Konzernrichtlinie Sponsoring, Spenden und Werbung

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1 Konzernrichtlinie Sponsoring, Spenden und Werbung Integrität ist die Basis unseres Geschäfts. ehrlich. fair. transparent. 2. April 2012 öffentlich

2 Inhalt Präambel Definition und Regelungsbedarf Sponsoring, Spenden und Werbung Sponsoring Spenden Werbung Regelungsprozess Gültigkeit und Kommunikation Fragen und Hinweise zu dieser Richtlinie Historie... 7 Für den Inhalt verantwortlich: Martin Walter Director Group Compliance Telekom Austria AG Lassallestraße 9, 1020 Vienna Mobil: Festnetz: martin.walter@telekomaustria.com

3 Präambel Integrität ist die Basis unseres Geschäfts. ehrlich.fair.transparent. Wir wissen, dass es nicht allein darauf ankommt die geschäftlichen Ziele zu erreichen, sondern auch darauf, WIE wir sie erreichen. Unsere Kunden, unsere Geschäftspartner, unsere Aktionäre, unsere Fremdkapitalgeber, die Öffentlichkeit und nicht zuletzt wir als Mitarbeiter erwarten, dass wir alle uns in unseren Geschäftsbeziehungen integer verhalten. Mit anderen Worten: ehrlich.fair.transparent. Um dies zu unterstützen, gibt es zwei sich ergänzende Ansätze. Zum Einen geben wir uns klare Regeln: was ist erlaubt, aber auch, was ist nicht erlaubt. Wir halten uns selbstverständlich an die gesetzlichen Vorschriften und an unsere internen Regelwerke, also den Code of Conduct und die beschlossenen Richtlinien. Unser Code of Conduct ist die zentrale Verhaltensrichtlinie der Telekom Austria Group. In ihm sind die wichtigsten und für das Management und alle Mitarbeiter gültigen Hinweise und Regelungen zusammengefasst. Richtlinien geben uns detaillierte und konkrete Hilfestellung, wie wir uns in wichtigen Bereichen des Geschäftslebens im Tagesgeschäft verhalten sollen. Der zweite Ansatz ergänzt die Regeln. Jeder weiß, dass es nicht für jede Entscheidungssituation eine vorher aufgestellte Regel geben kann. Aber wie verhalten wir uns in nicht vorab geregelten Fällen? Die Antwort: ethisch und integer, also ehrlich.fair.transparent.! Um dies zur Selbstverständlichkeit werden zu lassen, ist Integrität in die Werte der Telekom Austria Group aufgenommen worden und findet Berücksichtigung in den personalpolitischen Instrumenten. Integrität steht über dem kurzfristigen geschäftlichen Erfolg. Im Zweifelsfall verzichten wir auf einen Auftrag. Mit der zur besseren Lesbarkeit verwendeten männlichen Form sind immer beide Geschlechter gemeint.

4 1 Definition und Regelungsbedarf Sponsoring ist eine Sonderform des Marketings, bei der der Werbeeffekt nicht mittels einer Schaltung in einem klassischen Medium (Print, TV) erzielt werden soll, sondern durch Werbemaßnahmen im Rahmen eines von Dritten veranstalteten Events (z.b. Sport, Kultur). Als verantwortungsvolles Mitglied der Gesellschaft fördert die Telekom Austria Group im Rahmen der rechtlichen und wirtschaftlichen Möglichkeiten Bildung, Wissenschaft, soziale und Umweltanliegen durch Geld- und Sachspenden. Im Gegensatz zum Sponsoring erwartet der Zuwendungsgeber bei einer Spende keine geschäftliche Gegenleistung. Werbung wird im Rahmen dieser Richtlinie nur unter dem Aspekt der Unabhängigkeit der journalistischen Berichterstattung thematisiert. Ziel dieser Richtlinie ist sicherzustellen, dass weder aus einem Sponsoringvorhaben, aus einer Spende noch aus einer Werbung ein finanzieller oder ein Reputationsschaden für das Management, die Mitarbeiter oder Unternehmen der Telekom Austria Group entsteht.

