Was Sie bei Ihrer Unternehmensgründung

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1 Was Sie bei Ihrer Unternehmensgründung beachten müssen. Checkliste KOMMERZKUNDEN Service

2 Impressum Eigentümer/Verleger Erste Bank der oesterreichischen Sparkassen AG Graben 21, 1010 Wien Redaktion Norbert Zbornik, Erste Bank, Zielgruppenmarketing Kommerz Für den Inhalt verantwortlich: Dipl.-Kfm. Daniela Bruncic, Erste Bank GründerCenter Wien Konzeption/Gestaltung GESCO Gesellschaft für Unternehmenscommunication GmbH Druck fuka und fischer Hinweis: Unsere Informationen stammen aus verlässlichen Quellen und wurden mit besonderer Sorgfalt zusammengestellt. Die Weitergabe erfolgt jedoch ohne Gewähr. Die personenbezogenen Bezeichnungen gelten für beide Geschlechter. Ausgabe und Stand: November 2004 Alle Rechte vorbehalten.

3 Inhalt Die Checkliste für Ihr Unternehmen 5 1. Die Investitionsplanung 6 2. Der Finanzierungsplan 7 3. Die Planrechnung 8 4. Der Haushaltsfinanzplan Die Liquiditätsplanung Wichtige Unterlagen für Ihre Gründung Informationsblatt Die erste Adresse für Unternehmensgründer: das GO! Gründer Center 15 Seite 3

4 GO! Gründer Offensive Betriebsnachfolge Franchising Unternehmensgründung GO! Gründer Akademie GO! Workshops und Beratertage GO! GründerCenter 4

5 Die Checkliste für Ihr Unternehmen Liebe Unternehmensgründer, liebe Betriebsnachfolger! Die Erste Bank und Sparkassen bieten Ihnen für Ihren erfolgreichen Unternehmensstart eine Reihe von äußerst praktischen Ratgebern an. Eine dieser unverzichtbaren Unterlagen halten Sie nun in Händen: Ihre persönliche Unternehmens-Checkliste! Diese Checkliste soll Ihnen vor allem helfen, Ihre Finanzen von Anfang an übersichtlich zu gestalten. Sie wurde aus der Praxis für die Praxis erstellt und wird Ihnen den nötigen Überblick über Zahlen, Daten und Fakten Ihres zu gründenden Unternehmens verschaffen. Gehen Sie diese Checkliste einfach Punkt für Punkt durch! Sie ermitteln mit ihrer Hilfe die Basisdaten für Ihr Unternehmen und entdecken dabei Aspekte, die Sie vorher vielleicht noch nicht bedacht haben. Die Mitarbeiter der österreichweiten GO! GründerCenter der Erste Bank und Sparkassen unterstützen Sie gerne dabei. Unverzichtbar für einen Finanzcheck Ihres Unternehmens sind: Die Investitionsplanung Der Finanzierungsplan Die Planrechnung Der Haushaltsfinanzplan Die Liquiditätsplanung Wichtige Gründungsunterlagen All das finden Sie in dieser nützlichen Checkliste! Für individuelle Fragen stehen Ihnen die Teams in Ihren GO! GründerCentern der Erste Bank und Sparkassen gerne zur Verfügung. Die genaue Adresse des GO! GründerCenters in Ihrer Nähe erhalten Sie bei Ihrem Kundenbetreuer sowie unter Das Internet-Portal bietet Ihnen zusätzliche Infos und Tipps für Ihre Gründung: Hier erfahren Sie auch alles über die GO! Gründer Offensive, Österreichs größte Gründer-Initiative. Nehmen Sie teil an der GO! Gründer Akademie, den GO! Workshops sowie Beratertagen und holen Sie sich Expertenwissen in den österreichweiten GO! GründerCentern. Die Erste Bank und Sparkassen lassen Sie bei Ihrer Gründung nicht im Stich! Ihre Erste Bank und Sparkassen Tipp Die Daten Ihrer Checkliste fließen auch in Ihren Businessplan ein. Die Broschüre Der Businessplan lebt! hilft Ihnen, dieses wichtigste Darstellungsinstrument Ihres Unternehmens optimal zu gestalten. Sie liegt in Ihrem GO! GründerCenter für Sie bereit! 5

