V e r g a b e o r d n u n g der Stadt Haan. Rechtsgrundlagen

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1 V e r g a b e o r d n u n g der Stadt Haan Rechtsgrundlagen (1) Grundlagen für die Vergaben der Stadt Haan sind insbesondere die folgenden Vorschriften in der jeweils geltenden Fassung: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) Vergabeverordnung (VgV) Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - (VOL) Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) Gemeindeordnung NRW Gemeindehaushaltsordnung NRW und ergänzende Bestimmungen Landes- und Bundeshaushaltsverordnungen Vergabehandbuch für die Durchführung von kommunalen Bauaufgaben Vergabehandbuch für die Vergabe von Leistungen nach der VOL Korruptionsbekämpfungsgesetz Honorarordnungen (z. B. HOAI; KOöbV; RVG; Verm.GbO) Bürgerliches Gesetzbuch (bei BGB - Verträgen) (2) Die in Abs. 1 genannten Vorschriften werden verbindlich ergänzt durch diese Vergabeordnung. 2 Geltungsbereich/Vergabestellen (1) Vergabestellen sind die Ämter, die ihren eigenen Bedarf auf Grund der ihnen übertragenen Aufgaben oder auch den gleichartigen Bedarf anderer Ämter durch Auftragsvergabe decken. (2) Das Hauptamt führt - soweit nicht abweichende Zuständigkeiten verfügt werden (z. B. Reinigungsmittel, Leuchtmittel) - als Vergabestelle die Vergabe von Aufträgen durch, die zur Deckung des allgemeinen Bedarfs aller oder mehrerer Ämter notwendig sind. (3) Das Bauverwaltungsamt führt alle Submissionen als zentrale Submissionsstelle für alle Ämter durch. Die zentrale Submissionsstelle übernimmt i. d. R. die formelle Abwicklung der öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen sowie der freihändigen Vergaben. Sie ist zuständig für: - die Veröffentlichung bei öffentlicher Ausschreibung / öffentlichem Teilnahmewettbewerb, - die Vorbereitung, Vervielfältigung und Versendung der Angebotsunterlagen bei öffentlicher und beschränkter Ausschreibung, - das Sammeln der Angebote bei öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen sowie bei freihändigen Vergaben (auch Fax und s), - die Submission (Submissionsniederschrift, Kennzeichnung der Angebotsunterlagen, ggf. Erfassung bedeutsamer Daten aus den Angeboten), 1

2 - die Einholung von Auskünften aus dem Gewerbezentralregister und von Präqualifikationsnachweisen. Die zentrale Submissionsstelle ist beteiligt an der Festlegung des Bieterkreises auf Vorschlag des Fachamtes. Die zentrale Submissionsstelle hält Formblätter für die Einheitlichkeit von Vergabevermerken vor. (4) Alle Ämter/Vergabestellen haben bei der Erteilung von Aufträgen die im Haushaltsplan zugeschriebene Verfügungsberechtigung über die Haushaltsmittel zur Deckung ihres Bedarfes zu beachten. Sobald Kostenüberschreitungen erkennbar werden, ist unverzüglich die Kämmerei zu informieren. Zuvor ist jedoch eine Änderung der vorgesehenen Leistung dahingehend anzustreben, dass die sich abzeichnenden Kostenüberschreitungen eingespart und die betreffende Leistung dennoch dem beabsichtigen Zweck gerecht wird. 3 Vergabearten / -verfahren (1) Es ist zwischen europaweiten und nationalen Verfahren zu unterscheiden. Ihre Anwendung richtet sich nach den jeweils gültigen Schwellenwerten (z. Zt u VOB 5,150 Mio, VOL/VOF 206 T ), die in der VgV geregelt sind. (2) Für Vergaben oberhalb der Schwellenwerte (europaweit) gelten die Regelungen der VgV bzw. der Verdingungsordnungen Abschnitt 2, a-paragraphen (offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, wettbewerblicher Dialog, Verhandlungsverfahren). (3) Für Vergaben unterhalb der Schwellenwerte (national) gelten die nationalen haushaltsrechtlichen Regelungen und die jeweiligen Basisparagraphen der VOB und der VOL / Abschnitte 1 (keine Anwendung der VOF). (4) Leistungen sind