Offertanfrage betreffend. Bereinigung der Daten der Schweiz. Bibliothekenstatistik

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1 Eidgenössisches Departement des Innern EDI Bundesamt für Statistik BFS Abteilung Gesundheit und Soziales Offertanfrage betreffend Bereinigung der Daten der Schweiz. Bibliothekenstatistik

2 1 Ausgangslage und Zielsetzung Die Sektion Politik, Kultur und Medien (POKU) des Bundesamtes für Statistik (BFS) plant, die Daten der Schweiz. Bibliothekenstatistik der Jahre 2003 bis 2012 zu bereinigen, zu plausibilisieren und, wo nötig, zu komplettieren. Die Daten werden seit 2003 jährlich über ein elektronisches Erhebungsformular bei ungefähr 600 Bibliotheken für ca. 72 Variablen online erhoben und in 5 Bibliothekskategorien eingeteilt: nationale, universitäre und öffentliche Bibliotheken sowie Bibliotheksnetze der Universitäten und Bibliotheksnetze der Fachhochschulen. Ziel ist es, die verschiedenen existierenden Datensätze der Bibliothekenstatistik und alle vorhandenen Informationsquellen zu Mutationen bzw. Korrekturen koordiniert und umfassend zu integrieren und ein bereinigtes File mit den Daten zu erstellen. Parallel zu diesem Mandat findet eine andere Ausschreibung statt betreffend der Beratung im Hinblick auf ein neues System der Datenverwaltung in der Schweiz. Bibliothekenstatistik; beide Projekte könnten vom gleichen Auftragnehmer ausgeführt werden. 2 Zu erbringende Leistungen Um das gesteckte Ziel zu erreichen (s. Punkt 1), sind folgende Leistungen vom Auftragnehmer zu erbringen: 1. Etappe: Überblick 1a. Einführung durch das BFS 1b. Übernahme und Beurteilung der verschiedenen zurzeit existierenden Datensätze der Schweiz. Bibliothekenstatistik. Es sind dies: - die jährlichen umfassenden online Excel-Tabellen Detaillierte Daten ( ); - die zurzeit für 3 Bibliothekskategorien fertiggestellte Datentabelle für das interaktive Abfrageprogramm Stat-Tab ( ) - der im Rahmen des Analyseprojektes Bibliotheksindikatoren erstellte Datensatz - allfällige andere Datensätze 1c. Sichten der Informationsquellen der Bibliothekenstatistik zu Datenbereinigungen Es sind dies hauptsächlich: - die seit 2003 jährlich von den Bibliotheken dem BFS im online-fragebogen kommunizierten Mutationen der Daten des Vorjahres ( ; die vergangenen Datensätze der Mutationen müssen dabei z.t. ex post neu ab der erhaltenen csv-files der online-erhebung neu produziert und allenfalls überprüft werden); - punktuelle Änderungswünsche, die laufend (z.b. per Mail) von den Bibliotheken und/oder den kantonalen Bibliothekskoordinationen in diesen Jahren gemeldet wurden; - eine Nacherhebung, die 2012 bei einem Teil der Bibliothekenkategorien und zu einer Auswahl von Variablen durchgeführt wurde ( ; dabei handelt es sich um ausgehende bzw. allenfalls mit Änderungen zurückerhaltene Excel-Files der einzelnen Bibliotheken). 1d. Vorschlag für den Einbau der Informationsquellen (c) in die Datensätze (b). Darin soll enthalten sein, wie unplausible Werte behandelt werden sollen (Telefon, Regeln, ). Der Vorschlag soll so weit wie möglich berücksichtigen, dass der ganze Datenfluss überholt werden wird und schlussendlich eine datenbankfähige Tabelle resultiert. 1e. Diskussion des Vorschlags mit dem BFS, allfällige Anpassung. 2. Etappe: Realisierung 2a. unter Einbezug der verschiedenen Daten- und Informationsquellen: Erstellen einer datenbankfähigen, bereinigten Tabelle mit allen nötigen Änderungen und Komplettierungen 2b Bezeichnung von noch zu plausibilisierenden Daten und Plausibilisierung derselben (wenn nötig unter Kontaktaufnahme mit den Bibliotheken) 2/5