6 1. Die Investitionsplanung Kaum eine Unternehmensgründung kommt ohne Anfangsinvestitionen aus. Daher sollten Sie sich frühzeitig überlegen, welche Mittel Sie wofür benötigen, um ab dem Tag der Gründung richtig durchstarten zu können. Die gängigsten Investitionsarten: Ankauf einer Betriebsliegenschaft (Kaufpreis, Nebenkosten, Maklergebüren, Vertragskosten etc.) Bauliche Investitionen (Errichtung eines Gebäudes, Adaptierung von betrieblichen Räumlichkeiten) Ablöse, Kaution, Provision etc. bei Miet- oder Pachtobjekten Ankauf von Maschinen und Werkzeugen Büroeinrichtung, EDV-Equipment, Kommunikationssysteme etc. Warenerstausstattung Ankauf eines betrieblichen Kfz (Pkw, Kombi, Lkw, Bus etc.) Marketingkampagne im Zuge der Gründung (Erstellung einer Homepage, Briefpapier, Visitenkarten, Werbemaßnahmen etc.) Sonstige Investitionen Summe der Investitionskosten Vergessen Sie bei Ihrer Investitionsplanung nicht auf einen etwaigen Betriebsmittelbedarf. Er errechnet sich aus dem laufenden Geschäfts- und Zahlungsverkehr, wenn zb am Monatsende so genannte Spitzen auftauchen, dh. Ihre betrieblichen Zahlungen Ihre betrieblichen Einzahlungen übersteigen (zur Ermittlung des Betriebsmittelbedarfes siehe Punkt 4). Diese können mittels eines Betriebsmittelkredites ausgeglichen werden. Damit sind Sie in Ihrem laufenden Geschäft stets liquide. Höhe des Betriebsmittelbedarfes 6

7 2. Der Finanzierungsplan Gibt die Investitionsplanung Auskunft über die Mittelverwendung, geht es bei Ihrer Finanzierungsplanung um die Mittelherkunft. Wie werden die unter Punkt 1 ermittelten Investitionskosten finanziert? Eigenkapital Höhe der vorhandenen Eigenmittel (Sparguthaben, Wertpapiere etc.) In die Firma einzubringende Gegenstände (Zeitwert) Eigenkapital durch Beteiligung von Familienmitgliedern, Freunden, Partnern1) Eigenkapital durch Venture-Capital Summe Eigenkapital Zum Thema Eigenkapital siehe auch Punkt 6 Fremdkapital Höhe des gewünschten Investitionskredites Höhe des gewünschten Betriebsmittelkredites Leasingfähige Investitionen (zb Kfz, Einrichtungsgegenstände, Gebäude etc.) Finanzierung durch Lieferanten (dh. Sie kaufen ein Wirtschaftsgut und zahlen es erst später oder in Raten)2) Finanzierung durch Kundenanzahlung (wenn Sie bei Auftragserteilung einen Teil der Rechnung im Voraus erhalten und damit zb Werkzeuge, Materialien etc. finanzieren können) Summe Fremdkapital 1) Nutzen Sie eventuelle Fördermöglichkeiten bei Bereitstellung von Eigenkapital (zb Eigenkapitalgarantie der Austria Wirtschaftsservice GmbH). 2) Hier lohnt es sich in jedem Fall nachzurechnen, dh. die Kosten der verschiedenen Finanzierungsformen gegenüber zu stellen. 7

