Reservation des Ausstellungsparks Mindestens drei bis vier Jahre vorausplanen Anzahl / Boxengrösse

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1 Organisationshilfe Beschluss zur Durchführung - Versammlungsbeschluss (Verein/Klub/Landesteil/Kantonalverband) Die Organisationshilfe definiert die Aufgaben des einzelnen Ressorts Erste Aufgaben nach Vergabe der Ausstellung (in der Regel wird diese Aufgabe vom Vorstand übernommen) Wahl eines OK-Präsidenten/OK-Präsidentin Vereinspräsident/Persönlichkeit vor Ort, die der Kleintierzucht nahe steht oder unterstützt Gründung Gesamt-OK Wenn möglich mindestens 2-3 Jahre vor der Ausstellung Einladung von Partner zum Mitmachen an der Ausstellung (Spezialklubs / FSK / möglicher, verwandte Organisation / mögliches Besuchermagnet) Reservation des Ausstellungsparks Mindestens drei bis vier Jahre vorausplanen Anzahl / Boxengrösse Reservation der Ausstellungsräumlichkeiten Mindestens drei bis vier Jahre vorausplanen Rücksicht auf Ausstellungen von Nachbarsvereinen Anforderungen an ein geeignetes Ausstellungslokal Leicht zugänglich Platz für Info und Werbestand Helle Räume Platz für Verkaufsstand (z.b. Fellnähen) Parkplätze Einholen von Bewilligungen Ausstellungsfläche ca. m2 Kantonales Veteriäramt Platz/Beschaffung von ca. Gesundheitsamt / Gewerbepolizei.Ausstellungsboxen Restaurant/Festwirtschaft Tombola, Ausstellung der Preise Tombola / Tierverkauf / etc. Raum für Auswertungsbüro Ausstellung melden an die Statistik Kleintiere Schweiz zur Aufschaltung im Web und für die Aufnahme im Ausstellungsverzeichnis der Fachverbände (Versicherungsrelevant) Reservation Experten / Preisrichter (schriftliche Bestätigung verlangen) Organisationshilfe Ausstellungswesen Web / / Vogel Markus 1 / 9

2 Organisationskomitee OK Präsident Zielsetzung der Ausstellung (Anzahl Tiere, Anzahl Besucher, Finanzen, etc.) Vorbereitung und Leitung der OK- Sitzungen Motivation des OK s und vertreten gegen aussen Offizielle Eröffnung planen Reihenfolge Ansprachen: OK Präsident/Behörde/Vertreter Kleintiere Schweiz/Kantonalverband Inhalt: Begrüssung Gäste/Dank Unterstützung/Inhalt der Ausstellung/Organisatorisches Offizielle Eröffnung durchführen Geeigneter Standort (Temperatur/Licht) Würdiger Rahmen (Dekoration/Musik) Katalog an Gäste abgeben Gäste betreuen Reklamationen laufen erledigen Durchführung Schlusssitzung (Dank an alle Mitwirkende, Rückblick, Mögliche Verbesserungen festhalten) OK Vizepräsident Übernahmen Spezialaufgaben (Entsorungskonzept) Seite 2 von 9

3 Sekretär Protokolle der OK Sitzungen erstellen Helferliste der Ressort erstellen und aktualisieren (nicht vergessen!! Personal für WC Reinigung) Ausstellungsreglement erstellen (wenn vorhanden, Vorlage vom Kantonalverband verwenden) Wenn Bedarf Verpflichtung eines oder mehreren Obmänner Ausstellungsstempel bestellen Namensschilder für OK erstellen Anmeldungen erfassen (Ausstellungsprogramm Kleintiere Schweiz benutzen) Bewertungskarten bestellen Zuviel verpflichtete Experten/Preisrichter mindesten 14 Tage vor Bewertungsdatum absagen Etiketten für die Bewertungskarten drucken Versand Boxennummern mit Begleitbrief (Datum, Ort, genaue Adresse Navigation, Zeit) Auszeichnungen und Preise organisieren (ev. Clubs/Kantonale Vorgaben und Richtlinien beachten) Preisrichter/Experten ca. 3 Wochen vor der Ausstellung schriftlich erinnern. Angaben; PLZ_Ort, Datum, Zeit, Treffpunkt, Lokal (ca.temperatur), Liste sämtlicher Dankesbriefe (Behörden, Sponsoren, Helfer) Archivierung sämtlicher Unterlagen (Unterlagen aller Ressort) Seite 3 von 9

4 Experten/Preisrichter beilegen (Fahrgemeinschaft), Kroki Gästeliste erstellen / Namensschilder drucken Notfall-Telefonliste erstellen (Notarzt, Feuerwehr, Tierarzt, Rega Koordinaten, etc.) Kassier Ausstellungsbudget erstellen Ausstellungskonto eröffnen Einzahlungsscheine drucken lassen Gesuch um einen Beitrag an die Ausstellung an die öffentliche Hand Ressort in finanziellen Fragen beraten Kassen für Eintrittskontrolle, Katalogausgabe, Tombola und Festwirtschaft organisieren Bezahlung der Preisrichter/Experten am Bewertungstag Laufende Ein- / Ausgaben verbuchen Rechnungen erstellen und versenden Ausstellungsabrechnung erstellen Sponsoring Vor der Ausstellung Während der Ausstellung Nach der Ausstellung Sponsoringkonzept erstellen (ev. Standardkonzept vom Kantonalverband als Vorgabe benutzen) Betreuung und Begleitung Sponsoren Seite 4 von 9

