Zeit - wofür brauch ich dich?

Transkript

1 Eidgenössisches Volkswirtschaftsdepartement EVD Forschungsanstalt Agroscope Reckenholz-Tänikon ART Zeit - wofür brauch ich dich? Zeitmanagement Familie, Hof und Soziales PD Dr. habil. Matthias Schick 1. Bäuerinnenforum TG, Do ; Di

2 Ziel des Vortrags 1. Arbeitszeitbedarf Betrieb/Haushalt 2. Arbeitsfallen 3. Schwachstellenanalysen und Optimierungsmöglichkeiten 4. Planungsgrundlagen und Planungshilfsmitteln in der Praxis 5. Lebensqualität 2

3 Arbeit in der Milchviehhaltung Relative Anteile der einzelnen Arbeiten am Gesamtzeitbedarf je Kuh und Jahr Laufstall, Silage, Sommerweide, 8000 kg Zeitbedarf je Kuh und Jahr: 79,3 AKh (n = 40) Füttern 22% Zeitbedarf je Jahr: 3172 AKh Melken 34% Misten/Einstreuen 4% Management u. Sonderarbeiten 20% Kälberbetreuung 7% Aussenwirtschaft 13% 3

4 Arbeit der Bäuerin Absolute Anteile der einzelnen Arbeiten am Gesamtzeitbedarf je Woche Arbeitszeit Bäuerin Arbeitszeitbedarf/Woche [AKh] Haushaltsmanagement 0.8 Einkauf 2 Verpflegung 19 Vorratshaltung 2 Garten 1.5 Wohnungspflege 8 Wäsche 4 Kinderbetreuung 4.5 Umgebungspflege 1.5 Kleintiere, Haustiere 0.5 Summe Haushalt und Garten (1) 43.8 Landwirtschaftsbetrieb 5 Nebenerwerb 8 Öffentlichkeitsarbeit/Politik/Bildung 2 Freizeit/Hobby/Verein 2 Partnerschaft/Freundschaft/Beziehungspflege 0.3 Summe (2) 17.3 Summe Gesamt (1)+(2)

5 Arbeit der Bäuerin Relative Anteile der einzelnen Arbeiten am Gesamtzeitbedarf Landwirtschaftsbetrieb 8% Kinderbetreuung 7% Wäsche 7% Einkauf 3% Moderner Haushalt, 4 Personen Zeitbedarf je Jahr: 3177 AKh Nebenerwerb 14% Wohnungspflege 14% Verpflegung 32% Vorratshaltung 3% Öffentlichkeitsarbeit/ Politik/Bildung 3% Garten 2% Freizeit/Hobby/Verein 3% Umgebungspflege 2% Haushaltsmanagement 1% Kleintiere, Haustiere 1% Partnerschaft/ Freundschaft/ Beziehungspflege 0.5% 5

6 Arbeit in der Schweiz Selbständigerwerbende Arbeitnehmende Land- und Forstwirtschaft Alle Wirtschaftsbranchen Land- und Forstwirtschaft Alle Wirtschaftsbranchen Quelle: BFS,

7 Arbeit in der Schweiz Quelle: BFS,

8 Arbeitsfalle = Zeitfalle (?) 8

9 - Zeitdiebe - Wann werden wir bei der Arbeit ineffizient? unklare Zielsetzung unzureichende Prioritätensetzung technische Störungen, bauliche Fehler schlechte Tagesplanung Versuch, zuviel auf einmal zu tun Aufschieben, Unentschlossenheit Hast und Ungeduld Aufgaben nicht zu Ende führen Unfähigkeit nein zu sagen Unordnung am Arbeitsplatz (Quelle: Mackenzie, 1985) 9

10 Arbeitsanalyse = Schwachstellenanalyse = Rationalisierung Tätigkeit, Aufgabe Ist die Aufgabe/Tätigkeit unbedingt nötig? nein Aufgabe/Tätigkeit ELIMINIEREN ja Muss ich die Aufgabe/Tätigkeit selbst erledigen? nein Aufgabe/Tätigkeit DELEGIEREN ja Führe ich die Aufgabe/Tätigkeit optimal aus? nein Aufgabe/Tätigkeit RATIONALISIEREN ja Aufgabe/Tätigkeit REALISIEREN Quelle: REFA,

11 10 Planungsregeln für Zeit(gewinn) - Aus der Arbeitsfalle entkommen - 1. Ziele setzen Die Zeit wie Pfeil und Bogen einsetzen: zuerst zielen! Sein tägliches Tun an eigenen Zielen ausrichten! 2. Vorbereiten Am Abend den neuen Tag schriftlich planen! Zeit für Unerwartetes und Routine einplanen! (Checklisten erstellen!!!) 3. Prioritäten setzen: Wichtiges zuerst tun Unwichtiges lassen! Vorsicht vor der Tyrannei der Dringlichkeit! 4. Zusammenfassen: Gleichartige Aufgaben in je einen Zeitblock packen: in die Stadt fahren, Bürotätigkeiten, Besprechungen, Vertreterbesuche Quelle: Seiwert L. 11

12 10 Planungsregeln für Zeit(gewinn) - Aus der Arbeitsfalle entkommen - 5. Vereinfachen: Schwierige Aufgaben in kleine Schritte aufteilen! Reihenfolge und Erledigungs- Termine festlegen! (Checklisten anwenden!!!) 6. Andere tun lassen: Delegieren: Was? Wer? Warum? Bis wann? Nein-Sagen: Zeit-Diebe freundlich abwehren! (Checklisten!!!) 7. Abschirmen: Nicht immer für alle erreichbar sein wollen! Termine mit sich selbst vereinbaren und nutzen! Quelle: Seiwert L. 12

