Public Corporate Governance Bericht. für das Geschäftsjahr 2014

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1 Public Crprate Gvernance Bericht für das Geschäftsjahr 2014 Aufgaben und Ziele der Österreichischen Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit (AGES) Die Österreichische Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit (AGES) ist die maßgebliche österreichische Wissensrganisatin zur Risikminimierung auf den Gebieten Gesundheit, Lebensmittelsicherheit, Ernährungssicherung und VerbraucherInnenschutz. Die AGES als GmbH im 100%igen Eigentum der Republik Österreich erbringt ihre Leistungen auf Basis des Gesundheits- und Ernährungssicherheitsgesetzes (GESG), der Materiengesetze und einschlägiger eurpäischer Regelungen. Die Gesellschafterrechte des Bundes werden vm Bundesminister für Gesundheit und vm Bundesminister für Land- und Frstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft wahrgenmmen. Die AGES arbeitet auf Basis der vm Eigentümer vrgegebenen Wirkungsziele risikbasiert und interdisziplinär in den Themenfeldern Öffentliche Gesundheit, Tiergesundheit, Lebensmittelsicherheit, Ernährungssicherung, Arzneimittel und Medizinprdukte swie Strahlenschutz. Die Leistungen der AGES umfassen insbesndere Untersuchung, Begutachtung, integrative Risikbewertung, Risikkmmunikatin und Infrmatin. Basis hierfür ist gebündeltes, wissenschaftlich abgesichertes ExpertInnenwissen. Zur Erfüllung ihrer Aufgaben betreibt die AGES angewandte Frschung und vermittelt einschlägige wissenschaftliche Kenntnisse. Die ExpertInnen der AGES sind in natinalen und internatinalen Netzwerken tätig. Die AGES stellt dem Bundesamt für Ernährungssicherheit und dem Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen Ressurcen zur Vllziehung behördlicher Aufgaben im Rahmen des Risikmanagements Überwachung, Kntrlle, Zulassung und Risikkmmunikatin zur Verfügung. Die AGES steht in ihrer Leistungserbringung für Objektivität, Kmpetenz und Verantwrtung. Einhaltung des Public Crprate Gvernance Kdex Der Public Crprate Gvernance Kdex wurde vn einer Arbeitsgruppe des Bundeskanzleramtes mit dem Ziel erstellt, für bundeseigene Unternehmen - angepasst an natinale und internatinale Standards zur Leitung und Überwachung vn Unternehmen - einheitliche Richtlinien für gute Public Crprate Gvernance zu schaffen und die Unternehmensführung und Überwachung transparenter zu machen.

2 Der Public Crprate Gvernance Kdex wurde in seiner Endfassung vm September 2012 am 30. Oktber 2012 vm Ministerrat beschlssen. Es handelt sich bei dem Regelwerk um eine Selbstbindung des Bundes, deren Beachtung den Organen des Bundes bei der Wahrnehmung vn Anteilseigner- und Überwachungsfunktinen bliegt. Der Kdex ist rechtlich eine Weisung, die ntwendigen Maßnahmen zur Umsetzung vrzunehmen. Der Public Crprate Gvernance Kdex wurde dementsprechend im Regelwerk der AGES verankert. Gemäß Pkt 12 des Public Crprate Gvernance Kdex ist gemeinsam mit dem Jahresabschluss auch ein Crprate Gvernance Bericht, welcher nicht nur über Abweichungen vn demselben, sndern insbesndere auch über Arbeitsweise und Zusammensetzung des Überwachungsrgans und der Geschäftsführung swie Vergütungen und Genderaspekte Auskunft gibt, zu erstellen und auf der Hmepage der Gesellschaft zu veröffentlichen. Dementsprechend wird im Flgenden berichtet: Abweichungen zu den Regelungen des Public Crprate Gvernance Kdex im Geschäftsjahr 2014 Der Public Crprate Gvernance Kdex enthält zwingende Regelungen (L) und Empfehlungen (C). Wird vn den zwingenden Regelungen und/der den Empfehlungen abgewichen, s ist dies im Public Crprate Gvernance Bericht auszuweisen und zu begründen. Der Public Crprate Gvernance Kdex wird vn der Österreichischen Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit eingehalten. Lediglich die im Flgenden dargestellten Abweichungen waren im Geschäftsjahr 2014 gegeben: 1) Versicherung der Geschäftsführung und des Aufsichtsrates (Pkt 8.3) Gemäß einer zwingenden L-Regelung des Kdex darf eine Haftpflichtversicherung für leitende Organe nur für leichte Fahrlässigkeit abgeschlssen werden. Dabei sll nach der Empfehlung des Kdex eine derartige Haftpflichtversicherung nur bei Unternehmen mit besnderen unternehmerischen/betrieblichen Risiken erflgen. Zudem ist die Sll- Bestimmung enthalten, (C-Regelung) dass ein Selbstbehalt bestehen sll. Die Gründe für den Abschluss einer Versicherung müssen schriftlich dkumentiert werden. In Abweichung zum PCGK waren die leitenden Organe der AGES im Geschäftsjahr 2014 auch für den Fall grber Fahrlässigkeit haftpflichtversichert. Ein Selbstbehalt bestand nicht. Eine Anpassung der Versicherung ist im Hinblick auf die damit verbundenen Nachteile für die Gesellschaft nicht erflgt.

