RICHTLINIEN ZUR ABFASSUN RICHTLINIEN ZUR ABFASSUNG DER DER JÄHRLICHEN KUNDENLISTE UFE DES JAHRES 2015 BEWIRKTEN UMSÄTZ NR.

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1 RICHTLINIEN ZUR ABFASSUN RICHTLINIEN ZUR ABFASSUNG DER DER JÄHRLICHEN KUNDENLISTE FÜR DIE IM LAUFE DES JAHRES 2015 BEWIRKTEN UMSÄTZE UFE DES JAHRES 2015 BEWIRKTEN UMSÄTZ NR R 1

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3 WICHTIGE MITTEILUNG Bitte beachten Sie, dass die Formulare jährliche Liste der steuerpflichtigen Kunden und die Erläuterungsbroschüre zu diesem Formular ihnen, wie im letzten Jahr, nicht mehr automatisch zugesandt werden Die Verwaltung empfiehlt Ihnen dringend, diese Liste elektronisch über INTERVAT einzureichen. Dieses Hinterlegungsverfahren bietet Ihnen viele Vorteile: es erlaubt Ihnen, Ihre Dokumente kostengünstig rund um die Uhr, an 7 Tagen auf 7 zu hinterlegen und eine Empfangsbestätigung zu erhalten. Bei technischen Problemen, wenn Sie nicht über ausreichende informatische Mittel verfügen bzw. auf Anfrage können Sie die Formulare und Erläuterungsbroschüren bei dem zuständigen MwSt.-Amt erhalten. Dieser Dienst wird in diesem Fall einen Vorrat an Blankoformularen und Umschlägen für einen Zeitraum von einem Jahr sowie die Erläuterungsbroschüre liefern. Da die verspätet hinterlegte Kundenliste mit einer Geldbuße geahndet wird, ist es Ihre Pflicht dafür zu sorgen, dass Sie diese Formulare fristgerecht erhalten und hinterlegen. Bitte lesen Sie diese Richtlinie sorgfältig durch und halten sie sich daran. Weitere Informationen können Sie auf der Webseite (Fiscalité, Taxe sur la valeur ajoutée, Directives et commentaires administratifs, VAT PACKAGE 2010, E.T /6) erhalten, oder bei dem für Sie zuständigen MwSt.-Amt. Allgemeines 1. Allgemeines Sie sind verpflichtet vor dem 31. März 2016 die Liste Ihrer Kunden abzugeben, die in Belgien eine MwSt.-Identifikationsnummer haben oder haben müssen, und mit denen Sie während 2015 Umsätze bewirkt haben, mit Ausnahme der Kunden, die ausschließlich Umsätze bewirken, die aufgrund von Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches steuerfrei sind, und dennoch über eine BE-Nummer verfügen. Diese Liste wird wie folgt hinterlegt: entweder auf dem Formular Nr. 725, das Sie von der Verwaltung erhalten, das von Hand ausgefüllt wird (siehe Punkt 2.2 hiernach), oder auf elektronischem Wege (siehe Punkt 3 hiernach). Steuerpflichtige, die periodische MwSt.-Erklärungen hinterlegen müssen und Mitglieder einer MwSt.-Einheit, die periodische Erklärungen hinterlegt, müssen ihre Kundenliste grundsätzlich auf elektronischem Wege über INTERVAT hinterlegen. Steuerpflichtige, die eine Bescheinigung beim zuständigen MwSt.-Amt eingereicht haben und die daher weiterhin ihre Liste auf Papier hinterlegen dürfen, wenden sich immer an dieses Amt, um Formulare zu erhalten. Alle anderen Steuerpflichtigen (Kleinunternehmen, die die Steuerbefreiungsregelung anwenden und Landwirte, die die Sonderbesteuerungsregelung anwenden, ausländische Steuerpflichtige mit einer direkten MwSt.-Identifikationsnummer in Belgien usw.) sind von der elektronischen Abgabe befreit. Es wird ihnen jedoch angeraten, INTERVAT für die Abgabe ihrer Kundenliste zu benutzen (siehe Punkt 3 hiernach). Wenn sie dies jedoch nicht wünschen, wenn sie nicht über ausreichend informatische Mittel verfügen bzw. bei technischen Problemen, können sie diese Liste wie zuvor auf Papier beim Scanningcenter hinterlegen. Sie müssen jedoch jährlich einen Vorrat an Listen bei ihrem zuständigen Mehrwertsteueramt anfragen. Diese Formulare mit den Erläuterungsbroschüren werden wie bereits vorher erwähnt, nicht mehr automatisch versandt. 3

