Organizer Benutzerhandbuch

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1 P2WW DEZ0 Organizer Benutzerhandbuch

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3 Inhalt 1. Einführung... 1 Hinweise für das Betriebssystem Windows Vista Systemanforderungen Handhabung von ScanSnap Organizer ScanSnap Organizer starten Betriebsfenster Menüleiste Symbolleiste (Hauptfenster) Miniaturansicht (Hauptfenster) Aktionen ScanSnap Organizer Viewer Menüleiste (Viewer Fenster) Symbolleiste (Viewer Fenster) ScanSnap Organizer verwenden Anschluss an ScanSnap Vorbereitung Scannen Anordnen von Dateien Kopieren/Verschieben PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien konvertieren Konfiguration der Automatischen Konvertierungs- einstellungen für PDF-Dateien Dateien suchen Verknüpfungen zu Ordnern erstellen oder löschen Verknüpfungen zu Ordnern erstellen Verknüpfungen zu Ordnern löschen Dateien importieren Dateien exportieren Dateien per E- Mail versenden Drucken (Scan to Print) Nur Dateien drucken, die als Miniaturansicht dargestellt werden können Drucken von Dateien, die nicht als Miniaturansicht angezeigt werden können Dateien über ScanSnap Organizer Viewer drucken Löschen von Verzeichnissen, Ordnern und Dateien i

4 3.12. Dateien umbenennen Dateien bearbeiten Dateien mit dem ScanSnap Organizer Viewer anzeigen Seiten drehen Seiten Löschen Seiten verschieben Seiten einfügen Anzeigen des ScanSnap Einstellungsfensters Online Update Anhang 1. Über suchbare PDF-Dateien Index ii

5 1. Einführung 1. Einführung Vielen Dank, dass Sie sich für den ScanSnap Organizer entschieden haben. Dieses Produkt ist eine Software-Anwendung, die vom ScanSnap Duplex-Scanner erstellte PDF- und JPEG-Dateien zum Verwalten als Listen- oder Miniaturansicht anzeigt. ScanSnap Organizer verfügt über die folgenden Leistungsmerkmale. Sie können mit ScanSnap gescannte Dokumente anzeigen, ohne andere Anwendungen hierfür zu öffnen und neue Ordner für die Dateiverwaltung zu erstellen. Sie können ebenso durch die PDF-Dateien blättern, wenn diese als Miniaturansicht angezeigt werden. Sie können dadurch die gescannten Dokumente einfach und zeitsparend einsehen und überprüfen. Sie können mit dem ScanSnap Organizer Viewer Dateien einsehen und bearbeiten (Seiten einer Datei können gedreht, gelöscht, verschoben und eingefügt werden). Dateien können per versendet oder mit einem Drucker ausgegeben werden. Sie können mit einer Suchfunktion die PDF-Dateien nach bestimmten Suchbegriffen durchsuchen. Sie können ebensp mit ScanSnap erstellte PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien konvertieren. Lesen Sie bitte vor dem Gebrauch von ScanSnap Organizer dieses Handbuch um einen korrekt Betrieb zu garantieren. Nutzung in Hochsicherheits-Anwendungen Dieses Produkt wurde zur allgemeinen Verwendung entworfen, entwickelt und hergestellt, insbesondere für folgende Bereiche: in allgemeinen Büroeinrichtungen, zum persönlichen Gebrauch und im Haushalt. Das Produkt wurde NICHT für den Einsatz in Umgebungen entworfen, entwickelt und hergestellt, in denen besonders hohe Sicherheitsrisiken bestehen, wie Gefahr für Leib und Leben oder andere Gefahren, für die extrem hohe Sicherheitsvorkehrungen erforderlich sind, und die andernfalls zu Todesfolge, Personenschäden, schwerwiegenden Sachschäden oder sonstigen Verlusten führen könnten (im folgenden "Verwendung in Hochsicherheitsbereichen" genannt). Zu diesen Umgebungen gehören u.a. (aber nicht darauf beschränkt): Kontrollsysteme für Kernreaktoren, Flugzeugsteuerungen, Flugsicherungssysteme, Steuerungen für den Betrieb von öffentlichen Verkehrsmitteln, lebenserhaltende Systeme und Waffensteuerungssysteme. Verwenden Sie dieses Produkt NIEMALS, ohne sichergestellt zu haben, dass alle Sicherheitsvorkehrungen in ausreichendem Maße getroffen wurden, so dass sie den Anforderungen für die Verwendung in Hochsicherheitsbereichen entsprechen. 1

6 1. Einführung Sollten Sie dieses Produkt in Hochsicherheitsbereichen verwenden wollen, setzen Sie sich bitte vor dem Gebrauch mit unserem zuständigen Vertriebsmitarbeiter in Verbindung. PFU LIMITED übernimmt keine Verantwortung und Haftung für Schäden, die durch den Gebrauch dieses Produktes durch den Benutzer in Hochsicherheitsanwendungen entstanden sind. Ferner werden Ansprüche auf Entschädigung durch den Benutzer oder einer dritten Partei nicht anerkannt. Warenzeichen ScanSnap ein Warenzeichen von PFU LIMITED. Microsoft, Windows, Windows Vista und PowerPoint sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Adobe, das Adobe Logo und Acrobat sind eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated. Intel und Pentium sind eingetragene Warenzeichen der Intel Corporation. Andere Firmennamen und Produktbezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der jeweiligen Firmen. Wie Warenzeichen in diesem Handbuch angezeigt werden Folgende Abkürzungen für Betriebssysteme werden verwendet. Windows 2000: Microsoft Windows 2000 Professional Betriebssystem Windows XP: Microsoft Windows XP Professional Betriebssystem, Microsoft Windows XP Home Edition Betriebssystem Windows Vista: Microsoft Windows Vista Home Basic Betriebssystem Microsoft Windows Vista Home Premium Betriebssystem Microsoft Windows Vista Business Betriebssystem Microsoft Windows Vista Enterprise Betriebssystem Microsoft Windows Vista Ultimate Betriebssystem Windows: Wenn es keinen Unterschied zwischen den oben genannten Betriebssystemen gibt, wird der allgemeine Ausdruck "Windows" verwendet. Adobe Acrobat: Adobe Acrobat Internet Explorer: Microsoft Internet Explorer Copyright Mit Ausnahme für den persönlichen Gebrauch dürfen Produkte die unter dem Kopierschutz stehen (Bücher, Zeichnungen, Bilder, Karten, Blaupausen ) nicht ohne die Genehmigung des Lizenzinhabers kopiert werden. 2

7 1. Einführung Hersteller PFU LIMITED International Sales Dept., Imaging Business Division, Products Group Solid Square East Tower, 580 Horikawa-cho, Saiwai-ku, Kawasaki-shi Kanagawa , Japan Tel: (81-44) Alle Rechte Vorbehalten, Copyright PFU LIMITED In diesem Handbuch verwendete Symbole Folgende Symbole werden verwendet. Dieses Symbol ist ein Hinweis auf besonders wichtige Informationen. Lesen Sie diese unbedingt. Dieses Symbol kennzeichnet Vorschläge, die Ihnen bei der richtigen Ausführung einer Prozedur helfen. Dieses Symbol kennzeichnet Verweise im Handbuch für weitere Informatioen zur Bedienung des Scanners. Verwendete Screenshots in diesem Handbuch Die Screenshots in diesem Handbuch können ohne vorherige Ankündigung im Sinne der Produktverbesserung überarbeitet werden. Wenn die eigentlichen Bildschirmbilder von den gezeigten abweichen, nehmen Sie bitte Bezug auf die Scanneranwendung, die Sie benutzen. Hinweise für das Betriebssystem Windows Vista Alle Bildschirmbilder dieses Handbuchs wurden unter Window XP aufgenommen. Sollten Sie Windows Vista verwenden, können Sie sich die Bildschirme und Dialoge geringfügig unterscheiden. Zwischen Windows XP und Windows Vista liegen folgende Unterschiede vor: Windows XP [Mein ScanSnap] Ordner [Meine Dokumente] Windows Vista [ScanSnap] Ordner [Dokumente] 3

8 1. Einführung 1.1. Systemanforderungen Folgende Systemanforderungen gelten für den ScanSnap Organizer. Betriebssystem Windows 2000 Windows XP Windows Vista PC Prozessor Intel Pentium III Prozessor 600 MHz oder schneller *1 Intel Pentium 4 Processor 1,8 GHz oder schneller *1 RAM 256 MB oder mehr *1 512 MB oder mehr *1 Festplattenspeicher 370 MB oder mehr freier Festplattenspeicher *1. Es wird empfohlen, die Systemanforderungen des verwendeten Scanners zu erfüllen, bzw. dies zu übertreffen. Um die Suchfunktion verwenden zu können, muss Adobe Acrobat 7.0 oder aktueller installiert sein. (Für Details, siehe 3.3. PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien konvertieren auf Seite 42 und Anhang 1. Über suchbare PDF-Dateien auf Seite 85.) Um die Suchfunktion unter Windows Vista verwenden zu können, muss eine Adobe Acrobat Programmversion installiert sein, die von Windows Vista unterstützt wird. Für Programmversionen, die nicht den Windows Vista Anforderungen entsprechen, kann eine korrekte Funktionsweise nicht garantiert werden. 4

9 2. Handhabung von ScanSnap Organizer 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Dieses Kapitel beschreibt die Handhabung von ScanSnap Organizer ScanSnap Organizer starten 1. Wählen Sie vom [Start] Menü [Alle Programme] - [ScanSnap Organizer] - [ScanSnap Organizer]. Das "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen" Fenster erscheint. (Je nach Einstellung erscheint dieses Fenster auch nicht.) Sie können ebenso das ScanSnap Organizer Symbol Starten doppelklicken. auf dem Desktop zum 2. Wenn Sie die automatische Konvertierung in suchbare PDF-Dateien ausführen möchten, klicken Sie bitte auf die [Ja] Taste. Wenn nicht, klicken Sie bitte auf die [Nein] Taste. ScanSnap Organizer ist in der Lage suchbare PDF-Dateien durch das Einbetten von Textinformationen (Bilddaten) zu erstellen. Es gibt zwei Methoden, diese Funktion zu benutzen: - Wählen Sie manuell die in suchbare Dateien zu konvertierenden PDF-Dateien. - Konvertieren Sie automatisch alle sich in einem voreingestellten Ordner befindlichen ("Mein ScanSnap" Ordner) PDF-Dateien. Für die erste Methode klicken Sie bitte auf [Nein]; zum automatischen Konvertieren klicken Sie bitte auf [Ja]. Die Anzeige des "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen" Fensters kann unterdrückt werden. Markieren Sie hierfür das "Diese Nachricht nicht mehr anzeigen" Kontrollkästchen. Das Fenster wird ab dem nächsten Start nicht mehr angezeigt. 5

10 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Jeder angemeldete Benutzer kann seine eigenen automatischen Konvertierungseinstellungen verwenden. Die automatische Konvertierung wird ausgeführt, solange der Benutzerm, der die PDF-Datei in den [Mein ScanSnap] Ordner abgelegt hat, in Windows angemeldet ist und keine andere Anwendung ausgeführt wird. Sollte die Konvertierung zum Zeitpunkt der Abmeldung des Bentutzers noch nicht abgeschlossen sein, wird dieser bei der nächsten Windows-Sitzung des gleichen Benutzers wieder aufgenommen. Für nähere Informationen über suchbare PDF-Dateien, siehe "Anhang 1. Über suchbare PDF-Dateien" auf Seite 85. Sie können die "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen" später ändern. Für Details hierfür, siehe 3.4. Konfiguration der Automatischen Konvertierungseinstellungen für PDF-Dateien auf Seite 56. Das ScanSnap Organizer Fenster erscheint. Wenn Sie die automatische OCR aktivieren (wenn Sie auf die [Ja] Taste klicken), erscheint "Hinzugefügte PDF-Dateien automatisch in suchbare PDF-Dateien konvertieren" in der Titelleiste während der [Mein ScanSnap] Ordner zur Ansicht der Dateien ausgewählt wurde. 6

11 2. Handhabung von ScanSnap Organizer 2.2. Betriebsfenster Im Folgenden wird ein Beispiel für das ScanSnap Organizer Hauptfenster dargestellt. Dieses wird angezeigt, wenn ScanSnap Organizer aufgerufen und gestartet wird. In diesem Fenster können Sie alle Funktionen von ScanSnap Organizer aufrufen. Für Details über den ScanSnap Organizer Viewer Bildschirm, siehe 2.4. ScanSnap Organizer Viewer (Seite 29). ScanSnap Organizer erstellt temporär gespeicherte Daten von PDF-Dateien, so dass diese klar und scharf als Minitaturansicht angezeigt werden können. Diese Daten werden im versteckten ".organizer" Unterordner gespeichert, der sich im Ordner der relevanten PDF-Dateien befindet. Sollte dieser unbeabsichtigt gelöscht worden sein, vermindert dies die Bildqualität der Miniaturansicht. Geben Sie daher bitte Acht, diese temporären Daten nicht zu löschen. ScanSnap Organizer kann keine temporären Daten von PDF-Dateien auf nicht beschreibbaren Datenträgern (z. B. CD) erstellen, auch wenn die Bilder dieser PDF-Dateien angezeigt werden. Wenn Sie schärfere Bilder anzeigen möchten, kopieren Sie bitte die Dateien auf Ihre Festplatte zum Erstellen von temporären Daten. Speichern Sie die Dateien dann mit den erstellten temporären Daten wieder auf der CD. Nach dem Scannen kann es vorkommen, dass die Bilder nicht sofort angezeigt werden wenn ein Passwort vergeben wurde. Wählen sie in einem solchen Fall bitte [Aktualisieren] aus dem [Ansicht] Menü. 7

12 2. Handhabung von ScanSnap Organizer <Miniaturansicht > Menüleiste Zeigt die Menüs des ScanSnap Organizers. Symbolleiste Häufig verwendete Funktionen können über Symbole aufgerufen werden. Pop-up Miniaturansichtsfenster Die ausgewählte Seite wird als Pop-up Fenster angezeigt. wenn die Miniaturansicht Ordneransicht Die in ScanSnap Organizer verwalteten Ordner werden aufgelistet. Aktionsliste Die Symbole der für die Dateien auszuführenden Aktionen werden hier angezeigt. Dateiansicht PDF oder JPEG-Dateien des ausgewählten Ordners werden als Miniaturanzeige dargestellt. Statusleiste Wenn eine Datei ausgewählt wurde: Erstellungsdatum, Größe Bearbeitungsdatum und Sortierung werden angezeigt. Wenn ein Ordner ausgewählt wurde: Die Anzahl der im Ordner abgelegten Dateien wird angezeigt. PDF und JPEG- Dateien werden als Miniaturansicht in der Ordneransicht angezeigt. Andere Dateien werden als Symbole (entsprechend ihrer Anwendungen) angezeigt. 8

13 2. Handhabung von ScanSnap Organizer <Listenansicht> Menüleiste Zeigt die Menüs des ScanSnap Organizers. Symbolleiste Häufig benutzte Funktionen können über diese Symbole aufgerufen werden. Ordneransicht Die in ScanSnap Organizer verwalteten Ordner werden aufgelistet. Aktionsliste Die Symbole der für die Dateien auszuführenden Aktionen werden hier angezeigt. Dateiliste Die Dateien im ausgewählten Ordner werden aufgelistet. Statusleiste Wenn eine Datei ausgewählt wurde: Erstellungsdatum, Größe Bearbeitungsdatum und Sortierung werden angezeigt. Wenn ein Ordner ausgewählt wurde: Die Anzahl der im Ordner abgelegten Dateien wird angezeigt. 9

