11.2 TEILPROJEKTPLAN AKTION 2 INTERNE UND EXTERNE KOMMUNIKATION ANLAGE A BEI PROJEKTPLAN EMRIC+ Version 1. Genehmigt am 9.

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1 ANLAGE A BEI PROJEKTPLAN EMRIC TEILPROJEKTPLAN AKTION 2 INTERNE UND EXTERNE KOMMUNIKATION Genehmigt am 9. Juni 2010 Verfasser: Th. Brasseur

2 INHALT 1 Hintergrund und Einleitung Hintergrund Ziel...4 Projektdefinition Zielsetzungen Ergebnisse Wechselwirkung mit anderen Teilprojekten...5 Scope Ausgangspunkte und Rahmenbedingungen Organisationsstruktur Leitung des Teilprojekts und Unterstützung...7 Mitglieder der Arbeitsgruppe Produkte Planung des Teilprojekts Mitarbeiter...9 Produkte und Zeitplan Qualität Qualität der Produkte...10 Qualitätssicherung Erfolgsentscheidende Faktoren Toleranzen Risikos kritische Indikatoren Fortbestand nach Ablauf des Projekts Implementierung der Produkte

3 1 Hintergrund und Einleitung 1.1 Hintergrund Das Operationelle Programm für die europäische territoriale Zusammenarbeit INTERREG IV- A umfasst 4 Prioritäten. Priorität 3 ist dem Thema "Lebensqualität" gewidmet. Abschnitt 2.6 legt den Akzent auf die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Verwaltungsebenen, Behörden und Einrichtungen sowie auf eine bessere Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den Rettungsdiensten. Kapitel 3 des OP enthält eine SWOT-Analyse der einzelnen Sektoren. Unter den Risiken sind dort u.a. mangelnde Sprachkenntnisse sowie mehrere Umweltbedrohungen (unter "Natur und Umwelt") aufgeführt. Abschnitt 6.4. (Priorität 3 Lebensqualität) geht auf die Verbesserung der Öffentlichen Sicherheit durch eine Festigung und Intensivierung der Zusammenarbeit ein. Die Förderung des Sprachunterrichts in den Nachbarsprachen ist eine der Zielsetzungen. Die Arbeitsgruppe "Öffentliche Sicherheit und Katastrophenschutz" der Euregio Maas-Rhein benennt in ihrem Mehrjahresplan eine Reihe von Prioritäten. Hierzu zählen auch die Verbesserung der Kommunikation, der Öffentlichkeitsarbeit und der Informationsbereitstellung sowie die Unterstützung und Durchführung des Projekts Emric und der Produkte, die im Rahmen dieses Projekts entstehen. Diese Arbeitsgruppe hat mittlerweile ein neues Projekt mit dem Titel EMRIC+ ins Leben gerufen, das sich vor allem mit der Verbesserung der internen und externen Kommunikation befasst. Der Provinz Lüttich liegen insbesondere die Verbesserung der Kommunikation zwischen den zuständigen Instanzen in der Euregio Maas-Rhein und die Verbesserung der allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit in der Euregio am Herzen. Im Rahmen von INTERREG III-A haben sich die Partner aus der Euregio im EMRIC-Projekt für die Verbesserung der Zusammenarbeit auf dem Gebiet des Katastrophenschutzes und des Krisenmanagements eingesetzt. Eines der Teilprojekte hatte zum Ziel, die grenzüberschreitende Kommunikation zu verbessern. Im Rahmen von Emric+ wird diese grenzüberschreitende Kommunikation im Interesse der Bevölkerung der Euregio Maas-Rhein weiter entwickelt und verbessert. Die Provinz Lüttich war als Partner am Projekt EMRIC beteiligt (siehe EMR INT III ), dessen Ziel die Verbesserung der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit auf dem Gebiet des Katastrophenschutzes war. Dieses Projekt wurde von der Arbeitsgruppe genehmigt und von der Region Wallonien kofinanziert. Die Beteiligung der Region Wallonien beruht insbesondere auf: der Zusage im Rahmen des Zukunftsvertrags für Wallonien, in der der Akzent vor allem auf dem Thema Information und Kommunikation liegt; der regionalpolitischen Erklärung , in der u.a. für zusätzliche Anstrengungen zur Intensivierung der Zusammenarbeit zwischen den Regionen untereinander und mit den Nachbarländern plädiert wird. Argumente für diese Beteiligung sind u.a.: 3