3 2) Vier-Augen-Prinzip (Pkt 9.2 PCGK) Der Public Crprate Gvernance Kdex sieht in Pkt 9.2 vr, dass das Vier-Augen-Prinzip durch entsprechende Organisatin gewährleistet sein muss. Derzeit ist ein Alleingeschäftsführer bestellt. Es wurde dem Erfrdernis des Vier-Augen- Prinzips unter Ausschöpfung der rechtlichen Möglichkeiten Rechnung getragen: Im Innenverhältnis sieht die Geschäftsrdnung der Geschäftsführung vr, dass alle wesentlichen Entscheidungen auf Basis begründeter Anträge der jeweiligen Geschäftsfeldleiter und deren Freigabe durch die betrffenen Unterstützungsbereiche und Stabsstellen in einer Geschäftsführersitzung mit dem Leiter des Finanzwesens einvernehmlich zu treffen sind. Kmmt es zu keiner Einigkeit, kann der Geschäftsführer eine Entscheidung auch alleine treffen, muss diese jedch entsprechend schriftlich begründen. Im Außenverhältnis ist eine Bindung eines Alleingeschäftsführers nach Rechtsansicht der AGES nicht zulässig, da die Geschäftsführung als Organ auch hne Prkuristen handlungsfähig sein muss. Zusammensetzung der Geschäftsleitung Die AGES wird derzeit vn einem Alleingeschäftsführer geleitet. Der Alleingeschäftsführer im Geschäftsjahr 2014 war bis zum Dr. Heinz Frühauf, geb. am Am wurde Mag. (FH) Wlfgang Hermann, geb. am mit Wirkung ab zum neuen Alleingeschäftsführer bestellt. Zusammensetzung des Aufsichtsrates Der Aufsichtsrat besteht gem. 10 GESG aus 11 Mitgliedern, vn denen drei Mitglieder vm Bundesminister für Gesundheit, drei Mitglieder vm Bundesminister für Land- und Frstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft, ein Mitglied vm Bundesminister für Finanzen und ein Mitglied vm Bundesminister für Arbeit, Sziales und Knsumentenschutz zu bestellen sind. Zudem sind drei Mitglieder vn den nach der Betriebsverfassung vrgesehenen Vertretungskörpern der DienstnehmerInnen zu entsenden. Im Geschäftsjahr 2014 hatte der Aufsichtsrat flgende Mitglieder, wbei ein Mitglied unterjährig ausgeschieden ist und ein Mitglied 2014 unterjährig neu bestellt wurde:

4 Name Titel Vrname Funktin Entsendet vn Bäcker Ing. Mag. Karin AR Mitglied, Betriebsrätin AGES, Wien Burjan DI Martin AR Mitglied Cejka-Scheidl Mag. Richard AR Mitglied, Betriebsrat AGES, Wien Bundesministerium f. Land- und Frstwirtschaft, Umwelt- und Wasserwirtschaft Haas-Lassnigg Dr. Evelyn AR Mitglied Bundesministerium für Gesundheit Harb Mag. Heinz AR Mitglied Bundesministerium f. Land- und Frstwirtschaft, Umwelt- und Wasserwirtschaft Hhenegger Mag. Ilse AR Mitglied Bundesministerium für Finanzen Lehner Mag. Petra AR Mitglied Bundesministerium für Gesundheit Mang GS DIDDr. Reinhard stellver. AR Vrsitzender Bundesministerium f. Land- und Frstwirtschaft, Umwelt- und Wasserwirtschaft Mritz Dr. Michaela AR Vrsitzende Bundesministerium für Gesundheit Pichler Mag. Rbert AR Mitglied Reiffenstein SC Dr. Maria AR Mitglied Wagner Emmerich AR Mitglied, Betriebsrat AGES Linz Bundesministerium f. Land- und Frstwirtschaft, Umwelt- und Wasserwirtschaft Bundesministerium für Arbeit, Sziales und Knsumentenschutz Ende März 2014 wurde Herr Mag. Pichler an Stelle vn Herrn DI Martin Burjan in den Aufsichtsrat entsandt. Den Vrsitz im Aufsichtsrat swie im Finanz- und Persnalausschuss hat Frau Dr. Michaela Mritz.