14 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Menüleiste In der folgenden Tabelle finden Sie die Beschreibung der einzelnen Menüs der Menüleiste. < [Datei] Menü> Datei ScanSnap Organizer Viewer Öffnen Drucken <Strg + P> Neu Verknüpfung zu Ordner Die ausgewählte PDF- oder JPEG-Datei wird mit dem ScanSnap Organizer Viewer geöffnet. Die Datei kann daraufhin im ScanSnap Organizer Viewer eingesehen und bearbeitet werden. Die Datei wird mit der entsprechenden Anwendung geöffnet. Eine ausgewählte Datei wird ausgedruckt. Es können auch mehrere Dateien ausgewählt und gemeinsam gedruckt werden. Verzeichnis <Strg + B>: Ein neues Verzeichnis wird direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner erstellt. Ordner oder Dateien können darin gespeichert werden. Ordner <Strg + F>: Erstellt einen neuen Ordner unter dem ausgewählten Verzeichnis. Dateien können darin gespeichert werden. Ordner können nicht unter dem [Mein ScanSnap] Ordner erstellt werden. Des Weiteren, wenn ein neuer Ordner direkt unter [Mein ScanSnap] in anderen Programmen wie dem Windows Explorer erstellt wurde, wird dieser als [Verzeichnis] im ScanSnap Organizer angezeigt. Erstellt eine Ordnerverknüpfung zu jedem existierenden Order direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner. Eine Voransicht der in diesem Ordner ausgewählten Dateien wird im ScanSnap Organizer bereitgestellt. Die Verknüpfung zum [Mein ScanSnap] Ordner, welche in der [Allgemeine Einstellungen] Registerkarte im [Optionen] Fenster festgelegt wurde, kann nicht erstellt werden. (Der Pfad ist in der Grundeinstellung auf den [Mein ScanSnap] Ordner eingestellt.) Verknüpfung zu Ordner löschen Importieren Exportieren Löschen <Entf> Umbenennen <F2> Eigenschaften Beenden Die Verknüpfung zum ausgewählten Ordner wird gelöscht. Kopiert PDF- oder JPEG-Dateien in anderen Ordnern in den ausgewählten Ordner. Kopiert die ausgewählte PDF- oder JPEG Dateien in andere Ordner. Dateien können nicht in den [Mein ScanSnap] Ordner exportiert werden. Die ausgewählte Datei, der Ordner oder das Verzeichnis wird gelöscht. Die ausgewählte Datei, der Ordner oder das Verzeichnis wird umbenannt. Zeigt Informationen über den ausgewählten Ordner (oder die Ordnerverknüpfung) an. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn ein Ordnerlink ausgewählt ist. Beendet ScanSnap Organizer. 10

15 2. Handhabung von ScanSnap Organizer < [Bearbeiten] Menü> Bearbeiten Rückgängig <Strg + Z> Ausschneiden <Strg + X> Kopieren <Strg + C> Einfügen <Strg + V> Alle auswählen <Strg + A> Macht die zuletzt ausgeführte Aktion (siehe unten) rückgängig. Löschen (oder Verschieben in den [Papierkorb]) Umbenennen oder Kopieren/Verschieben (per Drag&Drop) Ausschneiden, Kopieren oder Einfügen Schneidet die ausgewählte Datei oder den Ordner aus. Kopiert die ausgewählte Datei oder den Ordner. Fügt die ausgeschnittene/kopierte Datei (oder Ordner) ein. Wenn ein [Ordner] direkt unter den [Mein ScanSnap] Ordner eingefügt wird, wird dieser als [Verzeichnis] eingefügt.wird hingegen ein [Verzeichnis] unter ein anderes [Verzeichnis] verschoben oder eingefügt, erscheint dieses als [Ordner]. Alle in der Dateiansicht angezeigten Dateien werden ausgewählt. < [Ansicht] Menü> Ansicht Dateiname Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, wird der Dateiname unter der angezeigten Miniaturansicht angezeigt. Pop-up Miniaturansicht Zeigt die Miniaturansicht beim Auswählen der Datei. Indem Sie an der Ecke rechts unten mit dem Mauspfeil ziehen, können Sie die Größe des Bildes skalieren. 11

16 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Ansicht Details Eine Liste aller Dateien wird anstelle der Miniaturansichten in der Dateiansicht angezeigt. Miniaturansicht Die Miniaturansichten werden anstelle der Liste aller Dateien in der Dateiansicht angezeigt. Miniaturansichtsgröße Ordner anordnen nach Ändert die Größe der Miniaturansichten in der Dateivorschau in Groß, Mittel, Klein, oder Miniaturansicht oben. Groß : 196 X 196 (Pixel) Mittel : 128 X 128 (Pixel) Klein : 96 X 96 (Pixel) Oben : Zeigt den oberen Teil des Bildes Sortiert die in der Ordneransicht gezeigten Ordner in ansteigender oder absteigender Reihenfolge (je nach Bezeichnung). 12

17 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Ansicht Dateien anordnen nach Aktualisieren<F5> Dateien in der Dateiansicht werden wie folgt neu sortiert: Name Sie können die Reihenfolge der angezeigten Dateien in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge anzeigen (A -> Z). Typ Sie können die Dateien nach deren Dateiart sortieren. Größe Sie können die Dateien gemäß ihrer Größe sortieren (Klein -> Groß). Geändert am Sie können die Dateien gemäß ihres Erstellungsdatums (Neu -> Alt) sortieren. Erstellt am Sie können die Dateien gemäß ihres Änderungsdatums (Neu -> Alt) sortieren. Die zuletzt hinzugefügte Datei (während ScanSnap Organizier aktiv ist) erscheint am Ende der Liste/Miniaturansichten. Sie können die Reihenfolge zur Anzeige der Dateiansicht umschalten (aufsteigend absteigend), indem Sie im Menü auf "Name", "Typ", "Größe", "Änderungsdatum" oder "Erstellungsdatum" klicken. Aktualisiert die Anzeige der Ordner- und Dateiansicht. 13

18 2. Handhabung von ScanSnap Organizer < [PDF-Datei] Menü> PDF-Datei In suchbare PDF-Datei konvertieren - Ausführen Konvertiert eine ausgewählte PDF-Datei in eine suchbare PDF-Datei Die Einstellungen können im folgenden Fenster konfiguriert werden. Seiten Bestimmen Sie hier die suchbar zu machenden Seiten. Alle Seiten Alle Seiten der ausgewählten Dateien werden konvertiert. (Dieser Prozess kann abhängig von der Seitenzahl und der Anzahl der ausgewählten Dateien längere Zeit in Anspruch nehmen.) Nur aktuelle Seite Miniaturansicht: Nur die aktuelle Miniaturansichtsseite wird konvertiert. Details: Nicht verfügbar. Seiten mit eingebetteten Textinformationen überspringen Kontrollkästchen Während der Konvertierung in suchbare PDF-Dateien, werden Textinformationen in die PDF-Dateien eingebettet. Ist dieses Kontrollkästchen markiert, werden nur die noch nicht suchbar gemachten Seiten eines Dokuments konvertiert. Ist dieses Kontrollkästchen hingegen nicht markiert, werden alle Seiten, auch bereits suchbar gemachte, konvertiert. Zeit Bestimmen Sie, wann die Konvertierung ausgeführt werden soll. Sofort ausführen Die Konvertierung startet, wenn Sie auf die [OK]Taste klicken. Ausführen, wenn Computer frei Die Konvertierung wird ausgeführt, wenn Ihr PC andere Prozesse und Verarbeitungen fertig ausgeführt hat. "Konvertierungsliste anzeigen" Kontrollkästchen Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, wird eine Liste mit allen zu konvertierenden Dateien angezeigt. Sie können so den Status der einzelnen Dateien einsehen. Dieses Kontrollkästchen steht nur zur Verfügung, wenn "Ausführen, wenn Computer frei" ausgewählt ist. 14

19 2. Handhabung von ScanSnap Organizer PDF-Datei In suchbare PDF-Datei konvertieren - Ausführen (Fortsetzung) Andere Einstellungen Sprache für die Konvertierung: Wählen Sie die Sprache des zu konvertierenden Dokumentes aus. Fehlerbehebung: Entscheiden Sie hier, wie im Falle eines Fehlers verfahren werden soll. Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn "Sofort ausführen" ausgewählt wurde. - Fehler ignorieren und fortfahren Die Verarbeitung wird auch bei einem Fehler fortgesetzt. - Bestätigung anfordern Wenn während der Konvertierung ein Fehler auftritt, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. - Verarbeitung stoppen und Fehlermeldung anzeigen Wenn während der Konvertierung ein Fehler auftritt, wird die Konvertierung unterbrochen und eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Wenn Sie einen Ordner, ein Verzeichnis oder eine Verknüpfung auswählen, können auch die untergeordneten PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien konvertiert werden. Wenn Sie einen Ordner, ein Verzeichnis oder eine Verknüpfung auswählen, wird der folgende Bildschirm angezeigt. Zielseiten Alle Seiten Alle Seiten der ausgewählten Dateien werden konvertiert. (Dieser Prozess kann abhängig von der Seitenzahl und der Anzahl der ausgewählten Dateien längere Zeit in Anspruch nehmen.) Nur die erste Seite Nur die erste Seite wird konvertiert. 15

20 2. Handhabung von ScanSnap Organizer PDF-Datei In suchbare PDF-Datei konvertieren - Ausführen (Fortsetzung) Seiten mit eingebetteten Textinformationen überspringen Kontrollkästchen Während der Konvertierung in suchbare PDF-Dateien, werden Textinformationen in die PDF-Dateien eingebettet. Ist dieses Kontrollkästchen markiert, werden nur die noch nicht suchbar gemachten Seiten eines Dokuments konvertiert. Ist dieses Kontrollkästchen hingegen nicht markiert, werden alle Seiten, auch bereits suchbar gemachte, konvertiert. Zieldateien Einschließlich Unterordner Ist dieses Kontrollkästchen markiert, werden auch die PDF-Dateien in Unterordnern konvertiert. Zeit Ausführen, wenn Computer frei Die Konvertierung wird ausgeführt, wenn Ihr PC andere Prozesse und Verarbeitungen fertig ausgeführt hat. "Konvertierungsliste anzeigen" Kontrollkästchen Wird dieses Kontrollkästchen markiert, wird die Konvertierungsliste angezeigt nachdem die [OK] Taste geklickt wurde. Sie können so den Konvertierungsstatus der einzelnen Dateien einsehen. Andere Einstellungen Sprache für die Konvertierung: Wählen Sie die Sprache des zu konvertierenden Dokumentes aus. 16

21 2. Handhabung von ScanSnap Organizer PDF-Datei In suchbare PDF-Datei konvertieren - PDF Konvertierungsliste Eine Liste der zu konvertierenden PDF-Dateien wird angezeigt. Sie können somit den Konvertierungsstatus der einzelnen Dateien überprüfen. Neben dem Überprüfen des Konvertierungsstatus der einzelnen Dateien können Sie auch Dateien einsehen, die sich sozusagen in der Warteschleife (deren Konvertierung wird ausgeführt, wenn der Computer keine anderen Aufgaben zu bearbeiten hat) befinden. Sie können ebenso die Konvertierungsergebnisse von automatisch zu konvertierenden PDF-Dateien einsehen. Menüleiste Datei Stopp/Von der Liste entfernen: Schließen: Die Konvertierung der ausgewählten Dateien wird abgebrochen und die Dateien von der Liste entfernt. Wenn Sie aus dem Menü "Schließen" wählen, dieses Fenster geschlossen. Bearbeiten Alle auswählen: Alle Dateien werden ausgewählt. PDF-Konvertierung Unterbrechen: Die Konvertierung in suchbare PDF-Dateien wird aufgehoben. Nach der Auswahl ändert sich diese Funktion in Fortsetzen. Aussetzen wird in der Titelleiste angezeigt.. Fortsetzen: Die ausgesetzte Konvertierung wird erneut gestartet. Nach der Auswahl ändert sich diese Funktion in Unterbrechen. Verlauf Konvertierungsverlauf: Extras Verlaufseinstellungen anzeigen: Hilfe Hilfe: Die Konvertierungsergebnisse werden angezeigt. Hier können Sie festlegen, wie viele Tage Dateien, für die die Konvertierung fehlgeschlagen ist (oder nicht als Zielsdatei für die Konvertierung bestimmte Dateien), in der Liste behalten werden sollen. Die ScanSnap Hilfe wird angezeigt. Über ScanSnap Organizer: Versionsinformationen von ScanSnap Organizer werden angezeigt. 17

22 2. Handhabung von ScanSnap Organizer PDF-Datei In suchbare PDF-Datei konvertieren - PDF Konvertierungsliste (Fortsetzung) Dateiansicht Dateiname Die Namen der PDF-Dateien werden angezeigt. Ordnername Der Pfad zu dem ScanSnap Organizer Ordner, in dem sich die PDF-Dateien befinden, wird angezeigt. Status Der Konvertierungsstatus wird angezeigt. Warte: Der Auftrag befindet sich im Wartemodus. Konvertiere: Konvertierung in suchbare PDF-Dateien wird ausgeführt. Konvertierung Die Konvertierung war nicht erfolgreich, oder die fehlgeschlagen: ausgewählten PDF-Dateien können nicht in suchbare PDF-Dateien konvertiert werden. Abgebrochen: Die Konvertierung in suchbare PDF-Dateien wurde während der Verarbeitung abgebrochen. Ausgesetzt: Die Konvertierung der PDF-Dateien wurde ausgesetzt. Für die betreffenden Dateien erfolgt kein Eintrag unter Status. Ursache Lautet der Status "Konvertierung fehlgeschlagen", wird der Grund hierfür angezeigt. Seiten Die Seitenzahl der als Zieldatei festgelegten Datei wird angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die Seitenzahl von passwortgeschützten PDF-Dateien nicht angezeigt werden kann. Verzeichnet am Datum und Uhrzeit der Aufnahme in die Konvertierungsliste wird angezeigt. Fertiggestellt am Datum und Uhrzeit der Fertigstellung der Konvertierung wird angezeigt. Folgende Dateien werden automatisch von der PDF-Konvertierungsliste entfernt: Erfolgreich konvertierte Dateien. (Nach Ablauf der eingestellten Frist) Dateien, für die die Konvertierung fehlgeschlagen ist, oder die nicht als Zieldatei für die Konvertierung festgelegt wurden. (Diese Einstellung können Sie unter [Extras] [Verlaufseinstellungen anzeigen] treffen) Wird die Konvertierungsliste als aktives Fenster angezeigt, startet die Konvertierung sofort, auch wenn der Computer andere Aufgaben ausführt (also auch, wenn der der Computer nicht frei ist). 18

23 2. Handhabung von ScanSnap Organizer PDF-Datei In suchbare PDF-Datei konvertieren - Automatische Konvertierungseinstellung Sie können die Einstellung so konfigurieren, dass dem Mein ScanSnap Ordner hinzugefügte PDF-Dateien automatisch in suchbare PDF-Dateien konvertiert werden. "PDF-Dateien automatisch suchbar machen, nachdem diese in den Mein ScanSnap Ordner abgelegt wurden" Kontrollkästchen Wenn dieses Kontrollkästchen markiert wird, werden automatisch alle dem Mein ScanSnap Ordner hinzugefügten und von ScanSnap erstellten Dateien in suchbare PDF-Dateien konvertiert. Es werden alle Seiten konvertiert. Wenn Sie nur bestimmte Seiten konvertieren möchten, entfernen Sie bitte die Markierung von diesem Kontrollkästchen und führen die Konvertierung manuell durch. Dateien, die gespeichert wurden während dieses Kontrollkästchen nicht markiert war werden nicht für die Konvertierung als Zieldatei festgelegt. Wenn Sie solche Dateien konvertieren möchten, entfernen Sie bitte die Markierung von diesem Kontrollkästchen und führen die Konvertierung dann manuell aus. Sprache für die Konvertierung: Sie können die Sprache des zu konvertierenden Dokumentes auswählen. Seiten mit eingebetteten Textinformationen überspringen Kontrollkästchen Während der Konvertierung in suchbare PDF-Dateien, werden Textinformationen in die PDF-Dateien eingebettet. Ist dieses Kontrollkästchen markiert, werden nur die noch nicht suchbar gemachten Seiten eines Dokuments konvertiert. Ist dieses Kontrollkästchen hingegen nicht markiert, werden alle Seiten, auch bereits suchbar gemachte, konvertiert. "Nachricht zum Bestätigen der Einstellungen beim Starten von ScanSnap Organizer anzeigen" Kontrollkästchen Wenn dieses Kontrollkästchen markiert wird, wird bei jedem Start von ScanSnap Organizer eine Nachricht zum Bestätigen der Einstellungen angezeigt. 19

