Anleitung für die Eingabe der Bestandserhebung online

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1 Anleitung für die Eingabe der Bestandserhebung online 1. Login - der Weg ins Vereinsportal Ihre Kontaktdaten und Bankverbindung Menüpunkt: Ihr Vorstand Die Meldedaten Mitgliederzahlen Statistik Lizenz-Bezuschussungen Vereinsatlas-Pflege Oft gestellte Fragen oder eventuelle Probleme Ich finde die entsprechende Vorstandsposition nicht Geschäftsführer / Schriftführer Es ist keine Geschäftsstelle hinterlegt Ich kann einen Funktionär nicht löschen, da er die Korrespondenzadresse des Vereins ist Unser Verein ist Mitglied in einem Fachverband, der nicht aufgeführt ist Ich kann die Bestandserhebung nicht abschließen Die Schaltfläche Abschließen ist nicht aktiviert Was tun, wir haben Mitglieder, die in mehreren Abteilungen zugleich Mitglied sind Mein Übungsleiter hat eine Lizenz in einem anderen Sportbund erworben Ich habe Probleme beim Ausdruck des Lizenzantrags Richtlinien zur jährlichen Bestandsmeldung der Vereine Sportbund Rheinhessen Seite 1 von 16 Seiten Stand

2 L Sportbund Rheinhessen Seite 2 von 16 Seiten Stand

3 Login Ihr Weg ins Vereinsportal 1. Login - der Weg ins Vereinsportal Öffnen Sie in Ihrem Internetzugriffsprogramm die Adresse. Gehen Sie nun auf und suchen den Eintrag: aus. Weiter mit Hier geben Sie nun die Login-Daten aus unserem Schreiben ein. Sie sind nun im Vereinsportal Bearbeiten Sie bitte die Punkte in dieser Reihenfolge 1. Ihr Verein 2. Ihr Vorstand 3. Ihre Mitgliederzahlen 4. Lizenzbezuschussungen Sportbund Rheinhessen Seite 3 von 16 Seiten Stand

4 Ihre Kontaktdaten und Bankverbindung 2. Ihre Kontaktdaten und Bankverbindung A. Menüpunkt Ihr Verein Diese Punkte bitte prüfen: A. Änderungen, die wir für Sie erledigen müssen. Diese Änderungen benötigen wir zu Ihrer Sicherheit in Schriftform, die Sie bitte an: oder per Post an Sportbund Rheinhessen, Rheinallee 1, Mainz: 1. Vereinsname (1) Stimmt der Vereinsname oder hat sich der Vereinsname geändert? 2. Sitz (2) Ist der angegebene Sitz des Vereins korrekt? 3. Eingetragener Verein (3) Ist Ihr Verein ein eingetragener Verein? 4. Jugendordnung (4) Sportbund Rheinhessen Seite 4 von 16 Seiten Stand

5 Ihre Kontaktdaten und Bankverbindung Hat Ihr Verein eine Jugendordnung? Dieser Punkt ist besonders wichtig, falls Sie Zuschüsse für den Jugendleiter beantragen möchten. 5. Kontoinformationen (5) Stimmt Ihre Bankverbindung oder hat sie sich geändert (z. B. Bankfusion). Dieser Punkt ist besonders für die Auszahlung von Zuschüssen, aber auch für die Zahlung der Beitragsrechnungen, wichtig. B. Änderungen, die Sie selbst vornehmen können (6) 1. -Adresse Hier bitten wir Sie die Haupt- -Adresse Ihres Vereins einzutragen, damit wir aus Kosten- und Zeitgründen mit Ihnen kommunizieren können. 2. Korrespondenzadresse (7) Schauen Sie bitte hier, ob die Adresse Ihres Ansprechpartners/Postempfängers für den Sportbund noch stimmt. Über die Schaltfläche können Sie die Geschäftsstelle Ihres Vereins auswählen oder eines Ihrer Vorstandsmitglieder. Die Adresse ändern können Sie im Menü Ihr Vorstand". 3. Bestandsmeldung drucken (8) Hierhin kehren Sie zurück, wenn Sie die Mitgliederzahlen vollständig eingegeben haben um den Beleg für Ihre Unterlagen auszudrucken. Sportbund Rheinhessen Seite 5 von 16 Seiten Stand

