Birgit Denker Buchführung in einer Schülerfirma Am Beispiel der KGS Rastede

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1 Birgit Denker Buchführung in einer Schülerfirma Am Beispiel der KGS Rastede Grundlagen Unter Buchführung ist die in Zahlenwerten vorgenommene planmäßige, lückenlose, zeitliche und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge in einer Unternehmung auf Grund von Belegen zu verstehen. Die Buchhaltung ist i. d. R. die Organisationseinheit eines Unternehmens in der die Buchführung vorgenommen wird. Im Zuge rationellen wirtschaftlichen Handelns ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, Aufzeichnungen über seine finanziellen Vorgänge zu führen. Dies dient dazu, sich selbst, seinen Geschäftspartnern, Behörden, etc. gegenüber Auskunft über seine wirtschaftliche Lage geben zu können. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Entwicklung verfolgen lassen. ( 238 HGB) Ein sachverständiger Dritter kann ein Finanzbeamter sein, der die Buchführung kontrolliert. Im Falle einer Schülerfirma kann es sich bspw. um die/den Fachlehrer/in Wirtschaft handeln. Je nach Größe des Unternehmens ist dieses dazu verpflichtet, die Methodik der doppelten Buchführung (buchen in Konten) - auch kaufmännische Buchführung genannt - anzuwenden. Kleinst- gewerbetreibende können jedoch auch nach der einfachen Einnahmenüberschussrechnung abrechnen. Bei den Schülerfirmen greift der zweite Fall. Wie schon erwähnt ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, finanzielle Vorgänge schriftlich zu dokumentieren. Zur Orientierung lassen sich zwei Grundprinzipien ordnungsgemäßer Buchführung herausarbeiten: Wahrheit und Klarheit. Wahrheit in der Buchführung bedeutet, dass alles so gebucht wird, wie es wirklich vorgefallen ist. Klarheit bedeutet, dass alles übersichtlich, eindeutig lesbar, nachvollziehbar und geschützt vor Fälschungen sein muss. Ein Unternehmen ist weiterhin dazu verpflichtet alle Dokumente mit Prüfwert (z. B. Rechnungen) sechs Jahre aufzubewahren. Alle anderen Dokumente, wie bspw. Urkunden, zehn Jahre. Aufgrund der geringen Größe der Schülerfirmen ist es nicht zweckmäßig, die Buchhaltung in Teilbereiche zu untergliedern. Eventuelle Forderungen an Kunden oder Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten werden aufgrund ihrer Geringfügigkeit in das laufende Buchhaltungssystem integriert. Demnach bezieht sich die Buchhaltung in Schülerfirmen allein auf die Finanzbuchführung, aus der ein Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) entwickelt wird. 1

2 Die Entwicklung der Buchführung in der Schülerfirma Die Schülerfirmen starteten zunächst als Projekte, die mit einer bestimmten Geschäftsidee ins Leben gerufen wurden. Zu dieser Zeit gestaltete jede Firma ihre Buchführung selbst, finanzielle Vorgänge wurden nach eigenem Ermessen dokumentiert. Jede Firma verfügte über eine Barkasse, die von dem dafür zuständigen Schüler betreut wurde. Mit der offiziellen Gründung der Firmen ergab sich die Notwendigkeit einer einheitlichen Buchführung für alle Firmen. Da die Buchführung, wie eingangs erwähnt, so beschaffen sein muss, dass sie sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens vermitteln muss, sollte ein praktikables System entwickelt werden, welches auf alle Firmen anwendbar ist. Hierbei galt es die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung zu wahren. Laut der Buchführungspflicht nach dem Steuergesetz, gilt die Belegpflicht, die sich zwingend aus der Forderung nach Wahrheit und Klarheit ableitet. Dies bedeutet, dass keine Buchung erfolgen darf, ohne dass ein Beleg vorliegt. Bezogen auf die Geschäftsvorfälle in den Schülerfirmen handelt es sich hierbei hauptsächlich um Quittungen, sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Man bedenke an dieser Stelle erneut die Aufbewahrungspflicht. Als organisatorischer Grundsatz gilt weiterhin die zeitnahe Erfassung der Belege und eine nachvollziehbare Systematisierung. Mit der offiziellen Gründung der Schülerfirmen wurde die Buchführung, die sich lediglich auf die Barkasse bezog, um die Eröffnung eines Bankkontos erweitert. Hierbei handelt es sich um ein gebührenfreies Konto, welches auf den Namen der zuständigen Lehrkraft eröffnet wurde. Sowohl die Lehrkraft, als auch ein/e dafür berechtigte/r Schüler/in haben Zugriff auf das Konto. Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist es zweckmäßig, für alle Bankgeschäfte eine Bank/Filiale zu nutzen.. Aus den genannten Rahmenbedingungen und Pflichten entwickelten wir ein Modell, welches im Folgenden beschrieben werden soll. Angefangen haben wir damit, in Papierform die Geschäftsvorfälle zu dokumentieren. Alle dazu benötigten Formulare sind in einem Exel-Programm (s. Abbildungen) gespeichert, auf das jede/r für die Buchhaltung zuständige/r Schüler/in über einen persönlichen Login Zugriff hat und somit die Möglichkeit zum Ausdruck der Formulare besteht. An erster Stelle ist es nötig den Bar- Ein- und Verkauf zu dokumentieren. Auf den dafür vorgesehenen Bögen (o. Abb.) befindet sich eine entsprechende Freifläche, um Quittungen, Kassenbons, Rechnungen aufzukleben. Der Bogen enthält Angaben über das Datum und die Buchungsbelegnummer. Anhand einer Tabelle werden die Stückzahl, Artikel, Preis und das Kürzel des Verkäufers gelistet. Die Bestätigung für den Erhalt des Geldes, bzw. der Ausgabe wird vom Kassenwart per Unterschrift bestätigt. Alle Bögen werden in entsprechender zeitlicher Reihenfolge abgeheftet. Die so dokumentierten Geschäftsvorfälle werden in das Kassenbuch (Abb. 1)übertragen: 2