24 2. Handhabung von ScanSnap Organizer PDF-Datei Suchen <Strg + S> PDF-Dateien werden durchsucht. Suchbegriffe eingeben: Geben Sie den in der suchbaren PDF-Datei zu findenden Suchbegriff ein. Es werden nur vollständige Übereinstimmungen gesucht. Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie nur Suchergebnisse angezeigt bekommen möchten, die vollständig mit dem eingegebenen Suchbegriff übereinstimmen. Ort: Sie können für die Suche Dateien, Ordner, Verzeichnisse und Verknüpfungen bestimmen. Wenn Sie auf die [Suchen] Taste klicken wird Adobe Acrobat gestartet und die Suche ausgeführt. Für Details siehe bitte die Adobe Acrobat "Hilfe". Die Suchfunktion steht nur zur Verfügung, wenn Adobe Acrobat 7.0 oder später auf Ihrem PC installiert wurde. <[Aktionen] Menü> Aktionen Scan to Scan to Print Die ausgewählten Dateien werden an eine als Anlage angefügt. Die ausgewählten Dateien können mit einem Drucker ausgedruckt werden. 20

25 2. Handhabung von ScanSnap Organizer < [Extras] Menü> Extras Optionen [Allgemeine Einstellungen] Registerkarte Sie können einen Ordner bestimmen, in dem die Dateien gespeichert werden sollen und festlegen, wie Dateien per Doppelklick geöffnet werden sollen. Weiterhin können für das Kopieren oder Verschieben von Dateien diese umbenannt werden. Mein ScanSnap Ordner: Bestimmt, wo sich der [Mein ScanSnap Ordner] befindet, der beim Start von ScanSnap Organizer in der Ordneransicht angezeigt wird. Der ausgewählte Ordner und Unterordner können vom ScanSnap Organizer angezeigt werden. ScanSnap Organizer Viewer Optionsschaltfläche Wenn Sie auf eine PDF- oder JPEG-Datei doppelklicken oder die [Eingabe] Taste drücken, während eine Datei ausgewählt ist, wird diese mit dem ScanSnap Organizer Viewer geöffnet. Öffnen (mit der entsprechenden Anwendung) Optionsschaltfläche Wenn Sie auf eine PDF- oder JPEG-Datei doppelklicken oder die [Eingabe] Taste drücken, während eine Datei ausgewählt ist, wird diese mit ihrer entsprechenden Anwendung geöffnet. "Beim Verschieben/Kopieren Dateinamen an den Ordnernamen anfügen" Wenn Sie eine Datei kopieren oder verschieben, wird der Name des Zielordners vorne an den Dateiname angefügt. Bsp.: Wenn Sie eine Datei mit der Bezeichnung Snap001.pdf zu dem Ordner [Scan] verschieben/kopieren. Dateiname nach verschieben/kopieren: Scan_Snap001.pdf Wenn Sie zum ersten Mal auf eine PDF- oder JPEG-Datei doppelklicken, bzw. die Eingabe Taste drücken während die gewünschte Datei markiert ist, wird das folgende Fenster geöffnet: 21

26 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Extras Optionen [Automatische PDF-Konvertierung] Registerkarte Wählen Sie hier die gewünschte Option um festzulegen, wie Dateien mit der Maus geöffnet werden sollen. Sie können die Einstellung so konfigurieren, dass alle sich im Mein ScanSnap Ordner befindlichen PDF-Dateien, die von ScanSnap erstellt worden sind, automatisch in suchbare PDF-Dateien konvertiert werden. "PDF-Dateien automatisch suchbar machen, nachdem diese in den Mein ScanSnap Ordner abgelegt wurden" Kontrollkästchen. Alle sich im Mein ScanSnap Ordner befindlichen PDF-Dateien, die von ScanSnap erstellt worden sind, werden in suchbare PDF-Dateien konvertiert. Es werden alle Seiten konvertiert. Wenn Sie nur bestimmte Seiten konvertieren möchten, entfernen Sie bitte die Markierung von diesem Kontrollkästchen und führen die Konvertierung manuell durch. Dateien, die gespeichert wurden während dieses Kontrollkästchen nicht markiert war werden nicht für die Konvertierung als Zieldatei festgelegt. Wenn Sie solche Dateien konvertieren möchten, entfernen Sie bitte die Markierung von diesem Kontrollkästchen und führen die Konvertierung dann manuell aus. Sprache für die Konvertierung: Sie können die Sprache des zu konvertierenden Dokumentes auswählen. Seiten mit eingebetteten Textinformationen überspringen Kontrollkästchen Während der Konvertierung in suchbare PDF-Dateien, werden Textinformationen in die PDF-Dateien eingebettet. Ist dieses Kontrollkästchen markiert, werden nur die noch nicht suchbar gemachten 22

27 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Extras Optionen - [ ] Registerkarte Seiten eines Dokuments konvertiert. Ist dieses Kontrollkästchen hingegen nicht markiert, werden alle Seiten, auch bereits suchbar gemachte, konvertiert. "Nachricht zum Bestätigen der Einstellungen beim Starten von ScanSnap Organizer anzeigen. " Kontrollkästchen Wird dieses Kontrollkästchen markiert, wird bei jedem Start von ScanSnap Organizer die Bestätigungsmeldung für die Einstellungen angezeigt. Sie können die Einstellungen für das Versenden von s könfigurieren. Kennwort zum Öffnen des Dokuments beim Hinzufügen einer PDF-Datei vergeben Kontrollkästchen Wird dieses Kontrollkästchen markiert, können Sie ein Passwort für die zu versendenden Dateien im Scan to Passwort vergeben Dialogfeld vergeben. Passwörter können nicht vergeben werden, wenn die Dokumente mit digitalen Signaturen versehen sind. Passwörter können nur für mit ScanSnap erstellte PDF-Dateien vergeben werden. Warnmeldung anzeigen, wenn die Größe der kombinierten Datei den (unten) eingestellten Wert übersteigt Übersteigt die Gesamtgröße der zu versendenden Dateien den voreingestellten Wert, erscheint eine Benachrichtigung. Für diesen Wert kann eine Einstellung zwischen 1 und 10 MB getroffen werden. Dateien können auch versand werden, wenn die oben erwähnte Benachrichtigung angezeigt wird. Es wird jedoch empfohlen, die Dateigröße der Anlage auf 2 MB (abhängig von Ihrem System) zu begrenzen. ScanSnap Einstellungen Das ScanSnap Manager Scannen und Einstellungen speichern Dialogfeld zum Konfigurieren der Einstellungen des ScanSnap Scanners wird angezeigt. 23

28 2. Handhabung von ScanSnap Organizer < [Hilfe] Menü> Hilfe Hilfe Über ScanSnap Organizer Online Update Zeigt die ScanSnap Organizer Hilfe an. Zeigt die ScanSnap Organizer Versionsinformationen. Aktualisiert ScanSnap Organizer zur aktuellsten Version. Hierfür ist nötig, dass der Internet Explorer auf Ihrem System installiert ist und Sie Zugang zum Internet haben Symbolleiste (Hauptfenster) In der Symbolleiste finden Sie folgende Schaltflächen: Schaltfläche Neues Verzeichnis erstellen Neuen Ordner erstellen Verknüpfung zum ScanSnap Organizer Ordner erstellen Anzeigemodus ändern Dateien neu sortieren Bedeutung Ein Verzeichnis wird in der Ordneransicht erstellt. Verzeichnisse können nur direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner angelegt werden. Ein Ordner wird in einem Verzeichnis in der Ordneransicht erstellt. Ordner können nicht direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner angelegt werden. Wenn Sie einen neuen Ordner zum Beispiel über den Windows Explorer direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner erstellen, wird dieser in ScanSnap Organizer als Verzeichnis dargestellt. Direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner kann eine Verknüpfung zu jedem beliebigen Ordner angelegt werden. Die Verknüpfung zum [Mein ScanSnap] Ordner (diese wird unter der [Allgemeine Einstellungen] Registerkarte im Optionen Dialog festgelegt), kann nicht erstellt werden. (Öffnen Sie das Optionen Dialogfeld über [Extras] -> [Optionen] um dort den [Mein ScanSnap] Ordner zu ändern.) In der Grundeinstellung wird der Verzeichnispfad des originalen Mein ScanSnap Ordners eingestellt. Dieser befindet sich unter dem Eigene Dateien Ordner. (Siehe Seite 21.) Die Anzeige der Dateien in der Dateiansicht erfolgt als Liste oder Miniaturansicht. Die Reihenfolge der in der Dateiansicht angezeigten Dateien kann nach Name, Typ, Größe, Erstellungs- und Bearbeitungsdatum sortiert werden. Wird eine Datei hinzugefügt, während ScanSnap Organizer ausgeführt wird, finden Sie diese am Ende der Liste. Sie können die Dateien in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren. Mit jedem Klick auf diese Schaltfläche (bzw. mit jedem Klick auf ein Sortierkriterium) wird die Reihenfolge (auf- oder absteigend) geändert. 24

29 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Schaltfläche PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien konvertieren PDF-Konvertierungsliste Suche ausführen Bedeutung Die ausgewählten PDf-Dateien (bzw. die im ausgewählten Ordner, Verzeichnis oder in der ausgewählten Verknüpfung enthaltenden PDF-Dateien) werden in suchbare PDF-Dateien konvertiert. Die Liste der zu konvertierenden PDF-Dateien wird angezeigt. In dieser Liste können Sie den Konvertierungsstatus der einzelnen Dateien einsehen. PDF-Dateien werden gesucht, bzw. durchsucht. Scan to Scan to Print Ihr -Programm wird geöffnet und die ausgewählten Dateien als Anlage an eine neue Nachricht angefügt. Die ausgewählten Dateien werden gedruckt. Ausschneiden Kopieren Das ausgewählte Verzeichnis, bzw. Ordner/Datei wird ausgeschnitten. Das ausgewählte Verzeichnis, bzw. Ordner/Datei wird kopiert. Einfügen Löschen Das kopierte/ausgeschnittene Verzeichnis, bzw. Ordner/Datei wird eingefügt. Wenn ein [Ordner] direkt unter den [Mein ScanSnap] Ordner eingefügt wird, wird dieser im ScanSnap Organizer als [Verzeichnis] angezeigt. Die ausgewählte Datei (Ordner/Verzeichnis) wird gelöscht. ScanSnap Einstellungsfenst er öffnen Popup- Miniaturansicht Das Einstellungsfenster des ScanSnap Managers wird angezeigt. In der Miniaturansicht wird für die ausgewählte Datei eine Popup-Miniaturansicht angezeigt. 25

30 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Miniaturansicht (Hauptfenster) (Miniaturansicht Groß/Mittel/Klein) : Suchbare PDF-Datei. : Passwortgeschützte Datei. : Digitale Signatur oder TimeStamp Miniaturansicht Zeigt eine Miniaturansicht der Datei. Dateiname Seitenzahl Zeigt die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtseitenzahl (nicht wenn die Miniaturansichtsgröße auf klein eingestellt wurde). Wenn Sie diese Anzeige doppelklicken und eine gewünschte Seitenzahl eingeben, wird die gewünschte Seite angezeigt. [Nächste Seite] Taste Wenn eine Datei aus mehreren Seiten besteht, können Sie mit dieser Taste weiterblättern um sich deren Miniaturansicht anzuzeigen. (Miniaturansicht oben) 26

31 2. Handhabung von ScanSnap Organizer PDF- und JPEG-Dateien werden als Miniaturansicht angezeigt. Andere Dateiarten werden als Symbol ihrer entsprechenden Anwendung angezeigt. Miniaturansichten von kennwortgesicherten PDF-Dateien können (gemäß den Sicherheitsbestimmungen*) nicht angezeigt werden. In diesem Fall wird das Dateisymbol mit einem Schloss ( ) an der unteren rechten Ecke angezeigt. * Werden jedoch die folgenden Konditionen erfüllt, können diese PDF-Dateien angezeigt werden: - ScanSnap Manager ist aktiviert - Das für das Dokument vergebene Passwort ist identisch mit dem Festgelegten Paswort. Dieses kann im PDF-Dateiformat Option Dialogfeld festgelegt werden. (Wählen Sie bitte [Einstellungen der SCAN Taste] -> [Dateiart] Registerkarte -> [Option] Taste zum Öffnen dieses Dialogfelds) Auch wenn für eine PDF-Datei Sicherheitseinstellungen altiviert wurden, kann diese als Miniaturansicht angezeigt werden, wenn Sie das Kopieren von Text, Bildern und anderem Inhalt zulassen Kontrollkästchen in den Kennwortschutz-Einstellungen von Adobe Acrobat markieren. Für Details zur Vergabe eines festgelegten Passworts, siehe das ScanSnap Bedienungshandbuch oder das Scan Snap Upgrade Benutzerhandbuch. In suchbare PDF-Dateien konvertierende PDF-Dateien werden mit einem gelben Textsymbol ( ) angezeigt. Die Miniaturansicht ändert sich in das Symbol der entsprechenden Anwendung. Wenn PDF-Dateien als Symbole (nicht als Miniaturansicht) mit dem Schlosssymbol ( ) angezeigt werden, wird kein Textsymbol ( ) angezeigt. Wurde die PDF-Datei mit einer digitalen Signatur versehen, wird das Signatursymbol ( ) angezeigt. Maus-Bedienung Klick auf die Miniaturansicht Doppelklick auf die Miniaturansicht Wählen Sie eine Miniaturansicht und klicken dann auf "Dateiname" Wählen Sie eine Miniaturansicht und doppelklicken dann auf "Seitenzahl" Klicken Sie auf die [Nächste Seite] Taste Ziehen Sie die Miniaturansicht an einen gewünschten Ort. Ziehen Sie die Miniaturansicht an einen gewünschten Ort und drücken die Strg-Taste vor dem Loslassen. Die Datei wird ausgewählt. ScanSnap Organizer Viewer oder die der Datei entsprechende Anwendung wird zum Anzeigen der Datei gestartet. Der Dateiname kann geändert werden. Drücken Sie die [Return] Taste um Ihren Eintrag zu bestätigen. Die angezeigte Seite kann geändert werden. Geben Sie die gewünschte Seitenzahl ein und drücken dann die [Return] Taste. Die Miniaturansicht der eingegebenen Seite wird daraufhin angezeigt. Die Miniaturansicht ändert sich wie folgt: Eine Seite weiter. Zur letzten Seite. Eine Seite zurück. Zur ersten Seite. Die ausgewählte Datei wird an den gewünschten Ort transportiert. Die ausgewählte Datei zu dem gewünschten Ort kopiert. 27

32 2. Handhabung von ScanSnap Organizer 2.3. Aktionen Mit Aktionen werden häufig verwendete Funktionen bezeichnet, die über das Aktionsmenü einfach und zeitsparend ausgewählt und ausgeführt werden können. Sie können eine ausgewählte PDF-Datei einfach und unumständlich mit einem Drucker drucken oder als Anlage an eine anfügen. Wählen Sie hierfür einfach eine mit ScanSnap erstellte PDF-Datei aus und klicken dann in der Aktionsliste auf das Symbol der auszuführenden Aktion. Alternativ können Sie die entsprechende PDF-Datei per Drag&Drop auch über das Symbol der auszuführenden Aktion ziehen. Symbol Funktion Siehe Die ausgewählte Datei wird als 3.9. Dateien per E- Mail Scan to Anlage an eine neue Nachricht versenden (Seite 64) angefügt. Scan to Print Die ausgewählte Datei wird mit einem Drucker ausgedruckt Drucken (Seite 67) Wenn Sie eine mit ScanSnap interagierende Anwendung installieren, stehen zusätzlich die folgenden Funktionen zur Verfügung. 28

