Zeitmanagement. Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 1. Verschwendete Zeit ist Dasein. Gebrauchte Zeit ist Leben.

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1 Verschwendete Zeit ist Dasein. Gebrauchte Zeit ist Leben. Edward Young Zeitmanagement Man verliert die meiste Zeit damit, dass man Zeit gewinnen will. John Steinbeck Gliederung Seite A. Was ist Zeitmanagement?... 1 I. Will ich wirklich mehr Zeit? 1 II. Konkrete Schritte 2 B. Zeitplanung... 3 I. Aufgabenklassen 4 II. Aufgabenklassen und Zeitmanagement 5 III. Wann und wie viel Zeit? 5 IV. Kontrolle 6 V. Flexibilität 6 C....Wo stehe ich? Meine Zeitdiebe... 7 I. Ursachen jedes Zeitdiebs 7 II. Lösungsvorschläge 7 D. Die Delegation von Aufgaben... 8 E. Organisation des Arbeitsalltags Zeitplanbuch/Zeitplaner 10 F. Tipps und Tricks I. Telefonate 10 II. Besuche/Gespräche 11 III. Schreibe Memos 12 IV. Beantwortung schriftlicher Fragen 12 V. Lerne, Nein zu sagen 12 VI. Organisiere Deinen Postausgang 12 VII. Aufgabenplanung 12 VIII. Terminvereinbarung 12 IX. Reisezeit nutzen 13 X. Optimale Geschwindigkeit finden 13 XI. Besprechungen 13 G. Fragment Zeitmanagement: Last not Least H. Anlage - Literatur / Praxistests / Zeitplaner Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 1

2 A. WAS IST ZEITMANAGEMENT? Wozu das Ganze? Zeitmanagement bedeutet systematisches und diszipliniertes Planen der eigenen Zeit. Es ist möglich, auf diese Weise viel Zeit zu sparen. Es bleibt mehr Zeit für die wichtigen Dinge in Beruf und Freizeit, wobei die Gewichtung von Zeit für Beruf oder Freizeit individuell unterschiedlich sein kann. Man vergeudet Zeit, wenn man Falsches oder Unwichtiges tut, oder wenn man das Richtige falsch tut. Durch Zeitplanung kannst Du die Dir zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller verbringen. Unangenehme Überraschungen werden seltener und ein ausgewogenes Arbeitspensum wird erstellt. Du kannst Zeitfallen aufspüren und den Tag unter dem Aspekt Zeit gestalten. Zeit ist ein sehr gerecht verteiltes Gut, denn jedem Menschen stehen täglich genau 1440 Minuten zur Verfügung. Zeit ist jedoch auch ein sehr kostbares Gut, da niemand auch nur eine einzige verlorene Minute wieder zurückholen kann. Also ist anzunehmen, dass alle Menschein ihre begrenzte Zeit äußerst kontrolliert nutzen. Das Mehr an verfügbarer Zeit sollte nicht dazu führen, dass mehr Zeit für Arbeit freigemacht wird (nicht dass man z.b. in 12 Stunden die Arbeit von 15 quetschen kann). Zeitmanagement sollte mehr Zeit schaffen für Vorhaben, die einem wichtig sind. Zeitmanagement kann aber auch einfach mehr Zeit für Erholung und mehr Möglichkeiten, neue Energie zu tanken, ermöglichen. Zeitmanagement hilft nicht nur dabei, Zeit zu sparen, sondern auch, seine Zeit effektiver zu nutzen, d.h. sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren. Zeit besser und effektiver zu nutzen, führt so zu einem zufriedeneren Leben. Zeitmanagement sollte zu einem ausgeglicheneren Leben führen. Du kannst Deine Effektivität im Zeit- und Selbstmanagement verbessern, wenn Du im Arbeitsalltag Deine persönlichen Eigenheiten aber auch die Deiner Mitmenschen stärker berücksichtigst. Zeitmanagement heißt nicht, mit einer Stoppuhr in der Hand jede Tagesaktivität sekundengenau vorzuplanen. Vielmehr bedeutet es, vor Beginn einer Aktivität deren Substanz und Komplexität zu überdenken, um ihr dann genau die Zeit zuzuordnen, die ihr angemessen ist. Nicht mehr aber auch nicht weniger. I. Will ich wirklich mehr Zeit? Der erste Schritt zu effektiverer Nutzung der Zeit ist die Frage, die man sich stellen muss, ob man wirklich mehr Zeit will. In der heutigen Gesellschaft wirkt es "wichtig", immer beschäftigt zu sein. Viele Menschen sind es auch gar nicht mehr gewohnt oder es ist ihnen unheimlich, soviel Zeit für sich selber und Gedanken über sich selber zu haben. Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 2

3 Die Entscheidung für Zeitmanagement sollte eine bewusste Entscheidung sein, dass man wirklich mehr Zeit haben will. Ist das nicht der Fall, helfen alle Techniken des Zeitmanagements nichts. II. Konkrete Schritte Der erste Schritt, um den eigenen Umgang mit Zeit zu verbessern ist, sich anzuschauen, womit man seine Zeit verbringt, um dann die Dinge zu beseitigen, die unnötig "die Zeit stehlen". Der zweite Schritt ist, sich klarzumachen, in welche verschiedenen Bereiche sich das eigene Leben aufteilt und wie viel Zeit man für den jeweiligen Bereich verwendet (Haushalt, Freunde, Sport, etc.). Allgemein: Wichtig ist, sich einen Überblick über die momentane Lebenssituation zu schaffen. Sehr hilfreich, um einen genauen Überblick zu bekommen ist es, ein Zeitprotokoll anzulegen. Fertige demnächst eine Woche lang ein Zeitprotokoll an und notiere genau, wie viel Zeit Du für welche Tätigkeiten verwendest von der Zeit vom Aufstehen bis zum Schlafengehen. Dabei sollte möglichst eine Woche gewählt werden, die den Alltag repräsentiert (also nicht im Urlaub...). Dieses Zeitprotokoll wird dann analysiert: Wofür wird die meiste Zeit verwendet und inwiefern entspricht es den eigenen Bedürfnissen und Vorstellungen? Gibt es Hinweise darauf, auf was man verzichten kann oder was man intensivieren will, um mehr Zeit für Dinge zu haben, die man gerne tut? So ist es möglich zu erfahren, wie man seinen Tagesablauf gestalten kann, um mehr Dinge zu tun, die man tatsächlich tun will. Hierbei muss man keine Auflagen erfüllen. Es geht ausschließlich um die eigenen Bedürfnisse, und man muss nicht zu hart über sich urteilen, denn man kann sein Verhalten ja ändern. B. ZEITPLANUNG Nachdem der erste Schritt getan ist und ein Überblick über die Aufgaben und das, was man erreichen will, gewonnen ist, kann mit der konkreten Zeitplanung begonnen werden. Planen spart viel Zeit und verbessert das Arbeitsergebnis. Die Zeit, die für das Planen benötigt wird, lohnt sich, denn meist verbessert sich nämlich auch die Qualität dessen, was in der vorhandenen Zeit geleistet werden kann. Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 3

4 Am besten ist es, sich am Tag 5 bis 15 Minuten Zeit zu nehmen, um den aktuellen Tag zu planen. Alternativ: Vor dem Schlafengehen den kommenden Tag planen. Auch eine komplette Wochenplanung ist hilfreich und hat den Vorteil, dass der Fokus mehr auf den langfristigen und strategischen Ergebnissen liegt. Doch es ist notwendig, den Wochenplan täglich zu überprüfen und ihn flexibel umzugestalten, wenn es notwendig ist und Unvorhergesehenes eintritt. Die Zeitplanung erfolgt grundsätzlich schriftlich. Die Planung beginnt mit den wichtigsten Aufgaben des Tages. Es ist hilfreich, auch die Voraussetzungen, die für das Erledigen der Aufgabe zu erfüllen sind, zu notieren. Formuliere dabei ergebnisorientiert, z. B. Bericht geschrieben anstatt Bericht schreiben! Der schriftliche Arbeitsplan ist Dein Navigations- und Kontrollinstrument für den laufenden Tag. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie abgehakt. Diese Vorgehensweise motiviert. Du hast stets vor Augen, wie im Laufe des Tages die Tagesziele nach und nach erreicht werden. Zudem stellst Du durch die schriftliche Anfertigung des Plans sicher, dass keine wichtigen Aufgaben vergessen werden. I. Aufgabenklassen Es ist notwendig, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterscheiden. Dringende Aufgaben sind schnell zu erledigen, da ein naher Termin feststeht, an dem sie abzuschließen sind. Wichtige Aufgaben sind meistens langfristiger und strategischer Natur. Die Auswirkungen und Folgen sind von Bedeutung. Es ist möglich, die Aufgaben in vier unterschiedliche Klassen zu unterteilen: A, B, C und D. A: Aufgaben, die wichtig UND dringend sind (z.b. ein wichtiger Kunde droht abzuspringen und es sind Maßnahmen dagegen zu ergreifen) B: Aufgaben, die wichtig, im Moment aber nicht dringend sind (werden sie aber vernachlässigt, können sie leicht zu A-Aufgaben werden: z.b.: Sie haben seit längerer Zeit Magendrücken und haben vor, zum Arzt zu gehen - wenn Sie akute Schmerzen bekommen, wird der Arztgang eine dringende Aufgabe) C: Aufgaben, die dringend, längerfristig aber nicht wichtig sind (Zu dieser Aufgabenklasse gehören typische Alltagsaufgaben wie Aufräumen, Einkaufen, etc.) D: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind (aber eventuell Freude bereiten - es entsteht aber kein Schaden, wenn sie nicht erledigt werden) Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 4

5 II. Aufgabenklassen und Zeitmanagement Bei der Zeitplanung ist es hilfreich, die genannten Aufgabenklassen zu bilden und die Aufgaben dann in einer bestimmten Reihenfolge zu erledigen: - A-Aufgaben zuerst, dann, soviel wie möglich, B-Aufgaben - C-Aufgaben entweder an andere delegieren oder ein System erarbeiten, durch die diese Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigt werden können - D-Aufgaben entweder bewusst streichen oder deren Ausführung bewusst genießen Kennst Du Deinen Tagesrhythmus? Wie sieht es mit den Hochs und Tiefs Deiner Leistungsbereitschaft aus? Statistisch gesehen bei Menschen in westlichen Industrienationen folgendermaßen: nach einem Hoch am Vormittag sinkt die Leistungsbereitschaft ab, um nach einem Zwischenhoch am frühen Abend in der Nacht ihren absoluten Tiefpunkt zu erreichen. Diese Werte müssen jedoch nicht Deiner persönlichen Leistungsfähigkeit entsprechen. Bei einem typischen Morgenmuffel sieht die Leistungskurve allerdings etwas anders aus... Versuche, Deine Tagesgestaltung nach Deinem individuellen Rhythmus auszurichten und nicht gegen ihn zu arbeiten. Erledige wichtige A- Aufgaben zu den Zeiten, in denen Du konzentriert und effizient arbeiten kannst. Routinetätigkeiten und soziale Kontakte kannst Du auf die Zeiten legen, in denen sich Dein Körper regenerieren möchte. Ebenfalls wichtige B-Aufgaben könntest Du z.b. auf Dein Nachmittags-Hoch platzieren. Erledige: A-Aufgaben während des Formhochs C- und D-Aufgaben während des Formtiefs Entspannung und soziale Kontakte während des Leistungstiefs B-Aufgaben während des zweiten Leistungshochs Denk daran, dass die erwarteten Resultate Deiner Arbeit mit den Kosten für das Erreichen verglichen werden müssen (z.b. erwarteter Zuwachs an Juso-Aktiven mit den dafür nötigen Reisekosten etc.). Stimmen Deine Prioritäten noch? III. Wann und wie viel Zeit? Für einen sinnvollen Zeitplan benötigt man Termine. Man wählt aber die Zeit für das Erledigen der Aufgabe nicht zu knapp, da sonst der Zeitplan bei Zeitverzug völlig durcheinander gerät. In 2 Stunden Zeit am Stück kann man auch mehr schaffen als in aus Zeitschnipseln bestehenden 2 Stunden. Zu Beginn wird man sich mit der Zeiteinteilung oft verschätzen. Dabei ist es wichtig, aus den Fehleinschätzungen für die Zukunft zu lernen. Im Zweifelsfall ist es Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 5

6 sinnvoller, mehr Zeit einzukalkulieren. Wichtig ist es, in den Zeitplan Pufferzeiten einzubauen, da man immer damit rechnen muss, bei der Erledigung der Aufgaben unterbrochen zu werden. IV. Kontrolle Am Ende jeden Tages wird der Tagesplan überprüft und Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, werden in den Tagesplan des nächsten (!) Tages übertragen. Es ist wichtig, dass man aus Fehlplanungen zu lernen versucht. Es ist nicht möglich, alles perfekt zu planen. Man versucht, die Ursache für die Fehlplanung zu ergründen, damit der Zeitplan in Zukunft verbessert werden kann. Geh am Ende des Tages über Deinen Zeitplan. Beachte und bewerte folgende Punkte: Zeitkontrolle Zielkontrolle Was konnte ich erledigen? Welche Ergebnisse habe ich erzielt? Was blieb unerledigt und warum? Kann ich Unerledigtes übertragen? Tagesbewertung 1. besonderer Glückstag 2. Glückstag 3. zufriedenstellender Tag 4. Pechtag Wie viel zusätzliche Zeit würdest Du benötigen, um alles in Angriff zu nehmen, was Du gerne tun würdest? Wie viel Prozent des Arbeitstages glaubst Du optimal zu nutzen? Was würdest Du gerne mit der gewonnenen Zeit anfangen? mehr Freiräume schaffen? mehr Sport treiben? mehr Zeit mit Familie/Freunden verbringen? mehr Zeit für Führungsaufgaben verwenden? Je genauer Du weißt, wofür Du die Zeit verwenden möchtest, desto energischer wirst Du das Ziel verfolgen! Nicht wie der Wind weht, sondern wie Du die Segel setzt und Dein Ziel im Auge behältst ist entscheidend! V. Flexibilität Es ist trotzdem wichtig, flexibel mit der Planung umzugehen. Ein Plan dient immer als Orientierungshilfe und als Hilfe zum Nachdenken darüber, was wichtig ist Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 6