grundsätzlich nach öffentlicher Ausschreibung ( 25 Abs. 1 GemHVO) zu vergeben, sofern nicht Vergabebestimmungen des Innenministeriums eine andere Vorgehensweise erlauben ( 25 Abs. 2 GemHVO). Unter Beachtung des Ausgestaltungsspielraumes der Gemeinde werden die nachfolgend aufgeführten Wertgrenzen ( 4) bestimmt, innerhalb derer freihändige Vergaben, Vergaben nach beschränkter Ausschreibung auch nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb allgemein zugelassen sind. (5) Der in Abs. 1 genannte Schwellenwert nach VOB ist auch anzuwenden bei der Veräußerung von Grundstücken in Verbindung mit Baukonzessionen. Wenn der (später) aufstehende Baukörper (ohne Grundstückspreis) den Schwellenwert überschreitet, besteht die Pflicht zur Anwendung des Vergaberechts (Teil 4, 99 GWB) 4 F 1 ) Wertgrenzen (1) Wertgrenzen für VOB- Vergaben (Nettoauftragswert): Freihändige Vergaben bis Beschränkte Ausschreibungen a. bis im Tiefbau, b. bis für Rohbauarbeiten im Hochbau, c. bis für Ausbaugewerke und sonstige Gewerke sowie Pflanzungen und Straßenausstattung. 2

3 (2) Wertgrenzen für VOL- Vergaben (Nettoauftragswert): Freihändige Vergaben bis Beschränkte Ausschreibungen bis (3) Eine Teilung zusammenhängender Leistungen zur Umgehung bindender Vorschriften ist unzulässig. (4) Die in der VOB und VOL geregelten Ausnahmetatbestände für beschränkte Ausschreibungen oder freihändige Vergaben bleiben unberührt. 5 Anzahl einzuholender Angebote (1) In der Regel sind bei freihändigen Vergaben mindestens 3 Angebote, bei beschränkten Ausschreibungen 3 bis 8 Angebote einzuholen (nach Marktsituation sh. auch 8 Nr. 2 Abs. 2 VOB/A). Ist die Einholung der vorgeschriebenen Anzahl von Angeboten tatsächlich unmöglich, genügt eine geringere Anzahl von Angeboten. Die Gründe dafür sind in jedem Fall aktenkundig zu machen. (2) Bei Situationen, die der Gefahrenabwehr dienen, sind Ausnahmen zulässig, Dokumentationspflicht besteht aber auch in diesen Fällen. Werden aus Gründen der Gefahrenabwehr Auftragsbefugnisse überschritten, ist unverzüglich der/die Vorgesetzte zu informieren. (3) Für die Beschaffung von kleineren Mengen an Materialien (z. B. Büromaterial, Verbrauchsgüter, Reinigungsmittel in geringem Umfang) sind in regelmäßigen Abständen Preisvergleiche (z. B. in Katalogen) zur Gewährleistung des Wettbewerbs durchzuführen. Bei diesen Verträgen werden i. d. R. die Anbieter-Geschäftsbedingungen akzeptiert (BGB- Verträge). 6 Freihändige Vergaben / Ausschreibungen (1) Grundsätzlich gilt, dass Lieferungen und Leistungen nur dann ausgeschrieben / beauftragt werden dürfen, wenn die erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen und das Projekt durch die entsprechenden politische Gremien freigegeben ist (siehe Hauptsatzung und Zuständigkeitsordnung). Davon ausgenommen sind plötzlich notwendig werdende Maßnahmen zur Beseitigung von Gefahren oder zur Abwendung größerer Schäden. In solchen Fällen sind die Kämmerei und das Rechnungsprüfungsamt (gem. Rechnungsprüfungsordnung) unverzüglich zu beteiligen. (2) Angebotsanfragen sowie die damit in Zusammenhang stehenden Leistungsverzeichnisse müssen wettbewerbsneutral sein. Dies gilt auch bei freihändigen Vergaben, falls diese (ohne förmliches Verfahren) stattfinden. (3) Bei freihändigen Vergaben gilt das 4-Augen-Prinzip (Bagatellgrenze ). D. h. dass ein(e) weitere(r) Mitarbeiter(in) bei der Bearbeitung mitwirkt und dies durch Unterschrift bestätigt. Die Dienstaufsichtspflichten des Vorgesetzten bleiben unberührt. Es ist aktenkundig zu machen, weshalb von einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung abgesehen worden ist. 3

