndt, Dipl.-Kaufmann, interner Personal-/ Organisationsentwickler, freiberuflicher Berater, Trainer & Coach. TZI-Diplom. Kontakt: chberndt@web.de, With my contribution, I would like to allow for a quick look into my workshop, and also engage in some story-telling based on three success stories. The central issue here is: How can I get executives, moderators and experts in staff and/or human resources to introduce well-defined themes into discussions and consultations, or when they are moderating meetings, without obliging them to attend a TCI-seminar? Als überzeugter TZI-ler beschäftige ich mich mit der Frage, wie ich die in der TZI gelernten Modelle und Vorgehensweisen Führungskräften, Moderatoren und Personalentwicklern ohne TZI- Ausbildung so nahe bringen kann, dass sie diese in ihrer Alltagswelt nutzen. Story 1 Führungskräfteseminar In der ersten Geschichte geht es um Führungskräfte, die an einem Seminar zum Thema Teamentwicklung (zu) leicht gemacht Nützliche Tools für mich als Führungskraft teilnehmen. In diesem Seminar lernen die TN, mit welchen Mitteln sie ihr Team z.b. im Rahmen von Teambesprechungen auch weiterentwickeln können. Eng verknüpft damit ist für mich die Frage, wie sie in ihren Besprechungen und Teamentwicklungen relevante Themen ansprechen und gut formuliert einbringen können. Als Theorie zu Themen formulieren erhalten die TN folgenden Text als Handout (Text in kursiv): 90

4 Berndt, TZI Praxistransfer: Themen in Besprechungen und Moderationen gut formuliert einbringen 23. Jahrgang Heft 2 Herbst 2009 Handout: Wie formuliere ich als Führungskraft aktivierende Themen? Leicht verständlich und einfach in der Formulierung keine Verschlüsselungen, keine komplizierten Sätze, keine überfrachtete Symbolik. Provozierend, aktivierend, neugierig machend darf es sein: Unsere Teambesprechung eine lohnende Investition!? Was läuft gut was sollten wir verbessern? Persönliches Erleben ermöglichen oder an solches anknüpfen. Bei trockenen Sachthemen möglichst einen persönlichen Bezug herstellen. So persönlich wie möglich so generell wie nötig. Jeder sieht das Thema so wie er will oder muss. Persönliche Formulierungen (Ich/Wir) in der Ansprache. Frageform (1 2 Fragen, zur Interaktion anregend): Was brauche ich von, um gut machen zu können? Positiv formulieren: Wege, unsere Zusammenarbeit zu verbessern klingt besser als Wir arbeiten nicht gut zusammen was sollten wir besser machen? Verben im Thema beleben besser als Substantive: Was will ich verändern aktiviert zu realistischen Überlegungen Was sollte ich verändern? macht das Thema vorsichtig besprechbar, der Realitätsbezug zum Wunschkonzert muss später hergestellt werden. Den zentralen Punkt/Ziel benennen: Worum geht es? Eingeführt habe ich mit Hilfe der als Foto abgebildeten 2 Flipcharts. Folgende Worte habe ich im Seminar für den Übergang von Themenformulierung (Flip 1) zu Einführung ins Thema (Flip 2) genutzt: Diese Themenformulierung darf bzw. sollte in der Einladung bzw. der Agenda stehen. Sie steht aber nicht allein, sondern wird durch die Einführung auf verbaler Ebene ergänzt. Und das bringt uns zur zweiten Frage: Wie führe ich als Führungskraft ein Thema ein? Ihnen als Führungskraft ist klar, weshalb Sie ein bestimmtes Thema auf die Tagesordnung gesetzt haben, den Mitarbeitern möglicherweise nicht. Daher sollten Sie in der Einführung erklären, weshalb es Ihnen 91