3 Abb. 1 Ein entsprechendes System existiert für das Bankbuch (Abb. 2). Alle Vorgänge werden mit dem Hinweis auf die dazu gehörige Kontoauszugsnummer erfasst: Abb. 2 3

4 Die Kassenbücher (Abb. 3) (entsprechend die Bankbücher) jeden Monats werden im folgenden Schritt zusammengefasst: Abb. 3 Es folgt die Gewinnermittlung (Abb. 4). In dieser werden erstmals beide Konten, Barkasse und Bankkonto, gemeinsam gelistet und gegenübergestellt. Die Gewinnermittlung erfasst alle Vorgänge des Geschäftsjahres und ermittelt den Gesamtsaldo beider Konten: Abb. 4 4

5 Nach der Entwicklung des beschriebenen Modells, galt es dieses in den Schülerfirmen umzusetzen. Zu diesem Zweck wurde eine Studentin der Carl v. Ossietzky Universität, die bereits an der Entwicklung des Modells mitgearbeitet hatte, damit beauftragt, eine Schulung mit allen an der Buchhaltung beteiligten SchülerInnen durchzuführen. Die SchülerInnen wurden bei der praktischen Umsetzung von der Studentin unterstützt und über das gesamte Schulhalbjahr von dieser betreut. Praktische Umsetzung bedeutet, dass alle Schülerfirmen identische Ordner mit den entsprechenden Formularen erhielten, die lückenlos über das Schulhalbjahr geführt wurden. Parallel dazu wurden nach der Einführung alle Geschäftsvorfälle digital anhand der Excel Tabellen auf den persönlichen Login der/des zuständigen Schüler/in gespeichert. Die erhofften Vorteile des Modells bestätigten sich schon während der Arbeit. Durch die einheitliche Form der Buchführung, gelingt es außenstehenden Person leicht, sich in das Konzept einzufinden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, dass die SchülerInnen sich untereinander, firmenübergreifend unterstützen und helfen können. Trotz der, auf den ersten Blick häufigen Wiederholung der Listung von Geschäftsvorfällen, handelt es sich bei dem vorliegenden Modell um ein sehr schnelles und leicht zu durchschauendes. Die Mitarbeit der Studentin stellte zudem eine große Entlastung für die Lehrkräfte dar. Eine korrekte Buchführung ist in jedem Falle eine Herausforderung und es zeigt sich bei der Arbeit mit den SchülerInnen, wie schwierig es ist, den Anforderungen gerecht zu werden. Die Konsequenz und Lückenlosigkeit, die allen Beteiligten abverlangt wird, stößt nicht immer auf Gegenliebe. Es hat sich gezeigt, dass die betreuenden Lehrer, bzw. Hilfskräfte stets eine beratende und auch kontrollierende Funktion beibehalten müssen. Gerade bei der Buchführung sollte auf die Möglichkeit auf externe Hilfe zurück zugreifen genutzt werden. Die Vorgehensweise an der KGS, sich an dieser Stelle Hilfskräften in Form von Studenten zu bedienen, hat sich als sehr hilfreich und als große Entlastung für das Lehrpersonal erwiesen. Denkbar wäre es auch, sich von außerschulischen Wirtschaftsteilnehmern unterstützen zu lassen. Im besten Falle erfahren die Schülerfirmen von Eltern mit entsprechender beruflicher Qualifikation Hilfe. 5