Verhaltensgrundsätze für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Norddeutsche Landesbank Girozentrale

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1 Die norddeutsche Art. Verhaltensgrundsätze für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Norddeutsche Landesbank Girozentrale Präambel Neben der strategischen Partnerschaft zu ihren verbundenen Sparkassen sowie ihrer Aufgabe als Landesbank sieht sich die Norddeutsche Landesbank Girozentrale (nachfolgend NORD/LB oder die Bank genannt) als eine der führenden Universalbanken im Norden Deutschlands mit geschäftspolitischer Konzentration auf Norddeutschland. Sie ist darüber hinaus weltweit an den wichtigsten Finanz- und Handelsplätzen vertreten. Um die von unseren Kunden, unseren Anteilseignern, unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angestrebten Ziele realisieren zu können, ist die Einhaltung und Umsetzung rechtlicher Vorgaben und ethischer Standards für uns eine unabdingbare Grundvoraussetzung. Wesentlicher Bestandteil unserer Strategie ist unser Verantwortungsbewusstsein sowie das Vertrauen unserer Kunden, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Öffentlichkeit in die Integrität, Leistungsfähigkeit und in die Glaubwürdigkeit der NORD/LB. Die nachfolgenden Ethik-Grundsätze sollen die gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Rahmenbedingungen unserer geschäftlichen Aktivitäten ergänzen. Sie stärken als Bestandteil des Grundverständnisses der NORD/LB das Vertrauen in die Bank. Die NORD/LB möchte ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern befähigen, sich auch in schwierig einzuschätzenden Situationen redlich und fair zu verhalten, ohne dadurch negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Zudem enthalten die Ethik-Grundsätze Regeln für das Auftreten und professionelle Verhalten der Vorstandsmitglieder und Führungskräfte auch in Ausübung ihrer Vorbildfunktion sowie aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (im Folgenden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ), die über die Gesetze und Vorschriften des Geschäftsalltags wie zum Beispiel der Dienstordnung, den Arbeitsanweisungen sowie dem Wertpapierhandelsgesetz hinausgehen. Stand November 2014

2 Inhaltsverzeichnis Leitlinien Werte und Ziele Nachhaltigkeit Allgemeine Verhaltenspflichten... 4 Interessenskonflikte Mitarbeitergeschäfte Insiderregeln... 6 Korruption und Bestechung im Geschäftsverkehr Annahme von Geschenken, Einladungen und sonst. Vergünstigungen Die Annahme von Geschenken und sonstigen Vergünstigungen Annahme von Einladungen Annahme von Einladungen durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit repräsentativen Funktionen Gewährung von Geschenken, Einladungen und sonst. Vergünstigungen Gewährung von Geschenken und sonstigen Vergünstigungen Gewährung von Einladungen Gewährung von Geschenken, Einladungen und sonst. Vergünstigungen an Amtsträger oder einen für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten Spenden und Sponsoring Geldwäscheprävention, Terrorismusbekämpfung sowie Prävention gegen sonstige strafbare Handlungen Vertraulichkeit, Bankgeheimnis und Datenschutz Umgang mit Kunden und Kundeninformationen, Beschwerdemanagement Schutz und Nutzung von Bankressourcen Beschaffung von Sachmitteln und Dienstleistungen Schutz vor Diskriminierung Kommunikation, Presse und Medien Hinweisgebersystem Konsequenzen bei Verstößen Ständige Weiterentwicklung der Ethik-Grundsätze Geltungsbereich 15 Veröffentlichung vom Juli 2015 Stand Juli 2015 Seite 2