13 10 Planungsregeln für Zeit(gewinn) - Aus der Arbeitsfalle entkommen - 8. Rücksicht nehmen: Kein Verlegen, kein Verspäten, kein Überziehen! Vorher jeweils Zielsetzung und Termine vereinbaren! 9. Telefonieren: Statt zu stören die passende Zeit erfragen! Telefon-Termine und Rückrufe vereinbaren! 10. Erfolge geniessen: Erledigtes als Erfolg wahrnehmen! Sich selbst und andere belohnen! Quelle: Seiwert L. 13

14 Arbeitsorganisation: Zielsetzungen Kurzfristige mittelfristige - langfristige Ziele Arbeitsplanung kurzfristig = kurzfristige Ziele: Tages- oder Wochenplanung (Taktische Ziele) 1. Wird die Arbeitsplanung schriftlich durchgeführt? ja Mein Arbeitsplan hängt in der Küche/im Büro aus Arbeitsplanung mittelfristig = mittelfristige Ziele: Wochen- oder Monatsplanung (Taktische Ziele) 1. Sind Freiräume eingeplant? ja Ein Tag in der Woche wird für Aussergewöhnliches freigehalten Arbeitsplanung langfristig = langfristige Ziele: Jahres- oder Lebensplanung (Strategische Ziele) Dieses Jahr erstellen wir einen neuen Kälberstall 1. Besteht eine Jahresplanung? ja Dieses Jahr machen wir Ferien in Neuseeland Quelle: Schick,

15 Optimierungsmöglichkeiten I 1. Verfahrenstechnische Optimierung - Mechanisierung von Verfahrensabläufen (Küchenmaschine, Zentralstaubsauger, Kirby, Steamer...) - Vermehrte Vergabe von Arbeiten an Dritte (Professionelle Arbeitserledigung durch Spezialisten [Reinigungspersonal, LU]) Zielvorgabe: Die professionelle Bäuerin tritt als Spezialistin in ihrem Gebiet auf. Quelle: Schick,

16 Optimierungsmöglichkeiten II 2. Organisatorische Optimierung - Systematische Zeitplanung mit klaren und messbaren Zielsetzungen (Tagesplan, Wochenplan, Monatsplan,...) - Schwachstellenanalyse (Arbeitsverfahren hinterfragen Wo liegt der Hund begraben? ) - Weiterbildung (Jährlich gezielte Fortbildung betreiben, Teilnahme an Arbeitskreisen) Quelle: Schick,

17 Beispiel für kostenloses Zeitplanungsinstrument 18

18 Beispiel für Zeitplanungsinstrument 19

19 Zeitplanungsinstrument Arbeitsvoranschlag 20

20 Zeitplanungsinstrument ART-Arbeitsvoranschlag AV Betrieb Stark Variante Betrieb Stark 2009 Variante 1 Betrieb Schick Arbeitszeitbedarf je arbeitsreichster Tag [AKh] Arbeitszeitbedarf im Jahresverlauf Arbeitsaufriss - Gesamtbetrieb Haushalt, Familie, etc. Management Feldarbeit Temporäres PV Arbeitsangebot Kalenderwoche Daten detailliert Daten global zurück 0 21

21 Arbeitsorganisation = Zeitplanung = Managementaufgabe Management Regelkreis Planung Entscheidung Realisation Kontrolle Zielsetzung Managen = Menschen so führen, dass Ziele Information durch planvolles, organisiertes Kommunikation und kontrolliertes Leisten erreicht werden. 22

22 Kombination von Aufgabenerfüllungen - Planung Wichtig: Nicht wichtig: Dringend: Nicht dringend: Ich muss es selbst machen Lässt sich im Prinzip delegieren, obwohl ich es jetzt noch selbst mache sofort oder zeitgebunden kann ich erledigen, wann ich will Wichtig / dringend Wichtig / nicht dringend Nicht wichtig / dringend Nicht wichtig / nicht dringend wichtig Nicht wichtig dringend... Stunden Ernte Feuerwehrmann finanzielle Notlage Akute Krankheit... Stunden Unangemeldeter Vertreterbesuch Hamster im Laufrad Unterwäsche bügeln Nicht dringend... Stunden Unternehmer Buchführungsauswertung Unternehmensplanung Urlaub... Stunden Deutschland Urlauber sucht den Superstar Quelle: Eisenhower, D. 23

23 Die Zeit ist begrenzt - Lebensqualität Ein Jahr hat 8760 Stunden Davon schlafen wir (8 Std. pro Tag) 2920 Stunden Es bleiben uns 5840 Stunden und nun? 24

24 Leben (und Zeit) im Gleichgewicht! (?) Betrieb Betrieb Soziales Soziales Familie 25

25 Leben (und Zeit) im Gleichgewicht! (?) Betrieb Soziales Familie 26

26 Schlussfolgerungen AW I Zeitplanung ist die wesentliche Grundlage für das gesunde Miteinander von Arbeit, Familie und sozialem Umfeld 27

27 Schlussfolgerungen AW II Gute Arbeitsorganisation bedingt konsequente Zeitplanung Schwachstellen analysieren bedeutet Probleme erkennen Arbeitsorganisation + Problemerkennung = 1. Problemlösung = 2. Motivationssteigerung = 3. Arbeitsfreude = 4. Effizienzsteigerung 28