7 und was an einem anderen Tag erledigt werden kann. Wenn unvorhersehbare Dinge eintreten, passt man den Plan natürlich flexibel den neuen Umständen an. C....WO STEHE ICH? MEINE ZEITDIEBE Viele Menschen fühlen sich häufig gestresst und unter Zeitdruck gesetzt. Sie haben das Gefühl, viel gearbeitet und wenig geschafft zu haben. Oft geht das zu Lasten der Freizeit und der Familie und damit der eigenen Zufriedenheit. Geht es Dir auch manchmal so? Checkliste: Überprüfe, was Dir die Zeit stiehlt. Niemand kennt Deine persönlichen Arbeitsprobleme besser als Du selbst. Bestimme jetzt Deine schlimmsten Zeitdiebe und markiere die zutreffenden Punkte in der folgenden Liste! 1. Arbeiten ohne Planung 2. Mangelnde Zielsetzung/-streue 3. Fehlende Selbstdisziplin 4. Überhäufter Schreibtisch 5. Alles wissen wollen / viel Lesen 6. Zu viele Termine 7. Mangelhafte Kommunikation und Information 8. Keine harmonische Zusammenarbeit mit den KollegInnen 9. Häufige Störungen (Telefonate, BesucherInnen, Lärm...) 10. Hang zum Aufschieben 11. Alles auf einmal tun wollen 12. Nicht nein sagen können 13. Kein Antrieb, kein Spaß an der Aufgabe 14. Zuviel Papierkram, Routinearbeiten 15. Zuwenig Delegation I. Ursachen jedes Zeitdiebs 1. Mangelnde Selbstdisziplin, Orientierung an den täglich anfallenden Aufgaben. Fehlende Zielsetzung 2. Aktionsorientierung, Kein Planungssystem, Keine Zielkontrolle 3. Negative Grundeinstellung, Schlechte Erfahrungen, Antriebslosigkeit 4. Hang zum Chaos, Keine Kenntnis über geeignete Ablagesysteme 5. Geltungsbedürfnis, Weitgestreute Interessen, Keine klar abgegrenzten Aufgaben 6. Kein Planungssystem, Keine Prioritätensetzung, Zuwenig Delegation 7. Zuwenig Absprachen, Keine klare Abgrenzung der Aufgaben, Fehlender Teamgeist 8. Konflikte mit Mitarbeitern oder Kollegen, Zuwenig Abstimmung 9. Nicht Nein sagen können, Du lässt Dich gerne unterbrechen 10. Mangelnde Selbstdisziplin, Zuwenig Delegation, Schlechte Tagesplanung 11. Keine klare Zielsetzung, Keine Prioritäten, Gefühl, für alles verantwortlich zu sein 12. Angst, jemand zu beleidigen, Keine Ausreden parat, Bedürfnis zu helfen angenehmes Gefühl, "unentbehrlich" zu sein 13. Konflikte mit Kollegen, Mitarbeitern, Falsches Aufgabengebiet, Fehlende Einsicht in Zielsetzung 14. Keine Prioritäten, Keine Tagesplanung, Zuwenig Delegation, Schlechtes Ablagesystem 15. Mangelndes Vertrauen in Mitarbeiter, Angst, Autorität zu verlieren, Gefühl, es selbst besser zu machen II. Lösungsvorschläge für die Probleme 1. Nehme Dir jeden Tag konsequent ein paar Minuten Zeit für die Tagesplanung. Setze Dir Ziele und Prioritäten. 2. Formuliere Ziele. Setze Prioritäten und plane Deine Zeit. Kontrolliere Deine Zeitplanung 3. Versuch, konsequenter zu sein. Motiviere Dich. Überlege, wie Du Dich selbst belohnen könntest. Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 7

8 4. Zeit für die Einführung einer geeigneten Schreibtischorganisation vorsehen. Überleg, wofür Du das Chaos brauchst - Image?! 5. Werde Dir klar über Deine "inneren Antreiber". Man kann nicht über alles informiert sein! Konzentriere Dich auf Deine eigentlichen Aufgaben. 6. Formuliere Ziele und setze Prioritäten. Verplane nur ca. 50% Deines Arbeitstages. Delegiere mehr. 7. Untersuche in der Gruppe die Gründe für die schlechte Kommunikation und erstelle einen Maßnahmenplan. 8. Analysiere die Reibungspunkte und erarbeite in der Gruppe geeignete Gegenmaßnahmen. 9. Setze Dich und Deinen "StörerInnen" Termine. Delegiere mehr. Diszipliniere Dich selber! 10. Versuche, mehr zu delegieren. Prüfe, ob die aufgeschobene Aufgabe wirklich wichtig ist, - sonst weg damit! 11. Setze Ziele und Prioritäten! Unterscheide zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit! 12. Übe, nein zu sagen, ohne zu verletzen. Mit einem Zeitplanbuch kannst Du Deine Zeitknappheit begründen! 13. Versuche, die Situation zu ändern überlege Dir dazu geeignete Maßnahmen! 14. Delegiere mehr! Unterscheide zwischen Dringlichem und Wichtigem! Optimiere Deine Tagesplanung! 15. Schaffe Dir langfristige Delegationsbereiche! Führe Dir die Vorteile von Delegation vor Augen! D. DIE DELEGATION VON AUFGABEN Checkliste: Wie gut delegierst Du? Markiere bei folgende Fragen diejenigen, die Du mit Ja beantworten musst: Nehme ich regelmäßig Arbeit mit nach Hause? Arbeite ich länger als meine Mitarbeiter? Verbringe ich Zeit damit, Dinge für andere zu erledigen, die sie genauso gut selber erledigen könnten? Ist mein Schreibtisch überhäuft, wenn ich von einer Reise zurückkomme? Werde ich oft mit Fragen und Bitten zu erteilten Aufgaben unterbrochen? Wende ich Zeit für Routinedetails auf, die auch durch andere erledigt werden könnten? Will ich überall meine Hand im Spiel haben? Muss ich mich beeilen, um Termine einhalten zu können? Bin ich unfähig, mich an meine Prioritätenliste zu halten? Ergebnis: keine Übereinstimmung Du hast offensichtlich keine Schwierigkeiten zu delegieren. 2-4 Übereinstimmungen: Du solltest etwas mehr delegieren. Analysiere doch einmal Deine inneren Widerstände gegen die Delegation an Hand der folgenden Checkliste. mehr als 4 Übereinstimmungen: Delegation stellt für Dich offensichtlich ein ernsthaftes Problem dar. Du solltest daran arbeiten! Analysiere Deine Widerstände gegen Delegation an Hand der folgenden Checkliste. Mit der folgenden Checkliste kannst Du Deinem inneren Widerstand gegen die Delegation auf die Spur kommen: Hast Du ein falsches Verständnis von Delegation: vorübergehende Entlastung vs. langfristige Übertragung von Kompetenz und Verantwortung? Fehlt es Dir an Mut zum kalkulierten Risiko? Kannst Du keine Delegationsbereiche schaffen? Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 8

