Inhalt. Lieferanten Handbuch. Qualität. Innovation. Sicherheit. Zuverlässigkeit. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 1

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1 Inhalt Lieferanten Handbuch Qualität. Innovation. Sicherheit. Zuverlässigkeit. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 1

2 Inhalt A. Konzernportrait/Einleitung 3 C. Alles Wichtige für die Zusammenarbeit 20 D. Weitere Informationen 36 A.1. Vorwort: Welcome on Board 4 A.2. Der Lufthansa Konzern 5 B. Von der Ausschreibung zur Bezahlung 6 B.1. Ausschreibung 7 B.2. Vertrag 8 B.3. Bestellung 9 B.4. Wareneingang 11 B.5. Rechnung 13 B.6. Bezahlung 15 B.6.1. AirPlus Purchasing Card 15 B.6.2. Tungsten Network (ehemals OB10) 17 B.6.3. PDF-Rechnungen via 18 B.6.4. Papierrechnungen 19 C.1. Allgemeine Bedingungen und Verantwortung 21 C.1.1. Allgemeine Einkaufsbedingungen 22 C.1.2. Ombudssystem 22 C.1.3. Compliance 23 C.2. Corporate Responsibility und Nachhaltigkeit 24 C.2.1. Lufthansa Verantwortung 25 C.2.2. Datenschutz 27 C.2.3. Fremdfirmenausweis 28 C.3. Standort-Informationen 31 C.3.1. Frankfurt: Lufthansa Basis/FRA 32 C.3.2. München: Lufthansa Basis/MUC 33 C.3.3. Köln: Lufthansa Haupt-Verwaltung 34 C.3.4. Seeheim: Lufthansa Training & Conference Center/QSH 35 D.1. Werben mit Lufthansa 37 D.1.1. PartnerPlusBenefit 38 D.1.2. Brand Management Online 39 D.1.3. MediaBase 40 D.1.4. Werben mit Lufthansa 41 D.1.5. Werben bei Lufthansa 41 D.1.6. Werben in Lufthansa Publikationen 42 D.1.7. Markenführung für das Geschäftsfeld Lufthansa Passage 43 D.1.8. Visualisierung der Marke im Corporate Design 44 D.2. Fragen/FAQ 45 D.2.1. Häufig gestellte Fragen zur Rechnungslegung 46 D.3. Kontaktübersicht 47 D.4. Schlagwortverzeichnis 48 Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 2

3 A.1. Vorwort: Welcome on Board A.2. Konzern und Airline. Konzernportrait/Einleitun g A. Konzernportrait/ Einleitung A.1. Vorwort: Welcome on Board A.2. Der Lufthansa Konzern Herzlich Willkommen im Handbuch für Lieferanten der Lufthansa. Nach einem persönlichen Vorwort unseres Einkaufsleiters Dr. Andreas Haug stellen wir Ihnen den Lufthansa Konzern vor. Damit gewinnen Sie einen Überblick, für welchen Bereich der Gruppe dieses Handbuch gilt. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 3

4 A.1. Vorwort: Welcome on Board A.2. Konzern und Airline A.1. Vorwort: Welcome on Board Die größtmögliche Kundenzufriedenheit ist Voraussetzung für unsere führende Marktposition. Durch die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen beeinflussen Sie unsere Leistungsfähigkeit gegenüber den Kunden maßgeblich. Jeder der täglich mehr als Fluggäste des Lufthansa Konzerns kann auch Ihre Lieferantenleistung erleben. Wir bauen deshalb auf leistungsfähige Partner, die sich über Basisanforderungen hinaus engagieren und sich gemeinsam mit uns den Herausforderungen der Zukunft stellen. Ständige Verbesserungen und der Wille, gemeinsam Neues zu entwickeln, sind der Weg zu einer langfristigen und erfolgreichen Zusammenarbeit. und Ideen entwickeln, die unsere Zusammenarbeit mit dem gemeinsamen Bestreben nach zufriedenen Kunden verbessern, stehen Ihnen mein motiviertes Team und ich gerne zur Verfügung. Welcome on Board. Dr. Andreas Haug Dr. Andreas Haug Leiter Einkauf Daneben sind wettbewerbsfähige Einkaufspreise, Konditionen und Prozesskosten entlang der gesamten Beschaffungskette zwingende Voraussetzung für eine nachhaltige Partnerschaft. Fairness, Compliance und Effizienz sind für uns wichtige Werte in einer Geschäftsbeziehung. Vor diesem Hintergrund soll unser Lieferanten Handbuch dazu beitragen, die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten weiter zu verbessern, die Prozesse zwischen Ihnen und der Lufthansa reibungslos zu gestalten und zum gegenseitigen Nutzen zu optimieren. Das Handbuch bietet eine vielseitige und ausführliche Informationsquelle für sämtliche Schnittstellen, die im Tagesgeschäft zwischen Ihnen und Lufthansa sowie unseren Partnern auftreten. Sollten Sie noch Fragen haben oder Vorschläge Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 4

5 A.1. Vorwort: Welcome on Board A.2. Der Lufthansa Konzern A.2. Der Lufthansa Konzern Die Lufthansa ist der führende Luftfahrtkonzern Europas mit rund 540 Konzern- und Beteiligungsgesellschaften weltweit. Der Lufthansa Konzern steht in allen Bereichen für Qualität und Innovation sowie für Sicherheit und Zuverlässigkeit. Das Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland ist in den Geschäftsfeldern Passage Airline Gruppe, Logistik, Technik und Catering aktiv. Die Passage Airline Gruppe bildet das Kerngeschäft des Konzerns und umfasst die Fluggesellschaften Lufthansa Passage (einschließlich Eurowings), Austrian Airlines und SWISS sowie die Beteiligungen an Brussels Airlines und SunExpress. Im Jahr 2015 begrüßten die Fluggesellschaften des Lufthansa Verbunds über 107,7 Millionen Gäste an Bord ihrer Flugzeuge. Der Konzern ist die führende Airline Gruppe in Europa. Lufthansa, Austrian Airlines, Brussels Airlines und SWISS bedienen über die Drehkreuze Frankfurt, München, Wien, und Zürich zusammen 297 Ziele in über 89 Ländern auf vier Kontinenten. Die Flotte des Konzerns umfasst aktuell 600 Flugzeuge. Auf der Bestellliste stehen allein bis 2025 insgesamt 251 Flugzeuge mit einem Listenpreis in Höhe von mehr als 30 Milliarden Euro. Mit diesen Investitionen verbessert das Unternehmen die Wirtschaftlichkeit und Umweltfreundlichkeit stetig. Der Lufthansa Konzern beschäftigte Ende 2015 über Mitarbeiter und erzielte 2015 einen Jahresumsatz in Höhe von 32,1 Milliarden Euro. Der Konzern wird von fünf Vorstandsmitgliedern geführt: Carsten Spohr, Vorstandsvorsitzender der Lufthansa, Karl Ulrich Garnadt, Vorstand Lufthansa Passage, Harry Hohmeister, Vorstand Verbund-Airlines & Logistik, Dr. Bettina Volkens, Vorstand Personal & Recht und Simone Menne, Vorstand Finanzen & Aviation Services Gesichter, 1 Konzern Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 5