5 Themenzentrierte Interaktion Beiträge aus der Praxis Grafik 1: Wie formuliere ich als Führungskraft relevante Themen aktivierend? Grafik 2: Wie führe ich als Führungskraft solch ein Thema ein? persönlich wichtig ist, sich damit zu beschäftigen und was Sie sich für das Team davon versprechen. Eine notwendige Voraussetzung für die Beschäftigung mit solchen Themen ist die Bereitschaft, sich offen und ehrlich einzubringen. Offen im Sinne der selektiven Authentizität, d.h. alles, was ich sage, sollte wahr sein, aber nicht alles, was wahr ist, muss auch gesagt werden). Ebenso wichtig ist die Bereitschaft, zuzuhören das wahrnehmen, was andere gesagt haben und sich vergewissern, ob ich es richtig verstanden habe. Da dies längst nicht immer gelebte Kultur ist, sind Sie als Führungskraft automatisch auch Modell für die Mitarbeiter: Erzählt der offen und ehrlich? Ist er als Mensch mit einem Anliegen spürbar? Geht es ihm nur um die Anwendung von etwas neu Gelerntem? Fordert er nur etwas von uns? Handelt er selbst so oder appelliert er nur an uns? All dies sind Fragen, die den Mitarbeitern durch den Kopf gehen und daher sollte Ihre Einführung auch diesbezüglich ein Modell sein. Darüber hinaus empfiehlt es sich, in die Einführung einen Hinweis, Wie die Beschäftigung mit dem Was des Themas abläuft, zu integrieren. Geht es um einen lockeren oder persönlichen Austausch, um Entscheidungsfindung, Diskussion oder Klärung? Diese Hinweise sorgen für eine Ausrichtung, bevor wilde Vermutungen gedacht werden und zu innerer Anspannung, Leistungsdruck etc. führen. Im Seminar kommt es zu einer Transfer- und Anwendungsübung mit Feedback. Die Führungskräfte überlegen sich, mit welchem der gelernten Tools sie ein ihr Team betreffendes Thema in einer der nächsten Teambesprechungen bearbeiten wollen und wie sie hierzu das Thema und die Einführung ins Thema formulieren. Hier sind ein paar Beispiele der von den Führungskräften formulierten 92

6 Berndt, TZI Praxistransfer: Themen in Besprechungen und Moderationen gut formuliert einbringen 23. Jahrgang Heft 2 Herbst 2009 Themen: Kundenorientierung hat sich was bewegt? Wie seht ihr das? Eine Bestandsaufnahme. Unsere Arbeitsgruppe Zeit für eine Zwischenbilanz: Worin sind wir gut? Worin können wir uns verbessern? Wir tauschen uns aus. Bin ich nur noch Arbeitsroboter? Nein, ich bin ein Mensch mit Gefühlen und Wünschen lasst uns darüber mal sprechen! Lust auf Teamgeist und gemeinsame Herausforderung? Lasst uns gemeinsam einen Weg finden! Story 2 Moderationsseminar Die zweite Geschichte handelt von einem 2-tägigen Moderations- Seminar, bei dem die Teilnehmer zwei teilweise anspruchsvolle Parts moderieren mussten. Immer wieder stellen wir fest, dass sie für ihre Moderation kein griffiges Thema formulieren, sondern nur ein Schlagwort nennen und die Moderationen dadurch oft im Nirwana landen. Deshalb entwickelten wir das Arbeitsblatt PAKS! Handout: PAKS! Themen formulieren Persönlich Aktivierend Konkret Stimulierend 1. Wie führe ich ein Thema ein? Ihnen als Moderator ist klar, mit welchem Moderationstool Sie als nächstes arbeiten und welche inhaltlichen Ergebnisse Sie damit erreichen wollen, den Teilnehmern möglicherweise nicht. Daher sollten Sie in der Einführung Hinweise geben: Was das Thema ist ( Bisher haben wir uns viel mit den Inhalten beschäftigt. Wichtig für die zielgerichtete Arbeit mit einer Gruppe ist aber auch: Wie führe ich ein Thema ein. Jetzt beschäftigen wir uns mit der Frage, wie kann ich ein Thema persönlich, aktivierend, konkret und stimulierend formulieren. ) Wie die Beschäftigung mit dem Thema abläuft ( Dazu habe ich einen ca. 10-minütigen Input mit einem Leitfaden vorbereitet, den ich im Anschluss gern mit Ihnen ausprobieren möchte. ) Ggf. Strukturinfos wie Zeit, Spielregeln etc. 93