3 2c. Erstellen einer Übersicht über die durchgeführten Schritte: alle Prozesse und durchgeführten Änderungen sind zu dokumentieren und müssen im Detail nachvollziehbar sein. 2d. Ideen und Inputs zu Verbesserungen und Straffungen des Datenprozesses dokumentieren, damit sie in den anderen, z.t. parallel verlaufenden Auftrag zum Aufbau eines neuen Datenbanksystems der Schweiz. Bibliothekenstatistik einfliessen können. 3 Zeitplan des Auftrags Beginn der Leistungserbringung: 1. November 2013 Sämtliche Leistungen sind erbracht: 31. Dezember Anforderungen an die Offerte des Anbieters 4.1 Management-Übersicht - Kurzbeschreibung des Angebots 4.2 Kurzvorstellung des Anbieters - Rechtsform - Kompetenzbereiche insbesondere in den Bereichen Datenmanagement, allfällige Kenntnisse der Bibliothekslandschaft in der Schweiz - Eingesetzte Mitarbeitende und deren Stellvertreter/Stellvertreterinnen 4.3 Preis - Festpreis für sämtliche in der ersten Etappe zu erbringende Leistungen (inkl. Mehrwertsteuer und aller Nebenkosten) - Preisvorschlag für die Leistungen der zweiten Etappe (die Plausibilisierungsarbeit unter 2b wird auf maximal 40 Stunden geschätzt). 4.4 Mitarbeitende und Referenzprojekte - Eingesetzte Mitarbeitende und Stellvertretungen inkl. Profile und Erfahrungen - Angabe zu Referenzprojekten 5 Vergabeverfahren 5.1 Methode Die Offerten sind bis zum 10. Oktober 2013 bei der unten aufgeführte Kontaktadresse einzureichen. Über die Vergabe des Mandates wird bis zum 15. Oktober 2013 entschieden. Jeder Offertsteller wird vom BFS darüber informiert, ob er das Mandat erhalten wird oder nicht. Eine Rekursmöglichkeit besteht nicht (Einladungsverfahren). 3/5

4 5.2 Zuschlagskriterien Eigenschaften des Anbieters und der für das Projekt vorgesehenen Mitarbeiter/-innen, namentlich Kompetenzen im Bereich Datenmanagement und Kenntnisse der Schweiz. Bibliothekenlandschaft; Berücksichtigung der Rahmenbedingungen; Verständnis des Auftrags und Qualität der Offerte (Inhalt, Klarheit, Vollständigkeit, Organisation); Qualitätssicherung, Controlling; Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit dem BFS; Kosten-/Leistungsverhältnis, transparente Kostenrechnung. Das BFS verlangt eine exakte Arbeitsweise, die methodologischen wie praktischen Anforderungen genügt und der Qualitätssicherung Rechnung trägt. Die Arbeiten dürfen zwar von verschiedenen Personen ausgeführt werden; doch muss die Projektleitung bei einer einzigen Person liegen, die gegenüber dem BFS in sämtlichen projektrelevanten Belangen als verantwortlicher Ansprechpartner auftritt. 6 Rahmenbedingungen und Organisation 6.1 Beschaffenheit der Offerte Detaillierte Skizze zur Lösung der umschriebenen Aufgaben in dieser Ausschreibung; Allgemeines Portrait des Offertstellers; Überblick über die als Mitarbeiter/-innen im Projekt vorgesehenen Personen (inkl. Curriculum) und deren Aufgaben im Einzelnen; Überblick über die Projektorganisation; Stundenansätze je Arbeitskategorie (Projektleitung, wissenschaftliche Mitarbeit, Sachbearbeitung); Geschätzte Anzahl Stunden der entsprechenden Arbeitskategorien für jede Projektphase; Präsentation eines Kostendachs, das sämtliche Kosten (Honorare des Auftragsnehmers, Personalkosten für allfällige Hilfskräfte, Spesen, Mehrwertsteuer, Sozialabgaben) umfasst; 6.2 Termine: Eckdaten Die Offerten sind bis zum 10. Oktober 2013 bei der unten aufgeführte Kontaktadresse einzureichen. Über die Vergabe des Mandates wird bis zum 15. Oktober 2013 entschieden. Das Mandat beginnt wenn möglich im November 2013 (das genaue Datum wird bei Abschluss des Vertrags festgelegt) und läuft Ende Dezember 2013 aus. 6.3 Art des Vertrags, Vergütung Der Vertrag zwischen dem BFS und dem Auftragnehmer enthält eine detaillierte Beschreibung des Auftrags und der vom Auftragnehmer im Zeitplan zu erbringenden Leistungen, orientiert über die Bestimmungen zum Datenschutz und zum Eigentum an den Arbeitsergebnissen, hält Vertragsdauer und Termine fest und nennt die verantwortlichen Personen. Der Vertrag wird gemäss dem allgemeinen Vertragsmodell des Auftraggebers erstellt Die Vergütung für die geleisteten Arbeiten erfolgt nach ausgewiesenem Aufwand und Rechnungsstellung. 4/5

5 6.4 Interessenbekundung Die vorliegende Mandatsausschreibung richtet sich an ausgewiesene Fachleute und Institute auf dem Gebiet der Statistik und des Datenmanagements, die über die nötigen fachlichen und personellen Ressourcen verfügen, um die anstehenden Arbeiten qualitäts- und termingerecht durchzuführen. Notwendig sind gute Kenntnisse der den Arbeitssprachen Deutsch und Französisch. 6.5 Allgemeine Geschäftsbedingungen Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) stellen einen integralen Bestandteil dieser Mandatsausschreibung und eines allfälligen Vertragsabschlusses dar. Sie gelten subsidiär zu den Bestimmungen in der Vertragsurkunde. Allfällige AGB des Auftragnehmers gelten als wegbedungen. 6.6 Kontaktadresse und Lieferort Bundesamt für Statistik Sektion POKU Dr. Olivier Moeschler Espace de l Europe Neuchâtel 6.7 Auskünfte Bundesamt für Statistik: Dr. Olivier Moeschler, Tel ; olivier.moeschler@bfs.admin.ch. 5/5