6 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung. Von der Ausschreibung zur Bezahlung B. Von der Ausschreibung zur Bezahlung B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung Von der Begründung der Geschäftsbeziehung, über die Ausschreibung, Bestellung und Lieferung bis hin zur Rechnung ist es für Sie als unseren Lieferanten vorteilhaft, unsere Prozesse zu kennen und sich optimal darauf einzustellen. Dazu haben wir Ihnen in diesem Kapitel eine umfassende Beschreibung dieser Abläufe, und der daraus resultierenden Anforderungen, übersichtlich zusammengestellt. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 6

7 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung B.1. Ausschreibung Der Einkauf der Lufthansa hat die Aufgabe gegenüber seinen internen Kunden (den Bedarfsträgern der Fachbereiche) stets dafür zu sorgen, dass die bezogenen Leistungen den Anforderungen nach neuestem Stand der Technik sowie nach Kostengesichtspunkten optimal entsprechen. Bei der Beurteilung der strategischen Leistungsfähigkeit eines Anbieters spielt also neben seiner Innovationsfähigkeit vor allem die Frage eine Rolle, ob Kostenstrukturen der Anbieter, bezüglich der Erfüllung der Anforderungen und im Wettbewerbsvergleich langfristig geeignet sind, der Lufthansa ein Nützliches Ausschreibungen werden bei der Lufthansa auf verschiedenen Wegen durchgeführt. Die Wahl des Weges ist durch interne Regularien und Wertgrenzen teilweise vorgegeben und obliegt ansonsten dem Ausschreibenden. Folgende Wege sind möglich: 1. buy:source ( 2. Web-Briefkasten (Internetgestütztes geschlossenes Ausschreibungssystem) 3. Formlose Ausschreibung nur wenn Rahmenvertrag vorliegt ( , Post, Fax, ) In jedem Fall wird entsprechend den internen Regularien eine Mindestanzahl an Anbietern in den Anfrageprozess einbezogen. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen in diesem Zusammenhang gerne an die in den Ausschreibungsunterlagen angegebenen Ansprechpartner. optimales Kosten-Leistungs-Verhältnis zu liefern. Obwohl grundsätzlich eine stabile Lieferantenbasis angestrebt wird, ist die Überprüfung der Leistungsfähigkeit der Lieferanten gegenüber dem Wettbewerb regelmäßig notwendig. Hierfür gibt es das Instrument der Ausschreibung. Ausschreibungen sind immer dann unabdingbar, wenn es für eine Leistung mehrere potenzielle Anbieter am Markt gibt und nicht klar ist, ob der aktuelle Lieferant Lufthansa die bestmöglichen Konditionen am Markt bietet. Diese Klarheit, durch hervorragende Leistung, größtmögliche Kostentransparenz und regelmäßige Kostenreduktionen für die Lufthansa selbst herzustellen, liegt also im ureigenen Interesse jedes Lieferanten. Auch wenn es hierdurch gemeinsam gelingt, jahrelange Beziehungen mit vielen Lieferanten aufzubauen und zu pflegen, so ist es doch regelmäßig notwendig, durch Neuausschreibung von Leistungen geeignete Lieferantenpartner zu suchen. Sei es für neue Leistungsumfänge, als Ersatz für Lieferanten, die nicht den Erwartungen entsprechen oder auch nur zur Überprüfung der Wettbewerbsfähigkeit der aktuellen Lieferanten. Hierbei gilt grundsätzlich, dass es keine Anfragen gibt, die nur der Reduktion der Preise mit den aktuellen Lieferanten dienen oder bei denen die aktuellen Lieferanten einen unfairen Vorteil erhalten. Wenn eine Anfrage durchgeführt wird, dann ist auch immer ein Lieferantenwechsel möglich. Ausschreibungen finden bei Lufthansa in der Regel unter Federführung des Einkaufs und unter Beteiligung der wesentlichen Bedarfsträger statt. Hierfür werden sogenannte Beschaffungsteams gebildet, die auch die Spezifikation bezüglich der Anforderungen erstellen. Die Ausschreibungsunterlagen werden vom Einkauf nach definierten Standards vorbereitet. Diese Unterlagen werden mit den Bedarfsträgern abgestimmt. Ein RFP/RFI wird erstellt, abgestimmt und an die Lieferanten gesendet. Eingegangene Angebote werden nach festgelegten Kriterien bewertet. Die Short list für Vertragsverhandlungen wird erstellt und abgestimmt. Das Umsetzungskonzept wird finalisiert. Daraufhin werden die Verhandlungen vorbereitet und durchgeführt, Vergabeentscheidungen getroffen und die Verträge geschlossen bzw. unterzeichnet, sowie nach Leistungserbringung eine entsprechende Leistungsbewertung und ggf. eine Lieferantenentwicklung angestrebt. Auch wenn das Beschaffungsteam bemüht ist, eine anbieterneutrale Spezifikation zu erstellen, die für Lösungsund Optimierungsvorschläge aller Anbieter einen möglichst großen Spielraum eröffnet, so wird es doch immer wieder vorkommen, dass die Erfahrungen der Beteiligten und aktuell eingesetzte oder diskutierte Lösungen diese Beschreibung beeinflussen. Zudem haben neue Anbieter grundsätzlich den Nachteil, dass sie die Informationen aus der Anfrage nicht in den Kontext Ihrer Erfahrungen aus aktuellen Lieferbeziehungen stellen können. Daher ist es in jedem Fall sinnvoll und erwünscht, dass Sie die aus Ihrem Verständnis der Ausschreibungsunterlagen resultierenden wesentlichen Prämissen verifizieren und alternative kostengünstigere Lösungsmöglichkeiten ggf. optional mit anbieten. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 7