7 Themenzentrierte Interaktion Beiträge aus der Praxis Was das Ziel ist Geht es um einen lockeren oder persönlichen Austausch, um Diskussion, Klärung, Entscheidungsfindung? ( Ziel ist, dass Sie am Ende dieser Einheit Anregungen haben, wie Sie Themen formulieren können, es an eigenen Beispielen ausprobiert haben und Lust bekommen haben, Ihre Themen künftig persönlich, aktivierend, konkret und stimulierend zu formulieren ) 2. Wie formuliere ich aktivierende Themen? P Persönlich persönliches Erleben ermöglichen oder an solches anknüpfen bei trockenen Sachthemen möglichst persönlichen Bezug herstellen so persönlich wie möglich so generell wie möglich Jeder sieht das Thema so, wie er will oder muss persönliche Formulierungen (Ich/Wir) in der Ansprache A Aktivierend Positiv formulieren: Wege, unsere Zusammenarbeit zu verbessern klingt besser als Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit was sollten wir besser machen? Frageform (1 2 Fragen, zur Interaktion anregend): Was brauche ich von, um gut machen zu können? Verben im Thema beleben besser als Substantive: Besser Planung 2009 wir richten uns aus als Ausrichtung Statt einem allgemeinen Änderungsbedarf, z.b. Was wollen wir verändern?, aktiviert zu realistischen Überlegungen. Was sollten wir verändern? macht das Thema vorsichtig besprechbar, der Realitätsbezug zum Wunschkonzert muss später hergestellt werden K Konkret Den zentralen Punkt/Ziel benennen: Worum geht es? leicht verständlich und einfach in der Formulierung keine Verschlüsselungen, keine komplizierten Sätze, keine überfrachtete Symbolik S Stimulierend Provozierend, aktivierend, neugierig machend darf es sein Spannungsfelder formulieren ( Overhead altmodisches Relikt oder unterschätzter Alleskönner?) 94

8 Berndt, TZI Praxistransfer: Themen in Besprechungen und Moderationen gut formuliert einbringen 23. Jahrgang Heft 2 Herbst 2009 Seither erleben wir, wie die Teilnehmer ihre Moderationsparts erfolgreich mit Themen einführten. Fast alle erleben den Erfolg, dass die Gruppe immer gleich bei der Sache war und weiß, worum es geht. Story 3 Persönliches Die letzte Geschichte ist schnell erzählt. Im letzten Absatz habe ich in der Wir-Form gesprochen. Damit meine ich eine Trainer- Kollegin, mit der mich eine langjährige Zusammenarbeit verbindet. Sie kennt TZI nur aus der Zusammenarbeit mit mir. Sie hat das obige Arbeitsblatt PAKS! entwickelt. Es ist, wie ich finde, eine gelungene Umsetzung in den Kontext Wirtschaft. Ich freue mich persönlich darüber, dass ich als Vorbild oder Modell bzgl. des Formulierens von Themen in diesem Fall erfolgreich war. Was ist das Fazit dieses Beitrages? Dass es wichtig ist, sich um die Dinge zu kümmern, die einem selbst am Herzen liegen. Hierfür finden sich dann auch Wege und Formulierungen. Manchmal braucht es Zeit und manchmal einen Perspektivwechsel. Bei mir war es wohl beides. Aus der Lernenden-Perspektive in der TZI- Ausbildung über die Anwender-Perspektive als Moderator von Tagungen bis hin zur Trainer-Perspektive, aus der ich mir überlegen musste, wie ich dies anderen Führungskräften vermitteln kann. Dass mir Themen formulieren ein wichtiges Anliegen ist, merkt man daran, dass ich auf vielen Ebenen versuche, es umzusetzen. Das Schöne daran ist für mich: Die Relevanz des Themenformulierens ist auch für Nicht TZI-ler gut nachvollziehbar, leicht umsetzbar und schnell Erfolg bringend. 95