5 Sponsoringvertrag ausarbeiten Sponsoring einholen Patronat einholen Inserate einholen und vorbereiten für Druck Katalog Presse / Propaganda Ausstellungslogo gestalten Auftritt Internett abklären Ausstellungsplakate und Flyer gestalten Voranzeige in Tierwelt und Regionalpresse Inserat in Tierwelt und Regionalpresse Radio und Fernsehreklame prüfen Information an Behörde/Schulen Plakate in der Region der Ausstellung (Gratis Plakate, mit gewünschtem Druck von Kleintiere Schweiz) Aktive Werbung für unsere Tierwelt / Bestellung Gratisexemplare Führung durch Ausstellung vorbereiten und planen Erstellen Pressemappe Budget und Gesuch an Kleintiere Schweiz Seite 5 von 9 Einsatz des Werbepakets aus dem Tierwelt-Shop Führungen durch Ausstellung (Schulen, Gäste, etc.) Betreuung und Begleitung Pressevertreter Betreuung Infostand Nach der Ausstellung: Dank an die Behörde für Berichterstattung Eigener Kurzbericht an die Medien die nicht an der Ausstellung vertreten waren (auch Tierwelt)

6 für finanzielle Unterstützung bei einem Werbeanlass eingeben Hallenchef Einteilen des Ausstellungslokals (Zeichnung erstellen mit Angabe vom Massstab) Parktransport klären Platz für Transportbehälter klären Organisation Parkaufbau/ -abbau (Krankenstall nicht vergessen) Organisation Futter/Wasser Einkauf Desinfektionsmittel Organisieren von Zuträgern und allfälligen Schreibhilfen. Grundlage Ausstellungskatalog Eingabe im Katalog Organisation Bewertungstag Bereitstellen von geeigneten Bewertungs-/Richtplätze mit Tageslicht Einlieferung überwachen und kontrollieren / Ev. Vorschriften des Kantonalen Veterinäramtes beachten Fütterung und Betreuung der eingelieferten Tiere Entsorgung Mist Katalog Druckverfahren abklären und Offerten einholen Verantwortlich für Katalogausgabe Seite 6 von 9

7 Titelseite mit Logo Kantonalverband Grusswort des Kantonalpräsidenten und der Behörde einholen Pflichtinserat unserer Tierwelt Rangliste vorbereiten (Absprache mit Clubs zwingend) Katalogausgabe organisieren Adressliste für Katalogausgabe drucken Bewertungskarten bestellen und für die Bewertung vorbereiten Gewichtslisten vorbereiten (Nur Kaninchen) Grundlage Ausstellungskatalog Eingabe im Katalog Experten und Preisrichter Einteilung vorbereiten in Absprache mit einem allfälligen Obmann Einteilungsliste an Obmann senden Zuträgerliste ausdrucken Versand Boxennummer Bewertungsresultate eingeben Rangliste für Katalog erstellen Liste für Katalog- und Preisausgabe erstellen Tombola Bewilligung einholen Lose einkaufen Einkaufen Tombolapreise (Tierwelt-Shop berücksichtigen) Nummerierung der Preis Präsentation vorbereiten und aufbauen Materialrückgabe organisieren Rechnungen kontrollieren Abrechnungen vorbereiten Seite 7 von 9

8 Wirtschaft Bewilligung einholen Einteilen des Restaurantlokal (Zeichnung erstellen mit Angabe vom Massstab) Esswaren und Getränke berechnen und bestellen Preiskarten vorbereiten (Logo Sponsoren nicht vergessen) Serviceportemonnaie organisieren Einsatz der Tischtücher und Tischset von Kleintiere Schweiz Einkauf von Artikeln im Tierwelt-Shop Verpflegung der Richter/Experten und Zuträger am Bewertungstag Apéro oder Essen für Gäste Verpflegung Besucher und Helfer Einsatzplan mit Tischzuweisung für Servicemitarbeiter optisch aufzeichnen Verantwortliche Jugend Jugendanlass einplanen Budget und Gesuch an Kleintiere Schweiz für finanzielle Unterstützung bei Jugendanlass Kontakt mit Kantonalem Jugendbetreuer Abklärung mit Wirtschaft betreff Verpflegung Seite 8 von 9

9 Verkehr Erstellung Verkehrskonzept Orientierung zuständiger Polizeiposten Schneeräumung einplanen je nach Saison Signalisation der Anfahrtswege mit Wegweisern/Werbetransparente mit Aufdruck Kleintierausstellung (Beziehen beim Tierwelt-Shop) Dekoration Konzept erstellen Dekoration Dekoration abbau Deko-Material einkaufen (sammeln) Dekoration eventuell einlagern Hinweise Bei kleineren Ausstellungen können mehrere Ämter zusammengelegt werde Jeder Ressortverantwortliche muss Personalbedarf abklären Es ist empfehlenswert, bei Ausgaben grösser Fr eine oder mehrere schriftliche Offerten einzuholen Schenkon, 31. Mai 2016 Markus Vogel Seite 9 von 9