3 1. Leitlinien 1.1 Werte und Ziele Die Strategie und das Selbstverständnis der NORD/LB beruhen auf einer verantwortlichen, transparenten und glaubwürdigen Zusammenarbeit mit ihren Kunden, Anteilseignern, Investoren, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit. Basis dieser Zusammenarbeit ist ein besonderes Vertrauensverhältnis, als Ergebnis eines fairen, verlässlichen und partnerschaftlichen Umgangs miteinander. Die Vorstandsmitglieder, die Führungskräfte sowie jede einzelne Mitarbeiterin und jeder einzelne Mitarbeiter tragen durch ihr Verhalten zum Aufbau des Vertrauens der Kunden, Anteilseigner und Investoren sowie der Öffentlichkeit in die Integrität der NORD/LB bei. Dies beinhaltet insbesondere, dass die Vorstandsmitglieder und die Führungskräfte das Leitbild der NORD/LB leben und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bank immer wieder erlebbar machen. Alle zusammen fördern das Leitbild, indem die Werte der Bank wie Vertrauen, Verantwortung, Nachhaltigkeit, Mut und Leistung wesentlicher Bestandteil bei der Ausführung der täglichen Aufgaben sind. In ihren Aussagen über Werte und Verhaltensvorschriften bilden die Ethik-Grundsätze einen verbindlichen Orientierungsrahmen. 1.2 Nachhaltigkeit Die NORD/LB ist davon überzeugt, dass viele Aspekte des globalen Wandels Chancen und Risiken für ihre Kunden mit sich bringen und damit auch Einfluss auf die Geschäftstätigkeit haben. In der Konzern-Nachhaltigkeitsstrategie 2020 hat deshalb die NORD/LB die zentralen Aspekte des globalen Wandels für das Unternehmen und seine Kunden aufgegriffen und zeigt dort, wie sich ergebende Chancen effizient realisiert und Risiken verantwortungsvoll gemanagt werden. Langfristige Trends zu Themen wie Klimaveränderung, demographische Entwicklung, Urbanisierungsprozess oder Rohstoffrestriktionen müssen in unterschiedlicher Dringlichkeit und Intensität von den NORD/LB - Kunden beachtet werden. Sie müssen ihre bewährten Geschäftsmodelle frühzeitig und regelmäßig mit den komplexen Wirkungen dieser Trends abgleichen und Lösungen schaffen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des NORD/LB Konzerns unterstützen ihre Kunden dabei, die Veränderungen des globalen Wandels in ihren Entscheidungen zu berücksichtigen und damit zu einer nachhaltigen Entwicklung beizutragen. Durch ein stabiles Regelwerk zur Nachhaltigkeit stellt der NORD/LB Konzern sicher, dass erforderliche Nachhaltigkeitsaspekte in die Geschäftstätigkeiten einfließen. Dies geschieht durch den Ausschluss von Transaktionen, die nicht mit den grundlegenden Prinzipien nachhaltiger Entwicklung vereinbar sind. Hierbei orientiert sich der NORD/LB Konzern an den Grundsätzen der UNEP FI und den Prinzipien des UN Global Compact. Stand Juli 2015 Seite 3

4 1.3 Allgemeine Verhaltenspflichten Leistungsfähigkeit und Erfolg der NORD/LB bei der Erfüllung der ihr durch Gesetz und Satzung gestellten Aufgaben hängen wesentlich von der respektvollen Zusammenarbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihren Führungskräften und den Vorstandsmitgliedern ab. Im Rahmen ihrer Vorbildfunktion sind die Vorstandsmitglieder und die Führungskräfte für die Schaffung eines transparenten und sicheren Umfeldes verantwortlich, um das Bewusstsein der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für ethisches Handeln zu stärken und verbotene Handlungen zu verhindern. Es liegt in der Verantwortung der Vorstandsmitglieder, der Führungskräfte sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit ihrem Verhalten den ethischen und rechtlichen Maßstäben zu entsprechen. Ein aufrichtiger, fairer Umgang miteinander ist daher eine selbstverständliche Grundvoraussetzung. Die Zusammenarbeit mit Kunden, Mitarbeiterinnen wie Mitarbeitern, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern basiert auf Partnerschaftlichkeit sowie gegenseitigem Vertrauen und Respekt. Dies gilt insbesondere auch in Bezug auf das Aufeinandertreffen unterschiedlicher Lebensstile und -konzepte, Kulturen und Nationalitäten. Stand Juli 2015 Seite 4