4 2. Liste in Papierform in 2.1. Abgabeort Die Liste, die auf dem von der Verwaltung zur Verfügung gestellten Formular erstellt wird (siehe Punkt 2.2 hiernach) muss an folgende Adresse gesandt werden: wenn es sich um eine französische oder deutsche Version handelt: Föderaler Öffentlicher Dienst Finanzen Generalverwaltung des Steuerwesens Scanningcenter Avenue du Prince de Liège 133, Bâtiment A 5100 Namür (Jambes) wenn es sich um eine niederländische Version handelt: Federale Overheidsdienst Financiën Algemene administratie van de Fiscaliteit Scanningscentrum Zuiderpoort blok B Gaston Crommenlaan 6, Bus Gent (Ledeberg) Bemerkung : Zum Versenden dieser Liste an das Scanningcenter können Sie den vorgedruckten Briefumschlag benutzen, der der Liste beiliegt. Es können mehrere Listen pro Briefumschlag verschickt werden unter der Bedingung, dass dieser Briefumschlag wie vorgesehen verschlossen werden kann. Sie können ebenfalls eigene Briefumschläge benutzen, aber diese dürfen nicht kleiner sein als die, die Ihnen von der Verwaltung zur Verfügung gestellt werden und dürfen nicht dazu führen, dass die Formulare anders gefaltet werden müssen als vorgeschrieben. 2.2 Sie benutzen das Formular, das Sie von der Verwaltung erhalten haben und das von Hand ausgefüllt werden muss Das Formular ist im Format A4 erstellt und beidseitig sind in rot gedruckt. Es wird daran erinnert, dass die MwSt.-Identifikationsnummer immer 10 Ziffern enthalten muss. Auf den Formularen Nr. 725 sind zum Ausfüllen Ihrer eigenen MwSt.-Identifikationsnummer sowie die Ihrer Kunden 10 Felder vorgesehen, wobei im ersten Feld die «0» bereits vorgedruckt ist. Kopien des Originalformulars (auch in rot gedruckt), selbst hergestellte Dokumente oder ältere Formulare werden nicht angenommen. Im Rahmen der Regelung für Steuerpflichtige, die eine MwSt.-Einheit bilden, müssen die Kundenlisten der verschiedenen Mitglieder der MwSt.-Einheit grundsätzlich durch den Vertreter der MwSt.-Einheit hinterlegt werden. Die verschiedenen Kundenlisten müssen pro Mitglied, unter der MwSt.-Identifikationsnummer dieses Mitglieds aufgestellt werden (auch Unternummer genannt, die von der MwSt.-Identifikationsnummer der MwSt.-Einheit zu unterscheiden ist). Jede Liste eines Mitglieds einer MwSt.-Einheit enthält die Umsätze des Mitglieds gegenüber Dritten und die internen Umsätze mit anderen Mitgliedern. Steuerpflichtige, deren Kunden Teil einer MwSt.-Einheit sind, müssen die MwSt.-Identifikationsnummer der Mitglieder der MwSt.-Einheit in ihre Kundenliste übernehmen (auch Unternummer genannt, die von der MwSt.-Identifikationsnummer der MwSt.-Einheit zu unterscheiden ist). Lesen Sie daher bitte aufmerksam nachfolgende Richtlinien, bevor Sie die betreffende Liste ausfüllen. 4

5 A. Allgemeines Die Liste darf nur mit schwarzer oder dunkelblauer Tinte ausgefüllt werden. Die eingetragenen Schriftzeichen müssen klar gezeichnet und perfekt lesbar sein. Jedes von der Verwaltung gelieferte Formular besteht aus zwei Seiten: eine Vorderseite (Rekto), die mit dem Großbuchstaben R in der oberen rechten Ecke gekennzeichnet ist, und auf der 10 Kunden angegeben werden können, und eine Rückseite (Verso), gekennzeichnet mit dem Großbuchstaben V in der rechten oberen Ecke, auf der 22 Kunden angegeben werden können. Da die verschiedenen Seiten von Ihnen immer in der richtigen Reihenfolge nummeriert und auch entsprechend benutzt werden