9 Hast Du Schwierigkeiten, MitarbeiterInnen stärkenorientiert einzusetzen und zu fördern? Hast Du das Gefühl, es selbst besser zu machen? Fehlt es Dir an Vertrauen in die MitarbeiterInnen? Hast Du Angst vor Konkurrenz? Hast Du Angst vor Autoritätsverlust? Delegation hilft Dir, Zeit zu gewinnen. Du kannst Dich selbst entlasten und Dich auf Deine eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Vorteile: Zeitgewinn Selbstentlastung Konzentration auf die eigentlichen Führungsaufgaben Steigerung der Leistungsbereitschaft und Zufriedenheit der MitarbeiterInnen Denke daran: der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin kann nur das tun, was Du ihm/ihr sagst und nicht was Du Dir selbst dabei gedacht hast. Übertrage auch die zur Ausführung notwendigen Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse. Sage Deinen MitarbeiterInnen deutlich, dass sie die Ausführungsverantwortlichkeit besitzen. Es ist auch nicht ratsam, sich ohne zwingenden Grund in die Ausführung der delegierten Arbeit einzumischen. Der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin soll aber wissen, dass er/sie bei Schwierigkeiten mit Rat und Tat unterstützt wird. Kontrolliere den Erfolg der Ausführung und informiere DeineN MitarbeiterIn unverzüglich über das Ergebnis. Delegieren heißt Führen! Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse übertragen Ausführungsverantwortung bei MitarbeiterIn Kein Einmischen in die delegierte Arbeit Unterstützung bei Schwierigkeiten Erfolgskontrolle und Information über die Ergebnisse. Delegiere so frühzeitig wie möglich, nicht erst um 5 vor 12, wenn der Engpass bereits da ist. Delegiere nie aus Sicherheitsgründen an 2 oder mehrere MitarbeiterInnen. Durch Delegation kannst Du auch gezielt jüngere oder schwächere MitarbeiterInnen fördern. Der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin, dem Du etwas delegieren willst, muss entweder freie Kapazitäten haben, oder Du musst ihm sagen, was er/sie zurückstellen soll. Zeige an, ob es sich um eine einmalige Delegation oder um eine Delegation auf Dauer handelt. Achtung! Frühzeitig delegieren Nicht an mehrere Mitarbeiter delegieren Förderung jüngerer oder schwächerer Mitarbeiter durch Delegation Für freie Kapazität sorgen Einmalige Delegation oder Delegation auf Dauer? Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 9

10 E. ORGANISATION DES ARBEITSALLTAGS Das Kernstück in der Organisation unseres Arbeitsalltags stellt - als logische Konsequenz von Planung und Zielsetzung - der Tagesplan dar. Zeitmanagement heißt, im Unterschied zum Terminmanagement, die Faktoren Zielsetzung, Aufgabenplanung und Zeitschätzung zu einer sinnvollen Tagesplanung zusammenzuführen. Zeitplanbuch/Zeitplaner Wodurch unterscheidet sich das Zeitplanbuch/der Zeitplaner vom Terminkalender? Ein Terminkalender besitzt für das Zeitmanagement in unserem Sinne gravierende Nachteile: nur Termine, keine Ziele keine Zeitdauer willkürliche Reihung von Aktivitäten keine Arbeitsblöcke keine Prioritäten keine Checklisten Bereits durch das Führen eines Zeitplanbuchs setzt Du die Regeln des Zeitmanagements in die Tat um. Dein Zeitplanbuch kannst Du durch Auswahl und Gestaltung der Formblätter ganz nach Deinen Vorstellungen und Bedürfnissen einrichten. Vorteile: Der Zeitplaner bietet "Alles in Einem" Terminkalender und Tagespläne Notizbuch Projektübersicht Nachschlagewerk Gedächtnisstütze Ideenspeicher F. TIPPS UND TRICKS I. Telefonate Wenn jemand gerade ein anderes Gespräch führt oder nicht erreichbar ist, hinterlasse ihr/ihm eine Nachricht, in der Du angibst, wann Du selbst zu erreichen bist. So musst Du Dich im Regelfall nicht um einen Rückruf kümmern. Rationeller Umgang mit dem Telefon Telefoniere antizyklisch Versuche, DeineN GesprächspartnerIn außerhalb der üblichen Telefonzeiten zu erreichen. Wähle Zeiten, zu denen Ihr Gesprächspartner mit großer Wahrscheinlichkeit anzutreffen ist. Telefoniere serienweise Führe alle Telefonate Deines Tagesplans in einem Durchgang Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 10