5 Arbeitsweise der Geschäftsführung und des Aufsichtsrates Wie bereits ausgeführt, wurde die AGES im Geschäftsjahr 2014 (jeweils) durch einen Alleingeschäftsführer geleitet. Eine Ressrtverteilung unter Geschäftsführern bestand shin 2014 nicht. Die Geschäftsrdnung der Geschäftsführung sieht, wie bereits ben dargelegt, vr, dass alle wesentlichen Entscheidungen auf Basis begründeter Anträge der jeweiligen Geschäftsfeldleiter und deren Freigabe durch die betrffenen Unterstützungsbereiche und Stabsstellen in einer Geschäftsführersitzung vm Geschäftsführer gemeinsam mit dem Leiter des Finanzwesens einvernehmlich zu treffen sind. Kmmt es zu keiner Einigkeit, kann der Geschäftsführer eine Entscheidung auch alleine treffen, muss diese jedch entsprechend schriftlich begründen. Über die Geschäftsführersitzungen wird ein Prtkll erstellt. Die Geschäftsleitung berichtet dem Aufsichtsrat quartalsweise über die finanzielle, strategische und persnelle Entwicklung des Unternehmens. Der Aufsichtsrat entscheidet in Fragen grundsätzlicher Bedeutung und stimmt mit der Geschäftsleitung die strategische Ausrichtung des Unternehmens ab, welche vm Bundesminister für Gesundheit und dem Bundesminister für Land- und Frstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft genehmigt wird. Im Sinne des Kdex stehen Geschäftsleitung und Aufsichtsrat (insbesndere dessen Vrsitzende) in laufender, über die Aufsichtsratssitzungen hinausgehender Diskussin zu allen wesentlichen Geschäftsfällen swie zur Entwicklung und strategischen Ausrichtung der AGES. Zusätzlich übte der Aufsichtsrat seine Beratungs- und Kntrlltätigkeit im Geschäftsjahr 2014 auch durch den Finanz- und Persnalausschuss, bestehend aus 3 KapitalvertreterInnen und zwei BelegschaftsvertreterInnen, aus. Der Finanz und Persnalausschuss fungiert als Beratungsrgan des Aufsichtsrates in flgenden Angelegenheiten: Prüfung des Jahresabschlusses, des Anhangs, des Vrschlags für die Gewinnverteilung und des Lageberichts Prüfung der ziffernmäßigen Auswirkungen des jährlichen Arbeitsprgramms und Vrbereitung der Beschlussfassung über das Budget inklusive dem jährlichen Investitinsbudget Prüfung der Berichterstattung der Geschäftsführung in Angelegenheiten der ziffernmäßigen Management-Infrmatin (GF) an den Aufsichtsrat Überprüfung vn Cashflw-Rechnungen Überprüfung vn Sll/Ist-Vergleichen Überprüfung des Risikmanagements Snstige finanzielle Angelegenheiten Prüfung und Überwachung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers Vrbereitung des Vrschlags für die Auswahl des Abschlussprüfers Vrbereitung des Vertragsabschlusses mit dem Abschlussprüfer

6 Vrbereitung vn Beschlussfassungen in Persnalangelegenheiten; in Angelegenheiten der Geschäftsführung, der Erteilung der Prkura und in snstigen wesentlichen Persnalbereichen Interne Revisin Zur Verbesserung des Risikmanagements ist zudem eine interne Revisin als Stabsstelle der Geschäftsleitung eingerichtet. Sie überprüft regelmäßig und selbständig perative Przesse auf Risikgeneigtheit und Effizienzverbesserungsmöglichkeiten und überwacht die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, interner Richtlinien und Przesse. Die Quartalsberichte und der Jahresbericht der Internen Revisin werden direkt dem Aufsichtsrat vrgelegt