müssen, tragen die Vorderseiten (R) immer eine ungerade Zahl (001, 003 usw.) und die Rückseiten (V) immer eine gerade Zahl (002, 004 usw.). Beispiele * Liste mit 9 Kunden: Es wird 1 Formular benutzt: Seite 001 (Vorderseite): 9 Kunden Gesamtanzahl Seiten: 001 Anmerkung : Da die Rückseite dieses Formulars nicht benutzt wird, wird sie auch nicht nummeriert. * Liste mit 43 Kunden: Es werden 2 Formulare benutzt: Seite 001 (Vorderseite): 10 Kunden Seite 002 (Rückseite): 22 Kunden Seite 003 (Vorderseite): 10 Kunden Seite 004 (Rückseite): 1 Kunde Gesamtanzahl Seiten: 004 In diese Liste werden alle Beträge in Euro eingetragen, mit zwei Dezimalzahlen (Cent), auch in dem Fall, wo Letztere 00 sind (z.b. 350,00). Die Liste wird nur in einem Originalexemplar erstellt, das an das Scanningcenter gesandt wird (siehe Punkt 2.1, oben). Der Steuerpflichtige muss die Kopie dieser Liste selbst herstellen (z.b. mittels einer Fotokopie) und sie aufbewahren. Die Formulare dürfen nicht aneinander geheftet werden und werden nach aufsteigender Seitenzahl geordnet. B. Erläuterungen zum Ausfüllen der Kundenliste I. Vorderseite des Formulars 1) Kopfzeile a) Ihre MwSt.-Identifikationsnummer besteht aus den Buchstaben BE, gefolgt von 10 Ziffern. Die Ziffer «0» ist schon im ersten Feld vorgedruckt. b) Jahr der Umsätze, auf das sich die Kundenliste bezieht:

6 c) Auf jeder benutzten Seite eines Formulars und jedes Formular zählt zwei Seiten - muss die Seitenzahl in drei Ziffern angegeben werden, ebenso wie die gesamte Anzahl Seiten der Liste. Die Seiten werden durchlaufend nummeriert und die erste Seite trägt die Nummer 001 (siehe Beispiele Punkt 2.2, A, oben). Bemerkung: Steuerpflichtige, die mehr als 32 Kunden eintragen müssen, und die folglich mehrere Formulare benutzen müssen, müssen auf der Vorderseite eines jeden Formulars die im Titelteil vorgesehenen Angaben ausfüllen. 2) Rahmen I a) Ihr Name und Ihre vollständige Adresse. Kennzettel sind nicht erlaubt. b) Datum (Tag/Monat/Jahr) an dem die Liste erstellt wurde: Bsp c) Ihre Unterschrift oder die Ihres Bevollmächtigten. d) Punkt A : Nur auszufüllen von Kleinunternehmen, die die Steuerbefreiungsregelung am 31. Dezember 2015 angewandt haben (der Jahresumsatz übersteigt EUR nicht ( EUR ab 1 Januar 2016) - s. Art. 56bis, neu, des MwSt.-Gesetzbuches). 1. Gesamtbetrag des Umsatzes, der während des Jahres 2015 erzielt wurde, wobei die Beträge aus Rahmen III dieser Kundenliste einbegriffen werden. 2. Datum (Tag/Monat) ab dem das Kleinunternehmen der Steuerbefreiungsregelung unterliegt, wenn die Tätigkeit mit Anwendung dieser Regelung im Laufe des Jahres 2015 begonnen wurde. e) Punkt B : Nur auszufüllen von Landwirten, die keine periodischen MwSt.-Erklärungen hinterlegen. Sie geben an, ob Sie eine Liste der innergemeinschaftlichen Umsätze hinterlegen müssen oder nicht. Falls ja, schicken Sie die jährliche Aufstellung der innergemeinschaftlichen Lieferungen und die Kundenliste an das zuständige Scanningcenter (s. Punkt 2.1, oben). Bemerkung: Steuerpflichtige, die mehr als 32 Kunden eintragen und die folglich mehrere Formulare benutzen, brauchen Rahmen I des (der) zusätzlichen Formulare(s) nicht mehr auszufüllen. 3) Rahmen II Dieser Rahmen ist der Verwaltung vorbehalten und darf nicht ausgefüllt werden. 4) Rahmen III a) Spalte MwSt.-Nummer : hier werden die MwSt.