33 2. Handhabung von ScanSnap Organizer 2.4. ScanSnap Organizer Viewer Mit dem ScanSnap Organizer Viewer können PDF- und JPEG-Dateien eingesehen und bearbeitet werden. Um Dateien mit dem ScanSnap Organizer Viewer einzusehen und zu bearbeiten, wählen Sie bitte zuvor ScanSnap Organizer Viewer unter Maus-Bedienung über [Extras] -> [Optionen] -> Allgemeine Einstellungen Registerkarte. Nur von ScanSnap erstellte PDF- oder JPEG-Dateien können mit dem ScanSnap Organizer Viewer bearbeitet werden. Nicht von ScanSnap erstellte PDF-Dateien, bzw. schreibgeschützte PDF-Dateien können zwar nicht bearbeitet, im Ansichtsmodus jedoch angezeigt werden. Im ScanSnap Organizer Viewer Fenster können PDF/JPEG-Dateien angezeigt und bearbeitet werden. <ScanSnap Organizer Viewer> Menüleiste Menüs für die Bedieung des ScanSnap Organizer Viewers. Symbolleiste Häufig verwendete Funktionen können direkt über ihre Schaltflächen verwendet werden. Seiten-Panel Die PDF/JPEG-Dateien werden als Miniaturansichten angezeigt Seitenansicht Die im Seiten-Panel ausgewählte Seite wird angezeigt. Statusleiste Das Erstellungsdatum, die Datei- und Papiergröße, sowie die Dateimarkierung (geschützt, digitake Signatur, suchbar) in der linken Bildschirmecke werden angezeigt. 29

34 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Menüleiste (Viewer Fenster) Im Folgenden werden die einzelnen Menüpunkte des Viewers beschrieben. <[Datei] Menü> Datei Speichern <Strg + S> Speichern unter Drucken <Strg + P> Schließen <Strg+W > Beenden Beschreibung Die für die Seite getroffenen Änderungen werden gespeichert. Nach dem Bearbeiten einer Seite kann die Datei unter einem anderen Namen gespeichert werden. Druckt die im Viewer Fenster angezeigte Datei. Schließt die geöffnete Datei. Beendet ScanSnap Organizer Viewer. <[Bearbeiten] Menü> Bearbeiten Beschreibung Rückgängig Die zuletzt ausgeführten Aktionen werden rückgängig gemacht. Folgende <Strg + Z> Aktionen können rückgängig gemacht werden: Ausschneiden Einfügen Seite einfügen / Seite löschen Drehen Verschieben Ausschneiden Die ausgewählte Seite wird ausgeschnitten. <Strg + X> Kopieren <Strg + C> Die ausgewählte Seite wird kopiert. Einfügen <Strg + V> Die ausgeschnittene oder kopierte Seite wird eingefügt. Seite einfügen Eine Seite aus einer anderen Datei kann eingefügt werden. Seite löschen <Entf> Die ausgewählte Seite wird gelöscht. Für Nur die Seitenansicht anzeigen wird die angezeigte Seite gelöscht. 90 Grad gegen UZS Die ausgewählten Seiten werden 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedreht. Für Nur die Seitenansicht anzeigen wird die angezeigte Seite 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedreht. 180 Grad Die ausgewählten Seiten werden um 180 Grad gedreht. Für Nur die Seitenansicht anzeigen wird die angezeigte Seite um 180 Grad gedreht 90 Grad im UZS Die ausgewählten Seiten werden 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht. Für Nur die Seitenansicht anzeigen wird die angezeigte Seite 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht. Alle auswählen Alle Seiten werden ausgewählt. <Strg + A> Nur die angezeigte Nur die angezeigte Seite wird ausgewählt. Seite auswählen <Esc> 30

35 2. Handhabung von ScanSnap Organizer <[Ansicht] Menü> Ansicht Alle anzeigen Nur die Seitenansicht anzeigen Seitenüberblick anzeigen Vergrößern <Strg + +> Verkleinern <Strg + - > Zoomfaktor Hand-Werkzeug Zoom- Auswahlrahmen Fensterhöhe Fensterbreite Standard Fenstergröße Ersten Seite Vorherige Seite Nächste Seite Letzte Seite Seitenzahl PDF-Überprüfungsmeldung anzeigen Beschreibung Im Viewer Fenster werden das Seiten-Panel und die momentan ausgewählte Seite angezeigt. Im Viewer Fenster wird nur die ausgewählte Seite angezeigt. Im Viewer Fenster wird nur das Seiten-Panel angezeigt. Die Seitenansicht wird vergrößert. Die Seitenansicht wird verkleinert. Die Seitenansicht wird im eingegebenen Zoom-Faktor angezeigt. Sie können per Drag&Drop die (vergrößerte) Bildansicht frei am Bildschirm verschieben. Der ausgewählte BEreich eines Bilds wird vergrößert. Sie können einen bestimmten Bildbereich zur Vergrößerung per Drag&Drop festlegen (ein Rahmen erscheint, den Sie mit der linken Maustaste beliebig vergrößern und verkleinern können). Mit der linken Maustaste wird dann der Bildbereich vergrößert. Wenn Sie die [Strg] Taste während der Auswahl des Bildbereichs gedrückt halten, wird das Bild nach der Auswahl verkleinert. Die Bildgröße für die Anzeige wird an die Fensterhöhe angepasst. Die Bildgröße für die Anzeige wird an die Fensterbreite angepasst. Das Bild wird im Zoomfaktor 100% angezeigt. Das gesamte Bild wird an die Fenstergröße angepasst. Die erste Seite wird angezeigt. Die vorherige Seite wird angezeigt. Die nächste Seite wird angezeigt. Die letzte Seite wird angezeigt. Die von Ihnen eingegebene Seitenzahl wird angezeigt. Wird dieser Menüpunkt markiert, erscheint beim Öffnen einer Datei ein Alarm, wenn: Die PDF-Datei nicht von ScanSnap erstellt worden ist. Die PDF-Version der Datei aktueller als die von ScanSnap Organizer Viewer verwendete Version ist. <[Fenster] Menü> Fenster Überlappend Anordnen Beschreibung Die Fenster für jedes geöffnete Dokument werden verkleinert und versetzt überlappend angeordnet. Die Fenster für jedes geöffnete Dokument werden verkleinert und je nach Auswahl über- oder nebeneinander aufgereiht. <[Hilfe] Menü> Hilfe Hilfe Über ScanSnap Organizer Viewer Beschreibung Zeigt die ScanSnap Organizer Hilfe an. Die Versionsinformatiton von ScanSnap Organizer Viewer werden angezeigt. 31

36 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Symbolleiste (Viewer Fenster) Dieser Abschnitt beschreibt die Schaltflächen in der Symbolleiste des Viewer Fensters. Schaltfläche Funktionen Speichern Für die Seite getroffene Änderungen werden gespeichert. Drucken Die im Viewer Fenster angezeigte Datei wird gedruckt. Erste Seite Die erste Seite wird angezeigt. Vorherige Seite Die vorherige Seite wird angezeigt. Seitenzahl Nächste Seite Die eingegebene Seite wird angezeigt. Die nächste Seite wird angezeigt. Letzte Seite Die letzte Seite wird angezeigt. Ansicht umschalten Fensterhöhe Der Ansichtsmodus kann über diese Schaltfläche geändert werden. Sie können sowohl das Seitenpanel zusammen mit der Seitenansicht anzeigen lassen, oder jeweils nur die Seitenansicht, bzw. das Seiten-Panel (Seitenüberblick) anzeigen. Wählen Sie hierfür Alle anzeigen, Nur die Seitenansicht anzeigen oder Seitenüberblick anzeigen. Das Bild wird an die Fensterhöhe angepasst. Fensterbreite Das Bild wird an die Fensterbreite angepasst. Fenstergröße Das Bild wird an die Fenstergröße angepasst. Vergrößern Die Seite wird vergrößert. Verkleinern Die Seite wird verkleinert. Zoomfaktor Hand-Werkzeug Zoom- Auswahlrahmen Die Seite wird im eingegebenen Zoomfaktor angezeigt. Sie könenn den angezeigten Bereich einer vergrößerten Seite mit dem Hand-Werkzeug verschieben. Der ausgewählte BEreich eines Bilds wird vergrößert. Sie können einen bestimmten Bildbereich zur Vergrößerung per Drag&Drop festlegen (ein Rahmen erscheint, den Sie mit der linken Maustaste beliebig vergrößern und verkleinern können). Mit der linken Maustaste wird dann der Bildbereich vergrößert. Wenn Sie die [Strg] Taste während der Auswahl des Bildbereichs gedrückt halten, wird das Bild nach der Auswahl verkleinert. 32

37 2. Handhabung von ScanSnap Organizer Schaltfläche Zuletzt ausgeführte Aktion rückgängig machen Seite löschen 90 Grad gegen UZS Funktionen Folgende Aktionen können rückgängig gemacht werden. Ausschneiden Einfügen Seite einfügen /Seite löschen Drehen Verschieben Die ausgewählte Seite wird gelöscht. Für Nur die Seitenansicht anzeigen wird nur die aktuell angezeigte Seite gelöscht. Die ausgewählte Seite wird 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedreht. Für Nur die Seitenansicht anzeigen wird nur die aktuell angezeigte Seite 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedreht. 180 Grad drehen Die ausgewählte Seite wird um 180 Grad gedreht. Für Nur die Seitenansicht anzeigen wird nur die aktuell angezeigte Seite um 180 Grad gedreht. 90 Grad im UZS Die ausgewählte Seite wird 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht. Für Nur die Seitenansicht anzeigen wird nur die aktuell angezeigte Seite 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht. 33

38 3. ScanSnap Organizer verwenden Diese Kapitel beschreibt verschiedende Funktion von ScanSnap Organizer und deren Bedienung. 3.1 Anschluss an ScanSnap Dieser Abschnitt erklärt wie Sie ScanSnap Organizer zum Anzeigen und Arrangieren von mit ScanSnap gescannten Bildern verwenden können Vorbereitung Wenn Sie den Linksklick-Menü Modus als Einstellungsoption für die [SCAN] Taste verwenden, ist folgende Konfiguration erforderlich. Für die [SCAN] Taste können zwei Einstellungsoptionen ausgewählt werden: Quick-Menü Modus In diesem Modus erscheint nach dem Scannen das Quick-Menü, in dem Sie dann eine Anwendung (Aktionen) für die weitere Bearbeitung der erstellten Datei auswählen können. Linksklick-Menü Modus In diesem Modus wählen Sie zuerst die nach dem Scannen zu verwendende Anwendung aus. Für weitere Details, siehe das ScanSnap Bedienungshandbuch oder das ScanSnap Upgrade Benutzerhandbuch. 1. Rechtsklicken Sie auf das "ScanSnap Manager" Symbol in der Arbeitsleiste und wählen dann [Einstellungen der SCAN Taste] aus dem erscheinenden Menü. Das "Scannen und Eintellungen speichern" Fenster erscheint. 34

39 2. Wählen Sie "ScanSnap Organizer" aus der "Anwendung" Registerkarte. Je nach verwendetem ScanSnap Modell kann sich das Einstellungsfenster von dem oben gezeigten Bildschirm unterscheiden. Für Details über die Konfiguration der ScanSnap Einstellungen, siehe das "ScanSnap Bedienungshandbuch" oder das ScanSnap Upgrade Benutzerhandbuch. 3. Klicken Sie auf die [OK] Taste. Das "ScanSnap Manager - Scannen und Eintellungen speichern" Fenster wird daraufhin geschlossen. 35

40 Scannen 1. Legen Sie das Dokument in den Scanner ein. 2. Drücken Sie die [SCAN] Taste. Der Scanvorgang wird gestartet. Wenn Sie im Quick-Menü Modus scannen, wird das Quick-Menü nach dem Scannen angezeigt. Wählen Sie darin bitte die Aktion Scan to ScanSnap Organizer. *Je nach verwenetem Scanner kann sich dieses Dialogfeld unterscheiden. Ist das Scannen abgeschlossen, erscheint je nach getroffenen Einstellungen das "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen" Dialogfeld. 3. Wenn Sie die PDF-Dateien automatisch konvertieren möchten, klicken Sie bitte auf [Ja]. Ansonsten klicken Sie bitte auf [Nein]. ScanSnap Organizer ist durch das Einbetten von Textinformationen in PDF-Dateien während des Scannens in der Lage, suchbare PDF-Dateien zu erstellen. Für die Verwendung dieser Funktion existieren zwei Methoden: - Manuelle Auswahl der zu konvertierenden PDF-Dateien. - Automatisches Konvertieren aller Dateien, die sich im voreingestellten Ordner befinden ("Mein ScanSnap" Ordner). 36

41 Klicken Sie auf [Nein] für die manuelle Auswahl, oder klicken Sie auf [Ja] für die automatische Konvertierung. Die Anzeige des "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen" Fensters kann unterdrückt werden, wenn Sie das "Diese Nachricht nicht mehr anzeigen" Kontrollkästchen markieren. Jeder angemeldete Benutzer kann seine eigene "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen". Die automatische Konvertierung wird ausgeführt, während der Benutzer, der die entsprechende Datei dem Mein ScanSnap Ordner hinzugefügt hat, im System eingeloggt ist und keine anderen Anwendungen ausgeführt werden. Wurde die automatische Konvertierung zum Zeitpunkt der Abmeldung des Benutzers nicht abgeschlossen, wird diese wieder fortgesetzt, sobald sich der Benutzer wieder anmeldet. Für nähere Informationen über suchbare PDF-Dateien, siehe "Anhang 1. Über suchbare PDF-Dateien" auf Seite 85. Sie können die "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen" später ändern. Für Details hierfür, siehe 3.4. Konfiguration der Automatischen Konvertierungseinstellungen für PDF-Dateien auf Seite 56. Ist "ScanSnap Organizer" aktiviert, werden die Miniaturansichten der gescannten Dokumente angezeigt. (Wenn Sie den Anzeigemodus [Miniaturansicht] verwenden.) Das gescannte Bild wird im Ordner unter dem Mein ScanSnap Ordner gespeichert. Dieser Ordner wurde in der [Allgemeine Einstellungen] Registerkarte im "Optionen" Fenster festgelegt. (Siehe hierfür Seite 21) Der [Mein ScanSnap] Ordner befindet sich in der Grundeinstellung unter [Eigene Dateien]. Nach dem Scannen kann es vorkommen, dass kein Bild erscheint (bzw. nicht gleich erscheint), wenn die Datei mit einem Passwort versehen wwurde. Klicken Sie in diesem Fall bitte [Aktualisieren] im [Ansicht] Menü. Die Datei wird daraufhin angezeigt. 37

42 Anordnen von Dateien Dieser Abschnitt beschreibt das Erstellen neuer Verzeichnisse und Ordner. Weiterhin wird das Verschieben von gescannten Bildern zu Verzeichnissen und Ordnern behandelt. Das Prinzip ist wie beim Ordnen Ihrer Dokumente (Dateien) im Büro ([Mein ScanSnap] Ordner). Sie benutzen einen neuen Aktenschrank (Verzeichnis) und neue Hefter (Ordner) und klassifizieren diese entsprechend Thematik und Betreffen zum sortieren Ihrer Dokumente. 1. Klicken Sie auf das "Neues Verzeichnis" Symbol In der Symbolleiste. Oder wählen Sie im [Datei] Menü [Neu] -> [Verzeichnis]. Unter dem [Mein ScanSnap] Ordner in der Ordneransicht wird ein [Neues Verzeichnis] erstellt. 2. Geben Sie einen Namen für das Verzeichnis ein. Geben Sie hier (zum Beispiel) [Untersuchungsbericht] ein. Wenn Sie die Bezeichnung im Nachhinein ändern möchten, klicken Sie einfach auf die Bezeichnung und geben die neue ein. Oder wählen Sie das zu ändernde Verzeichnis und wählen aus dem [Datei] Menü [Umbenennen]. 3. Wählen Sie das in Schritt 1 erstellte Verzeichnis. 38

43 4. Klicken Sie auf das "Neuer Ordner" Symbol in der Symbolleiste. Oder wählen Sie im [Datei] Menü [Neu] - [Ordner]. Unter dem im Schritt 1, erstellten Verzeichnis wird ein [Neuer Ordner] erstellt. 5. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, falls Sie diesen umbenennen möchten. Erstellen Sie beispielsweise zwei Ordner, [Dossier1] und [Dossier2]. Wenn Sie die Bezeichnung im Nachhinein ändern möchten, klicken Sie einfach auf die Bezeichnung und geben einen neuen Namen ein, oder wählen Sie das zu ändernde Verzeichnis und wählen aus dem [Datei] Menü [Umbenennen]. 6. Wiederholen Sie Schritt 3, 4 und 5 um die benötigten Ordner zu erstellen. 7. Wählen Sie den [Mein ScanSnap] Ordner und wählen Sie die zu verschiebende Datei. Sie können mehrere Dateien auf einmal auswählen wenn Sie die [Strg] oder [Shift] Taste gedrückt halten. 39