4 (4) Wenn im Rahmen einer freihändigen Vergabe Verhandlungen mit einem Bieter / einer Bieterin stattfinden (Preisverhandlungsmöglichkeit soll genutzt werden), gilt gleichfalls das 4- Augen-Prinzip. Vor Verhandlungen sind Gesprächsinhalte (Ziele, Fragen, technische Qualität etc.) schriftlich festzulegen (Gleichbehandlung aller Bieter/-innen). Der Ablaufplan und der Termin der Verhandlung sind dem Rechnungsprüfungsamt spätestens eine Woche vor der jeweiligen Verhandlung in Kopie zu überlassen, damit bei Bedarf eine Teilnahme erfolgen kann. Die Verhandlungstermine sind so anzusetzen, dass ein vernünftiger Wettbewerb erreicht wird, insbesondere sich die Bieter(innen) nicht treffen können. Telefonische Verhandlungen (z. B. Konferenzschaltungen) können erfolgen es gelten vg. Regelungen. (5) Alle Verhandlungen sind zu dokumentieren. Alle Teilnehmer(innen) haben die Verhandlungsniederschrift zu unterzeichnen. Bei telefonischen Verhandlungen ist die Verhandlungsniederschrift anschließend per Fax an den Bieter / die Bieterin zu senden und umgekehrt mit Unterschrift (Firmenstempel, leserlicher Name) zu bestätigen. Wesentlicher Kern dieser Dokumentationspflicht über die Vergabeentscheidung ist der Vergabevermerk. Darin ist auch die Reihenfolge der Verhandlungen darzustellen. (6) Beschränkte und öffentliche Ausschreibungen dürfen erst dann veröffentlicht werden, wenn alle Unterlagen für die Ausschreibung fertiggestellt sind und innerhalb der angegebenen Frist mit der Ausführung der Maßnahme begonnen werden kann. (7) Öffentliche Ausschreibungen sowie Aufforderungen zur Stellung von Teilnahmeanträgen bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben sind in folgenden Veröffentlichungsorganen bekanntzugeben: Bundesausschreibungsblatt, SUB-Report, Submissionsanzeiger Amtsblatt der EU (nur bei europaweiten Ausschreibungen) Internetauftritt der Stadt Haan (bei technischer vverfügbarkeit). (8) Soweit die auszuschreibenden Leistungen von Haaner Firmen sach- und fachgerecht ausgeführt werden können, sind diese bei der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes zu berücksichtigen. Grundsätzlich sind neben Haaner Firmen auch auswärtige Firmen zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern (sh. auch 8 Nr. 1 VOB/A). (9) Einzelaufträge aus Jahresverträgen können selbständig durch die Vergabestellen erfolgen. Die Mitwirkung des Rechnungsprüfungsamtes richtet sich grundsätzlich nach der Rechnungsprüfungsordnung. Dem RPA sind alle Teilbeauftragungen aus dem Jahresvertrag vorzulegen. 7 Ausschreibungskosten Bei öffentlichen Ausschreibungen ist von den Bewerber(inne)n eine Entschädigung für die Ausschreibungsunterlagen nach der jeweils geltenden Verwaltungsgebührensatzung zu verlangen. 4

5 8 Freiberufliche Leistungen (1) Bei der Vergabe freiberuflicher Leistungen ist die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) zu beachten. (2) Für Leistungen, die nach Gebührenordnungen wie z. B. der HOAI, RVG oder KostO vergütet werden und deren geschätzter Gesamtauftragswert unter dem maßgeblichen Schwellenwert der VOF liegt, ist kein formales Vergabeverfahren vorgeschrieben. Bei Auftragserteilungen sollen verschiedene Auftragnehmer(innen) berücksichtigt werden. (3) Planung (Leistungsphasen 1-3 und 4-7) und Objektüberwachung (Leistungsphasen 8 und 9) sind, mit Ausnahme von Funktional- und/oder Generalunternehmerausschreibungen, getrennt voneinander zu vergeben. (4) Die Vergabeentscheidung ist zu dokumentieren; 13 Abs. 8 dieser Verordnung gilt entsprechend. (5) Architektur-/Ingenieurbüros sind nach 1 Abs. 1 Nr. 1 des Gesetzes über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (Verpflichtungsgesetz in der geltenden Fassung) auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten aus dem Auftrag zu verpflichten. Hierzu ist ein entsprechender Vermerk in den Architekten-/Ingenieurvertrag aufzunehmen. 