4 der Mehrwert einer Kommunikationszelle im Hinblick auf die euregionale Integration; die besondere Grenzlage der Provinz Lüttich innerhalb der Euregio Maas-Rhein; die vielen Auswirkungen der Aufgaben, die die Region Wallonien im Rahmen der Notfallplanung und Sicherheit übernimmt, beispielsweise im Zusammenhang mit dem Flughafen Bierset, mit Überschwemmungen, Umweltverschmutzung, Großveranstaltungen (Francorchamps), usw. 1.2 Ziel Bessere externe Kommunikation im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und bessere interne Kommunikation in der Euregio Maas-Rhein auf dem Gebiet des Katastrophenschutzes durch: eine gezielte Zusammenarbeit zwischen Behörden und den verschiedenen Diensten; den optimalen Einsatz von ICT-Lösungen; das Erlernen der Sprachen der Euregio Maas-Rhein; die Implementierung eines Krisenkommunikationsplans. 4

5 2 Projektdefinition 2.1 Zielsetzungen die Erstellung und Implementierung eines grenzüberschreitenden Krisenkommunikationsplans für die EMR; Für die Provinz Lüttich: die Bildung eines Teams aus dreisprachigen Mitarbeitern (F-NL-D), die für Krisenmanagement und Krisenkommunikation eingesetzt werden können; die Schaffung eines praktischen, schnellen und gezielten Kommunikationsnetzwerks zwischen den einzelnen Behörden. 2.2 Ergebnisse Euregionaler Kommunikationsplan sowohl Risikokommunikation als auch Krisenkommunikation; sowohl externe Kommunikation ( Öffentlichkeit) als auch interne Kommunikation ( Partner). Dieser Kommunikationsplan muss von den zuständigen nationalen/föderalen Stellen genehmigt werden, so dass er im Fall einer grenzüberschreitenden Krise Anwendung finden darf. Das endgültige Dokument sollte möglichst vielen Stellen ausgehändigt werden. Speziell in der Provinz Lüttich die Gründung eines Teams aus 10 dreisprachigen Personen, die die Entscheidungsträger unterstützen und sich an der allgemeinen Informationsarbeit in den drei EMR-Sprachen beteiligen; die Implementierung einer hochwertigen ICT-Lösung, über die lokale und überlokale Behörden schnell miteinander kommunizieren können (Videokonferenzen). 2.3 Wechselwirkung mit anderen Teilprojekten Aktion 3 umfasst u.a. einen Ausbildungs-, Schulungs- und Übungsplan. Zum Thema "Ausbildung" gehören auch Sprachkurse für die Mitarbeiter der Leitstellen. Die Durchführung dieses speziellen Teils erfolgt im Rahmen von Aktion 2. Die Mitarbeiter der Unterstützungszelle (Aktion 1) sind in dieses Teilprojekt einzubeziehen. Die Risikokarte und das Kommunikationsforum Emric.info (Aktion 2) sind Kommunikationsformen, die in den Kommunikationsplan integriert werden müssen. Übungen (Aktion 3) können dazu dienen, den Kommunikationsplan zu testen. Aktion 4 ist ohnehin ein grundlegendes Element der internen Kommunikation. 2.4 Scope Externe Kommunikation Interne Kommunikation Zielgruppe Bevölkerung und Medien Behörden und Dienste NETZWERK 2.5 Ausgangspunkte und Rahmenbedingungen Die Produkte des Projekts müssen der physischen Sicherheit in der EMR dienen und dürfen nicht zu unnötigen Belastungen der Projektpartner und der beteiligten Einrichtungen führen. Es wird davon ausgegangen, dass alle Projektpartner die im Projektantrag beschriebenen Beiträge zum Projekt leisten, um eine adäquate Entwicklung der Produkte des Emric+- Projekts zu gewährleisten. 5

6 Die Produkte werden möglichst innerhalb der bestehenden Beratungsstrukturen in der EMR realisiert. Falls nötig und gewünscht bleibt die Arbeitsgruppe nach Abschluss des Emric+-Projekts bestehen, wobei sie in die bestehenden Strukturen, die Unterstützungszelle und die EMR- Organisation integriert wird. 6

