Klaus Schertel. Excel unter Windows. Eine anwenderorientierte Einflihmng mit dem PC

Transkript

1 Klaus Schertel Excel unter Windows Eine anwenderorientierte Einflihmng mit dem PC

2 Anwender-Software Multiplan Software Training herausgegeben von Regina B. und Rolf B. Baumeister Word Software Training herausgegeben von Regina B. und Rolf B. Baumeister Chart Software Training herausgegeben von Regina B. und Rolf B. Baumeister Lotus Schritt filr Schritt von Hans-Peter Biirgler und Ekbert Hering Lotus Symphony Schritt filr Schritt von Ekbert Hering und Hans-Peter Biirgler Unternehmensanalyse mit Javelin von E. Hering Excel unter Windows von K. Schertel Programmieren mit Framework III von der Forefront Corporation (Ein ASHTON-TA:TE/VIEWEG-Buch) Professionelle Programmentwicklung mit Framework III von Forefront Corporation/Bill Kling (Ein ASHTON-TATE/VIEWEG-Buch) dbase III PLUS - Schritt filr Schritt von R. A. Byers (Ein ASHTON-TATE/VIEWEG-Buch) dbase III PLUS - Kommerzielle Anwendungen von R. A. Byers (Ein ASHTON-TATE/VIEWEG-Buch) Vieweg /

3 Software Trainer Autbaustufe Klaus Schertel Excel onter Windows Eine anwenderorientierte Einfdhmng mit dem PC Friedr. Vieweg & Sohn Braunschweig / Wiesbaden

4 CIP-Titelaufnahme der Deutschen Bibliothek Schertel, Klaus: Excel unter Windows: e. anwendungsorientierte Einf. mit d. PC/Klaus Schertel. - Braunschweig; Wiesbaden: Vieweg, 1988 (Software-Trainer: Aufbaustufe) Das in diesem Buch enthaltene Programm-Material ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Der Autor und der Verlag iibernehmen infolgedessen keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung iibernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programm-Materials oder Teilen davon entsteht. Der Verlag Vieweg ist ein Unternehmen der Verlagsgruppe Bertelsmann. Aile Rechte vorbehalten Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbh, Braunschweig 1988 Das Werk einschlieblich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschiitzt. Jede Verwertung auberhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzuhissig und strafbar. Das gilt insbesondere flir Vervielf1lltigungen, tlbersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Umschlaggestaltung: Peter Lenz, Wiesbaden ISBN-13: e-isbn-13: DOl: /

5 Vorwort v Nach dem gro~en Erfolg von Excel auf dem Macintosh haben alle Insider lange auf die Version fur IBM, Compaq und kompatible Computer gewartet. Seit einigen Wochen liegt nun dieses Programm in deutscher Version vor. Zielgruppe dieses Produkts sind alle, die intensiv mit Zahlen arbeiten. Konzepte wie Textverarbeitung oder Datenkommu nikation spielen bei Excel eine Nebenrolle und sind daher eher versteckt vorhanden. Der Anwender soli sich auf das wesentlich konzentrieren, in diesem Falle auf die Zahlenverarbeitung. Alle anderen Anwendungsbereiche sind untergeordnet oder k6nnen auf komfortable Weise mit Hilfe von MS Windows an Excel angekoppelt werden. Da durch ist ein einfacher tlbergang zu einem Textverarbeitungsprograrnm wie beispielweise MS Word m6glich. Alle Anwender, die schon einmal mit Excel gearbeitet haben, sind beeindruckt davon, welch komplexe Vorgiinge erarbeitet werden k6nnen und wie stark das Programm in die Tiefe geht. Dies betrifft sowohl mathematische und statistische Berechnungsm6glichkeiten als auch verschiedene Darstellungsformen. Bei der Erstellung von Analysen, Berichten und Graflken wird der Anwender vielleicht nur 20 % der M6glichkeiten nutzen, die das Programm bietet. Aber gleichgiiltig, was er in Zukunft berechnen oder analysieren will, er wird nur schwerlich an die Grenzen von Excel sto~en. Somit deckt Excel ein breites Spektrum von Anwendungsm6glichkeiten im Bereich der Zahlenanalyse abo Kernstiicke des Programms sind Tabellenkalkulation, grafische Darstellungen und einfache Daten verwaltung, die wiederum miteinander verkntipft sein k6nnen. Hinzu kommt noch die M6glichkeit der Makro Programmierung, die immer wiederkehrende Ablltufe defmiert und leicht abrufbar macht. Sind solche Ablltufe erst einmal programmiert, l~t sich das Programm auch von Computerlaien bedienen. Ein Bonbon in diesem Zusammenhang ist sicherlich die M6glichkeit, eigene Mentis oder eigene Masken zu defmieren. Mit solchen Leistungsmerkmalen kann man v6llig neue Anwendungen programmieren, und der Benutzer wird spltter gar nicht mehr bemerken, d~ er mit Excel arbeitet. Er bef~t sich nunmehr mit Budgeverwaltung, Auftragsabwicklung o. It. Diese Komplexitat und die vielfachen M6glichkeiten des Programms sind sicherlich kein Kennzeichen fur den zukiinftigen Verkaufserfolg, hinzukommen mu~ eine einfache Bedienung. Diese ist gewahrleistet durch Pull Down Mentis, exzellente Hilfestellungen und eine Bedienm6glichkeit tiber die Tastatur und Maus. Das Erscheinungsbild des Programms ist eine konsequente Weiterftihrung der Philosophie von Windows-Applikationen. Derartigen Presentations Managern geh6rt die Zukunft. Schlie~lich setzen sie sich im DOS Bereich als Windows 2.XX und Windows 386 immer mehr durch und werden auch unter OS/2 die Bedienung des Betriebssystems und der Programme wesentlich erleichtern. In diesem Zusammenhang sei eine Lanze gebrochen fur die Maus. Dieses lange Zeit geschmahte Bedienungsinstrument gewinnt unter den Pre sen tation.managern immer mehr an Bedeutung. Eine Bedienung von Windows oder von Excel tiber die Tastatur erscheint wenig sinnvoll. Daher sollte der Anwender sich schnell und rechtzeitig an dieses revolutionare Zeigeinstrument gew6hnen.