8 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung B.2. Vertrag Die Lufthansa ist ein Konzern, der sich aus vielen Einzelgesellschaften zusammensetzt. Grundsätzlich agieren diese Gesellschaften eigenverantwortlich. Dennoch ist es nicht sinnvoll, dass bei Leistungen, die mehrere Konzerngesellschaften beziehen, jeweils vollständig getrennte Verträge verhandelt werden. Daher gibt es für solche Sachverhalte ein Lead Buyer-System. Hierbei verantwortet in der Regel diejenige Konzerngesellschaft mit dem größten Einkaufsvolumen bei dem betreffenden Lieferanten bzw. für den betreffenden Sachverhalt die Vereinbarung eines Rahmenvertrages. Sie tut dies in enger Abstimmung mit den übrigen Konzerngesellschaften. Der Rahmenvertrag wird zwar lediglich im Namen der betreffenden Konzerngesellschaft geschlossen, jedoch enthält sie eine Klausel, die es anderen Konzerngesellschaften erlaubt, die gleichen Konditionen für einen eigenen Vertrag zu nutzen. Auf diese Weise können komplizierte Abstimmungen vermieden und gesellschaftsspezifische Besonderheiten einzeln berücksichtigt werden. Nützliches Die ausführlichen Vorschriften zu den Allgemeinen Einkaufsbedingungen finden Sie in der Anhangsdatei zu diesem Lieferantenhandbuch unter: lieferanten/lufthansa_aeb_deu.pdf Gleichzeitig bestehen innerhalb der Konzerngesellschaften Strukturen, die dazu führen, dass viele unterschiedliche Bedarfsträger auf die gleichen Lieferanten und Verträge zugreifen. Dies, in Verbindung mit der Vielzahl von Verträgen, die insgesamt bestehen, erzeugt eine Komplexität, die nur zu beherrschen ist, wenn die Verträge lieferantenübergreifend die gleichen Strukturen und Konditionen aufweisen. Daher ist es für Lufthansa außerordentlich wichtig, dass nur in eng umgrenzten und gut begründeten Ausnahmefällen von den Konditionen abgewichen wird, die in den Allgemeinen Einkaufsbedingungen bzw. in den Standard-Verträgen festgehalten sind. Soweit sinnvoll, gibt es für bestimmte Sachgebiete, wie beispielsweise Bauleistungen bzw. IT, branchenspezifische Anpassungen dieser allgemeinen Vorgaben, die in eigenen Standard-Vorlagen festgehalten sind. Wir bitten Sie als unseren Lieferanten, uns bei der Erreichung des Zieles der Komplexitätsreduzierung zu unterstützen und in Vertragsverhandlungen möglichst keine Abweichungen, die nicht wirklich unabdingbar sind, zu fordern. Sie erleichtern sich und uns damit die Arbeit und senken die Hürden für Ihr konzernübergreifendes Geschäft erheblich. Anwendung der Allgemeinen Einkaufsbedingungen Wenn mit einem Lieferanten häufig Einzelverträge abgeschlossen werden oder auch mehrere Rahmenverträge bzw. Einzelverträge zu verschiedenen Sachverhalten bestehen, so bietet es sich an, generell eine Vereinbarung über die Anwendung der Allgemeinen Einkaufsbedingungen zu schließen. Hierfür gibt es eine entsprechende Akzeptanzvereinbarung siehe Allgemeine Einkaufsbedingungen Vertragsvereinbarungen mit der Lufthansa unterscheiden sich in zwei Varianten. Für einfache bzw. geringerwertige Sachverhalte werden Einzelverträge in Form von angebotsbasierten Bestellungen auf Basis unserer Allgemeinen Einkaufsbedingungen (siehe Kasten) abgeschlossen. Für Sachverhalte von erheblichem Wert, bzw. komplexe Sachverhalte wird in der Regel ein Standardvertrag bzw. Standardrahmenvertrag geschlossen. Diese bauen in Inhalt und Struktur auf den Allgemeinen Einkaufsbedingungen auf. -Kommunikation mit Lufthansa: Um s vertraulichen Inhalts sicher an Lufthansa zu versenden, benötigen Sie ein Zertifikat für unser Verschlüsselungssystem (LH-PKI). Dieses kann unter heruntergeladen werden. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 8

9 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung B.3. Bestellung Nachdem durch Ausschreibung, Angebot und Vertragsschluss Lieferanten und Konditionen festgelegt wurden, muss zur Beauftragung der konkreten Leistung noch eine Bestellung erzeugt werden, in der Mengen und Zeitpunkte zur Leistung fixiert werden Folgende Angaben sind vorhanden: 1 2 Bestellnummer Bestelldatum Dies geschieht bei der Lufthansa entweder aus dem Standard-Bestellsystem buy:order oder auch für bestimmte Fälle aus dem SAP-System heraus. Eine Bestellung der Lufthansa aus buy:order erkennt man daran, dass die Bestellnummer mit 90 beginnt. Bestellungen aus dem SAP-System tragen eine mit 45 beginnende Bestellnummer Ansprechpartner fachl. Richtung Ansprechpartner kaufm. Richtung Lieferanschrift Rechnungsanschrift Bevor eine solche Bestellung die Lufthansa verlässt, durchläuft sie bestimmte Freigaben. Diese sind wertabhängig gesteuert und hängen teilweise auch vom Bestellprozess ab. Während des Freigabeprozesses wird geprüft, ob ausreichend Budget vorhanden ist und ob die Bestellung sachlich und preislich in Ordnung ist. Zudem wird geprüft, ob die Kontierung auf Sachkonto und Kostenstelle korrekt ist, damit die spätere Rechnungsbuchung ohne Probleme korrekt erfolgen kann Warenempfänger Positionsnummer Nur wenn Sie eine solche Bestellung erhalten haben, können Sie sicher sein, dass alle internen Vorgaben für die Beauftragung befolgt wurden. Wenn Sie eine Leistung auf einer anderen Basis als einer solchen Bestellung erbringen, so ist diese nicht von der Lufthansa autorisiert Beispielbestellung buy:order Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 9

10 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung und Sie haben keinen Anspruch auf eine entsprechende Gegenleistung. Sollte es zur Abwehr von Schäden einmal notwendig sein, dass dennoch eine Leistung vor Zugang einer entsprechenden Bestellung erfolgen muss, so lassen Sie sich diesen Umstand bitte vor Leistungserbringung schriftlich bestätigen und drängen Sie im eigenen Interesse darauf, dass unverzüglich eine Bestellung aus buy:order oder SAP erstellt wird. Rechnungen ohne gültigen Bestellbezug werden in der Regel nicht bearbeitet. Beim Abrechnungsweg AirPlus sind diese technisch gar nicht möglich. Um den Bestellprozess zu beschleunigen, ist es möglich, für immer wiederkehrende Artikel und Leistungen Katalogpositionen anzulegen. Diese haben den Vorteil, dass eine Preis- und Kontierungsprüfung nicht mehr bei jeder Bestellung erforderlich ist, da diese Angaben im Katalog bereits hinterlegt sind. Zudem ist die Bestellung durch den Bedarfsträger in der Regel sehr viel einfacher und erfolgt daher auch schneller. Folgende Angaben sind vorhanden: Bestellnummer Bestelldatum Ansprechpartner Lieferanschrift Rechnungsanschrift Positionsnummer Für umfangreichere Sortimente bietet sich ein lieferanteneigener Katalog an. Bei weniger als ca. 50 Artikeln/ Leistungen je Lieferant ist dies jedoch nicht unbedingt erforderlich. Diese können auch in einem Sammelkatalog (sogenannter Small Business Catalogue oder SBC ) gepflegt werden. Die Anlage und Änderung dieser SBC- Einträge ist schnell und flexibel möglich. Schließlich ist auch die Einbindung lieferanteneigener Internetshops möglich. Beispielbestellung SAP Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 10