44 8. Verschieben Sie die ausgewählte Datei mit Drag&Drop in den Zielordner. Die ausgewählte Datei wird in den Zielordner verschoben. Wenn Sie eine Datei mit Drag&Drop verschieben und vor dem Loslassen die [Strg] Taste drücken, wird die ausgewählte Datei kopiert. 9. Wiederholen Sie Schritt 7 und 8, um Dateien im Zielordner unterzubringen. In ScanSnap Organizer erstellte Verzeichnisse und Ordner, sowie der [Mein ScanSnap] Ordner erscheinen als Symbole (Verzeichnis:, Ordner:, Mein ScanSnap Ordner: ) im Windows Explorer und unter Arbeitsplatz (nicht für Windows Vista). 40

45 3.2. Kopieren/Verschieben Dieser Abschnitt beschreibt das Kopieren und Verschieben von Dateien, Ordnern oder Verzeichnissen in andere Verzeichnisse oder Ordner im [Mein ScanSnap] Ordner. 1. Wählen Sie die zu kopierenden/verschiebenden Dateien in der Dateiansicht. Möchten Sie Ordner oder Verzeichnisse verschieben, wählen Sie bitte die Ordneransicht. Sie können mehrere Dateien auf einmal auswählen wenn Sie die [Strg] oder [Umschalt (Shift)] Taste während des Verschiebens/Kopierens gedrückt halten. Wenn Sie einen Ordner oder ein Verzeichnis kopiert/verschoben haben, werden alle sich darin befindenden Dateien verschoben/kopiert. Sie können keinen Ordnerverknüpfung kopieren/verschieben. 2. Zum Kopieren, wählen Sie bitte [Kopieren] im [Bearbeiten] Menü oder klicken auf in der Symbolleiste. Zum Verschieben, wählen Sie [Ausschneiden] im [Bearbeiten] Menü oder klicken auf in der Symbolleiste. 3. Wählen Sie das Zielverzeichnis (Zielordner) in der Ordneransicht. 4. Wählen Sie [Einfügen] im [Bearbeiten] Menü oder klicken auf in der Symbolleiste. Die ausgewählte Datei/Ordner wird in das Zielverzeichnis (Zielordner) kopiert, bzw. verschoben. Wenn ein Ordner in ScanSnap Organizer direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner eingefügt, wird dieser als [Verzeichnis] hinzugefügt. Dementsprechend wird ein Verzeichnis beim Kopieren/Verschieben in ein anderes Verzeichnis oder einen anderen Ordner als [Ordner] hinzugefügt. 41

46 3.3. PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien konvertieren Dieser Abschnitt beschreibt das Konvertieren von mit ScanSnap erstellten PDF-Dateien in suchbare PDFs. (Siehe Seite 85 für weitere Details.) 1. Wählen Sie aus der Dateiansicht die suchbar zu machende(n) PDF-Datei(en). Dateien, für die eine Konvertierung nicht möglich ist: ScanSnap Organizer kann folgende Dateien nicht direkt konvertieren: Für nicht mit ScanSnap erstellte PDF-Dateien Scanne Sie die entsprechenden Dokumente mit ScanSnap und führen dann die Konvertierung aus. Alternativ können Sie solche PDF-Dateien auch mit Adobe Acrobat (oder ähnlichen Anwendungen) konvertieren. Für Dateien mit Sicherheitseinstellungen (z. B. Passwortschutz) Deaktivieren Sie die Sicherheitseinstellungen und versuchen dann die Datei erneut zu konvertieren. Für mit digitalen Signaturen versehenen PDF-Dateien ScanSnap Organizer kann solche Dateien nicht konvertieren, da dadurch die Gültigkeit der digitalen Signaturen aufgehoben werden würde. Markieren Sie das Suchbare PDF Kontrollkästchen imscansnap Manager und scannen dann das entsprechende Dokument erneut. Versehen Sie dann die vom gescannten Dokument erstellte PDF-Datei mit einer digitalen Signatur. 2. Klicken Sie auf die "In Suchbare PDF Konvertieren" Schaltfläche, oder wählen Sie im [PDF-Datei] Menü [In Suchbare PDF-Datei konvertieren] -> [Ausführen]. Das "Suchbare PDF-Datei Konvertierung" Fenster wird angezeigt. 3. Konfigurieren Sie die Einstellungen für den Konvertierungsprozess. 42

47 Seiten Wählen Sie die zu konvertierenden Seiten. - Alle Seiten Alle Seiten der ausgewählten PDF-Datei(en) werden konvertiert. (Abhängig von der Seitenzahl der PDF-Dateien und der Anzahl der zu konvertierenden Dateien, kann für die Verarbeitung längere Zeit in Anspruch genommen werden.) - Nur aktuelle Seite Miniaturansicht: Nur die gerade als Miniaturansicht angezeigte Seite wird konvertiert. Details: Nicht verfügbar. - "Seiten mit eingebetteten Textinformationen überspringen" Kontrollkästchen Während der Konvertierung in suchbare PDF-Dateien, werden Textinformationen in die PDF-Dateien eingebettet. Ist dieses Kontrollkästchen markiert, werden nur die noch nicht suchbar gemachten Seiten eines Dokuments konvertiert. Ist dieses Kontrollkästchen hingegen nicht markiert, werden alle Seiten, auch bereits suchbar gemachte, konvertiert. Zeit Wählen Sie hier, wann die Konvertierung ausgeführt werden soll. - Sofort ausführen Die Konvertierung startet, sobald Sie auf die [OK] Taste klicken. - Ausführen, wenn Computer frei. Die Konvertierung wird im Hintergrund ausgeführt, sobald Ihr Computer andere Prozesse abgearbeitet hat und freier Speicher für die Ausführung zur Verfügung steht. Während der Konvertierung im Hintergrund können Sie andere Arbeiten und Prozesse ausführen. - "Konvertierungsliste anzeigen" Kontrollkästchen Wenn dieses Kontrollkästchen markiert wurde, wird eine Liste aller zu konvertierenden PDF-Dateien angezeigt. Sie können somit den Konvertierungsstatus der einzelnen Dateien einsehen. Dieses Kontrollkästchen steht nur zur Verfügung, wenn "Ausführen, wenn Computer frei" ausgewählt wurde. 43

48 Andere Einstellungen: - Sprache für die Konvertierung: Wählen Sie hier die Sprache des zu konvertierenden Dokuments. - Fehlerbehebung: Bestimmen Sie hier, was im Falle eines Fehlers zu tun ist. Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn "Sofort ausführen" unter "Zeit" ausgewählt wurde. Fehler ignorieren und fortfahren Auch wenn ein Fehler aufgetreten ist, wird die Konvertierung bis zum Ende durchgeführt. Bestätigung anfordern Ein Bestätigungsdialog wird im Falle eines Fehlers angezeigt und die Verarbeitung wird unterbrochen. Verarbeitung stoppen und Fehlermeldung anzeigen Ein Bestätigungsdialog wird im Falle eines Fehlers angezeigt und die Texterkennung wird unterbrochen. Wenn "Ausführen, wenn Computer frei" ausgewählt wurde, werden Fehler ignoriert und die Konvertierung wird bis zum Ende fortgesetzt. 4. Klicken Sie auf die [OK] Taste. => Die Konvertierung beginnt. (1) Wenn "Sofort ausführen" ausgewählt wurde: Das folgende Fenster wird angezeigt und die Konvertierung beginnt. 44

49 Wenn Sie auf die [Stopp] Taste klicken, wird der Konvertierungsvorgang abgebrochen, nachdem die Konvertierung der gerade verarbeiteten Seite abgeschlossen wurde. Daraufhin erscheint das Suchbare PDF-Datei Konvertierung Dialogfeld mit der Meldung Konvertierung abgeschlossen. Solle die Konvertierung für eine oder mehrere Dateien fehlgeschlagen sein (Hinter Konvertierung fehlgeschlagen wird die Anzahl der Dateien angezeigt, für die die Konvertierung nicht erfolgreich ausgeführt werden konnte), klicken Sie bitte auf die [Detaillierte Informationen] Taste, um die Conversion_Log Verlaufsdatei einzusehen. Interpretation der Conversion_Log Verlaufsdatei Interpretation der Verlaufsdatei: Für das Ergebnis der Konvertierung sind folgende Anzeigen möglich: Date = Datum und Uhrzeit der Konvertierung File = Name der konvertierten Datei Path = Gibt das Verzeichnis an, in dem die Datei gespeichert wurde Result = Konvertierungsergebnis (ob die Konvertierung erfolgreich war oder nicht), Cause = Grund, weshalb die Konvertierung fehlgeschlagen ist. Für "Result" kann folgendes angezeigt werden. Im Folgenden werden die einzelnen Ergebnisse beschrieben: OK: NG: except: Die PDF-Konvertierung wurde ohne Probleme abgeschlossen. Die PDF-Konvertierung ist fehlgeschlagen. Die Datei wurde nicht als Zieldatei für die PDF-Konvertierung festgelegt. canceled: Die Konvertierung wurde abgebrochen. 45

50 Unter Cause wird der Grund für das Fehlschlagen der Konvertierung angezeigt, sollte für Result NG oder except angezeigt werden: Ergebnis (Result) NG Ursache (Cause) file not found Beschreibung Die PDF-Datei wurde nicht gefunden. Vergewissern Sie sich bitte, dass die hinter File= angezeigte Datei auch im Ordner abgelegt wurde, dessen Verzeichnis hinter Path= angezeigt wird. under file use file open error file access failure OCR error out of memory disk full error Die Datei wurde von einer anderen Anwendung benutzt und konnte daher nicht konvertiert werden. Vergewissern Sie sich bitte, dass die Datei nicht von einer anderen Anwendung benutzt wird, wenn Sie diese konvertieren möchten. Die Datei konnte nicht geöffnet werden, da diese von einer anderen Anwendung benutzt, oder deren Zugriff nicht erlaubt wurde. Vergewissern Sie sich bitte vor der Konvertierung, dass die Datei verfügbar ist und ein Zugriff möglich ist. Die Datei konnte nicht geöffnet und kein Zugriff erlangt werden, da diese von einer anderen Anwendung benutzt, oder deren Zugriff nicht erlaubt wurde. Vergewissern Sie sich bitte vor der Konvertierung, dass die Datei verfügbar ist und ein Zugriff möglich ist. Ein Problem ist während der Konvertierung aufgetreten. Bitte wiederholen Sie die Konvertierung. Die Konvertierung ist aufgrund unzureichenden Speichers fehlgeschlagen. Beenden Sie bitte alle nicht verwendeten Programme vor der Konvertierung. Sollte dieser Fehler dadurch nicht behoben werden, installieren Sie bitte zusätzlichen Speicher. Auf dem Laufwerk (Festplatte), auf dem sich der [Temp] Ordner des Benutzers befindet, ist nicht genügend Speicherplatz vorhanden. Löschen Sie bitte alle unnötigen Dateien oder stellen Sie auf anderer Weise Speicherplatz zur Verfügung, bevor Sie die Konvertierung erneut ausführen. Ein interner Fehler ist aufgetreten. Wiederholen Sie bitte die Konvertierung. 46

51 Ergebnis (Result) except Ursache (Cause) not ScanSnap PDF PDF with password PDF with digital signature not PDF Beschreibung Die PDF-Datei wurde nicht von ScanSnap erstellt. ScanSnap Organizer kann diese PDF-Datei daher nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertieren. Die PDF-Datei ist passwortgeschützt und kann daher nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertiert werden. Entfernen Sie bitte den Passwortschutz, bevor Sie die Konvertierung erneut ausführen. Auf der PDF-Datei befindet sich eine digitale Signatur oder eine Time-Stamp ist für diese Datei gültig. ScanSnap Organizer kann solche Dateien nicht in suchbare PDF-Dateien konvertieren, da durch die Konvertierung digitale Signaturen und Time-Stamps ihre Gültigkeit verlieren. Bei dieser Datei handelt es sich nicht um eine PDF-Datei. ScanSnap Organizer kann die Datei daher nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertieren. (Dieses Ergebnis wird nur angezeigt, wenn Sie mehr als eine Datei für die Konvertierung bestimmt haben. Für zu konvertierende Ordner wird dieses Ergebnis nicht angezeigt.) Die Verlaufsdatei (Conversion_Log.log) wird im unten aufgeführten Ordner gespeichert und fortlaufend überschrieben. Möchten Sie die Einträge der Verlaufsdatei archivieren, wählen Sie bitte [Speichern unter] aus dem [Datei] Menü. Das Zielverzeichnis für die Verlaufsdatei lautet wie folgt: Windows XP und Windows 2000 C:(Laufwerkbezeichnung)\Dokumente und Einstellungen\ (Benutzername)\Anwendungsdaten\PFU\ScanSnapOrganizer\ Conversion_Log.log Windows Vista C:( (Laufwerkbezeichnung)\Benutzer\(Benutzername)\AppData\Roaming\PFU\ ScanSnap Organizer\Conversion_Log.log Sollte die Konvertierung fehlgeschlagen sein, führen Sie bitte folgendes aus: - Scannen Sie die Dokumente erneut. - Führen Sie die Texterkennung mit einer anderen Anwendung, wie zum Beispiel Adobe Acrobat, aus. 47

52 (2) Wenn "Ausführen, wenn Computer frei" ausgewählt wurde: Die Hintergrundkonvertierung wird ausgeführt. Wenn das "Konvertierungsliste anzeigen" Kontrollkästchen markiert wurde, wird entsprechend eine Liste mit den zu konvertierenden Dateien angezeigt. Sie können somit den Konvertierungsstatus der einzelnen Dateien einstehen. Wenn Sie auf die [OK] Taste klicken, wird der der folgende Bildschirm angezeigt. Menüleiste Dateiansicht Die Konvertierung wird auch ausgeführt, wenn die PDF Konvertierungsliste nicht angezeigt wird. Sie können daher die Konvertierungsliste schließen, sollte das Überprüfen der einzelnen Dateien nicht erforderlich sein. Die PDF Konvertierungsliste kann auch angezeigt werden, wenn Sie aus dem Windows [Start] Menü [Alle Programme] -> [ScanSnap Organizer] -> [PDF Konvertierungsliste] wählen (oder mit ScanSnap Organizer: Wählen Sie [PDF-Datei] aus der Menüleiste -> [In Suchbare PDF konvertieren] -> [PDF Konvertierungsliste]). Wenn die PDF Konvertierungsliste als aktives Fenster angezeigt wird, startet die Konvertierung, auch wenn der Computer nicht frei sein sollte. Menüleiste Datei Stopp/Von der Liste entfernen: Schließen: Bricht die Ausführung ab und entfernt die entsprechenden Dateien von der Liste. Die "Konvertierungsliste" wird geschlossen. Bearbeiten Alle auswählen: Alle Dateien werden ausgewählt. 48

53 PDF-Konvertierung Unterbrechen: Die Konvertierung in suchbare PDF-Dateien wird aufgehoben. Nach der Auswahl ändert sich dieses Menüpunkt in Fortsetzen. Unterbrochen wird in der Titelleiste angezeigt. Fortsetzen: Verlauf Konvertierungsverlauf: Die ausgesetzte Konvertierung wird erneut gestartet. Nach der Auswahl ändert sich dieser Menüpunkt in Unterbrechen. Die Job_History Verlaufsdatei wird angezeigt. Diese enthält die Ergebnisse der PDF-Konvertierungen. Interpretation der Verlaufsdatei: Für das Ergebnis der Konvertierung sind folgende Anzeigen möglich: Date = Datum und Uhrzeit der Konvertierung File = Name der konvertierten Datei Path = Gibt das Verzeichnis an, in dem die Datei gespeichert wurde Result = Konvertierungsergebnis (ob die Konvertierung erfolgreich war oder nicht), Cause = Grund, weshalb die Konvertierung fehlgeschlagen ist. "Result" zeigt den Status der Konvertierung an. Im Folgenden werden die einzelnen Ergebnisse beschrieben: OK: NG: except: canceled: Die PDF-Konvertierung wurde ohne Probleme abgeschlossen. Die PDF-Konvertierung ist fehlgeschlagen. Die Datei wurde nicht als Zieldatei für die PDF-Konvertierung festgelegt. Die Konvertierung wurde abgebrochen. 49

54 Unter Cause wird der Grund für das Fehlschlagen der Konvertierung angezeigt, sollte für Result NG oder except angezeigt werden: Ergebnis (Result) NG Ursache (Cause) file not found Beschreibung Die PDF-Datei wurde nicht gefunden. Vergewissern Sie sich bitte, dass die hinter File= angezeigte Datei auch im Ordner abgelegt wurde, dessen Verzeichnis hinter Path= angezeigt wird. under file use file open error file access failure OCR error out of memory disk full error Die Datei wurde von einer anderen Anwendung benutzt und konnte daher nicht konvertiert werden. Vergewissern Sie sich bitte, dass die Datei nicht von einer anderen Anwendung benutzt wird, wenn Sie diese konvertieren möchten. Die Datei konnte nicht geöffnet werden, da diese von einer anderen Anwendung benutzt, oder deren Zugriff nicht erlaubt wurde. Vergewissern Sie sich bitte vor der Konvertierung, dass die Datei verfügbar ist und ein Zugriff möglich ist. Die Datei konnte nicht geöffnet und kein Zugriff erlangt werden, da diese von einer anderen Anwendung benutzt, oder deren Zugriff nicht erlaubt wurde. Vergewissern Sie sich bitte vor der Konvertierung, dass die Datei verfügbar ist und ein Zugriff möglich ist. Ein Problem ist während der Konvertierung aufgetreten. Bitte wiederholen Sie die Konvertierung. Die Konvertierung ist aufgrund unzureichenden Speichers fehlgeschlagen. Beenden Sie bitte alle nicht verwendeten Programme vor der Konvertierung. Sollte dieser Fehler dadurch nicht behoben werden, installieren Sie bitte zusätzlichen Speicher. Auf dem Laufwerk (Festplatte), auf dem sich der [Temp] Ordner des Benutzers befindet, ist nicht genügend Speicherplatz vorhanden. Löschen Sie bitte alle unnötigen Dateien oder stellen Sie auf anderer Weise Speicherplatz zur Verfügung, bevor Sie die Konvertierung erneut ausführen. Ein interner Fehler ist aufgetreten. Wiederholen Sie bitte die Konvertierung. 50

55 Ergebnis (Result) except Ursache (Cause) not ScanSnap PDF PDF with password PDF with digital signature not PDF Beschreibung Die PDF-Datei wurde nicht von ScanSnap erstellt. ScanSnap Organizer kann diese PDF-Datei daher nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertieren. Die PDF-Datei ist passwortgeschützt und kann daher nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertiert werden. Entfernen Sie bitte den Passwortschutz, bevor Sie die Konvertierung erneut ausführen. Auf der PDF-Datei befindet sich eine digitale Signatur oder eine Time-Stamp ist für diese Datei gültig. ScanSnap Organizer kann solche Dateien nicht in suchbare PDF-Dateien konvertieren, da durch die Konvertierung digitale Signaturen und Time-Stamps ihre Gültigkeit verlieren. Bei dieser Datei handelt es sich nicht um eine PDF-Datei. ScanSnap Organizer kann die Datei daher nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertieren. (Dieses Ergebnis wird nur angezeigt, wenn Sie mehr als eine Datei für die Konvertierung bestimmt haben. Für zu konvertierende Ordner wird dieses Ergebnis nicht angezeigt.) Die Verlaufsdatei (Job_History.log) mit den Konvertierungsergebnissen wird im unten aufgeführten Ordner gespeichert. Das Zielverzeichnis für die Verlaufsdatei lautet wie folgt: Windows XP und Windows 2000 C:(Laufwerkbezeichnung)\Dokumente und Einstellungen\ (Benutzername)\Anwendungsdaten\PFU\ScanSnapOrganizer\ Conversion_Log.log Windows Vista C:(Laufwerkbezeichnung)\Benutzer\(Benutzername)\AppData\Roaming\PFU\ScanSnap Organizer\Conversion_Log.log Die Ergebnisse der PDF-Dateikonvertierung werden in einer Datei festgehalten. Wenn diese eine bestimmte Größe erreicht, wird sie überschrieben. Speichern Sie den Verlauf (falls nötig) in regelmäßigen Abständen, um ein Überschreiben zu vermeiden. Öffnen Sie die Konvertierungsliste und wählen dann [Konvertierungsverlauf] aus dem [Verlauf] Menü. Der Verlauf wird dann im Editor angezeigt. Speichern Sie den Verlauf über [Datei] - [Speichern unter]. Extras Verlaufseinstellungen anzeigen: Hier können Sie festlegen, wie viele Tage Dateien, für die die Konvertierung fehlgeschlagen ist (oder nicht als Zielsdatei für die Konvertierung bestimmte Dateien), in der Liste behalten werden sollen. 51

56 Hilfe Hilfe: Über ScanSnap Organizer: Die ScanSnap Organizer Hilfe wird angezeigt. Versionsinformationen werden angezeigt. Dateiansicht Dateiname Die Dateinamen der zu PDF-Dateien werden angezeigt. Ordnername Der Pfad zum ScanSnap Organizer Ordner, in welchem sich die PDF-Dateien befinden, wird angezeigt. Status Der Konvertierungsstatus wird wie folgt angezeigt. Im Folgenden werden die einzelnen Punkte beschrieben: Warte: Der Auftrag befindet sich im Wartemodus, da der Computer andere Prozesse ausführt. Konvertiere: Konvertierung fehlgeschlagen: Abgebrochen: Ausgesetzt: Die Konvertierung wird ausgeführt. Die Konvertierung war nicht erfolgreich, oder die ausgewählten PDF-Dateien können nicht in suchbare PDF-Dateien konvertiert werden. "Stopp" wurde während der Konvertierung geklickt. Die Konvertierung wurde daraufhin gestoppt und die entsprechende Datei aus der Liste gelöscht. Unterbrechen wurde während der Konvertierung ausgewählt. Die Konvertierung in suchbare PDF-Dateien wird ausgesetzt. In diesem Fall erfolgt in dieser Spalte keine Eintragung. Ursache Erfolgt für Status keine Anzeige, oder es wird Warte oder Konvertierung fehlgeschlagen angezeigt, wird die Ursache hierfür angezeigt. Entnehmen Sie bitte weitere Details der folgenden Tabelle. 52

57 Status Ursache Beschreibung Keine Anzeige oder Warte Konvertier ung fehlgeschlagen Die Datei wird momentan verwendet Keine Dateien vorhanden Datei kann nicht geöffnet werden Zugriff auf Datei fehlgeschlagen OCR fehlgeschlagen Ungenügender Speicher Ungenügender Festplattenspeicher Fehler aufgetreten PDF nicht von ScanSnap erstellt Die PDF-Datei wird von einer anderen Anwendung verwendet. Der Name der Datei wurde an letzter Stelle der PDF Konvertierungsliste gesetzt. Überprüfen Sie bitte, ob die Datei vorhanden ist. (Die Konvertierung wird automatisch erneut versucht.) Die PDF-Datei wurde nicht gefunden. Vergewissern Sie sich bitte, dass die hinter File= angezeigte Datei auch im Ordner abgelegt wurde, dessen Verzeichnis hinter Path= angezeigt wird. Die Datei konnte nicht geöffnet werden, da diese von einer anderen Anwendung benutzt wurde, oder deren Zugriff nicht erlaubt wurde. Vergewissern Sie sich bitte vor der Konvertierung, dass die Datei verfügbar ist und ein Zugriff möglich ist. Die Datei konnte nicht geöffnet werden, da diese von einer anderen Anwendung benutzt wurde, oder deren Zugriff nicht erlaubt wurde. Vergewissern Sie sich bitte vor der Konvertierung, dass die Datei verfügbar ist und ein Zugriff möglich ist. Ein Problem ist während der Konvertierung aufgetreten. Bitte wiederholen Sie die Konvertierung. Die Konvertierung ist aufgrund unzureichenden Speichers fehlgeschlagen. Beenden Sie bitte alle nicht verwendeten Programme vor der Konvertierung. Sollte dieser Fehler dadurch nicht behoben werden, installieren Sie bitte zusätzlichen Speicher. Auf dem Laufwerk (Festplatte), auf dem sich der [Temp] Ordner des Benutzers befindet, ist nicht genügend Speicherplatz vorhanden. Löschen Sie bitte alle unnötigen Dateien oder stellen Sie auf anderer Weise Speicherplatz zur Verfügung, bevor Sie die Konvertierung erneut ausführen. Ein interner Fehler ist aufgetreten. Wiederholen Sie bitte die Konvertierung. Die PDF-Datei wurde nicht von ScanSnap gescannt. ScanSnap Organizer kann diese PDF daher nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertieren. 53

58 Status Ursache Beschreibung Passwortgeschützt Enthält eine digitale Signatur Die PDF-Datei ist passwortgeschützt und kann daher nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertiert werden. Entfernen Sie bitte den Passwortschutz, bevor Sie die Konvertierung erneut ausführen. Diese PDF-Datei ist mit einer digitalen Signatur versehen. ScanSnap Organizer kann solche Dateien nicht in suchbare PDF-Dateien konvertieren, da dadurch die digitale Signaturen ihre Gültigkeit verlieren würden Seiten Die Seitenzahl der zu konvertierenden Seiten wird angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die Seitenzahl nicht angezeigt werden kann, sollte die Datei passwortgeschützt, oder sonstige Sicherheitseinstellungen gültig sein. Verzeichnet am Das Aufnahmedatum (und Uhrzeit) in die Konvertierungsliste wird angezeigt. Fertiggestellt am Das Datum (und Uhrzeit) der Fertigstellung der PDF-Konvertierung wird angezeigt. Folgende Dateien werden automatisch von der Liste entfernt. - Erfolgreich konvertierte PDF-Dateien. - Dateien, für welche die Konvertierung nicht erfolgreich ausgeführt werden konnte (Status Konvertierung fehlgeschlagen ), bzw. Dateien, für die die eingestellte Frist abgelaufen ist. Wenn die PDF Konvertierungsliste als aktives Fenster angezeigt wird, startet die Konvertierung, auch wenn der Computer nicht frei sein sollte Hinweis für das Verschieben/Umbenennen von Ordnern und Dateien Ordner und/oder Dateien können nicht umbenannt oder verschoben werden, während diese in der PDF Konvertierungliste auf die Konvertierung warten. Führen Sie diese Operationen bitte nach der Konvertierung aus. Wenn Sie den Explore zum Verschieben oder Umbenennen von Dateien oder Ordnern benutzen, die auf ihre Konvertierung warten, ist somit ScanSnap Organizer nicht mehr in der Lage diese Dateien oder Ordner zu lokalisieren. Dadurch wird nie Konvertierung fehlerhaft ausgeführt, unter Umständen auch für völlig andere Dateien oder Ordner. Nicht in suchbare PDF-Dateien konvertierbare Dateien PDF-Dateien, für die Sicherheitseinstellungen, wie zum Beispiel ein Passwortschutz, oder eine digitale Signatur gültig sind, können nicht konvertiert werden, auch wenn diese Dateien von ScanSnap erstellt worden sind. Wenn die Konvertierung abgeschlossen ist, wird angezeigt. links unten an der Miniaturansicht 54

59 PDF-Dateien, die gerade in suchbare PDF-Dateien konvertiert werden, werden mit einem gelben Textsymbol ( ) angezeigt und die angezeigte Miniaturansicht änderst sich in ein Symbol. Während die PDF-Datei als Symbol angezeigt wird, kann diese nicht verwendet werden. Abhängig von den Dateien (Seitenanzahl usw.) kann für die oben beschriebene Konvertierung längere Zeit in Anspruch genommen werden. In einem solchen Fall wird empfohlen die Konvertierung im Hintergrund ablaufen zu lassen und "Ausführen, wenn Computer frei" zu wählen. Wenn Sie für die Konvertierung in suchbare PDF-Dateien Ausführen, wenn Computer frei eingestellt und sich aus der aktuellen Windows-Sitzung abgemeldet haben bevor die Konvertierung fertiggestellt wurde, wird diese bei der nächsten Anmeldung wieder aufgenommen, : - Wenn 10 Minuten seit der Anmeldung vergangen sind. - Wenn Sie das PDF Konvertierungsliste Dialogfeld geöffnet haben. - Wenn eine Datei der PDF Konvertierungsliste hinzugefügt wurde. (Falls Sie mit ScanSnap gescannt haben, wird die Konvertierung drei Minuten nach dem Scannen wieder aufgenommen.) Für folgende Dokumente kann die Konvertierung unter Umständen nicht korrekt ausgeführt werden: - Handschriftliche Dokumente. - Dokumente mit einer kleinen Schriftgröße, die in niedriger Qualität gescannt wurden. - Dokumente mit schrägen Zeichen (oder Fehlwinkeleinzug). - Dokumente in Sprachen, die nicht in der Sprachauswahl für die Konvertierung enthalten sind. - Dokumente mit kursiv gedruckten Texten. - Dokumente mit hoch- oder tiefgestellten Texten oder mit komplexen mathematischen Formeln. - Dokumente mit einem ungleichmäßigen farbigen Hintergrund oder einem Hintergrundmuster. * Texte mit Effekten (Schattierung, Hervorhebung, usw.) * Schattierte Texte - Dokumente mit komplexen Seitenaufbau, wie auch Dokumente mit unlerserlichen Zeichen (z. B. durch verschmierte Druckertinte oder Durchscheinen des Rückseitentextes) (Für das Scannen der oben beschriebenen Dokumente kann längere Zeit in Anspruch genommen werden.) Solche Dokumente können unter Umständen korrekt konvertiert werden, wenn diese mit einer höheren Auflösung und/oder mit einem anderen Farbmodus gescannt werden. Beim Konvertieren von PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien, werden Textinformationen in die entsprechende Datei eingebettet. Dadurch wird die Datei automatisch aktualisiert. 55

60 3.4. Konfiguration der Automatischen Konvertierungseinstellungen für PDF-Dateien Dieser Abschnitt beschreibt die automatischen Konvertierungseinstellungen für von ScanSnap gescannte Dateien, die in den Mein ScanSnap Ordner hinzugefügt wurden. (Siehe Seite 77 für Details.) 1. Wählen Sie aus dem [PDF-Datei] Menü [In Suchbare PDF konvertieren] -> [Automatische Konvertierungseinstellung]. Das [Optionen] Fenster mit der [PDF-Konvertierung] Registerkarte wird angezeigt. 2. Markieren Sie das "PDF-Dateien automatisch suchbar machen, nachdem diese in den Mein ScanSnap Ordner abgelegt wurden." Kontrollkästchen. 3. Wählen Sie die "Sprache für die Konvertierung: " 4. Markieren Sie das Seiten mit eingebetteten Textinformationen überspringen Kontrollkästchen, wenn Sie nur noch nicht suchbar gemachte Seiten des Dokuments konvertieren möchten. 5. Wenn Sie eine Bestätigungsmeldung bei jedem Start von ScanSnap Organizer zum automatischen Ein/Ausschalten automatischen Konvertierung angezeigt bekommen möchten, markieren Sie bitte das "Nachricht zum Bestätigen der Einstellungen beim Starten von ScanSnap Organizer anzeigen" Kontrollkästchen. 6. Klicken Sie auf die [OK] Taste. Das [Optionen] Dialogfeld wird geschlossen. 56