-Identifikationsnummern aller steuerpflichtigen Kunden eingetragen, mit denen Sie im Laufe des Jahres 2015 Umsätze in einer Gesamthöhe von mehr als 250,00 EUR 1 (MwSt. nicht einbegriffen) bewirkt haben (mit Ausnahme der Kunden, die ausschließlich Umsätze bewirken, die aufgrund von Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches steuerfrei sind, und dennoch über eine BE-Nummer verfügen). Diese MwSt.-Identifikationsnummer besteht aus den Buchstaben BE, denen immer 10 Ziffern folgen. Die Ziffer «0» ist auch hier schon im ersten Feld vorgedruckt. Es handelt sich um die Nummer, die der vorgenannte Kunde Ihnen bei Bestellung der Güter oder Dienstleistungen, die Sie ihm geliefert oder geleistet haben, mitteilen musste. Diese kann gegebenenfalls, im jährlichen Inhaltsverzeichnis der Steuerpflichtigen nachgesucht oder überprüft werden 2. 1 Der vorgenannte Gesamtbetrag setzt sich zusammen aus den positiven Beträgen der Umsätze, die während des Jahres, auf das sich die Liste bezieht, bewirkt wurden, weniger die Gutschriften und negativen Berichtigungen, die sich auf diese Umsätze beziehen. Wenn dieser Gesamtbetrag 250 Euro übersteigt, muss er in die Liste eingetragen werden. Wenn jedoch eine Gutschrift oder eine negative Berichtigung für einen Umsatz erscheint, der während eines Jahres vor dem Jahr auf das sich die Liste bezieht, bewirkt wurde, muss der Restbetrag immer eingetragen werden, selbst wenn er niedriger als 250 Euro oder negativ ist. Im letzterem Fall wird der Restbetrag mit einem Minuszeichen eingetragen (-). 2 Auskünfte über den Verkauf dieser Kartei erteilt der Infostand Veröffentlichungen Tour Finances, Boulevard du Jardin Botanique, 50, boîte 3011 in 1000 Brüssel (Tel.: , info.pub@minfin.fed.be). 6

7 Bemerkung: Name und Adresse der steuerpflichtigen Kunden dürfen nicht eingetragen werden. Wenn die MwSt.-Nummer des Kunden nicht lesbar oder nicht korrekt ist, gilt diese Kundenliste als unregelmäßig und wird von Amts wegen zurückgesandt. b) Spalte Umsatz (MwSt. nicht einbegriffen) : Gesamtbetrag, ohne MwSt., der Umsätze, die mit jedem Kunden im Laufe des Jahres bewirkt wurden. c) Spalte Betrag der MwSt. : Gesamtbetrag der MwSt., die jedem Kunden im Laufe des Jahres 2015 berechnet wurde. Falls keine MwSt. berechnet wurde, aus welchem Grund auch immer, muss die Spalte Betrag der MwSt. leer bleiben. d) Unten auf dieser Seite wird der Gesamtbetrag des Umsatzes (MwSt. nicht einbegriffen) und der Gesamtbetrag der MwSt. eingetragen. Diese Gesamtbeträge beziehen sich ausschließlich auf diese Seite (also auf Maximum 10 Kunden) und werden nicht auf die nächste Seite übertragen. II. Rückseite des Formulars Analog zur Seitennummer auf der Vorderseite, muss oben auf der Rückseite des Formulars die Seitennummer in drei Ziffern vermerkt werden, sowie die gesamte Anzahl Seiten der Liste. Für das Ausfüllen der Folge von Rahmen III, gilt ebenfalls Punkt 2.2.B.I.4) hiervor, wissend dass maximal 22 Kunden auf der Rückseite eingetragen werden können. 3. Elektronische Abgabe der Kundenliste Abgabe der Kundenliste Die elektronische Abgabe der Kundenliste erfolgt über INTERVAT und bietet verschiedene Vorteile: Diese Abgabeart ermöglicht Ihnen, der Verwaltung Ihre Dokumente kostengünstig 24 Stunden auf 24 und 7 Tage auf 7 zu übermitteln und eine Empfangsbestätigung zu erhalten. Die Benutzung von INTERVAT verlangt keine vorherige Registrierung. Um Ihre Dokumente über Intervat zu hinterlegen, müssen Sie über einen Computer, einen Internetanschluss, einen Standardbrowser und Acrobat Reader, sowie über einen elektronischen Personalausweis (mit einem entsprechenden Lesegerät) oder ein digitales Zertifikat der Klasse 3 verfügen. Um Ihre Kundenliste elektronisch zu hinterlegen, loggen Sie