11 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung Wenn Sie Standard-Lieferant sind, aber Beschreibung und Preis ihrer Leistung ständig wechseln, so gibt es eine weitere Möglichkeit den Bestellprozess zu beschleunigen. Hierfür müssten Sie sich für den sogenannten Web-Briefkasten-Prozess anlegen lassen. Sie erhalten dann Anfragen über diesen Weg in Form einer Mail mit einem Link auf den Web-Briefkasten. Hier tragen Sie Ihr Angebot ein. Der Einkäufer kann dieses dann einsehen und ggf. kann das Angebot in eine Bestellung umgewandelt werden. Dadurch ist sichergestellt, dass die Bestellung positionsgenau mit Ihrem Angebot übereinstimmt. Dies erleichtert Ihnen wiederum die spätere Abrechnung, da die Rechnung ja ebenfalls positionsgenau mit der Bestellung übereinstimmen muss. Zur Sicherstellung des Zahlungszieles ist nachfolgendes unbedingt zu beachten: Die Rechnungspositionen müssen mit den Bestellpositionen übereinstimmen. Bei Nichtbeachtung behalten wir uns vor, solche Rechnungen an Sie zurückzuschicken. Bitte sprechen Sie Ihren zuständigen Facheinkäufer an, wenn Sie denken, dass die von Ihnen bezogene Leistung grundsätzlich katalogfähig ist bzw. Sie als Standard- Lieferant am Ausschreibungsprozess über den Web- Briefkasten teilnehmen wollen. Er wird im Interesse einer gemeinsamen Prozessverbesserung gerne die Umsetzung veranlassen. Ansprechpartner POET: Fragen zum Systemhandling Web-Briefkasten & Katalog Tel: B.4. Wareneingang Sie haben anhand einer aus buy:order oder SAP generierten Bestellung eine Leistung erbracht und möchten diese nun abrechnen. Die Rechnungsbuchung und Zahlungsfreigabe erfolgt jedoch nur dann automatisch, wenn im Buchungssystem zur Bestellung auch die Bestätigung der Leistungserbringung im Fachbereich vorliegt. Aufgrund des notwendigen Freigabeprozesses, dem jede Rechnung unterliegt, ist es also zunächst erforderlich dass eine Leistungsbestätigung erfolgt und im jeweiligen Bestellsystem erfasst wird. Dabei ist Folgendes zu beachten: 1. Sie sollten sich nach Leistungserbringung vom Leistungsempfänger einen Liefer- bzw. Leistungsschein, der in seiner Struktur der Bestellung entspricht und die Bestellnummer enthält, abzeichnen lassen. Dieser dient Ihnen später ggf. als Nachweis dafür, dass die Leistung erbracht wurde und uns gleichzeitig als Grundlage für die Wareneingangsbuchung bzw. Leistungserfassung. 2. Sie sollten dem Leistungsempfänger bzw. Besteller eine Kopie aushändigen und ihn darauf hinweisen, dass er die geleistete und bestätigte Menge zeitnah im jeweiligen Bestellsystem der Lufthansa erfassen lassen muss (Wareneingangsbuchung bzw. Leistungserfassung), damit Sie die Rechnung legen können und die Bezahlung schnellstmöglich erfolgen kann. Wenn diese Wareneingangsbuchung bzw. Leistungserfassung bei Rechnungseingang nicht erfolgt ist, so wird die Rechnungsbearbeitung ungleich mehr Aufwand erzeugen und die Zahlung an Sie verzögert sich entsprechend. Zur Sicherstellung des Zahlungszieles ist ein Lieferbzw. Leistungsnachweis dringend erforderlich. Abweichend zu einem Leistungs- bzw. Lieferschein kann auch eine Pro-forma -Rechnung als Grundlage für den Wareneingang bei Lufthansa genutzt werden. Insbesondere im Rahmen von Bauleistungen sollte grundsätzlich jeder Lieferant, dessen erste Auftragssumme meist von der tatsächlichen Abrechnungssumme abweicht, somit alle Planer und bauausführenden Firmen, insbes. jedoch die Firmen, deren Rechnungen durch Externe (Planer) geprüft werden, eine Proforma Rechnung als Liefer- bzw. Leistungsnachweis an den zuständigen Fachbereich übermitteln. Warum bitten wir Sie, uns dabei zu unterstützen, dass der Leistungserfassungsprozess innerhalb der Lufthansa eingehalten wird? Die Lufthansa ist eine sehr große Organisation, in der es viele Untereinheiten mit sehr vielen Leistungsempfängern gibt. Um die Bestellprozesse zu optimieren gibt es in einigen dieser Einheiten sogenannte Banf-Points, die für eine Reihe von Leistungsempfängern Bestellanforderungen und Bestellungen im System umsetzen. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 11

12 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung Der Besteller, der den Wareneingang bzw. die Leistungserfassung buchen muss, ist also nicht immer gleich der Leistungsempfänger. Daher ist er nicht automatisch über die Leistungserbringung informiert. Der Leistungsempfänger wiederum hat möglicherweise nur wenige Beschaffungsvorgänge im Jahr und ist sich daher nicht unbedingt bewusst, dass er die Information über die Leistungserbringung weitergeben muss. 1 Auch wenn wir selbstverständlich bemüht sind, jeden potenziellen Leistungsempfänger zur Einhaltung der Sollprozesse anzuhalten, bitten wir Sie dennoch, uns hierbei im gemeinsamen Interesse einer schnellen Rechnungsbearbeitung und zügigen Zahlung an Sie zu unterstützen. 1 Der Liefer- bzw. Leistungsschein entspricht in seiner Struktur der Bestellung und enthält die Bestell- und Positionsnummer (siehe 1). Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 12

13 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung B.5. Rechnung Folgende Angaben sind vorhanden: Die Rechnungslegung ist aus Sicht der meisten Lieferanten ein relativ einfacher Prozess. Die Leistung wurde erbracht und eine entsprechende Rechnung wird aus dem eigenen System heraus oder manuell erstellt. Danach muss eigentlich nur noch der Zahlungseingang registriert werden. Ärgerlich wird es jedoch, wenn an Stelle der Zahlung Rückfragen kommen oder einfach gar nichts passiert. Das liegt dann oft daran, dass die Rechnung oder der Abrechnungsweg nicht den Vorgaben entspricht und der Prozess auf Seiten der Lufthansa dadurch weitaus komplizierter und langwieriger wird als er sein müsste. Bei Lufthansa muss nicht nur eine Zahlung veranlasst werden, sondern die Rechnung muss vorher geprüft, korrekt kontiert und freigegeben werden. Damit das reibungslos geschieht, gibt es eine Reihe von Vorgaben, die der Lieferant berücksichtigen muss, um schnell sein Geld zu erhalten Ihre Firmenanschrift Rechnungsnummer Bestellnummer Position wie auf der Bestellung Menge wie auf der Bestellung Einzelpreis wie auf der Bestellung Gesamtpreis wie auf der Bestellung Gesellschaftsrechtliche Angaben 9 Bankverbindung Zunächst einmal sollte für jede Rechnung eine Bestellung aus den Bestellsystemen der Lufthansa vorliegen. Die wichtigste Angabe auf der Rechnung ist die Bestellnummer. Eine Bestellung der Lufthansa erkennt man daran, dass die Bestellnummer entweder mit 90 (aus buy:order) oder mit 45 (aus SAP) beginnt. Nur wenn die Bestellnummer auf der Rechnung angegeben wird, kann diese auch bei der Lufthansa schnell und sicher dem entsprechenden Vorgang zugeordnet werden Für eine schnelle, einfache und sichere Abwicklung sind die Positionen der Bestellung in der Rechnung zu benennen und müssen exakt mit der Bestellung übereinstimmen. 10 Steuernummer des Lieferanten 11 Steuersatz Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 13