5 2. Interessenskonflikte Interessenskonflikte entstehen dort, wo mehrere Personen an der Realisierung bestimmter Geschäftschancen interessiert sind oder wo eine Partei ihre eigenen Interessen nur auf Kosten einer anderen Partei verwirklichen kann. Dies kann grundsätzlich in den Beziehungen Bank bzw. Mitarbeiter zu Kunde und Bank zu Mitarbeiter sowie zwischen den Kunden der Fall sein. Das Vertrauen unserer Kunden, der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Öffentlichkeit in unsere Leistungsfähigkeit und Integrität besitzt höchste Priorität. Zur Rechtfertigung dieses Vertrauens erbringen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Dienstleistungen mit der bestmöglichen Sachkenntnis, Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit und der gebotenen Wahrung der Kundeninteressen. Darüber hinaus stellen wir sicher, dass Empfehlungen in unserem Haus unter angemessener Risikoaufklärung ehrlich und fair abgegeben werden. Um Kundeninteressen zu wahren, werden Interessenskonflikte identifiziert und wirksame organisatorische und administrative Vorkehrungen zu deren Vermeidung getroffen. Sollte eine Vermeidung nicht möglich sein, werden die Konflikte offen gelegt. Der Vorstand hat für den besonders sensiblen Bereich der Wertpapierdienstleistungen und -nebendienstleistungen unter Berücksichtigung der Neutralität und Weisungsungebundenheit die OE Compliance beauftragt, darauf zu achten, dass keine Geschäfte abgewickelt werden, in denen Interessenskonflikte vorhanden sind. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Vermeidung von Interessenskonflikten und die strikte Trennung von verschiedenen Geschäftsbereichen mit Zugang zu sensiblen Kundendaten und Informationen ( chinese walls ) gehören ebenso zu den Maßnahmen wie die Vorgabe, dass solche Informationen nur unter Genehmigung der jeweiligen Führungskraft und der OE Compliance an andere Bereiche weitergegeben werden dürfen. Zudem steht die OE Compliance den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Zweifelsfragen zu möglichen Interessenskonflikten beratend zur Seite. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bank vermeiden Situationen, in denen ihre persönlichen Interessen mit den Interessen der Bank kollidieren oder auch nur der Anschein erweckt wird, dass sie in Konflikt geraten. Mögliche Interessenskonflikte zwischen der Bank, den Vorstandsmitgliedern, den Führungskräften, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den vertraglich gebundenen Vermittlern oder anderen Personen, die mit der Bank direkt oder indirekt durch Kontrolle verbunden sind, dürfen sich nicht auf Kundeninteressen auswirken. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss auch hier bedenken, dass ihr bzw. sein Verhalten der NORD/LB zugerechnet wird und damit den Ruf der Bank nach Außen und Innen prägt. Private Geschäfte und Geschäfte der Bank sind strikt zu trennen. Geschäftspartner dürfen für private Zwecke nur beauftragen, wenn dadurch keine Interessenskonflikte entstehen. Stand Juli 2015 Seite 5

6 Um zu vermeiden, dass sachfremde Interessen die Qualität unserer Dienstleistungen beeinflussen, werden unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult. Sie sind verpflichtet, interessenskonfliktträchtige Sachverhalte an die OE Compliance zu melden. 2.1 Mitarbeitergeschäfte Bei der Durchführung von Mitarbeitergeschäften dürfen weder Interessen unserer Kunden noch die Reputation und Solvenz der Bank selbst beeinträchtigt werden. Zur Vermeidung von unlauteren Verhaltensweisen und von Interessenskonflikten hat die Bank unter Berücksichtigung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Rahmenbedingungen Verhaltensregeln für Mitarbeitergeschäfte erlassen. Diese Bestimmungen sind in den Leitsätzen für Mitarbeitergeschäfte sowie in den entsprechenden Prozessen geregelt. 2.2 Insiderregeln Das Insiderrecht soll die Funktionsfähigkeit der Märkte für Finanzinstrumente sichern und Investoren die Gewissheit geben, dass sie gleichbehandelt und gegen die unrechtmäßige Verwendung von Informationen geschützt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über eine Insiderinformation verfügen, dürfen keine Geschäfte in Wertpapieren oder anderen Finanzinstrumenten dieser Gesellschaften tätigen. Sie dürfen ferner die Insiderinformationen Dritten nicht unbefugt weitergeben oder sonst zugänglich machen oder sie für die Abgabe von Anlageempfehlungen nutzen. Auch innerhalb der Bank ist die Weitergabe an andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur dann erlaubt, wenn diese die Informationen zur Erledigung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen ( Need to know ) und zum Erhalt der Informationen formal berechtigt sind. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die typischerweise oder aus besonderem Anlass Zugang zu Insiderinformationen eines börsennotierten Unternehmens haben, werden in einem durch den Bereich Compliance zu führenden Insiderverzeichnis erfasst. Bei Vorliegen einer compliance-relevanten Information sowie bei allen Zweifelsfällen ist die OE Compliance zu unterrichten. Dies gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter sicher davon ausgeht, dass die OE Compliance bereits von anderer Stelle informiert wurde. Weiterhin ist Ziffer 4.13 der Mitarbeiterleitsätze zu beachten. Stand Juli 2015 Seite 6