und der Revisinsplan wird mit dem Aufsichtsrat abgestimmt. Vergütungen der Geschäftsleitung und des Aufsichtsrates Die im Jahr 2015 vn der Generalversammlung beschlssenen Vergütungen für die Tätigkeit der Kapitalvertreter im Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2014 betragen Vrsitzende EUR 4.200,- Stellvertreter EUR 3.500,- übrige Aufsichtsratsmitglieder EUR 2.500,- Sitzungsgeld EUR 150,- Die Jahrespauschale jener Aufsichtsratsmitglieder, die BeamtInnen sind, wird an das Bundesministerium für Finanzen abgeführt. Die ArbeitnehmervertreterInnen im Aufsichtsrat erhalten keine Vergütung. Weiters wurde eine Aufwandsentschädigung für gefahrene Kilmeter für die Teilnahme an den Sitzungen in Höhe vn EUR 0,42 pr Kilmeter gewährt. Der Geschäftsführer Dr. Heinz Frühauf, der bis zum alleiniger Geschäftsführer war, erhielt für das Geschäftsjahr 2014 einen fixen Jahresbezug in Höhe vn EUR ,10 swie ein leistungsbezgenes Entgelt nach dem Grad der Zielerreichung vn maximal 50 % des Jahresbezuges. Für das Geschäftsjahr 2014 erhielt der Geschäftsführer Dr. Heinz Frühauf ein leistungsbezgenes Entgelt in Höhe vn EUR ,53. Weiters hatte der Geschäftsführer Dr. Heinz Frühauf 2014 Anspruch auf einen Dienstkraftwagen und den Abschluss einer Unfallversicherung. Herr Mag. (FH) Wlfgang Hermann, der mit Wirkung ab zum alleinigen Geschäftsführer bestellt wurde, erhielt für das Geschäftsjahr 2014 einen fixen Jahresbezug in Höhe vn EUR ,90.

7 Mit Juli 2015 erhielt Herr Mag. (FH) Wlfgang Hermann ein leistungsbezgenes Entgelt nach dem Grad der Zielerreichung vn maximal 50 % des Jahresbezuges, in Höhe vn EUR ,16. Herr Mag. (FH) Wlfgang Hermann hatte im Jahr 2014 ebenfalls einen Anspruch auf einen Dienstkraftwagen und den Abschluss einer Unfallversicherung. Genderaspekte und Frauenförderung Die AGES bekennt sich zu einer aktiven Gleichstellungsplitik und unterliegt dem Bundes- Gleichbehandlungsgesetz. Sie setzt sich aktiv und nachhaltig für ein diskriminierungsfreies, gleichstellungsrientiertes Arbeitsumfeld, swie für eine Kultur der Anerkennung und gegenseitigen Wertschätzung aller Beschäftigten ein. Es gibt eine Arbeitsgruppe für Gleichbehandlungsfragen und eine Beauftragte für Gender Mainstreaming. Die Arbeitsgruppe für Gleichbehandlungsfragen tagt zweimal im Jahr. Darüber hinaus wurden im Zeitraum 2008 bis 2010 Sitzungen mit dem damaligen Arbeitskreis Gender Mainstreaming (der aus Geschäftsführung, Persnalvertretung, Persnalleitung, MitarbeiterInnnen aus den perativen Geschäftsfeldern und der Gender Mainstream Beauftragten bestand) abgehalten. Aktivitäten, die damals in die Wege geleitet wurden, werden sukzessive bis heute in der AGES umgesetzt. Die AGES nutzt die Strategie des Gender Mainstreamings, wrunter alle Maßnahmen und Handlungen verstanden werden, die zur Gleichstellung vn Frauen und Männern unter gleichen Rahmenbedingungen führen. Ziele sind die Chancengleichheit vn Männern und Frauen, Bewusstseinsbildung, Ausgleich bestehender Belastungen und Erhöhung des Frauenanteils in Führungsfunktinen, Kmmissinen und Gremien. Der Anteil an Frauen stellte sich im Geschäftsjahr 2014 wie flgt dar: Belegschaft Der Anteil an weiblichen Beschäftigten in der AGES beträgt 58,8%, bei den bis 30- Jährigen 66,7%.