14 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung Dadurch kann automatisch der Besteller identifiziert werden, falls etwas in der Rechnung nicht mit dem Vorgang übereinstimmt und eine manuelle Rechnungsfreigabe notwendig ist. Am schnellsten geht es natürlich, wenn die Rechnung nicht nur mit der richtigen Bestellnummer versehen ist, sondern auch die Positionsnummern, Mengeneinheiten, Mengen und Preise mit der Bestellung und den gebuchten Wareneingängen bzw. Leistungserfassungen übereinstimmen. Dann kann die Rechnung ohne weitere Rückfragen und manuelle Korrekturen automatisch auf die richtigen Kostenstellen und Sachkonten verbucht und die Zahlung fristgerecht für den nächsten Zahllauf angewiesen werden. Dies gilt natürlich nur, wenn die Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht und diese einschließlich der Bankverbindung auch den bei der Lufthansa registrierten Angaben entsprechen. Daher ist es ebenfalls wichtig, dass Sie bei Änderungen insbesondere von Bankverbindung oder Firmierung rechtzeitig die Lufthansa hierüber informieren, damit immer sichergestellt ist, dass diese Angaben korrekt in den Systemen der Rechnungsprüfung hinterlegt sind. Bei Rechnungslegung über Tungsten Network (ehemals OB10) oder AirPlus sind hier ebenfalls die Angaben zu korrigieren. Um die oben genannten Voraussetzungen systematisch abzusichern, und gleichzeitig die Prozesse optimal zu unterstützen, haben wir die im Folgenden aufgeführten Wege für die Rechnungslegung definiert. Ihr zuständiger Facheinkäufer wird Sie über den für Sie vorgegebenen Weg informieren. Wir möchten Sie bitten, im gemeinsamen Interesse einer schnellen, sicheren und aufwandsminimalen Abwicklung Ihrer Rechnungen dieser Vorgabe zu folgen. Wir bitten Sie um Verständnis, wenn wir aufgrund des sehr hohen Aufwands, der mit der Verbuchung von auf dem falschen Weg übermittelten, unvollständigen oder nicht mit der Bestellung und der Bestellstruktur übereinstimmenden Rechnungen verbunden ist, leider solche Rechnungen in Zukunft nicht mehr akzeptieren können. Gleichzeitig versichern wir Ihnen jede Unterstützung, die Sie benötigen, um unsere Vorgaben umzusetzen und den gemeinsamen Abrechnungsprozess zu optimieren. Nützliches zur Leistungserbringung/ Rechnungslegung Nehmen Sie nur Aufträge entgegen, wenn Ihnen eine Bestellung mit einer mit 45 oder 90 beginnen den Bestellnummer vorliegt oder ersatzweise eine Bestätigung, dass es sich um eine dringend notwendige Maßnahme zur Schadensabwehr handelt. Lassen Sie sich vom Leistungsempfänger die gelieferte bzw. geleistete Menge zur Bestellposition schriftlich bestätigen und überlassen Sie ihm eine Kopie dieser Bestätigung. Sie können dies auch anhand einer Pro-forma-Rechnung tun. Weisen Sie den Leistungsempfänger darauf hin, dass die Abrechenbarkeit bzw. schnelle Bezahlung Ihrer Leistung davon abhängt, ob der Wareneingang bzw. die Leistungserfassung zügig gebucht wird. Klären Sie Differenzen vor Rechnungsdatenabgabe. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 14

15 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung B.6. Bezahlung B.6.1. AirPlus Purchasing Card Der bevorzugte Weg für die Rechnungslegung und Zahlungsabwicklung der Lieferanten gegenüber der Lufthansa ist der über die von der Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH (AirPlus) angebotene AirPlus Purchasing Card. Aufgrund der genutzten Verfahren ist es der sicherste Weg für die Lieferanten, eine den Anforderungen der Rechnungsprüfung entsprechende Rechnung zu legen. Die Zahlung gegenüber dem Lieferanten erfolgt regelmäßig schneller als bei jedem anderen Verfahren. Warum ist das so? Bei der Abrechnung über AirPlus erzeugen Sie die Rechnung direkt aus der Bestellung. Damit ist sichergestellt, dass die Rechnungsdaten zu 100 % mit den Bestelldaten (in Struktur und Konditionen) übereinstimmen. Zudem bekommen Sie auch die gebuchten Wareneingangsmengen zur Bestellung angezeigt. Sie können also vor Anstoß der Rechnungslegung sehen, ob die Voraussetzungen für die Rechnungsfreigabe und Zahlung seitens Lufthansa gegeben sind. Sollte dies nicht der Fall sein, so können Sie direkt mit dem Besteller Kontakt aufnehmen und eventuelle Differenzen noch vor Rechnungslegung klären bzw. um die Bestätigung des Wareneingangs bzw. der Leistung im System der Lufthansa bitten. Dadurch werden aufwändige nachträgliche Klärungen und Korrekturen sowie Verzögerungen in der Bearbeitung und Zahlung vermieden. Das hierbei verwendete PO-Flip-Verfahren stellt den modernsten Stand der Technik für die Abrechnung dar und ist daher der Standard auf den die Lufthansa ihre Prozesse in Zukunft ausrichtet. Wir bitten Sie, uns hierbei zu folgen. Nützliches zur AirPlus Purchasing Card Nehmen Sie nur Aufträge entgegen, wenn Ihnen eine Bestellung Mitarbeiter der Lufthansa haben keinen Zugriff auf die Systeme von Die Rechnungslegung gegenüber Lufthansa erfolgt als wöchentliche Sammelrechnung in elektronischer Form und wird automatisch verbucht. Die Zahlung an Sie erfolgt in der Regel einmal im Monat an einem festgelegten Tag. mit einer mit 90 beginnenden Bestellnummer vorliegt Veranlassen Sie nur die Abrechnung und Mengen, für die eine ausreichende abrechenbare Menge im AirPlus Purchasing zur Bestellposition angezeigt wird. Klären Sie ggf. diesbezügliche Differenzen vor Rechnungsdatenabgabe Bitte denken Sie daran, dass die Pflichtangaben auf der durch AirPlus in ihrem Auftrag erzeugten Rechnung aus den bei AirPlus hinterlegten Stammdaten erzeugt werden. Wenn sich diesbezüglich AirPlus und können Ihnen daher bei Abrechnungsproblemen nicht weiterhelfen. Wenden Sie sich bei Problemen mit der Abrechnung oder Zahlung immer zuerst an AirPlus, es sei denn, eine bei Lufthansa liegende Ursache ist Ihnen bekannt Denken Sie daran, dass Sie die Erzeugung einer Rechnung aus Ihrem System unterdrücken. Sie dürfen nur noch entsprechend gekennzeichnete Pro-forma-Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis erzeugen. Wie funktioniert das Verfahren? Zunächst rechnen Sie im AirPlus Invoice Portal im Internet die Bestellung ab. Dadurch wird eine Rechnungsdatenvorprüfung angestoßen. Wenn diese positiv verläuft, werden Rechnungslegung und Zahlung veranlasst. Änderungen ergeben, müssen Sie diese an AirPlus melden, sonst werden Rechnungen mit falschen Angaben erzeugt, was steuerrechtliche Probleme nach sich ziehen kann! Sie können die aktuell hinterlegten Daten auch auf der Abrechnung sehen, die Sie von AirPlus erhalten. Bitte achten Sie bei der Abgabe der Rechnungsdaten über AirPlus Purchasing auf die korrekte Einstellung des Umsatzsteuersatzes Rechnungslegung und Zahlung erfolgen auf Basis der Akzeptanzvereinbarung, die Sie mit AirPlus abgeschlossen haben. Alle diesbezüglichen Fragen müssen Sie mit Ihrem Vertragspartner AirPlus klären. Lufthansa darf sich aus rechtlichen Gründen in dieses Vertragsverhältnis nicht einmischen. Die Akzeptanzvereinbarung ermöglicht es Ihnen auch, weitere Kunden, darunter auch solche außerhalb des Lufthansa Konzerns, Bei der Abrechnung über AirPlus tritt AirPlus Ihnen gegenüber einerseits als Dienstleister auf, der die Rechnungslegung gegenüber Ihren Kunden übernimmt. Andererseits erfolgt auch der Ausgleich Ihrer Forderungen durch AirPlus. und ggf. auf die korrekte Begründung über AirPlus abzurechnen. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 15