7 3. Korruption und Bestechung im Geschäftsverkehr Die NORD/LB toleriert weder Korruption noch Bestechung oder Bestechlichkeit im Geschäftsverkehr. Neben den jeweils geltenden, strikt einzuhaltenden rechtlichen Vorgaben hierzu, erfüllt die NORD/LB auch das 10. Prinzip des UN Global Compact, den die NORD/LB unterzeichnet hat: Korruptionsbekämpfung - Unternehmen sollen gegen alle Arten der Korruption eintreten, einschließlich Erpressung und Bestechung Um bereits den Anschein von unlauteren Geschäftsbeziehungen zu vermeiden, gelten die unter den folgenden Kapiteln dargestellten Grundsätze für die Annahme oder die Gewährung von Geschenken und Vergünstigungen jeglicher Art sowie den Umgang mit Einladungen. Darüber hinaus ist von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu beachten, dass Geschenke und sonstige Zuwendungen - unabhängig davon, ob sie gewährt oder angenommen werden auch unter den Zuwendungsbegriff des Wertpapierhandelsgesetzes fallen können und somit die Voraussetzungen des 31d Wertpapierhandelsgesetz zu berücksichtigen sind. Die Bank verfügt über Regelungen und Verfahren zur Aufklärung und Anzeige von Verdachtsfällen zu Betrug und Korruption. 3.1 Annahme von Geschenken, Einladungen und sonstigen Vergünstigungen Die Annahme von Geschenken und sonstigen Vergünstigungen Unternehmerische Entscheidungen durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen in keiner Weise durch die Annahme einer Vergünstigung beeinflusst werden. Interessenskonflikte sowie die Gefährdung der professionellen Unabhängigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind strikt zu vermeiden. Das Einfordern von Geschenken oder sonstigen Vergünstigungen ist untersagt. Auch Geschenke und Vergünstigungen, die aus lauteren Beweggründen gewährt werden, können den missverständlichen Eindruck erwecken, dass sie die Entscheidungsfreiheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beeinflussen sollen. Aus diesem Grund dürfen Geschenke und sonstige Vergünstigungen nur unter Beachtung der nachfolgenden Voraussetzungen angenommen werden: Innerhalb eines Kalenderjahres darf jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter Geschenke oder sonstige Vergünstigungen pro Absender (zum Beispiel im Sinne einer Kundeneinheit bzw. eines Dienstleisters) in Höhe von EUR 50 (kumulierter Gegenwert) annehmen. Stand Juli 2015 Seite 7

8 Darüber hinaus sind Geschenke und Vergünstigungen abzulehnen oder zurückzugeben. Sollte dies aus Gründen der Höflichkeit oder aus geschäftspolitischen Gründen nicht möglich sein, dürfen sie in Ausnahmefällen - mit Zustimmung des Compliance Beauftragten - angenommen werden und sind umgehend dem Bereich Compliance zu übergeben. In Zweifelsfällen (z.b. bei Fragen der Angemessenheit oder des Wertes) ist die Entscheidung des Compliance Beauftragten einzuholen. Die Annahme direkter finanzieller Vergünstigungen wie Bargeldbeträge oder bargeldähnliche Geschenke (zum Beispiel Gutscheine, Jetons, Darlehen) ist in jeglicher Höhe untersagt Annahme von Einladungen Die Annahme von Einladungen zu Veranstaltungen mit vorherrschendem Geschäftscharakter (zum Beispiel Geschäftsessen, Vorträge, Fachveranstaltungen, Konferenzen, Seminare etc.), ist im Rahmen des für den jeweiligen Bereich geschäftsüblichen Umfangs zulässig. Dabei ist die Grenze von vier geschäftlichen Veranstaltungen je Kalenderjahr und Kunde einzuhalten. Überschreitungen sind mit vorheriger Zustimmung des Compliance Beauftragten zulässig. In Ausnahmefällen kann die vorherige Zustimmung durch den Direct Report erfolgen. Compliance ist hierüber zu informieren. Darüber hinaus können Einladungen zu Veranstaltungen ohne vorherrschenden Geschäftscharakter (zum Beispiel Kultur-, Sport-, Unterhaltungsveranstaltungen) in dem für den jeweiligen Bereich geschäftsüblichen Umfang unter den folgenden Voraussetzungen angenommen werden: Der Gastgeber oder ein Vertreter des Gastgebers muss bei der Veranstaltung anwesend sein und Reise- und Logiskosten werden grundsätzlich nicht durch den Gastgeber übernommen und Kosten der Veranstaltung/en überschreiten nicht einen kumulierten Gegenwert von EUR 100 je Mitarbeiter und Kunde pro Kalenderjahr und dabei ist die Grenze von vier Veranstaltungen je Kunde und Kalenderjahr unabhängig vom Gegenwert zu berücksichtigen. Überschreitungen sind mit vorheriger Zustimmung des Compliance Beauftragten zulässig. In Ausnahmefällen kann die vorherige Zustimmung durch den Direct Report erfolgen. Compliance ist hierüber zu informieren Annahme von Geschenken, sonstige Vergünstigungen und Einladungen durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit repräsentativen Funktionen Werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund ihrer repräsentativen Funktion innerhalb der Bank (z.b. Vorstand, Direct Report mit Bezug zu kundenverantwortlichen Bereichen, Niederlassungs- bzw. Regionsleiter) eingeladen, sind die oben stehenden Regelungen grundsätzlich nicht anwendbar. Hierbei sind vielmehr besondere Kriterien wie die Stellung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters, die Transparenz der Einladung, die dienstlichen Berührungspunkte sowie die Art der Einladung gesondert zu würdigen. Die Transparenz sowie die Einschätzung der Zulässigkeit ist über den Compliance Beauftragten sicherzustellen. Stand Juli 2015 Seite 8

9 Eine Überschreitung der Wertgrenze bei der Annahme von Geschenken oder sonstigen Vergünstigungen ist ausschließlich zu besonderen Anlässen (z.b. Jubiläen, Geburtstag) und mit Zustimmung des Compliance-Beauftragten zulässig. Weitere Anwendungshinweise sind der Richtlinie zur Umsetzung der Ethik-Grundsätze, die im Intranet zur Verfügung steht, zu entnehmen. Gerne steht die OE Compliance für Rückfragen zur Verfügung. 3.2 Gewährung von Geschenken, Einladungen und sonstigen Vergünstigungen Gewährung von Geschenken und sonstigen Vergünstigungen Geschenke und sonstige Vergünstigungen an Personen und Unternehmen, zu denen die Bank Geschäftsbeziehungen anstrebt oder unterhält, müssen den anerkannten geschäftlichen Gepflogenheiten entsprechen und dürfen keine Interessenkonflikte entstehen lassen. Geschenke und sonstige Vergünstigungen dürfen nicht in der Absicht gewährt werden, den Empfänger in seinen geschäftlichen Entscheidungen unlauter zu beeinflussen. Aus diesem Grund dürfen Geschenke und sonstige Vergünstigungen nur unter Beachtung der nachfolgenden Voraussetzungen gewährt werden: Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin darf Geschenke und sonstige Vergünstigungen bis zu einem kumulierten Gegenwert von EUR 50 pro Kalenderjahr und pro Person und Kunde gewähren. Geschenke an Bedienstete von Gemeinden, Landes- oder Bundesbehörden unterliegen einer gesonderten Regelung (siehe Kapitel Geschenke und sonstige Vergünstigungen an Amtsträger oder einen für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten) und die Gewährung von Geschenken und Vergünstigungen, die einen Wert von EUR 50 pro Kalenderjahr und je Empfänger übersteigen, ist in Ausnahmefällen und nur mit vorheriger Zustimmung des Compliance-Beauftragten zulässig (z.b. wenn das Geschenk aufgrund eines besonderen Anlasses wie runder Geburtstag oder Jubiläum gewährt wird). In Ausnahmefällen kann die vorherige Zustimmung durch den Direct Report erfolgen. Compliance ist hierüber zu informieren und die Gewährung von Geschenken und Vergünstigungen darf den rechtlichen und unternehmerischen Vorgaben des Empfängers nicht entgegenstehen und ist bei Geschäftskunden an die Geschäftsadresse des Empfängers zu liefern (Ausnahme Retailkunden) und unzulässig ist das Verschenken von Bargeld oder bargeldähnlichen Vergünstigungen (Gutscheine, Jetons) Gewährung von Einladungen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen Einladungen zu Veranstaltungen mit überwiegendem Geschäftscharakter (Geschäftsessen, Vorträge, Konferenzen, Fachveranstaltungen, Seminare etc.) im Rahmen des geschäftsüblichen Umfanges aussprechen. Sie dürfen für den Empfänger jedoch nicht zu einem Interessenskonflikt führen und dürfen eine Grenze von vier Einladungen je Kalenderjahr und Empfänger Stand Juli 2015 Seite 9

