Offertanfrage betreffend

Transkript

1 Eidgenössisches Departement des Innern EDI Bundesamt für Statistik BFS Abteilung Gesundheit und Soziales Offertanfrage betreffend Beratung im Hinblick auf die Erstellung eines neuen Systems der Datenaufbereitung, -haltung und -bewirtschaftung für die Schweiz. Bibliothekenstatistik

2 1 Ausgangslage und Zielsetzung Die Sektion Politik, Kultur und Medien (POKU) des Bundesamtes für Statistik (BFS) möchte für die Schweiz. Bibliothekenstatistik ein modernes Datenbanksystem erstellen und sich diesbezüglich beraten lassen. Die Daten dieser Statistik werden seit 2003 jährlich über ein elektronisches Erhebungsformular für ca. 72 Variablen online erhoben bei ungefähr 600 Bibliotheken in 5 Bibliothekskategorien (nationale, universitäre und öffentliche Bibliotheken sowie Bibliotheksnetze der Universitäten und Bibliotheksnetze der Fachhochschulen). Zurzeit sind die Datenflüsse von der online-erhebung zu den Endtabellen komplex und müssen weigehend manuell durchgeführt werden; die Resultate selber sind in mehreren Dateien (jährliche Excel- Tabellen nach Bibliothekskategorien, sowie andere parallele Dateien) untergebracht statt in einer einzigen. In diesem Sinne besteht keine eigentliche integrierte Datenbank. Auch erfolgt die Plausibilisierung der Daten an verschiedenen Orten mit verschiedenen Methoden. Ziel ist es, die aktuellen Datenflüsse von der Erhebung zu den Resultaten neu zu konzipieren, das BFS bezüglich der Datenaufbereitung, -plausibilisierung und -haltung in dieser Statistik zu beraten und einen Vorschlag für die Struktur einer automatisiert funktionierenden Datenbank zu unterbreiten. Parallel zu diesem Mandat findet eine andere Ausschreibung statt betreffend der Bereinigung der Daten der Schweiz. Bibliothekenstatistik; beide Projekte könnten vom gleichen Auftragnehmer ausgeführt werden. 2 Zu erbringende Leistungen Um das gesteckte Ziel zu erreichen (s. Punkt 1), sind folgende Leistungen vom Auftragnehmer zu erbringen: 1. Etappe: Überblick 1a. Einführung durch das BFS 1b. Verstehen der Datenflüsse von der online-erhebung zu den Endresultaten. Dieser Prozess geht zurzeit über mehrere Applikationen und Datensets, via z.t. automatisierter, z.t. manueller Operationen: - manuelles Herunterladen der von der Applikation der online-erhebung (esurvey) täglich erstellten csv-files; - periodischer, ebenfalls manueller Import der einzelnen Files (insgesamt mehrere Dutzend) in die Applikation SAS, in der für jedes File ein vorprogrammiertes Script manuell aktiviert wird (in SAS werden die Datei der antwortenden Bibliotheken, ein erstes Datenset sowie eine Tabelle der Mutationen bzw. Korrekturen des Vorjahres als Files erstellt); - manueller Export dieser Files von SAS und Import in eine Access-Datenbank (wo der Zusammenhang mit den Informationen zu jeder Bibliothek gemacht wird, manuell); - Erstellung eines weiteren (zweiten) Datensets sowie eines (weiteren) Mutationsfiles in Access - Export der Daten aus Access in Excel, wo dann das eigentliche finale, korrigierte, komplette (dritte) Datenset erstellt wird, ab dem dann die einzelnen zu publizierenden Teil-Datensets bzw. Excel-Files pro Bibliothekenkategorie erstellt werden 1c. Standortbestimmung mit dem BFS vor der 2. Etappe (Realisierung) 2. Etappe: Realisierung 2a. Ausarbeitung eines Vorschlages (oder allenfalls von Varianten), wie eine künftige Datenbank für die Bibliothekenstatistik aufgebaut sein sollte und wie die verschiedenen Prozessschritte automatisiert, vereinfacht, gestrafft und optimiert werden können. Dazu gehören namentlich der automatisierte Download vom Online-Erfassungstool sowie die Prozesse die unter Einbezug der Extrapolation der fehlenden Daten durchs BFS zur Produktion der verschiedenen Outputs führen (u.a. jährliche Excel- Tabellen, jährliche Aktualisierung interaktive online-datenbank Stat-Tab, jährliche Aktualisierung von 2/5

