EASY CAPTURE PLUS WHITE PAPER. Stand: 2. März Version: 1.0

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1 Stand: 2. März 2012 Version: 1.0 1

2 INDEX EINLEITUNG... 3 ÜBERBLICK... 3 FEATURES AND FUNCTIONS... 5 LIEFERUMFANG DES BASISPAKETS... 8 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN... 9 SYSTEMARCHITEKTUR FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

3 EINLEITUNG Die leistungsfähige Belegerfassung für elektronische und papierbasierte Dokumente ist eine Schlüsseltechnologie moderner Dokumentenmanagement-Systeme. Wichtige Geschäftsdokumente erreichen in der Regel zunächst den Posteingang Ihres Unternehmens oder direkt einen Sachbearbeiter. EASY CAPTURE PLUS sorgt nicht nur für die effiziente sowie sichere Erfassung, Indexierung, automatische Erkennung und intelligente Sortierung von farbigen und schwarzweißen Papierdokumenten, sondern verarbeitet auch elektronische Dokumente. EASY CAPTURE PLUS ist die Standardlösung für Belegerfassung mit bester Anbindung an die ECM-Lösungen aus dem Hause EASY. ÜBERBLICK EINFACHE BEDIENUNG Typisch für EASY CAPTURE PLUS ist das Konzept einer einfachen und logisch strukturierten Oberfläche. Dies sorgt für eine intuitive Bedienung und eine kurze Einarbeitungszeit der Mitarbeiter. Das Risiko von Fehlbedienung durch Benutzer wird dadurch deutlich verringert. MODULARER AUFBAU Die flexiblen Funktionsmodule von EASY CAPTURE PLUS erlauben eine einfache Anpassung an die individuellen Anforderungen. Damit lässt sich EASY CAPTURE PLUS sehr einfach in die unterschiedlichen Unternehmensprozesse integrieren. Mit den gemeinsamen Basisszenarien ist eine einheitliche Erfassung aus unterschiedlichen Quellen möglich. FUNKTIONEN Umfangreiche Funktionen zur Datenextraktion und zur Datenanbindung ermöglichen die effiziente Erfassung von Dokumenten aus Bildquellen (Scannen), Druckdatenströmen sowie aus Office-Lösungen und die zuverlässige Übergabe an Archiv oder Workflow. 3

4 SERVERBASIERTE LÖSUNG Die serverbasierte Architektur ist die Grundlage für eine zentrale und performante Verarbeitung der Dokumente. Mit der zentralen Verarbeitung werden Arbeitsplatzrechner entlastet und komplexere Aufgaben ohne Zutun des Benutzers erledigt. Änderungen im Ablauf oder Customizing können für alle Module ohne aufwändigen Roll Out in der Konsole am Server vorgenommen werden und stehen nach der Veröffentlichung sofort allen Arbeitsstationen zur Verfügung. Mit der serverbasierten Verarbeitung sind auch Hochverfügbarkeitslösungen für den Betrieb von CAPTURE PLUS möglich. TRANSAKTIONSSICHERHEIT Ein integriertes Transaktionsmanagement sorgt für die sichere und vollständige Verarbeitung aller Dokumente bis zur Übergabe an die nachgelagerte Anwendung. OFFLINEMODUS Der CAPTURE Proxyserver erlaubt im Offlinemodus eine flexible Erfassung von Belegen auch ohne dauerhafte Verbindung zum Server. NUR NOCH EINS! EASY CAPTURE PLUS bietet ausgereifte Funktionsmodule für alle Aufgaben und Vorgänge bei der Belegerfassung in einer Software Suite. Die zentrale, serverbasierte Konfiguration im EASY CAPTURE PLUS Center erleichtern und beschleunigen signifikant die Einführung der Lösung. 4

5 FEATURES AND FUNCTIONS EINHEITLICHE INTUITIVE BEDIENOBERFLÄCHE Einheitliche Erfassung, Zuordnung und Verschlagwortung über alle Quellen und Medien hinweg Individuelle Erfassungsmasken können einfach erstellt werden ERFASSUNG VON PAPIERDOKUMENTEN (CAPTURE SCAN) Effizientes Scannen von Papierbelegen Flexibles Heften und Zusammenfassen Anbindung von Hochleistungsscannern über Standard-Schnittstellen Dynamische und individuelle Erfassungsmasken Zentrale Verwaltung und Administration Serverseitige Verarbeitung für alle Aufgaben Modular erweiterbar durch Plugin-Technologien und Scripting Client-Unterstützung von Microsoft Windows XP, Vista und Windows 7 Batch-Server zur automatischen Verarbeitung ohne User-Eingriff 5