10 nicht überschreiten. Überschreitungen sind mit vorheriger Zustimmung des Compliance Beauftragten zulässig. In Ausnahmefällen kann die vorherige Zustimmung durch den Direct Report erfolgen. Compliance ist hierüber zu informieren. Darüber hinaus dürfen Einladungen zu Veranstaltungen ohne vorherrschenden Geschäftscharakter unter den nachfolgenden Voraussetzungen ausgesprochen werden: Die Einladungen sind ausschließlich an die Geschäftsadresse des Empfängers (Ausnahme Retailkunden) zu richten und Kosten der Veranstaltung/en überschreiten nicht einen kumulierten Gegenwert von EUR 100 je Empfänger und pro Kalenderjahr und Reisekosten und Logiskosten vom Empfänger übernommen werden und die Einladung darf den rechtlichen und unternehmerischen Vorgaben des Empfängers nicht entgegenstehen, dabei ist die Grenze von vier Veranstaltungen je Empfänger und Kalenderjahr unabhängig vom Gegenwert zu berücksichtigen. Überschreitungen sind mit vorheriger Zustimmung des Compliance Beauftragten zulässig. In Ausnahmefällen kann die vorherige Zustimmung durch den Direct Report erfolgen. Compliance ist hierüber zu informieren Gewährung von Geschenken, Einladungen und sonstigen Vergünstigungen an Amtsträger oder einen für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten Vergünstigungen aller Art, die einem Amtsträger oder einen für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten angeboten, versprochen oder gewährt werden, sind gesetzlich verboten und werden strafrechtlich verfolgt. Ausnahmen bilden Aufmerksamkeiten von geringem Wert, die als Höflichkeit oder Gefälligkeit anerkannt sind und die Unabhängigkeit der Bediensteten nicht in Frage stellen. Die Gewährung von Aufmerksamkeiten an einen Amtsträger oder einen für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten sind in jedem Fall mit der jeweiligen Führungskraft abzustimmen und Compliance zu melden. Gegebenenfalls ist eine vorherige Genehmigung des jeweiligen Dienststellenleiters der Behörde einzuholen. Zu berücksichtigen sind bei der Gewährung von Geschenken, Einladungen und sonstigen Vergünstigungen an ausländische Amtsträger die jeweils lokal geltenden rechtlichen Vorschriften für Amtsträger. Zur Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht eine Auslegungsrichtlinie zur Umsetzung der Einladungs- und Geschenkeregelungen im Intranet zur Verfügung. Rückfragen sind an die OE Compliance zu richten. 4. Spenden und Sponsoring Die NORD/LB fördert seit langem die Bereiche Kunst, Kultur und Wissenschaft sowie sonstige gesellschaftliche Aktivitäten in der Region über Spenden und Sponsoring. Sie leistet weder unmittelbar noch mittelbar Spenden an politische Parteien oder parteinahe Stand Juli 2015 Seite 10

11 Organisationen und vergibt Spenden und Sponsoring nur im Rahmen der jeweils geltenden Rechtsordnungen und den Förderrichtlinien der NORD/LB und der BLSK. 5. Geldwäscheprävention, Terrorismusbekämpfung sowie Prävention gegen sonstige strafbare Handlungen Die Bank sieht sich dem internationalen Kampf gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verpflichtet und verfolgt eine auf das Risiko abgestimmte Know-your-customer Geschäftspolitik, die den geltenden Gesetzen und aufsichtsrechtlichen Vorgaben entspricht. Ein Missbrauch der NORD/LB für illegale Zwecke ist strikt untersagt. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bank ist es selbstverständlich, sich in ihrem Arbeitsumfeld weder in illegale Vorgänge verwickeln zu lassen, noch illegale Handlungen zu tolerieren. Wesentlicher Teil der Verfahren der NORD/LB zur Bekämpfung von Geldwäsche ist die Identifikation des Kunden durch offizielle Dokumente und andere einschlägige Informationen. Bestehen im Falle einer Geschäftsanbahnung oder der Vornahme einer Transaktion in Bezug auf den Kunden, die Quelle des Geldes oder die Art des Geschäftes berechtigte Zweifel, ist die Durchführung abzulehnen. In regelmäßigen Abständen erfolgen, in Abhängigkeit von der Gefährdungslage des jeweiligen Bereiches, Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Geldwäscheprävention. Verdachtsmomente sind dem Geldwäschebeauftragten weiterzuleiten. Dieser entscheidet, ob der Vorfall der zu ständigen Behörde gemeldet wird. Einzelheiten werden durch die einschlägigen Arbeitsanweisungen zum Thema Geldwäsche geregelt. 6. Vertraulichkeit, Bankgeheimnis und Datenschutz Sämtliche kunden-, mitarbeiter- oder sonstigen personenbezogenen Daten dürfen nur unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes und der betrieblichen Regelungen erhoben, genutzt und verarbeitet werden. Das Bankgeheimnis wird strikt gewahrt. Daten und Informationen werden nur im Rahmen enger Zweckbindung genutzt. Seitens der NORD/LB findet eine datenschutzrechtliche Verpflichtung der Mitarbeiterinnen und der Mitarbeiter auf das Bundesdatenschutzgesetz statt; diese Verpflichtung gilt auch über die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hinaus. Auf die Ausführungen in der Dienstordnung unter Nr wird verwiesen. Stand Juli 2015 Seite 11