8 Führungskräfte BE Art männlich weiblich Gesamt 1 BL,GFL,STL AL IL Gesamt AL GL Gesamt Gesamt BE.Berichtsebene BL. GeschäftsfeldleiterInnen AL.AbteilungsleiterInnen (diese sind in den Geschäftsfeldern rganisatrisch in der 3. Berichtsebene unter den IL angesiedelt und in den Supprtbereichen in der 2. Berichtsebene) IL..InstitutsleiterInnen GL.GruppenleiterInnen Geschäftsführung Der Alleingeschäftsführer ist männlich. Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat hatte im Geschäftsjahr 2014 sechs weibliche vn insgesamt elf Mitgliedern. Der Vrsitz des Aufsichtsrats ist weiblich besetzt. Österreichweit liegt der Schnitt an weiblichen AR-Mitgliedern bei 10%, in der AGES bei 55%. Insbesndere flgende Maßnahmen der AGES dienen der Gleichstellung vn Frauen und Männern: 2-jährliche Evaluierung des Frauenförderungsplans der AGES Vereinbarkeit vn Familie und Beruf durch: - Flexible Arbeitszeitmdelle (dzt. über 200 verschiedene Mdelle) - Möglichkeit zur Telearbeit - Ferienbetreuung für MitarbeiterInnen-Kinder - Sensibilisierung der Führungskräfte durch Schulungsmaßnahmen, zb Gesund führen - Umfangreiche Infrmatinen, Links zu Betreuungseinrichtungen swie Leitfäden für Führungskräfte und MitarbeiterInnen im Karenzpaket. - keine Tagesrand-Termine für Sitzungen - Unterstützungsmaßnahmen beim Wiedereinstieg nach Karenzierung (Karenzleitfaden) etc. - Förderung der Wrk-Life Balance durch Maßnahmen zur Burnut-Präventin und Umgang mit Dppelbelastungen im Zuge der betrieblichen Gesundheitsförderung

9 Erstellung eines jährlichen Einkmmensberichtes gem. 6a des Bundes-Gleichbehandlungsgesetzes: Die jährlichen Gehaltsstatistiken weisen bei unter 35-jährigen eine gleichmäßige Verteilung der Gehälter zwischen den Geschlechtern auf (bereinigt auf Vllbeschäftigung!). Danach klafft die Schere zunehmend auseinander. Dies ist einerseits auf die verlangsamten Karrieremöglichkeiten nach langen Karenzen und Teilzeitphasen zurückzuführen. AGES-weit liegt der Teilzeitanteil bei 20,2%, wvn 89% auf Frauen fallen. Andererseits öffnet sich die Schere signifikant bei zunehmendem Alter der männlichen Beschäftigten, wbei sich vrrangig das aus den Vrgängerinstitutinen übernmmene Beamtenschema auswirkt. Gleichbehandlung durch aktive Förderung weiblicher Bewerberinnen für Führungspsitinen 2012 verpflichtete sich die AGES in den Zielvrgaben vn Geschäftsführung, strategischen Geschäftsfeldern, Fachbereichen, Stabsstellen und Supprtbereichen zu einem Genderziel mit einer Zielgewichtung vn 5%. Anlässlich neuer Stellenbesetzungen wurden flgende Maßnahmen gesetzt: Bewerbungs-Caching für Bewerberinnen gezielte Förderung vn weiblichen Führungs-Bewerberinnen und Nachwuchs- Führungskräften bei Nachbesetzungen Förderung vn naturwissenschaftlichen ExpertInnen - Prjekte im Rahmen des Prgramms FEMTech des BMVIT - Unterstützung der ExpertInnen bei unternehmensinterner Zusammenarbeit swie zur - Förderung der internatinalen