6 ERFASSUNG VON OFFICE-DOKUMENTEN (CAPTURE OFFICE) Einfache Erfassung von Dokumenten aus Office Erfassung von Dokumenten aus dem Dateisystem Direkte und vorgangsbezogene Erfassung von Office-Dokumenten Unterstützung von o Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint sowie Microsoft Windows-Explorer o OpenOffice ERFASSUNG VON DRUCKDATEN (CAPTURE PRINT) Erfassung von Dokumenten aus allen Windows basierten Anwendungen beim Drucken Integration als Standard-Netzwerkdrucker Einbindung von UNIX-Drucksystemen (LPR) Standardisierte PDF/A Ablage für die Langzeitarchivierung inkl. automatischer Formatumwandlung Einfache Einbindung in Terminal Server- oder Citrix-Umgebungen Keine Client-Installation erforderlich Optionale manuelle Indexierung ZENTRALE ADMINISTRATION (CAPTURE PLUS CENTER) Webbasierte Werkzeuge für Administration und Monitoring Einfache Konfiguration und zentrales Management der EASY CAPTURE PLUS Komponenten Problemlose Integration in bestehende IT-Umgebungen Gute Skalierbarkeit und effiziente Lastverteilung, Unterstützung von Clusterbetrieb Zentrale Verwaltung von Anwendungen und Berechtigungen, Active Directory Anbindung (LDAP) Flexibles und installationsunabhängiges Transportsystem für Customizings Moderne Interface-Strukturen Verteiltes Arbeiten über mehrere Standorte via Proxy-Server-Funktionalität Userexits (z.b. für SAP und Datenbankanbindung) Umfassende Unicode- und Mehrsprachfähigkeit Scripting Support für individuelle Anpassungen und Erweiterungen Sichere Übergabe der Dokumente an EASY DOCUMENTS oder EASY EXPERIENCE zur Bearbeitung im Workflow und zur revisionssicheren Archivierung Integriertes Transaktionsmanagement 6

7 EXTRAKTION (CAPTURE READ) Dokumentlesung von PDF, Image (OCR) und Barcode Designstudio im WYSIWYG-Stil Clusterfähiger Server für verteiltes Rechnen Einheitliche Konfiguration, unabhängig von der Datenherkunft Einfache Klassifikation und Dokumentsplitting Unicode Unterstützung OCR+ : Anbindung komplexer Extraktionsszenarien mit EASY xtract (optional), so auch EASY xtract for INVOICES Einfache Datenextraktion und Belegerkennung Großer Standardfunktionsumfang: Splitting, Datenbankrückgriffe, Verifier, Tap search, Reguläre Ausdrücke, Relative Abgriffe, uvm. ECM INTEGRATION Anbindung an alle EASY ECM-Systeme o EASY ENTERPRISE.x o EASY ENTERPRISE.i o EASY DOCUMENTS (3.6/4.0) 7

8 LIEFERUMFANG DES BASISPAKETS SOFTWARELIZENZEN EASY CAPTURE SCAN Server EASY CAPTURE SCAN Client EASY CAPTURE OFFICE Basis EASY CAPTURE PRINT Basis EASY CAPTURE PRINT oder OFFICE User EASY CAPTURE READ WEITERE MODULE (OPTIONAL, LIZENZPFLICHTIG) EASY CAPTURE SCAN Proxy-Server EASY CAPTURE SCAN Barcode Add-on EASY CAPTURE SCAN Xtract Server-Add-on EASY CAPTURE OFFICE Proxy-Server EASY CAPTURE OFFICE 2 PDF Conversion EASY CAPTURE PRINT Proxy-Server EASY CAPTURE Readable PDF Conversion EASY CAPTURE Finereader / idrs Zusatzdienst 1 EASY CAPTURE Aktenplan Die Software ist durchgängig zweisprachig (englisch/deutsch) ausgelegt. 8

9 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN SOFTWARE Server Betriebssysteme Microsoft Windows Server 2003 R2 (x86, x64), Microsoft Windows Server 2008 (R2) (x64) Client Betriebssysteme Microsoft Windows XP Prof. SP2 (x86) Microsoft Windows Vista (x86) Microsoft Windows 7 (x86, x64) Unterstützte Browser Microsoft Internet Explorer 7, 8, 9 Mozilla Firefox 3.6.x, 4.x Datenbanken Microsoft SQL Server 2005 Microsoft SQL Server 2008 (R2) MySQL 5.0 Oracle 11g EASY ENTERPRISE Ab Version EASY ENTERPRISE.i 3.70 Ab Version EASY ENTERPRISE.x 3.1 EASY DOCUMENTS 4.0 HARDWARE Server Prozessor Arbeitsspeicher Festplatten Clients Prozessor Arbeitsspeicher Festplatten Bildschirm 2x Intel Core 2 Duo bzw. AMD Äquivalent 4 GB 300 GB freier Speicher Aktuelle Intel Core 2 Duo und höher bzw. AMD Äquivalent 4 GB 300 GB freier Speicher 19 Bildschirm für Scanerfassung oder größer 9