12 7. Umgang mit Kunden und Kundeninformationen, Beschwerdemanagement In Zeiten dynamischer Märkte und sich stetig verändernder Rahmenbedingungen steht die NORD/LB zu ihrer Verantwortung als verlässlicher Bank- und Finanzierungspartner. Dies und die fachliche Substanz in allen Facetten des Bankgeschäftes sind die Basis für eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Kunden der Bank. Die NORD/LB ist davon überzeugt, dass die Kundennähe und Kundenzufriedenheit einerseits auf guten persönlichen Kontakten und andererseits auf einer Dienstleistungskultur basieren, die im Wettbewerb Maßstäbe setzt. Unsere Kunden erhalten alle notwendigen Informationen, die für eine abgewogene Geschäftsentscheidung erheblich sind. Welche Informationen oder Beratungen notwendig sind, hängt im Wesentlichen von dem Produkt, der Dienstleistung, dem Kenntnisstand der beteiligten Kundenkategorie und dem jeweiligen Marktstandard ab. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen dafür Sorge, dass ihre Verhaltensweisen und die erteilten Informationen für die Kunden und den Markt transparent, redlich und eindeutig sind. Die NORD/LB verfügt über ein zentrales Wertpapier-Qualitätsmanagement zur angemessenen Behandlung von Kundenbeschwerden. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen dafür Sorge, dass Beschwerden kundenorientiert bearbeitet und zügig beantwortet werden. Um diesen Anforderungen zu genügen, optimieren wir unser Beschwerdemanagement kontinuierlich. 8. Schutz und Nutzung von Bankressourcen Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat die Verantwortung, mit dem Eigentum, allen Einrichtungen sowie weiteren materiellen Werten der NORD/LB ordnungsgemäß, schonend und sparsam umzugehen. Dies ergibt sich auch aus den Umweltleitlinien der NORD/LB und aus der Richtlinie zum betrieblichen Umweltschutz im NORD/LB Konzern. Ferner ist das Eigentum der Bank gegen Verlust, Beschädigung, Missbrauch, Diebstahl, Unterschlagung oder Zerstörung zu schützen. Stand Juli 2015 Seite 12

13 9. Beschaffung von Sachmitteln und Dienstleistungen Bei der Beschaffung von Sachmitteln und Dienstleistungen orientiert sich die Bank an objektiv wirtschaftlichen und sachlichen Kriterien. Einzelheiten sind in der Einkaufsrichtlinie des Bereiches FRC Beschaffungs-Management geregelt. Dort ist festgelegt, dass die NORD/LB ihrem Lieferantenmanagement den UN Global Compact zugrunde legt. Dieser fordert von Unternehmen zehn grundlegende Prinzipien zu Menschenrechten, Arbeitsbedingungen, der Umwelt und zur Vermeidung von Korruption in ihrem Geschäftsbetrieb einzuhalten und wiederum bei ihren Lieferanten und Geschäftspartnern einzufordern. 10. Schutz vor Diskriminierung Das Verhalten unserer Mitarbeiterinnen und unserer Mitarbeiter wird von gegenseitigem Respekt, Offenheit, Ehrlichkeit und dem gemeinsamen Verständnis vertrauensvoller Zusammenarbeit geleitet. Vor diesem Hintergrund und als Unterzeichner der Charta der Vielfalt dulden wir keinerlei Diskriminierung oder Belästigung, sei es aus Gründen des Geschlechtes, des Alters, einer Behinderung, der ethnischen Herkunft, der Religion und Weltanschauung, der sexuellen Identität oder auch wegen der politischen Haltung oder einer gewerkschaftlichen Betätigung. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden entsprechend dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geschult. Außerdem können sie Benachteiligungen bei der Beschwerdestelle innerhalb des Bereiches Personal anzeigen. 11. Kommunikation, Presse und Medien Transparenz und Redlichkeit sind Grundwerte unseres Kommunikationsverhaltens. Auskünfte an Presse, Rundfunk und Fernsehen über betriebliche oder geschäftliche Vorgänge sowie die Erteilung und Weitergabe entsprechender für die Öffentlichkeit bestimmter Informationen erfolgen nur durch den Vorstand oder durch von ihm autorisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Pressearbeit wird gesteuert und verantwortet in der DBE Unternehmenskommunikation sowie der DBE Marketing und Vertriebsmanagement in der BLSK. Näheres regeln die Richtlinien zur Externen Kommunikation gegenüber Medien. Vorgaben für den Dialog mit der Öffentlichkeit sind in der Richtlinie zum Umgang mit Interessengruppen festgelegt. Stand Juli 2015 Seite 13