3 Bibliotheken-Indikatoren). 2b. Erarbeitung von Vorschlägen zur Verbesserung und wo nötig Neukonzipierung von Mechanismen der Plausibilisierung (die Daten müssen im Zeitverlauf und inhärent plausibilisiert werden), der Rückverfolgbarkeit von Änderungen und der Übernahme von jährlichen Aktualisierungen (Mutationen der Vorjahreswerte) durch die Bibliotheken. Die im Rahmen eines anderen, z.t. parallel verlaufenden Auftrags zur Bereinigung der Daten der Bibliothekenstatistik erarbeiteten Verbesserungsvorschläge sollen dabei mitberücksichtigt werden. 2c. Alle Prozesse und durchgeführten Schritte sind zu dokumentieren. 3 Zeitplan des Auftrags Beginn der Leistungserbringung: 1. November 2013 Sämtliche Leistungen sind erbracht: 28. Februar Anforderungen an die Offerte des Anbieters 4.1 Management-Übersicht -Kurzbeschreibung des Angebots 4.2 Kurzvorstellung des Anbieters - Rechtsform - Kompetenzbereiche insbesondere in den Bereichen Datenmanagement, Datenbanken und Informatikprojekte - Eingesetzte Mitarbeitende und deren Stellvertreter/Stellvertreterinnen 4.3 Preis - Festpreis für sämtliche zu erbringende Leistungen (inkl. Mehrwertsteuer und aller Nebenkosten) 4.4 Mitarbeitende und Referenzprojekte - Eingesetzte Mitarbeitende und Stellvertretungen inkl. Profile und Erfahrungen - Angabe zu Referenzprojekten 5 Vergabeverfahren 5.1 Methode Die Offerten sind bis zum 10. Oktober 2013 bei der unten aufgeführte Kontaktadresse einzureichen. Über die Vergabe des Mandates wird bis zum 15. Oktober 2013 entschieden. Jeder Offertsteller wird vom BFS darüber informiert, ob er das Mandat erhalten wird oder nicht. Eine Rekursmöglichkeit besteht nicht (Einladungsverfahren). 3/5

4 5.2 Zuschlagskriterien Eigenschaften des Anbieters und der für das Projekt vorgesehenen Mitarbeiter/-innen, namentlich Kompetenzen im Bereich Datenmanagement, Datenbanken und Informatikprojekte; Berücksichtigung der Rahmenbedingungen; Verständnis des Auftrags und Qualität der Offerte (Inhalt, Klarheit, Vollständigkeit, Organisation); Qualitätssicherung, Controlling; Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit dem BFS; Kosten-/Leistungsverhältnis, transparente Kostenrechnung. Das BFS verlangt eine exakte Arbeitsweise, die methodologischen wie praktischen Anforderungen genügt und der Qualitätssicherung Rechnung trägt. Die Arbeiten dürfen zwar von verschiedenen Personen ausgeführt werden; doch muss die Projektleitung bei einer einzigen Person liegen, die gegenüber dem BFS in sämtlichen projektrelevanten Belangen als verantwortlicher Ansprechpartner auftritt. 6 Rahmenbedingungen und Organisation 6.1 Beschaffenheit der Offerte Detaillierte Skizze zur Lösung der umschriebenen Aufgaben in dieser Ausschreibung; Allgemeines Portrait des Offertstellers; Überblick über die als Mitarbeiter/-innen im Projekt vorgesehenen Personen (inkl. Curriculum) und deren Aufgaben im Einzelnen; Überblick über die Projektorganisation; Stundenansätze je Arbeitskategorie (Projektleitung, wissenschaftliche Mitarbeit, Sachbearbeitung); Geschätzte Anzahl Stunden der entsprechenden Arbeitskategorien für jede Projektphase; Präsentation eines Kostendachs, das sämtliche Kosten (Honorare des Auftragsnehmers, Personalkosten für allfällige Hilfskräfte, Spesen, Mehrwertsteuer, Sozialabgaben) umfasst. 6.2 Termine: Eckdaten Die Offerten sind bis zum 10. Oktober 2013 bei der unten aufgeführte Kontaktadresse einzureichen. Über die Vergabe des Mandates wird bis zum 15. Oktober 2013 entschieden. Das Mandat beginnt wenn möglich im November 2013 (das genaue Datum wird bei Abschluss des Vertrags festgelegt) und läuft im Februar 2014 aus. 6.3 Art des Vertrags, Vergütung Der Vertrag zwischen dem BFS und dem Auftragnehmer enthält eine detaillierte Beschreibung des Auftrags und der vom Auftragnehmer im Zeitplan zu erbringenden Leistungen, orientiert über die Bestimmungen zum Datenschutz und zum Eigentum an den Arbeitsergebnissen, hält Vertragsdauer und Termine fest und nennt die verantwortlichen Personen. Der Vertrag wird gemäss dem allgemeinen Vertragsmodell des Auftraggebers erstellt. Die Vergütung für die geleisteten Arbeiten erfolgt nach ausgewiesenem Aufwand und Rechnungsstellung. 4/5

5 6.4 Interessenbekundung Die vorliegende Mandatsausschreibung richtet sich an ausgewiesene Fachleute und Institute auf dem Gebiet der Statistik, des Datenmanagements und von Informatikdienstleistungen, die über die nötigen fachlichen und personellen Ressourcen verfügen, um die anstehenden Arbeiten qualitäts- und termingerecht durchzuführen. Notwendig sind gute Kenntnisse der den Arbeitssprachen Deutsch oder Französisch. 6.5 Allgemeine Geschäftsbedingungen Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) stellen einen integralen Bestandteil dieser Mandatsausschreibung und eines allfälligen Vertragsabschlusses dar. Sie gelten subsidiär zu den Bestimmungen in der Vertragsurkunde. Allfällige AGB des Auftragnehmers gelten als wegbedungen. 6.6 Kontaktadresse und Lieferort Bundesamt für Statistik Sektion POKU Dr. Olivier Moeschler Espace de l Europe Neuchâtel 6.7 Auskünfte Bundesamt für Statistik: Dr. Olivier Moeschler, Tel ; olivier.moeschler@bfs.admin.ch. 5/5