8 3. Die Planrechnung Die Planrechnung ist ein unverzichtbarer Teil Ihrer Gründungsplanung. Sie ist eine vorweggenommene bzw. prognostizierte Einnahmen/Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung). Der Einfachheit halber wird von einer E/A- Rechnung ausgegangen, da dies die häufigste Form der Aufzeichnung bei Existenzgründern ist. Im günstigsten Falle entspricht die von Ihnen erstellte Planrechnung am Ende Ihres ersten Wirtschaftsjahres der Einnahmen/Ausgaben-Rechnung, die Sie dem Finanzamt vorlegen. Alle Angaben in und netto, dh. ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer. Schema für Ihre Planrechnung für das erste Wirtschaftsjahr: + Umsatzerlöse +/ Bestandsveränderung + Aktivierte Eigenleistungen Betriebsleistung Aufwendungen für Material und bezogene Leistungen (Handelswareneinsatz) Personalaufwand Abschreibungen Mietaufwand, Pachtaufwand Leasingaufwand Marketingaufwand Sonstige betriebliche Aufwendungen Betriebsergebnis + Zinserträge/ Zinsaufwendungen Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit +/ außerordentliche Erträge/Aufwendungen Steuern vom Einkommen und vom Ertrag Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag 8

9 Erläuterungen zu Ihrer Planrechnung: Umsatzerlöse: Wie setzen sie sich zusammen? ZB: Menge x Preis x Zeiteinheit. Im Falle mehrerer Einkommensquellen bitte einzeln anführen (zb Umsätze aus Handel und Produktion). Bestandsveränderung: Sie ergeben sich aus der Differenz der Anfangs- und Endbestände an unfertigen und fertigen Erzeugnissen sowie noch nicht abrechenbaren Leistungen. Aktivierte Eigenleistungen: ZB selbst erstellte Anlagen oder Reparaturkosten zu den Herstellkosten Personalaufwand: Es handelt sich dabei um die Summe der Löhne und Gehälter aller Ihrer Mitarbeiter inklusive Lohnnebenkosten. Als ungefähre Orientierungshilfe gilt: monatliches Bruttogehalt x 14 x 1,3 x Anzahl der Mitarbeiter. Achtung! Seit gilt eine neue Abfertigungsregelung, dh. 1,53 % der Bruttolohnsumme müssen an eine Mitarbeitervorsorgekasse abgeführt werden. Berücksichtigen Sie das auch in Ihrer Planrechnung. Führen Sie ein Einzelunternehmen, so können Sie auch Ihre Sozialversicherungsbeiträge als Unternehmer als betrieblichen Aufwand geltend machen. Unter Sonstige betriebliche Aufwendungen fallen zb: Steuern und Gebühren (keine Einkommens- und Ertragssteuern) Provisionen, Lizenzen, Patentgebühren, Instandhaltung, Beratungskosten, Telefongebühren, Postgebühren, Büromaterial, Druckkosten, Versicherungen, Fahrt- und Reisespesen, Ausbildungskosten, Fachliteratur, Kfz-Kosten, Forderungsausfälle Außerordentliche Erträge bzw. Aufwendungen sind alle Posten, die außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit anfallen wie zb außergewöhnliche Schadensfälle. 9

10 4. Der Haushaltsfinanzplan Da Sie als Unternehmer kein regelmäßiges Gehalt mehr beziehen, können Sie sich anhand Ihrer Planrechnung (siehe hierzu Punkt 3) errechnen, was Sie dem Unternehmen für Ihre privaten Lebenshaltungskosten entnehmen können. Wenn Sie jenen Betrag, den Sie in Ihrer Planrechnung als Jahresüberschuss errechnet haben durch 12 (Monate) dividieren, wissen Sie, wie viel Sie im Monat verdienen werden. Dafür ist es auch wichtig, über die privaten Lebenshaltungskosten Bescheid zu wissen, denn auch in Ihrer privaten Sphäre geht nach der Unternehmensgründung das Leben weiter, mit all den dazugehörigen Rechnungen. Haushaltsfinanzplan, private Kosten pro Monat: Wohnkosten Miete, Betriebskosten Gas/Strom, Heizung Telefon, Handy ORF/Telekabel/Internet Haushalts-/Eigenheimversicherung Grundbesitzabgaben, Wasser, Müll Kfz-Kosten/sonstige Verkehrsmittel Leasing-/Kreditrate Treibstoff Kfz-Versicherung Garage Kfz-Instandhaltung Öffentliche Verkehrsmittel Persönliche Vorsorge Lebensversicherung Unfall-/Krankenversicherung Sonstige Sonstige Verpflichtungen Bestehende Kredit-/Darlehensraten Leasingrate privat Alimente Versandhaus 10