9 Angebote (1) Bei einer beschränkten oder öffentlichen Ausschreibung sind Angebote 2-fach (Original und Kopie) anzufordern und abzugeben. (2) Die Angebote dürfen nur in einem verschlossenen Umschlag (, der Original und Kopie/Doppel enthält) angenommen werden, der auf der Vorderseite die Bezeichnung Angebot und die Kurzbeschreibung der ausgeschriebenen Leistungen tragen muss. Sie sind von der annehmenden Stelle mit dem Eingangsdatum und an dem ihr von der Vergabestelle bekannt gegebenen Submissionstag auch mit der Uhrzeit zu versehen. Bis zum Submissionstermin sind die Angebote bei der zentralen Submissionsstelle ungeöffnet aufzubewahren. (3) Die Angebotskopie / das Angebotsdoppel wird bei der Submission nicht geöffnet, sondern dem RPA übergeben. Bis zur Auftragserteilung werden alle Angebotskopien beim RPA unter Verschluss aufbewahrt - danach nur noch die Angebotskopien der drei günstigsten Bieter(innen). Bei der Prüfung der Schlussrechnung erfolgt die Öffnung durch den Prüfer / die Prüferin. Danach wird die Angebotskopie des Auftragnehmers / der Auftragnehmerin dem Vorgang beigefügt. (4) Offen eingehende Angebote sind zurückzuweisen. Irrtümlich geöffnete Angebote sind sofort wieder zu verschließen. Das Versehen ist auf dem Umschlag zu vermerken. (5) Für die Angebotsabgabe ist den Bieter(inne)n eine ausreichende Frist einzuräumen. Die Fristenregelungen der Verdingungsordnungen sind zu beachten (z. B. 18 VOB/A, 18 VOL/A). Bei Ausschreibungen nach den EG-Richtlinien sind erheblich längere Fristen (siehe z. B. 18a VOL/A) einzuhalten, die bei der Planung entsprechend zu berücksichtigen sind. Die Angebotsfrist läuft ab, wenn in dem vorher mitgeteilten Eröffnungstermin die Verhandlungsleitung mit der Öffnung der Angebote beginnt. 5

6 10 Öffnung der Angebote / Angebotsprüfung (1) Die Submission wird in der zentralen Submissionsstelle (Bauverwaltungsamt) von mindestens zwei beauftragten Beschäftigten durchgeführt. Eine Vertretung des Rechnungsprüfungsamtes kann anwesend sein, deshalb sind die Submissionstermine rechtzeitig mitzuteilen. (2) Nach dem Öffnen der Angebote sind sämtliche Angebotsunterlagen einschließlich eingereichter Muster unverzüglich mit dem Perforierstempel der Stadt Haan zu lochen oder, sofern dies nicht möglich ist, in anderer geeigneter Weise zu kennzeichnen. (3) Über den Eröffnungstermin ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den in Abs. 1 Genannten, der Schriftführung sowie möglichst von zwei am Termin teilnehmenden Bieter(inne)n oder deren bevollmächtigten Vertretung zu unterzeichnen ist. Handelt es sich bei der Ausschreibung um Leistungen gemäß VOL, sind bei der Submission keine Bieter(innen) zugelassen. Angebote, die bei der Öffnung des ersten Angebotes nicht vorgelegen haben, sind in der Niederschrift oder in einem Nachtrag besonders aufzuführen. Die Eingangszeiten und die etwa bekannten Gründe, aus denen die Angebote nicht vorgelegen haben, sind zu vermerken. Der Umschlag und andere Beweismittel sind aufzubewahren. (4) Die übrigen Angebote sind von der Vergabestelle rechnerisch, technisch und wirtschaftlich zu prüfen, gegebenenfalls mit Hilfe von Sachverständigen. Die aufgrund der Prüfung festgestellten Angebots-Endsummen sind in der Niederschrift über den Eröffnungstermin zu vermerken. Die geprüften Ergebnisse sind in einem Preisspiegel zu erfassen. (5) Die o. a. Überprüfung der Angebote hat auch bei freihändigen Vergaben zu erfolgen; sie darf nicht von den gleichen Personen verantwortlich durchgeführt werden, die auch für die Erstellung der Leistungsverzeichnisse bzw. Angebotsanfragen zuständig waren. Abweichungen sind nur in besonderen Einzelfällen zulässig, zu begründen und aktenkundig zu machen. 11 Aufbewahrung / Information (1) Im gesamten Prüfungs- und Wertungsverfahren ist darauf zu achten, dass die Angebote und ihre Anlagen sorgfältig verwahrt und geheimgehalten werden. (2) Schriftliche oder telefonische Auskünfte über die Namen der bietenden Firmen, Endsummen der Angebote, Anzahl von Änderungsvorschlägen und Nebenangeboten dürfen nur im Rahmen der VOB-Ausschreibungen an die Bieter(innen) erteilt werden, die ein zugelassenes Angebot abgegeben haben und wenn keine Zweifel an der Identität der Anfragenden bestehen. Bei VOL- und VOF-Ausschreibungen sind entsprechende Auskünfte generell unzulässig. 6