16 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung Für die Abrechnung über AirPlus ist es notwendig, dass Sie einen Vertrag (Akzeptanzvereinbarung) mit der Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH schließen. Dieser regelt auch die Zahlungsmodalitäten. Auf Basis dieser Akzeptanzvereinbarung können Sie auch mit anderen Kunden den Rechnungslegungsprozess über AirPlus nutzen, sofern diese über eine AirPlus Purchasing Card verfügen. Zahlungsbedingungen (insbesondere Skonto) sind bei Abrechnung über AirPlus nicht relevant. Das Erkennungszeichen der AirPlus Purchasing Card Bestimmte Buchungsvorgänge, können zurzeit nicht über AirPlus abgewickelt werden. Dies betrifft z.b. Anzahlungen und an Dritte weiterzubelastende Kosten. Solche Vorgänge bilden jedoch die Ausnahme. Betroffene Rechnungen werden, nach vorheriger Abstimmung mit Global Service Delivery Center Krakau bis auf weiteres noch in Papierform, entsprechend dem unten beschriebenen Prozess gelegt. Für Lieferanten der Lufthansa gelten, soweit uns bekannt ist, die folgenden Standard-Konditionen: Die Abrechnung gegenüber dem Lieferanten erfolgt monatlich. Alle Abrechnungsdaten, die bis spätestens zum letzten Arbeitstag des Monats 12:00 Uhr, bei AirPlus eingehen, werden in die monatliche Abrechnung gegenüber dem Lieferanten übernommen. Der Zahlungseingang auf dem Konto des Lieferanten erfolgt bis spätestens zum siebten Arbeitstag des Folgemonats (vier Kalendertage plus drei Bankarbeitstage). Die Zahlung erfolgt unter Einbehaltung eines Disagios (aktuell nach unseren Informationen standardmäßig in Höhe von 2 % vom Bruttorechnungsbetrag zuzüglich 19 % MwSt.). Mit dem Disagio sind alle Leistungen der Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH Ihnen gegenüber abgegolten. Eventuell mit der Lufthansa abweichend geregelte Rechnungen von AirPlus können über eine Schnittstelle oder manuell über das AirPlus Invoice Portal bearbeitet werden. Für Lieferanten mit einem großen Rechnungsvolumen ist auch eine Anbindung über eine Schnittstelle möglich. Bitte nehmen Sie ggf. hierzu mit AirPlus Kontakt auf. Welche Vorgänge sind über AirPlus abrechenbar? Voraussetzung für die Rechnungslegung durch AirPlus ist eine Bestellung aus dem Standard-Bestellsystem buy:order. Ihr zuständiger Facheinkäufer kann Ihnen Auskunft darüber erteilen, ob diese Voraussetzung gegeben ist bzw. Sorge dafür tragen, dass buy:order-bestellungen erzeugt werden. Nützliches Weitere Informationen zur AirPlus Purchasing Card, wie die AirPlus Purchasing Card Broschüre das AirPlus Purchasing Card Fact Sheet und den Lieferantenleitfaden finden Sie unter Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 16

17 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung B.6.2. Tungsten Network (ehemals OB10) Bevor Lufthansa sich für die Abrechnung über AirPlus als Standard entschieden hat, war Tungsten Network (ehemals OB10) das bevorzugte Verfahren. Es ist ein einfacher, schneller und sicherer Weg für Lieferanten, ihre Rechnungen an die Lufthansa zu legen. Da die Datenqualität jedoch nicht wesentlich besser als bei Papierrechnungen ist, treten alle Probleme und Verzögerungen in Bezug auf die Rechnungsprüfung beim Tungsten Network Prozess hier ebenso auf. Folglich ist Tungsten Network nur noch für diejenigen Lieferanten der vorgeschriebene Abrechnungs-weg, bei denen die Abrechnung in begründeten Fällen nicht über Lufthansa AirPlus erfolgen kann. Papierrechnungen sind nur noch in Ausnahmefällen zulässig, wenn maximal vier Rechnungen im Jahr erwartet werden. Für Tungsten Network gelten die gleichen Form-vorschriften wie sie auch für Papierrechnungen gelten. Wie funktioniert das Verfahren? Im Tungsten Network-Portal gibt der Lieferant seine Rechnungsdaten vollständig manuell ein. Eine Prüfung erfolgt nur gegen bestimmte Formvorgaben. Eine Prüfung gegen Bestelldaten kann nicht erfolgen, da dem Tungsten Network-System diese nicht vorliegen. Das Tungsten Network-Verfahren ist zertifiziert und erzeugt in beide Richtungen (Kunde und Lieferant) ein steuerlich anerkanntes PDF-Rechnungsdokument. Ihre Rechnungsdaten werden zudem als Datensatz informativ zur Buchungsunterstützung in das ERP-System des Kunden überspielt. Beides liegt dort in der Regel vier Stunden nach Eingabe und erfolgreicher Validierung zur weiteren Bearbeitung bereit. Welche Voraussetzungen bestehen? Für die Abrechnung über Tungsten Network ist zunächst eine Anmeldung über das Tungsten Network-Webformular unter notwendig. Die Anmeldung dauert insgesamt ca. 20 Minuten. Nach der Anmeldung erfolgt die Freigabe durch das Rechnungswesen der Lufthansa in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen. Nach erfolgreicher Freischaltung können Sie online im Tungsten Network Webformular jederzeit Ihre Rechnungsdaten eingeben. Die Transaktionsgebühr wird im Webformular vor der ersten Rechnungsstellung in Form von Transaktionspaketen beglichen. Das kleinste Paket für unsere Lieferanten ist kostenlos und umfasst 12 Rechnungen pro Jahr. Für alle weiteren Pakete betragen die Gebühren abhängig von der Größe zwischen 1,20 Euro und 1,40 Euro je übermittelter Rechnung. Die Transaktionspakete sind für Sie kundenübergreifend nutzbar, d.h. wenn Sie mehrere Kunden über Tungsten Network abrechnen, können Sie dies über ein Paket tun. Für Lieferanten mit großen Transaktionsvolumen ist auch eine integrierte Datenschnittstelle möglich. Bitte nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit dem Tungsten Network Support Team auf. Nützliches Die Korrespondierende Nummer der Deutschen Lufthansa AG ist: AAA Bitte geben Sie diese in Ihren Abrechnungen mit Tungsten Network an. Eine Übersicht Korrespondierender Nummern weiterer Konzerngesellschaften sowie allgemeine Informationen zur Abwicklung von Rechnungen via Tungsten Network entnehmen Sie bitte der Webseite: Sie können die gekauften Rechnungstransaktionen nicht nur für die Rechnungslegung gegenüber Lufthansa, sondern auch gegenüber allen anderen an Tungsten Network angeschlossenen Kunden verwenden. Als Rechnungsempfänger verwenden Sie die zentrale Rechnungsadresse: Deutsche Lufthansa AG Postfach Friedrichsdorf Wenn Sie insgesamt mehr als 10 Rechnungen pro Jahr an Unternehmen des Lufthansa Konzerns legen, wenden Sie sich bitte an die Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH (Telefon bzw. um auf den Abrechnungsweg über die AirPlus Purchasing Card umzustellen. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 17