Vernetzung durch den 2012 geschaffenen Fachbereich Wissenstransfer und Angewandte Frschung Interne und externe Infrmatinsplitik - Interne Infrmatinsarbeit wie Bekenntnis zur Gleichstellung, Vrträge, Brschüre zur Gleichbehandlung in der AGES, Leitlinie zur geschlechtergerechten Sprachverwendung, Sensibilisierungsmaßnahmen, Verankerung der Gleichbehandlung als Fixpunkt des MitarbeiterInnen-Gesprächs etc. - Externe Infrmatinsarbeit wie Teilnahme am Girls-Day/Töchtertag, Teilnahme an der Interministeriellen Arbeitsgruppe Gleichbehandlung im Bundeskanzleramt, Teilnahme der Beauftragten für Gender Mainstreaming an der Interministeriellen Arbeitsgruppe Gender Mainstreaming, Schulungen der Gleichbehandlungs-beauftragten etc. - Sensibilisierung zur Vermeidung vn steretypen bildlichen Darstellungen vn Männern und Frauen in AGES-Publikatinen

10 Staatliche Auszeichnung Audit berufundfamilie Die AGES erhielt am 13. Nvember 2014 im Zuge des "Audit berufundfamilie" vn Familienministerin Sphie Karmasin das staatliche Gütesiegel "Familienfreundlicher Betrieb". Die Vereinbarkeit vn Beruf und Familie wurde im Rahmen der Mitarbeiterbefragungen regelmäßig als wichtiges Anliegen seitens der Belegschaft genannt und ist ein zentraler Baustein der AGES-Persnalplitik. Mit dem Audit sllte die Wirksamkeit der bisherigen Initiativen im Bereich Vereinbarkeit geprüft und Empfehlungen für weitere Initiativen eingehlt werden. Im Zuge der Prjektgruppe Audit berufundfamilie wurden flgende Themenschwerpunkte für die nächsten drei Jahre festgelegt: Kntakthalteangebte und Infrmatinsmaßnahmen für karenzierte MitarbeiterInnen Schaffung einer Intranet-Anbindung für karenzierte MitarbeiterInnen Regelmäßige Veranstaltungen in Frm eines Baby-Breakfasts zur Infrmatinsweitergabe, Vernetzung und zum Austausch mit karenzierten MitarbeiterInnen Bewerbung des Themas Vereinbarkeit vn Beruf und Familie in Scial Media Plattfrmen und im Recruiting Infrmatinsbereitstellung zum Thema Kinderbetreuung und Erwachsenenpflege Sensibilisierung der Führungskräfte rund um die Vereinbarkeit vn Beruf und Familie Einhlung vn Feedback zu den Maßnahmen für die Vereinbarkeit vn Beruf und Familie als Schwerpunkt der nächsten MitarbeiterInnenbefragung Ausblick Umsetzung des Audits berufundfamilie Mentring acrss AGES Weiterführung der bereichsübergreifenden Förderungsmaßnahme für weibliche Nachwuchskräfte Weiterführung und Ausbau der ExpertInnenkarriere zur Steigerung des Frauenanteils an wissenschaftlichem Frschungspersnal Genderthemen (Frauenförderung, Umgang mit MitarbeiterInnen, Bundesgleichbehandlungs -gesetz) sind feste Bestandteile vn Führungskräfteschulungen, Klausuren, Jur Fixes (tp dwn) etc. Besnderes Augenmerk wird auf die Delegierung vn Verantwrtung und auf Teamarbeit gelegt. Institutinalisierung des Karriere-Cachings für Bewerberinnen und KandidatInnen der Senir-ExpertInnen-Karrieren seit 2013 Angebt der AGES-Ferienbetreuung