6 VI Vorwort Konsequenterweise setzt auch dieses Buch hier an. AIle Vorgehensweisen und Anwendungen werden mit der Maus durchgeftihrt. Sicherlich gibt es zu allen beschriebenen Befehlen auch einen Tastaturschliissel, doch wird dieser nicht mitbeschrieben. Der interessierte Anwender mag im Excel-Handbuch zu diesem Thema nachschlagen. Langfristig macht es meiner Ansicht nach keinerlei Sinn, Excel tiber die Tastatur zu bedienen. Nicht zuletzt deshalb ist Excel alshochwertiger Ersatz ftir Multiplan und Chart zu benutzen. Dies diirfte allerdings nur die unterste Stufe der Anwendungsmoglichkeiten sein. Die Spezialitiiten von Excelliegen in anderen Bereichen. Das zu zeigen ist ebenfalls Aufgabe dieses Buches.

7 VII Uber dieses Buch Das Buch ist kein Ersatz fur ein Handbuch. Es sollen vielmehr die speziellen Anwendungsmoglichkeiten von Excel anhand verschiedener Beispiele dargestellt werden. AIle Beispiele sind anwenderorientiert und stellen verschiedene Einsatzmog1ichkeiten dar. So gibt es Modelle zum kaufmannischen Bereich, zur Statistik und zum Kreditwesen. AIle Beispiele des Buches sind auch auf einer Diskette erhalt1ich und konnen so direkt am Computer nachvollzogen werden. Diese Begleitdiskette enthiilt aile Modelle, die im Buch verwendet werden. Damit richten wir uns sowohl an den ambitionierten Einsteiger, der mit Hilfe dieser Modelle erste intensive Erfahrungen sammeln mochte, als auch an den fortgeschrittenen Anwender, der bereits mit Excel arbeitet und neue Ideen oder Modelle verwenden mochte. Es werden im ersten Kapitel zunachst einfache Vorgehensweisen dargestellt, die immer komplexer ausgebaut werden. Dadurch hat der Leser die Moglichkeit, den Schwierigkeitsgrad der Bearbeitung und damit seinen Lernfortschritt auf einfachste Weise selbst zu bestimmen. Haben Sie keine bzw. noch keine Begleitdiskette zur Verftigung, sollen Sie versuchen, sich durch gleichzeitiges Arbeiten am eigenen Gerat wie auch durch das Nachvollziehen der zahlreichen Bildschirmdarstellungen des Buches den Stoff zu erarbeiten. All diese Beispiele, der Text des Buches und die dazugehorigen Bilder sind auf einem Compaq Portable 386 und einem Compaq Deskpro 386/20 Model 130 entstanden. Beide Gerate wurden freundlicherweise von der Firma Compaq Computer GmbH zur Verftigung gestellt. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit der Modelle und die Layouterstellung mit MS-Word waren dadurch erfrischend schnell. Der Firma Compaq Computer GmbH sei daher an dieser Stelle noch einmal mein Dank ausgesprochen. Schlie~lich gehoren zu einem leistungshihigen Programm auch leistungsfahige Maschinen. Last not least wtinscht der Autor dem Leser genau so viel SpatlJ bei der Bearbeitung der Beispiele, wie dies beim Schreiben des Buches der Fall war.

8 VIII Inhaltsverzeichnis Vorwort v Ober dieses Buch... VII 1 Kurze Einfiihrung in Excel 1 2 Kundenanalyse Graphische Darstellung Arbeiten mit der Begleitdiskette Makros Kontoflihrung Vom Umgang mit Makros Die Gestaltung von Makros Standardablaufe und Einstellungen Komfortable Makro-Bereitstellung Eine rollierende Umsatztabelle Ein Memo-Programm flir den internen Schriftverkehr im Btiro Ein Aktienpaket verwalten Arbeiten mit der Begleitdiskette Datenverwaltung Eine Umsatzstatistik Eine Datenbank erzeugen Eine Rechnungserstellung Arbeiten mit der Begleitdiskette Anwendungen aus der Praxis Ein Beispiel aus dem Kreditwesen Reihen- und Mehrfachoperationen Arbeiten mit der Begleitdiskette Eine Urlaubsstatistik Arbeiten mit der Begleitdiskette Eine Aufstellung flir die Berechnung der Schwerbehindertenabgabe Arbeiten mit der Begleitdiskette

9 Inhaltsverzeichnis IX 5.4 Ein Beispiel aus dem klinischen Forschungsbereich Arbeiten mit der Begleitdiskette Eine Kleinlagerverwaltung Arbeiten mit der Begleitdiskette Eine Auftragsabwicklung Arbeiten mit der Begleitdiskette Sachwort