14 12. Hinweisgebersystem Als Wirtschaftskriminalität gilt pauschal die Summe der Straftaten, die in Unternehmen, an Unternehmen und durch Unternehmen begangen werden. Die Erscheinungsformen der Wirtschaftskriminalität treten in den unterschiedlichsten Varianten auf. Sie untergraben das Vertrauen und die Integrität in das betroffene Wirtschaftsunternehmen und verursachen erhebliche volkswirtschaftliche Schäden. Die NORD/LB toleriert Wirtschaftskriminalität als gesellschafts- und wirtschaftsschädigendes Phänomen nicht und tritt ihr unter anderem durch die Schaffung eines effizienten und wirksamen Hinweisgebersystems entgegen. Dieses Systembietet die Möglichkeit, Hinweise vertraulich zu melden. Erlangt eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter Kenntnis von einem Verhalten, welches begründete Verdachtsmomente oder rechtliche Zweifel aufkommen lässt bzw. das unredlich zu sein scheint, kann sie/ er sich an den Ombudsmann wenden. Die Stelle des Ombudsmannes wird durch einen Rechtsanwalt ausgeübt, der eine vermittelnde Stellung zwischen der Bank und dem Hinweisgeber einnimmt. Er ist der Informationsübermittlung und der Wahrung der Anonymität des Hinweisgebers verpflichtet. Darüber hinaus kann der Ombudsmann nicht nur den Hinweisgeber bei Problemen beraten sondern auch bei einem Ausstieg aus einem kriminellen Verhalten helfen und beratend tätig werden. Ein Hinweisgeber bleibt gegenüber der Bank strikt anonym, da der Ombudsmann der anwaltlichen Schweigepflicht sowie dem Zeugnisverweigerungsrecht unterliegt. Der Ombudsmann wird den ihm gegebenen Hinweis nach einer ersten Prüfung der zuständigen Kontaktperson innerhalb der Bank weiterleiten. Diese ist für die Einleitung der notwendigen weiteren internen Schritte verantwortlich. Daneben kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, relevante Vorgänge der Führungskraft, dem zuständigen Vorstandsmitglied, der Personalabteilung, der Rechtsabteilung, der Revision oder dem Bereich Compliance melden. Keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter, die einen Hinweis in redlicher Absicht geben, müssen Nachteile befürchten, auch dann nicht, wenn sich der Hinweis als unbegründet herausstellen sollte. Der Ombudsmann, Dr. Rainer Buchert, kann unter folgender Adresse und Telefonnummer erreicht werden: Dr. Buchert & Partner Rechtsanwälte Bleidenstraße Frankfurt am Main Tel.: 069/ oder 06105/ Fax: 069/ Adresse: dr-buchert@dr-buchert.de; Stand Juli 2015 Seite 14

15 13. Konsequenzen bei Verstößen Wir alle sind aufgefordert, die Ethik-Grundsätze für uns selbst zu reflektieren und eigenverantwortlich danach zu handeln. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat eigenverantwortlich abzuwägen, ob ihre bzw. seine Handlungen die in diesen Ethik-Grundsätzen festgehaltenen Regelungen entsprechen, insbesondere ob die Annahme oder Gewährung von Vergünstigungen und Einladungen den marktüblichen Standards entspricht. Bei Zweifeln darüber sind die Führungskraft und gegebenenfalls Compliance einzubinden. Die NORD/LB überprüft anhand ihrer internen Vorschriften, Arbeitsanweisungen und Richtlinien ferner die Einhaltung dieser Grundsätze. Hierfür sind die jeweils einzelnen Fachbereiche, die Revision, die Rechtsabteilung, der Bereich Personal und der Bereich Compliance zuständig. Missachtungen der Ethik-Grundsätze und der darin manifestierten strafrechtlichen Anforderungen können dem Ansehen der Bank Schaden zufügen und auch rechtliche Konsequenzen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder für die Bank selbst nach sich ziehen. Verstöße gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten können disziplinarische Konsequenzen zur Folge haben. 14. Ständige Weiterentwicklung der Ethik-Grundsätze Wir überprüfen unser Verhalten an den Maßstäben der Ethik-Grundsätze und werten Erfahrungen sowie rechtliche Änderungen aus, um unsere Unternehmenskultur, unsere soziale Verantwortung, unseren guten Leumund sowie alle weiteren Werte verbessern zu können. 15. Geltungsbereich Die Ethik-Grundsätze und etwaige Änderungen treten mit Verabschiedung durch den Vorstand und Zustimmung durch den Personalrat in Kraft und gelten für die Norddeutsche Landesbank Girozentrale. Ihre Konzerngesellschaften sind gehalten, die eigenen Ethik-Grundsätze an die vorliegenden Ethik-Grundsätze anzulehnen und gegebenenfalls die Grundsätze mit der entsprechenden lokalen Gesetzgebung zu harmonisieren. Aufgrund lokaler Gesetzgebung und Gepflogenheiten kann es für die ausländischen Niederlassungen und Repräsentanzen erforderlich sein, Modifikationen als Ergänzung zu diesen Ethik-Grundsätzen festzuhalten. Solche Änderungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der vorherigen Zustimmung des Vorstandes und sind der OE Compliance zur Verfügung zu stellen. Die Ethik-Grundsätze werden nach in Kraft treten an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per versandt. Ferner werden sie sowohl im NORD/LB Mitarbeiterportal als auch auf der Internet-Seite der NORD/LB zur Verfügung gestellt. Für Rückfragen zu den Ethik-Grundsätzen steht Ihnen die Gruppe Compliance gerne via unter zur Verfügung. Stand Juli 2015 Seite 15