11 Sparen Bausparen Sonstige Sparformen Lebenshaltungskosten Haushalt Bekleidung, Freizeit, Sport, Hobby Schule, Taschengeld Sonstiges Monatliche Gesamtausgaben Jetziges (bisheriges) Einkommen (netto) Einkommen aus AMS-Bezug (Höhe, Dauer) Gesamtausgaben = Verfügbares Einkommen (netto) + Einkommen des Partners (netto) = Verfügbares Haushaltseinkommen (netto) Es ist sinnvoll, in Ihrer Planung auch Ihre Vermögenswerte zu berücksichtigen. Sie stellen eine stille Reserve dar, auf die Sie im Notfall zurückgreifen können. Vermögenswerte können auch als Sicherstellung für eine Finanzierung dienen (siehe hierzu Punkt 6) Vermögenswerte Liegenschaften (Verkehrswert) Eigentumswohnung (Verkehrswert) Sparbücher (Guthaben) Bausparen (Guthaben, Laufzeit) Wertpapiere (Kurswert) Lebensversicherung (Rückkaufswert) Sonstige Werte 11

12 5. Die Liquiditätsplanung Bei der Liquiditätsplanung geht es darum, Ihre Zahlungseingänge Ihren Zahlungsausgängen gegenüberzustellen. Man kann es sich wie die Bewegungen auf einem Konto vorstellen. An dieser Berechnung orientiert sich auch der Betriebsmittelbedarf (siehe Punkt 1). Es sollte nie der Umstand eintreten, dass Sie plötzlich zahlungsunfähig sind. Daher ist eine entsprechende Planung und Kontrolle gerade am Anfang notwendig. Es empfiehlt sich, diese Rechnung regelmäßig und monatlich anzustellen: Vereinfachte Darstellung einer Liquiditätsplanung: 1. Zahlungsmittel-Anfangsbestand 2. Geplante Einzahlungen aus Umsätzen (inkl. USt) aus Kreditzusagen aus privaten Einlagen Sonstige Einzahlungen Summe der Einzahlungen 3. Geplante Auszahlungen Auszahlungswirksame Kosten (in der Regel Fixkosten wie Mieten, Gehälter etc.) Auszahlungen für Investitionen (inkl. USt) Auszahlungen für Material Sonstige variable Kosten Zahlungen an das Finanzamt (zb Einkommens- oder Umsatzsteuervorauszahlungen) Sozialversicherungsbeiträge Zinszahlungen, Bankspesen Kapitaltilgungen Privatentnahmen Sonstige Zahlungen (inkl. USt) Summe der Auszahlungen Über- bzw. Unterdeckung Deckung des Fehlbetrages durch Betriebsmittelkredit durch Privateinlagen Sonstiges Verwendung des Überschusses 12