sich auf das Portal des FÖD Finanzen (E-services) ein und starten INTERVAT. Zusätzliche Informationen können Sie auf der Startseite von INTERVAT unter der Rubrik «Aide en ligne» erhalten. Technische Fragen können per an info.intervat@minfin.fed.be gestellt werden. Jede andere nicht technische Frage kann an das Contact Center des FÖD Finanzen unter Nummer 0257/ gestellt werden. Es wird darauf hingewiesen, dass Sie, auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, Ihre Kundenliste elektronisch zu hinterlegen (s. Punkt 1, hiervor), für diese Hinterlegungsart optieren können. 4. Sanktionen Die Liste ist wichtig für Kontrollzwecke. Folglich müssen alle diesbezüglichen Richtlinien strikt eingehalten werden. Eine nicht oder verspätet hinterlegte Liste oder eine Liste, die nicht oder nicht ganz gemäß den diesbezüglichen Richtlinien erstellt wurde, wird als ungültig angesehen und wird mit einer Geldbuße von 50 EUR bis EUR pro Übertretung geahndet. 1 Der vorgenannte Gesamtbetrag setzt sich zusammen aus den positiven Beträgen der Umsätze, die während des Jahres, auf das sich die Liste bezieht, bewirkt wurden, weniger die Gutschriften und negativen Berichtigungen, die sich auf diese Umsätze beziehen. Wenn dieser Gesamtbetrag 250 Euro übersteigt, muss er in die Liste eingetragen werden. Wenn jedoch eine Gutschrift oder eine negative Berichtigung für einen Umsatz erscheint, der während eines Jahres vor dem Jahr auf das sich die Liste bezieht, bewirkt wurde, muss der Restbetrag immer eingetragen werden, selbst wenn er niedriger als 250 Euro oder negativ ist. Im letzterem Fall wird der Restbetrag mit einem Minuszeichen eingetragen (-). 7

8 5. FEHLANZEIGE -Liste Sollten Sie im Laufe des Jahres 2015 keine Umsätze getätigt haben, die in diese Kundenliste eingetragen werden müssen, müssen folgende Richtlinien angewandt werden: * Wenn Sie ein Steuerpflichtiger sind, der periodische MwSt.-Erklärungen abgeben muss, kreuzen Sie das entsprechende Feld in Rahmen VIII der periodischen MwSt.-Erklärung in Bezug auf den letzten Zeitraum des Kalenderjahres an. In diesem Fall brauchen Sie keine leere Liste abzugeben. Als Toleranzmaßnahme berücksichtigt die Verwaltung auch die Felder, die in den periodischen MwSt.-Erklärungen der ersten drei Monate oder des ersten Quartals des Jahres 2016 angekreuzt werden. * Wenn Sie ein befreiter Steuerpflichtiger (Art. 56bis des MwSt.-Gesetzbuches) oder ein Landwirt sind, der die Sonderbesteuerungsregelung anwendet (Art. 57 des MwSt.-Gesetzbuches) geben Sie wie bislang eine leere Kundenliste ab. Eine solche Liste muss folgende Angaben enthalten: Ihre MwSt.-Identifikationsnummer, das Jahr der Umsätze auf das die Liste sich bezieht, die Seitenzahl (001), Ihren Namen und Ihre vollständige Adresse, sowie das Datum an dem die Liste aufgestellt wurde und Ihre Unterschrift oder die Ihres Bevollmächtigten. Sollten Sie ein Kleinunternehmen sein, das am 31. Dezember 2015 der Steuerbefreiungsregelung unterlag (Jahresumsatz der EUR nicht übersteigt ( EUR ab 1. Januar 2016)), wird Rahmen I. A. ausgefüllt. Sollten Sie ein Landwirt sein, der keine periodischen MwSt.-Erklärungen hinterlegt, muss Rahmen I. B. ausgefüllt werden. In allen leeren Listen müssen die nicht benutzten Raster leer bleiben. Sie dürfen weder Angaben, Nullen, Striche, oder andere Eintragungen wie Fehlanzeige enthalten, noch durchgestrichen werden. * Sollten Sie ein anderer Steuerpflichtiger sein, zum Beispiel eine MwSt.-Einheit, genügt eine schriftliche Mitteilung an das für Sie zuständige MwSt.-Amt. 8