7 12 Grundsätze über die Auftragsvergabe (1) Die Vergabestelle fordert bei Bauaufträgen eine Eigenerklärung des Bieters / der Bieterin, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach 21 Abs. 1 S. 1 oder 2 SchwarzArbG oder 6 S. 1 oder 2 AEntG nicht vorliegen. Bei Auftragssummen ab (netto) ist für den Bieter / die Bieterin, der / die den Zuschlag erhalten soll, von der zentralen (Submissionsstelle) eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach 105a GewO beim Bundeszentralregister anzufordern (Bundesamt für Justiz, Bonn). Bei beschränkten Ausschreibungen mit vorherigem Teilnahmewettbewerb, Nichtoffenen Verfahren und Verhandlungsverfahren, ist die Erklärung mit dem Teilnahmeantrag zu fordern. Zudem kann auch im Falle einer Erklärung die zentrale Submissionsstelle jederzeit eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister beim Bundeszentralregister anfordern. (2) Unternehmen / Bieter(innen) des Bauhaupt- und Baunebengewerbes können ihre Eignung mit einer Eintragung in die Online-Liste beim Verein für Präqualifikation von Bauunternehmen e. V. nachweisen. Gemäß 8 Nr. 3 Abs. 2 VOB/A (Ausgabe 2006) gilt diese Eintragung als Eignungsnachweis. Die zentrale Submissionsstelle verfügt über einen Online-Zugang zum entsprechenden Informationsportal. (3) Die Vergabestellen müssen bei der Informationsstelle des Landes (Korruptionsbekämpfungsgesetz) anfragen, ob Eintragungen hinsichtlich der bietenden oder bewerbenden Person, die den Zuschlag erhalten soll, im Vergaberegister vorliegen, wenn der Auftrag (Liefer- und Dienstleistungen) bzw (Bauaufträge) - jeweils netto - überschreitet. Verfehlungen im Sinne des Korruptionsbekämpfungsgesetzes sind umgekehrt dorthin mitzuteilen. Bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte ist die Information bereits vor der Versendung der nach der Vergabeordnung vorzunehmenden Information an die nichtberücksichtigten Bieter(innen) einzuholen. (4) Der Gemeindeprüfungsanstalt sind Vergaben anzuzeigen, die einen Wert von übersteigen ( Diese Anzeige erfolgt für alle Vergabestellen durch die zentrale Submissionsstelle. (5) Hat ein(e) Bieter(in) oder Bewerber(in) vor Einleitung des Vergabeverfahrens den / die Auftraggeber(in) beraten oder sonstwie unterstützt, so hat der / die Auftraggeber(in) sicherzustellen, dass der Wettbewerb durch die Teilnahme der bietenden oder bewerbenden Person nicht verfälscht wird (sh. 4 Abs. 5 VgV). Kann nach Anhörung der bietenden oder bewerbenden Person keine Möglichkeit des Ausgleiches von Wettbewerbsvorteilen (zeitlicher und inhaltlicher Art) gefunden werden, ist der / die Bieter(in) / Bewerber(in) vom Wettbewerb auszuschließen. (6) Die Vergabe von Aufträgen muss den Grundsätzen einer sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung entsprechen und die Interessen der Stadt wahren. (7) Bevorratungen, Rahmenverträge oder Verträge mit Lieferungen und Leistungen auf Abruf sind zulässig, wenn Haushaltsmittel zur Verfügung stehen und die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit beachtet sind. (8) Im Sinne der Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns sollte auf genormte und typisierte Produkte zurückgegriffen werden. 7