18 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung B.6.3. Mail PDF-Rechnungen via E- Ab sofort können Lieferanten der Deutschen Lufthansa AG Rechnungen und Gutschriften auch als PDF per E- Mail schicken. Die Nutzung dieser Versandmethode für Rechnungen sorgt für Kosteneinsparungen und eine beschleunigte Übermittlung. Es ist keine Registrierung erforderlich und es fallen für Sie als Lieferant keine zusätzlichen Kosten an. Außerdem wird durch die Verwendung von PDF-Rechnungen per E- Mail ein Beitrag bezüglich Nachhaltigkeit und Umweltverantwortung geleistet. Welche Anforderungen müssen erfüllt werden? Erstellen Sie die PDF-Rechnung bitte mit Hilfe Ihrer Software zur Rechnungserstellung oder mit Hilfe eines virtuellen PDF-Drucktreibers, so dass eine sog. Text- PDF entsteht. Als PDF gescannte Rechnungen ( Bild- PDF ) können von Lufthansa nicht verarbeitet werden. Bitte senden Sie nur eine Rechnung oder Gutschrift pro und falls zutreffend immer zusammen mit den Rechnungsanlagen. Bitte senden Sie nicht mehr als sechs Dateien (inklusive der Rechnung oder Gutschrift) in derselben . Die darf eine Größe von 15 MB nicht übersteigen. Bitte komprimieren Sie die Rechnungsdatei nicht (bzw. erstellen Sie kein ZIP o.ä.) Bitte verwenden Sie keine Sonderzeichen im Dateinamen Weitere Schritte zur Nutzung Erzeugen Sie bitte eine Beispielrechnung oder -gutschrift für Lufthansa AG. Senden Sie diese zu Testzwecken bitte an: test@invoice.lufthansagroup.com Nach Eingang Ihres Testdokuments erhalten Sie von uns innerhalb einer Woche weitere Informationen zum nächsten Schritt. Bitte beachten Sie, dass Testdokumente nicht verarbeitet werden und in keinem Fall zu einer Zahlung führen. Kontakt Senden Sie Beispielrechnungen an test@invoice.lufthansagroup.com Allgemeine Informationen erhalten Sie unter: lufthansagroup.com Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: frage@invoice.lufthansagroup.com Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 18

19 B.1. Ausschreibung B.2. Vertrag B.3. Bestellung B.4. Wareneingang B.5. Rechnung B.6. Bezahlung B.6.4. Papierrechnungen Nur in Ausnahmefällen sind noch Papierrechnungen zulässig. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn maximal vier Rechnungen im Jahr erwartet werden oder bei bestimmten Sondersachverhalten nach Vorgabe von Lufthansa. Papierrechnungen führen aufgrund ihrer uneinheitlichen Struktur und einer unvermeidbaren Restfehlerquote bei der Zeichenerkennung zu erhöhtem Aufwand im Buchungs- und Freigabeprozess. Dies führt regelmäßig auch zu langen Rechnungsbearbeitungszeiten und entsprechend verzögerten Zahlungen. Wir bitten Sie daher in Ihrem eigenen Interesse auf diesen Abrechnungsweg zu verzichten. Sollten Sie dennoch Papierrechnungen an die Lufthansa senden, so beachten Sie bitte folgende Hinweise: Achten Sie darauf, dass die Rechnung in ihrer Struktur (Reihenfolge und Bezeichnung der Positionen, etc.) exakt der Bestellung entspricht. Für jede Bestellung ist eine jeweils separate Rechnung zu erstellen. Die Rechnungswährung muss der Bestellwährung entsprechen. Die folgenden Angaben müssen vorhanden sein: Bestellnummer Bestelldatum Die Nummern der Rechnungspositionen müssen mit den betreffenden Nummern der Bestellpositionen übereinstimmen Die Rechnungspositionen müssen zudem folgende Informationen enthalten: Leistungsbeschreibung Mengenangabe Einzelpreis und Positionspreis Sofern in vom Einkauf der Lufthansa einzeln genehmigten Ausnahmefällen keine Bestellung vorliegt, müssen als Ersatz für die Bestellnummer mindestens folgende Angaben enthalten sein: die Abteilung des Auftraggebers der Name des Auftraggebers Die Rechnungsstellung erfolgt in diesem Fall in Euro. Der Inhalt einer Rechnung muss grundsätzlich den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Bei Nichtberücksichtigung behält sich Lufthansa das Recht vor die Rechnung zurückzuweisen. Nützliches Senden Sie Papierrechnungen nur dann, wenn Sie nicht gleichzeitig für den Abrechnungsweg Tungsten Network (ehemals OB10) bzw. AirPlus vorgesehen sind, es sei denn es handelt sich um einen mit Global Service Delivery Center Krakau abgestimmten, buchhalterisch begründeten Ausnahmefall! Beachten Sie unbedingt, dass die Struktur der Rechnung der Struktur der Bestellung folgen muss. Das heißt gleiche Bestellpositionen mit identischen Preisen und Mengeneinheiten. Bitte senden Sie Rechnungen gegenüber der Lufthansa ausschließlich an die zentrale Rechnungsadresse: Deutsche Lufthansa AG Postfach Friedrichsdorf Wenn Sie insgesamt mehr als 10 Rechnungen pro Jahr an Unternehmen des Lufthansa Konzerns legen, wenden Sie sich bitte an die Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH (Telefon bzw. um auf den Abrechnungsweg über die AirPlus Purchasing Card umzustellen! Nutzen Sie ausschließlich unsere neue Post-Anschrift für Ihre Papierrechnungen: Deutsche Lufthansa AG Postfach Friedrichsdorf Bitte wenden Sie sich im Falle einer Rückfrage an die Teammailbox Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 19

20 C.1. Allgemeine Bedingungen und Verantwortung C.2. Corporate Responsibility und Nachhaltigkeit C.3. Standort-Informationen. Alles Wichtige für die Zusammenarbeit C. Alles Wichtige für die Zusammenarbeit C.1. Allgemeine Bedingungen und Verantwortung C.2. Corporate Responsibility und Nachhaltigkeit C.3. Standort-Informationen Unter dem Punkt Alles Wichtige für die Zusammenarbeit finden Sie nicht nur unsere Einkaufsbedingungen und unseren Ombudsmann, sondern auch unsere Ansprüche an Compliance und Nachhaltigkeit. Corporate Responsibility beinhaltet Informationen zum Datenschutz und Ihrem Fremdfirmenausweis. Für Ihre Anlieferung finden Sie Anfahrtsskizzen unter Standort-Informationen. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 20