5 2 Sponsoring, Spenden und Werbung 2.1 Sponsoring Vor dem Abschluss eines Sponsoringvertrages muss geprüft sein, dass die Art der Veranstaltung mit dem Markenauftritt der Telekom Austria Group bzw. ihren lokalen Marken in den einzelnen Gesellschaften kompatibel ist und dass die Höhe des Sponsoringengagements einem Marktpreisvergleich (durch Marketing) standhält sowie der Veranstalter unter Marketing- oder Complianceaspekten keine negative Historie aufweist und keinem Interessenkonflikt unterliegt (Vendor Check durch den Einkauf) und keine Verhandlungen über eine Auftragsvergabe mit dem Sponsoringnehmer anstehen (Bestätigung durch Vertrieb). Events, die von politischen Parteien oder Behörden veranstaltet werden, werden grundsätzlich nicht gesponsert. Ausnahmen (z.b. Veranstaltungen mit großer öffentlicher Breitenwirkung, bei denen der politische Charakter nicht im Vordergrund steht) bedürfen in jedem Fall einer Vorstandsgenehmigung. 2.2 Spenden Geld- oder Sachspenden an Einzelpersonen, auf Privatkonten oder an politische Parteien oder an Organisationen, die mit politischen Parteien eng verflochten sind, werden nicht gewährt. Dies gilt ebenso für Organisationen, die den Interessen oder dem Ruf der Telekom Austria Group schaden können. 2.3 Werbung Die Telekom Austria Group achtet die Unabhängigkeit der journalistischen Berichterstattung. Daher wird unter keinen Umständen über Anzeigenvergabe Einfluss auf die journalistische Berichterstattung genommen. Für die Berichterstattung anfallende Kosten der Redaktionen, z.b. Reisekosten, werden nicht übernommen. Ausnahmen bedürfen eines Vorstandsbeschlusses. In Medien politischer Parteien wird keine Werbung geschaltet.

6 2.4 Regelungsprozess Alle im Rahmen der Budgetierung von den Bereichen geplanten Sponsoringengagements für das kommende Jahr bedürfen im Sponsoring Board (Leitung und Organisation durch Marketing, weitere Mitglieder: Communications, Recht, Einkauf und Compliance) der einstimmigen Zustimmung und danach der finalen Freigabe des Gesamtvorstands bzw. der Geschäftsführung. Den Vorsitz im Sponsoring Board übernimmt der Leiter des Marketingbereichs. Das Sponsoring Board tritt einmal jährlich zusammen, wobei alle Sponsorings für das gesamte Jahr beschlossen werden. Bei ad-hoc-maßnahmen erfolgt die Zustimmung der Mitglieder des Sponsoring Boards im Umlaufverfahren. Alle Sponsorings sind im Marketing Bereich zu budgetieren und zu buchen. Diesem obliegt es sicherzustellen, dass die vom Vertragspartner erbrachten Leistungen angemessen und nachweislich dokumentiert werden. Dies erfolgt, wo technisch umsetzbar, direkt im SAP. Die letzte Teilzahlung (mind. 8%) darf erst nach erfolgter Dokumentation erfolgen. Spenden bedürfen der einstimmigen Zustimmung im Sponsoring Board und danach der finalen Freigabe des Gesamtvorstand bzw. der Geschäftsführung. Sie sind auf der Kostenstelle des Vorstandsvorsitzenden/der Geschäftsführung der Gesellschaft zu budgetieren und zu buchen. Die Dokumentation von Adressat und Verwendungszweck der Spenden erfolgt in jeder Konzerngesellschaft zentral durch Compliance 1. 1 In kleinen Gesellschaften ohne Compliance-Bereich bzw. Compliance-Manager erfolgt die Dokumentation im Bereich des Vorstandsvorsitzenden bzw. der Geschäftsführung.

7 3 Gültigkeit und Kommunikation Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, einschließlich Vorstände und Geschäftsführer, der Telekom Austria Group. Diese Richtlinie ist in jeder Konzerngesellschaft 2 der Telekom Austria Group zu beschließen und umzusetzen, soweit nicht gesetzliche Gründe oder länderspezifische Gepflogenheiten zwingend dagegen sprechen. Ein hieraus resultierender allfälliger Anpassungsbedarf ist mit Group Compliance abzustimmen. Diese Richtlinie ist an alle Unternehmensangehörigen zumindest einmal jährlich zu kommunizieren. Dies liegt in der Verantwortung des Compliancebereichs bzw. des Compliance-Managers, der hierbei von der Kommunikationsabteilung geeignet unterstützt wird. Diese Richtlinie ersetzt nach Beschlussfassung in der jeweiligen Konzerngesellschaft bestehende Richtlinien zu diesem Thema. Bei der lokalen Implementierung ist auf bestehende Prozesse (z.b. hinsichtlich der Dokumentation) und Kontrollen (z.b. IKS-Kontrollen) Rücksicht zu nehmen. Eventuell erforderliche Anpassungen von Prozessen bzw. Kontrollen sind in Abstimmung mit dem zuständigen Compliancebereich bzw. Compliance-Manager durchzuführen. 4 Fragen und Hinweise zu dieser Richtlinie Fragen und Hinweise zu dieser Richtlinie können an den zuständigen Compliancebereich bzw. Compliance-Manager gerichtet werden. Group Compliance erreichen Sie per unter ask.me@telekomaustria.com Die Kontaktdaten der Complianceorgansiation finden Sie in Ihrem Intranet. Martin Walter, Director Group Compliance, erreichen Sie persönlich unter Mobil: Festnetz: martin.walter@telekomaustria.com 5 Historie Datum Maßnahme 2. April 2012 In Kraft Setzung durch den Konzernvorstand der Telekom Austria AG 2 Jedes Unternehmen das mittelbar oder unmittelbar unter beherrschendem Einfluss der Telekom Austria AG steht.