8 13 Entscheidung über die Vergabe (1) Der / Die Bürgermeister(in) entscheidet im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel über die Erteilung von Aufträgen: a) in unbegrenzter Höhe für Planungen und Gutachten in den Bereichen Städtebau, Hoch- und Tiefbau, Verkehr einschließlich Verkehrssignalanlagen und Grünflächen, die Ausführung neuer Anlagen sowie Unterhaltung und Erneuerung jeweils in den Bereichen Hochbau, Tiefbau einschließlich Verkehrssignalanlagen, Grünanlagen einschließlich Spielplätze und Geräte für alle Bereiche, ausgenommen Schulen und Sportanlagen, b) im übrigen mit Auftragssummen unter , für Planungen und Gutachten mit Auftragssummen unter Die Befugnis der Auftragserteilung innerhalb der Verwaltung wird durch die Regelung der Bestellbefugnis durch den / die Bürgermeister(in) festgelegt. (2) Über die Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen (auch Geschäfte der laufenden Verwaltung) an Angehörige i. S. des 31 Abs. 5 GO NRW der bei der Stadtverwaltung beschäftigten Bediensteten entscheidet ebenfalls der nach der Zuständigkeitsordnung für die Ausschüsse des Rates zuständige Ausschuss, soweit nicht die Zuständigkeit des Rates besteht. Jede(r) an Ausschreibungen, Auswertungs- und Vergabeverfahren beteiligte Bedienstete der Stadtverwaltung ist verpflichtet, im konkreten Fall auf Verwandtschaftsverhältnisse mit Bieter(inne)n hinzuweisen; dies gilt auch für Dienstkräfte, bei denen die persönlichen Voraussetzungen des 20 Abs. 1 und 5 sowie des 21 VwVfG NRW vorliegen. Der /Die betreffende Bedienstete darf danach am weiteren Verfahren nicht mehr beteiligt sein; dies gilt nicht für Auftragsvergaben, mit denen bei Gefahr im Verzug eine unaufschiebbare Maßnahme getroffen wird. (3) Eine Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen an Bedienstete der Stadtverwaltung ist - auch bei Vorliegen einer Nebentätigkeitsgenehmigung - ausgeschlossen. (4) Bedienstete dürfen an Ausschreibungen, Auswertungs- und Vergabeverfahren nicht beteiligt werden, wenn die ausgeschriebenen Leistungen von einem Bieter / einer Bieterin angeboten werden können, bei dem / der sie oder ein(e) Familienangehörige(r) in einem Beschäftigungsverhältnis stehen. (5) Unberührt bleiben Angelegenheiten, für die der Rat nach 41 GO NRW ausschließlich zuständig ist. (6) Die Unterzeichnung der Auftragsschreiben regelt der / die Bürgermeister(in). (7) Vor Vergabe eines Auftrages ist dieser in die Haushaltskontrolle einzutragen. Die lfd. Nummer ist auf dem Auftragsschreiben oder Bestellschein zu vermerken. (8) Über jede Vergabe ist ein Vermerk zu fertigen, der die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründungen der einzelnen Entscheidungen enthält; dies gilt insbesondere bei einem Verzicht auf Vergleichsangebote. Wird auf die Vorlage zusätzlich zum Angebot verlangter Unterlagen und Nachweise verzichtet, ist dies im Vergabevermerk zu begründen. Bei Aufträgen bis unter genügt ein formloser Vermerk. 8

9 14 Auftragserteilung (1) Die Aufträge sind schriftlich zu erteilen. Ist im begründeten Ausnahmefall eine mündliche oder fernmündliche Auftragserteilung nicht zu vermeiden, ist diese aktenkundig zu machen; die schriftliche Bestätigung ist jedoch unverzüglich nachzuholen. (2) Die Aufträge müssen handschriftlich unterzeichnet werden. Der /Die Unternehmer(in) hat die Annahme des Auftrages auf Anforderung schriftlich zu bestätigen. 