6 Ihr Vorstand 3. Menüpunkt: Ihr Vorstand 1. Prüfen der Vorstandsfunktionäre Sind alle Positionen korrekt besetzt? Fehlt ein Funktionär oder ist er nicht mehr im Amt? 2. Adressen der Funktionäre prüfen Klicken Sie den Funktionär an, bei Zur Person sehen Sie die Adressdaten der Person. Bitte prüfen Sie diese. 3. Korrigieren einer Funktionärsadresse (2) Nach der Auswahl des Funktionärs, wie oben beschrieben, erscheint unten auf der Seite die Schaltfläche Betätigen Sie diese und nehmen die Änderungen vor. Bestätigen die Änderung mit OK. 4. Einen Funktionär/Person aus dem Vorstand löschen Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche. 5. Neuer Vorstand, neue Funktionäre Falls Sie neue Vorstandsmitglieder gewählt haben, so müssen Sie zunächst den Funktionär löschen. Klicken Sie dann erneut auf die Vorstandsposition, die Sie ergänzen möchten und wählen Sie den Eintrag aus. 6. Bestätigen Sie immer alle Funktionäre! (1) Alle Funktionäre müssen nach der Beendigung der Bearbeitung mit markiert sein. Auch wenn ein Amt nicht besetzt ist bestätigen Sie diese Funktion! Sportbund Rheinhessen Seite 6 von 16 Seiten Stand

7 Ihre Meldedaten 4. Die Meldedaten Mitgliederzahlen Statistik 1. Mitgliedsbeitrag (1) Prüfen Sie bitte Ihren Mitgliedsbeitrag und ändern Ihn ggf. Anzugeben sind hier nur die Regelbeiträge der ordentlichen Mitglieder. Etwaige Sonderbeiträge werden nicht abgefragt. 2. Mitgliederzahlen eingeben (2) Geben Sie im umrandeten Bereich die Mitgliederzahlen ein. Der Fachverband Gesamt muss auch befüllt werden! Achtung! Ab diesem Jahr (2015) hat sich die Zuordnung der Mitglieder geändert. Beachten Sie hierzu unsere Erläuterung im Anhang! 3. Abschließen der Bestandserhebung Wichtig! (4) Sind alle Eingaben richtig, schließen Sie die Bestandserhebung ab. 4. Fachverbände Hier erfahren Sie bei welchen Fachverbänden Sie Mitglied sind. 5. Ausdrucken der Bestandserhebung (5) Sportbund Rheinhessen Seite 7 von 16 Seiten Stand

8 Ihre Meldedaten Drucken Sie sich für Ihre Unterlagen eine Kopie Ihrer Angaben aus. Tipp: Speichern Sie gelegentlich Ihre Daten mit Druck auf (3) Sportbund Rheinhessen Seite 8 von 16 Seiten Stand

9 Lizenzbezuschussung 5. Lizenz-Bezuschussungen Sie sind nun im Fenster für den Jahressammelantrag. Hier gehen Sie wie folgt vor: A. Jahressammelantrag bzw. Vereinsmanagerantrag vorbereiten 1. Hat Ihr Verein nur nebenamtliche Übungsleiter oder Vereinsmanager, so wählen Sie in der Drop-Down-Liste (1) den entsprechenden Eintrag aus. 2. Prüfen Sie, ob alle Übungsleiter bzw. Vereinsmanager eingetragen sind und bestätigen Sie diese, indem Sie die Häkchen (2) aktivieren. 3. Ist ein Übungsleiter nicht in Ihrem Verein tätig, so können Sie diesen mit Klick auf (3) löschen. 4. Hat Ihr Verein mehr als fünf Übungsleiter oder Vereinsmanager, so können Sie diese auf der nächsten Seite (4) abrufen. B. Neuen Übungsleiter bzw. Vereinsmanager hinzufügen 1. Möchten Sie einen neuen Übungsleiter oder Vereinsmanager hinzufügen, klicken Sie auf (5). und füllen Sie alle mit markierten Felder aus. Für die Eingabe benötigen Sie, neben dem Namen des Übungsleiters bzw. des Vereinsmanagers, auch das Geburtsdatum und die Lizenznummer. Sollte Ihnen diese nicht vorliegen, so setzen Sie sich bitte mit Frau Sportbund Rheinhessen Seite 9 von 16 Seiten Stand

10 Lizenzbezuschussung Petra Bastian (Telefon: , in Verbindung. C. Adressänderung Übungsleiter bzw. Vereinsmanager 1. Hat sich die Adresse Ihres Übungsleiters bzw. des Vereinsmanagers geändert, so fahren Sie mit der Maus über den Eintrag des jeweiligen Übungsleiters bzw. Vereinsmanagers und markieren diesen durch einen Klick, danach drücken Sie auf die Schaltfläche und nehmen die notwendigen Änderungen vor. Beenden Sie die Eingabe mit (6). D. Jahressammelantrag bzw. Vereinsmanagerantrag abschließen und ausdrucken 1. Sind alle Einträge erledigt, kehren Sie auf diese Seite zurück und schließen Ihre Eingaben mit (7) ab und drucken Sie den Antrag aus. Senden Sie diesen, wenn alle Übungsleiter unterschrieben haben, an: Sportbund Rheinhessen z. Hd. Frau Petra Bastian Rheinallee Mainz Einsendefrist: Achtung: Falls beim Druck des Antrags dieser als leeres Blatt erscheint. Siehe Punkt Vereinsatlas-Pflege Dieser Bereich wird derzeit bearbeitet. Sportbund Rheinhessen Seite 10 von 16 Seiten Stand

11 Oft gestellte Fragen oder eventuelle Probleme 7. Oft gestellte Fragen oder eventuelle Probleme 1. Ich finde die entsprechende Vorstandsposition nicht. Dies hat datenbanktechnische Gründe. Wir mussten uns auf sieben Funktionen beschränken. Falls Sie diese Funktion nicht finden, z. B. weil Sie die Position des 1. Vorsitzenden auf mehrere Schultern verteilt haben so tragen Sie hier immer die Person ein, der die Funktion der Vorstandsfunktion in unserer Datenbank am nächsten kommt. 2. Geschäftsführer / Schriftführer Für die Position des Schriftführers haben wir die Position des Geschäftsführers vorgesehen, falls Sie keinen Geschäftsführer haben. 3. Es ist keine Geschäftsstelle hinterlegt. Bitte nehmen Sie Kontakt mit Frau Windecker vom Sportbund Rheinhessen auf (Telefon oder per m.windecker@sportbund-rheinhessen.de), die Geschäftsstellenadresse muss vom Sportbund Rheinhessen eingerichtet werden. 4. Ich kann einen Funktionär nicht löschen, da er die Korrespondenzadresse des Vereins ist. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Gehen Sie zurück zum Menüpunkt Ihr Verein und suchen Sie in den Einträgen einen anderen Korrespondenzpartner aus. Diesen ändern Sie nach dem Neuanlegen des neuen Korrespondenzpartners wieder. 2. Nun können Sie zurück zu Ihr Vorstand und die entsprechende Änderung/Löschung/Neuanlage vornehmen. 3. Gehen Sie nochmals zum Menüpunkt Ihr Verein und suchen den aktuellen Ansprechpartner aus. 5. Unser Verein ist Mitglied in einem Fachverband, der nicht aufgeführt ist. Bitte nehmen Sie Kontakt mit Frau Windecker vom Sportbund Rheinhessen auf (Telefon oder per m.windecker@sportbund-rheinhessen.de), ein weiterer Fachverband muss von der Geschäftsstelle des Sportbund Rheinhessen eingerichtet werden. 6. Ich kann die Bestandserhebung nicht abschließen. A. Sind alle Vorstandspositionen bestätigt worden, auch die Positionen, die keinen Eintrag enthalten? Gehen Sie zurück auf und drücken die Schaltfläche B. Zu wenig Mitglieder gemeldet bei den Fachverbänden. Sportbund Rheinhessen Seite 11 von 16 Seiten Stand

12 Oft gestellte Fragen oder eventuelle Probleme Sie erhalten eine Warnung, dass nicht alle Mitglieder den Fachverbänden zugeordnet wurden. Es müssen genauso viele Mitglieder in einer Altersklasse in der Addition der einzelnen Fachverbände gemeldet sein, wie Mitglieder Gesamt in der jeweiligen Altersklasse. Bei zu wenig in den Fachverbänden gemeldeten Mitgliedern werden Sie gefragt, ob diese dem Fachverband Sonstige zugeordnet werden sollen. Sind Sie damit einverstanden tragen Sie die verbleibenden Mitglieder unter dem Fachverband Sonstige ein. Bitte entnehmen Sie dazu die Informationen aus dem Merkblatt Richtlinien zur jährlichen Bestandsmeldung der Vereine. C. Zuviel Mitglieder in den Fachverbänden gemeldet. Sie erhalten diese oder eine ähnliche Warnung (siehe Bild): A. Eine Mitgliederzahl in einer Alters-Geschlechtsklasse überschreitet die max. mögliche Anzahl in Gesamt der Alters-Geschlechtsklasse. Hier bitte beide Klassen prüfen und die Änderung in der jeweilig fehlerhaften Klasse machen B. Es sind zu viel Mitglieder in der Addition der Fachverbände. Sie erhalten eine Warnung, diese Warnung erhalten Sie, weil Sie dieselben Mitglieder zwei oder mehreren Fachverbänden zugordnet haben. Sportbund Rheinhessen Seite 12 von 16 Seiten Stand

13 Oft gestellte Fragen oder eventuelle Probleme Hier verfahren Sie wie in Punkt 7.5 dieser Anleitung. 7. Die Schaltfläche Abschließen ist nicht aktiviert. Die Schaltfläche Meldung erhalten. ist deaktiviert, Sie haben diese Bitte tragen Sie unter Ihr Verein die -Adresse Ihres Vereins ein. 8. Was tun, wir haben Mitglieder, die in mehreren Abteilungen zugleich Mitglied sind. Wir empfehlen in diesem Fall die Mitglieder nach ihrer Lieblingssportart, Wettkampfsportart, Ursprungssportart bzw. der Sportart, welche Sie am häufigsten bzw. am regelmäßigsten wahrnehmen zuzuordnen. Falls dies nicht möglich ist, können die verbleibenden Mitglieder anteilig auf die einzelnen Abteilungen umgerechnet werden. 9. Mein Übungsleiter hat eine Lizenz in einem anderen Sportbund erworben. Setzen Sie sich bitte mit Frau Petra Bastian, Tel.: , in Verbindung. Sportbund Rheinhessen Seite 13 von 16 Seiten Stand

14 Oft gestellte Fragen oder eventuelle Probleme 10. Ich habe Probleme beim Ausdruck des Lizenzantrags. Achtung: Möglicherweise könnte es ein technisches Problem beim Ausdruck des Antrags geben wenn Sie mit Firefox arbeiten. Falls dies passiert haben Sie diese Möglichkeiten: Versuchen Sie den Ausdruck zu erstellen indem Sie mit dem Internetexplorer sich im Vereinsportal einloggen und aufrufen. Aktualisieren Sie den Firefox auf die aktuelle Version Starten Sie Firefox, gehen Sie auf dann auf und weiter auf Nun Suchen Sie im Fenster den Eintrag aus. In der dazugehörigen Listbox wählen sie den Eintrag aus. Sportbund Rheinhessen Seite 14 von 16 Seiten Stand

15 Wichtig Änderungen Bestanderhebung 8. Richtlinien zur jährlichen Bestandsmeldung der Vereine Ausgehend von den Beschlüssen der Mitgliederversammlungen des Deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB) wurden Empfehlungen ausgearbeitet, die die drei Sportbünde und der Landessportbund in Rheinland-Pfalz so weit wie möglich umgesetzt haben. Im Rahmen Ihrer Mitgliederversammlungen im Jahre 2014 haben sie dazu gleichlautende Beschlüsse gefasst. Folgende Regeln zur Bestandserhebung gelten ab 2015 im Sinne der Meldeehrlichkeit und der Stärkung der Solidarität unter den beteiligten Sportorganisationen in Rheinland-Pfalz: 1. Meldung der Gesamtmitgliederzahlen der Vereine (A-Zahlen). Hier sind alle Vereinsmitglieder, egal ob aktiv oder passiv, nach Altersgruppen und Geschlecht getrennt zu melden. 2. Meldung der Mitgliederzahlen bei den angelegten Fachverbänden (B- Zahlen). Hier sind alle Vereinsmitglieder dem Fachverband zuzuordnen, dessen Sportart sie betreiben. Dazu ist zu beachten: a) Mitglieder können nur in einem Fachverband gemeldet werden, in dem der Verein Mitglied ist. b) Hilfe, zu welchem Fachverband zu melden ist, bietet eine Sportartenliste, die auf der Internetseite des Sportbundes eingesehen werden kann. ( c) Wird ein vom Verein gewünschter Fachverband im Meldeformular nicht angeboten, liegt dies daran, dass der Verein bislang noch nicht Mitglied in diesem Verband ist. Wenn ein Verein in einem Fachverband noch kein Mitglied ist, dessen Sportart seine Mitglieder betreiben, wird empfohlen, Mitglied dieses Fachverbandes zu werden. (Mit allen Rechten und Pflichten.) Dies ist die Grundlage des solidarischen Finanzierungsmodells des rheinland-pfälzischen Sports. d) Grundsätzlich wird jedes Mitglied nur einem Fachverband zugeordnet. Sollte eine solche Zuordnung schwer sein, weil ein Mitglied mehrere Sportarten betreibt oder betrieben hat, so können folgende Hilfskriterien helfen: Welche Sportart wird oder wurde wettkampfmäßig betrieben? Welche Sportart wird am häufigsten bzw. am regelmäßigsten betrieben? Welcher Sportart fühlt sich das Mitglied, die Sportgruppe oder der Verein am meisten zugehörig? In begründeten Ausnahmefällen ist nach Rücksprache mit der Geschäftsstelle des Sportbundes Rheinhessen eine doppelte Zuordnung möglich. e) Hilfskriterien für die Zuordnung von Mitgliedern, die keine Sportart regelmäßig oder eindeutig betreiben: Welche Sportart betreibt das Mitglied am ehesten? Sportbund Rheinhessen Seite 15 von 16 Seiten Stand

16 Wichtig Änderungen Bestanderhebung Welche Sportart hat das Mitglied früher betrieben bzw. zuletzt betrieben? Zu welcher Sportart fühlt sich das Mitglied oder die Gruppe, der das Mitglied angehört oder auch der Verein insgesamt zugehörig? Wenn keines dieser Kriterien eine Zuordnung ermöglicht hat, ist das Mitglied in der Zeile Sonstige einzutragen. 3. Für diese unter Sonstige von den Vereinen gemeldeten Mitglieder wird vom Sportbund Rheinhessen ein Anstattbeitrag von 0,50 pro Mitglied erhoben. Die von den Vereinen entrichteten Anstattbeiträge fließen weiter an die Fachverbände des Sportbundes Rheinhessen. 4. Der Verein selbst ist für seine Meldung verantwortlich und ordnet seine Mitglieder zu. 5. Im Rahmen von stichprobenartigen Vereinsprüfungen erfolgt u.a. die Prüfung der Meldedaten. Bei Zuwiderhandlungen sind Sanktionen möglich. Die Meldeehrlichkeit ist als stabilisierender Faktor im solidarischen System der Vereine, der Fachverbände und der Sportbünde ein wichtiges Element. Sportbund Rheinhessen Seite 16 von 16 Seiten Stand