13 6. Wichtige Unterlagen für Ihre Gründung Für Ihre Unternehmensgründung und für individuelle Finanzierungsgespräche sind die nachfolgend beschriebenen Unterlagen unverzichtbar! Zu jedem Punkt finden Sie nützliche Tipps. Konzept bzw. Businessplan Ihr Businessplan muss nicht unbedingt ein dickes Schriftstück sein nicht der Umfang, sondern die plausible Darstellung Ihres Unternehmens zählt! Was haben Sie vor? Wie sieht das Konzept aus? Was hat Ihr Unternehmen, was andere nicht haben? Die Broschüre Der Businessplan lebt! hilft Ihnen bei der Gestaltung. Sie liegt in Ihrem GO! GründerCenter und bei Ihrem Kundenbetreuer für Sie auf. Lebenslauf Für eine in sich runde Unternehmensdarstellung ist der Lebenslauf von Bedeutung. Anhand des Lebenslaufes kann man die biographische Entwicklung bis zur Unternehmensgründung nachvollziehen. Wenn Sie in dem Bereich, in dem Sie sich selbständig machen wollen, über keine praktischen Erfahrungen verfügen, wird eine Umsetzung des Konzeptes nicht leicht sein. Mitbewerber mit guten Branchenkenntnissen haben hier Marktvorteile. Information über Eigenkapital Je höher Ihr Eigenkapitalanteil bei der Gründung ist, umso unabhängiger ist Ihr Unternehmen. Optimal ist eine Eigenmittelausstattung in Höhe von 30 % der Investitionskosten. Erste Anlaufschwierigkeiten können Sie damit auch ohne zusätzliche Kreditmittel finanzieren. Bei der Gründung sollten für ein optimales Finanzierungspaket alle Vermögenswerte offen gelegt werden (siehe hierzu auch Punkt 2 und 4). Sicherheiten Sicherheiten im Kreditgeschäft dienen dazu, das Kreditrisiko zwischen Unternehmer und Kreditinstitut zu teilen. Sicherheiten lassen sich unterteilen in persönliche Sicherheiten (Mitkreditnehmer, Mitkreditschuldner, Bürgschaft und Garantien) und in dingliche Sicherheiten (Pfandrechte, Zession, Eigentumsvorbehalt) und Vermögenswerte (siehe hierzu Punkt 2 und 4). 13

14 7. Informationsblatt Gerade in der Phase der Unternehmensgründung ist Ihre Zeit besonders kostbar, da viele Dinge zu erledigen sind. Je vollständiger die Checkliste von Ihnen ausgefüllt ist, umso effektiver kann zb Ihr Finanzierungsgespräch sein. Das ausgefüllte Datenblatt hilft uns, mehr über Sie als potenziellen Kunden zu erfahren und Ihre Jungunternehmereigenschaften zb für Förderungen zu prüfen. Allgemeines Titel: Vorname, Familienname: Geburtsdatum: Privatadresse: Tel.Nr.: , Homepage: Familienstand: Anzahl der Kinder: Informationen über die Selbständigkeit Sie waren schon einmal selbständig Ja Nein Wenn ja, wann und wie lange? Wann soll Ihr neu gegründetes Unternehmen eröffnet werden? Staatsbürgerschaft: Unterlagen für Ihr Bankgespräch Konzept/Businessplan Planrechnung Investitionskostenaufstellung/Betriebsmittelbedarf Lebenslauf Aufstellung private Lebenskosten (Haushaltsfinanzplan) 14

15 8. Die erste Adresse für Unternehmensgründer: das GO! GründerCenter Starten Sie Ihr Unternehmen in einem der österreichweiten GO! GründerCenter der Erste Bank und Sparkassen. Hier stehen Ihnen unsere Spezialisten für all Ihre Fragen und Wünsche persönlich zur Verfügung. Es ist auch Ihre Schnittstelle zu Universitäten, Innovationscentern, Interessenvertretungen, Unternehmensberatern, Juristen und weiteren Experten sowie zu anderen Gründern. Ihre Vorteile im GO! GründerCenter: Top-Beratung, die speziell auf Ihre Branche und Anforderungen abgestimmt ist durch gebündeltes Know-how eine Anlaufstelle für alle Gründer-Fragen (zb Finanzierung, Förderung, Marketing, Strategien, Risiken etc.) Zugang zum GO! Netzwerk: wertvolles Networking und wichtiger Informationsvorsprung Die genaue Adresse des GO! GründerCenters in Ihrer Nähe erhalten Sie bei Ihrem Kundenbetreuer sowie unter 15?

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