15 Mitwirkung des Rechnungsprüfungsamtes Die Mitwirkung des Rechnungsprüfungsamtes richtet sich nach der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Haan. 16 Sicherheitsleistungen (1) Grundsätzlich kann bei Aufträgen bis zu nach VOB (brutto) und nach VOL (brutto) auf Sicherheitsleistungen verzichtet werden. In begründeten Fällen ist von der zuständigen Dezernatsleitung zu entscheiden, ob und in welcher Form und Höhe dennoch Sicherheiten von den Auftragnehmer(inne)n zu leisten sind. Sicherheiten können in jedem Fall durch Hinterlegung einer selbstschuldnerischen und unbefristeten Bankbürgschaft geleistet werden. (2) Bei Auftragssummen von mehr als VOB / VOL (jeweils brutto) ist grundsätzlich für die Erfüllung eine Sicherheitsleistung von 5 % der Auftragssumme und für die Gewährleistung von 3 %, in begründeten Fällen bis zu 5 % der Abrechnungssumme zu verlangen. In begründeten Ausnahmefällen ist dem / der Anbieter(in) in den Angebotsunterlagen bekannt zu geben, dass eine Sicherheitsleistung bis zu 10 % für die Erfüllung gefordert werden kann. Der /Die Anbieter(in) ist aufzufordern, eine Erklärung abzugeben, ob und inwieweit sich für den Fall einer höheren Sicherheitsleistung seine ihre Angebotssumme erhöht. (3) Bei der Forderung von Vorauszahlungen ist eine Sicherheit in gleicher Höhe zusätzlich zu verlangen. (4) Nicht geleistete Sicherheiten sind in voller Höhe von geforderten Zahlungen abzuziehen. 17 Gewährleistung Grundsätzlich muss spätestens einen Monat vor Ablauf der Gewährleistungsfrist eine Kontrolle zur Mängelfeststellung erfolgen. Das Ergebnis ist aktenkundig zu machen. Für den Fall der Mängelfeststellung sind die notwendigen Schritte zur Verwirklichung der Gewährleistungsansprüche in die Wege zu leiten. Die Wahrnehmung der Gewährleistungsrechte obliegt dem jeweils zuständigen Fachamt. 9

10 18 Firmendateien Die Vergabestellen der Stadt Haan führen Firmendateien, die nach Art der Lieferungen/Leistungen bzw. Gewerken sortiert sind. Bewerbende Firmen sind hierin aufzunehmen. Die aufgenommenen Daten stehen allen mit Vergaben befassten Ämtern zur Verfügung. 19 Inkrafttreten Die Vergabeordnung tritt am in Kraft. Mit Inkrafttreten dieser Vergabeordnung tritt die bisherige Vergabeordnung vom außer Kraft F 1 ) 4 Abs. 1 und 2 der Vergabeordnung der Stadt Haan regelt die Wertgrenzen, die zur Anwendung freihändiger und beschränkter Vergabeverfahren führen. Mit Gem. Runderlass des. Ministeriums für Wirtschaft, Mittelstand und Energie, des Innenministeriums, des Finanzministeriums, des Ministeriums für Innovation, Wissenschaft, Forschung und Technologie und des Ministeriums für Bauen und Verkehr vom 3. Februar AZ: /02- hat die Landessregierung die im Konjunkturpaket II der Bundesregierung beschlossenen Wertgrenzen für die nordrhein-westfälischen Auftraggeber übernommen. Das Land NRW beabsichtigt mit dem Erlass, die Spielräume der öffentlichen Auftraggeber durch die Verzichtsmöglichkeit auf die Verfahren der öffentlichen Ausschreibung bzw. der Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs zu erweitern, um Beschaffungsvorgänge zu beschleunigen und zu vereinfachen. Der Erlass ist am 3. Februar 2009 in Kraft getreten und tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2010 außer Kraft. Der Erlass modifiziert insoweit die Kommunalen Vergabegrundsätze. Die Übernahme dieser Modifizierungen für den Bereich der Vergabeordnung der Stadt Haan wird hiermit angeordnet. Insbesondere weise ich auf die in Ziffer 1.4 des Gem. Runderlasses bestimmte Veröffentlichungspflicht hin. Des weiteren weist der Städte- und Gemeindebund Nordrhein-Westfalen mit Schnellbrief Nr. 26 / 2009 daraufhin, dass für den Bereich der europaweiten nichtoffenen Verfahren klargestellt wird, dass die verkürzten Fristen zur Anwendung der beschleunigten Verfahren ohne Nachweis eines Ausnahmetatbestandes möglich sind. Damit verringert sich die Verfahrensdauer von 87 auf 30 Tage, was auch nach Auffassung der Europäischen Kommission insbesondere die schnellere Ausführung großer öffentlicher Infrastrukturprojekte unterstützt. Im Übrigen behalten die Regelungen der Vergabeordnung ihre Gültigkeit. Diese Anordnung gilt ab dem bis zum