11 Bereite diese Telefonserie vor (Checkliste, Unterlagen etc.) Bereite Deine Gespräche besser vor Lege die erforderlichen Unterlagen bereit und skizziere die wichtigsten Gesprächspunkte schriftlich. Vermeide so doppelte Anrufe, weil Du etwas vergessen hast. Kündige Dein Gespräch exakt an Nenne Deinem Gesprächspartner/deiner Gesprächspartnerin, dessen MitarbeiterIn oder KollegenIn einen konkreten Uhrzeittermin für Deinen Anruf. Meist wirst Du auf diese Weise DeineN PartnerIn erreichen. Lass Dich zurückrufen Wenn Du einen GesprächspartnerIn nicht erreichen kannst, bitten um einen Rückruf. Gebe neben Deiner Telefonnummer auch die Zeit an, zu der Du zu erreichen bist. II. Besuche / Gespräche Nenne zum Gesprächsbeginn die Dauer des Gesprächs, etwa so: "Wir sollten uns eine halbe Stunde Zeit nehmen.." Lenke das Gespräch durch Zusammenfassungen. Schneide selbst keine neuen Themen an bzw. weite die Themen nicht aus. Lege die eigene Zeitsituation offen. Übe, ein Gespräch freundlich zu beenden. Bereite Dich, wann immer möglich, auf das Gespräch vor, auch wenn es nur ein paar Minuten sind. Lege benötigte Unterlagen vorher bereit. Gesprächsdauer nennen Gespräch durch Zusammenfassungen lenken Keine neuen Themen anschneiden Eigene Zeitsituation darlegen Durch Zeichen Ende des Gesprächs ankündigen Gespräch vorbereiten Gespräche mit angemeldeten Besuchern Prüfe, ob möglicherweise ein Telefonat ausreicht Frage zunächst jeden BesucherIn nach dem Zweck des beabsichtigten Gespräches. Kläre zu Beginn des Besuches die Frage, welches Gesprächsziel erreicht werden soll. Lege die Dauer des Gespräches fest. Verschiebe den vorgesehenen Termin, wenn das angestrebte Ziel in der zur Verfügung stehenden Zeit nicht erreicht werden kann. Lege private Informationen an das Ende des Gespräches, wenn Du die Aufwärmphase beendet hast. Wenn Du das Gespräch beenden willst, sag Deinem Gesprächspartner ganz einfach, dass Du das Gespräch jetzt abschließen willst. Stimme Dich mit KollegInnen oder MitarbeiterInnen ab, um Dich nach Ablauf der vorgesehenen Gesprächszeit an einen "anderen wichtigen Gesprächstermin" erinnern zu lassen. Bereite Dich möglichst inhaltlich auf das Gespräch vor und lege die notwendigen Unterlagen bereit. Stelle Dich auf die zu erwartenden Einwände und Argumente Deines Gesprächspartners/Deiner Gesprächspartnerin ein. Prüfe, ob möglicherweise ein Telefonat ausreicht. Frage zunächst jeden BesucherIn nach dem Zweck des beabsichtigten Gespräches. Kläre zu Beginn des Besuches die Frage, welches Gesprächsziel erreicht werden soll. Gespräche mit unangemeldeten Besuchern Überlege, über wieviel Zeit Du verfügst. Ist eine längere Unterbrechung Deiner laufenden Tätigkeit gerechtfertigt? In welcher Beziehung steht der Gesprächspartner zu Dir? Welche Erfahrungen hast Du in früheren Gesprächen gemacht? Frage nach dem Anliegen des Besuchers/der Besucherin (W-Fragen: Was, Wozu, Wer, Wann, Wie, Warum etc.) Wählen zwischen drei Möglichkeiten: an einen Mitarbeiter oder eine andere Stelle delegieren das Gespräch sofort führen, wenn der Zeitaufwand gering sein wird neuen Termin vereinbaren Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 11