61 Wenn das "PDF-Dateien automatisch suchbar machen, nachdem diese in den Mein ScanSnap Ordner abgelegt wurden" Kontrollkästchen markiert ist, erscheint eine Nachricht in der Titelleiste des Hauptbildschirms, wenn der Mein ScanSnap Ordner ausgewählt ist. Diese Lautet [Hinzugefügte PDF-Dateien automatisch in suchbare PDF-Dateien konvertieren]. Dateien, die gespeichert wurden während dieses Kontrollkästchen nicht markiert war, werden für die automatische Konvertierung nicht als Zieldateien festgelegt. Wenn Sie diese Dateien konvertieren möchten, entfernen Sie bitte die Markierung von diesem Kontrollkästchen und konvertieren die Dateien dann manuell. Wenn Sie das Seiten mit eingebetteten Textinformationen überspringen Kontrollkästchen markieren, können Sie die für die Konvertierung benötigte Zeit verkürzen, da bereits suchbargemachte Seiten übersprungen werden. Diese Funktion konvertiert alle Seiten der PDF-Dateien. Wenn Sie nur bestimmte Seiten zur Konvertierung bestimmen möchten, benutzen Sie bitte die manuelle Konvertierung. Die automatische Konvertierung der hinzugefügten PDF-Dateien wird ausgeführt, während der Benutzer, der die Dateien dem "Mein ScanSnap" Ordner hinzugefügt hat, in Windows angemeldet ist. Weiterhin wird die Konvertierung nur dann ausgeführt, wenn keine anderen Anwendungen verwendet werden. Sollte die automatische Konvertierung bis zum Beenden der Windows-Sitzung des Benutzers nicht abgeschlossen worden sein, wird diese fortgesetzt, sobald sich der Benutzer wieder in Windows anmeldet, : - Wenn 10 Minuten seit der Anmeldung vergangen sind. - Wenn Sie das PDF Konvertierungsliste Dialogfeld geöffnet haben. - Wenn eine Datei der PDF-Konvertierungsliste hinzugefügt wurde. (Falls Sie mit ScanSnap gescannt haben, wird die Konvertierung drei Minuten nach dem Scannen wieder aufgenommen.) Während der Konvertierung werden Textinformationen in die PDF-Dateien eingebettet. Diese werden somit durch diesen Prozess automatisch aktualisiert. Sie können den Status der Konvertierung für die einzelnen PDF-Dateien im Fenster der Konvertierungsliste einsehen. PDF-Dateien mit gültigen Sicherheitseinstellungen, wie zum Beispiel einem Passwortschutz oder einer digitalen Signatur können nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertiert werden, auch wenn diese mit ScanSnap gescannt und erstellt worden sind. 57

62 3.5. Dateien suchen Dieser Abschnitt beschreibt das Suchen von PDF-Dateien. 1. Klicken Sie auf das "Suchen" Symbol in der Symbolleiste. Oder wählen Sie [Suchen] aus dem [PDF-Datei] Menü. Das "PDF-Dateien suchen" Fenster wird angezeigt. 2. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Markieren Sie das Es werden nur vollständige Übereinstimmungen gesucht Kontrollkästchen, wenn Sie nur Suchergebnisse angezeigt bekommen möchten, die exakt mit dem von Ihnen eingegebenen Suchbegriff übereinstimmen. 3. Bestimme Sie einen Suchbegriff und den Suchbereich ("Ort"). Für "Ort" können folgende Parameter ausgewählt werden. Mein ScanSnap Ordner Verzeichnis (jedes beliebige.) Verknüpfung zu Ordner (beliebig) Ausgewählter Ordner Durchsuchen (Jedes Verzeichnis oder jeder Ordner unter dem Mein ScanSnap Ordner.) 4. Klicken Sie auf die [Suchen] Taste. Adobe Acrobat wird aktiviert und die Suche nach dem eingegebenen Suchbegriff beginnt. 58

63 5. Das Ergebnis der Suche wird angezeigt. Die Suchfunktion kann nur verwendet werden, wenn zuvor Adobe Acrobat 7.0 oder später installiert worden ist. Die Ergebnisse der Suche werden in Adobe Acrobat angezeigt. Benutzen Sie bitte Adobe Acrobat um die einzelnen Treffer anzuzeigen. Für Details über die Suchfunktion, siehe die Adobe Acrobat Hilfe. 59

64 3.6. Verknüpfungen zu Ordnern erstellen oder löschen Dieser Abschnitt beschreibt das Erstellen und Löschen von Verknüpfungen zu Ordnern, die sich direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner befinden Verknüpfungen zu Ordnern erstellen 1. Klicken Sie auf das "Verknüpfung zum ScanSnap Organizuer Ordner erstellen " Symbol in der Symbolleiste. Oder wählen Sie [Verknüpfung zu Ordner] aus dem [Datei]Menü. Das "Ordner suchen" Fenster wird angezeigt. 2. Wählen Sie den Ordner, zu dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten und klicken dann auf die [OK] Taste (In diesem Beispiel wird eine Verknüpfung zum Ordner [Gemeinsame Dokumente] erstellt.). Die Verknüpfung zum "Mein ScanSnap Ordner:", die in der [Allgemeine Einstellungen] Registerkarte im [Optionen] Fenster festgelegt wird, kann nicht erstellt werden. (Der Pfad ist in der Grundeinstellung auf den [Mein ScanSnap] Ordner eingestellt. Siehe Seite 21.) 60

65 Eine Verknüpfung zum ausgewählten Ordner wird in der Ordneransicht direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner hinzugefügt. Sie können den Inhalt dieses Ordners dann mit ScanSnap Organizer durchsuchen Verknüpfungen zu Ordnern löschen 1. Wählen Sie die zu löschende Ordnerverknüpfung aus der Ordneransicht. 2. Wählen Sie "Verknüpfung zu Ordner löschen" aus dem [Datei] Menü. Die ausgewählte Verknüpfung wird gelöscht und somit nicht mehr länger in der Ordneransicht angezeigt. Diese Operation löscht nur die Verknüpfung. Der Ordner selbst und dessen Inhalte bleiben unberührt. 61

66 3.7. Dateien importieren Dieser Abschnitt behandelt das Importieren (Kopieren) von nicht von ScanSnap Organizer verwalteten Ordnern in Ordern oder Verzeichnisse im [Mein ScanSnap] Ordner. 1. Wählen Sie in der Ordneransicht das Verzeichnis oder den Ordner in dem Sie eine gewünschte Datei kopieren möchten. (Zielordner für den Kopiervorgang.) 2. Wählen Sie [Importieren] aus dem [Datei] Menü. Das "Öffnen" Fenster erscheint. 3. Wählen Sie die gewünschte Datei und klicken dann auf die [Öffnen] Taste. Diese Datei wird dann in das im Schritt 1 bestimmte Verzeichnis kopiert. Wenn die kopierte Datei nicht sofort in der Dateiansicht angezeigt wird, klicken Sie bitte auf [Aktualisieren] im [Ansicht] Menü. 62

67 3.8. Dateien exportieren Dieser Abschnitt behandelt das Exportieren (Kopieren) von Dateien im[mein ScanSnap] Ordner zu nicht von ScanSnap Organizer verwalteten Ordnern. 1. Wählen Sie in der Dateiansicht die gewünschte Datei aus. 2. Wählen Sie [Exportieren] im [Datei] Menü. Das "Ordner suchen" Fenster erscheint. 3. Wählen Sie den Zielordner (Verzeichnis) und klicken dann auf die [OK] Taste. Die in Schritt 1 ausgewählte Datei wird in den Zielordner kopiert. Dateien können nicht in den "Mein ScanSnap Ordner:" exportiert werden, der in der [Allgemeine Einstellungen] Registerkarte im [Optionen] Fenster festgelegt wurde. (Der Pfad ist in der Grundeinstellung auf den [Mein ScanSnap] Ordner eingestellt.) Siehe Seite

68 3.9. Dateien per E- Mail versenden Diese Sektion beschreibt das Anfügen gescannter und ausgewählter Dateien als Anlage an s. 1. Wählen Sie in der Dateiansicht die zu versendende Datei. 2. Ziehen Sie die Datei per Drag&Drop auf das Scan to Symbol in der Aktionsliste. Ihr im Internet Explorer spezifiziertes -Programm wird gestartet und die ausgewählte Datei als Anlage an eine neue Nachricht angefügt. Alternativ können Sie auf eine neue Nachricht mit der als Anlage angefügten Datei folgendermaßen öffnen: Klicken Sie in der Symbolleiste auf das [Scan to ] Symbol. Klicken Sie auf das Scan to Symbol in der Aktionsliste. Rechtsklicken Sie auf die ausgewählte Datei und klicken dann im erscheinenden Auswahlmenü auf [Aktionen] -> [Scan to ]. Wählen Sie in der Menüleiste [Aktionen] -> [Scan to ] 64

69 3. Geben Sie im Scan to Passwort vergeben Dialogfeld das gewünschte Passwort ein und klicken dann auf die [OK] Taste. Ist die Vergabe eines Passworts zum Öffnen der zu versendenden Datei nicht erforderlich, klicken Sie bitte auf die [Abbrechen] Taste. Klicken Sie dann auf [Ja] in der daraufhin erscheinenden Bestätigungsmeldung Möchten Sie diese Operation ohne die Vergabe eines Kennwort zum Öffnen des Dokuments für die PDF-Dateien fortsetzen?. Das Scan to Passwort vergeben erscheint nur, wenn Sie unter [Extras] im Optionen Fenster unter der [ ] Registerkarte das Kontrollkästchen Kennwort zum Öffnen des Dokuments beim Hinzufügen einer PDF-Datei vergeben markiert haben. ScanSnap Organizer kann nur für mit ScanSnap erstellte PDF-Dateien ein Passwort vergeben. Für Dokumente, die bereits mit einem Passwortschutz verehen sind oder die eine digitale Signatur enthalten, kann kein Passwort vergeben werden. 4. Senden Sie die mit Ihrem -Programm. Das in der " " Dropdown-Liste der [Programme] Registerkarte des "Internet Optionen" Dialogfelds ausgewählte -Programm wird aufgerufen. Um das "Internet Optionen" Dialogfeld auszuwählen, wählen Sie das [Extras] Menü im Microsoft Internet Explorer Browser und wählen dann [Internet Optionen]. Ist kein -Programm ausgewählt, wählen Sie bitte das zu verwendende Programm aus der Auswahlliste. -Programme, die nicht in der Auswahlliste enthalten sind, können nicht verwenet werden Folgende -Programme wurden auf Kompatibilität überprüft: Microsoft Windows Mail (Windows Vista -Programm) Microsoft Outlook 2003/2007 Microsoft Outlook Express V6.0 Eudora Pro V Thunderbird Version * Starten Sie bitte Thunderbird vor dem Ausführen der Scan to -Funktion. Treffen die unten beschriebenen Konditonen zu, kann es vorkommen, dass die Dateierweiterungen von als Anlage angefügten Dateien geändert werden. - Betriebssystem Windows XP (Professional, Home Edition). - Hotmail wurde als Sandard -Programm ausgewählt. 65

70 (Der Dateierweiterung wird das Zeichen "^" an- oder eingefügt.) Dieses Problem tritt nur auf, wenn Window XP und Hotmail verwendet werden. Wenn Sie als anlage angefügte Dateien per über den Explorer versenden, tritt das gleiche Problem auf. Es wird daher empfohlen, nur die oben aufgeführten und auf Kompatibilität überprüften -Programme zu verwenden (Stand Juli 2007). 66

71 3.10. Drucken (Scan to Print) Dieser Abschnitt beschreibt das Drucken von ausgewählten Dateien mit einem Drucker. Für das Drucken stehen drei Methoden zur Verfügung: Nur als Miniaturansicht darstellbare Dateien drucken Auch nicht als Miniaturansicht darstellbare Dateien drucken Dateien über den ScanSnap Organizer Viewer drucken Lassen die Sicherheitseinstellungen einer PDF-Datei das Drucken nicht zu, wird, auch wenn dies Datei als Miniaturansicht angezeigt wird, das Diallogfeld für das Drucken von nicht als Miniaturansicht darstellbaren Dateien angezeigt Nur Dateien drucken, die als Miniaturansicht dargestellt werden können 1. Wählen Sie die zu druckende Datei in der Dateiansicht. 2. Ziehen Sie die gewünschte Datei per Drag&Drop auf das Scan to Print Symbol in der Aktionsliste. Das Scan to Print Fenster erscheint. 67

72 Sie können das Scan to Print Drucken Dialogfeld auch folgendermaßen aufrufen: Klicken Sie auf die [Scan to Print] Schaltfläche in der Symbolleiste. Rechtsklicken Sie auf das Scan to Print Symbol in der Aktionsliste. Rechtsklicken Sie auf die ausgewählte Datei und wählen dann [Aktionen] ->[ Scan to Print] im erscheinenden Auswahlmenü. Wählen Sie in der Menüleiste [Aktionen] -> [Scan to Print]. Wählen Sie [Drucken] im [Datei] Menü. Vorschau In diesem Fenster können folgende Einstellungen getroffen werden. Vorschau Das Bild der in der Dateiauswahl ausgewählten Datei wird angezeigt. Nicht druckbare Bildbereiche werden schattiert angezeigt. : Der Name der ausgewählten Datei wird angezeigt. Sie können hier die als Vorschau anzuzeigende Datei ändern. : Zeigt die erste Seite an. : Zeigt die vorherige Seite an. : Zeigt die nächste Seite an. : Zeigt die letzte Seite an. : Zeigt die Seitenzahl im Format Angezeigte Seite / Gesamtseitenzahl an. Sie können hier eine Seitenzahl direkt eingeben. Diese wird dann angezeigt. : Das Bild wird gemäß dem voreingestellten Zoomfaktor vergrößert oder verkleinert. 68

73 Name Wählen Sie den zu benutzenden Drucker aus der Auswahlliste aus. Diese erscheint, wenn Sie auf das Symbol rechts neben der Druckerbezeichnung klicken. [Eigenschaften] Taste Die Eigenschaften des unter Name ausgewählten Druckers werden angezeigt. Unter den [Eigenschaften] können Einstellungen für das Drucken vorgenommen werden. Sollten diese jedoch mit denen im Scan to Print Fenster übereinstimmen, haben die Einstellungen des Scan to Print Fensters Priorität. Kopien Bestimmen Sie hier die Anzahl der zu erstellenden Kopien. Wählen Sie hierfür eine Zahl zwischen 1 und 99. Gleiche Größe/Verkleinern Die Ausgabebildgröße des Dokuments kann hier bestimmt werden. Die Bilder können in der Originalgrlöße ausgegeben oder auf die Papiergröße des verwendeten Blattformats angepasst werden, sollte die Bildgröße dieses überschreiten. Auf Papiergröße verkleinern: Ist das Bild größer als die Papiergröße, wird es soweit verkleinert, dass das vollständige Bild auf eine Seite gedruckt werden kann. Bilder kleiner als die Papiergröße werden in ihrer Originalgröße gedruckt. Gleiche Größe: Unabhängig vom verwendeten Papierformat werden die Bilder in ihrer Originalgröße gedruckt. Dementsprechend werden Bilder größer als das Blattformat nicht vollständig auf eine Seite gedruckt. "Automatische Bilddrehung zulassen" Kontrollkästchen Je nach Bildgröße werden die Bilder so gedreht, dass diese um optimale auf das Blatt zu passen, im Hoch- oder Querformat gedruckt werden. "Bild zentrieren und drucken" Kontrollkästchen Ist die Bildgröße kleiner als das Papierformat, werden die Bilder mit dieser Funktion zentriert und gedruckt. Wird dieses Kontrollkästchen nicht markiert, werden die Bilder an die obere linke Blattecke gedruckt. Alles Optionsschaltfläche Wird diese Option gewählt, werden alle Dateien gedruckt. Aktuelle Seite Optionsschaltfläche Wird diese Option gewählt, wird nur die in der Vorschau angezeigte Seite gedruckt. 69

74 Seiten Optionsschaltfläche Wird diese Option gewählt, können Sie bestimmen, welche Seiten gedruckt werden sollen. [Drucken] Taste Das Bild wird gemäß den in diesem Dialogfeld getrofenen Einstellungen gedruckt. [Abbrechen] Taste Der Druckvorgang wird abgebrochen und alle in diesem Dialogfeld getroffenen Einstellungen werden ungültig. [Hilfe] Taste Die Hilfe für den Druckdialog wird angezeigt. Wenn Sie für das Drucken mehr al seine PDF-Datei bestimmen, werden alle Seiten der ausgewählten Dateien gedruckt. 3. Klicken Sie auf die [Drucken] Taste zum Drucken der Datei mit dem ausgewählten Drucker. Wenn Sie auf die [Abbrechen] Taste klicken, wird das Drucken abgebrochen. 70