21 C.1. C.1. Allgemeine Bedingungen und Verantwortung C.2. Corporate Responsibility und Nachhaltigkeit C.3. Standort-Informationen C.1. Allgemeine Bedingungen und Verantwortung Allgemeine Bedingungen und Verantwortung C.1.1. Allgemeine Einkaufsbedingungen C.1.2. Ombudssystem C.1.3. Compliance Die Grundlage für alle Vereinbarungen mit unseren Lieferanten bilden die Allgemeinen Einkaufsbedingungen der Lufthansa. Außerdem gelten für uns aber auch für unsere Lieferanten bestimmte ethische und moralische Grundsätze, die wir Ihnen im Folgenden aufzeigen möchten. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 21

22 C.1. Allgemeine Bedingungen und Verantwortung C.2. Corporate Responsibility und Nachhaltigkeit C.3. Standort-Informationen C.1.1. Allgemeine Einkaufsbedingungen Die Allgemeinen Einkaufsbedingungen der Lufthansa bilden die Grundlage für alle Vereinbarungen mit unseren Lieferanten. Für komplexe oder wertintensive Vorgänge werden Individualverträge geschlossen. Für die Teilnahme an plattformbasierten Ausschreibungen ist die Anerkennung der Allgemeinen Einkaufsbedingungen eine grundsätzliche Voraussetzung. Ist die Anwendung der Allgemeinen Einkaufsbedingungen einmal vereinbart, so sind in der Regel auch für zusätzliche Geschäfte bzw. Sachverhalte außerhalb der bestehenden Rahmenverträge nur noch Preise und Spezifikationen zu fixieren. Aufwand und Zeit zwischen Angebot und Bestellung können dadurch erheblich verkürzt werden. Daher sollte grundsätzlich jeder Lieferant, der eine längerfristige Geschäftsbeziehung mit Lufthansa anstrebt, nach der hierfür vorgesehenen Anerkennungsvereinbarung fragen. unserer Lieferanten erfolgen ausnahmslos auf Basis unserer Allgemeinen Einkaufsbedingungen, sofern unsererseits nichts Abweichendes angegeben wurde. Angebotsbedingungen, die den Allgemeinen Einkaufsbedingungen ganz oder teilweise widersprechen, gelten nachrangig zu den Allgemeinen Einkaufsbedingungen. Download/Anhang Die ausführlichen Vorschriften zu den Allgemeinen Einkaufsbedingungen finden Sie in der Anhangsdatei zu diesem Lieferanten Handbuch unter: downloads/de/lieferanten/lufthansa_aeb _deu.pdf C.1.2. Ombudssystem Um Informationen über etwaige wirtschaftskriminelle Handlungen vertraulich übermitteln zu können, hat Lufthansa zum 1. Dezember 2007 ein Ombudssystem eingerichtet. Dieses stellt eine zusätzliche Maßnahme gegen Wirtschaftskriminalität dar und dient zum Schutz von Lufthansa und ihren Mitarbeitern. Entsprechende Hinweise können von Mitarbeitern, aber auch von Dritten an einen außerhalb des Unternehmens stehenden Ombudsmann gegeben werden telefonisch, schriftlich oder persönlich. Die Funktion nimmt ein Rechtsanwalt wahr. Im Rahmen seines Auftragsverhältnisses mit Lufthansa begründet der Ombudsmann mit dem Hinweisgeber ein besonderes Vertrauensverhältnis mit dem Inhalt, die ihm übermittelten Sachverhalte unter absoluter Geheimhaltung von Namen und Identität des Hinweisgebers an Lufthansa weiterzuleiten. den staatlichen Ermittlungsbehörden ein Zeugnisverweigerungsrecht. Zudem ist ausdrücklich zwischen Lufthansa und dem Ombudsmann vereinbart, dass auf eine Offenlegung der Identität des Hinweisgebers und Herausgabe erlangter Unterlagen und sonstiger Informationen verzichtet wird, soweit nicht der Hinweisgeber die Offenlegung ausdrücklich verlangt. Eine Offenbarung der Identität des Hinweisgebers gegenüber Lufthansa oder Dritten ist ohne dessen Zustimmung damit ausgeschlossen. Ombudsmann Dr. Buchert & Partner Rechtsanwälte PartGmbB Bleidenstraße Frankfurt am Main Tel.: Fax: kanzlei@dr-buchert.de Allgemeine Geschäftsbedingungen unserer Lieferanten werden grundsätzlich ausgeschlossen. Sie gelten auch dann nicht, wenn ihnen im Einzelfall nicht ausdrücklich widersprochen wurde. Angebote In diesem Verhältnis unterliegt der Ombudsmann in vollem Umfang der gesetzlichen berufsständischen Schweigepflicht und hat auch gegenüber ggf. tätig werden- Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 22

23 C.1. Allgemeine Bedingungen und Verantwortung C.2. Corporate Responsibility und Nachhaltigkeit C.3. Standort-Informationen C.1.3. Compliance Lufthansa fühlt sich nicht nur seinen Anteilseignern und Mitarbeitern gegenüber verpflichtet, sondern auch unserer Umwelt und der Gesellschaft. Daher legen wir großen Wert darauf, dass sich die Lieferanten, wie auch die eigenen Mitarbeiter, stets ethisch und moralisch korrekt verhalten. Um diese Anforderung zu konkretisieren, gibt es für Mitarbeiter die Integrity Compliance Richtlinie, in der u.a. Folgendes geregelt ist: Gegenüber Lieferanten und Anbietern dürfen Mitarbeiter von Lufthansa weder direkt noch indirekt (zum Beispiel über Angehörige oder nahe stehende Dritte) für sich oder einen Dritten Vorteile annehmen, fordern oder sich versprechen lassen, die in unzulässiger Weise mittelbar oder unmittelbar Einfluss auf ihre geschäftlichen Handlungen und Entscheidungen haben könnten oder diesen Eindruck zu erwecken geeignet sind. Vorteile im Sinne dieser Regelungen sind sämtliche Leistungen eines Lieferanten oder Anbieters, die den Empfänger bei Lufthansa materiell oder immateriell in seiner wirtschaftlichen, rechtlichen oder auch nur persönlichen Lage objektiv besser stellen und auf die kein Anspruch besteht. Folgende Ausnahmen sind zulässig, sofern sich Lufthansa mit dem Lieferanten bzw. Anbieter, der die Vorteile gewährt, nicht zum Zeitpunkt der Vorteilsgewährung in einer Verhandlung, Ausschreibung o.ä. befindet: Annahme von geringwertigen Geschenken Teilnahme an Geschäftsessen Teilnahme an Veranstaltungen Die Annahme von Bargeld oder Gegenständen, die in Barmittel getauscht werden können, ist ausnahmslos unzulässig. Die Integrity Compliance Richtlinie legt verbindlich fest, was als inkorrektes Verhalten im Umgang mit Vertretern anderer Unternehmen oder sonstigen externen Entscheidungsträgern gilt. Diese Richtlinie ist daher zur Kenntnis zu nehmen und verbindlich zu befolgen. Selbstverständlich erwarten wir von unseren Lieferanten, dass Sie alles unterlassen, was unsere Mitarbeiter auch nur ansatzweise in die Nähe eines Interessenkonfliktes oder gar eines Verstoßes gegen diese Richtlinie bringen könnte. Wir gehen davon aus, dass Sie sich als unser Lieferant den gleichen ethischen und moralischen Werten und Zielen verpflichtet fühlen und diese Grundsätze aktiv leben und auch bei Ihren Lieferanten anwenden. Lieferanten Handbuch FRA LS / ES 23