12 III. Schreibe Memos Gib Deinen KollegInnen kurze Infos darüber, was zu machen ist und was Du nicht selbst erledigen kannst. Warte damit nicht, bis Du die betreffenden Personen das nächste Mal siehst (...und die Sache in Vergessenheit gerät), sondern schreib Memos ( s; bei Bürogemeinschaft natürlich per Zettel). Fasse Dich dabei kurz! IV. Beantwortung schriftlicher Anfragen Wenn es die Form zulässt, antworte möglichst immer auf das erhaltene Dokument. Schreib an den Rand, mach wenn nötig eine Kopie, und sende das Dokument wieder zurück. So hast Du die Anfrage ohne Aufwand beantwortet, und der Anfrager hat sowohl die Frage als auch die Antwort auf einem Papier, was die Verwaltung des Vorgangs enorm vereinfacht. Widerstehe der Gefahr unnötiger Perfektion! Gerade die heute zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel (PCs mit Laserdruckern, Faxgeräte etc.) fressen oft unheimlich viel Zeit für die Erstellung von eigentlich unwichtigen Dokumenten, hier würden oft kurze handschriftliche Notizen vollkommen ausreichen. V. Lerne, Nein zu sagen Dann brauchst Du weniger Versprechen einhalten und musst weniger Kompromisse eingehen. Zudem verhinderst Du einen burn out und kannst Dich stattdessen mehr auf Deine persönlichen Qualitäten konzentrieren. Hierzu kann es unter Umständen auch geschickt sein, einfach nicht anwesend zu sein, wenn Aufgaben verteilt werden. Aber Vorsicht: der Schuss kann leicht nach hinten losgehen, wenn die an Dich gestellten Erwartungen nicht erfüllt werden. VI. Organisiere Deinen Posteingang Entscheide sofort, ob die Post 1. von Dir persönlich bearbeitet werden muss 2. von einem anderen bearbeitet oder 3. abgelegt werden kann 4. direkt in den Müllkorb wandert Wenn Dein persönlicher Einsatz gefordert ist, erledige es gleich. Dokumente sollten im Idealfall nur einmal angefasst werden. VII. Aufgabenplanung Fasse gleichartige Aufgaben zusammen. Eine Analogie findest Du in der Fließbandfertigung. JedeR ist auf einen kleinen Teil der durchzuführenden Arbeit spezialisiert. Dadurch wird im Endergebnis eine höhere Produktivität erreicht, als wenn jeder die vollständige Aufgabe bearbeitet hätte. Außerdem brauchst Du die Durchführung nur einmal vorzubereiten und anschließend aufzuräumen. Kleinere Aufgaben solltest Du sofort und vollständig bearbeiten. Auf diese Weise sparst Du Dir zusätzliche Vorbereitungs- und Verbesserungsphasen. VIII. Terminvereinbarung Wenn Du einen Termin vereinbarst, plane auch gleichzeitig das Ende. Nur so können auch die nachfolgenden Verabredungen pünktlich beginnen. Prüfe vor Terminabsprache ggf. die Anreisemöglichkeiten. Das kann unnötige Wartezeiten verhindern. Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 12

13 IX. Reisezeit nutzen Im Auto als FahrerIn: Lernkassette statt Verkehrsfunk hören tut Dich niemand! Im Zug oder als BeifahrerIn: Notizbuch, Akten, Handy, Notebook, Bücher,... X. Optimale Geschwindigkeit finden Du kannst viel Zeit gewinnen, wenn Du nicht zu schnell etwas vollenden willst oder nicht zu lange zögerst. Denk an einen Marathonläufer, der sicherlich in der Anfangsphase schneller laufen könnte, dann jedoch später einbrechen und eine schlechtere Leistung erzielen würde. Haushalte mit Deinen Ressourcen! XI. Besprechungen Problem: Du verbringst viel Zeit in Besprechungen. Häufig empfindest Du diese Zusammenkünfte als ineffizient und lästig. Das Ergebnis steht in keinem Verhältnis zum Aufwand. Nebenwirkungen Durch Besprechungen geht oft mehr Zeit verloren als nötig. Dadurch werden die Teilnehmer frustriert. Oft werden dann noch falsche Entscheidungen getroffen. Zeitverlust Frustration Fehlentscheidungen Gegenmittel als LeiterIn des Meetings Wenn Du LeiterIn des Meetings bist, überprüfe vorab, ob die Einberufung der Besprechung überhaupt nötig ist oder ob es Alternativen gibt. Entscheide, wer daran teilnehmen soll und warum. Lade keine AlibiteilnehmerInnen ein! Beginne immer pünktlich. Schreibe die Tagesordnung für alle sichtbar auf Flipchart oder Tafel. Verweise bei Zeitproblemen darauf! Behalte als Besprechungsleiter den Verlauf im Auge und unterbinde dabei Killerphrasen wie "Das hat doch noch nie geklappt". Mache pünktlich Schluss. JedeR TeilnehmerIn erhält ein Protokoll mit den entsprechenden "To do s". Denke daran: Ein Protokoll ist keine Doktorarbeit und muss auch keinen Schönheitspreis gewinnen. Ein paar Stichpunkte genügen! Gibt es Alternativen zur Besprechung? Keine Alibiteilnehmer einladen Pünktlich beginnen Tagesordnung für alle sichtbar aufschreiben Gesprächsverlauf im Auge behalten Pünktlich Schludd machen Protokoll mit "to do`s" an alle Teilnehmer Gegenmittel Als TeilnehmerIn des Meetings Auch als TeilnehmerIn hast Du Einfluss auf den erfolgreichen Verlauf des Meetings. Bereite Dich auch und gerade als TeilnehmerIn immer gedanklich auf eine Besprechung vor. Überlege Dir: Was ist das Ziel des Meetings? Warum bin ich eingeladen und was soll ich zum Ergebnis beitragen? Wer ist noch eingeladen und warum? Was kann ich vorbereitend bereits erledigen, z.b. Ideen sammeln, Statistiken ausdrucken etc. Achte auf Dein Verhalten während der Besprechung: Halte Deine Wortbeiträge kurz und konstruktiv. Achte neben dem Inhalt auch auf den Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 13