75 Drucken von Dateien, die nicht als Miniaturansicht angezeigt werden können 1. Wählen Sie entsprechende Datei in der Dateiansicht. 2. Ziehen Sie die ausgewählte Datei per Dra&Drop auf das Scan to Print Symbol in der Aktionsliste. Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt. Sie können das Scan to Print Dialogfeld auch folgendermaßen aufrufen: Klicken Sie auf die [Scan to Print] Schaltfläche in der Symbolleiste. Rechtsklicken Sie auf das Scan to Print Symbol in der Aktionsliste. Rechtsklicken Sie auf die ausgewählte Datei und wählen dann [Aktionen] ->[ Scan to Print] im erscheinenden Auswahlmenü. Wählen Sie in der Menüleiste [Aktionen] -> [Scan to Print]. Wählen Sie [Drucken] im [Datei] Menü. 3. Klicken Sie auf die [Ja] Taste. Die Datei wird somit gedruckt. Das Drucken wird mit dem Standard-Drucker in der Anwendung der Datei ausgeführt. Wenn Sie auf die [Nein] Taste klicken, wird der Druckvorgang abgebrochen. Über Drucker Wenn Sie Dokumente, die nicht als Miniaturansicht angezeigt werden können, mit einem anderen Drucker (also nicht mit dem Standard-Drucker) drucken oder andere Einstellungen für das Drucken festelgen möchten, führen Sie das Drucken bitte mit den entsprechenden Anwendungen der einzelnen Datei aus. Diese können per Doppelklick auf die Dateien aufgerufen werden. Wenn Sie mit einem Passwortschutz versehene PDF-Dateien drucken möchten, die nicht als Miniaturansicht angezeigt werden können, ist eine Passworteingabe in der entsprcehenden Anwendung (zum Beispiel Adobe Acrobat) erforderlich. Dateien, deren Sicherheitseinstellung das Drucken untersagt, können nicht gedruckt werden. 71

76 Dateien über ScanSnap Organizer Viewer drucken 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die [Drucken] Schaltfläche. Das Scan to Print Dialogfeld erscheint. Das Scan to Print Dialogfled wird auch angezeigt, wenn Sie aus dem [Datei] Menü [Drucken] wählen. Für weitere Details über die einzelnen Einstellungen in diesem Dialogfeld, nehmen Sie bitte Bezug auf die Beschreibung des Scan to Print Dialogfelds in Kapitel Nur Dateien drucken, die als Miniaturansicht dargestellt werden können auf Seite Klicken Sie auf die [Drucken] Taste zum Starten des Druckens mit dem ausgewählten Drucker. Wenn Sie auf die [Abbrechen] Taste klicken, wird das Drucken abgebrochen. 72

77 3.11. Löschen von Verzeichnissen, Ordnern und Dateien Dieser Abschnitt beschreibt das Löschen von nicht mehr benötigten Verzeichnissen, Ordnern und Dateien. 1. Wählen Sie das zu löschende Verzeichnis (Ordner/Datei). Um Verzeichnisse oder Ordner zu löschen, verwenden Sie bitte die Ordneransicht. Um Dateien zu löschen, verwenden Sie bitte die Dateiansicht. Sie können für das Löschen auch mehrere Dateien auswählen, wenn Sie während der Auwahl die [Strgl] oder [Umschalt] Taste gedrückt halten. Wenn Sie Verzeichnisse und/oder Ordner löschen, werden automatisch deren gesamte Inhalte gelöscht. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die [Löschen] Schaltfläche. Oder wählen Siet [Löschen] im [Datei] Menü, um Verzeichnisse, Ordner oder Dateien zu löschen. Das Löschen von Ordnern bestätigen, Löschen von Dateien bestätigen, bzw. Löschen von mehreren Dateien bestätigen Fenster erscheint. 3. Klicken Sie auf die [Ja] Taste. Das ausgewählte Verzeichnis, bzw. der ausgewählte Ordner oder die ausgewählte Datei wird gelöscht. 73

78 3.12. Dateien umbenennen Dieser Abschnitt beschreibt das Umbenennen von Dateien. 1. Wählen Sie die umzubenennende Datei. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen, wenn Sie während Sie mit dem Cursor oder den Pfeiltasten Dateien auswählen, die [Strg] oder [Shift] Taste gedrückt halten. 2. Wählen Sie "Umbenennen" aus dem [Datei] Menü. Das "Umbenennen" Fenster erscheint. Haben Sie im [Ansicht] Menü "Details" oder "Miniaturansicht" (wobei "Dateinamen" mit einem Häkchen versehen werden muss), können Sie Dateien auch umbenennen, indem Sie aus dem [Datei] Menü "Umbenennen" wählen. Ein Cursor erscheint daraufhin und Sie können dann einen neuen Namen direkt eingeben. 3. Geben Sie den neuen Dateinamen ein. 1. Wenn eine Datei ausgewählt wurde: Geben Sie im unten gezeigten Fenster den gewünschten Dateinamen ein. Name: Geben Sie den neuen Dateinamen im [Name:] Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass folgende Zeichen nicht verwendet werden können. \ / : *? < > [OK] Taste: Klicken Sie auf die [OK] Taste, um den neuen Namen für die Datei zu übernehmen. [Abbrechen] Taste: Klicken Sie auf die [Abbrechen] Taste, um das Umbenennen abzubrechen. Sollte bereits eine gleichnamige Datei im ausgewählten Ordner existieren, erscheint eine Fehlermeldung. 74

79 2. Wenn mehrere Dateien ausgewählt wurden: Geben Sie im folgenden Fenster den neuen Namen ein. Name: Geben Sie den neuen Dateinamen im [Name:] Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass folgende Zeichen nicht verwendet werden können. \ / : *? < > Erstellungsdatum an den Dateinamen anfügen Aktivieren Sie diese Funktion, um an den Dateinamen "_ (tiefgestellter Bindestrich) Erstellungsdatum" anzufügen. jjjj_mm_tt_ss_mm_ss Das Datum, an dem die Datei erstellt wurde, wird dem Dateinamen im Format "_jjjj_mm_tt_ss_mm_ss" hinzugefügt. jjjjmmttssmmss Das Datum, an dem die Datei erstellt wurde, wird dem Dateinamen im Format "_jjjjmmttssmmss" hinzugefügt. Sollte im gleichen Ordner bereits eine Datei mit demselben Namen vorhanden sein, wird die Datei mit einer mit "_001" beginnender Seriennummer versehen. 75

80 Seriennummer an den Namen anfügen Markieren Sie dieses Kontrollelement, um an den Dateinamen "_ " (tiefgestellter Bindestrich) und eine Seriennummer anzufügen. Fortlaufende Nummer: Klicken Sie auf " ", um die Drop-Down Liste zur Auswahl der zu verwendenden Stellen zu öffnen. Sie können bis zu sechs Stellen verwenden. [OK] Taste: Klicken Sie auf die [OK] Taste, um den neuen Namen für die Datei zu übernehmen. [Abbrechen] Taste: Klicken Sie auf die [Abbrechen] Taste, um das Umbenennen abzubrechen. 4. Klicken Sie auf die [OK] Taste. Die ausgewählte Datei wird somit umbenannt. Die Dateierweiterung wird beim Umbenennen des Dateinamens nicht verändert. 76

81 3.13. Dateien bearbeiten Diese Sektion beschreibt das Bearbeiten von mit ScanSnap erstellten Dateien über den ScanSnap Organizer Viewer Dateien mit dem ScanSnap Organizer Viewer anzeigen Zum Bearbeiten und Einsehen von Dateien mit ScanSnap Organizer Viewer, starten Sie bitte mit einer der im Folgenden beschriebenen Methoden ScanSnap Organizer Viewer: Doppelklicken Sie im Hauptfenster von ScanSnap Organizer auf die anzuzeigende Datei. Hierzu muss zuvor das ScanSnap Organizer Viewer Kontrollkästchen in der Allgemeine Einstellungen Registerkarte des [Optionen] Fensters zum Festlegen der Mausbedienung markiert worden sein. Wählen Sie die gewünschte Datei und wählen dann [ScanSnap Organizer Viewer] aus dem ScanSnap Organizer [Datei] Menü Seiten drehen Sollte eine Seite in einer falschen Ausrichtung angezeigt werden oder Sie die Ausrichtug einer Seite ändern möchten, führen Sie bitte folgendes aus: (Hier wird das Drehen einer Seite um 90 Grad um Uhrzeigersinn als Beispiel beschrieben.) 1. Öffnen Sie die gewünschte Datei im ScanSnap Organizer Viewer. 2. Wählen Sie die zu drehende Seite. Sie können auch mehrere Seiten gleichzeit auswählen. 77

82 3. Klicken Sie im [Bearbeiten] Menü auf [90 Grad im UZS], oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die [90 Grad im UZS] Schaltfläche. Die Seite wird wie angegeben um 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht Seiten Löschen Unnötige Seiten eines Dokuments können wie folgt gelöscht werden: 1. Öffnen Sie die gewünschte Datei im ScanSnap Organizer Viewer. 2. Wählen Sie die zu löschende Seite. 3. Klicken Sie im [Bearbeiten] Menü auf [Seite löschen], oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die [Seite löschen] Schaltfläche. Die Seite löschen Meldung erscheint. 4. Klicken Sie auf die [Ja] Taste. Die ausgewählte Seite wird gelöscht. 78

83 Seiten verschieben Sie können einzelne Seiten wie folgt verschieben. 1. Öffnen Sie die gewünschte Datei im ScanSnap Organizer Viewer. Vergewissern Sie Sie sich, dass das Seiten-Panel im ScanSnap Organizer Viewer angezeigt wird. Sollte dies nicht der Fall sein, klicken Sie bitte auf die Ansicht umschalten ( ) Schaltfläche in der Symbolleiste, um den Ansichtsmodus entsprechend umzuschalten: Alle anzeigen (Seitenüberblick und Seitenansicht) ( ) Nur die Seitenansicht anzeigen ( ) 2. Wählen Sie im Seiten-Panel die zu verschiebende Seite und ziehen diese dann per Drag&Drop an die gewünschte Stelle im Dokument. Eine blaue Linie erscheint und zeigt Ihnen an, wo die Seite eingefügt wird. Sie können auch mehrere Seiten gleichzeitig verschieben. Die Seite wird verschoben und die Seitenzahl entsprechend aktualisiert. 79

84 Seiten einfügen Führen Sie bitte eine der folgenden Operationen aus, um Seiten einer Datei in eine andere Datei einzufügen: Alle Seiten einer Datei in das Dokument einfügen. Nur bestimmte, einzelne Seiten in das Dokument einfügen. In dieser Sektion wird das Einfügen bestimmter Seiten in das Dokument beschrieben. Für das Einfügen einer gesamten Datei, siehe die ScanSnap Organizer Hilfe für weitere Details. 1. Öffnen Sie die entsprechenden Dateien im ScanSnap Organizer Viewer. Vergewissen Sie sich, dass die Dateien im ScanSnap Organizer Viewer nebeneinander oder übereinander angeordnet angezeigt werden. Anordnen der Dateien Klicken Sie im [Fenster] Menü auf [Anordnen] und wählen dann, wie die Dateien angeordnet werden sollen. Anzeige des Seiten- Panels Kicken Sie bitte auf die Ansicht umschalten ( ) Schaltfläche in der Symbolleiste, um den Ansichtsmodus entsprechend umzuschalten: Seiten-Panel und Seitenansicht, Alle anzeigen( ) Nur die Seitenansicht anzeigen ( ) 80

85 2. Wählen Sie im Seiten-Panel der Quelldatei die Miniaturansicht der zu in eine andere Datei einzufügenden Seite. Verschieben Sie diese dann per Drag&Drop in die gewünschte Position im Seiten-Panel der Zieldatei. Eine blaue Linie erscheint und zeigt Ihnen an, wo die Seite eingefügt wird. Sie können auch mehrere Seiten gleichzeitig verschieben und einfügen. Die verschobene Seite wird kopiert und in die Zieldatei eingefügt. 81

86 3.14. Anzeigen des ScanSnap Einstellungsfensters Dieser Abschnitt beschreibt das Anzeigen des ScanSnap Einstellungsfensters direkt über den ScanSnap Organizer Bildschirm. 1. Klicken Sie auf das "ScanSnap Einstellungen" Symbol in der Symbolleiste. Oder wählen Sie [ScanSnap Einstellungen] aus dem [Extras] Menü. Das "Scannen und Einstellungen speichern" Fenster wird angezeigt. 2. Konfigurieren Sie die Einstellungen wie gewünscht und klicken dann auf die [OK] Taste. Die getroffenen Einstellungen werden gespeichert. Anhängig vom verwendeten ScanSnap Modell kann sich das Dialogfeld vom oben gezeigten unterscheiden. Für Details über die Einstellungen von ScanSnap, siehe das diesem Produkt beigelegte ScanSnap Bedienungshandbuch oder das ScanSnap Upgrade Benutzerhandbuch. 82

87 3.15. Online Update Um die Funktionalität und Qualität von ScanSnap Organizer zu verbessern, arbeiten wir ständig daran Updates zum Herunterladen für Sie bereit zu stellen. ScanSnap Organizer kann automatisch feststellen ob ein neues Update (Update Pack) vorhanden ist und somit sich selbst aktualisieren. Update Packs werden nicht speziell angekündigt. Wir empfehlen Ihnen daher regelmäßig Updates auszuführen um so festzustellen ob neue Update Packs installiert werden können. Wenn Sie den ScanSnap Organizer aktualisieren, folgen Sie bitte der unten angegebenen Verfahrensweise. Für das Aktualisieren ist es erforderlich, dass der Microsoft Internet Explorer installiert ist und Ihr System Zugang zum Internet hat. Sie müssen sich als Benutzer mit Administrator-Rechten anmelden. 1. Wählen Sie im [Hilfe] Menü [Online Update]. Ein Nachrichtenfenster zu ausführen (oder nicht ausführen) des Aktualisierungsvorganges von ScanSnap Organizer erscheint. 2. Klicken Sie auf die [Ja] Taste. 83

88 Ist ein Update verfügbar, erscheint ein Bestätigungsfenster für den Download und die Installation des Programms. Sollte bereits das aktuellste Update installiert sein, erscheint folgende Meldung. Klicken Sie auf die [OK] Taste um diese Nachricht zu schließen. 3. Klicken Sie auf die [Installieren] Taste. Wenn Sie auf die [Information] Taste klicken, öffnet sich der Internet Explorer und Informationen über die aktuellsten Updates für ScanSnap Organizer erscheinen. Die Installation beginnt und der [Willkommen bei InstallShield Wizard für ScanSnap Organizer] erscheint. Folgen Sie zur Installation den Bildschirmanweisungen. 84

89 Anhang 1. Über suchbare PDF-Dateien Anhang 1. Über suchbare PDF-Dateien 1) Was ist eine suchbare PDF-Datei? Wenn ein Dokument gescannt und in Form einer PDF-Datei gespeichert wurde, werden alle Informationen die im Dokument enthalten sind (Bilder, Graphiken, Text ) zusammengefasst als ein einziges Bild ausgegeben. In diesem Fall können Texte (Zeichen) im Dokument nicht gesucht (oder bearbeitet) werden, da diese ein Teil der gesamten Bilddatei darstellen. Um das Bild suchbar zu machen, müssen Sie dieses mit einer OCR (Texterkennung) Software bearbeiten, um die Textinformationen vom Bild zu "lösen" und diese dann wieder als "Text" in das Bild einzubetten. Somit kann das Bild als PDF-Datei mit Textinformationen gespeichert werden. Obwohl solch eine PDF-Datei als "reine" Bilddatei erscheint, wurde diese durch eingebettete Textinformationen suchbar gemacht. Suchbar, da Textinformationen eingebettet wurden. 85