7 3 Organisationsstruktur 3.1 Leitung des Teilprojekts und Unterstützung Für die Organisationsstruktur gelten die in Kapitel 3 des allgemeinen Projektplans EMRIC+ aufgeführten Regeln. Der Leiter des Teilprojekts "interne und externe Kommunikation": stellt eine spezielle Arbeitsgruppe zusammen; plant, organisiert und unterstützt die Arbeiten; erstellt die Fortgangsberichte für das Projekt und legt diese der Leitung von EMRIC+ vor. Speziell im Bezug auf den Beitrag Lüttichs zum Projekt organisiert der Leiter des Teilprojekts in Rücksprache mit dem für finanzielle Fragen Verantwortlichen: die dreisprachige Ausbildung der Mitarbeiter der Provinz Lüttich die ICT-Implementierung eines Kommunikationsnetzwerks zwischen den Behördendiensten der Provinz Lüttich. 3.2 Mitglieder der Arbeitsgruppe Teilprojektleiter: Thierry BRASSEUR, Hauptkommissar, Verbindungsoffizier des Gouverneurs der Provinz Lüttich. Finanziell verantwortlich für den Teil "Provinz Lüttich": Christiane SEYLER, Leiterin der Zentralverwaltung der Provinz Lüttich Spezielle Arbeitsgruppe: Teilprojektleiter Provinz Lüttich Provinz Limburg (B) Provinz Limburg (NL) Regio Aachen Kommunikationsberater EMRIC+ 7

8 4 Produkte Krisenkommunikationsplan aktualisierte Risikokarte aktualisiertes Kommunikationsforum Emric.info Sprachkurse (NL/D) Prov. Lüttich ICT-Netzwerk Prov. Lüttich 8

9 5 Planung des Teilprojekts 5.1 Mitarbeiter Mai - September 2010: Gründung und Vorbereitungstreffen der Arbeitsgruppe Festlegung von "As Is" und "To Be". 5.2 Produkte und Zeitplan 2010 (Plan) Sprachkurse Analyse, Konzept, Erstellung Leistungsbeschreibung ICT- Kommunikationsnetzwerk Kommunikationsplan: Planung, Festlegung von "As Is" 2011 (Do) Sprachkurse Öffentliche Ausschreibung für das ICT-Netzwerk Kommunikationsplan: Festlegung von "To Be" und Planung 2012 (Do, Check, Act) Sprachkurse Implementierung und Test des ICT-Netzwerks, vorläufige Fertigstellung Kommunikationsplan: Redaktion 9

10 6 Qualität 6.1 Qualität der Produkte Der Kommunikationsplan muss von der Lenkungsgruppe ÖSIKAT und den für Notfallplanung und Krisenmanagement zuständigen Stellen aller EMR-Partner genehmigt werden. Das ICT-Kommunikationsnetzwerk wird in der Provinz Lüttich gemäß den geltenden Qualitätsnormen für vergleichbare Produkte in den drei Ländern der EMR implementiert. 6.2 Qualitätssicherung Der Teilprojektleiter ist für die Einhaltung der in 6.1 beschriebenen Qualitätsanforderungen zuständig. Darüber hinaus benennt er die Schritte, die für ein Erreichen der gewünschten Qualität erforderlich sind, sowie eventuelle Gründe, die dazu führen könnten, dass dieses Qualitätsniveau nicht erreicht wird. 6.3 Erfolgsentscheidende Faktoren konstruktive Beratungen innerhalb der Arbeitsgruppe Festlegung der SMART-Ziele im Kommunikationsplan Interesse und Engagement von Seiten der nationalen Behörden der EMR-Partner 6.4 Toleranzen KEINE (Ergebnisse) MÖGLICH (Timing) 6.5 Risikos kritische Indikatoren Einhaltung der Planung Kompetenz/Engagement der Mitglieder der Arbeitsgruppe Haushaltsänderungen Einhaltung der nationalen Gesetzgebung widersprüchliche Interessen der EMR-Partner 10

11 7 Fortbestand nach Ablauf des Projekts 7.1 Implementierung der Produkte Die Sprachkurse werden nach Projektabschluss regelmäßig im Rahmen von Praktika und speziellen Aktivitäten aufgefrischt, die von den Diensten des Gouverneurs der Provinz Lüttich entwickelt werden. Das ICT-Kommunikationsnetzwerk, das in der Provinz Lüttich entwickelt wird, kommt regelmäßig beim Krisenmanagement, bei Übungen oder bei unterschiedlichen Aktivitäten im Zusammenhang mit den verschiedenen Aufgaben des Gouverneurs der Provinz Lüttich und der lokalen Behörden zum Einsatz. Der Risiko- und Krisenkommunikationsplan wird ständig aktualisiert und im Rahmen von Übungen oder unterschiedlichen Veranstaltungen in Bezug auf den Katastrophenschutz oder allgemein auf die Öffentliche Sicherheit getestet (z.b. Empfehlungen für Zielgruppen bei Großveranstaltungen). 11