10 SYSTEMARCHITEKTUR 10

11 FREQUENTLY ASKED QUESTIONS WIE ERFOLGT DIE AUSBILDUNG ZU CAPTURE PLUS? Um Ihnen ein hohes Maß an Effektivität und Wertschöpfung durch den Einsatz unserer Software zu ermöglichen, bietet die EASY SOFTWARE AG Ihnen ein umfangreiches Programm zur Aus- und Weiterbildung an. In der Schulung für EASY CAPTURE PLUS wird den Teilnehmern in 4 Tagen das Wissen über Aufbau, Funktionsweise, Installation, Administration und erweiterte Möglichkeiten vermittelt. Dabei wird insbesondere auch die Scriptingengine und deren Möglichkeiten sowie die Grundlagen für das effiziente Scripting dargestellt. WER IST ZUM VERTRIEB UND ZUR INSTALLATION VON CAPTURE PLUS AUTORISIERT? Alle Partner, die die erwähnte Ausbildung absolviert haben und entsprechend zertifiziert sind, dürfen CAPTURE PLUS vertreiben und installieren. WELCHE ECM-LÖSUNGEN UND ARCHIVE LASSEN SICH ANBINDEN? EASY CAPTURE Plus unterstützt alle ECM-Lösungen von EASY, also EASY ENTERPRISE.x, EASY ENTER- PRISE.i und EASY DOCUMENTS (3.x/4.0) und den Export im CSV-Format. WIE SEHEN MIGRATIONSSZENARIEN VON EASY CAPTURE PLUS AUS? EASY CAPTURE PLUS bietet eine völlig neue Lösungsstruktur. Mit der serverbasierten Verarbeitung und der Modularität der Software sind Ideen realisierbar, welche bisher mit CAPTURE nur sehr komplex abzubilden waren. Bei anstehenden Migrationen vom klassischen EASY CAPTURE empfehlen wir daher, die bestehende Lösung noch einmal ins Auge zu fassen und die optimierten Prozesse in EASY CAPTURE PLUS abzubilden. WIE VIELE DOKUMENTE KÖNNEN PRO MINUTE MIT CAPTURE SCAN ERFASST WER- DEN? Das hängt zunächst natürlich vom Scanner ab. EASY CAPTURE SCAN unterstützt die Anbindung von Scannern mit allen bekannten Schnittstellen (ISIS, KOFAX VRS, TWAIN). Somit ist auch den Betrieb von Hochleistungsscannern problemlos möglich. Diese werden direkt am Scanarbeitsplatz angebunden. Abhängig von der Leistung der Hardware des Scanners und der Arbeitsplatzumgebung, sowie des Servers schränkt CAPTURE PLUS die Leistung des Scanners nicht ein. Mit der serverbasierten Verarbeitung bietet CAPTURE PLUS optimale Voraussetzungen auch umfangreiche Scanaufgaben sicher und schnell zu verarbeiten. WIE KÖNNEN ERP-SYSTEME UND ANDERE EXTERNE APPLIKATIONEN ANGEBUNDEN WERDEN? ERP-Systeme sind in der Regel die führenden Systeme zur Datenverarbeitung in einem Unternehmen. In ihnen werden Kunden-, Lieferanten- und Buchhaltungsdaten geführt. EASY CAPTURE PLUS bietet die Möglichkeit, ERP-Systeme sowie beliebige andere Systeme anzubinden. Dafür stehen verschiedene Wege und Technologien bereit: Direkte Integration von CAPTURE PLUS mit dem ERP-System über http-verbindung Prozessorientierter Austausch von Daten über die gemeinsame Nutzung von speziellen Datenbanken (Remote Query) Übergabe von Inhalten mittels der integrierten Scripting-Option Datenübergabe an beliebige Drittsysteme durch CSV-Export 11

12 KANN MAN EASY CAPTURE PLUS AUCH FÜR AUßENSTELLEN VERWENDEN? Durch die integrierte Proxyserver-Funktion lassen sich Niederlassungen bzw. Außenstellen einfach in eine Gesamtstruktur einbinden, auch wenn keine kontinuierliche oder ausreichende Onlineverbindung zur Verfügung steht. Über die Replikationsfunktion können Zeiten zum Abgleich individuell gesteuert werden. In den Außenstellen ist keine komplexe Infrastruktur notwendig. Bei Bedarf kann jedoch die Einrichtung eines abgesetzten Niederlassungsservers für die Datenerfassung (Scannen) vor Ort sinnvoll sein. 12

13 EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof 4 D Mülheim an der Ruhr info@easy.de Telefon: