Wie versendet man Newsletter mit einer Newsletter- Software?

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1 Diese Lektion teilt sich in 4 Bereiche auf. Diese sind: - Wie versendet man Newsletter mit einer Newsletter-Software? - die Auswahl des Absenders - die Formulierung des Betreffs - Umgang mit Bounces wenn ein Newsletter unzustellbar ist. Ziele dieser Lektion: - Sie lernen unterschiedliche Versandmöglichkeiten kennen - Sie lernen Kriterien kennen, anhand denen Sie die Versandsoftware besser auswählen können Wie versendet man Newsletter mit einer Newsletter- Software? Wenn Sie nur einen sehr kleinen und klar umrissenen Empfängerkreis haben, zum Beispiel der schon bestehende Kundenkreis, können Sie ein reguläres -Programm nutzen. Dort haben Sie immer die Möglichkeit Gruppen zu erstellen. Sie können also Mailadressen in Gruppen zusammenzufassen, und so eine Gruppe können Sie einfach als Ihren Newsletter-Verteiler nutzen. Sie müssen dabei aber unbedingt auf den Datenschutz achten! Oft kann man zwar eine Gruppe als Empfänger einsetzen, aber dennoch werden alle Empfänger in der Mail aufgelistet. So kennt jeder Empfänger des Newsletters alle anderen Empfänger auch. Wenn Sie ein reguläres Mailprogramm nutzen, sollten Sie also auf Nummer sicher gehen und die Verteiler-Adressen in das BCC-Feld eintragen. Dann werden die anderen Empfänger nicht in der Mail angezeigt. Also: Als Adressat der Mail nehmen Sie sich selbst, und die Empfänger kommen in das BCC-Feld. So ist der Datenschutz gewährleistet. Normalerweise fängt man ja klein an, und plant, dass der Newsletter kontinuierlich wachsen soll. Ich empfehle Ihnen aber auf alle Fälle, gleich zu Beginn ein richtiges Versandprogramm zu nutzen, da ja das Ziel nur sein kann, dass die Zahl der Abonnenten steigt und Ihnen dann ohne Versandprogramm die Arbeit über den Kopf wächst. 1

2 Einerseits können Sie Probleme mit Ihrem Internetprovider bekommen. Wenn Sie massenweise regelmäßig s über Ihren regulären - Account versenden, können Sie möglicherweise als Spammer einordnet werden. Am Ende kann sogar ihr -Postfach gesperrt werden. Andererseits haben Sie es bei steigender Abonnentenzahl zwangsläufig mit manuellen Kündigungen und Ummeldungen zu tun. Ohne Unterstützung einer Software haben Sie dadurch einen irrsinnigen Zeitaufwand, den Sie sich nicht zumuten sollten. Wenn Sie einen Newsletter auf Ihrer Website zum abonnieren anbieten möchten, brauchen Sie zur Unterstützung eine Newsletter-Software. Ein einfaches System kann von einem Webprogrammierer programmiert werden. Besser ist es jedoch, wenn Sie eine spezielle Versandsoftware benutzen. Das ist deswegen wichtig, da sich dann die Interessenten auf Ihrer Website selbstständig in den Newsletter eintragen können. Zusätzlich ist es dann möglich, dass sich die Abonnenten dort automatisch abmelden und ihre Mailadresse ändern können. Es gibt verschiedene Möglichkeiten: Anbieter, die die ganze Newsletter-Verwaltung abwickeln können Es gibt im Internet sehr viele Anbieter und Plattformen, über die Sie Ihren Newsletter versenden und den Verteiler pflegen können. Beispiele sind CleverReach, newsletter-verschicken.de, newsletter-flatrate.de oder mailingwork.de. Vorteile - relativ unkompliziert und keine Wartung - Programm kümmert sich automatisch um die Zustellbarkeit. Nachteile - kostenpflichtig - oft relativ teuer Software, die auf dem eigenen Server installiert wird Falls Sie bereits mit einem Content Management System (CMS) arbeiten ist es möglich, dass da bereits eine Newsletter-Versandsoftware dabei ist. Sie können sich auch eine Software kaufen, zum Beispiel sendstudio, nlprof.de oder autoresponseplus. 2

3 Vorteile - einmalige Kosten (wenn der Traffic auf der Website kostenlos ist) - leistungsfähige Lösung Nachteile - Notwendigkeit der Einrichtung, Pflege und Wartung Software, die auf dem eigenen PC installiert ist Manche Software kann man auch lokal auf dem Computer installieren. Beispiele sind SuperMailer oder GroupMail. Vorteile - einmalige Kosten - bequeme Lösung Nachteile - permanente Verbindung zum Internet ist notwendig - Versand kann sehr lange dauern - Zustellbarkeit ist schlecht Tipp: Wir haben gute Erfahrung mit mailingworks (sehr teuer), autoresponse plus und GroupMail gemacht. Das Problem mit dem Datenschutz wird von diesen Systemen immer perfekt gelöst. Es steht immer nur ein Empfänger in der . Die Auswahl des Absenders Eine Alternative ist, den eigenen Firmennamen als Absender zu benutzen. Besser ist es allerdings, wenn Sie Ihren eigenen Vor- und Nachnamen als Absender nutzen: Das Ergebnis ist, dass der Empfänger persönliche Post von Ihnen bekommt. Das kommt beim Empfänger viel besser an, als wenn er von einer anonyme Firma angeschrieben wird. Dies ist vor allem für Einzelunternehmer vorteilhaft, da hier der Fokus viel stärker auf Ihrer Person liegt. Es sollte auch klar eins, dass die Absenderadresse eine -Adresse mit eigener Domain sein sollte. Ich sehe immer wieder Unternehmer die eine eigene Internetadresse haben, aber für den -Verkehr Anbieter wie gmx, yahoo und web.de nutzen. Das kommt nicht sehr professionell rüber. Noch schlimmer ist, dass Sie die URL Ihrer Website nicht als Teil 3

4 der Mail-Adresse dem Interessenten mitteilen. Das wäre nämlich eine gute Werbung für Sie! Die Formulierung des Betreffs Auch beim Betreff sind Sie relativ frei und können schreiben, was sie wollen. Sie können Firma, Webadresse, Nummer des Newsletters, und alles Mögliche dafür nutzen. Wenn man die Nummer des Newsletters mit angibt, macht man es dem Abonnenten leicht, wenn er den Newsletter archivieren will. So kann er sein Archiv immer auf Vollständigkeit hin prüfen. Effiziente Büroorganisation / Newsletter 114 Noch besser ist es, wenn Sie das Hauptthema oder das, was wirklich spektakulär an Ihrem Newsletter ist, im Betreff gleich auf eine spannende und interessante Weise präsentieren. Nie wieder Unordnung im Büro. So geht s! Alternativ können Sie auch gleich ein Angebot reinschreiben, von dem Sie glauben, dass Ihre Zielgruppe gleich darauf anspringt. Aktion im August: Kosten lose Beratung zur Archivierung von Unterlagen Doch Vorsicht: Bei der Nutzung solcher Aufhänger ist es wichtig, dass dieses Angebot aus Sicht Ihrer Abonnenten unbedingt attraktiv sein muss. Wenn die Abonnenten denken, dass es nur Werbung ist, senkt das die Attraktivität des Newsletters. Ihre Leser suchen Informationen, keine Werbung. Umgang mit Bounces wenn ein Newsletter unzustellbar ist. Nicht jeder Newsletter kommt bei jeder registrierten Mailadresse an. Sie bekommen dann Unzustellbarkeitsnachrichten, genannt Bounces. Wenn Sie keine Software für die Versendung nutzen sondern nur manuell Ihren Newsletter verschicken, bekommen Sie diese Bounces in Ihr reguläres Postfach. 4

5 Wenn Sie aber mit einer speziellen Software arbeiten, können Sie von vornherein einstellen, dass unzustellbare Nachrichten gelöscht werden. Vielleicht müssen Sie das auch manuell aktivieren, dass hängt von der jeweiligen Software ab. Wichtig ist es, dass Sie Ihren Verteiler immer gut pflegen. Dazu gehört auch, dass regelmäßig Karteileichen entfernt werden. Natürlich ist es motivierender, wenn man die Abonnentenzahl immer weiter steigen sieht. Wenn aber zu viele Karteileichen im Verteiler enthalten sind, ist das auch Augenwischerei. Beim Verkauf von Anzeigen wäre es auch nicht ganz ehrlich, wenn zu viele Karteileichen in der Liste wären. Dann gaukel Sie dem Werbenden eine höhere Reichweite vor, die es in Wirklichkeit gar nicht gibt. Tipp: Sehen Sie sich immer die unzustellbaren -Adressen an. Hin und wieder sind es einfach nur Tippfehler, beispielsweise wurde ein Komma anstatt eines Punktes eingegeben. Manchmal erkennen Sie auch, dass ein Name offensichtlich nicht richtig geschrieben wurde. In diesen Fällen können Sie per Mail individuell nachfragen, und dann die Mail- Adresse korrigieren. So haben Sie dann einen Abonnenten für sich gerettet. Übung Die heutige Übung besteht darin, dass Sie sich über Versandsoftware und Plattformen näher informieren. Sehen Sie sich die genannten Websites näher an. Prüfen Sie Ihre Alternativen, kontaktieren Sie Ihr Webhost und fragen Sie dort nach Erfahrungen und Empfehlungen. Möglicherweise haben Sie auch in Ihrem Bekanntenkreis oder unter Ihren Geschäftskontakten Menschen, die Erfahrung auf diesem Gebiet haben und schon einen Newsletter versenden. Dort können Sie fragen, mit welchen Programmen sie zufrieden sind. Sie sollten auf qualitative Antworten achten: Die Antworten bin zufrieden oder bin nicht zufrieden sind nicht ausreichend. Lassen Sie sich erzählen, was bei deren Software als besonders gut und als hinderlich oder schlecht bewertet wird. So können Sie sich ein besseres Bild machen. Sie brauchen zum heutigen Zeitpunkt noch keine Entscheidung über die Software beziehungsweise Plattform treffen. Sie sollten hierzu noch die nächste Lektion abwarten, in der es um den Abonnementprozess geht. Dort erfahren Sie auch, welche weiteren Funktionen sinnvoll sind und in der Software enthalten sein sollten. 5

6 Zusammenfassung: - Als Absender sollten Sie Ihren Namen eintragen, und nicht die Firma. - Verwenden Sie als Absender-Mail Ihre eigenen Firmendomain, und nicht irgendeine Fre -Adresse. - Achten Sie immer auf den Datenschutz! Der Datenschutz ist normalerweise bei den gängigen Softwares ausreichend berücksichtigt. Wenn Sie lediglich ein gewöhnliches Mailprogramm verwenden, sollten Sie die Empfänger in das Feld BCC eintragen. Dann sind nicht alle Empfänger in den Mails sichtbar. - Wenn bei bestimmten Mailadressen immer Mails als unzustellbar zurückkommen, sollten diese regelmäßig aus dem Verteiler gelöscht werden. Dann haben Sie immer einen aktuellen Verteiler und wissen, wie viele Empfänger Ihren Newsletter tatsächlich bekommen. 6

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