14 Diskussionsverlauf. Beschreibe und lenke gegebenenfalls die Situation. Frage nach der Dauer der Besprechung und dränge auf Zeiteinhaltung. Gedanklich vorbereiten: Was ist das Ziel der Besprechung? Was soll ich zum Ergebnis beitragen? Wer ist noch eingeladen und warum? Ideen, Argumente, Unterlagen vorbereiten Auf rationelles Gesprächsverhalten achten Auf Zeiteinhaltung drängen Checkliste für rationelle Besprechungen: Vor der Besprechung Einberufung der Sitzung überhaupt nötig? Welche Alternative zur Besprechung gibt es? Muss ich persönlich daran teilnehmen? Dauer der Teilnahme so kurz wie möglich Anzahl der Teilnehmer so gering wie möglich Geeigneter Zeitpunkt für die Besprechung Störungsfreier Raum und Visualisierungsmöglichkeiten Zielsetzungen zu den Tagesordnungspunkten Tagesordnung mit Vorgabezeiten für einzelne Themen Einladungen mit Angaben von Themen und Zielsetzungen Während der Besprechung Pünktlich beginnen Zeitbudgets für die einzelnen Themen bekannt geben Spielregeln für die Zusammenarbeit Verantwortlicher für Zeiteinhaltung und Protokollführung Unterbrechungen und Killerphrasen ausschalten Kritische Punkte in Diskussionen beobachten Zielsetzungen der Sitzung kontrollieren Entscheidungen und Maßnahmen wiederholen Ergebnisse zusammenfassen Pünktlich aufhören (positiv - persönlich) Nach der Besprechung Verlauf und Erfolg der Besprechung überprüfen Ergebnisprotokoll anfertigen Kurzprotokoll kopieren und verteilen Maßnahmenplan kontrollieren Nichterledigtes auf die nächste Tagesordnung G. FRAGMENT ZEITMANAGEMENT: LAST NOT LEAST Beantworte die Fragen: Welche der vorgestellten Regeln und Tips findest Du am bedeutsamsten? Welche wirst Du umsetzen? Welche werden Dir leicht, welche eher schwer fallen? Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 14

15 H. ANLAGE Literatur / Praxistests / Zeitplaner: Hier finden sich noch eine Vielzahl von verschiedenen Tipps, die über das im Zeitmanagement-Fragment gesagte hinaus gehen. Vielleicht ist es auch sinnvoll, für das Jahr in verantwortlicher Position einen sogenannten Zeitplaner anzuschaffen (Ringbuch, Preis je nach Hersteller ab 35 ). Mit Zeitplanern es bestehen große Unterschiede im Vergleich zu normalen Terminkalendern oder Handhelds wird die schriftliche Organisation von Prozessen und Terminen systematisiert und professionalisiert. Dies spart Euch wiederum Zeit... Endlich Zeit für mich. Von Lothar J. Seiwert und Doro Kammerer Preis: EUR 9,15 Taschenbuch Seiten (1998) Mod. Verlagsges., Mün. Erfolgreiches Zeitmanagement. Effektiver arbeiten, mehr erreichen. Von Patrick Forsyth Preis: EUR 20,40 Taschenbuch Seiten (1997) Falken-Vlg., Niedernh. Endlich mehr Zeit. Von Peter Weiler Preis: EUR 10,17 Taschenbuch Seiten (1999) Südwest, Mchn. Schluss mit dem ewigen Aufschieben. Wie Sie umsetzen, was Sie sich vornehmen. Hans-Werner Rückert Preis: EUR 15,23 Taschenbuch Seiten (1999) Campus Vlg., Ffm. Schnell und erfolgreich studieren. Organisation - Zeitmanagement - Arbeitstechniken. Von Stephan Becher Preis: EUR 13,70 Taschenbuch Seiten (1998) Lexika Vlg./Krick, Wzg. Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 15

16 Die Zeitfalle Preis: EUR 25,05 Gebundene Ausgabe Seiten (1995) Sauer, Heidelberg Welcher Zeittyp sind Sie? Vier Zeittypen vier Zeitstrategien Ganz gelungener, kostenloser Test Zeitlich begrenzte kostenlose Aktion Von Econ in Verbindung mit der Postbank. Hier wird ein Selbstmanagement-Test des geva-instituts angeboten, der sonst richtig Asche kostet. Man muss aber zusehen, dass man die Einverständnis, 5 Jahre lang Profilbezogene Produktinfos zugeschickt zu bekommen, widerruft. Adressen zum Widerruf stehen in den Teilnahmebedingungen am Anfang des Tests! Die Teilnahmebedingungen kann man sich ausdrucken und/oder per zuschicken lassen! oder Startseite von geva-institut bietet für EUR 23,- einen umfangreichen Test zum Thema Zeitmanagement an. Anschauen kostet aber nichts. Zeitplaner-Bücher im Test Wichtig hierbei: vor einer Kaufentscheidung auch die Testkriterien lesen, da es hier ganz wesentlich auf den individuellen Nutzungs-Stil ankommt und nicht nur auf den Preis bzw. die Bewertung der TesterInnen! Es geht um dich Juso-Unterbezirk Göttingen 16